高效的時間管理

關(guān)于高效的時間管理高效的時間管理第2頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時光大盜的分類有形的(自覺的)1.接聽電話6.溝通不足2.打電話7.辦公室政治3.會議8.資源不足4.打擾9.閱讀文件及郵件5.官僚作風(fēng)10.交通堵塞第3頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時光大盜的分類無形的(不自覺)1.欠缺周詳計劃6.拖延2.不懂分辨輕重緩急7.善忘3.過分注重細(xì)節(jié)8.不懂授權(quán)4.猶疑不決9.欠缺組織5.不懂得說不10.健康欠佳第4頁,共45頁，2024年2月25日，星期天您的時間管理常見問題是什么？

您的解決辦法是什么？1.2.3.4.5.第5頁,共45頁，2024年2月25日，星期天但時間

可以管理！

時間的特性第6頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時間管理分析法生理節(jié)奏法注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事；注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題；該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時。第7頁,共45頁，2024年2月25日，星期天以原則為重心，配合個人對使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)；有效個人管理的六個標(biāo)準(zhǔn)：

1.一致：使命與價值觀、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計劃、欲望與自制等應(yīng)合諧一致；2.平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財富、生活、奉獻(xiàn)等方面平行發(fā)展；3.有重心：以一周為單位訂計劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu)先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)；最有價值的事先做；4.重人性：個人管理的目的在人而不在事；5.有彈性：應(yīng)可因個人作用和需求的變化而調(diào)整；6.攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時記錄與調(diào)整柯維時間管理法時間管理分析法第8頁,共45頁，2024年2月25日，星期天有效個人管理的四個步驟

——確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色；

——選擇目標(biāo)：分別為每個角色確定未來一周要達(dá)成的目標(biāo)；

——安排進(jìn)度：為這些目標(biāo)確定完成時間；

——逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。時間管理分析法第9頁,共45頁，2024年2月25日，星期天高效的時間管理第10頁,共45頁，2024年2月25日，星期天原則一：80/20原則20%的工作占整個工作80%的價值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作第11頁,共45頁，2024年2月25日，星期天80/20原則20％的人掌握

的資源；你書架上的書有

是你經(jīng)常閱讀的？找出

關(guān)鍵問題，把80％的精力放在上面；把80％的時間花在

重要的事情上，把80％不重要的事情授權(quán)給別人去做。第12頁,共45頁，2024年2月25日，星期天如何堅持這一原則？列出全部工作項目對工作按價值進(jìn)行分類分配自己的時間和精力常見誤區(qū)：面面俱到——都想做好完全主義——都想做完平均分配時間和精力第13頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時間管理的原則原則一：80/20原則(柏拉圖原理）將大多數(shù)時間投入在能帶來更高回報的工作上。運(yùn)用柏拉圖原理的三個步驟：★確認(rèn)要達(dá)成的目標(biāo)★確認(rèn)達(dá)成目標(biāo)下的關(guān)鍵重要活動★重新安排時間，將更多時間投入在關(guān)鍵重要活動上第14頁,共45頁，2024年2月25日，星期天原則二：目標(biāo)ABC－優(yōu)化與跟蹤原則A：必須做的B：應(yīng)該做的C：暫時可以不做的√任務(wù)完成→任務(wù)延期X任務(wù)取消

√

授權(quán)任務(wù)●進(jìn)行中第15頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時間管理的原則

原則三：四象限法則(優(yōu)先原則）

把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事做起每天都這么做第16頁,共45頁，2024年2月25日，星期天重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3M4非重要非緊急非重要緊急優(yōu)先矩陣第17頁,共45頁，2024年2月25日，星期天危機(jī)緊迫的問題

（產(chǎn)品質(zhì)量問題）有期限壓力的重大計劃

（項目、會議、報告）不必要干擾不必要的報告不重要的會議、電話、信函和電子郵件其他人的小事重要緊急III瑣碎雜務(wù)無關(guān)的信函、電話和郵件消磨時間的行為上班時間的閑聊過分沉迷于電視、上網(wǎng)和放松狀態(tài)客戶關(guān)系維護(hù)規(guī)劃制定業(yè)務(wù)開拓優(yōu)先矩陣IIVII第18頁,共45頁，2024年2月25日，星期天準(zhǔn)備工作建立與學(xué)生的關(guān)系學(xué)生干部的培養(yǎng)部門管理工作個人成長、學(xué)習(xí)危機(jī)有限期的任務(wù)安全事故重要緊急Ⅰ生存效能ⅡⅢ欺騙浪費(fèi)Ⅳ不速之客某些會議某些電話很多流行活動打發(fā)時間的工作看報紙閑聊賭博看肥皂劇盡量避免擴(kuò)大Ⅰ盡量減少Ⅲ事情多投資時間在Ⅱ盡量避免Ⅳ事情優(yōu)先矩陣重要：你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動。緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急事件或活動。第19頁,共45頁，2024年2月25日，星期天活在第II象限ⅣⅠⅡⅢ65-80%20-25%<1%<15%高效能人士的時間安排普通人的時間安排ⅣⅠⅡⅢ25-30%50-60%15%2-3%一般人群高績效人員第20頁,共45頁，2024年2月25日，星期天最大時間管理迷思：重要但不緊迫的事

21第21頁,共45頁，2024年2月25日，星期天重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3M4非重要非緊急非重要，緊急大多數(shù)人的做事習(xí)慣；窮于應(yīng)付M1重要，緊急M3非重要緊急第22頁,共45頁，2024年2月25日，星期天重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3M4非重要緊急M2未能有效控制，M1擴(kuò)大M1重要，緊急M4非重要非緊急第23頁,共45頁，2024年2月25日，星期天時間管理矩陣使用技巧不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火；II做得多了，I就自然做得少了；尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率；比做“緊急且重要的事情”更重要的是把重要的事變成緊急的事去做；勤于計劃。好記性不如爛筆頭，并學(xué)會分解大的計劃；盡量將每件事情一次性做對。第24頁,共45頁，2024年2月25日，星期天批改學(xué)生作業(yè)下個月要組織學(xué)生春游，打電話詢問下個月的天氣情況編寫教案聯(lián)系朋友，商量共進(jìn)晚餐事宜瀏覽桌上堆積如山的教育雜志為下個月的教師研討業(yè)務(wù)會議準(zhǔn)備口頭報告參加下午2點(diǎn)舉行的會議，但議題不明與同事交流如何提高自己孩子學(xué)習(xí)成績的方法據(jù)傳自己任教的班級里某一學(xué)生有不良品行問題請根據(jù)您認(rèn)為的重要和緊急程度把這些任務(wù)分配到四象限中課堂練習(xí)：王老師的一天

第25頁,共45頁，2024年2月25日，星期天高效的時間管理第26頁,共45頁，2024年2月25日，星期天目標(biāo)與計劃管理目標(biāo)及其設(shè)定——為什么要設(shè)定目標(biāo)讓生活的方向有一種目標(biāo)感克服懶惰的心態(tài)專心致志產(chǎn)生熱忱區(qū)分事情的輕重緩急節(jié)省很多時間,把時間擺在最有生產(chǎn)力的地方.可以省錢確認(rèn)價值重要性有了目標(biāo)以后,會提高有助于成長和進(jìn)步目標(biāo)能喚起你最高尚的才能！第27頁,共45頁，2024年2月25日，星期天產(chǎn)能金字塔主導(dǎo)價值觀角色目標(biāo)日計劃周計劃確立目標(biāo)探尋價值觀第28頁,共45頁，2024年2月25日，星期天有效的目標(biāo)設(shè)定和分解－SMART原則Specific具體的--目標(biāo)具體明確，例如“我想要當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位”等Measurable可衡量的--效果可衡量，有助于衡量進(jìn)度和觀察結(jié)果Attainable可達(dá)到的--有挑戰(zhàn)性的、通過努力可達(dá)到的Relevant相關(guān)性--目標(biāo)要和該崗位工作職責(zé)相關(guān)聯(lián)Time-bound時限性--目標(biāo)有時限性。第29頁,共45頁，2024年2月25日，星期天舉例：好的目標(biāo)設(shè)定教學(xué)質(zhì)量目標(biāo)：本年度本班期末考試成績年級排名不低于第二名。師生關(guān)系目標(biāo)：與班內(nèi)至少8名同學(xué)成為朋友。個人發(fā)展目標(biāo)：到8月15日完成我的下五年的職業(yè)發(fā)展計劃，并在以后12個月內(nèi)列出時間表,以確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第30頁,共45頁，2024年2月25日，星期天Timeforus輪到我們了：每個人寫出一個自己將要完成的工作目標(biāo)，注意運(yùn)用SMART原則。第31頁,共45頁，2024年2月25日，星期天練習(xí)三：目標(biāo)設(shè)定與分解練習(xí)每周目標(biāo)角色目標(biāo)計劃行事歷授權(quán)日計劃周計劃確立目標(biāo)探尋價值觀第32頁,共45頁，2024年2月25日，星期天計劃管理——日計劃的步驟寫下任務(wù)估計做事的時間長短留些緩沖的時間給未預(yù)見的事情(60/40規(guī)則)確定優(yōu)先順序,簡化及授權(quán)追蹤與檢討第33頁,共45頁，2024年2月25日，星期天日計劃的好處你可以對第二天有較好的心理準(zhǔn)備集中到重要事情上借著任務(wù)整合,合理的達(dá)成你想要得目標(biāo)你可以控制你的人生目標(biāo)或年度目標(biāo)的進(jìn)度第34頁,共45頁，2024年2月25日，星期天有效的自我管理養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣個人管理

團(tuán)隊管理第35頁,共45頁，2024年2月25日，星期天有效的自我管理——個人管理辦公促效法建立有效的辦公環(huán)境高效處理文檔善用零散時間溝通促效法處理干擾的原則克服拖延授權(quán)第36頁,共45頁，2024年2月25日，星期天個人管理——辦公促效法之建立有效的辦公環(huán)境桌面整潔，只留正在做的事情每件物品應(yīng)擺放在固定的位置工作中經(jīng)常用到的用品應(yīng)易取每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決的扔掉第37頁,共45頁，2024年2月25日，星期天個人管理－辦公促效法之高效處理文檔優(yōu)化文件處理流程投擲轉(zhuǎn)手行動歸檔：工作完成后，馬上歸檔注：每次只處理一份文件，

一份文件只處理一次背包原則：批量集中處理相似任務(wù)第38頁,共45頁，2024年2月25日，星期天個人管理－辦公促效法之善用零散時間

第39頁,共45頁，2024年2月25日，星期天個人管理－溝通促效法之處理干擾原則No遺憾禮貌理由第40頁,共45頁，2024年2月25日，星期天拖延者的借口強(qiáng)調(diào)時機(jī)不對逃避不愉快的生活敷衍不愿承擔(dān)責(zé)任不愿面對現(xiàn)實(shí)個人管理－溝通促效法之克服拖延的習(xí)慣第41頁,共45頁，2024年2月25日，星期天個人管理－溝通促效法之與拖延決戰(zhàn)

給自己設(shè)定最后時限把大塊工作分解并鎖定時間完成將計劃告訴他人（協(xié)助監(jiān)督）獎勵自己克服