新聞發(fā)布會策劃步驟樣本

新聞發(fā)布會議涉及記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等各種形式。普通來說，酒會更自由、隨意某些，非正式某些，氛圍也相對輕松某些，它可以單獨召開，也可以附屬于其他形式，例如，有在招待會后舉辦酒會或茶會。記者招待會普通是專項性，以“答記者問”為重要特色。此外，新聞發(fā)布會由公關負責人執(zhí)行即可，而記者招待會普通有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常用是新聞發(fā)布會。因而咱們重點來探討它。為了使闡明更詳細，咱們先來假設一種案例，然后結合此案例來談：國內(nèi)A生物制藥公司研制出一種“艾滋病疫苗”和艾滋病治療新藥“艾而必妥”。該疫苗可以采用注射，也可以采用口服方式植入人體，植入人體后，三天內(nèi)即充分產(chǎn)生“抗體”。在被注射人通過各種傳播途徑接觸HIV病毒時，“抗體”將自動發(fā)揮免疫功能。而艾滋病治療新藥“艾而必妥”則可控制病情，逐漸達到治療(尚不能根治，根治藥物正在進一步研究中)效果。其有效性得到藥物管理部門承認，并獲得專利。A公司準備在國內(nèi)大規(guī)模上市該藥物，下一步在國外尋找總代理商，為此她們準備在北京召開發(fā)布會。由于該產(chǎn)品彌補了國內(nèi)空白，并且也走在世界醫(yī)藥技術前沿，因而，公司決定花大力氣作好本次新聞發(fā)布會。信息發(fā)布目的受眾為：國內(nèi)藥物、醫(yī)療行業(yè)、成年普通公眾，國外公眾只是兼及。擬邀請對象：新聞媒體；衛(wèi)生醫(yī)藥管理部門官員、專家；藥物經(jīng)銷商、患者代表或關懷該事業(yè)知名人士。發(fā)布會規(guī)模：新聞媒體90家（約100人），關于官員專家25人，經(jīng)銷商40人，患者代表3人，知名人士2人。當前你是國內(nèi)某些新聞發(fā)布會總策劃、總協(xié)調(diào)，你將如何著手組織？有哪些環(huán)節(jié)，注意哪些要點？新聞發(fā)布會涉及到事情大同小異，普通來說，涉及這幾大某些：1、活動策劃與主題擬定2、節(jié)目策劃與議程安排3、資料準備4、與會人員邀請、溝通與擬定5、時間、場地貫徹與場景布置6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布7、現(xiàn)場氛圍控制本案例參加人數(shù)局限性200人，應屬于中小型發(fā)布會。當前咱們來討論怎么樣一步一步把它做好。一、清晰本次發(fā)布會所要達到目的，發(fā)布會類型，以擬定其規(guī)格、方向和基本風格。本次發(fā)布會重要目是通過新聞媒體向衛(wèi)生醫(yī)療界、公眾傳達公司新產(chǎn)品信息，傳達公司技術領先形象，以及“增進人類健康”品牌形象。發(fā)布會類型屬于信息發(fā)布，規(guī)格應當較高。由于是公司信息發(fā)布，因而，不同于政治性強會議，基本風格不應太嚴肅，正式規(guī)范中有活潑。二、成立籌委會，組織有關人員，擬定組織、人員保障。一種發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作互相鏈接，互相聯(lián)系，彼此交叉，必要統(tǒng)籌安排，多管齊下，同步進行，僅憑一己之力，殊難完畢。組織、溝通和協(xié)調(diào)非常重要。從這個發(fā)布會來看，重要工作可以分為幾大塊：活動策劃與資料準備、官員專家邀請與溝通、新聞媒體邀請與溝通、經(jīng)銷商邀請與溝通、產(chǎn)品解說與展示、后勤與會務、現(xiàn)場布置等，建立組織應當按照事情而定。建立組織原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)人做專業(yè)事，知人善任。例如，經(jīng)銷商溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通普通要公關負責人、公司高層出面，不另設組。新聞界溝通與資料準備都是公關部門人員專業(yè)特長，故新聞界溝通也不另設組；二是“平衡原則”，因事設組，每個組工作量相對平衡；三是“分工原則”，分工應當明確，職責分明，以防止互相推委現(xiàn)象，此外，從屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，普通在大型活動中有多層次“金字塔”構造，但在中型活動中，不適當層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是暫時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規(guī)章制度約束。如下是建立機構一種辦法：一種發(fā)布會牽涉到各個部門，普通來說，公司高層及分管副總會在籌委會中擔任一定職務。公司高層，甚至于最高領導人會有些發(fā)言和表態(tài)。在整個活動中，有關部門人員工作也許在時間上會與其尋常工作相沖突，贏得各個部門理解和支持很重要?；I辦新聞發(fā)布會，牽扯精力和時間比較多，有條件公司可以請專業(yè)公關公司代理。

三、擬定期間、流程與目的管理，并做好反饋、調(diào)節(jié)。

時間控制，普通以時間進度表（倒計時）方式來體現(xiàn)。注旨在安排時間上要合理,同步要留有余地,普通來說,前面時間、進度要安排得緊湊某些，保證背面有時間來調(diào)節(jié)，調(diào)配，完善。流程管理是指在活動中，整個活動是一種系統(tǒng)工程，各項工作內(nèi)容之間互相銜接、協(xié)調(diào)和配合關系及其有機組合過程管理。例如在該活動中，主題內(nèi)容、意義擬定才干擬定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格擬定才干擬定人數(shù)，人數(shù)擬定才干貫徹場地，場地貫徹才干現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動各個某些有著清晰結識，便于找出工作核心點、重點、難點，普通以程序框圖體現(xiàn)。四、活動策劃、擬定活動主題?；顒硬邉澲匾婕叭缦聝?nèi)容：1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是發(fā)言，念稿件，例行演示。事實上，盡管發(fā)布會是一種正式會議，但可以做得更活躍某些，特別是會議揭幕。從產(chǎn)品屬性來看，常規(guī)唱歌跳舞之類顯然不太適合，但是，可以以一種因捐血而感染艾滋病母女倆戲劇性經(jīng)歷編寫一段話劇或小品作為揭幕，自動引入正題，顯然會別開生面某些，并且不會破壞整個發(fā)布會風格。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，普通控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言時間，演講稿件字數(shù)應當控制在把問題講清晰長度，不適當太長，也不適當太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較適當。2、主題策劃發(fā)布會主題，可以有各種取法，常用是在主題中直接浮現(xiàn)“XXX發(fā)布會”字樣，也有有一種大主題，下面為正題，也有兩者結合。例如本次發(fā)布會可以有這三種形式：（1）、A公司艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會（2）、“讓人類遠離艾滋病”——A公司艾滋病防治新藥上市新聞發(fā)布會（3）、“A公司?遠離艾滋病”新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會主題將出當前現(xiàn)場背景板中，傳播媒體也將高頻率地提到，因而應以簡潔、上口為要，字數(shù)普通不適當太多。此外，按照國家新聞出版關于部門規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門審批。普通來說，實踐中，諸多公司略去“新聞”字樣，采用其他稱法。這樣，整個發(fā)布會可以虛擬簡樸議程如下：“A公司?遠離艾滋病”新產(chǎn)品上市新聞發(fā)布會議程表地點：北京國際會議中心X樓XX廳時間：XX年9月15日（星期X）上午9：30—11：309：00—9：15公司專項簡介片放映9：15—9：30小型話劇9：30—9：35主持人宣布會議開始、賓客簡介9：35—9：50總裁致辭9：50—10：10新產(chǎn)品簡介............11:00—11：30答記者問11：30主持人宣布會議閉幕五、擬定參會人員。擬定參會人員是一項很重要工作，也是一種變化較多因素，而它變化將影響到整個發(fā)布會規(guī)格與規(guī)模，進而影響發(fā)布會各個因素。例如，重要人物出席和缺席也許影響規(guī)格，或者以便起見，會議地點或會議一某些內(nèi)容改為機場、賓客室進行，或者時間調(diào)節(jié)等。因而，這是總協(xié)調(diào)工作控制“核心點”，宜重點來抓。參會人員選取上，服務發(fā)布內(nèi)容需要原則，選取有關性強人員參加。普通來說，官員都選取發(fā)言較有份量人物，而專家則是在該領域有建樹或名氣大人。本次發(fā)布會官員、專家重要是衛(wèi)生、醫(yī)藥界、質(zhì)量監(jiān)督、工商管理、行業(yè)協(xié)會、學術機構人士?；颊叽硎且环N難題，醫(yī)院對艾滋病患者有平等對待及保密義務，由于觀念上因素，可以公開出席會議少，但是，也是可以找到，但要征得她們批準。此外，有些國外球星、影星也已公開是HIV感染者，可以設法和她們聯(lián)系。知名人士，對艾滋病宣傳抱有熱情濮存晰可以考慮，設法與她經(jīng)紀人獲得聯(lián)系，并貫徹她時間。新聞記者則是發(fā)布會重頭，普通來說，先造一份擬邀請名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話貫徹。時間較突然新聞事件可以采用電話和傳真方式。貫徹好后做好分類記錄工作。本次發(fā)布會媒體大概分為四某些：日報型政府媒體，晚報、都市報等大眾媒體，醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)媒體，國際性或海外媒體。六、擬定活動策劃案和詳細操作方案。活動策劃案是指引整個活動戰(zhàn)略、戰(zhàn)術文本，供策劃活動用。普通來說，會議核心成員才提供。詳細操作方案則是用于公司內(nèi)部或者協(xié)助代理公關公司，指引整個活動詳細操作，普通比較詳細，詳細到每一種人每一步，甚至詳細到胸卡內(nèi)容，時間上詳細到分鐘。普通會議人員人手一份。七、新聞通稿及有關資料準備提供應媒體資料，普通以廣告手提袋或文獻袋形式，整頓妥當，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：1、會議議程2、新聞通稿3、演講發(fā)言稿4、公司宣傳冊5、關于圖片6、紀念品（或紀念品領用券）7、公司新聞負責人名片（新聞發(fā)布后進一步采訪、新聞刊登后寄達聯(lián)系）新聞通稿涉及如下：1、消息稿。字數(shù)較短，普通在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有媒體在發(fā)布會結束不到一小時就已經(jīng)出版。有人喻之為“短槍”。2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，普通是深度分析，重點報道。消息不能講清晰背景等問題可以進行詳細闡述。消息普通是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問形式體現(xiàn)。有人喻之為“長矛”。3、背景材料。4、圖片資料。以上資料普通以書面形式提供，也可以此外附電腦光盤、軟盤形式。5、重要發(fā)言。對新聞記者有用發(fā)言稿。例如，公司最高負責人發(fā)言，技術、營銷分管領導發(fā)言等，有些有新聞價值代表發(fā)言也可以列入新聞記者資料中，但是以對記者報道有益為原則。6、公司宣傳冊。7、參會重要人物、知名人士材料。八、時間選取與場地貫徹、現(xiàn)場布置。時間選取在新聞策劃中是一種藝術，發(fā)布時機選取不同，效果迥異。公司發(fā)布會有時要避開重大事件、會議，例如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機，例如有關性大時候，起到借勢效果。例如這次發(fā)布會可以選取在“國際艾滋病宣傳日”，這將起到較好效果。固然，還要結合公司自身狀況，值不值得等這一時機？來不來得及？有無必要？整體分析后作出決策。此外，在時間上，普通選取人們?nèi)菀子浧鹑兆?，如?jié)日，一月之月初、月末，也要避開某些禁忌日。如果是星期六、星期天或其她節(jié)假日，可以考慮在下午進行。場地選取上，普通綜合考慮如下幾點：一是品位與風格。場地可以選取戶外，也可以選取在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常用。由于各方面配套好某些。酒店有不同星級，從本次發(fā)布會來看，選取五星級或四星級是可以。此外，非正式會議，或離自然、健康較近產(chǎn)品屬性，可以選取在避暑山莊等地召開。酒店也有不同風格，不同定位，例如人民大會堂、釣魚臺國賓館政治性較強些，凱賓斯基、希爾頓則德、美風格強某些，有些則體育性質(zhì)強些，如亞運村或奧林匹克。選取酒店風格要注意與發(fā)布會內(nèi)容相統(tǒng)一。二是實用性與經(jīng)濟性。會議廳容納人數(shù)？主席臺大??？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？有關服務如何？住宿、酒品、食物、飲料提供？價錢與否合理？有無空間揮霍？等等，這些都要考慮。三是以便性。離重要媒體、重要人物遠近，交通與否便利，泊車與否以便？現(xiàn)場布置，含如下幾項重要內(nèi)容：1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有會寫上召開都市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以公司VI為基準。2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有容許，有不容許。3、席位擺放。擺放方式：發(fā)布會普通是主席臺加下面課桌式擺放，有非正式、討論性質(zhì)會議是圓桌擺放式。注意擬定主席臺人員。但是，當前諸多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，賓客坐于下面第一排方式。擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。本次發(fā)布會可以這樣排放位置：（1）一、二排：賓客與公司領導，地位越高者趨于中間和前面，人員多時可考慮兩排，最邊上位置空出。必要時有席卡，注明賓客與公司領導姓名，有時帶單位與職務。（2）三排如下若干排：記者席，電視記者盡量安排在前，通道邊上，攝像機可正對主席臺，也可以對下面會場進行掃描。（3）再次為經(jīng)銷商席位。（4）公司普通人員及旁聽席。注意席位預留，普通在背面會準備某些無桌子坐席。4、有關設備在發(fā)布會前要重復調(diào)試，保證不出故障。5、簽到與迎接：普通在大堂、電梯口、轉彎處有導引批示歡迎牌，普通酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。普通會議會規(guī)定與會者留下名片，準備好“請賜名片”盒。九、現(xiàn)場控制?，F(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應變能力一環(huán)，事實上，一種好協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：一方面是防止變數(shù)發(fā)生。例如平時做某些培訓，事前做某些排練。從實踐來看，現(xiàn)場突變往往是由于溝通不暢，考慮不周，以及禮節(jié)上巰忽。應當重點注重這些方面；另一方面，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場靈活應變解決技巧。對于前來官員、經(jīng)銷商要有人陪伴和溝通，對于前來記者，應當一視同仁，不能對A媒體公開某些狀況而對B媒體則保密。對于記者個人挖掘新聞普通不適當轉告她人。在氛圍控制上，總協(xié)調(diào)人處在一種平衡“重心”上，氛圍輕松活潑，與會者心情也會舒暢。此外一種重要因素是主持人，如果是自