檔案管理制度樣本

檔案管理制度總則根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》關于規(guī)定，并結(jié)合吉林省鉅城地產(chǎn)投資有限公司（如下簡稱：公司）實際狀況，特制定本制度。公司檔案是公司從事房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營與管理活動中形成所有歷史記錄，涉及有保存價值各種文字記錄、圖紙、圖表、聲像以及實物等。公司檔案管理工作是同公司各項經(jīng)營活動密切有關，是公司基本管理工作重要構成某些，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權益一項工作。因而，公司各級領導必要注重和加強檔案管理工作，任何部門和個人不得擅自保存應歸檔文獻資料。檔案管理原則公司檔案堅持集中統(tǒng)一管理原則，公司所有檔案由行政部負責統(tǒng)一歸檔管理（財務檔案除外），確因工作需要，經(jīng)關于領導批準后，各部門可留存復印件。檔案管理人員要堅持原則，鉆研業(yè)務，并為公司保守秘密。檔案范疇公司檔案范疇：（一）、公司設立、變更、登記等方面資料；（二）、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成資料；（三）、公司經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理方面資料。涉及但不限于：1、公司內(nèi)部規(guī)章制度、管理辦法；2、公司在項目立項、手續(xù)辦理、規(guī)劃設計、招標采購、工程建設、竣工驗收、市場營銷、設備維保等階段性或?qū)ｍ椆ぷ髦行纬少Y料圖紙、規(guī)程原則、檢查記錄、研究決策、簽批記錄、會議記要等；3、公司與合伙單位合同、合同、往來文獻、信函、傳真，律師意見及建議；4、公司各階段或各專項工作中，獲得政府主管部門批復、批件、證書或關于領導批示、批示等；5、公司外來文獻，涉及：收文、法律、法規(guī)、國標與行業(yè)原則等；6、公司大事記、年度工作總結(jié)等。（四）、公司財務管理方面資料；（注：公司財務檔案管理辦法另行規(guī)定）（五）、公司人事管理方面資料；（注：公司人事檔案管理辦法另行規(guī)定）（六）、其她具備運用和保存價值資料。檔案建檔管理文獻檔案管理（一）、各部門要指定專人管理檔案，經(jīng)辦人員辦理完畢檔案應及時移送行政辦公室歸檔，歸檔文獻資料必要是原始文獻資料。筆跡要清晰，要用黑、藍色墨水書寫或打印，圖面整潔不褪色，各種會簽手續(xù)齊全。（二）、圖紙歸檔規(guī)定折疊為統(tǒng)一幅面，統(tǒng)一幅面為：圖紙A4幅面，琴式折疊，標題露在外面。卷內(nèi)文獻按照文獻形成時間順序排列。按照批復在前，請示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后原則立卷。同一事件文獻和簽報應立在一卷。部門經(jīng)理或負責人為負責人。（三）、移送檔案要填寫《檔案移送單》（見附件一），移送清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。（四）、行政辦公室對已收集檔案資料進行分類、登記、編號，納入尋常管理。（五）、檔案使用部門或人員，負有保管檔案責任，防止檔案丟失與損毀，未經(jīng)容許，不得復制、復印檔案文獻，不得將檔案借出公司。電子檔案管理（一）、嚴格執(zhí)行電子檔案訪問權限，如需調(diào)閱檔案需由有關部門領導簽字批準，由管理員提供打印出紙件。（二）、對管保電子檔案電腦要每周進行一次殺毒，定期備份檔案資料，及時對歸檔電子件進行更新、整頓、填加索引、目錄。（三）、歸檔電子文獻每季度刻制一次光盤，并妥善標示保存。歸檔時間與份數(shù)（一）、檔案文獻應在辦理完畢后及時歸檔。關于建設工程方面圖紙及技術資料，應在工程項目竣工后一種月內(nèi)將所有圖紙、技術資料移送行政辦公室歸檔。（二）、檔案資料普通歸檔一份，依照使用頻繁限度可恰當增長份數(shù)。檔案保管期限及保密級別檔案保管期限分為：永久、長期、短期三種，長期為，短期為、5年、1年。擬定公司檔案保管期限原則：（一）、凡是記述和反映公司重要職能活動和基本歷史面貌，對公司基本建設、經(jīng)營管理和歷史研究有長遠運用價值重要文獻材料，列入永久保管范疇。（二）、凡是反映公司普通工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有考察運用價值文獻材料，列入長期保管范疇。（三）、只在短期內(nèi)對公司工作有參照運用價值文獻材料，列為短期保管。介于兩種保管期限之間文獻材料，則從長保存。（四）、擬定檔案保管期限，一定要全面分析鑒別檔案現(xiàn)實作用和歷史作用，精確鑒定保管期限。公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。（一）、絕密檔案指最重要公司秘密，泄露會使公司利益受到特別嚴重損害，是公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益重要決策文獻、技術資料為絕密級。普通體現(xiàn)為僅公司高管以上層級領導知曉文獻、信息。（二）、機密檔案指重要公司秘密，泄露會使公司利益受到嚴重損害。公司規(guī)劃、財務報表、記錄資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營狀況、職工工資性收人（職工工資性收入普通為秘密，但結(jié)合我公司實際，在我公司應屬機密）為機密。普通體現(xiàn)為僅限于公司中層以上領導知曉、公司內(nèi)部個別人員或團隊知曉公司文獻、信息。（三）、秘密檔案指普通公司秘密，泄露會使公司利益受到普通危害或損失。公司人事檔案、合同、合同、尚未進人市場或尚未公開各類信息為秘密級。普通體現(xiàn)為不對外公開普通性公司內(nèi)部文獻。檔案編號管理檔案編號管理（一）、檔案編號要做到科學合理，簡樸明了，保證檔案運用系統(tǒng)性和有效性，檔案編號以一案一號為原則自左而右編列，詳細編號辦法可參照《公司文獻編號管理規(guī)定》。（二）、右方裝訂案件，應將檔號填寫于案件封面左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。（三）、檔案案卷要有封面，封面需要有文獻名稱、時間及卷號內(nèi)容，每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目錄表”，案件歸檔時依序編號登記，并以每一案一種“目錄”為原則。檔案借閱絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案借閱必要通過審批，可到行政部領取《檔案借閱審批單》（見附件二），由總經(jīng)理及部門經(jīng)理批準后，可以短期借閱，最多為10天，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理及部門經(jīng)理審批。借閱時需要填寫《檔案借閱登記表》（見附件三）。檔案借閱者應負責檔案完整，不得擅自影印、復制,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、增長標注，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情解決。對貴重易損檔案，應制成復制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復印件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。公司員工調(diào)離我司時，應及時將借閱檔案歸還，經(jīng)審查無誤后，方可調(diào)離。檔案銷毀對超過保存期限檔案，管理人員應登記造冊，填寫《檔案資料銷毀審批表》（見附件四）,經(jīng)行政部長和形成檔案部門共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準銷毀檔案，可單獨存儲半年，經(jīng)驗證無保存價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案必要在指定地點進行，并派專人監(jiān)銷，禁止對銷毀檔案作為它用，或作廢紙出售，文獻銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案資料銷毀審批表》上簽字。附則公司項目結(jié)束或者公司終結(jié)、解散時，檔案應移送控股股東或本地國家檔案館。上級主管部門對公司檔案管理另有規(guī)定和規(guī)定，從其規(guī)定和規(guī)定。本制度未盡事宜，由公司行政部負責解釋。本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。附件:1檔案移送單2檔案借閱審批單3檔案借閱登記表4檔案資料銷毀審批表附件一檔案移送單移送部門：文獻名稱文獻編號文獻總頁數(shù)歸檔編號保管期限歸檔時間送交人接受人闡明:附件二檔案借閱審批單年月日借閱部門申請借閱人提供人檔案資料名稱及編號借閱事由借閱期限方式□查閱□借出□復制□掃描□其他部門負責人意見總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批檔案借閱審批單年月日借閱部門申請借閱人提供人檔案資料名稱及編號借閱事由借閱期限方式□查閱□借出□復制□掃描□其他部門負責人意見總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批附件三檔案借閱登記表借閱日期借閱部門批準人借閱檔案名稱檔案編號頁數(shù)借閱人歸還日期歸還狀況收檔人備注