人事檔案職責(zé)內(nèi)容

第頁共頁人事檔案職責(zé)內(nèi)容人事檔案是企業(yè)人力資源管理中的一項重要工作，負(fù)責(zé)記錄和管理企業(yè)員工的個人信息、就業(yè)經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬和福利等相關(guān)信息。人事檔案的職責(zé)內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一、建檔管理1.建立和完善員工人事檔案管理制度，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；2.根據(jù)員工入職手續(xù)要求，及時收集并存檔員工的個人信息，如身份證明、學(xué)歷證明、戶口本等；3.負(fù)責(zé)檔案資料的整理、分類、歸檔和存儲，確保檔案的安全和可靠性；4.維護檔案系統(tǒng)的正常運行，隨時提供員工檔案的查詢、借閱和更新服務(wù)；5.定期對檔案進行盤點和整理，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題檔案；二、檔案查詢與借閱1.根據(jù)人力資源部門和其他部門的需求，提供員工檔案的查詢和借閱服務(wù)；2.根據(jù)相關(guān)制度和流程，確認(rèn)檔案查詢和借閱的權(quán)限和范圍；3.提供員工檔案的復(fù)印、打印等相關(guān)服務(wù)，確保信息的及時、準(zhǔn)確的傳遞；4.對于離職員工的檔案，在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)提供相關(guān)信息的查詢和借閱服務(wù)，保護個人隱私；三、檔案信息更新與維護1.負(fù)責(zé)員工檔案信息的更新和維護，及時記錄員工的個人變動情況，如晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等；2.建立檔案信息的變更和調(diào)整記錄制度，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性；3.跟蹤員工資格證書的有效期限，提醒員工更新證書并及時記錄；4.對于存在風(fēng)險和爭議的檔案信息，及時核實和調(diào)整，確保信息的真實性和合規(guī)性；5.根據(jù)相關(guān)要求，定期備份和歸檔檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)的丟失和損壞；四、檔案保密與安全1.建立和完善檔案保密制度，確保員工檔案信息的安全和保密；2.對于涉密和敏感檔案信息，采取相應(yīng)的保密措施，并確認(rèn)查詢和借閱的權(quán)限和范圍；3.負(fù)責(zé)檔案室的管理和日常巡查，確保檔案室的安全和有序運行；4.對于離職員工的檔案，按照相關(guān)法律法規(guī)的要求和企業(yè)的規(guī)定，妥善保管和處理檔案信息；五、檔案審查與檢查1.定期對員工檔案進行審查和檢查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性；2.跟蹤員工的培訓(xùn)記錄、考核評價、福利記錄、薪酬調(diào)整等信息，核對檔案信息的真實性；3.對于發(fā)現(xiàn)的問題檔案，及時處理和整改，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性；4.對于存在風(fēng)險和爭議檔案，及時溝通和協(xié)商相關(guān)部門，確保問題的解決和處理；六、檔案報廢與銷毀1.根據(jù)企業(yè)的規(guī)定和法律法規(guī)的要求，負(fù)責(zé)員工離職后檔案的報廢和銷毀工作；2.制定和完善檔案報廢和銷毀的操作規(guī)范，確保操作的合規(guī)性和保密性；3.對于離職員工的檔案，根