博物館物業(yè)管理檔案建立與管理管理

博物館物業(yè)管理檔案建立與管理管理目錄第一節(jié)物業(yè)服務(wù)檔案的建立 1一、檔案資料管理工作內(nèi)容 1二、檔案資料管理工作要求 1第二節(jié)檔案資料管理的要點(diǎn) 2一、檔案資料管理的要點(diǎn) 2二、檔案資料過(guò)程管理 3三、檔案資料的分類 5第一節(jié)物業(yè)服務(wù)檔案的建立根據(jù)XX博物館的物業(yè)服務(wù)要求，我司將管理與物業(yè)相關(guān)服務(wù)工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函件等進(jìn)行歸檔管理保存。物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)服務(wù)的重要組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)服務(wù)提供有力的支持。針對(duì)XX博物館的實(shí)際情況，我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段，對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行全面的收集和管理。在信息的收取時(shí)廣開信息渠道，存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富，收集時(shí)盡可能地完整。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案管理真正為管理服務(wù)。一、檔案資料管理工作內(nèi)容1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。2.建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)、設(shè)備巡視等登記制度。3.保管好其它與檔案資料管理有關(guān)的事項(xiàng)資料。二、檔案資料管理工作要求1.必須保證博物館交給物業(yè)服務(wù)的檔案資料（包括設(shè)備維修、改造的案資料）的完整性、完好性。2.合同期滿我司應(yīng)及時(shí)將整理好的新物業(yè)檔案資料原件統(tǒng)一移交給采購(gòu)人的綜合檔案室進(jìn)行分類、立卷、編號(hào)、歸檔，輸入計(jì)算機(jī)便于更科學(xué)的管理。3.充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提供檔案管理工作效率。4.利用已有檔案資料進(jìn)行總結(jié)，規(guī)劃。第二節(jié)檔案資料管理的要點(diǎn)一、檔案資料管理的要點(diǎn)1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理或其指定責(zé)任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案資料實(shí)行專人專職管理。3.檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必須經(jīng)過(guò)審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。4.檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。二、檔案資料過(guò)程管理（一）檔案資料的管理流程：收集管理分類編號(hào)登記電腦錄入歸檔應(yīng)用。1.資料的收集（1）采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。（2）資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道，從時(shí)間上講是從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體，公共設(shè)施，小到一草一木都有詳細(xì)的資料收集。2.資料分類整理收集后的所有信息，統(tǒng)一由管理服務(wù)中心檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。3.資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。根據(jù)實(shí)際需要，XX博物館的資料管理擬采用原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造刪、編輯，并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案的借出、歸還都有嚴(yán)格的規(guī)定：借出必須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理同意經(jīng)登記后方可借出；歸還時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失；檔案管理員定期檢查資料保管情況，并及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)技術(shù)資料歸檔保存。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“四防”，即：防火、防潮、防發(fā)霉變質(zhì)、防蛀。4.檔案的借閱管理（1）物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案、保守秘密的權(quán)利和義務(wù)。（2）查閱檔案，須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。（3）要愛(ài)護(hù)檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對(duì)檔案隨意更改，涂寫。（4）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。（5）檔案如有丟失、損壞或泄密，追究當(dāng)事者責(zé)任。（6）借閱者在歸還檔案時(shí)須填寫檔案利用效果記錄。（7）調(diào)離物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。三、檔案資料的分類（一）基礎(chǔ)管理資料1.計(jì)算機(jī)管理資料類別內(nèi)容備注計(jì)算機(jī)管理資料計(jì)算機(jī)管理軟件及使用說(shuō)明、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及記錄物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心組織大事記及工作計(jì)劃、總結(jié)物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄質(zhì)量體系文件、內(nèi)部制度印章管理記錄、涉及用物業(yè)公司公章的各類文書物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等各類公文物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心值班及檢查記錄行政文件資料政府部門及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件本物業(yè)公司、博物館工作人員相關(guān)文件規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件接待來(lái)訪參觀記錄表固定資產(chǎn)登記表、固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)告、報(bào)廢審批表突發(fā)事件處理記錄博物館內(nèi)設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄博物館工作人員管理資料、裝修申請(qǐng)等博物館工作人員檔案博物館工作人員資料博物館工作人員維修檔案名單、通訊資料、車牌號(hào)碼部門架構(gòu)、職責(zé)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表博物館工作人員反饋資料博物館工作人員意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄博物館工作人員投訴及回訪處理記錄維修申報(bào)表維修資料維修服務(wù)派工單維修回訪記錄表2.房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)資料類別內(nèi)容備注標(biāo)識(shí)、導(dǎo)示資料博物館建筑示意圖疏散示意圖建筑物平面圖房屋安全管理類裝修驗(yàn)收記錄房屋安全檢查記錄3.公用設(shè)施設(shè)備檔案資料（部分）類別內(nèi)容備注公用設(shè)施設(shè)備檔案資料設(shè)備安全運(yùn)行規(guī)程設(shè)備機(jī)房管理規(guī)定各設(shè)備運(yùn)行崗位責(zé)任制度相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書定期巡回檢查記錄維護(hù)保養(yǎng)記錄運(yùn)行記錄設(shè)備維修檔案送電、停電通知及記錄臨時(shí)用電管理措施停電應(yīng)急處理措施智能化設(shè)施運(yùn)行記錄智能化設(shè)施定期保養(yǎng)記錄電梯準(zhǔn)用證年檢合格證電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書4.秩序維護(hù)及車輛管理資料類別內(nèi)容備注秩序維護(hù)管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄秩序維護(hù)訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄安全防范措施查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶緊急事件處理記錄車輛及停車場(chǎng)管理資料停車場(chǎng)出入登記記錄交通疏導(dǎo)圖停車場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料5.環(huán)境衛(wèi)生管理資料類別內(nèi)容備注環(huán)衛(wèi)設(shè)施資料環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具統(tǒng)計(jì)表環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具更換記錄清潔衛(wèi)生管理資國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：排煙、排污、噪音6.綠化管理資料類別內(nèi)容備注綠化管理資料綠化規(guī)劃圖紙綠化設(shè)施統(tǒng)計(jì)表綠化保養(yǎng)計(jì)劃及記錄綠化檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄7.精神文明建設(shè)資料類別內(nèi)容備注博物館文化資料博物館活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄博物館文化活動(dòng)圖片及錄像記錄傳媒報(bào)導(dǎo)博物館文化活動(dòng)場(chǎng)所等設(shè)施使用情況8.管理效益資料類別內(nèi)容備注經(jīng)濟(jì)效益有償經(jīng)營(yíng)服務(wù)統(tǒng)計(jì)表物業(yè)管理整體項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)表社會(huì)效益本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲取的榮譽(yù)稱號(hào)輿論相關(guān)報(bào)導(dǎo)（二）管理處自建檔案資料1.博物館工作人員和物業(yè)服務(wù)人員資料（1）博物館工作人員和物業(yè)服務(wù)人員基本情況（2）各項(xiàng)簽約文件2.日常管理資料（1）環(huán)境管理記錄：日常巡查記錄、垃圾清運(yùn)記錄、消殺記錄、噪音檢測(cè)記錄。（2）保安管理記錄：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄、物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄、車輛進(jìn)出記錄、夜間查崗記錄。（3）車輛檔案：車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議。（4）市政設(shè)施管理資料檔案。（5）維修服務(wù)檔案：維修委托單、維修服務(wù)回訪記錄。（6）收費(fèi)管理檔案：管理費(fèi)收支公布表、管理處與外單位簽訂的各類合同。（7）設(shè)備管理檔案：公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄、電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄、設(shè)備設(shè)施巡視檢查記錄、設(shè)備臺(tái)帳。（8）博物館工作人員和