小貸公司檔案管理制度范文

第頁共頁小貸公司檔案管理制度范文一、目的和依據(jù)為了規(guī)范小貸公司檔案的管理工作，確保檔案的完整、安全、可靠，提高檔案的利用價(jià)值，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于小貸公司對(duì)各類紙質(zhì)檔案、電子檔案的建立、整理、保管、使用工作。三、檔案管理原則1.完整性原則：確保檔案的完整性，所有檔案必須依據(jù)規(guī)定逐級(jí)歸檔，不得有缺頁、缺卷現(xiàn)象。2.秘密性原則：保護(hù)檔案的秘密性，確保檔案信息不被泄露。3.可靠性原則：確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造檔案。4.安全性原則：確保檔案的安全性，防止檔案的損毀、丟失等意外情況。5.應(yīng)急性原則：制定檔案的應(yīng)急處理措施，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。四、檔案管理職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，并確保其執(zhí)行。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行本制度，負(fù)責(zé)檔案的建立、整理、保管和使用工作。3.各部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定歸檔、整理和使用檔案，并按照要求提供檔案。4.所有員工對(duì)所負(fù)責(zé)的檔案負(fù)有保管責(zé)任，不得私自移動(dòng)、轉(zhuǎn)讓和銷毀檔案。五、檔案建立和整理1.檔案建立：對(duì)于每筆業(yè)務(wù)，必須建立相應(yīng)的檔案，包括申請(qǐng)表、合同、貸款審批意見等相關(guān)文件。2.檔案整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，保持檔案的完整性和有序性，確保檔案的利用價(jià)值。六、檔案的保管和使用1.檔案保管：對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案室，保管環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防鼠、防蟲等措施。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取相應(yīng)措施進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。2.檔案使用：員工在使用檔案時(shí)，需進(jìn)行登記，并按規(guī)定歸還。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案復(fù)制、拍照或外傳給他人。七、檔案的歸檔和銷毀1.檔案的歸檔：根據(jù)歸檔規(guī)定，對(duì)歸檔的檔案逐級(jí)歸檔，分類存放。檔案的歸檔操作需有相應(yīng)的歸檔登記。2.檔案的銷毀：對(duì)于已經(jīng)過時(shí)、不再需要的檔案，應(yīng)進(jìn)行安全銷毀。銷毀時(shí)間和方式應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行，銷毀過程需有相應(yīng)的銷毀記錄。八、檔案的安全和保密1.檔案的安全：加強(qiáng)檔案的防火、防潮、防鼠等安全措施，定期檢查檔案的安全狀態(tài)。2.檔案的保密：確保檔案信息不被泄露，加強(qiáng)對(duì)檔案的訪問權(quán)限控制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員可以查閱檔案。九、檔案的備份和恢復(fù)1.檔案的備份：對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，避免因硬件故障或其他意外事件導(dǎo)致檔案丟失。2.檔案的恢復(fù)：對(duì)于因意外事件導(dǎo)致檔案丟失的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)工作，確保檔案的完整性和可用性。十、檔案的應(yīng)急處理1.制定檔案的應(yīng)急處理措施，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于遭受損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施，盡量恢復(fù)檔案的完整性。十一、檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)。2.對(duì)檔案管理工作