保險(xiǎn)業(yè)公司治理 會議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東大會-編制說明

《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會》編制說明一、工作簡況（一）任務(wù)來源本標(biāo)準(zhǔn)由中國保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會提出，于2018年10月獲得了中國保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)（立項(xiàng)號為2018003-IAC）。本標(biāo)準(zhǔn)的起草單位主要包括：中華聯(lián)合保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、陽光保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、新華人壽保險(xiǎn)股份有限公司和太平人壽保險(xiǎn)有限公司。（二）編制背景為促進(jìn)保險(xiǎn)公司股東（大）會、董事會、監(jiān)事會“三會”會議規(guī)范運(yùn)作，提升保險(xiǎn)公司治理水平，防范公司治理風(fēng)險(xiǎn)，針對當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)公司治理中股東（大）會會議運(yùn)作的基本流程和具體操作等方面不統(tǒng)一的情況，規(guī)范會議運(yùn)作的會議種類、召開方式、會議計(jì)劃、會議流程、會議歸檔和會務(wù)工作等內(nèi)容。二、標(biāo)準(zhǔn)編制原則和確定標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的論據(jù)（一）基本原則本標(biāo)準(zhǔn)為保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)的第1部分，主要對股東（大）會會議運(yùn)作管理予以規(guī)范。本標(biāo)準(zhǔn)以統(tǒng)一性、全面性、普適性、實(shí)踐性為原則，嚴(yán)格按照GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫》的要求和規(guī)定進(jìn)行編寫，并在編制過程中遵循：1）頂層設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)范。本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)國家以及保險(xiǎn)行業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)，及行業(yè)管理部門發(fā)布的相關(guān)規(guī)章、制度，以非上市保險(xiǎn)股份有限公司為主要應(yīng)用對象，兼顧上市公司和其他形式公司的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，對股東（大）會的職責(zé)以及相關(guān)會議運(yùn)作的具體內(nèi)容和流程進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范。2）規(guī)范統(tǒng)一，兼顧個(gè)性。在統(tǒng)一股東（大）會會議運(yùn)作流程和主要內(nèi)容的同時(shí)，對會議提議及召集程序要求、會議通知時(shí)限等不宜統(tǒng)一的事項(xiàng)，通過定性描述等方法進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，并通過注解和示例等方式，對多數(shù)、常用的量值予以說明，從而實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一規(guī)范的前提下，最大限度兼顧不同保險(xiǎn)公司間的個(gè)性需求。3）框架合理，實(shí)用為主。在切實(shí)做好本標(biāo)準(zhǔn)整體框架設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，以標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用和指導(dǎo)服務(wù)實(shí)際工作為目標(biāo)，將會議運(yùn)作中需要使用的相關(guān)文件格式、內(nèi)容等要求，以文件模板的方式在標(biāo)準(zhǔn)資料性附錄中予以展現(xiàn)，用以指導(dǎo)保險(xiǎn)業(yè)股東（大）會會議運(yùn)作實(shí)際工作的開展。（二）主要論據(jù)在本標(biāo)準(zhǔn)編制過程中，充分以現(xiàn)有國家相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，并借鑒行業(yè)內(nèi)多家保險(xiǎn)公司的股東（大）會會議運(yùn)作管理的實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，主要包括：1）中華人民共和國公司法2）保險(xiǎn)公司章程指引（保監(jiān)發(fā)〔2017〕36號）3）保險(xiǎn)法人機(jī)構(gòu)公司治理評價(jià)辦法(試行)（保監(jiān)發(fā)〔2015〕112號）4）上市公司治理準(zhǔn)則（證監(jiān)發(fā)〔2002〕1號）5）上市公司章程指引（證監(jiān)會公告〔2014〕47號）6）上市公司股東大會規(guī)則（證監(jiān)會公告〔2016〕22號）7）關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定（國務(wù)院令〔1994〕160號）三、主要編制過程及編制內(nèi)容（一）編制過程2018年1月，中國保險(xiǎn)行業(yè)協(xié)會（以下簡稱“中保協(xié)”）牽頭組織召開“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目啟動會，會上正式成立了“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目組（以下簡稱“項(xiàng)目組”）及各標(biāo)準(zhǔn)編制的課題組。其中，中華聯(lián)合保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、陽光保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司、新華人壽保險(xiǎn)股份有限公司和太平人壽保險(xiǎn)有限公司共同成立《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會》標(biāo)準(zhǔn)編制工作組（以下簡稱“工作組”），負(fù)責(zé)股東（大）會會議運(yùn)作管理規(guī)范的編制工作。會后工作組制定了整體工作計(jì)劃和進(jìn)度安排，并明確了任務(wù)分工。2018年2月，工作組根據(jù)股東（大）會會議運(yùn)作管理規(guī)范的編制要求，就相關(guān)工作開展了前期調(diào)研和基礎(chǔ)資料收集，形成了由“總則、會議運(yùn)作十大環(huán)節(jié)”等內(nèi)容組成的基本框架（含二級目錄），并向項(xiàng)目組提交了立項(xiàng)建議書初稿。2018年3月，項(xiàng)目組召開“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目研討會，對各標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)容進(jìn)行逐一研討。在中國標(biāo)準(zhǔn)化研究院（以下簡稱“中標(biāo)院”）的專家指導(dǎo)下，將標(biāo)準(zhǔn)框架調(diào)整為“范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、概述、會務(wù)工作、會議及議事程序、會議文件”七個(gè)部分，形成了標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)建議書征求意見稿及標(biāo)準(zhǔn)工作組討論稿，并提交中保協(xié)。3月29日，中保協(xié)下發(fā)了《關(guān)于<保險(xiǎn)業(yè)公司治理>14項(xiàng)協(xié)會標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)征求意見的通知》，向團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)專業(yè)委員會委員單位廣泛征求意見。根據(jù)收集的反饋意見，工作組進(jìn)一步完善了會議流程。2018年4月，《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分股東（大）會》通過立項(xiàng)審查正式立項(xiàng)。2018年5月，項(xiàng)目組召開“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)編制項(xiàng)目集中編寫會，明確了“保險(xiǎn)業(yè)公司治理”團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)整體框架及基本要求。經(jīng)會議研討及中標(biāo)院專家的指導(dǎo)，確定了《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)編制的基本原則，并對《保險(xiǎn)業(yè)公司治理會議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會》標(biāo)準(zhǔn)框架內(nèi)容進(jìn)行修改完善，包括：1）在正文部分補(bǔ)充一級目錄，修訂二級目錄，細(xì)化三級目錄，對會議運(yùn)作各環(huán)節(jié)形成全覆蓋；2）在附錄部分新增“三會常規(guī)議題”和“相關(guān)文件模板”兩項(xiàng)資料性附錄，使會議運(yùn)作規(guī)范更具借鑒和參考意義。經(jīng)過項(xiàng)目組的討論修改，最終形成了標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿。（二）主要技術(shù)內(nèi)容說明本標(biāo)準(zhǔn)主要對股東（大）會會議運(yùn)作管理進(jìn)行規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容及其確定依據(jù)如下：1、標(biāo)準(zhǔn)范圍及主要技術(shù)內(nèi)容本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了保險(xiǎn)業(yè)公司治理中股東（大）會會議運(yùn)作的會議種類、召開方式、會議計(jì)劃、會議流程、會議歸檔、會議后續(xù)和會務(wù)工作等內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)適用于保險(xiǎn)集團(tuán)（控股）公司、保險(xiǎn)公司及保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司股東（大）會會議的運(yùn)作和管理（上市保險(xiǎn)公司的股東（大）會會議運(yùn)作有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定）。本標(biāo)準(zhǔn)的主要技術(shù)內(nèi)容包括：——范圍——術(shù)語和定義——概述——會議種類——召開方式——會議命名——會議責(zé)任人——會議計(jì)劃——計(jì)劃編制——計(jì)劃要素——計(jì)劃審定及告知——會議流程——流程圖——會議提議及召集——會議提案——會議通知——會議召開——會議審議、表決及決議——會議記錄——會議文檔——?dú)w檔文件——?dú)w檔要求——會議后續(xù)——監(jiān)管報(bào)備——決議落實(shí)——會務(wù)工作——責(zé)任部門——會務(wù)內(nèi)容——附錄A（資料性附錄）常規(guī)提案示例——附錄B（資料性附錄）相關(guān)文件內(nèi)容模板——參考文獻(xiàn)2、標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的確定依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)的制定是依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合行業(yè)股東（大）會會議運(yùn)作實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)而制定。1）3.1會議種類和3.4會議責(zé)任人參照《公司法》第三十九條、第一百條和第一百二十三條的規(guī)定，將股東（大）會會議分為定期會議和臨時(shí)會議，由董事會秘書負(fù)責(zé)會議相關(guān)工作的組織和落實(shí)。2）3.2召開方式和3.3會議命名參照《保險(xiǎn)公司董事會運(yùn)作指引》第四十二條和第六十一條的規(guī)定，股東（大）會會議召開方式主要包括現(xiàn)場會議和通訊表決會議。會議名稱按照年度及次序命名。3）4會議計(jì)劃參照《保險(xiǎn)公司董事會運(yùn)作指引》第四十三條的規(guī)定，董事會辦公室宜于每年第4季度擬定下一年度股東（大）會會議計(jì)劃。4）5會議流程參照《公司法》、《上市公司治理準(zhǔn)則》、《上市公司章程指引》、《上市公司股東大會規(guī)則》及《保險(xiǎn)公司董事會運(yùn)作指引》等規(guī)定，確定股東（大）會會議流程的框架及主要內(nèi)容，包括會議召集、會議提案、會議通知、會議召開、會議審議、表決、決議及會議記錄。5）6會議歸檔參照《上市公司股東大會規(guī)則》第四十一條的規(guī)定，明確了股東（大）會會議應(yīng)歸檔的會議文件和歸檔要求。6）7會議后續(xù)參照《保險(xiǎn)公司章程指引》第三十三條的規(guī)定，參照行業(yè)操作實(shí)踐，確定監(jiān)管報(bào)送和決議落實(shí)要求。7）8會務(wù)工作參照行業(yè)操作實(shí)踐，確定會務(wù)工作的責(zé)任部門。8）附錄A（資料性附錄）三會常規(guī)議題示例根據(jù)《公司法》及監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，確定了需提交保險(xiǎn)公司需提交股東（大）會、董事會、監(jiān)事會審議的三會常規(guī)議題。9）附錄B（資料性附錄）相關(guān)文件內(nèi)容模板根據(jù)國家法律、法規(guī)及監(jiān)管相關(guān)規(guī)定的要求，結(jié)合行業(yè)股東（大）會會議的實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)，確定股東（大）會會議相關(guān)文件模版，作為資料性附錄供參考。四、與國外同類標(biāo)準(zhǔn)的對比分析本標(biāo)準(zhǔn)為首次自主制定，不涉及國外標(biāo)準(zhǔn)采標(biāo)情況。五、與國家現(xiàn)行法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系本標(biāo)準(zhǔn)符合國家現(xiàn)行法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的要求，本標(biāo)準(zhǔn)有助于《公司法》等相關(guān)法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的實(shí)施。六、重大分歧意見的處理經(jīng)過和依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)在制定過程中未出現(xiàn)重大分歧意見。七、標(biāo)準(zhǔn)作為強(qiáng)制性或推薦性標(biāo)準(zhǔn)的建議本標(biāo)準(zhǔn)為首次制定，建議作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。八、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的要求和措施建議本標(biāo)準(zhǔn)建立了保險(xiǎn)行業(yè)股東（大）會會議運(yùn)作管理規(guī)范，建議向國內(nèi)保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)集團(tuán)（控股）公司、保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司積極推薦采用本標(biāo)準(zhǔn)，用以指導(dǎo)股東（大）會會議運(yùn)作管理工作實(shí)踐。同時(shí)，建議根據(jù)國家法律、法規(guī)和監(jiān)管規(guī)定的變化情況，結(jié)合行業(yè)公司在標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施過