合同約定的證據(jù)保存和備案義務(wù)

合同約定的證據(jù)保存和備案義務(wù)協(xié)議書甲方：（填寫甲方名稱）地址：（填寫甲方地址）聯(lián)系方式：（填寫甲方聯(lián)系方式）乙方：（填寫乙方名稱）地址：（填寫乙方地址）聯(lián)系方式：（填寫乙方聯(lián)系方式）鑒于甲方與乙方就合同約定的證據(jù)保存和備案義務(wù)達(dá)成以下協(xié)議:第一條定義1.1證據(jù)：本協(xié)議中，證據(jù)包括但不限于書面文件、電子郵件、短信、錄音、視頻、照片等任何能夠證明合同履行情況的材料。第二條證據(jù)的保存2.1甲方和乙方均應(yīng)保留與本合同有關(guān)的所有證據(jù)材料，包括但不限于合同、訂單、發(fā)票、付款憑證、交付確認(rèn)等文件，以及相關(guān)的通信記錄。2.2證據(jù)材料應(yīng)按照科學(xué)的方法進(jìn)行保存，確保其完整性、真實(shí)性和可讀性。電子證據(jù)應(yīng)定期備份以防止意外丟失。2.3對于存在紙質(zhì)文件的證據(jù)材料，甲方和乙方應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或泄露。2.4甲方和乙方應(yīng)將證據(jù)材料保存至合同約定的履行期限結(jié)束后的五年內(nèi)，超過五年的需經(jīng)雙方書面同意繼續(xù)保存。第三條證據(jù)的備案3.1甲方和乙方應(yīng)將合同約定的重要證據(jù)材料備案，并在備案時注明備案時間、備案人員及備案地點(diǎn)。3.2備案的方法可以包括但不限于：將證據(jù)材料存入指定的備案系統(tǒng)、拍照并同步上傳至備案系統(tǒng)、備份電子證據(jù)等。3.3證據(jù)的備案應(yīng)及時進(jìn)行，確保備案操作的準(zhǔn)確性和安全性。第四條證據(jù)的提供和使用4.1在需要提供證據(jù)的情況下，甲方和乙方應(yīng)配合對方提供相應(yīng)的證據(jù)材料，并確保提供的證據(jù)材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.2甲方和乙方在與第三方進(jìn)行相關(guān)爭議解決時，可以使用保存并備案的證據(jù)材料作為證明合同履行情況的重要依據(jù)。第五條解除和終止5.1本協(xié)議有效期自雙方簽署之日起至合同解除或終止之日止。5.2若甲方和乙方解除或終止合同，雙方將繼續(xù)履行本協(xié)議約定的證據(jù)保存和備案義務(wù)，直至合同約定的履行期限結(jié)束或五年后，以保證可能發(fā)生的糾紛能夠得到妥善解決。第六條其他6.1本協(xié)議未盡事宜，可由雙方協(xié)商解決，并以書面形式進(jìn)行補(bǔ)充協(xié)議。6.2本協(xié)議一式兩份，甲方和乙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。6.3本協(xié)議的成立、生效、解釋、履行和爭議解決均適用中華人民共和國的法律。