文件資料管理辦法

目的為了更好的進(jìn)行文件管理工作，防止文件非預(yù)期性的流失，使文件信息資源在公司內(nèi)部能夠目的為了更好的進(jìn)行文件管理工作，防止文件非預(yù)期性的流失，使文件信息資源在公司內(nèi)部能夠充分享用，提高各部門查閱文件的速度和效率特制定此方法。范圍適用于公司內(nèi)部文件的傳送、存檔、影印、發(fā)行、借閱等。權(quán)責(zé)單位受控文件原版的儲存------文件中心部門文件的建立----------各相關(guān)部門定義電子檔文件：以電子媒體〔電腦或網(wǎng)絡(luò)〕建立的文件檔案；紙檔：以紙張建立的文件檔案；電子載體檔：以光盤、軟件、移動硬盤等為載體建立起來的文件檔案。5.0作業(yè)內(nèi)容作業(yè)流程：無作業(yè)內(nèi)容：紙檔文件的接與發(fā)行:.1各部門將須發(fā)行的文件以電腦打印的紙檔形式列印出,列印的文件依《文件資料管理程序》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行簽核,簽核的文件資料移交文件中心；.2文件中心的文件管理員在接收到其它部門移交來的相關(guān)文件資料時，認(rèn)真核對其文件編號、版本等是否符合文件資料的編碼原那么的有關(guān)規(guī)定，如符合那么在《原案文件管理匯總表》予以登記；如不符合文件資料的編碼原那么的有關(guān)規(guī)定，那么退回文件的發(fā)行部門重新修改；.3登記的文件按(工程資料發(fā)放明細(xì))中登記的發(fā)行部門和數(shù)量予以發(fā)行；.4影印的文件資料按頁數(shù)序號進(jìn)行整理后用訂書機(jī)進(jìn)行裝訂并每頁加蓋資料中心的“發(fā)行專用章”,“發(fā)行專用章”上寫明發(fā)行日期和部門類別代碼【寫部門的代碼的目的是為了各部門的文件的文件的非預(yù)期的流失和各部門資料的有效管理】。各部門的數(shù)字類別代碼如下:部門名稱字母代碼數(shù)字代碼部門名稱字母代碼數(shù)字代碼品管部Q01品管IQCQI01品管IPQCQP01制造部M03開發(fā)部K05工程部E06管理部H07業(yè)務(wù)部S08資材部A09采購組U12財務(wù)部C13文件中心D14部門類別代碼的編寫原那么：部門類別代碼的編寫原那么：□□□部門數(shù)字代碼部門字母代碼如工程部的類別代碼為：E06部門類別碼填寫的位置：〔如下列圖〕XX發(fā)行專用章文件中心12年05月20日.5對于臨時發(fā)行的文件，那么蓋“臨時文件專用章”，“臨時文件專用章”要寫明有效日期。在有效期內(nèi)，部門可當(dāng)作有效文件使用，超過有效期臨時發(fā)行文件將視為作廢文件僅供參考使用，文件中心在發(fā)行新的文件時將“臨時文件”回收作廢；.6文件管理員將蓋有文件中心“文件發(fā)行章”的文件分發(fā)到相關(guān)部門，相關(guān)部門的文件資料接收人在“文件收發(fā)記錄登記表”上簽字確認(rèn)接收，同時文件管理員要回收舊版文件。文件資料的借閱:.1各部門如要借閱文件中心的文件資料須在“文件資料借閱申請單”上予以登記。一、二、三階文件要經(jīng)總經(jīng)理簽核，普通文件要有文件中心部門主管簽核認(rèn)可，文件中心的文件方可借出。借閱的文件資料原那么上須在當(dāng)天下班前保存完整歸還文件中心，如不能歸還須向文件中心管理員說明不能歸還的理由并辦理續(xù)借手續(xù)。對借外發(fā)廠商的光碟、磁盤等以十天為限，十天后仍未歸還的，文件管理員有權(quán)跟催，接收人須向文件管理員陳述不能歸還的理由并辦理續(xù)借手續(xù)。E06E06部門類別碼發(fā)行日期E06E06部門類別碼有效日期發(fā)行專用章發(fā)行專用章文件中心有效期到12年05月20日.2文件管理員對外借的文件資料的歸還時要確認(rèn)其歸還的完整性,確認(rèn)無誤后在.2文件管理員對外借的文件資料的歸還時要確認(rèn)其歸還的完整性,確認(rèn)無誤后在“文件資料借閱申請單”上的簦收欄簽字確認(rèn)。對于光盤確實認(rèn)要看其外觀的完整性，不能有劃傷損壞的現(xiàn)象，對于磁盤確實認(rèn)插入電腦確認(rèn)內(nèi)容的完整性。文件保管方式.1普通文件不需上鎖，由資料管理員控制登記借閱；.2高級文件必須上鎖，由資料管理員控制鑰匙借閱；.3機(jī)密文件必須上兩道鎖，文件管理員一把，總經(jīng)理一把；.4絕密文件必須上兩道鎖，一把由文件管理員控制，一把由總經(jīng)理控制。紙檔文件的存檔.1存檔入文件中心之文件一律要求是原稿文件，否那么文件管理員有權(quán)不接收；.2任何文件在交送文件中心時，必需由資料管理員在文件反面左下角加蓋文件等級之印章〔普通文件，高級文件蓋藍(lán)色印章，機(jī)密文件，絕密文件蓋紅色印章〕。具體參照《印章管理方法》.3各部門每月之表單資料，報表及客戶訂單等文件于每月5日整理好交送文件中心，其余臨時性生成的方法，聯(lián)絡(luò)單，報表，報告及外部取得的客戶圖面，資料等文件于當(dāng)日下午15:30-17:30交送文件中心；.4文件等級印章由資料管理員保存。文件保存期.1各部門之文件保存期詳見[文件等級明細(xì)表]。.2.3所有文件超過保存期后，必須于超過保存期1-3個月內(nèi)經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行打包封箱處理。.4經(jīng)封箱處理后的文件，不再存放于文件中心，將存放于公司資料儲存室。封條上列明封箱部門，日期，經(jīng)辦人，批準(zhǔn)人等資料，箱外還將粘貼列明封箱內(nèi)的文件清單.5保存期在此年以上的〔不含3年〕，對于數(shù)量較多，日常查閱較少的文件，存放于文件中心有困難的，可以從存放于文件中心3年后經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)進(jìn)行打包封箱處理，存放于資料儲存室內(nèi)。.6財務(wù)部以下資料不行存放于文件中心:(1.支票2.增值稅發(fā)票3.存折4.發(fā)票請購折5.有關(guān)稅務(wù)局6.工商局7.財政局8.銀行等部門發(fā)放的所有證件正副本9.開發(fā)部之UL認(rèn)證原件及其他認(rèn)證原件也不得存放于文件中心(UL認(rèn)證及其他認(rèn)證資料復(fù)印件存于資料中心)。.7公司每年4月10日至20日內(nèi)，將對資料儲存室之已過保存期的文件進(jìn)行清理，對于已超過保存期，資料所有者部門經(jīng)理認(rèn)為還有必要保存一段時間的，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，將進(jìn)行保存，否那么經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后將進(jìn)行集中銷毀。新增文件的管理新增文件的管理各部門有新增之文件時，必需在原有[文件等級明細(xì)表]上將新增之文件名稱，文件類別，保存期，最高核準(zhǔn)人等資料填寫完整。電子載體文件檔資料的管理.1各部門人員必須在每月的28日前將需要當(dāng)月制作或修改好的電子文件復(fù)制到本部門主管電腦里，由部門主管檢查后，再由部門主管將其文件復(fù)制到資料管理員的電腦里，由資料管理員每月30日前必須對所提交上來的文件進(jìn)行刻錄備份?！参戳腥氲南嚓P(guān)內(nèi)容以《電子文件命名及備份管理制度進(jìn)行》。.2對于用光盤刻錄的備份資料要有明確的標(biāo)識，標(biāo)識以能清淅識別為原那么。.3各部門也可根據(jù)需要對本部門的資料進(jìn)行刻錄光盤存檔，刻錄的光盤要有明確的標(biāo)識。并按電子載體文件標(biāo)識5.2.3.4的規(guī)定予以簽名確認(rèn)后入資料中心存檔。.4電子載體資料標(biāo)識要求：1)電子載體文件查標(biāo)識標(biāo)簽:標(biāo)標(biāo)簽尺寸:2.5*2)各部門對入文件中心電子載體資料的標(biāo)簽填寫方法:3)編號編寫原那么:□-□□□-□□□如：公司開發(fā)部于2012年2月19日光盤存檔的資料，其流水號為：0129，版本為：A檔編號:編號:檔名:備份日期:流水碼：從0001開始流水碼：從0001開始公司內(nèi)的資料以公司別+部門別為代碼碼如：MIG(E)，客戶的資料以客戶代碼為原那么如：KAK公司別：M開始名為：Belkint名為：Belkint7/8/12孔系列資料，其標(biāo)識方法如下：如：A客戶于2012年3月5日光盤存檔的資料，其流水號為：0128，檔名為：TAP35包材資料光碟，其標(biāo)識方法如下：5.2.75.2.7.65.2.85.2.8.1自20125.2.85.2.8編號:編號:M-(K)-0129檔名:Belkint7/8/12列資料備份日期:2005/3/10編號:編號:M-A-0128檔名:AP35資料光碟備份日期:2012/2/10□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□文件夾編號：如第一本為001，第二本為002，以此類推。，文件夾內(nèi)資料名稱：以各利于檢索和查閱為原那么，且能清楚表示文件內(nèi)容的類別部門別：如工程部公司別：MIG如:如:文件中心的ISO程序文件夾標(biāo)示為:001ISO程序文件文件中心.4各部門根據(jù)需要建立好本部門的文件資料檔案后,填寫“部門文件資料清單”交文件中心備案。注表單文件不在此范圍內(nèi)。.5文件中心管理員每個季度根據(jù)各部門提供的“部門文件資料清單”對各部門的文件資料進(jìn)行抽查盤點，如發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件資料要求其改正。.6本標(biāo)準(zhǔn)未列入相關(guān)內(nèi)容以《文件與資料管制程序》進(jìn)行。6.0參考文件6.1文件與資料管制程序(M-PD0001A)電子文件命名及備份管理方法(M-WH0014A)方法(M-WH0023A)7.0表單附件7.1原案文件管理匯總表(M-FD005A)7.2文件資料借閱申請單(M-FD010A)7.3部門文件資料清單(M-FD012A)文件等級明細(xì)表文件等級明細(xì)表部門：業(yè)務(wù)部日期：2012年2月20日第1頁項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1報價單機(jī)密文件3年總經(jīng)理2發(fā)票機(jī)密文件3年總經(jīng)理3提單機(jī)密文件3年總經(jīng)理4應(yīng)收帳款總表機(jī)密文件3年總經(jīng)理5應(yīng)收帳款表機(jī)密文件3年總經(jīng)理6繳款報告單高級文件3年總經(jīng)理7客戶往來資料普通文件2年經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：制造部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1生產(chǎn)月報表普通文件3年總經(jīng)理2生產(chǎn)周報普通文件3年總經(jīng)理3生產(chǎn)日報普通文件3年經(jīng)理4維修日報表普通文件3年經(jīng)理5成品入庫單普通文件3年經(jīng)理6退料單普通文件3年經(jīng)理7領(lǐng)料單普通文件3年經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：管理部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1人事資料卡機(jī)密文件永久總經(jīng)理2固定資產(chǎn)清單高級文件5年總經(jīng)理3列管資產(chǎn)清單高級文件5年總經(jīng)理4廠規(guī)高級文件永久總經(jīng)理5請購單普通文件1年半總經(jīng)理6物品放行條普通文件1年半總經(jīng)理7加班申請單普通文件1年半經(jīng)理8洽公單普通文件1年半經(jīng)理9聯(lián)絡(luò)書普通文件1年半經(jīng)理10公告普通文件1年半經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：開發(fā)部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1工程圖面絕密5年總經(jīng)理2年度方案報告絕密3年總經(jīng)理3安規(guī)資料絕密永久總經(jīng)理4客戶圖面絕密3年總經(jīng)理5客戶樣板絕密3年總經(jīng)理6客戶文件資料絕密3年總經(jīng)理7開模申請單高級3年總經(jīng)理8改模申請單高級3年總經(jīng)理9試模申請單高級3年總經(jīng)理10試產(chǎn)報告高級3年總經(jīng)理11BOM高級3年經(jīng)理12ECN高級3年經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：工程部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1樣品成認(rèn)書機(jī)密3年總經(jīng)理2產(chǎn)品圖面資料機(jī)密3年總經(jīng)理3治具圖面資料機(jī)密3年總經(jīng)理4樣品測試報告機(jī)密3年總經(jīng)理5生產(chǎn)作業(yè)流程機(jī)密3年總經(jīng)理6作業(yè)指導(dǎo)書高級3年總經(jīng)理7量具，儀器校驗資料高級3年總經(jīng)理8設(shè)備保養(yǎng)記錄高級3年總經(jīng)理9設(shè)備平安操作標(biāo)準(zhǔn)高級3年總經(jīng)理10內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單高級3年總經(jīng)理11外部聯(lián)絡(luò)單高級3年總經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：品管部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1品質(zhì)手冊高級文件永久總經(jīng)理2進(jìn)料檢驗管制程序高級文件永久總經(jīng)理3內(nèi)部溝通程序高級文件永久總經(jīng)理4內(nèi)部品質(zhì)稽核程序高級文件永久總經(jīng)理5不合格品〔料〕管制程序高級文件永久總經(jīng)理6客戶退貨與退貨管制程序高級文件永久總經(jīng)理7品質(zhì)目標(biāo)管理程序高級文件永久總經(jīng)理8管理評審程序高級文件永久9監(jiān)控、量測及控制程序高級文件永久10內(nèi)部審核管理程序高級文件永久總經(jīng)理11成品檢驗入庫與出貨管制程序高級文件永久總經(jīng)理12制程檢驗程序高級文件永久總經(jīng)理13品質(zhì)記錄管制程序高級文件永久總經(jīng)理14矯正與預(yù)防措施管制程序高級文件永久總經(jīng)理15成品檢驗標(biāo)準(zhǔn)高級文件永久總經(jīng)理16進(jìn)料檢驗標(biāo)準(zhǔn)普通文件永久總經(jīng)理17抽樣方案標(biāo)準(zhǔn)普通文件永久總經(jīng)理18IPQC首件報表普通文件3年課長19IPQC查核表普通文件3年課長20IQC制程日報表普通文件3年課長21品質(zhì)異常處理報告普通文件3年總經(jīng)理22IQC檢驗報表普通文件3年課長23IQC日報表普通文件3年課長24廠商品質(zhì)改善通知單普通文件3年總經(jīng)理25QA檢驗報表普通文件3年課長26-年度品管部QA月報統(tǒng)計表表普通文件3年課長27QA品質(zhì)周報表普通文件3年課長28QC品質(zhì)月報表普通文件3年課長29IPQC品質(zhì)周報表普通文件3年課長文件等級明細(xì)表文件等級明細(xì)表部門：品管部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注30IPQC品質(zhì)周報表普通文件3年課長31IPQC稽核表普通文件3年課長32IPQC查核表普通文件3年課長33IPQC首件報表普通文件3年課長34FQC檢驗報表普通文件3年課長35報廢單普通文件2年總經(jīng)理36停產(chǎn)通知單普通文件1年課長37QA入庫歷史卡普通文件3年課長38OQC出貨檢查表普通文件3年課長文件等級明細(xì)表部門：資材部日期：2012年2月20日項次文件名稱文件類別保存期限最高核準(zhǔn)人備注1采購單價一覽表機(jī)密文件5年總經(jīng)理2采購單價異動表高級文件5年總經(jīng)理3采購單普通文件5年經(jīng)理4即期付款預(yù)算表高級文件1年半總經(jīng)理5應(yīng)付帳款總表普通文件1年半總經(jīng)理文件等級明細(xì)表部門：財務(wù)部日期：2012年2月20日