大酒店行政辦公室各崗位職能職責

酒店行政辦公室各崗位職責總經(jīng)理崗位職責職務：總經(jīng)理匯報上級：董事會、董事長督導下級：酒店各部門經(jīng)理一、確定總經(jīng)營目標確定酒店總經(jīng)營方向和管理目標，并有實施計劃具體方案和方法。(一)制訂房價：房價能夠在國家要求標準內(nèi)進行浮動。(二)制訂餐飲毛利。依據(jù)物價政策掌握毛利率。(三)了解市場行情，了解物品進價情況，使本飯店價格在市場上含有競爭力。(四)檢驗應收帳款。立即回收現(xiàn)金，避免差錯和跑帳(走單)，避免飯店經(jīng)濟損失。(五)審查天天財務報表，和每個月財務匯報，檢驗營業(yè)額是否按計劃完成。要不停進行營業(yè)分析，找出經(jīng)營微弱步驟，進行改善，使營業(yè)額保持完成計劃良好狀態(tài)。(六)檢驗應付款項。飯店所需購進物品，要立即給相關單位和個人結(jié)帳付款，保持良好信譽。二、確定管理目標將飯店辦成二星級標準，向三星級靠攏中高級次商務酒店。確定目標，并制訂一系列店規(guī)和操作規(guī)程。(一)制訂酒店店規(guī)，即“職員守則”，這本守則從總經(jīng)理到一般職員，人人全部必需遵守。(二)根據(jù)酒店管理目標，要求部門經(jīng)理以下各級領導職責，并監(jiān)督和檢驗她們實施情況。(三)制訂酒店各部門各崗位操作規(guī)程。這些制度和規(guī)程應反應飯店水準。使飯店各項工作在嚴密制度下實施，達成標準化，規(guī)格化，程序化，科學化。三、建立組織系統(tǒng)酒店是一個復雜體系，有它規(guī)律性，要依據(jù)它規(guī)律性建立組織系統(tǒng)，即分部。部門多少，要依據(jù)酒店實際情況和業(yè)務發(fā)展來確定或進行調(diào)整，建立組織機構(gòu)，人選是關鍵原因?？偨?jīng)理有權(quán)任免自己部屬。(一)總經(jīng)理在管理活動中要對干部進行督導和考察，提倡不計較時間地努力工作。不停提升干部素質(zhì)和業(yè)務水平，不停增強她們酒店意識。善于利用獎勵和處罰之手段，激發(fā)干部主動性，使部屬知道策劃、組織、領導、控制這些最基礎管理方法，最關鍵不是自己在時部屬會做什么。而是自己不在時部屬會做什么。(二)總經(jīng)理要協(xié)調(diào)各部門關系，使各個部門保持良好合作。要使客人感到酒店有一個嚴謹整體感，從而增強客人住店信心。(三)總經(jīng)理每七天必需主持由部門經(jīng)理參與例會，將一周工作情況和發(fā)生事情，及下周工作任務進行溝通和傳達。廣泛聽取經(jīng)理們意見，商討酒店業(yè)務。努力做到任務清楚，目標明確，使酒店工作建立在制度化、程序化基礎上。(四)常常和部門經(jīng)理研究怎樣改善經(jīng)營管理，進行業(yè)務推廣。四、檢驗工作總經(jīng)理必需天天安排一定時間巡視檢驗各個部門和公共場所。檢驗項目具體有：(一)檢驗各級領導在不在位，她們在怎樣進行工作和處理事宜;(二)檢驗職員是否按正確方法和良好態(tài)度為客人服務;(三)檢驗公共場所秩序。(四)檢驗環(huán)境綠化，即花、草、樹木是否部署適當，是否新鮮漂亮;(五)檢驗指示牌，路牌是否放置適當，舊牌是否立即撤消，文字、說明是否清楚美觀;(六)檢驗清潔衛(wèi)生，酒店清潔衛(wèi)生是顯示酒店管理水平一個關鍵方面。所以，不管是每個物件，每一處地方，全部要做到一塵不染。(七)檢驗生意情況，尤其是餐廳，要了解餐廳生意最旺時是什么時間，在最旺時間總經(jīng)理出現(xiàn)在餐廳不僅能夠給職員以鼓舞，還能夠了解生意情況和職員工作情況。(八)檢驗食品質(zhì)量，總經(jīng)理要常?？纯?、嗅嗅、試試菜式，了解菜色、香、味、型是否保持和提升了水平，有沒有新改變。(九)檢驗客房家俱部署安排是否適當，多種電器設備是否完好，燈光空調(diào)是否光亮正常;玻璃、鏡、桌、椅是否抹潔凈;地毯、墻面是否潔凈.床鋪整理是否合規(guī)格、要求;裝飾品，送給“VIP”客人水果、鮮花是否擺放適當，放丁總經(jīng)理名片沒有，放了刀叉香巾沒有;衛(wèi)生間有沒有異味，冷熱水管是否正常通水，有沒有漏水現(xiàn)象，抽水馬桶是否通暢，面盆、浴盆、浴簾、馬桶是否整理潔凈了。有沒有污積，是否干燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如數(shù)擺好，化妝臺上化妝品(洗浴液、洗發(fā)液、香皂)、發(fā)罩是否擺放好，廢紙桶是否清理潔凈。(十)檢驗公共衛(wèi)生間是否干燥、無異味。(十一)檢驗酒店維修保養(yǎng)情況，具體有：維修時是否有噪音，有否影響酒店正常營業(yè);建立設備維修保養(yǎng)制度，有計劃地進行維修保養(yǎng)工作。(十二)檢驗客務各部門工作，注意迎送，開房，行李運輸及保管，結(jié)帳、問詢等方面工作是否細致、有效率、職員態(tài)度是否和善等等。(十三)有時，總經(jīng)理在深夜還要做忽然檢驗。此時檢驗項目有：總臺、客房、保安、管家部等夜班工作人員是否在崗位上推行職責;門有沒有鎖好、燈有沒相關閉;有沒有危險、不安全原因存在等等?？偨?jīng)理要將這些檢驗情況，包含好、差全部統(tǒng)計下來，并傳達成相關部門，給她們明確指示。五、加強安全管理總經(jīng)理必需定時或不定時地召開安全會議，研究保安問題，指示相關部門和人員進行消防系統(tǒng)和設施安全檢驗，進行消防演練;制訂嚴格保安制度、消防制度;要使每個干部和職員全部給予重視，并使客人了解和合作，使安全工作建立在牢靠基礎上。六、妥善處理公共關系酒店常被人稱為社會中社會，天天來酒店人川流不息，各方面人士全部有，怎樣處理好這些關系將對酒店生意和聲譽相關鍵影響?？偨?jīng)理在此方面應努力做到;(一)親自接待。下榻酒店客人里有時會有中國、國外部分關鍵客人，對于這些客人總經(jīng)理要親自參與接待，有時還要向她們介紹酒店情況。(二)主動“公關”。這項工作包含多方面工作，如：(1)旅行社經(jīng)理，各旅游交通單位責任人，各大企業(yè)董事經(jīng)理人住本店時，總經(jīng)理要親自參與接待，給她們較高禮遇和優(yōu)待，因為她們將會給酒店帶來生意，所以必需主動主動地做好她們工作。(2)關照?？?、熟客。熟客、常客是酒店較穩(wěn)定客源，總經(jīng)理親自關照她們，對拉住她們，發(fā)展客源有極大好處。(3)總經(jīng)理應在酒店客人最旺時候出現(xiàn)在公共場所，向客人自我介紹，征求來賓意見，主動向她們介紹酒店情況，給她們留下一個好印象，爭取她們再來。(3)處理好各方面關系。這些關系關鍵有新聞界、環(huán)境保護、檢疫、公安、海關、街道、派出所等，另外還有各個有業(yè)務關系單位。飯店工作是靠各個單位支持才得以比較順利地經(jīng)營，處理好和她們關系，取得她們支持，對飯店經(jīng)營管理、順利開展業(yè)務，將會帶來好處。七、審閱文件、處理投訴總經(jīng)理天天必需安排一定時間來閱讀文件，審查匯報，處理投訴。(一)對中央、省、市和主管部門及相關部門文件、報紙等要安排時間閱讀，關心和了解國家大事，掌握國家方針、政策、法令、掌握文件精神，保持和中央和地方政府步調(diào)一致。(二)飯店各部門常常有很多業(yè)務、工作匯報，計劃上報總經(jīng)理，總經(jīng)理必需立即審閱、明確指示，批轉(zhuǎn)相關部門落實、實施或處理，不可貽誤工作。(三)總經(jīng)理常會接待很多投訴、對這些投訴總經(jīng)理要作調(diào)查了解，掌握材料，提出處理意見，批轉(zhuǎn)相關部門處理，并將處理結(jié)果回復給客人，向客人致謝。(四)總經(jīng)理天天必需有一定時間讓自己靜下來，思索問題，整理一下思緒，然后進行新策劃?？偨?jīng)理不應是一個整天忙碌于事事務務者，她對酒店一切應是敏感，她必需公布帶有指導性決議，使酒店不停取得新成功。八、處理好人際關系怎樣發(fā)揮人主觀能動作用，發(fā)揮良好工作效率，是酒店管理者一項關鍵任務，更是總經(jīng)理一項關鍵工作。在此方面上總經(jīng)理要做到：(一)以身作則.做個好楷模?？Ａα渴菬o窮。假如總經(jīng)理是以店為家，工作勤勉，那么大多數(shù)部屬就不敢偷懶;假如總經(jīng)理工作是謹慎、深人、細致，部屬就會跟著深入細致，所以，總經(jīng)理要做一個好楷模，率領部屬共同前進。(二)選賢任能。人才開發(fā)是一項關鍵任務，它關系到酒店未來?？偨?jīng)理在酒店管理活動中要善于發(fā)覺人才、培養(yǎng)人才。總經(jīng)理要讓部屬參與飯店管理策劃，這對提升她們管理水平和業(yè)務能力，提升工作自覺性有很大好處。選賢任能也是檢驗管理者能力具體表現(xiàn)。(三)關心群眾生活，注意工作方法?？偨?jīng)理對部屬應是平等。對職員要平易近人，公平，沒有偏心。要關心職員福利，關心她們事業(yè)、她們學習、生活、身體、戀愛、婚姻和家庭。九、指導培訓培訓對酒店來說，是一項常常不停關鍵工作。是培養(yǎng)人才，提升飯店管理水平和服務水平有效方法?？偨?jīng)理必需指導人事部制訂培訓計劃，并親自任課。職務：行政秘書匯報上級：行政辦主任聯(lián)絡部門：酒店各部門辦公室職責規(guī)范：1.依據(jù)總經(jīng)理室主任要求，幫助起草酒店綜合性業(yè)務匯報、計劃、總結(jié)、決議簡報及本部門公文函件。2.參與行政例會和總經(jīng)理辦公會議，做好會議統(tǒng)計，了解各項決定、決議落實情況，并立即反饋信息。3.匯總各類報表，做好酒店大事記和外事活動日志。4.幫助總經(jīng)理室主任做好日常接待、來信來訪等相關事宜。負責審檢對外發(fā)文、對內(nèi)行文。5.負責總經(jīng)理日常電話接轉(zhuǎn)。6.完成總經(jīng)理室主任交辦其它工作。職務：檔案秘書匯報上級：總經(jīng)理室主任聯(lián)絡部門：酒店各部門職責規(guī)范：1.為總經(jīng)理室提供相關資料、檔案秘書性服務。2.負責總經(jīng)理室日常各類行政檔案登記、歸檔、保管和酒店機要檔案管理、回