消防服裝及工器具采購備貨方案

第一節(jié)總體采購方案 1一、采購原則 1二、采購計劃 6三、采購流程 11第二節(jié)采購管理辦法 13一、采購管理體制 14二、采購計劃及預(yù)算 14三、采購實施流程 14四、采購成本控制 15第三節(jié)驗收與入庫管理 16一、驗收流程 16二、報驗 17三、入庫 17四、退換貨 18第一節(jié)總體采購方案一、采購原則項目采購工作要保證按項目的質(zhì)量、數(shù)量、時間要求，以合理的價格和恰當?shù)墓?yīng)來源，獲得所需的設(shè)備、材料及有關(guān)服務(wù)，在具體的執(zhí)行過程中要體現(xiàn)如下工作原則。（一）貨比三家，公平競爭，“五適采購”原則原則上應(yīng)選擇三個以上的詢價對象，嚴格控制獨家供貨，用制度來保證報價者間的公平競爭，以獲取采購效益。在工作各環(huán)節(jié)要體現(xiàn)“五適采購”。1.適價大量使用與少量使用，長期使用與短期使用價格往往有差別，決定一個合適的價格要經(jīng)過以下幾個步驟：（1）多渠道詢價：多方面打探市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。（2）比價：要分析各供應(yīng)商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價標準。（3）自行估價：自己成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、成本會計等人組成，估算出符合品質(zhì)要求的、較為準確的底價資料。（4）議價：根據(jù)底價的資料。市場的行情，供應(yīng)商用料的不同，采購量的大小，付款期的長短等等與供應(yīng)商議定出一個雙方都能合理接受的價格。2.適時現(xiàn)代企業(yè)競爭非常激烈，時間就是金錢。采購計劃的制定要非常準確，該進的產(chǎn)品不依時間進來，增加管理費用，影響銷售和信譽；太早采購囤積產(chǎn)品，又會造成資金的積壓、場地的浪費、產(chǎn)品的變質(zhì)，所以依據(jù)供貨計劃制定采購計劃，按采購計劃適時的采購產(chǎn)品，既能使供貨順暢，又可以節(jié)約成本，提高市場競爭力。3.適質(zhì)采購產(chǎn)品的成本是直接的，所以每個公司領(lǐng)導(dǎo)層非常重視，而品質(zhì)成本是間接的，所以就被許多公司領(lǐng)導(dǎo)層忽略了，“價廉物美”才是最佳的選擇，偏重任何一頭都會造成最終產(chǎn)品成本的增加。（1）品質(zhì)不良。經(jīng)常性的退貨，造成各種管理費用增加。（2）經(jīng)常退貨，造成經(jīng)常性的供貨計劃變更，增加管理成本，影響交期，降低信譽和產(chǎn)品競爭力。（3）品質(zhì)不良，需增加大量檢驗人員，增加成本。（4）供貨過程中，因產(chǎn)品質(zhì)量不良造成的不良品增多，返修多、返工多，增加時間成本和人員成本。（5）品質(zhì)不定，成品品質(zhì)不良率加大，客戶投訴及退貨增多，付出的代價就高。4.適量采購量多，價格就便宜，但不是采購越多越好，資金的周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本都直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金的周轉(zhuǎn)率、儲存成本、物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟的采購量。5.適地國內(nèi)產(chǎn)品采購，要考慮制造廠商與我公司的相對位置，優(yōu)化采購，以降低產(chǎn)品相關(guān)費用。（二）采購過程程序化、標準化、公開化，符合質(zhì)保體系的原則1.采購全過程的制度化和程序化：實行采購程序化作業(yè)，增加制約措施，嚴格授權(quán)程序，實現(xiàn)民主決策，體現(xiàn)公司意志。嚴明采購業(yè)務(wù)紀律，最大程序地杜絕個人行為，為防止腐敗和杜絕行業(yè)不正之風奠定法制基礎(chǔ)。2.工作標準化：包括計劃格式、詢價文件包、報價文件包、報價評價文件包、合同文件包、所有狀態(tài)報告、質(zhì)量記錄、文件建檔等基本上實現(xiàn)了標準化。執(zhí)行報價審批制度，報價技術(shù)評價、商務(wù)評價獨立進行，在此基礎(chǔ)上進行報價的綜合評價，確定供貨廠商。3.公開化、公正化：廠商來源公開，推薦渠道公開，評審程序公開，評審過程公開，達到評審結(jié)論公正。（三）提高采購技術(shù)含量，走專家采購之路采購是一門專業(yè)，主要包括以下幾個方面含義：1.專業(yè)采買：專業(yè)技術(shù)知識、商務(wù)知識、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力、計算機應(yīng)用、商務(wù)信息庫支持、信息管理。2.專家采購：采購隊伍由專業(yè)技術(shù)人員構(gòu)成并具有相當?shù)脑O(shè)計經(jīng)驗或工程經(jīng)驗。3.專業(yè)檢驗：培養(yǎng)或聘用專門的監(jiān)造、檢驗人員；專業(yè)的現(xiàn)場物資管理：專業(yè)化管理、計算機集成管理。（四）采購、檢驗、運輸分工明確，密切合作的原則重要設(shè)備、產(chǎn)品供應(yīng)商的確定過程相當程度上是一個供貨方案的確定過程；材料供應(yīng)和設(shè)備制造工藝的國產(chǎn)化是重要設(shè)備設(shè)計國產(chǎn)化的延伸和完成；長周期設(shè)備的適時采購啟動又與各設(shè)計的特定階段相對應(yīng)，同樣，廠商資料的提交和確認，又構(gòu)成了供貨的另一重要部分。這樣供貨與廠商的不可分割性，注定了采購與檢驗相關(guān)的必然性。項目人員不僅負責請購文件的編制，還要參與分承包方協(xié)調(diào)會、負責技術(shù)談判、報價技術(shù)評價、參與報價綜合評價、負責分承包方圖紙資料確認，必要時參與現(xiàn)場開箱檢驗和現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)。在項目供貨的中后期，項目工作的重點轉(zhuǎn)移到檢驗、運輸服務(wù)，采購組的工作是圍繞項目供貨而展開的，采購的產(chǎn)品供應(yīng)的好壞在相當大程序上決定了驗收進度和質(zhì)量的好壞。采購、檢驗、運輸是項目供貨工作流上的密切相關(guān)的三條主線，即相對獨立，但有時又高度交叉相容。這更要求采購、檢驗、運輸管理人員要嚴格執(zhí)行公司關(guān)于采購、檢驗、運輸管理的分工規(guī)定，切實履行各自的職責，提倡互相尊重和互相支持，保持良好的協(xié)作關(guān)系。（五）推行項目管理、矩陣式管理的原則項目實行項目管理，即采用永久性的業(yè)務(wù)機構(gòu)與根據(jù)項目規(guī)模組成的項目組相結(jié)合的管理模式。項目組的執(zhí)行人是項目經(jīng)理，項目采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行人是采購經(jīng)理，采購經(jīng)理在項目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，并在業(yè)務(wù)上接受采購部的指導(dǎo)和的技術(shù)支持，向項目經(jīng)理和采購部主任報告工作。項目采購組成員受項目采購經(jīng)理和采購部的雙重領(lǐng)導(dǎo)。項目采購組內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系以及項目采購組與專業(yè)部門的關(guān)系按《項目組織規(guī)定》執(zhí)行。（六）質(zhì)量、進度、費用、材料、合同全面控制的原則全面執(zhí)行ISO9001質(zhì)量體系，制訂可行的質(zhì)量計劃，接受質(zhì)量保證工程師的質(zhì)量檢查和指導(dǎo)，以保證采購工作質(zhì)量和設(shè)備、產(chǎn)品的供應(yīng)質(zhì)量。培養(yǎng)職工全新的計劃觀念，樹立計劃的權(quán)威性，做到工作有計劃，進度要跟蹤，資源實耗能及時準確地統(tǒng)計。采用贏得值定量評估原理（EVC）檢測采購實施效果，分析存在問題及原因，指導(dǎo)下階段采購業(yè)務(wù)，必要時修訂實施計劃。使得“項目采購月報”和EVC法真正成為每個采購管理人員的助手，成為指導(dǎo)采購工作和實施采購管理的主要信息依據(jù)。按照項目費用控制要求，將采購相關(guān)的六類費用進行分解，逐級控制，保證項目費用控制目標的實現(xiàn)。在項目采購全過程中對材料實施有效的控制，按照“適時”“適量”的采購原則，在保證項目材料供應(yīng)的前提下，追求材料“零庫存”和“零結(jié)余”。加強對采購合同的管理工作，最大限度地降低合同風險，保證項目采購的順利進行。二、采購計劃我們樹立為公司節(jié)約每一分錢的觀念，積極落實采供工作要點。堅持同等質(zhì)量比價格，同等價格比質(zhì)量，最大限度為公司節(jié)約成本的工作原則。根據(jù)市場調(diào)查及所需原料，特制訂以下工作計劃。（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商調(diào)查（1）初步調(diào)查：主要是對供應(yīng)商的名稱、地址、生產(chǎn)的產(chǎn)品、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品價格、產(chǎn)品質(zhì)量、市場份額、運送情況等調(diào)查。對供應(yīng)商的能力做出一種預(yù)測及了解、掌握整個資源市場的情況打下一定的基礎(chǔ)?？刹捎谜{(diào)查問卷法、訪問調(diào)查法及實地考察供應(yīng)商來對供應(yīng)商來進行考察。（2）深入調(diào)查：深入到供應(yīng)商企業(yè)的生產(chǎn)線、各個生產(chǎn)工藝、質(zhì)量檢驗環(huán)節(jié)甚至管理部門，對現(xiàn)有的設(shè)備工藝、生產(chǎn)技術(shù)、管理技術(shù)等進行考察，看看所采購的產(chǎn)品能不能滿足本企業(yè)所應(yīng)具備的生產(chǎn)工藝條件、質(zhì)量保證體系和管理規(guī)模要求。2.供應(yīng)商開發(fā)評估內(nèi)容產(chǎn)品的評估、供應(yīng)商資格認證準備、供應(yīng)商質(zhì)量管理狀況的評估、供應(yīng)商資格認證、樣品認證評價、供應(yīng)商的信用政策評估、供應(yīng)商的風險評估、供應(yīng)商的財務(wù)狀況分析。3.供應(yīng)商考核（1）供應(yīng)商是否遵守連鎖經(jīng)營企業(yè)制定的供應(yīng)商行為準則。（2）供應(yīng)商是否運作良好。越來越多的連鎖經(jīng)營企業(yè)已經(jīng)意思到，同供應(yīng)商發(fā)展長期、穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系有利于自身的發(fā)展。（3）供應(yīng)商是否具有發(fā)展?jié)摿?。隨著市場競爭的加劇，企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新、商品創(chuàng)新層出不窮，產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度不斷加快。連鎖經(jīng)營企業(yè)想要在競爭中保持，必須保持不斷地開拓創(chuàng)新，而企業(yè)的創(chuàng)新又離不開供應(yīng)商的支持。（4）供應(yīng)商考核體系：價格、產(chǎn)品品質(zhì)、產(chǎn)品交付、貨款結(jié)算及配合程度。4.供應(yīng)商選擇（1）證章齊全：所有與我合作的廠商，應(yīng)持有工商執(zhí)照、稅務(wù)登記，以及相關(guān)許可證書等各類有效證章，具有合法的經(jīng)營資質(zhì)。（2）經(jīng)營守法：與我合作的廠商，應(yīng)有良好的自律意識，能自覺在國家法律限定許可的范圍內(nèi)守法，無違法經(jīng)營的不良記錄。（3）信譽良好：各合作（廠）商應(yīng)具有良好的企業(yè)形象，能夠信守承諾，講求聲譽，愿意與我共建互信、互讓、互尊、互諒的合作基礎(chǔ)。（4）產(chǎn)品適銷：各廠商提供的商品應(yīng)適銷對路，具有較強的市場競爭力，不僅符合國家質(zhì)檢標準，而且能夠為合作雙方增效創(chuàng)利。（5）前景看好：不論廠家、還是商家，凡有意合作者，應(yīng)擁有強烈的社會責任感與使命感，創(chuàng)新意識強，發(fā)展?jié)摿Υ?，合作雙贏的前景良好。（6）合理的產(chǎn)品價格：大規(guī)模購買時，一般的供應(yīng)商都會提供一定的數(shù)量折扣，并且在不同的付款方式下，也可能出現(xiàn)不同的折扣。（7）準確的交貨期：超市缺貨會使顧客流失，超市應(yīng)合理計算交貨期限，更重要的是督促供應(yīng)商在規(guī)定的交貨期間內(nèi)交貨。（8）穩(wěn)定的'供應(yīng)能力：選擇綜合素質(zhì)較好的供應(yīng)商作為合作伙伴，并不斷加強兩者之間的關(guān)系，以便長期合作。（二）組織實施陽光采購策略公開透明的按采購制度在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受審計及其他部門監(jiān)督。我們強調(diào)采購工作透明，在采購工作中做到公開、公平、公正。不論是大宗設(shè)備還是小型材料的零星采購，都盡量多的邀請相關(guān)職能部門參與。即使在時間緊，任務(wù)重的時候，也始終堅持這個原則，邀請審計部相關(guān)人員一起詢問比價，采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受審計監(jiān)督。即確保工作的透明，同時保證了工程進度。1.完善制度，職責明確，按章辦事。通過組織學(xué)習《采購管理戰(zhàn)略》和公司質(zhì)量管理體系文件，通過換版之機，完善了更具操作性的《材料、設(shè)備采購控制流程》、《采購及供方評價作業(yè)指導(dǎo)書》等采購管理制度。制度清楚，操作有據(jù)可查，為陽光采購奠定了理論基礎(chǔ)。2.公開公正透明，實現(xiàn)公開招標。采購部按項目部和施工單位上報的采購計劃公開招標，競標單位保證在三家以上，全程由總工辦、工程部、審計部、采購部共同參與，增加陽光采購?fù)该鞫?，真正做到降低成本、保護公司利益。3.形成監(jiān)督機制。做好價格和技術(shù)規(guī)格分離和職能定位工作，價格必須經(jīng)采供部和審計部，技術(shù)必須經(jīng)工程部和總工辦，形成相互制衡的工作機制；防范、抑制腐敗。建立材料價格信息庫和材料價格監(jiān)管機制，提高采購人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，保證貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉的購買材料，減少工程成本，提高采購效率，提高企業(yè)利潤。（三）圍繞控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品等方面開展工作圍繞控制成本、采購性價比最優(yōu)的產(chǎn)品的工作目標，要求采購人員在充分了解市場信息的基礎(chǔ)上注重溝通技巧和談判策略。要求各個長期合作供應(yīng)商在原價位的基礎(chǔ)上下浮5至8個百分點（當然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調(diào)整）。同時調(diào)整部分工作程序，增加了采購復(fù)核環(huán)節(jié)，采取由采供部副經(jīng)理在采購人員對材料、設(shè)備詢比價的基礎(chǔ)上進行復(fù)核，再由采供部經(jīng)理進一步復(fù)核，實行采購部的兩級價格復(fù)核機制，然后再傳送審計部復(fù)核。力求最大限度的控制成本，為公司節(jié)約每一分錢。采供人員也在每一項具體工作和每一個工作細節(jié)中得到煅練。（四）進一步加強對供應(yīng)商的管理協(xié)調(diào)進一步加強了對供應(yīng)商管理，本著對每一位來訪的供應(yīng)商負責的態(tài)度，制定了《采購供應(yīng)部供方信息表》，對每一位來訪的供應(yīng)商進行分類登記，確保了每一個供應(yīng)商資料不會流失。同時也利于采供對供應(yīng)商信息的掌握，從而進一步擴大了市場信息空間。建立了合格供方名錄，在進行邀標報價之前，對商家進行評價和分析，合格者才能進入合格供方名錄、才具有報價資格。三、采購流程（一）詢價準備1.計劃整理。我公司若有幸中標后，按照采購方招標文件執(zhí)行計劃，結(jié)合采購人的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制詢價采購計劃。2.組織詢價小組。詢價小組由我公司的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機方式確定。詢價小組名單在成交結(jié)果確定前應(yīng)當保密。3.編制詢價文件。詢價小組按照政府采購有關(guān)法規(guī)和項目特殊要求，在采購執(zhí)行計劃要求的采購時限內(nèi)擬定具體采購項目的采購方案、編制詢價文件。4.詢價文件核對。詢價文件在定稿前需經(jīng)采購人核對。5.收集信息。按照采購物品或服務(wù)等特點，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查等途徑進一步了解價格信息和其他市場動態(tài)。6.確定被詢價的供應(yīng)商名單。詢價小組通過隨機方式從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，同時向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。（二）詢價1.詢價時間告知有關(guān)部門。2.遞交報價函。被詢價供應(yīng)商在詢價文件限定的時限內(nèi)遞交報價函，工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價函的密封情況進行審查。3.詢價準備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預(yù)備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，詢價工作紀律，介紹總體目標、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標準。4.詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應(yīng)商的報價函，作報價記錄同時簽名核對，按照符合采購生產(chǎn)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標準，確定一至二名成交候選人同時排列順序。5.詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經(jīng)所有詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。（三）確定生產(chǎn)供應(yīng)商1.按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權(quán)詢價小組直接確定成交人。2.成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時將成交結(jié)果通知所有未成交的供應(yīng)商。3.編寫采購報告。詢價小組應(yīng)于詢價活動結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價小組組成、采購過程、采購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫采購報告。（四）下單1.一般情況下，我公司接到采購方訂單，獲取訂單以下基本信息：產(chǎn)品型號，數(shù)量，技術(shù)參數(shù)，交貨日期等。2.分析訂單信息是否齊全，再將訂單下給生產(chǎn)供應(yīng)商，訂單必須含有以下信息：產(chǎn)品型號，數(shù)量，單價，金額，計劃交貨日期。3.采購審核員按照具體情況進行訂單審核4.訂單發(fā)送給客戶以后，采購人員需要與客戶核對采購信息，同時要求簽字回傳。（五）跟催采購訂單完畢以后，項目中心人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)核對到貨日期直至產(chǎn)品到達我公司。（六）入庫1.檢驗供貨商產(chǎn)品生產(chǎn)完成交貨予我公司，我公司組織產(chǎn)品相關(guān)檢驗人員，對產(chǎn)品進行嚴格的檢驗，經(jīng)檢驗合格后方可入庫，檢驗不合格的產(chǎn)品退回生產(chǎn)商。2.產(chǎn)品入庫收貨員收產(chǎn)品之前需核對供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱，訂單號，存貨編碼，數(shù)量；如訂單上的信息與采購訂單不符，征求采購人員意見是否可以收下。第二節(jié)采購管理辦法為加強、規(guī)范公司的采購工作，提高采購工作的計劃性，降低采購成本，提升服務(wù)質(zhì)量，明確管理責任劃分，特制定本辦法：一、采購管理體制1.公司采購部，具體負責公司所有采購業(yè)務(wù)。2.公司若有幸中標，為采購方供應(yīng)的所有產(chǎn)品，均應(yīng)符合本辦法的規(guī)定。二、采購計劃及預(yù)算1.采購部根據(jù)采購方招標文件的采購需求，以及現(xiàn)有庫存等情況，制定相關(guān)采購計劃。2.采購部、財務(wù)部聯(lián)合根據(jù)采購計劃制定相應(yīng)的采購預(yù)算。3.項目采購計劃及預(yù)算須經(jīng)項目經(jīng)理簽字審批。三、采購實施流程1.采購部收到項目已中標的采購需求后，多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇，報項目經(jīng)理決定。并建立完善的價格信息搜集對比系統(tǒng)檔案以及供應(yīng)客戶信用等級檔案等。2.對大宗、貴重、批量性的采購采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購，并建立完善的招標工作檔案。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。3.采購詢價經(jīng)采購部經(jīng)理獲準后，采購員即與供應(yīng)商洽談采購合同及合同條款。采購合同采用國家標準合同或公司擬訂合同格式。采購合同的簽訂按公司合同審批程序會簽辦理。4.采購合同須經(jīng)公司律師審核。5.采購合同經(jīng)雙方簽章生效后，采購員按合同付款約定，向財務(wù)部申請付款，及時向供應(yīng)方支付定金和各期貨款。6.采購員按合同約定，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。7.貨物收到后，應(yīng)及時運抵倉庫，嚴格辦理驗收手續(xù)，并經(jīng)檢驗負責人、產(chǎn)品管理及相關(guān)責任人驗收簽字后辦理入庫手續(xù)，采購員持有關(guān)發(fā)票、入庫單等單據(jù)到財務(wù)部銷帳。8.貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量、供貨時間與合同不符的，采購員即時告知供應(yīng)方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。9.若發(fā)生公司貨款被騙等問題，采購部應(yīng)及時上報主管領(lǐng)導(dǎo)，與采購方聯(lián)系并尋找替代品或變更采購計劃，必要時可進行訴訟，采購部和采購員要承擔或部分承擔經(jīng)濟損失。四、采購成本控制1.采購部應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算實施采購計劃，并采取有效措施，完成公司下達的降低采購成本的指標，或達到采購目標成本。2.采購部密切關(guān)注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預(yù)測，掌握最有利的采購時機，做出采購計劃。3.采購部分析主要物料的采購成本及構(gòu)成，掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本中的比重，對有關(guān)費用重點監(jiān)控。4.采購部選擇運輸方式，應(yīng)考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。5.采購部會同財務(wù)部確定貸款分期付款和結(jié)算方式，協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù)，減