RBA-04 RBA內(nèi)審與管理評審管制程序OK

文件名稱RBA內(nèi)審與管理評審管制程序文件編號WJ_RBA-2-04版本頁次制訂部門管代制訂日期20XX.02.01修訂日期1.01/4目的通過有計劃地實施內(nèi)部體系審核，對RBA管理體系中存在的問題及時采取措施予以改進(jìn)，確保管理體系持續(xù)滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，并不斷改進(jìn)和完善，確保本公司RBA管理體系的適宜性、充分性和有效性。2.范圍適用于公司內(nèi)部體系審核過程的控制及管理體系進(jìn)行評審。定義無4.職責(zé)4.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)年度管理審查會議之主持與議題的決策；制定公司的年度經(jīng)營計劃及中長期計劃；負(fù)責(zé)計劃的實現(xiàn)及公司整體績效的核準(zhǔn)；負(fù)責(zé)體系方針、目標(biāo)、承諾、組織結(jié)構(gòu)、管理評審、公司數(shù)據(jù)和資料之批準(zhǔn)，管理者代表之指派及體系成敗之直接責(zé)任。4.2管理者代表：確保RBA管理體系所需過程的建立、實施和改進(jìn)，代表公司與體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)；制定年度的「RBA內(nèi)審計劃」，制定并發(fā)出每次管理評審的會議通知組織管理評審；管理評審會議議題收集與會議決策的追蹤，跟進(jìn)改善行動及效果；負(fù)責(zé)年度稽核計劃及內(nèi)部稽核通知單的核準(zhǔn)，內(nèi)部稽核之首末會議之主持。4.3稽核組：負(fù)責(zé)制定年度稽核＆日常之體系審核計劃和內(nèi)部RBA稽核通知單；內(nèi)部RBA稽核活動之首末次會議之主持；向管理審查會議提報內(nèi)部RBA稽核之結(jié)果，并呈交管理者代表審核。依內(nèi)部稽核通知單準(zhǔn)備查檢表，編制缺點改善報告，追蹤所稽核缺點之改善成效確認(rèn)。4.4管理者代表：協(xié)助稽核組制定RBA審核計劃制定，依審核計劃準(zhǔn)備查檢表，查檢表客戶稽核問題點、外審稽核問題點、政府檢查問題點等，并編制缺點改善報告,追蹤所稽核缺點之改善成效確認(rèn)。4.5相關(guān)部門：負(fù)責(zé)稽核時的陪同、資料的提供，部門目標(biāo)的倡導(dǎo)及實現(xiàn)，對所稽核問題之糾正與預(yù)防措施的制定與實施并不斷努力維持、改進(jìn)RBA管理體系以及管理評審會議資料提報；對RBA管理目標(biāo)之合適性及執(zhí)行績效提出檢討報告。5.內(nèi)審作業(yè)流程5.1內(nèi)審策劃5.1.1常規(guī)內(nèi)審?fù)ǔＣ磕赀M(jìn)行一次，兩次內(nèi)審不超過12個月，管理者代表每年年底制定《年度內(nèi)部體系審核方案》，并報總經(jīng)理審核批準(zhǔn)?！赌甓葍?nèi)部體系審核方案》內(nèi)容包括：5.1.1.1計劃實施的內(nèi)部體系審核；5.1.1.2可能實施的第二方審核；5.1.1.3在公司認(rèn)證機(jī)構(gòu)合同規(guī)定的時間周期內(nèi)，由認(rèn)證機(jī)構(gòu)對公司管理體系進(jìn)行的監(jiān)督審核；5.1.1.4本年度應(yīng)重點審核的過程或部門；5.1.1.5其他與內(nèi)部審核有關(guān)的職責(zé)、資源和程序等。5.1.2以下特殊情況下由管理者代表決定進(jìn)行追加內(nèi)審，并編制追加內(nèi)審計劃：文件名稱RBA內(nèi)審與管理評審管制程序文件編號WJ_RBA-2-04版本頁次制訂部門管代制訂日期20XX.02.01修訂日期1.02/45.1.2.1發(fā)生了嚴(yán)重的社會責(zé)任問題或顧客等相關(guān)方投訴意見較多時；5.1.2.2重大環(huán)境和職業(yè)健康安全事故或相關(guān)方連續(xù)投訴時；5.1.2.3當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求發(fā)生變更時；5.1.2.4公司的領(lǐng)導(dǎo)層、隸屬關(guān)系、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、方針、目標(biāo)指標(biāo)等有重大變化；5.1.2.5第二、三方審核前；5.1.2.6第三方審核后獲得認(rèn)證注冊資格和證書，而證書即將到期又希望繼續(xù)保持認(rèn)證資格。5.2內(nèi)審人員的要求5.2.1內(nèi)審員應(yīng)經(jīng)過正式培訓(xùn)取得證書并經(jīng)公司確認(rèn)資格的人員擔(dān)任。5.2.2內(nèi)審員資格和數(shù)量應(yīng)滿足審核活動的要求。5.2.3內(nèi)審員應(yīng)是與受審核部門無直接責(zé)任關(guān)系的人員。5.3內(nèi)審準(zhǔn)備5.3.1管理者代表指定內(nèi)審組長和內(nèi)審員，組建內(nèi)審組。5.3.2內(nèi)審組負(fù)責(zé)編制《RBA內(nèi)審計劃》并報管理者代表審核批準(zhǔn)，內(nèi)容應(yīng)包括：審核目的、依據(jù)、范圍、時間、受審核部門和審核的要素活動。5.3.3內(nèi)審組長組織審核組成員制定審核專用文件《RBA內(nèi)部審核檢查表》。5.3.4內(nèi)審員收集并集中審閱審核所依據(jù)的文件，審核依據(jù)文件包括管理體系標(biāo)準(zhǔn)、管理手冊、有關(guān)程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、其他有關(guān)法律、法規(guī)及其他相關(guān)方要求、合同等文件。5.3.5內(nèi)審組負(fù)責(zé)將《RBA內(nèi)審計劃》提前一星期向受審核部門發(fā)出，作好內(nèi)審準(zhǔn)備。5.3.6受審核部門收到內(nèi)審?fù)ㄖ?，如果對審核日期和審核主要項目有異議，可在兩天之內(nèi)通知審核組，經(jīng)過協(xié)商再行安排。5.4內(nèi)審實施5.4.1首次會議由內(nèi)審組長主持，參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)審組全體成員，首次會議應(yīng)記錄并保存。5.4.2首次內(nèi)審會議內(nèi)容：5.4.2.1內(nèi)審目的、范圍及日程安排；5.4.2.2內(nèi)審方法和程序；5.4.2.3澄清內(nèi)審計劃中不明確的內(nèi)容。5.4.3現(xiàn)場審核5.4.3.1內(nèi)審員按《RBA內(nèi)部審核檢查表》通過檢查、面談、查閱文件和記錄，觀察RBA社會責(zé)任活動狀態(tài)等方法來收集證據(jù)，并做好現(xiàn)場檢查記錄；5.4.3.2現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)當(dāng)場讓該部門主管人員確認(rèn)不合格事實，以保證不合格項被理解，有利于糾正；5.4.3.3內(nèi)審員負(fù)責(zé)做好有關(guān)現(xiàn)場檢查情況記錄；5.4.3.4內(nèi)審組長召開內(nèi)審組會議，確定不合格項、觀察結(jié)果匯總分析，對受審核部門的管理體系運行做一次總體評價，并填寫《改善行動通知單》。文件名稱RBA內(nèi)審與管理評審管制程序文件編號WJ_RBA-2-04版本頁次制訂部門管代制訂日期20XX.02.01修訂日期1.03/45.4.4召開末次會議5.4.4.1末次會議由內(nèi)審組長主持，參加人員同首次會議；5.4.4.2由內(nèi)審組長報告審核結(jié)果，并作此次內(nèi)審工作總結(jié)。5.5內(nèi)審報告5.5.1內(nèi)審組長負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部體系審核報告》，經(jīng)管理者代表審核批準(zhǔn)。5.5.2審核報告發(fā)放范圍：公司領(lǐng)導(dǎo)、受審核部門、不合格項所涉及的相關(guān)部門。5.6糾正措施的跟蹤和驗證5.6.1內(nèi)審組向責(zé)任部門發(fā)出《改善行動通知單》，受審核部門在收到不符合報告后，對不合格項進(jìn)行原因分析并提出糾正措施；5.6.2審核員負(fù)責(zé)對糾正措施的實施情況進(jìn)行跟蹤檢查，驗證其有效性，并在《改善行動通知單》中做詳細(xì)記錄。5.7內(nèi)審形成的資料由審核組匯總整理后，移交管理者代表，按《記錄管制程序》要求統(tǒng)一保管。5.8內(nèi)審結(jié)果及跟蹤驗證情況應(yīng)當(dāng)提交管理評審，作為管理評審的輸入之一。6.管理評審作業(yè)流程6.1管理評審計劃：6.1.1年度管理評審計劃6.1.1.1一般情況下管理評審每年進(jìn)行一次，每兩次管理評審間隔不超過12個月，管理者代表負(fù)責(zé)制定《RBA管理評審計劃》，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.1.1.2《RBA管理評審計劃》內(nèi)容包括：評審目的；評審范圍；參加人員；評審內(nèi)容；評審準(zhǔn)備工作；評審時間安排等。6.1.2臨時管理評審計劃6.1.2.1在下列情況下，由總經(jīng)理提出，臨時進(jìn)行管理評審。6.1.2.1.1當(dāng)公司的組織結(jié)構(gòu)、資源發(fā)生重大改變與調(diào)整時；6.1.2.1.2當(dāng)公司發(fā)生重大職業(yè)健康安全事故或相關(guān)方連續(xù)投訴時；6.1.2.1.3當(dāng)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求發(fā)生變更時；6.1.2.1.4當(dāng)總經(jīng)理認(rèn)為有必要時。6.1.2.2管理者代表負(fù)責(zé)編制臨時《RBA管理評審計劃》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.2管理評審輸入6.2.1內(nèi)審的結(jié)果，以及組織應(yīng)遵守的法律法規(guī)和其他要求符合性評價的結(jié)果；6.2.2參與和協(xié)商的結(jié)果；6.2.3員工滿意的信息，包括員工投訴；6.2.4與外部相關(guān)方的相關(guān)溝通信息，包括投訴；6.2.5RBA目標(biāo)與指標(biāo)達(dá)成的程度；6.2.6事件調(diào)查、糾正措施與預(yù)防措施的狀態(tài)；6.2.7先前管理評審的跟蹤措施；文件名稱RBA內(nèi)審與管理評審管制程序文件編號WJ_RBA-2-04版本頁次制訂部門管代制訂日期20XX.02.01修訂日期1.04/46.2.9形勢的變化，包括法律法規(guī)和其它要求的發(fā)展；6.2.10供應(yīng)商及外包商的績效；6.2.11RBA方針、政策的適宜性；6.2.12RBA社會責(zé)任風(fēng)險及應(yīng)對措施6.2.13改善的建議。6.3管理評審輸出6.3.1對RBA管理體系持續(xù)適宜性、充分性和有效性的評價；6.3.2改善和保持RBA管理體系績效及其過程有效性所需的改進(jìn)；6.3.3與顧客等相關(guān)方要求有關(guān)的改進(jìn)；6.3.4為實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)而做出的和方針、目標(biāo)以及其他RBA管理體系要素的修改有關(guān)的決策和行動；6.3.5資源需求，包括因外部環(huán)境和內(nèi)部條件的變化而導(dǎo)致的對資源適宜性的考慮以及改進(jìn)所引起的資源需求。6.4管理評審會議6.4.1管理者代表負(fù)責(zé)將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的《RBA管理評審計劃》提前一周分發(fā)到各個部門，由部門經(jīng)理準(zhǔn)備并提供與本部門工作有關(guān)的評審所需的資料，并做好參評準(zhǔn)備。6.4.2總經(jīng)理主持評審會議，各部門經(jīng)理和有關(guān)人員參加。6.4.3參加評審會議人員對《RBA管理評審計劃》的評審內(nèi)容進(jìn)行逐項評審。6.4.4總經(jīng)理對所涉及評審內(nèi)容做出結(jié)論。6.4.5總經(jīng)理對評審后改進(jìn)活動提出明確要求(包括體系、資源、方針、目標(biāo)、文件是否調(diào)整，是否需要進(jìn)行體系、過程和活動的審核等)。6.5管理評審報告6.5.1管理者代表對管理評審的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，編寫《RBA管理評審報告》，管理者代表審核后提交總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理者代表負(fù)責(zé)發(fā)至相關(guān)部門。6.5.2《RBA管理評審報告》的內(nèi)容包括：評審目的；評審日期；參加評審人員；評審的內(nèi)容及結(jié)論；采取的糾正及預(yù)防措施。6