【論秘書的說(shuō)話藝術(shù)8600字（論文）】

論秘書的說(shuō)話藝術(shù)摘要:秘書作為連接領(lǐng)導(dǎo)與基層的紐帶，在一個(gè)組織之間起著重要的作用，但是秘書工作繁瑣而重要，特別是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作、組織工作具有重要的意義。對(duì)于秘書人員來(lái)講，除了要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識(shí)與技能，還要掌握一定的說(shuō)話藝術(shù)。本論文通過對(duì)秘書說(shuō)話藝術(shù)的探討，對(duì)交流技術(shù)的分析，來(lái)提高秘書的工作效率。關(guān)鍵詞：秘書；說(shuō)話；工作；藝術(shù)Abstract:Thesecretaryplaysanimportantroleinconnectinganorganization'sleadershipwiththegrassroots.However,thesecretary'sworkiscumbersomeandimportant,especiallyfortheleadershipworkandorganizationwork.Forsecretarialpersonnel,inadditiontobasicprofessionalknowledgeandskills,wemustalsohaveacertaindegreeofcommunicationart.Thisthesisimprovestheefficiencyofthesecretarybyanalyzingthesecretary'scommunicationartandtheanalysisofthecommunicationtechnology.Keywords:secretary;chat;jobs;art目錄TOC\o"1-3"\h\u20866一、緒論 427366（一）研究背景 45843（二）研究意義 414829（三）國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀 4282651.國(guó)外研究現(xiàn)狀 4712.國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀 425260二、秘書說(shuō)話藝術(shù)的相關(guān)概述 516818（一）秘書說(shuō)話藝術(shù)的概念 526476（二）秘書說(shuō)話藝術(shù)的原則 5280421.態(tài)度謙遜原則 5302712.語(yǔ)氣委婉原則 5184713.及時(shí)、準(zhǔn)確原則 558344.注意傾聽原則 611545.與人為善原則 631330（三）秘書的語(yǔ)言藝術(shù)分類 6142961.秘書口頭語(yǔ)言藝術(shù) 6198802.秘書體態(tài)語(yǔ)言藝術(shù) 7243983.行為舉止修養(yǎng) 7143474.文學(xué)修養(yǎng) 812274三、優(yōu)化說(shuō)話效果，提高工作效率之方法 888（一）處理橫向關(guān)系 8275301.抓住重點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧 8181052.積極疏導(dǎo)、加強(qiáng)協(xié)商 823173.注重整體、關(guān)心局部 92010（二）處理縱向關(guān)系 9137621.架好橋梁，做好服務(wù) 9312472.依照職權(quán)、分級(jí)負(fù)責(zé) 1072423.認(rèn)真調(diào)研、深度分析 1073314.反饋信息、提供建議 1023485.耐心足夠、表現(xiàn)親和 1121186四、提高秘書說(shuō)話藝術(shù)的具體措施 11158（一）終身學(xué)習(xí) 1228318（二）多運(yùn)用相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語(yǔ) 1214230（三）提高心理素質(zhì) 1230390（四）善于溝通，找話題 1212909（五）實(shí)踐提高 1232369五、結(jié)論 127581參考文獻(xiàn) 14

一、緒論（一）研究背景在秘書工作中，許多活動(dòng)都需要社交。向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出問題，向有關(guān)部門提出指導(dǎo)、溝通、協(xié)調(diào)和外國(guó)訪客的信息。因此，有必要對(duì)秘書語(yǔ)言交際的各個(gè)方面進(jìn)行研究。秘書是一個(gè)具有挑戰(zhàn)性的職業(yè)，語(yǔ)言藝術(shù)和秘書人員輔助決策，協(xié)調(diào)，自我完善，聯(lián)系是不可分割的，秘書工作是語(yǔ)言藝術(shù)的媒介，傳達(dá)信息，交流思想和表達(dá)感情，開展工作，建立一種重要的友誼和相互理解的形式。因此，秘書語(yǔ)言在秘書工作中扮演著極其重要的角色，這是秘書不能忽視的一種成就感和技能。（二）研究意義秘書作為連接領(lǐng)導(dǎo)與基層的紐帶，在一個(gè)組織之間起著重要的作用，但是秘書工作繁瑣而重要，特別是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作、組織工作具有重要的意義。對(duì)于秘書人員來(lái)講，除了要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識(shí)與技能，還要掌握一定的交流藝術(shù)。本論文通過對(duì)秘書交流藝術(shù)的探討，對(duì)交流技術(shù)的分析，來(lái)提高秘書的工作效率。（三）國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀1.國(guó)外研究現(xiàn)狀在語(yǔ)言藝術(shù)方面，以國(guó)際通用官方語(yǔ)言之一的英語(yǔ)為例，由于受到西方個(gè)人主義和平等主義價(jià)值觀的影響，英語(yǔ)的言語(yǔ)交際非常重視其婉轉(zhuǎn)性。在美國(guó)哲學(xué)家保爾·格賴斯(HerbertPaulGrice)提出的“合作原則”(1975:41)的基礎(chǔ)上，英國(guó)學(xué)者杰弗里·利奇(GeoffreyLeech）曾提出，為了使談話能順利進(jìn)行，談話雙方應(yīng)該遵守“禮貌原則”(1980)。而達(dá)成“禮貌原則”的其中一種有效手段就是語(yǔ)言中的“婉轉(zhuǎn)性”。在商業(yè)交際中，企業(yè)是非常重視形象建設(shè)和情感環(huán)境的，在企業(yè)接待的過程中禁忌以沖撞的言語(yǔ)冒犯對(duì)方、以直截了當(dāng)?shù)男问骄芙^或反駁對(duì)方或者以過分直白的問題侵犯對(duì)方隱私。而這種“婉轉(zhuǎn)性”能使得說(shuō)話方的正確性和必要性更容易被對(duì)方所接受，非常值得企業(yè)秘書學(xué)習(xí)并應(yīng)用在接待工作上。2.國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀國(guó)人向來(lái)以中國(guó)語(yǔ)言的博大精深為自豪,在接待工作上也很熱衷于對(duì)語(yǔ)言實(shí)用方法的研究。例如唐麗（2010）針對(duì)秘書接待工作中的寒暄技巧，研究如何從來(lái)訪者的具體情況，有針對(duì)性地提出寒喧話題，營(yíng)造良好的交流氛圍。這種寒暄語(yǔ)言能緩解互不相識(shí)的雙方之間的尷尬感和等候過程中的煩躁感,提升秘書的親切度﹐并能表達(dá)出企業(yè)的友好態(tài)度,也能促進(jìn)之后的商談或談判的順利進(jìn)行。鐘小安（2011）認(rèn)為善用模糊語(yǔ)言能提高秘書接待工作中的表達(dá)效果，并對(duì)模糊語(yǔ)言的類型和使用場(chǎng)合做出了解釋，這為企業(yè)秘書在接待工作中的保密要求和為領(lǐng)導(dǎo)擋駕的情況提供了有效的語(yǔ)言手段，在顧及對(duì)方的顏面和情緒的同時(shí)，也為日后的合作機(jī)會(huì)留下了余地。賀曉曦(2016）提出檢察機(jī)關(guān)在面對(duì)不同的來(lái)訪者時(shí)，要運(yùn)用不同的語(yǔ)言表述來(lái)接待，如果語(yǔ)言表達(dá)貼切，有可能達(dá)到事半功倍的效果。這種接待方式看似是對(duì)來(lái)訪者的區(qū)別對(duì)待，但其實(shí)是考慮到對(duì)方的身份、情緒和接受能力等不同方面來(lái)進(jìn)行的有效溝通方式，實(shí)際上更能達(dá)到公平對(duì)待的效果。二、秘書說(shuō)話藝術(shù)的相關(guān)概述（一）秘書說(shuō)話藝術(shù)的概念所謂交流是指知識(shí)，思想和情感的轉(zhuǎn)移，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人或群體之間的目標(biāo)，并達(dá)成共識(shí)。由于生活經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的差異，不通風(fēng)的對(duì)同一事件或同一事物有不同的看法和分歧。目前，作為中間秘書，我們需要進(jìn)行良好的交流和協(xié)調(diào)。有效交流消除了各方之間的分歧并促進(jìn)了工作順利進(jìn)行。為了實(shí)現(xiàn)有效的交流，秘書在交流過程中必須掌握交流的原則和交流的原則。（二）秘書說(shuō)話藝術(shù)的原則1.態(tài)度謙遜原則說(shuō)話藝術(shù)不僅僅是交流技巧，對(duì)秘書而言，交流是協(xié)調(diào)和維護(hù)和諧關(guān)系的更重要手段。在交流之前，有必要澄清自己的立場(chǎng)調(diào)整好在交流中的心態(tài)。如果秘書態(tài)度傲慢，就很難實(shí)現(xiàn)既定的有效交流目標(biāo)。如果謙虛有禮，在交流中有良好的熱度。再次交流和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)效應(yīng)要容易得多。因此，秘書在交流過程中必須保持謙虛的態(tài)度。2.語(yǔ)氣委婉原則作為傷痛下達(dá)的秘書，無(wú)論是公司內(nèi)部溝通還是外部客戶溝通，都需要注意語(yǔ)言的透明度。如果你說(shuō)得太直白或者語(yǔ)氣太過自信，那么很容易傷害別人的自尊，交流會(huì)所進(jìn)展不順利，沒有達(dá)到目標(biāo)。因此，秘書應(yīng)該用委婉語(yǔ)與人交流，并注意談話的語(yǔ)氣和內(nèi)容。3.及時(shí)、準(zhǔn)確原則現(xiàn)代社會(huì)信息的流通性很高，能否在有效的時(shí)間內(nèi)掌握信息是影響競(jìng)爭(zhēng)成敗的主要因素。因此秘書與領(lǐng)導(dǎo)、與同事的交流一定要及時(shí)，以確保組織的正常運(yùn)作。只有及時(shí)反映領(lǐng)導(dǎo)的意見，才能促進(jìn)管理人員快速?zèng)Q策，促進(jìn)組織發(fā)展。秘書還必須注意需要注意的是，誰(shuí)可以在第一時(shí)間傳遞信息，誰(shuí)不能傳遞信息。只有正確的判斷才能提供準(zhǔn)確及時(shí)的信息來(lái)提高溝通效率。在領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的溝通中，秘書必須明確地陳述領(lǐng)導(dǎo)的決定和部署，另一方面，仔細(xì)通知下屬的意見和要求。在交換信息和交換信息時(shí)，秘書不能將自己的主觀理解任意添加到信息傳遞過程中，也不能任意裁減導(dǎo)致交換誤解的信息。準(zhǔn)確性也反映在使用口頭交流中。語(yǔ)言必須清晰明確，普通話要清楚。聲音洪亮。4.注意傾聽原則為了達(dá)到交流的目的，交流時(shí)必須先關(guān)注對(duì)方，看看對(duì)方的眼睛，讓別人覺得你在密切關(guān)注他的說(shuō)話，這自然會(huì)讓他感覺彼此更加接近。當(dāng)對(duì)方講一個(gè)關(guān)鍵的地方或者是準(zhǔn)備結(jié)束他的講話，秘書必須適當(dāng)?shù)狞c(diǎn)頭，或提示，而該表沒有與其他人的意見不同，所以對(duì)方有滿意的感覺，而且還可以使對(duì)方清楚地明白他的意思。當(dāng)傾聽別人的意見時(shí)，特別是當(dāng)你接受領(lǐng)導(dǎo)指引時(shí)，你必須讓領(lǐng)導(dǎo)把話說(shuō)完，中途不要插話。5.與人為善原則真誠(chéng)的溝通是友好的、尊重的和參與性的。美國(guó)行為科學(xué)家馬斯洛的理論階層認(rèn)為，人類需求分為五個(gè)層次：生理，安全，社會(huì)，可敬和自我實(shí)現(xiàn)。毫無(wú)疑問，尊重是人際關(guān)系的重要原則。作為一名秘書，領(lǐng)導(dǎo)和同事的利益必須得到尊重。對(duì)人有好處。真誠(chéng)的溝通也是友好的，尊重的和參與性的。美國(guó)行為科學(xué)家馬斯洛的理論階層認(rèn)為，人類需求分為五個(gè)層次：生理，安全，社會(huì)，可敬和自我實(shí)現(xiàn)。毫無(wú)疑問，尊重是人際關(guān)系的重要原則。作為一名秘書，尊重領(lǐng)導(dǎo)和尊重同事的利益必須得到尊重。如果你的同事不這樣做，不會(huì)在同事面前造成混亂，不要因?yàn)橛幸庖娀虿涣?xí)慣于與某人說(shuō)話，也不要拋棄同事的小缺陷。必須尋求其他人的事務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)它，每個(gè)同事必須相互平等，相互信任，建立良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而提高工作效率。（三）秘書的語(yǔ)言藝術(shù)分類1.秘書口頭語(yǔ)言藝術(shù)人們常說(shuō)“不打不打”，如果在做一件事之前，還沒有準(zhǔn)備好，對(duì)未知的挑戰(zhàn)一無(wú)所知，當(dāng)面對(duì)一個(gè)問題時(shí)，我會(huì)在海里。如果你能在客戶投訴的情況下提前了解客戶的需求，你可以采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)迅速解決問題。假如在報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候，可以在有限的時(shí)間集中在報(bào)告上，想知道什么是領(lǐng)導(dǎo)，可以更好地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作。清晰的寫作可以避免重復(fù)的單詞，減少不必要的誤解和問題。如果有人給你發(fā)了一條信息、一個(gè)光的聲音和一個(gè)模糊的信息，你會(huì)怎么想?因此，每當(dāng)秘書說(shuō)話時(shí)，無(wú)論辦公室有多小或多小，秘書都應(yīng)該盡量讓它聽起來(lái)盡可能的好。向你的上司匯報(bào):注意時(shí)間、注意力和簡(jiǎn)單性。領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間是寶貴的，所以要小心縮短你報(bào)告的時(shí)間。正如一位著名的美國(guó)總統(tǒng)林肯的歷史所言:“當(dāng)我派人去買馬的時(shí)候，我不希望人們告訴我馬尾毛的多少，我只知道它的特征?！迸c同事交流時(shí):站在對(duì)方的立場(chǎng)上，用不同的思維方式。與同事良好的關(guān)系不僅是改善你工作的好方法，也是改善你和你的伴侶關(guān)系的好方法。不要談?wù)撃愕耐?對(duì)于敏感話題，如果你不能避免，那么當(dāng)你回答他們的時(shí)候，要注意對(duì)方的另一面。低調(diào)是同事之間的關(guān)鍵區(qū)別。2.秘書體態(tài)語(yǔ)言藝術(shù)就像俗話說(shuō)的，“你不能對(duì)你的臉微笑”，這意味著微笑能拉近人們的距離。秘書的工作是和人一起工作。微笑是基本的禮節(jié)，是工作的潤(rùn)滑劑。我們的微笑必須真誠(chéng)而真誠(chéng)。你的嘴是向上的，八顆牙齒并不意味著你在笑。因此，秘書必須嘲笑工作，而我們的微笑是真誠(chéng)和真誠(chéng)的。在生活或工作中，面對(duì)特殊情況，我們不可避免地會(huì)有一些小小的行動(dòng)。作為公司和組織的代表，秘書應(yīng)該調(diào)整和控制她的一些小動(dòng)作，以保持冷靜和穩(wěn)定的形象。隨著現(xiàn)代秘書的廣泛交流，秘書的口語(yǔ)能力得到了提高。工作場(chǎng)所是一個(gè)謀生的戰(zhàn)場(chǎng)，不僅需要我們?nèi)プ?，我們需要移?dòng)我們的大腦，我們還需要用嘴讓我們?cè)诓粩嘧兓墓ぷ鳝h(huán)境中獲勝。善于在日常工作中總結(jié)和分析。善于從好人身上學(xué)習(xí)。善于發(fā)現(xiàn)鍛煉機(jī)會(huì)。3.行為舉止修養(yǎng)英國(guó)哲學(xué)家培根說(shuō)過：“相貌的美高于色澤的美,而秀雅合適的動(dòng)作的美,又高于相貌的美?！比绻阏局绷?，你就能完全體現(xiàn)出規(guī)范、自然和站立的感覺。坐著時(shí)保持上身直立。適當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言傳達(dá)出自信、善良和熱情的信息，同時(shí)也顯示出秘書的穩(wěn)定和積極的形象。4.文學(xué)修養(yǎng)秘書寫作素質(zhì)修養(yǎng)，要注重社會(huì)生活的深度，積極參與社會(huì)實(shí)踐，也要注重學(xué)習(xí)，努力擴(kuò)大閱讀，積累和更新知識(shí)，無(wú)論什么樣的寫作風(fēng)格，都必須具備材料的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書不僅要保持前國(guó)務(wù)卿的嚴(yán)格規(guī)范的作風(fēng)，而且要學(xué)會(huì)跟上時(shí)代的步伐，不斷創(chuàng)新。這是基于大量的閱讀，結(jié)合現(xiàn)實(shí)和受到實(shí)際工作的啟發(fā)。總之，探索秘書的語(yǔ)言藝術(shù)是很重要的。公平地說(shuō)，秘書工作的質(zhì)量與秘書的語(yǔ)言水平直接相關(guān)。因此，對(duì)秘書語(yǔ)言藝術(shù)的分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。三、優(yōu)化說(shuō)話效果，提高工作效率之方法（一）處理橫向關(guān)系橫向關(guān)系是指單位各部門之門、秘書部門與其他部門之間以及專業(yè)秘書之間的關(guān)系。一個(gè)單位有著相對(duì)完整的并行系統(tǒng)。在管理和平衡系統(tǒng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者往往借助秘書的關(guān)鍵援助角色來(lái)合理化彼此之間的關(guān)系。秘書還依靠專業(yè)職責(zé)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，以平衡和協(xié)調(diào)關(guān)系，提高工作效率。在這種平衡和協(xié)調(diào)的工作中，秘書可以采取以下技巧和方法：1.抓住重點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧沒有把重點(diǎn)工作突破，就沒有全面工作的深化。因此只有堅(jiān)持全面與統(tǒng)一。才能不斷開創(chuàng)協(xié)調(diào)工作的新局面。在交流中，秘書處工作人員的協(xié)調(diào)連接需要準(zhǔn)確，完整地理解管理層的意圖，樹立好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識(shí)，并盡一切可能履行處長(zhǎng)發(fā)出的任務(wù)，強(qiáng)調(diào)主要矛盾和主要任務(wù)，自覺圍繞中心任務(wù)，科學(xué)安排，精心組織，統(tǒng)一步伐，確保重要任務(wù)的成功。做好核心工作并實(shí)現(xiàn)局部?jī)?yōu)化非常重要。我們還必須制定總體計(jì)劃，并考慮推動(dòng)整體工作。只有秘書人員妥善貫徹落實(shí)核心和全面關(guān)系，才能全面推進(jìn)各項(xiàng)工作。2.積極疏導(dǎo)、加強(qiáng)協(xié)商協(xié)調(diào)就是讓相關(guān)人員能夠共同理解信息，相互理解，理解對(duì)方，討論解決問題的過程。由于單方面理解問題和行為不一致性，真正的領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)是一個(gè)組織單位，導(dǎo)致雙方爭(zhēng)辯或誤解。作為秘書，必須根據(jù)我們自己的運(yùn)營(yíng)模式和運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)，采取適當(dāng)?shù)臏贤ê蛥f(xié)調(diào)方式，積極采取行動(dòng)，平衡各方利益。通過平等協(xié)商解決問題并通過積極協(xié)調(diào)創(chuàng)造協(xié)同效應(yīng)。3.注重整體、關(guān)心局部整體和部分是互相矛盾和相互依存的。沒有局部，構(gòu)不成整體，沒有整體，也沒有局部。與單位相比，單位是一個(gè)實(shí)體，每個(gè)部門都是部門的一部分，部門是一個(gè)整體，而經(jīng)理或員工是其中的一部分。秘書在處理一個(gè)單位的復(fù)雜問題時(shí)，必須始終明白整體利益大于局部利益的原則，并且地方或個(gè)人的利益必須符合一般利益。同時(shí)，它必須照顧局部的利益。在尊重公共利益的基礎(chǔ)上，盡量滿足局部和部分合法權(quán)益，合理需求。如果秘書在協(xié)調(diào)中不顧大局，那他就失去了協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)。在很多情況下，單位和部門努力保持自己的職責(zé)，維護(hù)本部門和單位的利益。因此，秘書必須成為一個(gè)溝通協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的中間人物，其任務(wù)是指導(dǎo)工作單位工作一致，思想理念和實(shí)際行動(dòng)，并將單位的利益與工作目標(biāo)與總體利益和目標(biāo)相結(jié)合。統(tǒng)籌并積極開展合作，推動(dòng)整體工作。但作為一名秘書，溝通協(xié)調(diào)工作也應(yīng)該考慮到自己的部門，選擇適當(dāng)?shù)睦鎭?lái)平衡和穩(wěn)定大局。當(dāng)社會(huì)的分工更為詳細(xì)時(shí)，僅依靠可以對(duì)垂直實(shí)施工具作出行政決定的文件是不切實(shí)際的，相信各單位獨(dú)立行事仍然不切實(shí)際?，F(xiàn)代管理實(shí)踐越來(lái)越多地涉及到幾個(gè)因素。據(jù)他們說(shuō)，協(xié)調(diào)橫向同儕關(guān)系尤為重要。秘書的協(xié)調(diào)和溝通是橫向協(xié)調(diào)與合作和全面協(xié)調(diào)的關(guān)鍵。（二）處理縱向關(guān)系所謂縱向關(guān)系，是指秘書與領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)和下級(jí)之間、領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的關(guān)系。一個(gè)單位有幾層內(nèi)部組織，并在不同層次上具有垂直關(guān)系。同時(shí)，秘書是最接觸領(lǐng)導(dǎo)的人，知道該單位的領(lǐng)導(dǎo)，做為領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的橋梁，以及橋梁和潤(rùn)滑油之間的橋梁。因此，秘書的工作作風(fēng)、自我素質(zhì)和任務(wù)對(duì)于單位工作的高效發(fā)展具有重要的支撐作用。秘書以勤勉務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，溫和溫柔的個(gè)人素質(zhì)和良好的交流協(xié)調(diào)能力，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)干部工作，合理化各級(jí)和各級(jí)的縱向關(guān)系。秘書可以通過以下技術(shù)和方法充當(dāng)橋梁和潤(rùn)滑劑。1.架好橋梁，做好服務(wù)秘書是領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的橋梁交流和理解。因此秘書需要了解領(lǐng)導(dǎo)人的意圖并了解真相。通過幫助領(lǐng)導(dǎo)草擬文件和幫助領(lǐng)導(dǎo)者解決問題，使他們可以更高效的工作。為了更深入地了解人民，我們不僅要了解總體水平上的問題，而且還要看到問題的普遍性和特點(diǎn)。通過這種方式，我們可以更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)者了解真相，有效幫助員工解決問題，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供服務(wù)。2.依照職權(quán)、分級(jí)負(fù)責(zé)內(nèi)部在不同層次通常有不同的部門和內(nèi)部組織。秘書必須清楚了解這些組織。當(dāng)你面對(duì)問題時(shí)不要完全依賴領(lǐng)導(dǎo)，要能夠快速，清楚地了解重大事件和小事情，必須通過使用等級(jí)責(zé)任政策的任務(wù)積極開展工作，了解最重要的沖突，打破沖突水平并最終解決沖突。牢記從屬、不忘輔助秘書在管理工作時(shí)，必須清楚的了解你的工作性質(zhì)-提供服務(wù)給領(lǐng)導(dǎo)完成他的工作，從頭到尾找出輔助功能，并協(xié)助經(jīng)理工作。出于這個(gè)原因，我們不能越俎代庖，我們不應(yīng)該隨意或自由地解釋領(lǐng)導(dǎo)人的意見。我們需要提出更多的要求并仔細(xì)報(bào)告。我們必須積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層領(lǐng)導(dǎo)下的領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)作出明確決定之后。盡量避免直接領(lǐng)導(dǎo)人在沖突雙方進(jìn)行溝通，并通過協(xié)調(diào)，秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人協(xié)調(diào)各方并使關(guān)系合理化，以便為領(lǐng)導(dǎo)人的最終解決方案奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.認(rèn)真調(diào)研、深度分析作為領(lǐng)導(dǎo)的直接下級(jí)員工—秘書，其工作的一項(xiàng)主要職能就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的眼鏡和耳朵。領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)重，不可能對(duì)每件事都有充沛的精力和充足的時(shí)間去了解，這就需要秘書花時(shí)間到基層去多看、多聽，仔細(xì)調(diào)研，篩選信息并對(duì)收集的材料進(jìn)行充分的分析，找到問題的共性與差異性，找出相關(guān)的政策或法律依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)有效決策提供充分、準(zhǔn)確的信息，起好參謀作用。作為董事直接職員的秘書，其主要任務(wù)之一就做好領(lǐng)導(dǎo)者的眼鏡和耳朵，領(lǐng)導(dǎo)者任務(wù)比較繁重，因此不可能獲得足夠的精力和足夠的時(shí)間來(lái)了解。這要求秘書花時(shí)間在基層去多聽多看，詳細(xì)搜索，過濾數(shù)據(jù)，并收集所有收集的材料。對(duì)事物及其差異進(jìn)行分析，闡明相關(guān)政策或法律依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)人提供充分準(zhǔn)確的信息，做出有效決策并成為員工的良好成員。4.反饋信息、提供建議在貫徹、實(shí)施或執(zhí)行上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的決策中，遇到策的疏漏或偏差、難以執(zhí)行等問題時(shí)，秘書要主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋信息，為下一步的修改、完善提供建設(shè)性意見和參考性資料。5.耐心足夠、表現(xiàn)親和秘書工作是繁雜瑣碎的工作，大到幫助領(lǐng)導(dǎo)起草決策性文件、組織大型會(huì)議，小到回答員工或來(lái)訪者的具體的問題。一天工作下來(lái)，事無(wú)巨細(xì)，有時(shí)忙得連喝口水的功夫都沒有。盡管這樣，作為秘書，仍要時(shí)刻牢記自己的崗位職責(zé)，對(duì)來(lái)訪者和有訴求的員工要表現(xiàn)出親和力和足夠的耐心，切不可急躁、毛躁，做事慌里慌張，接待時(shí)表現(xiàn)出待理不理、一問三不知的態(tài)度。秘書不但是領(lǐng)導(dǎo)的助手，也是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決和處理問題的參謀，在一定程度上代表著領(lǐng)導(dǎo)的形象，代表著單位的窗口形象。因此秘書的一舉一動(dòng)、一言一行，己經(jīng)不僅僅是其個(gè)人的行為。秘書的親和力和足夠的耐心，有時(shí)會(huì)對(duì)基層問題或矛盾的解決起到事半功倍的作用。縱向關(guān)系是單位組織機(jī)構(gòu)最基本的構(gòu)成因素，其穩(wěn)定與和諧對(duì)單位工作的開展起著至關(guān)重要的作用。理順上下級(jí)關(guān)系、理順領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系、理順各級(jí)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系，使之達(dá)成共識(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，各負(fù)其責(zé)，形成內(nèi)部凝聚力，這是秘書發(fā)揮其交流協(xié)調(diào)能力大顯身手之時(shí)，也是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的用武之地。總之，作為秘書要學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)交流的技巧和不同的工作方法，用六心—誠(chéng)心、公心、耐心、用心、細(xì)心、恒心做好領(lǐng)導(dǎo)的助手;運(yùn)用多種協(xié)調(diào)—信息協(xié)調(diào)、制度協(xié)調(diào)、會(huì)議協(xié)調(diào)、疏導(dǎo)協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、中介協(xié)調(diào)、相機(jī)協(xié)調(diào)、文件協(xié)調(diào)、強(qiáng)制協(xié)調(diào)等方法當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。積極化解各種矛盾、統(tǒng)一各方認(rèn)識(shí)、理順各種縱橫關(guān)系，既提高了整體單位工作效率，又實(shí)現(xiàn)了秘書的自身社會(huì)價(jià)值，這正是秘書良好的交流協(xié)調(diào)能力的魅力所在。四、提高秘書說(shuō)話藝術(shù)的具體措施講話是一門技術(shù)和一門藝術(shù)。學(xué)說(shuō)話很容易。但是要學(xué)會(huì)擁有價(jià)值和創(chuàng)造價(jià)值是不容易的。講話的藝術(shù)不是低層次的考慮，而是高層次的人，他們想要達(dá)成一項(xiàng)重要的協(xié)議，這是卡內(nèi)基曾說(shuō)過的話。在你的日常工作中，秘書學(xué)會(huì)了最難的詞，用最嫻熟的技巧表達(dá)自己。你覺得你可以做任何事。沒有什么事情會(huì)在一夜之間發(fā)生，它是一種沉淀，慢慢積累的時(shí)間，大量的閱讀書籍，報(bào)紙，核對(duì)相關(guān)的文件，積累詞匯，多次演講，講好東西。此外，秘書使用以下的方法來(lái)提高他的演講水平。（一）終身學(xué)習(xí)卡內(nèi)基說(shuō):“演講的藝術(shù)不是低水平的思考，而是高水平的人想要成就一件偉大的事情。演講是一門技術(shù)和一門藝術(shù)。學(xué)說(shuō)話很容易。但是，要學(xué)會(huì)如何讓別人喜歡聽，這不是一件容易的事。尤其在日常的文秘工作中，學(xué)會(huì)最難的字，用最巧妙的藝術(shù)表達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，感覺就像魚在做任何事。多讀，多讀，積累你的詞匯和漢語(yǔ)知識(shí)。沒有什么事會(huì)在一夜之間發(fā)生，這是一次沉淀，慢慢積累，閱讀更多的書籍，有效地在報(bào)紙上，檢查相關(guān)的文件，積累詞匯，給很多人說(shuō)話，一個(gè)好詞。（二）多運(yùn)用相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語(yǔ)雖然說(shuō)英語(yǔ)很容易接受，但它總能給人一種不高的感覺，而且它也很業(yè)余。偶爾使用行話會(huì)讓你感覺良好，而且比任何人都知道得更多。是我工作的地方,例如,窗簾布藝店,很多客戶不了解窗簾的設(shè)計(jì),通常情況下,所有大型的眉毛窗簾窗簾,窗簾和眉毛有許多類型,歡迎時(shí),客戶說(shuō)要做褶皺的軌道,他們通常認(rèn)為這是沒有必要的,但是你,水波眉?xì)W式風(fēng)格的窗簾可以更好地提高窗簾的效果,大多數(shù)人可以接受,但什么都是一樣的。（三）提高心理素質(zhì)大多數(shù)人都是緊張和陌生的，更不用說(shuō)對(duì)上級(jí)工作情況的報(bào)告了，只有在放松的時(shí)候，談話才不會(huì)變得那么困難。所以心理素質(zhì)的提高是非常必要的。（四）善于溝通，找話題當(dāng)每個(gè)人都開始說(shuō)話,可能會(huì)受到缺乏機(jī)智和毫無(wú)意義的話題,但是這個(gè)討論是必要的,這是一個(gè)過渡時(shí)期,不要指望一開始說(shuō)話,另一個(gè)是在一個(gè)熱