【OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用6000字（論文）】

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用目錄TOC\o"1-3"\h\u12675第一章引言 頁第一章引言O(shè)A是辦公自動(dòng)化（officeAutomation）的簡稱，它的技術(shù)支持主要是來自于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)技術(shù)與國際外網(wǎng)技術(shù)，將工作流作為概念基礎(chǔ)，便于企業(yè)內(nèi)部員工信息的傳遞，以及業(yè)務(wù)的合作處理。如今OA系統(tǒng)已經(jīng)開始在企業(yè)中應(yīng)用，從使用的情況來看把以往辦公效率低的問題解決掉了，期望快速獲得和處理信息的能力也得以實(shí)現(xiàn)，給企業(yè)內(nèi)部管理者的決策給予了重要的依據(jù)?，F(xiàn)在OA系統(tǒng)的運(yùn)行能力是衡量企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，OA系統(tǒng)所采用的是先進(jìn)的設(shè)備以及科學(xué)的技術(shù)，使企業(yè)處理企業(yè)業(yè)務(wù)的能力更加高效。OA系統(tǒng)集成了電腦、通信等現(xiàn)代技術(shù)，極大地提高了企業(yè)在辦公時(shí)的效率。第二章OA系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)2.1OA系統(tǒng)概念及階段設(shè)計(jì)辦公對我們來說其實(shí)真的不是很陌生了，我們的生活就是伴隨著這樣或那樣的工作，是我們每一天接觸最多的事物。進(jìn)而我們來看辦公自動(dòng)化，他其實(shí)并不是辦公與電腦簡簡單單的結(jié)合。這種簡單的認(rèn)為只能說是OA系統(tǒng)最開始的人們對它的看法，那是在沒有真正深層次了解后的結(jié)果。伴隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我們的經(jīng)濟(jì)模式已經(jīng)發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，已然從原來的銷售型經(jīng)濟(jì)模式發(fā)展到了現(xiàn)在的服務(wù)型經(jīng)濟(jì)模式。因此，在行政的辦公方面也發(fā)生了巨大的變化，在內(nèi)容和方式上由原來的工作流及文檔處理的管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的服務(wù)態(tài)勢。OA系統(tǒng)便開始成為了行政辦公的主要載體。如今由于OA系統(tǒng)的大范圍推廣，為不少企業(yè)及政府在工作的處理上帶來的便捷，工作效率得到了明顯的提升，同時(shí)也帶來的諸多經(jīng)驗(yàn)與知識的交流，許多行政觀念在根本上發(fā)生了變革。就目前的OA的運(yùn)用來看，OA系統(tǒng)的發(fā)展主要分為下面的三個(gè)階段：（1）以文檔形式存在的數(shù)據(jù)處理中心，在這個(gè)階段所注重的是對于數(shù)據(jù)的處理能力，是行政辦公的初級信息化階段，（2）以工作流為主要核心的行政事項(xiàng)的處理，這個(gè)階段其實(shí)是建立在通訊以及協(xié)同操作的基礎(chǔ)之上的，所注重的是辦公流程的規(guī)范化與自動(dòng)化，核心目的是提高辦公效率，降低辦公發(fā)生的成本。（3）這第三個(gè)階段就是現(xiàn)在的這個(gè)階段，這個(gè)階段的系統(tǒng)設(shè)計(jì)就是完善了前兩個(gè)階段的情況，將一些不利的因素剔除，加入適應(yīng)現(xiàn)在辦公要求的新元素在其中，所以現(xiàn)在的OA系統(tǒng)不僅是自動(dòng)化的一個(gè)體現(xiàn)，更是在共享與交流方面發(fā)揮著極其重要的作用，企業(yè)的員工可以通過這個(gè)系統(tǒng)不斷的學(xué)習(xí)提高自己的能力，還能夠避免錯(cuò)誤的重復(fù)發(fā)生?？偟膩砜矗懊娴膬蓚€(gè)階段在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上都還有一些不完善的地方，最然比之傳統(tǒng)的辦公方式來說已經(jīng)有了巨大的飛躍，但是畢竟應(yīng)對現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)環(huán)境還是有一些不足，而第三個(gè)階段就完全將這種不足彌補(bǔ)了，使得現(xiàn)在的OA系統(tǒng)真正的適合企業(yè)的辦公，更有助于企業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。2.2OA系統(tǒng)的特點(diǎn)功能相比傳統(tǒng)的辦公方式，現(xiàn)在的OA存在很多的優(yōu)勢，以往所有的辦公資料全部都是文檔形式的，在信息量比較少的時(shí)候還能很好的應(yīng)付。但是隨著信息化時(shí)代的到來，信息量的不斷壯大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔已然無法再承載這么大數(shù)據(jù)量的信息了，強(qiáng)行的采用這種模式只會(huì)造成公司的信息管理成本的激增之外還會(huì)使得企業(yè)的辦公效率低下。面對這樣的現(xiàn)狀，系統(tǒng)的優(yōu)化改革已成為了必然的趨勢。那么通過這些年我們對現(xiàn)代OA系統(tǒng)與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的觀察與比較發(fā)現(xiàn)了OA系統(tǒng)的一些特點(diǎn)：（1）信息的傳遞迅捷。在企業(yè)的內(nèi)部辦公系統(tǒng)，都有相應(yīng)的信息傳遞通道，方便企業(yè)內(nèi)部的員工及時(shí)的將信息傳遞到需要人的手中，大大加快了信息的傳遞速度。（2）搭建了一個(gè)知識交流的平臺(tái)。在企業(yè)中，可已通過這個(gè)系統(tǒng)的平臺(tái)建立專項(xiàng)技術(shù)指導(dǎo)欄目，方便員工的學(xué)習(xí)和能力的提升。（3）文件傳閱高效。相比傳統(tǒng)的文件傳閱方式需要文件整理，然后打印，在然后下發(fā)傳閱，這個(gè)過程十分的繁瑣，但是OA系統(tǒng)，直接可以將文件整理到系統(tǒng)中，然后可直接復(fù)制多分直接發(fā)送到所有員工的手中。（4）電子化檔案管理。在OA系統(tǒng)中已經(jīng)將檔案電子化處理了，管理者可以根據(jù)檔案的不同屬性與類別，進(jìn)行分開管理和儲(chǔ)存。（5）信息、設(shè)備的共享。通過OA系統(tǒng)，企業(yè)的員工可以直接下載平臺(tái)上的文件，同時(shí)也能直接上傳文件到系統(tǒng)中去，方便了部門間、員工間的交流。由于OA系統(tǒng)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)，因此可以將打印傳真設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，這樣就可以實(shí)現(xiàn)設(shè)備的共享，節(jié)省設(shè)備的管理成本，（6）信息的高度集成。由于OA系統(tǒng)是各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合辦理與處理的平臺(tái)，因此所有的數(shù)據(jù)基本上都能在系統(tǒng)中查到，這樣一來，就方便了員工們獲得整個(gè)企業(yè)的發(fā)展信息。第三章OA系統(tǒng)管理的辦公流程與需求分析3.1辦公流程通過對比的形式，對OA系統(tǒng)的主要流程進(jìn)行分析，首先，在該系統(tǒng)實(shí)施前，辦公部門一般由起草部門、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、廠長、發(fā)起部門幾個(gè)部分組成，而改造后，該系統(tǒng)由起草部門、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管部門、廠長以及兩個(gè)辦事處組成；其次，在該系統(tǒng)的改革前后前幾個(gè)部門的功能沒有發(fā)生變化，仍然負(fù)責(zé)的是文件的起草、修訂，以及審核、批準(zhǔn)工作；再次，在改造前，發(fā)起部門的主要任務(wù)是件文件進(jìn)行打印并分發(fā)到各個(gè)部門，而在OA系統(tǒng)實(shí)施后，兩個(gè)辦事處負(fù)責(zé)的是發(fā)布文件、搜集反饋意見，并匯總存檔。3.2企業(yè)運(yùn)用的需求分析在上面的系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)部分，我們已經(jīng)對于OA的基礎(chǔ)功能進(jìn)行了簡單的介紹，其實(shí)我們都知道，一個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，他所包含的功能其實(shí)都是根據(jù)自身的需求來設(shè)計(jì)相應(yīng)的功能的，所以我們隊(duì)OA系統(tǒng)的需求進(jìn)行簡單的闡述。信息及時(shí)性的需求。在一個(gè)企業(yè)的日常中經(jīng)常會(huì)遇到很多的重要而且比較急的一些事務(wù)，那么在這種事務(wù)的處理中就務(wù)必保證信息的傳遞能夠及時(shí)的到達(dá)信息需求者的手中，否則由于時(shí)間的延遲就可能使得事務(wù)的處理失效，給企業(yè)帶來不必要的損失。知識交流的需求。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開每一個(gè)員工自身能力的提升，但是在很多的大型企業(yè)，不可能顧及到每一個(gè)員工，從而就需要這樣一個(gè)交流的平臺(tái)讓他們自己去學(xué)習(xí)和提升能力。（3）文件傳閱的效率需求。對于文件，在傳統(tǒng)的辦公模式中是很繁瑣的一件事情，錄入、審閱、打印、下發(fā)、反饋等等步驟，大大降低了辦公的效率。所以需要這樣的一個(gè)平臺(tái)將這些文件很快的到達(dá)每個(gè)員工的手中，并保證他們都已經(jīng)看到，這樣以來效率上就能得到明顯的提升。（4）檔案管理的需求。傳統(tǒng)的檔案管理都是文檔形式的，很容易損毀和丟失，而且不方便查閱。所以O(shè)A系統(tǒng)將這個(gè)問題很好的解決了，所有的檔案都錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，加以備份可以有效的防止丟失，而且能很便捷的將檔案調(diào)出來查看。（5）設(shè)備共享的需求。在很多企業(yè)隨著發(fā)展，下面的員工也大量增加，那么在日常的辦公中所使用的設(shè)備不可能每一個(gè)人都安置一套，那樣的話不管是設(shè)備的管理還是設(shè)備自身的成本都很高，是不利于企業(yè)的發(fā)展到，從而OA將所有的設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)共享，大大降低了設(shè)備的管理和購置的成本。（6）信息集成的需求。以往每一個(gè)企業(yè)的管理部門都掌握著大量的獨(dú)立信息，但是在辦公自動(dòng)化的模式下，每一個(gè)部門的信息都會(huì)被綜合到統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，也就實(shí)現(xiàn)了信息的集成和集中管理。第四章辦公自動(dòng)化功能模塊及在企業(yè)中的運(yùn)用4.1主要功能模塊介紹協(xié)同工作：可以設(shè)置工作流程、發(fā)起協(xié)同事項(xiàng)并管理協(xié)同。包括項(xiàng)目：個(gè)人設(shè)置、起草公文、代辦和已辦事項(xiàng)、催辦信息、值班提醒等。公文管理：公文的起草、流轉(zhuǎn)、審批、查看等操作使用。滿足單位發(fā)布公文、接收公文及檔案管理的需求。對收文、發(fā)文進(jìn)行管理，包括督辦和統(tǒng)計(jì)。電子郵件：這一部分在于企業(yè)郵件的管理，一個(gè)是便于企業(yè)內(nèi)部的交流，另一個(gè)是便于信息的集中處理。工作計(jì)劃：填寫工作計(jì)劃，并可以加入此計(jì)劃的相關(guān)部門、人員共同參與。設(shè)置工作計(jì)劃的類型，例如：周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃等，統(tǒng)籌管理，方便快捷。辦公用品管理：這個(gè)模塊在于將辦公的用品進(jìn)行統(tǒng)一的管理，從購入到下發(fā)都是統(tǒng)一完成，便于企業(yè)的統(tǒng)籌管理，也將每個(gè)部門的事宜簡單化?？己藢徟y(tǒng)計(jì)：對個(gè)人事務(wù)中個(gè)人考勤的四種審批批示，只有相關(guān)權(quán)限人員在此審批同意后，個(gè)人考勤中才會(huì)通過，并進(jìn)行相應(yīng)的出差、加班、請假等，否則事情不通過。解決了現(xiàn)在企業(yè)中的繁瑣申請制度。無紙化申請、批示及審核。并針對個(gè)人考勤有一定的統(tǒng)計(jì)。薪資管理：這個(gè)模塊只要是負(fù)責(zé)員工們的薪酬，主要的作用是統(tǒng)計(jì)企業(yè)員工的工資，進(jìn)行統(tǒng)一的核算，同時(shí)也便于企業(yè)的管理者們查看目前實(shí)行的薪資管理的現(xiàn)狀，便于他們及時(shí)的做出調(diào)整。客戶管理：OA系統(tǒng)中集成的客戶管理系統(tǒng)，將CRM客戶關(guān)系系統(tǒng)中重要部分集成至辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中來，囊括了CRM中的客戶基本信息、客戶交往記錄、客戶服務(wù)、客戶轉(zhuǎn)移、客戶關(guān)懷、客戶回訪、客戶投訴和客戶滿意度調(diào)查等管理模塊，大大減少了企業(yè)在客戶信息度上的投入精力。銷售管理：這個(gè)模塊主要是負(fù)責(zé)銷售的合同與記錄，對于銷售合同中涉及到的客戶進(jìn)行記錄和管理，便于客戶信息的查找，以及合作中交易信息的查詢。4.2企業(yè)中的運(yùn)用以中航一集團(tuán)中的金航OA系統(tǒng)為例，該OA系統(tǒng)集成了個(gè)人辦公、機(jī)關(guān)信息、個(gè)人郵件、事務(wù)處理、公文辦理、公用信息以及系統(tǒng)管理等功能。因?yàn)樵揙A系統(tǒng)的應(yīng)用，中航一集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公管理，體現(xiàn)了其先進(jìn)性；創(chuàng)造了集成化的電子辦公環(huán)境；擁有了集公文處理、發(fā)布、共享的工作平臺(tái)；處理過程及監(jiān)督具有了工作流的性質(zhì)；提供的與MIS的接口方便了兩部門間的信息交流和查詢。同時(shí)，還有屯蘭礦無紙化辦公OA系統(tǒng)等等。第五章辦公自動(dòng)化應(yīng)用中注意的問題與對策5.1辦公自動(dòng)化應(yīng)注意的問題5.1.1工作人員具有電子信息化觀念傳統(tǒng)的文件都是以紙為主要的載體，上面一般都會(huì)有相關(guān)單位部門的刻章或者簽名。但是OA系統(tǒng)就直接去掉了中間文件傳遞到領(lǐng)到手中的過程，如此一來就可以將大大縮短了領(lǐng)導(dǎo)處理文件的整體時(shí)間，在效率上得到明顯的提升，而且在領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢之后又可以直接將文件傳遞回閱讀人的手中，信息的傳遞與反饋效率都得到了很大的提升。不僅過程很快，而且還很便捷，如果遇到突發(fā)狀況的事情，也可以的到及時(shí)的處理，以此避免不必要的損失。但是很多人不太喜歡使用電腦，尤其是年齡比較大的對此更是非常的抵觸，因?yàn)樗齻冊谟^念上還沒有得到根本的改變，而且隨著信息化時(shí)代的到來，這種自動(dòng)化辦公的模式將成為目前企業(yè)辦公模式的主流趨勢，如果在觀念上無法適應(yīng)的話將很可能被時(shí)代淘汰掉，也會(huì)給企業(yè)的系統(tǒng)推廣帶來阻礙。5.1.2工作人員具有網(wǎng)絡(luò)安全與道德意識信息技術(shù)在現(xiàn)代發(fā)展已經(jīng)十分的成熟了，但是安全問題卻是一個(gè)長時(shí)間無法根治的一個(gè)問題。所以在網(wǎng)絡(luò)安全方面需要花費(fèi)一些心思，防止一些惡意分子利用OA系統(tǒng)的資源進(jìn)行詐騙等非法事件的發(fā)生。我們需要從源頭抓起，防患于未然，加強(qiáng)管理及員工們的網(wǎng)絡(luò)安全意識，防止企業(yè)資料的外泄或者黑客的入侵。一旦發(fā)生了這樣的事情，一定要及時(shí)向有關(guān)部門反應(yīng)，并實(shí)行補(bǔ)救措施，防止損失的擴(kuò)大。再就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工的道德意識，防止內(nèi)部人員將資料外泄，實(shí)時(shí)監(jiān)控員工們的言行，規(guī)范他們的到的意識，一道他們正確的使用OA系統(tǒng)這個(gè)現(xiàn)代化平臺(tái)。5.1.3工作人員具備積極的關(guān)注性O(shè)A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加快了事情傳遞過程，提升了效率，部門文件傳送的管理人員就應(yīng)時(shí)時(shí)關(guān)注系統(tǒng)中是否有新信息，做好相應(yīng)的回應(yīng)和傳接工作，切勿一天關(guān)注一次，將原本快捷的事情耽誤，進(jìn)而影響工作進(jìn)程，甚至讓人對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生不佳印象。工作隊(duì)伍的工作積極程度在一定程度上影響了工作進(jìn)程的開展，嚴(yán)重的將制約辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣，做好管理人員的管理工作就顯得尤為重要，建立明確獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對提高積極性幫助較大，有條件的部門或機(jī)構(gòu)可以采取此措施，完善管理制度，獎(jiǎng)罰分明。加強(qiáng)工作隊(duì)伍的積極性管理，提升使用者對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的良好印象，增進(jìn)改革進(jìn)程的快速發(fā)展。5.2對辦公自動(dòng)化運(yùn)用的建議5.2.1加強(qiáng)宣傳，適時(shí)引導(dǎo)如今不管是經(jīng)濟(jì)還是別的東西，更新?lián)Q代的速度是很快的，一些年紀(jì)較大的員工很多時(shí)候是無法跟上這樣的速度的，所以很多時(shí)候他們都是處于一種茫然無措的狀態(tài)。所以在這樣的情況下，就需要企業(yè)積極的去引導(dǎo)他們接受新的東西，以往傳統(tǒng)辦公方式上一些不太常用的功能，應(yīng)將精力轉(zhuǎn)移到適應(yīng)新系統(tǒng)中的功能上。加強(qiáng)宣傳，讓他們知道這樣的轉(zhuǎn)變是積極有利的變化，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)意識，減輕更新過程中的不適反應(yīng)。5.2.2規(guī)范管理流程，責(zé)任到人OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用過程中雖然速度加快了，但是應(yīng)有的程序仍然不能減少，否則就會(huì)導(dǎo)致不必要的麻煩，增加最高決策者的額外負(fù)擔(dān)。按照原有程序進(jìn)行呈報(bào)，分管部門清楚具體情況能給決策和討論提供參考意見。規(guī)范管理流程起到舉足輕重的作用，責(zé)任到人，可以避免不清楚上級主管審批部門的使用者遞交錯(cuò)誤申報(bào)表而影響材料和信息的傳遞。實(shí)際管理中必須狠抓流程，落實(shí)責(zé)任，嚴(yán)格制止各級申報(bào)行為的出現(xiàn)，防患資料的對外泄露。5.2.3整合資源，提高辦事效率OA系統(tǒng)作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，是具備很強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能的?？梢詫⑵髽I(yè)的很多資料上傳到里面去，給不同信息需求的人以便捷的資源共享平臺(tái)，管理者們也可以更好的掌握企業(yè)的整體信息確定企業(yè)未來的發(fā)展趨勢。并且能很好的整合企業(yè)自身的資源，將資源的使用效率做到最大化。同時(shí)加快資料的下發(fā)與反饋，大大提高工作的效率，辦公的規(guī)范性得到了提高。第六章結(jié)語經(jīng)過相關(guān)的實(shí)踐，電子管理系統(tǒng)一定是要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求的，不管是在功能的設(shè)計(jì)上都必然是根據(jù)企業(yè)的自身需求量身而定，但是很多的東西仍然是建立在傳統(tǒng)的辦公模式上的?？傮w來看是適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求的，但是OA辦公系統(tǒng)也是一項(xiàng)技術(shù)，技術(shù)的更新?lián)Q代是很快的，在很多時(shí)候許多人都很難適應(yīng)這種發(fā)展速度。這就是企業(yè)需要去引導(dǎo)的問題了，只有讓自己的員工真正的認(rèn)識和使用這個(gè)系統(tǒng)才能真正的為企業(yè)創(chuàng)造效益，才