供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定(Sedex 4P)

XX有限公司供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-034發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁(yè)次第1頁(yè)共5頁(yè)檔修訂履歷版本修訂內(nèi)容簡(jiǎn)述修訂日期修訂者核準(zhǔn)：________ 審查：________ 修訂者： _XX有限公司供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-034發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁(yè)次第2頁(yè)共5頁(yè)第一章 總則第一條為加強(qiáng)公司客戶信息管理工作，有效地保護(hù)和利用客戶信息，更好地服務(wù)廣大客戶，維護(hù)公司客戶的合法權(quán)益，規(guī)范公司業(yè)務(wù)操作，特制訂本管理辦法。第二條本辦法所稱的客戶信息是指公司在向客戶提供支付清算服務(wù)過程中獲取的各種客戶信息，包括但不限于客戶的注冊(cè)信息、交易信息及活動(dòng)信息等。第三條客戶信息的形式包括過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的與客戶相關(guān)聯(lián)的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第四條 公司及各部門、員工有保護(hù)客戶信息的義務(wù)。第五條客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條公司采購(gòu)部與行政部負(fù)責(zé)客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作：采購(gòu)部負(fù)責(zé)一般用戶的信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理；行政部負(fù)責(zé)重點(diǎn)商戶的信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理。第七條 采購(gòu)部與行政部安排專人負(fù)責(zé)客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)的具體建設(shè)、維護(hù)工作。第八條客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作由公司副總主管，公司各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)本分支機(jī)構(gòu)的客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作負(fù)責(zé)；采購(gòu)部與行政部應(yīng)就客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作雙向匯報(bào)給本分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和企業(yè)發(fā)展副總。第九條公司逐步完善客戶信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度，確?？蛻粜畔踩⑼暾妥钚?，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)客戶信息管理現(xiàn)代化。第三章 客戶信息的管理第十條 整理辦法：方法：以行業(yè)類別和客戶及信息種類為主，立小卷，一事一卷。XX有限公司供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-034發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁(yè)次第3頁(yè)共5頁(yè)2.步驟：收集文書信息：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。電子信息：實(shí)時(shí)收集，及時(shí)保存、備份。整理根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。分類根據(jù)下述分類方法分類立卷區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。第十一條過程管理：公司各業(yè)務(wù)部門操作人員做好平時(shí)文件信息的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交客戶服務(wù)部和商戶服務(wù)部保管。第十二條監(jiān)督：合規(guī)部根據(jù)客戶服務(wù)部和商戶服務(wù)部上報(bào)的客戶信息總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十三條銷毀：須報(bào)企業(yè)發(fā)展副總裁批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十四條客戶信息的分類及編號(hào)：業(yè)務(wù)操作人員以及客戶服務(wù)部、商戶服務(wù)部負(fù)責(zé)客戶信息管理的工作人員經(jīng)人事行政部與合規(guī)部、審計(jì)部聯(lián)合組織的培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。第十五條借閱：因公司需要借閱客戶信息材料的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)客戶重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理外借手續(xù)，經(jīng)合規(guī)部核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。借閱人對(duì)所借閱客戶信息材料必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十六條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。XX有限公司供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-034發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁(yè)次第4頁(yè)共5頁(yè)第十七條實(shí)時(shí)更新：客戶信息管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)客戶的最新動(dòng)態(tài)及時(shí)更新客戶的信息數(shù)據(jù)。第十八條客戶信息數(shù)據(jù)內(nèi)容。包括客戶的注冊(cè)信息、交易信息、活動(dòng)信息以及其他信息等：注冊(cè)信息：包括客戶注冊(cè)成為用戶時(shí)所提交的各種信息以及此后補(bǔ)充的相關(guān)信息；交易信息：包括客戶利用支付網(wǎng)關(guān)服務(wù)從事網(wǎng)上交易行為的相關(guān)信息，涵蓋交易對(duì)方、交易產(chǎn)品種類、價(jià)格、數(shù)量、總金額等信息；活動(dòng)信息：主要指客戶參與優(yōu)搜公司或優(yōu)搜合作伙伴或其他優(yōu)搜客戶組織或協(xié)辦的以及客戶自己發(fā)起的各種活動(dòng)的信息。第十九條信息利用：公司收集的客戶信息主要用于加強(qiáng)與客戶的聯(lián)系、改進(jìn)對(duì)客戶的服務(wù)，完善公司的客戶服務(wù)體系；公司將嚴(yán)格保護(hù)客戶的各種信息，保證這些信息只用于指定的用途。第二十條信息披露：除為配合公安司法機(jī)關(guān)調(diào)查洗錢或其他犯罪行為之需要，遵守已發(fā)生法律效力的執(zhí)行令狀之要求，以及履行其他法律法規(guī)規(guī)定的義務(wù)，公司承諾不會(huì)將客戶的信息提供給其他任何無關(guān)的第三方。第四章檔案?jìng)浞葜贫鹊诙粭l 所有有價(jià)值的客戶信息文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第二十二條 公司盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。第二十三條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，客戶信息的備份盤應(yīng)由審計(jì)部門保存。第五章 處理?xiàng)l例第二十四條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予警告處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：XX有限公司供應(yīng)商、客戶信息制度規(guī)定管理程序文件編號(hào)XH-SA-COP-034發(fā)行日期20XX年12月19日版本/版次A0管控狀態(tài)受控頁(yè)次第5頁(yè)共5頁(yè)（一）毀損、丟失或擅自銷毀客戶信息資料；（二）擅自向外界提供、抄摘客戶信息數(shù)據(jù)；（三）涂改、偽造客戶信息數(shù)據(jù)；（四）未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的客戶信息管理者；（五）未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（客戶信息管理者