現(xiàn)代職業(yè)秘書課件

現(xiàn)代職業(yè)秘書

第一章緒論

第一節(jié)秘書的含義

第二節(jié)秘書的分類

第三節(jié)現(xiàn)代意義上的秘書的誕生

第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)第一節(jié)秘書的含義一、秘書的定義

秘書是上司的助手？

秘書是上司時(shí)間的管理者？

秘書是上司的傳聲筒？

秘書到底是什么？

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)人創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。二、秘書的作用領(lǐng)導(dǎo)人所需的決策環(huán)境可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境，或者可稱之為有形環(huán)境和無形環(huán)境。良好的硬環(huán)境，就是指領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室要整潔、舒適，這就需要秘書為他們整理辦公室、接轉(zhuǎn)電話、招待客人甚至處理一些私人事務(wù)。所謂良好的軟環(huán)境，就是指領(lǐng)導(dǎo)人在決策過程中，要有充分、及時(shí)而又準(zhǔn)確的決策信息，這就需要秘書為他們收集和整理各種信息。第二節(jié)秘書的分類

助理＝a＋b

秘書＝b＋c

文員＝c＋d

說明：a部分工作是指參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系和秘書部門管理等工作；b部分工作包括上司辦公室的管理、文件起草、信息收集、日程安排、上司出差準(zhǔn)備等工作；c部分工作包括接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；d部分工作主要是負(fù)責(zé)辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。（圖1-1）

第三節(jié)現(xiàn)代意義秘書的誕生

作為一種正式的社會(huì)職業(yè)，現(xiàn)代意義上的秘書是在打字機(jī)發(fā)明（1808年由意大利人佩萊里尼·圖里發(fā)明）之后才正式形成的。

長(zhǎng)期以來，速記和打字是秘書的兩大基本技能。

歐美國(guó)家的女性秘書真正引起社會(huì)關(guān)注是在第一次世界大戰(zhàn)期間。

在發(fā)達(dá)國(guó)家，女秘書的比例一般在90％以上，我國(guó)女秘書的比例也越來越高，這一點(diǎn)在快速成長(zhǎng)的民營(yíng)企業(yè)中尤為明顯。

由于性別特點(diǎn)，男女秘書在工作中各自具備優(yōu)勢(shì)：男性秘書在知識(shí)結(jié)構(gòu)、組織能力等方面占有一定優(yōu)勢(shì)，并且還有方便陪同上司出差和應(yīng)酬等優(yōu)勢(shì)；女性秘書有工作細(xì)心、善于溝通等優(yōu)勢(shì)，這常常讓上司的工作受益匪淺。第四節(jié)秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)一、秘書工作的綜合化由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)日趨復(fù)雜和多樣，上司對(duì)秘書工作有了許多新要求，秘書工作開始呈現(xiàn)綜合化的趨勢(shì)。二、秘書工作的信息化

信息化進(jìn)程的加快要求使用這些硬件的秘書本身的“軟件”也升級(jí)配套，即秘書一方面要有更好的組織協(xié)調(diào)能力，另一方面要有更好的表達(dá)能力，包括口頭的和書面的。三、秘書工作的國(guó)際化（一）全球化的時(shí)代海外投資迅速增長(zhǎng)，如今中國(guó)的工業(yè)產(chǎn)品遍布全球，已成為“世界工廠”。（二）提高外語水平企業(yè)收接外文的傳真、電子郵件、電話和接待外國(guó)客商來訪需要秘書在平時(shí)就要注意學(xué)習(xí)外語，特別是學(xué)習(xí)英語。（三）加強(qiáng)國(guó)際文化素養(yǎng)秘書至少應(yīng)對(duì)國(guó)內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向具有敏銳的洞察力，具備與外國(guó)人打交道時(shí)必要的知識(shí)和語言能力。第二章秘書的基本條件

第一節(jié)從事秘書工作的職業(yè)準(zhǔn)備

第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)

第四節(jié)秘書必備的能力

第五節(jié)秘書的儀表

第六節(jié)秘書必備感的情商

第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密

第八節(jié)領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)從事秘書工作的職業(yè)準(zhǔn)備

一、必須是成熟的白領(lǐng)

作為秘書，他(她)必須首先是一個(gè)成熟的白領(lǐng)，這一點(diǎn)是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如圖2—1所示。

白領(lǐng)成熟的主要標(biāo)志是精神上的自立。所謂精神上的自立，就是指當(dāng)他面對(duì)自己工作與生活中的問題時(shí)，他會(huì)用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動(dòng)手去解決問題，而不再像做學(xué)生時(shí)那樣依賴父母、老師、同事和上司。

二、必須能自覺進(jìn)行自我管理

自我管理包括學(xué)習(xí)管理、時(shí)間管理、健康管理、感情管理、金錢管理等內(nèi)容。第二節(jié)從事秘書工作的思想準(zhǔn)備

一、秘書新人工作的特點(diǎn)

工作“簡(jiǎn)單”

工作繁重

待遇較“低”

工作“清閑”

二、注重自我提升

充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

提高工作的含金量

充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢(shì)

在“打雜”中創(chuàng)造機(jī)會(huì)第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)

一、認(rèn)真

秘書不僅要遵守單位的規(guī)章制度，而且還要比一般工作人員做得更好，因?yàn)槊貢陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作，他們對(duì)秘書的要求自然更嚴(yán)、標(biāo)準(zhǔn)更高，他們不可能容忍秘書工作毛手毛腳、大大咧咧或辦事拖拖拉拉。

二、誠(chéng)實(shí)

不管秘書經(jīng)驗(yàn)多么豐富，在繁雜忙亂的工作中多少會(huì)出這樣或那樣的差錯(cuò)。出了錯(cuò)，馬上道歉，這就是誠(chéng)實(shí)。

三、謙遜

如果秘書沒有謙遜的品質(zhì)，職務(wù)上的優(yōu)越感就會(huì)讓她滋生出驕橫跋扈的毛病。因此，秘書必須謙遜，絕對(duì)不允許自己滋生出“高人一等”的感覺。

四、合群

秘書部門是一個(gè)單位的神經(jīng)中樞，從收集信息到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，幾乎每項(xiàng)工作都需要各部門的協(xié)助配合。因此，秘書必須合群，與周圍同事保持良好關(guān)系，建立關(guān)系網(wǎng)，獲得好人緣。

五、寬厚

秘書應(yīng)該性情溫和，待人友好。在工作中遇到難以溝通的情況時(shí)，應(yīng)學(xué)會(huì)換位思考，不要以上司的權(quán)勢(shì)壓人，強(qiáng)迫對(duì)方接受自己的意見。

六、自信

秘書的自信一般不會(huì)掛在嘴上，也很少寫在臉上，多是化作了行動(dòng)。秘書只有自信才能贏得上司的信賴，秘書憑借自信而成功的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于依賴聰明而成功的比例。

七、縝密

秘書在工作中必須縝密周到，養(yǎng)成事事考慮在先的習(xí)慣，將工作中可能出現(xiàn)的各種意外狀況都考慮在內(nèi)，留有余地，事事考慮在先。

八、有上進(jìn)心

上進(jìn)心表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是自我學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，二是非常注意自我完善。

九、幽默風(fēng)趣

秘書在工作中應(yīng)機(jī)智并富于幽默。但幽默只是工作中的調(diào)節(jié)劑，若為了幽默而幽默，就會(huì)給人留下一個(gè)只會(huì)耍嘴皮子的輕浮印象。第四節(jié)秘書必備的能力

一、判斷能力和執(zhí)行能力

能分析問題、具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)、能迅速采取行動(dòng)。

二、理解能力和洞察能力

秘書需要有準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果秘書能站在上司的角度看問題，那么，秘書不僅能理解上司對(duì)自己各項(xiàng)工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

三、信息收集能力和寫作能力

秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告，必要時(shí)要對(duì)信息進(jìn)行分析總結(jié)并寫成專題報(bào)告，這就需要相當(dāng)水平的寫作能力。

四、交流溝通能力

處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐的秘書，如果沒有相當(dāng)?shù)慕涣鳒贤芰Γ蔷碗y以發(fā)揮出協(xié)助作用，自己的工作也難以開展。

五、OA操作能力

由于科技的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的滲透，辦公自動(dòng)化(Officeautomation簡(jiǎn)稱OA)程度已經(jīng)越來越高；OA機(jī)器對(duì)秘書來說己經(jīng)是不可缺少的工具，如何有效地運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備為上司的決策服務(wù)，它實(shí)際上反映了秘書自身工作能力的大小。第五節(jié)秘書的儀表

一、裝扮的基本原則

保持大眾化

切忌標(biāo)新立異

保持蓬勃朝氣

二、基本的儀表要求應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：發(fā)型、化妝、飾品、手表、鞋、服裝等。

三、舉止優(yōu)雅

秘書是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，是企業(yè)形象的代言人，所以一定要注意自己給他人留下的印象。要想給別人留下美好而又深刻的印象，就要舉止優(yōu)雅得體。

四、健康的生活方式

化妝品和服裝的應(yīng)用都可以使人變美，但只有自然的由內(nèi)而外的美才是健康的美。為了保持健康美，秘書在日常工作和生活中應(yīng)注意養(yǎng)成一些良好的習(xí)慣。第六節(jié)秘書必備的情商

一、情商的定義

情商是一種人們?cè)谧R(shí)別自己和對(duì)方的感情的基礎(chǔ)上調(diào)整自己與對(duì)方行為的能力。

二、情商的構(gòu)成

情商是由識(shí)別自己感情、識(shí)別他人感情、轉(zhuǎn)換用感情、理解感情和調(diào)整感情這五種能力構(gòu)成的。注：情商理論隨時(shí)在進(jìn)步。

識(shí)別自己感情

識(shí)別自己感情的能力是一種人們清楚地知道自己正在被什么樣的感情支配著的能力。識(shí)別他人感情

識(shí)別他人感情是一種人們通過表情、聲音、姿勢(shì)等肢體語言讀懂對(duì)方的感情處于什么樣的狀態(tài)的一種能力。轉(zhuǎn)換感情轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)感情是一種人們采起行動(dòng)將自己（或?qū)Ψ剑┑母星楸３衷谂c目標(biāo)（或環(huán)境）相適應(yīng)的狀態(tài)的能力，也就是人們常說的快速進(jìn)入角色的能力。（注教材中稱之為“利用感情”。）

理解感情

理解感情是一種人們與對(duì)方感情相通的能力。

調(diào)整感情

調(diào)整感情的能力是一種人們?cè)谕耆斫鈱?duì)方感情的基礎(chǔ)上，利用這種感情來解決問題的能力。

三、情商的作用方式情商是一種感情運(yùn)動(dòng)，它就像一臺(tái)超高速計(jì)算機(jī)在人們頭腦中瞬間完成處理程序，幾乎沒人能感覺到“現(xiàn)在我正在發(fā)揮情商的作用”；它總是往復(fù)循環(huán)地在發(fā)揮作用，它的五種能力關(guān)系密切，相互補(bǔ)充，共同作用。

四、情商的三大特點(diǎn)

第一，情商是每個(gè)人生來就具備的素質(zhì)。

第二，通過訓(xùn)練，每個(gè)人的情商都可以得到不同程度的提高。

第三，情商能讓人根據(jù)具體情況采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)。

五、情商作用五步曲

第一步：識(shí)別自己感情——我現(xiàn)在是否已經(jīng)冷靜下來了？

第二步：識(shí)別他人感情——對(duì)方現(xiàn)在在想什么？

第三步：轉(zhuǎn)換感情——對(duì)方為什么會(huì)有這樣的想法？

第四步：理解感情——對(duì)方下一步會(huì)怎么辦？

第五步：調(diào)整感情——自己應(yīng)該采取什么樣的應(yīng)對(duì)措施？

六、情商是秘書職場(chǎng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力

秘書的責(zé)任是為上司創(chuàng)造良好的決策環(huán)境，為上司創(chuàng)造良好的決策環(huán)境的能力又稱為廣義的信息收集能力，而這種能力的高低又取決于秘書處理人際關(guān)系的能力，因?yàn)槊貢挥信c各方面保持良好的關(guān)系才能及時(shí)收集到有用而完整的信息，否則對(duì)方不予提供或敷衍了事。而人際關(guān)系的處理能力實(shí)際上就是情商。

七、情商與智商的關(guān)系

如果把情商比作為人們頭腦中的操作系統(tǒng)的話，那人們的智商（包括知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)等在內(nèi)）就是在這個(gè)操作系統(tǒng)上運(yùn)行的應(yīng)用軟件。如果人們的操作系統(tǒng)出了問題，那在這上面運(yùn)行的各種應(yīng)用軟件自然就不能很好地工作。第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密

一、保密應(yīng)是秘書的職業(yè)習(xí)慣

由于秘書的主要工作就是為上司處理大量的日常性工作，因而在有意和無意之中知道了大量的機(jī)密。所以，秘書一定要有一種職業(yè)性的警惕性，關(guān)于工作方面的事，尤其是人事問題，即使對(duì)于自己的家人也不要多談。

二、日常保密

秘書要做到防止外人竊取本公司的機(jī)密并不難，難的是要防止平時(shí)的無意識(shí)泄密。特別是一些年輕的女秘書，常常在閑聊時(shí)提及自己的上司。作為秘書平時(shí)就要養(yǎng)成“嘴緊”的習(xí)慣。“嘴緊”往往也是一個(gè)秘書得到上司信任的前提。

三、電子信息保密

用載有機(jī)密信息的電腦上網(wǎng)，你的資源可能會(huì)被別人“共享”；電腦“黑客”的頻繁入侵，會(huì)導(dǎo)致機(jī)密大量外泄。為防止上述情況發(fā)生，秘書在日常工作中應(yīng)注意保密。

四、保密不是封閉

秘書必須有一種職業(yè)警惕性，但也不能草木皆兵。第八節(jié)

領(lǐng)導(dǎo)人選擇秘書的標(biāo)準(zhǔn)

一、看著舒心

秘書首先必須容貌端莊，讓上司看著舒服。這個(gè)“看著舒心”，并不是指長(zhǎng)得特別漂亮，而是要求穿著打扮和言談舉止都非常得體，有相當(dāng)?shù)臍赓|(zhì)。

二、感到放心

僅看著舒服，上司還不會(huì)真正信任秘書，他還要繼續(xù)考察秘書是否忠誠(chéng)老實(shí)、為人穩(wěn)重。只有讓上司信得過，讓他感到放心，才能算是真正的“秘書”。

三、用著省心

只有當(dāng)上司對(duì)秘書感到放心之后，他才會(huì)根據(jù)秘書的能力來安排工作，而秘書也只有通過充分發(fā)揮自己的能力，才能讓上司對(duì)自己的工作滿意，成為上司名副其實(shí)的助手。第三章秘書的工作知識(shí)

第一節(jié)秘書與上司的關(guān)系

第二節(jié)秘書的日常工作

第三節(jié)給上司提建議

第四節(jié)當(dāng)上司不在的時(shí)候

第五節(jié)當(dāng)工作出現(xiàn)失誤時(shí)

第六節(jié)秘書工作的特點(diǎn)

第七節(jié)提高工作質(zhì)量與效率第一節(jié)秘書與上司的關(guān)系

秘書與上司之間的關(guān)系在本質(zhì)上是一種工作關(guān)系，就像一個(gè)交響樂團(tuán)中的樂手與指揮的關(guān)系一樣：樂手不是為指揮而演奏，但必須按指揮的手勢(shì)與指揮一起共同為觀眾演奏；秘書不是為上司而工作，但必須根據(jù)上司的指令與上司一起共同為企業(yè)而工作。第二節(jié)秘書的日常工作

一、日常工作內(nèi)容

秘書的日常工作是指秘書每天都要做的工作。對(duì)于日常工作，一般都有固定的處理模式，一般不需要上司專門的指示，秘書可以自行決定或處理。

二、職責(zé)范圍

秘書的主要職責(zé)是為上司整理辦公室，另外就是為上司收集他決策所需的信息。

三、秘書日常工作的要求一是發(fā)揮主觀能動(dòng)性，二是注意不“越位”。

四、執(zhí)行指令與服從指令

執(zhí)行指令

記錄指令

服從指令

五、請(qǐng)示與匯報(bào)工作

請(qǐng)示工作匯報(bào)工作第三節(jié)給上司提建議

一、建議要慎重

如果你還不是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)很豐富的秘書，那么原則上你應(yīng)盡量少給上司提建議，即使提建議也要慎重。因?yàn)樽鳛槊貢?，你的職?zé)是為上司創(chuàng)造最佳的決策環(huán)境，而是不參與經(jīng)營(yíng)決策。

二、建議的方式

對(duì)于秘書來說，在給上司提建議時(shí)，應(yīng)盡量讓上司做“選擇題”，避免做“回答題”。

三、提建議時(shí)應(yīng)注意的問題

說話盡量婉轉(zhuǎn)切忌命令式

確認(rèn)事實(shí)

考慮結(jié)果

選擇時(shí)機(jī)

四、提建議之后要注意的問題

秘書給上司提出建議之后，無論上司接受與否，都不要擺出“早在事前已經(jīng)提醒過你”的姿態(tài)，給上司一種你有先見之明的優(yōu)越感，這會(huì)令上司厭惡你。

五、當(dāng)上司出現(xiàn)明顯失誤時(shí)

當(dāng)秘書完全確認(rèn)上司在指示工作時(shí)出現(xiàn)了失誤，應(yīng)請(qǐng)上司對(duì)所發(fā)指令再次確認(rèn)，不能自作主張地不予執(zhí)行或當(dāng)場(chǎng)頂撞。第四節(jié)當(dāng)上司不在的時(shí)候一、上司不在時(shí)應(yīng)處理的工作

（1）如果上司是出差在外地，每天應(yīng)在事先約定好的時(shí)間與其聯(lián)絡(luò)。

（2）如遇緊急事件，應(yīng)馬上與上司取得聯(lián)系，請(qǐng)求指示。

（3）在處理上司交辦的工作時(shí)，嚴(yán)格按上司的指示辦。

（4）如果是替上司處理個(gè)人私事，要替上司嚴(yán)格保密。

（5）不要隨便將上司的出差地點(diǎn)告訴外人。

（6）上司不在時(shí)，如果上司有些個(gè)人事情需要處理，應(yīng)與上司的家人商量。

（7）未經(jīng)上司許可，不能在文件上蓋章簽字。

（8）將最緊急的文件和郵件放在待閱文件夾的最上面，以便上司回來后及時(shí)處理。

二、上司不在時(shí)緊急情況的處理

在上司不在時(shí)也會(huì)有事務(wù)需要他處理。秘書遇到這類事情，無論是什么事，都要先了解它的緊急程度。如果事情不急，就等上司回來再說或在定時(shí)聯(lián)絡(luò)時(shí)向上司匯報(bào)；如果是需要馬上處理的，應(yīng)立即與上司聯(lián)系，聽取上司指示。第五節(jié)當(dāng)工作出現(xiàn)失誤時(shí)

一、工作失誤是難免的

秘書應(yīng)抱有這樣的態(tài)度：工作失誤是難免的，不能因怕出現(xiàn)失誤而在工作中畏首畏尾、猶豫不前，而應(yīng)該善于從失誤中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不重復(fù)出現(xiàn)同樣的失誤。

二、失誤后必須主動(dòng)道歉

誰都可能在工作中出現(xiàn)失誤，雖然失誤不一定會(huì)造成實(shí)質(zhì)性損失，但至少會(huì)給上司或同事帶來麻煩，所以，工作出現(xiàn)失誤之后一定要主動(dòng)道歉。第六節(jié)秘書工作的特點(diǎn)

一、需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當(dāng)機(jī)立斷處理的時(shí)候也很多。面對(duì)這類情況，秘書應(yīng)事先與上司協(xié)商處理的方式，以便發(fā)生情況時(shí)能及時(shí)處理。如果事先未予協(xié)商，則應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示。

二、工作中的變數(shù)多

秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變數(shù)多，需要秘書隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況恰當(dāng)調(diào)整。秘書面對(duì)變化要沉著冷靜，及時(shí)與各部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，以促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

三、一心幾用的時(shí)候多

秘書常常必須同時(shí)處理好幾項(xiàng)工作，對(duì)于哪些工作應(yīng)該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團(tuán)糟，令上司大失所望。

四、忙閑不一的情況多

秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的，如遇到上司長(zhǎng)期出差或外出學(xué)習(xí)等情況，秘書就可稍微清閑一會(huì)了。第七節(jié)提高工作質(zhì)量與效率

一、強(qiáng)調(diào)質(zhì)量意識(shí)

秘書工作應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，但光積極主動(dòng)還不夠，工作還必須有質(zhì)量，即對(duì)自己完成的每一項(xiàng)工作成果確保無誤后再交給上司或同事。

二、做好工作計(jì)劃

工作程序化

分清工作輕重緩急

三、合理利用空余時(shí)間

忙閑不一也是秘書工作的一大特點(diǎn)，所以，秘書要學(xué)會(huì)有效地利用空余時(shí)間，從而提高自己工作效率。

四、工作創(chuàng)新

不能滿足于現(xiàn)狀

在創(chuàng)新中提高第四章秘書的社會(huì)常識(shí)

一、社會(huì)常識(shí)的應(yīng)用

常識(shí)是指基本知識(shí)，社會(huì)常識(shí)泛指我們?cè)谌粘９ぷ骱蜕钪兴璧母鞣N常識(shí)。作為企業(yè)內(nèi)外信息交流的一個(gè)樞紐，秘書每天都要與公司內(nèi)外各式各樣的人物打交道，所以，秘書不一定要具有某一方面的專長(zhǎng)，但一定要是個(gè)“雜家”。

二、豐富社會(huì)常識(shí)的途徑

向同事請(qǐng)教

加強(qiáng)學(xué)習(xí)

注意積累

不懂就問第二節(jié)社會(huì)生活常識(shí)

一、時(shí)政常識(shí)

時(shí)政常識(shí)指時(shí)事與政治方面的基本知識(shí)。政治是經(jīng)濟(jì)的最高體現(xiàn)，企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最終都脫離不了政治的影響。秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，在輔助其經(jīng)營(yíng)管理企業(yè)的過程中，必然會(huì)接觸到政策等方面的問題。

二、宏觀經(jīng)濟(jì)常識(shí)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的完善，利率、匯率、稅收等宏觀調(diào)控手段對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響越來越大，因此，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的助手，秘書一定要具備一些宏觀經(jīng)濟(jì)常識(shí)。

三、風(fēng)土民俗

接待客人尤其是外國(guó)客人時(shí)，難免要帶客人觀光購(gòu)物，如果你對(duì)本地的風(fēng)土民俗一無所知，就難以滿足客人的要求，也令客人產(chǎn)生接待不周之感。

四、科學(xué)常識(shí)

現(xiàn)在科技發(fā)展日新月異，在網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙和電視上，一天到晚充斥著諸如“納米”、“克隆”、“干細(xì)胞”、“ＤＮＡ”、“轉(zhuǎn)基因”之類的新名詞和豐富的信息，為跟上時(shí)代發(fā)展，秘書必須隨時(shí)更新知識(shí)，提高科學(xué)素養(yǎng)。

五、餐飲常識(shí)

秘書宴請(qǐng)客人也是一項(xiàng)日常工作。秘書在招待客人時(shí)，不僅要能根據(jù)客人的籍貫、年齡和性別等方面的不同，選擇適合他口味的菜館，而且要能對(duì)一些名菜做一些相應(yīng)的介紹，這一方面能顯示出秘書的素養(yǎng)，另一方面也能創(chuàng)造一些氣氛，給客人賓至如歸的感覺。第三節(jié)企管常識(shí)

一、公司常識(shí)

公司的決策、經(jīng)營(yíng)機(jī)關(guān)

公司的組織結(jié)構(gòu)

二、公司產(chǎn)品(服務(wù))常識(shí)

公司的基本情況

公司所在行業(yè)的基本情況

三、人力資源常識(shí)

公司人力資源部門主要是負(fù)責(zé)人員招聘與面試、新員工的試用與合同簽訂、員工福利、人事檔案管理以及員工的考勤與加班、出差與請(qǐng)假、培訓(xùn)、考核與獎(jiǎng)懲、薪酬、辭職、退休等的管理。

四、市場(chǎng)營(yíng)銷常識(shí)

市場(chǎng)營(yíng)銷流程

市場(chǎng)調(diào)查的重要性

市場(chǎng)營(yíng)銷常用語

五、生產(chǎn)管理常識(shí)

生產(chǎn)管理

勞動(dòng)生產(chǎn)率

生產(chǎn)管理手段第四節(jié)財(cái)會(huì)常識(shí)

一、會(huì)計(jì)常識(shí)

資產(chǎn)負(fù)債表

損益表

相關(guān)術(shù)語

二、財(cái)務(wù)常識(shí)

小額現(xiàn)金的處理

報(bào)銷費(fèi)用

三、支票常識(shí)

支票是由出票人簽發(fā)的委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行在見票時(shí)無條件支付確定金額給收款人或持票人的票據(jù)。

四、稅務(wù)常識(shí)

稅務(wù)機(jī)關(guān)

納稅人

課稅對(duì)象

稅目

稅率第五節(jié)統(tǒng)計(jì)學(xué)常識(shí)

一、絕對(duì)數(shù)

統(tǒng)計(jì)絕對(duì)數(shù)是反映在一定時(shí)間、空間條件下某種現(xiàn)象的總體規(guī)模、總水平或總成果的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，又稱為總量指標(biāo)。

二、相對(duì)數(shù)

相對(duì)數(shù)是兩個(gè)有聯(lián)系的指標(biāo)數(shù)值的比率，反映現(xiàn)象的相對(duì)數(shù)量特征。

三、平均數(shù)

簡(jiǎn)單算術(shù)平均數(shù)

加權(quán)算術(shù)平均數(shù)

四、發(fā)展速度

發(fā)展速度是現(xiàn)象在兩個(gè)不同時(shí)期發(fā)展水平的比值，用以表明現(xiàn)象發(fā)展變化的相對(duì)程度。

五、增長(zhǎng)速度

增長(zhǎng)速度是增長(zhǎng)最與基期水平的比值，用以反映現(xiàn)象報(bào)告期水平比基期水平的增長(zhǎng)程度。第五章人際關(guān)系

第一節(jié)概述

第二節(jié)處理人際關(guān)系的基本原則

第三節(jié)處理人際關(guān)系的基本方法

第四節(jié)與上司的關(guān)系處理

第五節(jié)與同事的關(guān)系處理

第六節(jié)與公司其他部門的關(guān)系

第七節(jié)與客戶的關(guān)系處理第一節(jié)概述

一、人際關(guān)系的含義

廣義的人際關(guān)系除了包括個(gè)人對(duì)個(gè)人的關(guān)系，還包括個(gè)人對(duì)單位、單位對(duì)單位等更廣泛的社會(huì)關(guān)系；狹義的人際關(guān)系是指?jìng)€(gè)人與個(gè)人之間的關(guān)系。

二、人際關(guān)系是客觀存在的

職場(chǎng)就是大家一起工作的場(chǎng)所；既然是在一起工作，那相互之間就必然會(huì)產(chǎn)生各種關(guān)系，如上下級(jí)關(guān)系、同事關(guān)系等。這些關(guān)系是客觀存在的，任何人都不可能回避。

三、對(duì)人們行為的科學(xué)理解

秘書應(yīng)了解自己在日常工作中接觸到的每一個(gè)人。只有了解了對(duì)方，你才能考慮以什么方式與之建立什么樣的關(guān)系。了解他人就是了解對(duì)方的情感、想法和性格等。如果了解對(duì)方是個(gè)什么樣的人時(shí)，那就迅速作出判斷對(duì)方行為的目的。

四、搞好人際關(guān)系的意義

秘書工作是廣義的信息處理，而信息處理就是“人際關(guān)系的處理”。因?yàn)槊貢谑占畔r(shí)需要各個(gè)部門提供幫助和配合，秘書與這些部門人員關(guān)系的好壞，將直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。第二節(jié)處理人際關(guān)系的基本原則

一、實(shí)事求是

實(shí)事求是不僅是從事秘書工作的基本原則，也是秘書處理好人際關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書在處理人際關(guān)系的過程中堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，就是指要老老實(shí)實(shí)做人、規(guī)規(guī)矩矩辦事。

二、誠(chéng)實(shí)守信

秘書只有誠(chéng)實(shí)守信，才能得到上司和周圍的人的信賴，與他們保持著和諧的關(guān)系。

三、從“我”做起

影響雙方人際關(guān)系的主要是雙方的言行，而你的一切言行事實(shí)上都要先通過你自己這一關(guān)。如果沒有你自己的“同意”，那“你”就不會(huì)說“話”，就不會(huì)做“事”，所以，你要與同事建立一個(gè)什么樣的關(guān)系，也是由你自己決定的。

四、不卑不亢

無論什么樣的公司，在組織結(jié)構(gòu)上都呈金字塔形，職位有高低之分，因此也就存在事實(shí)上的尊卑之別。但是，這種“尊卑”并沒有人格上的意義，它只是管理和效率的需要。秘書在處理各種人際關(guān)系時(shí)要做到不卑不亢；只有這樣才能維持良好的人際關(guān)系。

五、尊重公司潛規(guī)則

公司潛規(guī)則就是公司的那些不能拿出來公開討論并成文的規(guī)則，是公司內(nèi)部的“風(fēng)俗習(xí)慣”，盡管它既不像公司的規(guī)章制度那樣能清楚地寫出來，也不像公司的勞動(dòng)紀(jì)律那樣有那么大的強(qiáng)制性，但它在無形中約束每個(gè)員工的行為，調(diào)節(jié)公司的人際關(guān)系。第三節(jié)處理人際關(guān)系的基本方法

一、注意形象

在工作中，周圍的人常常以第一印象來評(píng)價(jià)秘書。他們用第一印象來評(píng)價(jià)秘書并不是因?yàn)樗麄儨\薄，而是因?yàn)榈谝淮闻c秘書見面，對(duì)秘書沒什么了解，只能根據(jù)秘書的長(zhǎng)相和衣著打扮來做評(píng)價(jià)。

二、注意禮貌

雖然秘書只是一般的員工，但秘書又身處公司內(nèi)部管理的高層，每天接觸到的人職位都比較高，這些人的年齡和地位決定了他們不喜歡身邊的工作人員說話粗俗、辦事毛糙。秘書不僅代表著自己，還代表著上司。

三、換位思考

秘書一定要養(yǎng)成換位思考的習(xí)慣，站在對(duì)方的立場(chǎng)上去考慮問題，了解對(duì)方的感受和要求，在理解對(duì)方所處的實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，讓對(duì)方覺得自己得到了尊重。

四、寬以待人

秘書一定要寬以待人，與同事發(fā)生了誤會(huì)甚至矛盾的，應(yīng)該主動(dòng)想辦法化解矛盾。只有這樣，對(duì)方才會(huì)更加信賴和敬重你，彼此的關(guān)系才會(huì)更加密切。

五、贊美同事秘書在工作中，如果有機(jī)會(huì)贊美同事就不要吝惜自己的語言。贊美是維護(hù)良好人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，這次你贊美他，下次有機(jī)會(huì)他也會(huì)反過來贊美你，你好我好大家好，和諧的氛圍就這樣在不知不覺中形成了。

六、主動(dòng)交往

秘書平時(shí)要多交朋友，廣結(jié)善緣，這樣工作中一旦有什么困難就可以隨時(shí)隨地找到朋友幫忙，而且，在交友過程中，秘書還可以增長(zhǎng)見識(shí)，學(xué)到東西。

七、保持適當(dāng)距離

秘書一方面要積極主動(dòng)與各方面交往，擴(kuò)大人際交往的范圍，保持良好的人際關(guān)系，但在另一方面又要注意不給人“拉幫結(jié)派”的印象，否則不僅不受同事歡迎，也會(huì)讓上司討厭。

八、說話留有余地

作為上司的代言人，秘書說話一定要謹(jǐn)慎，盡量留有余地。說話留余地可降低說錯(cuò)話的概率。所以，不必說的就不要說；不該說的就不說；雖然可以說，但如果對(duì)象、地點(diǎn)或時(shí)間不合適就暫時(shí)不要說。

九、既講原則又講交情

對(duì)于維持良好的人際關(guān)系，堅(jiān)持原則和講交情都很重要。對(duì)于原則性的問題，秘書一定要堅(jiān)持，而對(duì)于那些非原則性的東西可以“退一步海闊天空”。第四節(jié)與上司的關(guān)系處理

一、了解上司

上司的工作內(nèi)容、職責(zé)范圍和權(quán)限

上司的工作習(xí)慣、個(gè)人性格、價(jià)值觀等

上司的交往范圍和一些家庭私事

二、讓上司了解自己

上司與秘書在工作中必須形成一種默契，只有這樣，工作才有效率，心情也才會(huì)愉快。要有默契就必須相互了解，所以，秘書不僅有責(zé)任去了解上司，而且還有義務(wù)讓上司了解自己。

三、正確對(duì)待上司的“毛病”上司身上肯定會(huì)有這樣或那樣的缺點(diǎn)。如果秘書總是盯著上司身上的毛病和缺點(diǎn)，在心里“批判”上司，那就很難搞好與上司的關(guān)系。

四、與上司的相處

與新上司相處

秘書更換上司是常有的事。更換上司后，秘書應(yīng)首先要主動(dòng)與上司進(jìn)行交流溝通，了解上司的性格和開展工作的一些想法；如果暫時(shí)不便進(jìn)行交流，也要及時(shí)向上司原來的秘書請(qǐng)教。

與“霸道”型上司相處

外表盛氣凌人的上司大多內(nèi)心脆弱，也就是人們常說的“外強(qiáng)中干”。如果秘書與人為善，寬厚待人，那么，那些因霸道而把自己的人際關(guān)系搞得一團(tuán)糟的上司則會(huì)更加信賴秘書。

與“婆婆”型上司相處

對(duì)于“婆婆型”上司，秘書一定要有耐心，要逐步讓上司學(xué)會(huì)“放權(quán)”。當(dāng)秘書要求上司“放權(quán)”，上司對(duì)秘書說“不”時(shí)，秘書就應(yīng)該暫時(shí)停止要求上司“放權(quán)”的計(jì)劃，留些時(shí)間給上司慢慢考慮。

五、消除緊張情緒

如果與上司一談工作就緊張，那就應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的“觀念”，即視上司為長(zhǎng)輩或朋友。如果把上司當(dāng)成朋友，那就在匯報(bào)工作之前可先閑聊幾句，創(chuàng)造輕松的氛圍，這樣再談起工作自然就不會(huì)緊張了。第五節(jié)與同事的關(guān)系處理

一、秘書之間一律平等

雖然秘書的上司存在著職位上的差別，但秘書本身絕對(duì)沒有什么差別。如果認(rèn)為自己是總經(jīng)理的秘書，就對(duì)其他秘書有優(yōu)越感的話，那就很難搞好與他們的關(guān)系。

二、向資深秘書學(xué)習(xí)

由于各公司和部門的具體情況不同，秘書的日常工作也各不相同，因此，很多專業(yè)知識(shí)在學(xué)校里是學(xué)不到的，只能靠經(jīng)驗(yàn)豐富的資深秘書言傳身教。

三、幫帶新秘書

盡管新秘書工作經(jīng)驗(yàn)不足，但他們畢竟也是秘書，所以對(duì)他們一定要尊重，不僅要向新秘書及時(shí)通報(bào)各種信息，而且在業(yè)務(wù)上要多幫助他們，切忌采取居高臨下的態(tài)度。

四、注意關(guān)系網(wǎng)的平衡

人們常把人際關(guān)系說成是“關(guān)系網(wǎng)”，如果秘書往往只看到人際關(guān)系的“經(jīng)”，只注意搞好與上司的關(guān)系，忽視人際關(guān)系的“緯”，不注意與同事之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，那在工作中非但很少得到同事的幫助，有時(shí)甚至受到刁難，給自己的工作帶來不必要的阻力。

五、正確對(duì)待批評(píng)

秘書工作是一項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)性很強(qiáng)的工作，秘書工作的技巧在很多時(shí)候就像一層窗戶紙，如果沒人幫你把它捅破，你自己摸索幾年也不一定能掌握；所以，秘書必須虛心向老同事學(xué)習(xí)，誠(chéng)心接受老同事的提醒甚至批評(píng)。第六節(jié)與公司其他部門的關(guān)系

一、甘當(dāng)小學(xué)生

秘書部門是個(gè)綜合部門，對(duì)于整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)狀況和業(yè)務(wù)流程，秘書可能比其他部門的員工了解得多一些，但是具體到某一個(gè)部門的某項(xiàng)業(yè)務(wù)，秘書就不如其他部門員工了解得多，所以，在與其他部門的人溝通時(shí)，最好先抱著當(dāng)學(xué)生的態(tài)度多學(xué)習(xí)、多了解、多詢問、多做功課。

二、有求必“應(yīng)”

由于秘書所處的位置特殊，經(jīng)常會(huì)有同事求秘書幫忙辦事。不違反原則的應(yīng)當(dāng)幫，對(duì)于不合理的或自己做不到的請(qǐng)求，在拒絕之前最好先耐心聽對(duì)方把話說完，不要讓人覺得你在敷衍搪塞。

三、切忌狐假虎威

秘書一定要對(duì)自己的身份有清醒的認(rèn)識(shí)，上司分管的工作不是自己分管的工作，上司的部下不是自己的部下；因此，秘書在跟各部門打交道時(shí)，千萬不能用上司的口吻說話，否則就是狐假虎威。

四、相互體諒

由于看問題的角度不同，秘書部門與其他部門發(fā)生一些矛盾、造成一些誤會(huì)是正常的。對(duì)于這類工作中的矛盾和分歧，一般只要加強(qiáng)溝通就能很快解決。

五、遠(yuǎn)離是非

在公司內(nèi)部，人事關(guān)系是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān)系。如果在一些同事之間出現(xiàn)了是非“旋渦”，除非與自己有關(guān)，否則，作為秘書最好遠(yuǎn)離這種“旋渦”，而且離得越遠(yuǎn)越好。第七節(jié)與客戶的關(guān)系處理

一、熱情禮貌

秘書的形象代表著公司的形象。秘書在接待第一次來訪的客人時(shí)，一定要熱情周到，因?yàn)閷?duì)方把秘書看成是公司的代表，秘書的態(tài)度反映了上司的態(tài)度。

二、禮尚往來

在一些重要的節(jié)日、紀(jì)念日，如圣誕節(jié)、元旦、春節(jié)、中秋節(jié)、重要合作廠商的公司紀(jì)念日等，秘書應(yīng)在征求上司的意見之后，以各種方式向客戶致意，維護(hù)與客戶的友好關(guān)系。第六章交流溝通

第一節(jié)交流溝通的意義

第二節(jié)溝通的基本原則

第三節(jié)溝通的方式

第四節(jié)溝通的途徑

第五節(jié)溝通中應(yīng)注意的問題第一節(jié)交流溝通的意義

一、溝通是一種基本技能

秘書是上司接觸各部門的橋梁，上司的指令和意見通過秘書傳達(dá)給各部門。上司要想了解指示落實(shí)得怎樣、在落實(shí)過程中存在什么樣的問題或阻力等，也需要秘書經(jīng)常與各部門溝通，把它們的意見和要求及時(shí)反饋給上司，以便上司調(diào)整戰(zhàn)略或采取新的對(duì)策。

二、溝通與人際關(guān)系的相互作用

如果秘書與同事的關(guān)系不錯(cuò)，偶爾說話不到位，同事也不會(huì)計(jì)較；相反，如果雙方的關(guān)系已經(jīng)很僵，那秘書說話稍有不當(dāng)，同事便會(huì)敏感地認(rèn)為是故意針對(duì)他。所以，如果秘書與同事的關(guān)系不錯(cuò)，雙方的溝通就會(huì)比較順利；而這種良好的溝通又能讓雙方之間的關(guān)系更加和諧。第二節(jié)溝通的基本原則

一、為人謙遜

對(duì)于秘書來說，溝通是一種維持和諧人際關(guān)系的手段；秘書與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關(guān)系。所以，在開始溝通之前，一定要端正自己的心態(tài)，如果你自私或自大，就很難達(dá)到有效溝通。

二、說話委婉

每個(gè)人都有自尊心，都愛面子，如果秘書不注意說話的方式，就很容易傷害對(duì)方的自尊心。同樣一件事，如果秘書說得委婉，那對(duì)方接受的可能性就比較大；如果一開口就讓對(duì)方感到不舒服，那他就有可能針鋒相對(duì)，有效溝通就到此為止了。

三、看人說話

當(dāng)秘書與那些不太熟悉的人溝通時(shí)，如果直截了當(dāng)?shù)馗嬖V他找他的目的是什么，那么，在對(duì)方缺乏心理準(zhǔn)備或?qū)δ悴皇呛芰私獾那闆r下，他不僅很難接受你的意見，而且很有可能產(chǎn)生強(qiáng)烈的抗拒心理。

四、察言觀色

當(dāng)秘書準(zhǔn)備與對(duì)方溝通時(shí)應(yīng)先觀察對(duì)方，判斷一下他現(xiàn)在想不想自己你溝通。秘書可以通過他的神態(tài)或其他肢體語言來判斷，了解對(duì)方的真實(shí)意圖。

五、第一句話要謹(jǐn)慎

作為一個(gè)公司里交流溝通的樞紐，秘書成天與人打交道，要做到每說一句話都先打好腹稿是不現(xiàn)實(shí)的，所以，有些話脫口而出很正常；但是，秘書在每次溝通時(shí)，至少要做到說好第一句話。第三節(jié)溝通的方式

一、聽

小聲附和

看著對(duì)方的眼睛

讓對(duì)方說完

常提問

重復(fù)要點(diǎn)

集中精神

二、說

語言通俗易懂

直視對(duì)方

掌握節(jié)奏注

意語調(diào)的運(yùn)用

不可無動(dòng)于衷

不問“你找我有什么事”

三、肢體語言

肢體語言是人們運(yùn)用身體的各種動(dòng)作代替語言表情達(dá)意以達(dá)到溝通的目的。第四節(jié)溝通的途徑

一、當(dāng)面溝通

人們常說：“見面三分情?！泵鎸?duì)面地溝通，不僅顯得親切，而且應(yīng)對(duì)靈活；雙方在討論問題的同時(shí)還可以增進(jìn)彼此的感情，如果雙方有不同的意見，可以及時(shí)協(xié)商，可以在吸收對(duì)方意見的基礎(chǔ)上完善自己的設(shè)想，從而達(dá)到最佳的溝通效果。

二、書面溝通

書面溝通就是文字溝通，它的優(yōu)點(diǎn)是比較正確、詳盡、權(quán)威并可以永久保存。書面溝通在時(shí)間和費(fèi)用方面也比較經(jīng)濟(jì)。

三、電子溝通

電子溝通包括電話溝通、電子郵件溝通、網(wǎng)上交流等方式。其中，電話溝通偏向于當(dāng)面溝通，電子郵件類似于書面溝通，而網(wǎng)上即時(shí)通訊則介乎這兩者之間。第五節(jié)溝通中應(yīng)注意的問題

一、選擇合適的方式

在一般情況下，秘書應(yīng)選擇直接的方式與對(duì)方溝通，只有在不得已的情況下才通過第三方傳話與對(duì)方迂回溝通。

二、學(xué)會(huì)“鋪墊”

先給對(duì)方以肯定的方式就叫鋪墊。鋪墊語能起到緩沖的作用，既說明了自己的觀點(diǎn)，對(duì)方也不會(huì)認(rèn)為你反駁了他，從而使雙方不致陷入緊張關(guān)系中。

三、就事論事

秘書在溝通過程中，特別是在批評(píng)對(duì)方的時(shí)候，一定要注意就事論事；只有這樣對(duì)方才容易接受；如果講話帶有情緒，即使對(duì)方明明知道自己錯(cuò)了，也不一定愿意接受批評(píng)。

四、多建議性而少?gòu)?qiáng)制性

上司做決策時(shí)也有猶豫不決的時(shí)候，有時(shí)可能想聽聽秘書的意見，會(huì)問：“你覺得這事怎么樣？”在這時(shí)，秘書最好給他建議：“我覺得這樣比較好……那樣做的話也不錯(cuò)……”絕對(duì)不能說“你應(yīng)該……”或“如果我是你，我就會(huì)……”這類帶有強(qiáng)制性的話。

五、溝通中的不良習(xí)慣

在角落談話

關(guān)門說話

壓低聲音說話

玩弄詞藻

大聲說話第七章上司辦公室的管理

第一節(jié)辦公室布局

第二節(jié)辦公室裝飾

第三節(jié)日常資料的處理

第四節(jié)辦公室日常管理第一節(jié)辦公室布局

在布置上司的辦公室時(shí)，首先要考慮的是如何方便上司辦公，提高辦公效率。在一般情況下，為了能在第一時(shí)間接待上司約見的客人，秘書應(yīng)將自己的座位設(shè)在能清楚看到出入口的地方，客人在進(jìn)入上司的辦公室時(shí)最好先從自己的辦公桌前經(jīng)過。第二節(jié)

辦公室裝飾

一、顏色

辦公室的色調(diào)從總體上來說應(yīng)單純?nèi)岷?，使人置身其中時(shí)感覺平靜舒適。一般來說，辦公室的內(nèi)墻宜采用白色、乳白色等；為保持較高的光線反射率，天花板一般都用白色；地板多采用不易被污染的棕色。

二、照明

室內(nèi)的光線太強(qiáng)或太弱都不好，應(yīng)調(diào)整到適宜的程度。上司的辦公室應(yīng)以自然采光為主；但也應(yīng)注意用百葉窗、窗簾等來調(diào)節(jié)光線，因?yàn)楣饩€太強(qiáng)的話對(duì)人的視力不好。

三、隔音

領(lǐng)導(dǎo)人的談話很多涉及機(jī)密，而且噪音會(huì)使人注意力分散，思維不連貫，記憶力減退。因此，排除和減少噪音，是布置上司辦公室的基本要求。

四、調(diào)節(jié)空氣

為了保證工作效率和上司身體的健康，只要條件允許都要裝空調(diào)。一般來說，辦公室最適宜的溫度是：春天和秋天在攝氏22度左右；夏天在26度左右；冬天則在18度至20度之間；室內(nèi)的濕度在50%~60%比較適宜。

五、辦公室的綠化

在上司的辦公室最好養(yǎng)一些綠色植物，因?yàn)榫G化可以美化環(huán)境，讓人感到溫馨與寧?kù)o。放置幾盆小花草，就可使人心曠神怡，但要注意不要放得太多，以免影響室內(nèi)空氣的清潔度。

六、辦公室的裝飾物

為了不讓上司的辦公室顯得過于沉悶，可以根據(jù)上司的愛好和習(xí)慣適當(dāng)懸掛或放置一些有品位的油畫及工藝品，改變辦公室單調(diào)的氣氛。但不要掛色調(diào)過于鮮艷的廉價(jià)作品，那只會(huì)使辦公室顯得浮躁和俗氣。第三節(jié)日常資料的處理

一、處理原則和方法

迅速處理

妥善存放

盡早銷毀沒有保存價(jià)值的資料

妥善處理送交上司的文件

確定保存期限

二、應(yīng)該保存的資料

屬秘書部門共用的資料

歸秘書個(gè)人專用的資料三、給上司送材料的時(shí)間和順序

如果送給上司的文件資料很多，就要分清輕重緩急。哪些東西應(yīng)立即送到上司的辦公室去，哪些東西可以先轉(zhuǎn)給有關(guān)部門傳閱，對(duì)于這些問題，秘書都是憑經(jīng)驗(yàn)判斷。一般的公司規(guī)定每天給上司送三次文件，早晨上班時(shí)一次，上下午各一次。

五、電子郵件的處理

將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后進(jìn)行分類：如需要上司本人審閱的，就存入相應(yīng)文件夾。如需根據(jù)上司授意回復(fù)的，就要先聽取上司指示再回復(fù)。

六、傳真的處理

收到傳真后，先進(jìn)行分類：如需要上司本人審閱的，就根據(jù)上司授意進(jìn)行處理；如果可以由秘書代為處理的，秘書視情況或轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，或由秘書本人回復(fù)。

七、信函的處理

秘書收到信函之后是否拆封，應(yīng)按與上司事先約定的方法辦理。如果沒有約定，則將公事信件拆封以后遞交給上司，私人信件就不要拆封。

八、名片的處理

一般來說，客戶要見上司多是通過秘書來安排，因此，秘書會(huì)收到大量的客戶名片。另外，上司外出洽談生意和應(yīng)酬，也會(huì)收到許多名片，這些名片一般也交給秘書保管。所以，整理、保存名片也是秘書的一件很重要的工作。第四節(jié)辦公室日常管理

一、提前上班

秘書在一般情況下至少要比上司提前20分鐘到達(dá)辦公室。提前到辦公室，主要是為上司整理辦公室，做好讓上司辦公的準(zhǔn)備工作。

二、辦公室整理

辦公桌整理很重要。不管是自己的辦公桌還是上司的辦公桌，如果辦公桌上雜亂無章，不僅影響工作效率，而且在工作上容易出差錯(cuò)，

三、辦公用品管理

辦公用品是指圓珠筆、筆記本等這些辦公消耗品。由于是消耗品，所以要定期檢查上司辦公室的辦公用品的使用情況，防止出現(xiàn)短缺，影響上司工作。第八章接打電話

第一節(jié)基本要求與禮儀

第二節(jié)接電話的技巧

第三節(jié)打電話的技巧

第四節(jié)接打電話實(shí)用英語第一節(jié)基本要求與禮儀

一、基本要求

禮貌

親切

配合

熟悉公司各部門的業(yè)務(wù)范圍

二、基本禮儀特別要注意的是，如果自己上司的地位比對(duì)方的地位高（特別是在本公司內(nèi)），應(yīng)該先撥通對(duì)方的電話，待對(duì)方接聽電話之后，自己再把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。如果對(duì)方的地位與自己上司的地位相同或比己方更高，則在撥通對(duì)方秘書的電話請(qǐng)求轉(zhuǎn)接之后，馬上把電話轉(zhuǎn)給自己的上司。

三、注意事項(xiàng)

注意打電話的姿勢(shì)

注意打電話時(shí)說話的節(jié)奏和語調(diào)第二節(jié)接電話的技巧

一、做好準(zhǔn)備

秘書應(yīng)在電話機(jī)旁預(yù)備好電話記錄紙和筆，養(yǎng)成隨時(shí)做電話記錄的習(xí)慣。

二、不讓電話鈴響超過三聲

電話鈴一響，就要趕緊拿起電話，最好不要讓電話鈴響超過三聲。如果你一時(shí)忙得騰不出手來，讓電話鈴響超過三聲，那么拿起話筒后就要趕緊向?qū)Ψ降狼福骸皩?duì)不起，讓您久等了?！?/p>

三、不隨便說“在”或“不在”

碰到陌生人打來的電話，作為秘書你不能隨便地這樣回答對(duì)方：“在，請(qǐng)您稍等一下?！被蛘摺皩?duì)不起，他不在?！痹跊]有弄清對(duì)方的身份和目的之前，你隨便透露上司的信息，在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的商業(yè)社會(huì)，隨時(shí)都有可能給自己惹出麻煩來。

四、萬能的“剛剛散會(huì)”在上司開會(huì)時(shí)有客人來電話找上司，只要不是很急的事，秘書最佳的回答方式應(yīng)該是：“實(shí)在對(duì)不起，孫總剛散會(huì)，您有急事找他嗎？”待對(duì)方說明他的意圖之后，你便說：“請(qǐng)您稍等一下，我?guī)湍フ乙徽??！?/p>

五、上司不在時(shí)秘書應(yīng)該這樣回答對(duì)方：“實(shí)在抱歉，孫總現(xiàn)在不在辦公室，估計(jì)3點(diǎn)鐘左右能回來。我是孫總的秘書于雪，不知您是為什么事，如果您認(rèn)為方便的話，我可以轉(zhuǎn)告他?！?/p>

六、不讓對(duì)方久等

你在接到找人的電話后，必須積極迅速地去找人，但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不宜超過三分鐘。如果時(shí)間會(huì)較長(zhǎng)，應(yīng)在電話里再向?qū)Ψ秸f明一下：“實(shí)在不好意思，我去找找××，您五分鐘之后再來個(gè)電話可以嗎？”總而言之，不能讓對(duì)方手持電話等待太久。

七、應(yīng)付各種推銷電話

現(xiàn)在推銷的電話越來越多。對(duì)于推銷電話，拒絕時(shí)要注意說話的語氣和分寸，例如你可以這樣回答對(duì)方：“對(duì)不起，我們已有了，所以不能……不知您的意思如何？”這樣就可以做到“買賣不成仁義在”。第三節(jié)打電話的技巧

一、提前做準(zhǔn)備

打電話之前要做到心中有數(shù)。向?qū)Ψ秸f明哪些問題，或者了解哪些情況，這些都要事先想清楚，必要的時(shí)候列個(gè)提綱。事先把有關(guān)文件、對(duì)方的電話號(hào)碼和身份核實(shí)一遍也是必要的。

二、要找的人不在時(shí)

一般來說，如果事情不急，你可以等對(duì)方回來之后再打一次電話。如果事情很急，你可以請(qǐng)接電話的人幫你轉(zhuǎn)達(dá)。如果你想請(qǐng)接電話的人轉(zhuǎn)達(dá)，應(yīng)先問清他的姓名（可能的話還應(yīng)問清他的職務(wù)）再?zèng)Q定是否請(qǐng)他轉(zhuǎn)達(dá)。

三、給對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)打電話時(shí)

如果需要與某公司總經(jīng)理通電話，即使你知道他的手機(jī)號(hào)碼，在一般的情況下也不應(yīng)直接打給他，禮貌的做法是先找他的秘書。因?yàn)閷?duì)方也是秘書，你可以先把自己的目的簡(jiǎn)單地說明一下，讓他去向其上司匯報(bào)。第九章接待客人

第一節(jié)接待的基本原則和用語

第二節(jié)會(huì)客室的布置

第三節(jié)前臺(tái)值班

第四節(jié)接待要領(lǐng)

第五節(jié)意外情況的處理

第六節(jié)客人離開的時(shí)候

第七節(jié)接待投訴的客人

第八節(jié)接待外國(guó)客人第一節(jié)接待的基本原則和用語特別要注意的是，有些沒有預(yù)約的客人喜歡問上司在不在甚至上司整個(gè)工作日程安排。在不了解對(duì)方身份和來意的情況下，不要直接回答上司在或不在，并應(yīng)盡可能地從對(duì)方那里了解一些有用的信息。第二節(jié)會(huì)客室的布置

如果會(huì)客室布置得太華麗，會(huì)給人俗氣之感，但是會(huì)客室也不能太簡(jiǎn)陋。掛幾幅字畫，或者放幾盆插花，就能給會(huì)客室?guī)韼追盅胖?。?huì)客室要經(jīng)常保持清潔，像臺(tái)布、桌布這些東西要勤洗勤換。第三節(jié)前臺(tái)值班

一、大方熱情

不管是第一次來訪的客人還是常來常往的客人，只要其一進(jìn)門，秘書就要站起身表示歡迎，一般應(yīng)說：“您好！”然后聽取客人的自我介紹。如果對(duì)方已不是初次來訪，你就要盡可能地回憶起他的姓名，例如：“您就是××公司的××先生吧？”

二、接名片

客人掏出名片遞過來，你雙手接過后，要迅速掃讀一遍，并確認(rèn)對(duì)方的身份。如果客人沒有名片，你就要在他自我介紹后復(fù)述一遍他所在公司的名稱和他的姓名，以免出現(xiàn)差錯(cuò)。

三、隨機(jī)應(yīng)變

對(duì)于所有的客人，都要熱情周到，在態(tài)度上不應(yīng)有親疏之分。但是在接待的方法上，則要隨機(jī)應(yīng)變，靈活掌握。第一次來訪的客人和常來常往的客人顯然要區(qū)別對(duì)待。

四、不浪費(fèi)客人的時(shí)間

如果是接待有預(yù)約的客人，程序就比較簡(jiǎn)單：把他帶到預(yù)先定好的會(huì)議室，及時(shí)通知預(yù)約的部門或預(yù)約的人就行了。如果客人沒有事先預(yù)約，那么就要詳細(xì)問明客人有什么事、要找誰，再馬上與有關(guān)部門聯(lián)系。

五、在需要“擋駕”的場(chǎng)合

為了讓上司集中精力工作，秘書要對(duì)一些來訪的客人進(jìn)行“過濾”。但除個(gè)別極為特殊的情況秘書可直接“擋駕”外，若上司在辦公室，秘書都應(yīng)該向上司請(qǐng)示，不要僅僅根據(jù)自己個(gè)人的判斷，就說上司不在，將客人回絕掉，因?yàn)樵谀切┍幻貢皳躐{”的客人身上很可能就有上司所需要的信息。

六、在客人較多的時(shí)候

在客人較多的時(shí)候，秘書要堅(jiān)持先來后到的接待原則。即使是總經(jīng)理的座上客，也應(yīng)按先后順序接待。其實(shí)，只要你對(duì)他們點(diǎn)點(diǎn)頭，表示一下歉意：“實(shí)在對(duì)不起，請(qǐng)您稍等一下?！彼麄兇蠖喽紩?huì)理解。

七、不以貌取人

現(xiàn)在有許多推銷人員上門推銷，這多少會(huì)影響前臺(tái)的接待工作。即使如此，秘書也不能表現(xiàn)出一副不耐煩的樣子。當(dāng)他們推銷的時(shí)候，你只須婉言謝絕，他們一般不會(huì)胡攪蠻纏。

八、打電話時(shí)客人來訪

你在打電話時(shí)客人來了，你應(yīng)馬上向客人點(diǎn)頭致意，并放下話筒向?qū)Ψ奖硎厩敢猓骸罢?qǐng)您稍等一下。”之后應(yīng)迅速結(jié)束通話。

九、有空無閑

值班秘書的主要任務(wù)是接待好剛進(jìn)門的客人，一般來說這項(xiàng)工作比較忙，但前臺(tái)也有沒有客人的時(shí)候，這時(shí)秘書就比較空閑了。值班秘書必須牢記，空閑時(shí)間不等于是自己可以自由支配的時(shí)間。第四節(jié)接待要領(lǐng)

一、引領(lǐng)客人

在引導(dǎo)客人去會(huì)客室或招待室時(shí)，秘書應(yīng)在前方距客人兩三步處帶路；在拐彎處或上樓梯的地方，要回頭看一下客人并說“這邊請(qǐng)”，給客人指示方向。如果是外國(guó)客人，要用“Thisway，please”等招呼客人。

二、請(qǐng)客人入座

一般來說，從門口看去最里面的座位是上座；離門口最近的座位是下座。與椅子相比，沙發(fā)是上座。安排座次的基本原則是讓客人坐上座，讓地位高的人坐上座。

三、給客人沏茶

進(jìn)會(huì)客室之前一定要敲門，但并不一定要等到里面說“進(jìn)來”才進(jìn)去。給客人送茶一般要在主賓雙方寒暄和交換了名片之后再送進(jìn)去。

四、介紹的順序

先將本公司的人員介紹給客人；先將職務(wù)低的介紹給職務(wù)高的；一般來說，先將男士介紹給女士，但在聚會(huì)等特殊場(chǎng)合，有時(shí)也需要先介紹女士。第五節(jié)意外情況的處理

一、上司突然不在

客人按照約好的時(shí)間來訪，可是上司因?yàn)橛袆e的急事要辦突然出去了。這時(shí)，秘書應(yīng)向客人說明情況，請(qǐng)求諒解，并征求他的意見：“請(qǐng)?jiān)俚纫粫?huì)兒好嗎？”或者根據(jù)具體情況，把他介紹給有關(guān)部門。

二、上司臨時(shí)改變主意

有時(shí)，上司會(huì)給秘書來個(gè)電話或者寫張紙條，說今天某某客人要來，自己不想見他，讓秘書自己看著辦。當(dāng)這位客人到了之后，秘書不能以上司不想見他為理由而不予安排會(huì)見，而要靈活地找一些借口。

三、接待不速之客

對(duì)于那些不速之客，秘書絕不能因其沒有預(yù)約而怠慢他們，而應(yīng)禮貌把來客讓到接待室，問清來客的姓名、所在的公司、有什么事情，酌情讓有關(guān)部門出面接待。

四、客人問上司在不在有些素不相識(shí)的客人一進(jìn)門不介紹自己的姓名，只是問上司在不在。遇到這種情況，你不能告訴他上司在或不在，而是要繼續(xù)問他：“請(qǐng)問您是……”“逼”他作自我介紹。

五、時(shí)間已到

按照原訂的時(shí)間，上司應(yīng)該見某客人了，可他與另一位客人還沒有談完。在這時(shí)，秘書最好寫一張便條，把某客人的事簡(jiǎn)單地說明一下，進(jìn)辦公室遞給上司。在便條上一定要問：“還要讓某客人等多久？”這樣上司在會(huì)談的同時(shí)便可以對(duì)你的請(qǐng)示作簡(jiǎn)短的指示。第六節(jié)客人離開的時(shí)候

客人離開的時(shí)候，秘書不一定要專門放下自己手中的工作去送他。如果客人路過你的面前，你站起來向他點(diǎn)點(diǎn)頭表示一下就行了。如果客人年紀(jì)大了或者腿腳有些不方便，那你就一定要上前去扶一扶或送送他。第七節(jié)接待投訴的客人

在接待投訴時(shí)，秘書說活必須注意策略。

對(duì)于那些特別容易沖動(dòng)的客人，接待原則是問題解決得越快越好。如果確認(rèn)對(duì)方是無理取鬧，甚至是耍無賴，那就要及時(shí)向上司匯報(bào)，請(qǐng)求采取相應(yīng)的措施。第八節(jié)接待外國(guó)客人

一、尊重對(duì)方習(xí)慣

由于外國(guó)客人來自不同國(guó)家，不僅語言不同，而且風(fēng)俗習(xí)慣也各不相同，因此，接待外國(guó)客人多多少少會(huì)與接待本國(guó)客人有所不同。各國(guó)文化間存在差異，秘書應(yīng)該對(duì)這些文化差異有所了解，做到在接待客人的時(shí)候盡可能地尊重客人的習(xí)慣。

二、預(yù)訂旅館

外國(guó)客人在來公司之前，一般都會(huì)先用電子郵件、信件、電話或傳真將自己到達(dá)的日期和航班通知公司相關(guān)部門。有些客人還會(huì)請(qǐng)公司幫辦理旅館預(yù)訂手續(xù)。如果沒有特別指定要住某個(gè)賓館，秘書應(yīng)幫客人選一個(gè)離公司較近、交通方便和住宿條件較好的旅館。

三、迎來送往

一些重要的客戶來訪，尤其是初次來訪，并需要我方接待時(shí)，到機(jī)場(chǎng)迎接是應(yīng)有的禮節(jié)。接待一般堅(jiān)持對(duì)等原則，如果對(duì)方來的是總經(jīng)理，那么我方也應(yīng)由總經(jīng)理出面接待。

四、觀光旅游

帶外國(guó)客人在本地觀光旅游一般是秘書的任務(wù)。如果是在北京，就可以帶客人去八達(dá)嶺、故宮、頤和園等景點(diǎn)游覽，也可以帶客人去看京劇，吃全聚德的烤鴨，當(dāng)然事前應(yīng)先征詢外國(guó)客人的意見。

五、宴請(qǐng)

在飲食方面，由于國(guó)情不同，再加上一些宗教方面的原因，有些食物對(duì)外國(guó)客人來說是禁忌。所以宴請(qǐng)前應(yīng)坦率地詢問客人有哪些忌口，以便根據(jù)客人的具體情況安排菜單。第十章信息工作

第一節(jié)收集信息的基本原則

第二節(jié)收集信息的范圍

第三節(jié)收集信息的渠道

第四節(jié)收集信息的技巧

第五節(jié)信息的篩選第一節(jié)收集信息的基本原則

一、準(zhǔn)確真實(shí)

秘書為上司收集的信息必須準(zhǔn)確真實(shí)。秘書在把自己收集的信息交給上司之前，不要過于加工，因?yàn)檫@樣常常會(huì)誤把信息中最有價(jià)值的部分去掉，從而使上司很難利用這種信息來作出正確決策。

二、實(shí)事求是

秘書收集的信息不可能都那么完整，秘書不要為了“完善”那些不完整的信息而去自我發(fā)揮?！耙蝗~落而知天下秋”，上司往往能從這些零碎的信息推測(cè)出事情的全部真相。

三、避免“信息污染”

在信息時(shí)代，如果信息太多，反而有可能造成信息污染，“撿了芝麻丟了西瓜”。第二節(jié)收集信息的范圍

一、與公司有關(guān)的信息

公司的一些重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息，如新產(chǎn)品開發(fā)、銷售和促銷等活動(dòng)的信息；預(yù)算、決算、盈利等財(cái)務(wù)方面的信息；招聘、提拔、考核等人事方面的信息。

二、與上司業(yè)務(wù)有關(guān)的信息

上司所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)方面的信息；上司在人、財(cái)、物等方面的權(quán)限；上司出席公司內(nèi)外各種會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)；上司所負(fù)責(zé)部門的運(yùn)營(yíng)和管理的情況。

三、與上司個(gè)人有關(guān)的信息

秘書需要了解上司的一些個(gè)人活動(dòng)。秘書畢竟處于公司信息流的中心，接觸的信息相當(dāng)多，經(jīng)常會(huì)在無意之中接觸到一些涉及上司個(gè)人隱私方面的信息，對(duì)此秘書必須始終如一地保守秘密。

四、流傳于員工中的信息

秘書是上司與各部門及公司員工之間的一座橋梁，所以，秘書有責(zé)任將流傳于公司員工之中的各種信息準(zhǔn)確無誤地傳遞給上司。

五、公司內(nèi)部的信息

為了能迅速地從公司內(nèi)部各部門收集到上司需要的信息，秘書必須了解公司的業(yè)務(wù)流程及各部門的職責(zé)范圍。

六、公司外部資料

為了能迅速而且準(zhǔn)確地給上司提供他所需要的各種信息，秘書在平常就要廣泛關(guān)注各種媒體發(fā)布的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的信息和上司感興趣的信息，如與公司業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)的專業(yè)書籍、上司感興趣的圖書等。第三節(jié)收集信息的渠道

一、互聯(lián)網(wǎng)

毫無疑問，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，對(duì)秘書的工作帶來的影響可以說是革命性的，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)是信息的海洋，各種信息唾手可得。但是，要想順利在互聯(lián)網(wǎng)上尋找到有價(jià)值的信息，就一定要會(huì)熟練使用搜索引擎。

二、報(bào)紙雜志

收集一般的信息，并不是一件很困難的事，大部分可以從各種公開發(fā)行的報(bào)紙雜志上找到。這類信息雖然容易找到，但它們式樣多、容量大，要想熟練地收集、儲(chǔ)存這類信息，也不是一件很簡(jiǎn)單的事。

三、內(nèi)部材料

秘書部門不僅會(huì)收到各部門送上來的各種匯報(bào)材料，而且經(jīng)常會(huì)收到各地分公司或業(yè)內(nèi)同行寄來的各種匯報(bào)材料或情況通報(bào)，這些都是很重要的信息，應(yīng)妥善收集。

四、實(shí)地調(diào)查

有些信息在網(wǎng)上和匯報(bào)材料中都難找到。如果條件允許，秘書就應(yīng)當(dāng)?shù)介T市和同行那里實(shí)地觀察，與有關(guān)人員進(jìn)行直接交流，只有這樣，才能得到第一手材料，掌握真實(shí)的信息。

五、請(qǐng)朋友幫忙收集

對(duì)于某些敏感的信息，不僅在網(wǎng)上和匯報(bào)材料中找不到，就是實(shí)地考察也不一定找得到。所以，有時(shí)只有請(qǐng)朋友幫忙。秘書不能高高在上，而應(yīng)在平時(shí)就要注意建立自己的“信息網(wǎng)絡(luò)”；只有這樣，才能順暢找到那些你想要的信息。第四節(jié)收集信息的技巧

一、熟悉上司

秘書不僅要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪些部門，而且要了解上司目前最關(guān)心的是哪些問題，工作中有哪些新的打算，等等。只有這樣，秘書才能把握自己收集信息的重點(diǎn)，當(dāng)上司需要的時(shí)候，就可以及時(shí)給上司提供相關(guān)信息。

二、廣聞博見

秘書做好信息工作的竅門就是平時(shí)多看、多聽、多問，抱著“三人行，必有我?guī)熝伞钡闹t虛態(tài)度。

三、取得同事配合

為了取得各部門同事的配合，秘書要有一種誠(chéng)懇謙虛的態(tài)度。不管是誰，只要掌握了“信息”，秘書就要虛心向其請(qǐng)教，只有這樣，才能得到他們的信賴，他們才會(huì)知無不言、言無不盡，且言之有物。第五節(jié)信息的篩選

在篩選信息過程中，秘書有時(shí)會(huì)遇到對(duì)一些資料的內(nèi)容把握不了，例如覺得某份資料雖然很重要，但提供的證據(jù)不充分，不知道可信度有多高。遇到這類情況，秘書要與有關(guān)業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，虛心請(qǐng)教，聽聽他們的意見，之后再進(jìn)行鑒別，決定取舍。第十一章上司的日程安排

第一節(jié)概述

第二節(jié)安排工作日程的原則

第三節(jié)制定日程表的方法

第四節(jié)制定日程表的注意事項(xiàng)

第五節(jié)日程表的管理

第六節(jié)安排約見第一節(jié)概述

一、安排工作日程的意義

秘書必須為上司管理好他最珍貴的時(shí)間，讓上司抓住大事和重點(diǎn)，提高工作效率。

二、制定日程表的前提

了解上司的作息習(xí)慣、身體狀況。了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意上司近期的工作重點(diǎn)。第二節(jié)安排工作日程的原則

一、兼顧效率與健康

公司領(lǐng)導(dǎo)人的年齡一般偏大，他們?cè)隗w力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力有限，因此，在安排上司的工作日程時(shí)，不能只顧工作的效率，必須講究張弛之道。

二、事先確認(rèn)

在安排上司的日程時(shí)，無論是一般