周年慶典及客戶答謝會專項(xiàng)方案

深度合作，發(fā)展共贏“XXXX產(chǎn)業(yè)集團(tuán)成立15周年慶典暨用戶答謝會”策劃方案（初稿）7月8日目錄一、活動概述 31、活動介紹 32、活動時間 33、活動地點(diǎn) 34、參會對象及人數(shù) 35、活動目標(biāo) 4二、活動策略 41、活動專題 42、活動思緒 43、活動板塊 44、活動創(chuàng)意設(shè)計(jì) 4三、部門及人員分工 51、人員及工作安排 52、關(guān)鍵工作立即間節(jié)點(diǎn) 63、具體工作時間表 6四、活動內(nèi)容及步驟 8五、費(fèi)用預(yù)算 9六、活動控制 101、費(fèi)用控制和步驟 102、會議控制 113、參觀和旅游控制 114、晚會控制 115、用戶便利和安全 116、用戶對接 12七、預(yù)案 12八、宣傳和效果 12一個成功會議，能夠快速提升品牌著名度、建立良好客情關(guān)系、簽署訂單和建立營銷體系，還可經(jīng)過會議集中向用戶展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展成就、未來前景；將企業(yè)文化和品牌價(jià)值傳輸給用戶，同時為明年銷售奠定基礎(chǔ)?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，一個成功會議，要做到會前有計(jì)劃、會中有秩序、會后有跟進(jìn)，方才有可能達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。成立活動組委會、明確分工、負(fù)責(zé)到人、對于會議中每一個步驟、每一個細(xì)節(jié)全部要有充足安排和準(zhǔn)備，靈活處理、并做好危機(jī)處理應(yīng)對方法等，各部門、各人員相互協(xié)調(diào)合作，方能確?；顒禹樌e行和圓滿成功。一、活動概述1、活動介紹用戶答謝會，經(jīng)過會議、慶典、晚會、參觀、旅游等形式和內(nèi)容，將XXX企業(yè)文化及發(fā)展遠(yuǎn)景和用戶進(jìn)行充足溝通，以使用戶真正了解到XXX品牌價(jià)值，實(shí)現(xiàn)合作共贏。在活動方案活動企業(yè)審批后，向用戶發(fā)送邀請信（請柬），經(jīng)過銷售人員溝通，確定到會人員，企業(yè)依據(jù)到會人員具體信息安排住宿、交通、餐飲，并根據(jù)預(yù)先活動步驟進(jìn)行。2、活動時間待定（初步根據(jù)12月15日-16日時間進(jìn)行安排）3、活動地點(diǎn)待定（4-5星級賓館，要求有能夠容納240人左右大型會議室、100間標(biāo)準(zhǔn)間、專業(yè)演出臺、可同時容納參會人員就餐餐廳等）4、參會對象及人數(shù)渠道商、終端用戶、戰(zhàn)略合作伙伴、媒體，估計(jì)200人，企業(yè)職能部門人員30人，總計(jì)共230人。5、活動目標(biāo)（1）借助15周年慶典，向用戶展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力和行業(yè)地位；（2）增強(qiáng)企業(yè)和用戶交流，傳輸企業(yè)信息和文化，增強(qiáng)認(rèn)同感；（3）提升用戶品牌忠誠度、美譽(yù)度；（4）簽署合作協(xié)議，為銷售奠定基礎(chǔ)；二、活動策略1、活動專題深度合作，發(fā)展共贏-XXX測量產(chǎn)業(yè)集團(tuán)成立15周年慶典暨用戶答謝會。2、活動思緒以15周年慶典和答謝用戶作為整個活動各板塊、步驟創(chuàng)意基礎(chǔ)。3、活動板塊整個活動分為以下多個板塊：15周年慶典、企業(yè)參觀、用戶答謝晚宴、旅游（會議前組織和會后送用戶不作為活動整體板塊內(nèi)容）。4、活動創(chuàng)意設(shè)計(jì)各版塊創(chuàng)意緊緊圍繞專題，深化記憶（1）多種外在宣傳物料，均以企業(yè)LOGO和活動專題相互銜接，對外形象統(tǒng)一，傳輸理念清楚；（2）小禮品使用：鑒于會議時間為12月，天氣嚴(yán)寒，可設(shè)計(jì)制作一條含有“XXX色彩”圍巾贈予用戶，這么在晚會、旅游時能夠形成一道獨(dú)特景色，一個晚會元素；（3）用戶簽到墻：在晚會入場時，在門口設(shè)置簽到墻，和會人員入場發(fā)一張彩色紙，依據(jù)簽到墻顏色提醒將彩色紙貼到背景上，簽到后，背景上將展現(xiàn)出一幅緊緊圍繞活動專題像素畫；（4）為了營造效果，拉近用戶和企業(yè)之間距離，晚會開始時，可由企業(yè)管理人員和部分用戶代表，合唱歌曲，如“在路上”“我相信”等；（5）參觀時，在企業(yè)大廳內(nèi)，制作“15周年歷程展示墻”，向用戶展示企業(yè)發(fā)展軌跡；（6）晚會游戲步驟，入場嘉賓，每人發(fā)一張卡片，在游戲步驟，抽取卡片號碼參與游戲，游戲獲勝者取得禮品，并可抽取會議獎品。三、部門及人員分工1、人員及工作安排名稱負(fù)責(zé)事務(wù)責(zé)任人組委會主任全方面負(fù)責(zé)活動行政副總副主任具體管理工作、監(jiān)督、推進(jìn)行政部責(zé)任人、市場部責(zé)任人酒店主管負(fù)責(zé)酒店預(yù)定、房間安排、餐飲、慶典會場部署、攝影、錄像、領(lǐng)導(dǎo)賀詞和講演稿、企業(yè)宣傳載體等市場部門用戶主管用戶邀請、用戶具體信息登記、用戶接待、用戶對接、送用戶、飛機(jī)票、火車票預(yù)訂等銷售部門晚會責(zé)任人晚會主持人、節(jié)目編排、晚會舞臺部署、演出人員服裝、化妝等行政人事部門后勤主管車輛安排；企業(yè)參觀管理；旅游；紀(jì)念品、會議用具、酒水煙、獎品、橫幅、鮮花、展架、桁架、宣傳冊、禮品袋等購置和制作等采購部門2、關(guān)鍵工作立即間節(jié)點(diǎn)序號工作內(nèi)容時間節(jié)點(diǎn)1和會用戶人數(shù)統(tǒng)計(jì)11月5日2酒店預(yù)訂11月7日3多種宣傳物料、禮品準(zhǔn)備到會11月30日4簽四處及簽到人員到位12月13日22時5會場部署12月14日22時6晚會部署12月15日15時3、具體工作時間表工作職責(zé)表部門工作細(xì)則完成時間備注市場部門1、活動方案確實(shí)定10月31日活動方案審批后，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作全方面開始2、酒店選擇、客房和餐飲預(yù)訂11月18日3、宣傳資料設(shè)計(jì)：包含宣傳冊、招商手冊、單頁、企業(yè)介紹、條幅、展架、簽四處、晚會背景燈設(shè)計(jì)11月23日4、宣傳片制作、錄像及攝影確實(shí)定11月12日5、慶典會場部署12月14日6、企業(yè)宣傳PPT（包含產(chǎn)品）、領(lǐng)造成辭等11月30日7、用戶簽到管理12月3日銷售部門1、用戶邀請，確定到會人數(shù)11月5日2、用戶溝通、新品推介、合作意向12月14日-15日3、預(yù)訂用戶返程飛機(jī)票、火車票12月14日用戶抵達(dá)后確定返程時間及方法行政人事部門1、主持人、演出節(jié)目排練，最終舞美方案11月30日控制在1個小時內(nèi)2、演出人員服裝、化妝安排等12月12日3、晚會舞臺部署12月15日12-15點(diǎn)采購部門1、用戶接送車輛、企業(yè)日用車輛安排12月10日2、會議物資選定：煙、酒、工牌、胸牌、二十四小時聯(lián)絡(luò)卡、署名簿、花卉、節(jié)目單12月11日3、招待用具，包含煙、茶、水、飲料、餐巾紙、水果、零食、鮮花12月11日4、會議禮品定制11月30日5、會展部署所需海報(bào)、X展架、橫幅、指示牌、桁架租用等外在宣傳制作和確定11月30日6、參觀路線確實(shí)定、企業(yè)及車間環(huán)境維護(hù)12月10日四、活動內(nèi)容及步驟序號日期活動內(nèi)容時間地點(diǎn)備注112月14日迎接用戶、簽到、安排住宿8:00-21:00酒店50元/人餐飲標(biāo)準(zhǔn)2對接用戶21:00-22:303住宿412月15日早餐7:30-8:00酒店餐廳5會議董事長歡迎詞8:30-8:35酒店會議室6總經(jīng)理講歷史和成就8:35-10:007茶歇10:00-10:10果品、茶點(diǎn)8會議行業(yè)教授培訓(xùn)10:10-11:40行業(yè)教授9午餐及午休11:40-13:30800元/桌，23桌10會議新品推介13:30-14:1511用戶代表講話14:15-14:452-3人12參觀企業(yè)及車間參觀、合影14:45-16:45企業(yè)13休息16:45-17:00酒店14晚會用戶答謝晚宴17:00-20:30酒店會議室包含演出人員及工作人員，1000元/桌，25桌15對接用戶20:30-22:00酒店16住宿17早餐7:00-7:30酒店餐廳1812月16日旅游7:30-18:001日游，210人，每人300元，10人為企業(yè)陪同人員19晚餐18:00-19:00酒店餐廳60元/人自助餐20住宿酒店2112月17日早餐7:00-12:00酒店22退房、送用戶五、費(fèi)用預(yù)算序號類別內(nèi)容費(fèi)用（元）備注1用戶往返交通用戶往返交通費(fèi)用10根據(jù)往返火車臥鋪600元預(yù)算，臥鋪票實(shí)報(bào)實(shí)銷，最多負(fù)擔(dān)臥鋪費(fèi)用2住宿餐飲費(fèi)用住宿費(fèi)用600002天，100間/天，300元/間3餐飲6540014日晚50元/人，50元*200人=10000元：15日中午800元/桌，23桌，18400元，晚上1000元/桌，25桌，25000元；16日晚餐60元/人，200人，1元；4會議費(fèi)用會議室50005教授培訓(xùn)費(fèi)用100006全程攝像、拍照費(fèi)用50007宣傳品費(fèi)用0包含請柬、展架、易拉寶、手提袋、會議筆記本、筆、會議步驟表、二十四小時聯(lián)絡(luò)卡、拉網(wǎng)展架、桁架、條幅、氣球、拱門等8禮品和會人員禮品、優(yōu)異用戶（渠道商）獎?wù)?、晚會抽獎禮品等36000定制禮品100元，200人，累計(jì)0元；圍巾20元/條，4000元；抽獎獎品10000元；元優(yōu)異用戶獎?wù)隆?煙酒食品10000晚宴提供酒150元/桌，30瓶，4500元；煙酒、飲料、純凈水、水果、零食等10晚會節(jié)目10000主持人、節(jié)目編排、服裝、化妝凳11旅游6300012車輛費(fèi)用5000車輛過路費(fèi)用、油費(fèi)等13其它費(fèi)用3000發(fā)送邀請信、禮品運(yùn)輸費(fèi)用等小額支出費(fèi)用11累計(jì)412400六、活動控制在整個活動準(zhǔn)備和實(shí)施過程中，各部門人員人盡其責(zé)，對在過程中發(fā)覺問題進(jìn)行和組委會溝通，激勵“補(bǔ)位”精神。1、費(fèi)用控制和步驟（1）活動單獨(dú)設(shè)計(jì)“費(fèi)用審批單”，在活動方案中提及費(fèi)用均以審批單形式，報(bào)組委會主任審批后，方可支出。（2）宣傳物料：多種宣傳物料包含展架、易拉寶、手提袋、會議步驟表、二十四小時聯(lián)絡(luò)卡、簽四處、晚會舞臺背景、氣拱門、氣球等，均由設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)后，提交組委會主任審批，由采購部門根據(jù)時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行制作。（3）活動截止時間為12月17日中午，退房后，企業(yè)將不負(fù)擔(dān)用戶在XXX其它費(fèi)用，到時將為臨時不離開XXX用戶介紹旅行社和其它商務(wù)酒店；2、會議控制（1）講話文字：董事長、總經(jīng)理、技術(shù)人員、銷售人員等在會議講話稿或PPT，均由組委會主任進(jìn)行審閱，報(bào)董事長進(jìn)行審批后，方可使用。（2）在活動時間確定后，應(yīng)對董事長、總經(jīng)理日常安排進(jìn)行確定，確保能夠順利參與會議。3、參觀和旅游控制（1）參觀由后勤主管進(jìn)行監(jiān)督和管理，并用氣拱門、氣球等對企業(yè)進(jìn)行裝飾；彰顯喜慶色彩；（2）旅游由旅游企業(yè)負(fù)責(zé)，企業(yè)委派人員陪同、協(xié)調(diào)；4、晚會控制（1）晚會在不影響正常工作情況下，有職員自編自演，可邀請專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)，各節(jié)目主動向上，和“15周年慶典、用戶答謝”親密聯(lián)絡(luò)，晚會之中穿插優(yōu)異用戶表彰，游戲抽獎等步驟，時間控制在90分鐘內(nèi)；（2）晚會節(jié)目安排、抽獎、游戲步驟，將在11月30日以前開專題會議給予確定；5、用戶便利和安全（1）參會企業(yè)人員均佩戴工牌，便于和會嘉賓了解其職位和工作你，便于溝通；（2）對和會嘉賓每人發(fā)送活動步驟表和二十四小時聯(lián)絡(luò)卡，方便和會人員在任何時間聯(lián)絡(luò)到相關(guān)工作人員；（2）組委會準(zhǔn)備常見藥品，以處理天氣等外界原因造成和會嘉賓身體不適時，能夠在第一時間處理。6、用戶對接在14日、15日晚，可由企業(yè)高管攜業(yè)務(wù)人員對20%關(guān)鍵用戶進(jìn)行造訪，增強(qiáng)用戶品牌忠誠度和美譽(yù)度。七、預(yù)案1、和會嘉賓人數(shù)：和會人數(shù)直接關(guān)系到會議整體安排、費(fèi)用支出、活動效果等，所以銷售人員應(yīng)在邀請信發(fā)出后確定、會議前確定、用戶日程安排確定等，假如在會議時，和會人員未到，應(yīng)立即通知組委會，立即對相關(guān)安排進(jìn)行調(diào)整，以降低損失；對部分關(guān)鍵用戶，應(yīng)有銷售部門責(zé)任人主動聯(lián)絡(luò)，確保到會；2、為了確?；顒诱＿M(jìn)行，在設(shè)置專員確保會議在酒店、企業(yè)等區(qū)域不被外界原因所打攪；3、活動中得用戶代表講話步驟，應(yīng)安排1-2名忠誠用戶，以防無人講話情況發(fā)生；八、宣傳和效果1、活動全程，邀請2-3家和企業(yè)含有親密往來媒體人員參與，全程感受活動組織和進(jìn)行，讓其切實(shí)感受到企業(yè)文化和氣氛，同時促成在各自宣傳載體形成新聞類稿件，