文件資料控制程序帶流程圖

修訂履歷：版次實施日期章節(jié)修訂內(nèi)容說明修訂人全文整版格式變更批準審核編制目的通過對質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料〔包括外來文件，如國家、行業(yè)、地方標準、法律法規(guī)和客戶提供的文件、資料等〕的控制管理，確保其有嚴格的分類編號、編制、審核、批準、發(fā)放管理、有效性控制、保管和更改的規(guī)定，使公司的各項工作依據(jù)正確的指示進行。范圍適用于公司所有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的管理與控制。相關(guān)文件3.1UT-QEM_A/1《質(zhì)量和環(huán)境手冊》3.2UT-QEP-02_A/1《記錄控制程序》流程&權(quán)責4.1公司內(nèi)部質(zhì)量/環(huán)境體系文件控制流程權(quán)責部門流程說明記錄表單文件編制/修改文件編制/修改審批文件登記文件發(fā)行/回收文件使用文件更改申請NGOK是否適用YesNo文件作廢文件編制部門文件編制部門編寫/修改本部門文件。責任部門按照4.3之文件審批權(quán)責規(guī)定審批文件。文控中心文件編制部門將批準之文件交予文控中心，由文控中心作登記?！妒芸匚募鍐巍肺目刂行奈目刂行陌凑瘴募褂眯枨髮⑽募芸馗北景l(fā)行至所需部門，同時回收舊版副本?！段募l(fā)放/回收登記表》文件使用部門文件使用部門負責受控副本的使用和存檔。《受控文件清單》文件使用部門文件內(nèi)容不適用時，需提出修改。文件編制部門文件修改由原文件編制部門提交修改申請?！段募兏暾垎巍肺目刂行幕厥盏淖鲝U文件由文控中心登記，存檔或銷毀?！蹲鲝U文件登記表》《文件銷毀申請單》4.2公司外來文件控制流程權(quán)責部門流程說明記錄表單收集/接受收集/接受歸檔與保存確定發(fā)放范圍文件發(fā)放/回收文件使用是否更新YesNo是否需返還YesNo文件銷毀返還客戶文件收集部門按照4.4之規(guī)定由相應(yīng)部門收集和接受外來文件。文控中心文控中心負責外來文件之編號，登記與存檔?！锻鈦砦募怯洷怼肺目刂行奈目刂行母鶕?jù)部門所需確定外來文件發(fā)放范圍。文控中心文控中心將外來文件受控副本發(fā)行至所需部門，同時回收舊版副本。《文件發(fā)放/回收登記表》文件使用部門外來文件使用部門負責受控副本的使用和存檔。《受控文件清單》文件收集部門外來文件有更新時，文件收集部門應(yīng)立即接受新版文件并交文控中心?！锻鈦砦募怯洷怼肺募占块T文件收集部門應(yīng)詢問客戶是否需要回收舊版文件。文控中心文件收集部門如客戶需要回收文件，文控中心應(yīng)通過文件收集部門將舊版文件及副本返還客戶?！蹲鲝U文件登記表》文控中心如客戶不需要回收舊版文件，文控中心應(yīng)將文件作銷毀處理?！蹲鲝U文件登記表》《文件銷毀申請單》4.3公司內(nèi)部質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件由該文件所涉及質(zhì)量/環(huán)境活動的主要責任部門組織編制，并按下述規(guī)定進行權(quán)責分配：文件類別文件的編制、修訂、廢除審核批準發(fā)行編號原稿保管一階文件質(zhì)量/環(huán)境管理體系手冊品質(zhì)保證部管理者代表總經(jīng)理文控中心文控中心二階文件程序文件各責任部門指定人員管理者代表工場長文控中心文控中心三階文件作業(yè)基準各部門指定人員各部門課長工場長文控中心文控中心四階文件記錄表類各部門指定人員各部門主任各部門課長文控中心各部門4.4公司外來文件由該文件所涉及的主要責任部門收集，并按下述規(guī)定進行權(quán)責分配：文件類別收集審核發(fā)行編號原稿管制與產(chǎn)品相關(guān)術(shù)要求、圖紙、標準等營業(yè)課營業(yè)課長文控中心文控中心顧客要求，相關(guān)方要求營業(yè)課生產(chǎn)管理文控中心文控中心法律法規(guī)品質(zhì)品質(zhì)保證課品質(zhì)保證課長文控中心文控中心其他總務(wù)課總務(wù)課長文控中心文控中心內(nèi)容5.1公司編制的質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的定義：一階文件：即質(zhì)量/環(huán)境管理體系手冊，用于簡要說明質(zhì)量和環(huán)境管理系統(tǒng)如何滿足國家或國際標準的要求；二階文件：即程序文件，用于規(guī)定何人何時在什么地方做什么事情；三階文件：即作業(yè)基準書，用于設(shè)備維護、作業(yè)指導(dǎo)、檢驗標準、相關(guān)規(guī)章制度，說明如何做；四階文件：即表單，通過收集傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求；外來文件：包括政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、規(guī)章、引用或參考的標準，客戶或相關(guān)方要求，顧客提供的圖樣和技術(shù)要求等.注：文件可以是紙介質(zhì)的，也可以是電子媒介質(zhì)。5.2文件編寫規(guī)那么：書寫規(guī)定.1第一階文件和第四階文件格式不作具體要求。.2第二階文件和第三階需依照a〕目的b〕范圍c〕相關(guān)文件[無相關(guān)文件時填寫“無”]d〕工作權(quán)限e〕內(nèi)容f〕流程圖g〕附件〔相關(guān)四階表單〕.3文件頁次格式：1、2、3……代表第一、第二、第三頁，同時注明第幾頁共幾頁。.4各標題內(nèi)的小標題順序如下格式：1→1.1→→以此類推2→2.1→→2.1.1.1以此類推附錄A→A.1→→A.1.1.1以此類推5.2質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的歸口、分類、編號公司所有的已審批質(zhì)量/環(huán)境手冊、程序文件由文控中心歸口、分類。其中質(zhì)量/環(huán)境手冊、程序文件由文控中心統(tǒng)一編號。編號方法規(guī)定如下：序號部門名稱部門代號分發(fā)號備注1總經(jīng)理GM012工場長FD023營業(yè)課SD034生產(chǎn)管理課PM045生產(chǎn)技術(shù)課PT056制造課MD067品質(zhì)檢查課QC078品質(zhì)保證課QA089總務(wù)課GA0910文控中心DCC10a〕質(zhì)量/環(huán)境手冊的表示方法：UT–QEM│││└－－－－－－－－－－－文件類別QEM表示質(zhì)量&環(huán)境手冊└－－－－－－－－－－－－－－代表優(yōu)以特膠帶b〕程序文件的表示方法UT–××–××│││││└－－－－－－－文件序號〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－文件類別QEP表示通用程序文件，QP表示質(zhì)量，EP表示環(huán)境└－－－－－－－－－－－－－代表優(yōu)以特膠帶c〕作業(yè)基準的表示方法WI–××–××–××│││└－－－流水號〔01，02，03，04······流水號只在有相同│││文件序號時使用〕││└－－－－－－－文件序號〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－－部門代號└－－－－－－－－－－－－－－文件類別WI表示作業(yè)基準d〕表單的表示方法QR–××–××││││││││└－－－－－－－－表單序號〔01，02，03，04······〕│└－－－－－－－－－－－部門代號└－－－－－－－－－－－－－－文件類別QR表示記錄表單e〕外來文件的表示方法IN–××-××××××-××│││││││└文件序號〔01，02，03，04······〕││└－－－－－接受日期〔格式為年，月，日〕│└－－－－－－－－－－接受部門代號└－－－－－－－－－－－－－－文件類別IN表示外來文件5.3質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的有效性控制。文件和資料受控分類質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料分為受控原版、受控副本、非受控副本三種。a)受控原版是簽字/簽章的原件，由文控中心保存。b)受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋紅色“受控文件”印章作為公司使用的合法文件。公司內(nèi)不允許使用“受控文件”變黑復(fù)印文件，以確保文件更新時能夠從發(fā)放或使用場所撤出失效或作廢的文件。c)非受控副本為受控原版的復(fù)印件，其上加蓋藍色“非受控文件”印章，作為提供應(yīng)客戶或公司以外的人員使用的合法文件。文件和資料版次規(guī)定為確保公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版次來控制最新有效版次。首次發(fā)行為A/0，修改文件為A/1、A/2……到第六次修改止，版次由B/0始制定。外來文件的有效性控制a〕外來文件包括國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標準、法律法規(guī)和客戶提供的文件等，由文控中心填寫《外來文件登記表》，加蓋紅色“受控外來文件”印章并經(jīng)批準后發(fā)放。b)文件歸口部門對有更新要求的外來文件應(yīng)跟蹤最新有效版本，及時獲取、更新和發(fā)放最新版本外來文件，確保公司使用的外來文件為最新有效版本。5.4質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的發(fā)放質(zhì)量/環(huán)境手冊、程序文件的發(fā)放質(zhì)量/環(huán)境手冊、程序文件發(fā)放時由文控中心文件保管員填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，讓接收人在《文件發(fā)放/回收登記表》上簽字/簽章說明收到。外來文件的發(fā)放外來文件由文控中心加蓋紅色“受控外來文件”印章，按本程序4.4有關(guān)規(guī)定審批后，根據(jù)實際需要發(fā)放。發(fā)放時由文控中心文件保管員填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，讓接收人在《文件發(fā)放/回收登記表》上簽字/簽章說明收到。外來文件的返還當外來文件為客戶提供的文件時，由于版本更新，作廢等原因不再使用時，應(yīng)將文件返還給客戶，如客戶不再需要，那么應(yīng)作銷毀處理。5.5質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的保管質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的受控原版由文控中心負責統(tǒng)一歸檔保管。外來文件原件由文控中心負責統(tǒng)一歸檔保管。發(fā)出的文件由文件接收部門自行保管。5.6質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的更改在公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系運作過程中，如有需要可對文件和資料進行更改，其更改的原因、內(nèi)容由原文件編寫部門/人進行更改，并將更改內(nèi)容記錄于《文件更改申請單》。質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的更改由其原審批部門人審批。文控中心接到審批后的《文件更改申請單》和更改文件后，應(yīng)更新受控原版。按原文件《文件發(fā)放/回收登記表》上的記錄向持有人換回作廢質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料。質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的非受控副本不受質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料更改的控制。5.7質(zhì)量/環(huán)境體系文件和資料銷毀有必要〔法律效用或積累知識〕保存的已作廢質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料原版，由文控中心或相關(guān)負責人統(tǒng)一保管，其上應(yīng)加蓋紅色“作廢文件”印章，對要銷毀的作廢文件，由文控中心填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準后實施銷毀，并在《作廢文件登記表》上登記。無必要保存的作廢原版和受控副本文件由文控中心統(tǒng)一銷毀。5.8質(zhì)量/環(huán)境記錄的歸檔保管所有關(guān)于質(zhì)量/環(huán)境體系文件和資料的質(zhì)量/環(huán)境記錄由文件歸口部門按照《記錄控制程序