公司印章管理制度

公司印章管理制度1.

目的規(guī)范公司印章管理，保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性、安全性，維護(hù)公司合法利益。2.

適用范圍本制度適用于公司及其各關(guān)聯(lián)公司及所屬分公司、子公司的行政公章、專用印章及簽名印章。3.

定義3.1行政公章：在公安機(jī)關(guān)登記備案、冠以公司法定名稱的代表公司的印章。3.2專用印章：為方便工作聯(lián)系，專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、報(bào)關(guān)專用章、發(fā)票專用章等業(yè)務(wù)專用章，以及公司各部門印章。3.3簽名印章：公司法人代表、公司授權(quán)部門或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)刻制的用于公司公務(wù)的印章。4.

印章的刻制4.1申請(qǐng)：填寫《印章刻制申請(qǐng)單》（附件一），按權(quán)限審批后提交至行政服務(wù)部統(tǒng)一刻制。4.2審批：4.2.1行政公章、法人名章需刻制，由行政服務(wù)部申請(qǐng)，主管行政的副總裁審批，總裁批準(zhǔn)。4.2.2冠以公司名稱的專用印章刻制，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核，行政服務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，申請(qǐng)部門主管副總裁、總裁批準(zhǔn)。4.2.3不冠公司名稱的其他專用印章（如放行章、收發(fā)章等），由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核、主管副總裁批準(zhǔn)。4.2.4簽名印章由本人及所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.3刻制：各類印章由行政服務(wù)部統(tǒng)一刻制，行政公章和冠公司名稱的業(yè)務(wù)專用印章須到公安機(jī)關(guān)相關(guān)部門辦理刻制備案手續(xù)。4.4備案啟用：印章刻制后由行政服務(wù)部統(tǒng)一做印模備案，填寫《印章登記卡》（附件二）存檔，明確保管部門、保管人員等信息后移交啟用。5.

印章的保管5.1行政服務(wù)部對(duì)所有印章保管信息登記備案，填寫《印章管理登記表》（附件三），如印章管理人員調(diào)動(dòng)，需及時(shí)到行政服務(wù)部變更。5.2實(shí)行專人管理：行政公章、合同專用章、法人名章由行政服務(wù)部指定專人管理；其他專用印章由保管部門指定專人管理；其他個(gè)人簽名印章由本人或其授權(quán)人管理。5.3財(cái)務(wù)專用章、法人名章（財(cái)務(wù)專用）等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。5.4印章保管必須安全可靠，加鎖保存，若遇節(jié)假日應(yīng)將印章封存；印章保管人因事離崗時(shí)需將印章委托他人臨時(shí)保管，做好交接手續(xù)。5.5印章需有專用盒子存放，避免污損；用印時(shí)應(yīng)襯墊硬膠，防止印章破損。5.6行政服務(wù)部每季度檢查各部門印章使用、維護(hù)情況；印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，印章管理人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并向行政服務(wù)部備案。6.

印章的使用6.1用印范圍6.1.1行政公章：公司簽發(fā)的行政文件；公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；由公司出具的證明及有關(guān)材料；公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；公司章程、制度；員工的任免、聘用、調(diào)動(dòng)等。6.1.2法人名章：需加蓋法人名章的合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事任免等文件。6.1.3業(yè)務(wù)專用章：僅用于規(guī)定的專項(xiàng)業(yè)務(wù)，不得用于其他。合同專用章：以公司名義對(duì)外簽署的各類商務(wù)合同。財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章（財(cái)務(wù)專用）：僅限用于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)業(yè)務(wù)。6.1.4部門印章：除人力資源部部門章可對(duì)外用于開具在職證明、離職證明等員工個(gè)人信息證明外；其他部門章僅限于公司內(nèi)部工作使用，不得對(duì)外。6.2用印程序6.2.1建立印章管理登記制度，使用、領(lǐng)取、歸還印章應(yīng)登記和審批。6.2.2申請(qǐng)使用印章，需（在OA系統(tǒng)上）填寫《印章使用申請(qǐng)表》（附件四）或《合同審查表》提出申請(qǐng)，提交相關(guān)人員按權(quán)限審批。6.2.3文件中已有相關(guān)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽批，該文件可直接用印，無需單獨(dú)填寫《印章使用申請(qǐng)表》。6.2.4印章保管人員需嚴(yán)格檢查《印章使用申請(qǐng)表》或《合同審查表》審批手續(xù)是否齊全，核對(duì)用印內(nèi)容與審批內(nèi)容是否一致、多份用印內(nèi)容是否一致等，無誤后方可用印。6.3審批權(quán)限6.3.1加蓋行政公章：a)一般文件申請(qǐng)用印由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理及以上）審批；審批人出差期間需授權(quán)，以郵件形式通知相關(guān)人員；如因跨地區(qū)工作需長期授權(quán)，以書面形式經(jīng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；b)以公司名義發(fā)布對(duì)內(nèi)行政公文或?qū)ν庑姓藕刃姓募?，或關(guān)系公司重大項(xiàng)目決策、融資、擔(dān)保等業(yè)務(wù)，需由主管業(yè)務(wù)副總裁審核，總裁批準(zhǔn)；c)履行合同過程中的文件(如合作月報(bào)、月結(jié)單、對(duì)賬單、采購單等)加蓋公章，填寫《印章使用申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明所屬合同號(hào)和合同名稱，按照合同審批權(quán)限執(zhí)行審批；尚未簽訂合同的，應(yīng)當(dāng)先審批合同，與合同一并申請(qǐng)蓋章，不得單獨(dú)申請(qǐng)用??；d)員工收入證明加蓋公章，經(jīng)人力資源部薪酬主管及以上審批即可。6.3.2加蓋專用印章：a)業(yè)務(wù)專用章及部門印章，由保管部門依據(jù)本制度制定管理規(guī)則，并交行政服務(wù)部備案，印章保管部門負(fù)責(zé)人對(duì)印章使用情況負(fù)責(zé)；b)各類商務(wù)合同憑經(jīng)過各相關(guān)部門審批的《合同審查表》申請(qǐng)加蓋合同專用章，無需單獨(dú)填寫《印章使用申請(qǐng)表》。6.3.3加蓋簽名印章：a)法人名章：在合同上如需在加蓋合同專用章的同時(shí)加蓋法人章，可憑《合同審查表》申請(qǐng)用印，無需單獨(dú)審批；財(cái)務(wù)、稅務(wù)、銀行方面的報(bào)表、單據(jù)，訴訟方面的授權(quán)委托書、起訴狀等，需在加蓋公章、財(cái)務(wù)專用章的同時(shí)加蓋法人章，可在《印章使用申請(qǐng)表》中注明，無需單獨(dú)審批；其他情況需要在文件上單獨(dú)或共同加蓋法人章的，需經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、業(yè)務(wù)主管副總裁審批;涉及公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，如授權(quán)性材料等，還應(yīng)先行經(jīng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部審查；b)其他簽名印章由印章所有人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。6.3.4各業(yè)務(wù)部門審批人在審批用印文件時(shí)，如發(fā)現(xiàn)文件可能導(dǎo)致公司產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)或在法律上承擔(dān)不利的后果，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)就文件內(nèi)容咨詢法務(wù)部或律師，征求法律意見；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，還應(yīng)征詢知識(shí)產(chǎn)權(quán)部的意見；印章保管人員發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)用印的文件存在上述問題時(shí)，有權(quán)要求申請(qǐng)人先征求法律意見，或直接咨詢法務(wù)部、知識(shí)產(chǎn)權(quán)部或律師的意見。6.4用印規(guī)范6.4.1原則上由印章保管人用印，其他人不得代取代用，特殊情況下可在印章保管人監(jiān)督下用印。6.4.2嚴(yán)禁員工私自將印章帶出公司使用，因工作特殊確需帶印外出，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》按上述規(guī)定審批后，報(bào)申請(qǐng)部門主管副總裁批準(zhǔn)、印章保管部門負(fù)責(zé)人知悉，由印章保管人或指定人員攜章到場監(jiān)印。6.4.3嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、證明、介紹信等文件、紙張上用印，因工作特殊確需用印，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》按上述規(guī)定審批后，報(bào)申請(qǐng)部門主管副總裁批準(zhǔn)、印章保管部門負(fù)責(zé)人知悉；待工作結(jié)束后，須及時(shí)向批準(zhǔn)用印領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用印空白文件的使用情況，已使用的用印文件按制度登記存檔，未使用的立即收回作廢。6.4.4用印需規(guī)范，蓋出的印章應(yīng)端正、清晰、美觀，落款處加蓋的印章應(yīng)"騎年蓋月"；嚴(yán)格按審批數(shù)量用印，多蓋、錯(cuò)蓋的一律立即作廢。7.

印章的停用7.1因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱變更、印章磨損、印章丟失等原