人事檔案的管理制度及人事檔案管理的辦法

人事檔案管理制度第一章

總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務，特制定本管理制度。

第二條：人事檔案工作是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務的；是全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據。

第三條：本制度適用于公司及其各個部門。

第二章

管理職責第四條：人力資源部

（一）負責制定、修改和完善公司人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范；

（二）負責本制度在各部門實施執(zhí)行的具體指導和監(jiān)督檢查；

（三）負責公司全體員工的人事檔案管理工作；

（四）負責對員工人事檔案管理工作進行檢查與督導；

（五）人力資源部人事檔案管理的職責具體如下：

1）收集、鑒別和整理檔案材料；

2）辦理檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù)；

3）登記職務及工資變動情況；

4）為有關部門提供檔案信息情況及有關材料；

5）做好人事檔案的安全、保密、保護工作；6）辦理人事檔案有關的其他事宜。

第五條：人事檔案管理人員工作要求和職責

（一）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力；

（二）嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關人員泄露員工人事檔案內容；

（三）貫徹執(zhí)行主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導；

（四）負責本單位人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作；

（五）調查研究員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程；

第三章

人事檔案內容第六條：員工人事檔案正本的內容和分類：

類別內容具體內容保存期限1履歷材料個人簡歷表，各類人員登記表長期2自傳、報告?zhèn)€人有關事項的材料自傳和屬于自傳性質的材料；領導干部個人有關事項發(fā)生變化，主要家庭成員增減，配偶、子女出國（境）留學或加入外國國籍、持有外國永久居住證，子女涉外婚姻等情況的材料長期3鑒定、考核、考察材料鑒定（含自我鑒定），調動、任免的考核材料等；長期4評定崗位技能和學歷材料指國家教委認可的學歷、學位及學習成績，專業(yè)技術職務評定的考核、審批材料，畢業(yè)生登記表，選拔留學生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄；培訓內容、考試成績以及“培訓證書”復印件等材料；長期5政審材料指入黨入團、應征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料；長期6參加及退出中國共產黨、共青團及民主黨派的材料入黨入團志愿書、申請書、轉正報告，取消預備黨員及黨員資格的材料，退團材料，中國共產黨黨員登記表，加入民主黨派的有關材料；長期7獎勵材料包括科技、業(yè)務及政治、OTTT等方面的獎勵材料；長期8處分材料處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；長期9任免、調動、授權、薪資等錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、工資、待遇、出國審批材料、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；長期10其他可供組織參考的材料體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關材料，非正常死亡的調查報告及相關材料長期第四章

檔案的整理第八條：整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，

目錄清楚，

裝訂整齊，

達到每卷檔案完整、

真實、條理、精練、實用的要求。

第九條：每卷檔案材料應根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十條：檔案材料排序的方法：

（一）按檔案材料形成時間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類：

（二）按檔案材料內容主次關系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應將同一件事的結論性材料排在前；第六類材料，入團志愿書應排在入團其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨其他材料之前，先排入團后排入黨材料。

第十一條：檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）題目與材料相符，過長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，每面為一頁，已印有頁碼的材料應如數填寫。

第十二條：檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫。

第五章

人事檔案的收集、保管和銷毀第十三條：員工所在單位的組織、人力資源部對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十四條：立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十五條：按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經單位主管領導批準，方可銷毀。

第十六條：檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應統(tǒng)一使用國家有關規(guī)定的標準。

第十七條：嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第十八條：檔案管理單位應建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的八項制度及各項工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。

第十九條：人力資源部的檔案管理人員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

1、新員工報到時；

新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號（同員工的工號相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

⑴、《職位申請書》（必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；

⑵、身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件。

2、員工辦理正式入職手續(xù)時；

辦理完入職手續(xù)后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

⑴、簽署好的《擔保書》；

⑵、《試崗通知單》（必須有其直接上級對其在試崗期間表現(xiàn)的評價）；

⑶、《錄用通知單》、《實習協(xié)議》。3、員工辦理轉正手續(xù)時；

員工轉正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：

⑴、員工保管的《實習協(xié)議》和《錄用通知單》；

⑵、該員工的《轉正申請表》、《轉正通知單》；

⑶、《勞動合同》；

⑷、《競業(yè)禁止合同書》。

4、員工辦理調動手續(xù)時；

各級人力資源部門，在完成員工調動手續(xù)的三個工作日內，將員工調動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：

⑴、《人事異動審批表》；

⑵、《員工調動工作移交表》；

⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

⑷、《調令》。

5、員工辦理離職手續(xù)時；

人事處在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：

⑴、該員工的書面離職申請書；

⑵、該員工交回的自己保存的《勞動合同》、《競業(yè)禁止合同書》、《轉正通知單》；

⑶、《離職審批表》；

⑷、《員工離職工作移交表》；

⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。

6、公司對員工進行表彰或處罰時，需要歸檔的資料必須第一時間（三天以內）歸檔。

第二十條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。

第二十一條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

第六章

檔案的提供和利用第二十二條：因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱本單位人員檔案應填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方便查閱。

（二）如需要本公司領導干部檔案，應攜帶工作證、單位介紹信或內部審批表，經人力資源部領導同意后方可查閱。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經人力資源總監(jiān)批準，并嚴格履行登記手續(xù)。

（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示檔案所在單位（部門）主管領導批準后才可復制辦理。

第七章

檔案的轉遞第二十三條：員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，所在單位應在一個月內將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動（組織、人事）部門。所在單位領導如有職務調整，無特殊情況，接到任免通知后，10天內必須辦理檔案轉遞。

第二十四條：轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

（二）對轉出的檔案，必須填寫人事檔案轉遞通知單，并密封包裝。

（三）對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或分批轉出。

（四）接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防檔案丟失。

第八章

其他規(guī)定

第二十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。

第二十六條：人事檔案管理由人力資源部負責，檔案管理崗位人員應具有良好的思想素養(yǎng)，接受過正規(guī)的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度（原則上安排中共黨員從事此項專項工作）。

第二十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。

第二十八條：本制度最終解釋權歸公司人力資源部人事檔案管理辦法1.目的為了提高員工人事檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。2.依據員工人事檔案是組織、人事等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關材料。是歷史地、全面地考察和了解員工的主要依據。做好員工人事檔案的達標工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案保密、保管的法規(guī)和制度，確保人事檔案的安全與完整。3.機構和職責3.1員工人事檔案管理工作在人力資源部經理指導下，由人事專員負責日常管理，同時接受上級組織、總經辦的監(jiān)督、檢查與指導。3.2職工解除勞動合同、辭職、自動離職、出國不歸或除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。3.3人事專員工作要求和職責3.3.1堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。3.3.2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力。3.3.3嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關人員泄露員工人事檔案內容。3.3.4貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導，參加業(yè)務培訓。3.3.5負責本公司人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作；3.3.6調查研究員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程。3.3.7檔案管理部門應建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的八項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。3.3.8辦理其他相關事宜。4.人事檔案的管理內容4.1員工人事檔案的內容和分類：4.1.1履歷材料：個人簡歷表及自傳及屬于自傳性質的材料；4.1.2鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），調動、任免的考核材料；4.1.3學歷和評聘專業(yè)技術職務材料：指國家教委認可的學歷、學位及學習成績，專業(yè)技術職務評定的考核、審批材料，報考院校志愿表，畢業(yè)生登記表，選拔留學生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目標；培訓結業(yè)內容、考試成績以及“培訓證書”復印件等材料；4.1.4獎勵材料：包括科技、業(yè)務及政治等方面的獎勵材料；4.1.5處分材料：處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；4.1.6錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、復員退伍、轉業(yè)工資、保險福利待遇、出國、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；4.1.7其他可供組織參考的材料：體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關材料，非正常死亡的調查報告及相關材料。5.檔案的整理5.1整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。5.2每卷檔案材料應根據材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。5.3檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：5.3.1題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目；5.3.2材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；5.3.3檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數填寫。6.檔案的收集、保管和銷毀6.1員工所在單位的組織、人事部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。6.2立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續(xù)齊備方可歸檔。6.3按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經主管領導批準，方可粉碎銷毀。6.4檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應統(tǒng)一使用規(guī)定的標準。6.5嚴禁任何人