秘書考試知識：舉辦會議注意點(diǎn)

1/1秘書考試知識：舉辦會議注意點(diǎn)會議協(xié)調(diào)

會議組織工作頭緒繁雜、環(huán)節(jié)較多，每個環(huán)節(jié)之間相互關(guān)聯(lián)、相互影響，一個環(huán)節(jié)出了問題就要影響下一個環(huán)節(jié)甚至整個會議。因此，應(yīng)當(dāng)重視會議工作的總體協(xié)調(diào)與支配，必需建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)。

會議協(xié)調(diào)是指會議組織者受上級領(lǐng)導(dǎo)者的托付，通過各種方式和手段妥當(dāng)?shù)貐f(xié)調(diào)、處理各種關(guān)系、沖突和糾紛，其目的是保證會議的順當(dāng)召開、進(jìn)行和圓滿結(jié)束。會議協(xié)調(diào)也是會議組織管理的重要手段，其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一熟悉，調(diào)整關(guān)系，解決沖突，協(xié)調(diào)行動。

秘書部門要做好會務(wù)工作總體協(xié)調(diào)，必需建立一套有效的指揮調(diào)度系統(tǒng)，并且明確崗位責(zé)任。必要時，應(yīng)列出具體的任務(wù)分工表，人手一份，以備檢查和落實(shí)，準(zhǔn)時協(xié)調(diào)解決問題。如文稿起草、會務(wù)組織、會場布置、文藝演出、來賓接待、生活服務(wù)、平安保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療急救、電力保障等。

會議協(xié)調(diào)的方法與途徑多種多樣，要敏捷運(yùn)用，主動地做好協(xié)調(diào)與支配工作，會議協(xié)調(diào)的要求如下。

(1)加強(qiáng)會議組織工作部門的建設(shè)，提高會議組織人員的素養(yǎng)和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。

(2)注意調(diào)查討論，廣泛收集各方面的信息。

(3)爭取領(lǐng)導(dǎo)同志的理解、信任和支持。

(4)充分發(fā)揮各相關(guān)工作部門的作用。

(5)顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)全都。

(6)建立良好的人際關(guān)系。

(7)擅長將原則性與敏捷性結(jié)合起來。

(8)遇到問題，應(yīng)急躁細(xì)致，鎮(zhèn)靜冷靜，穩(wěn)重行事。

(9)留意留有余地。

(10)協(xié)調(diào)之后留意準(zhǔn)時抓落實(shí)。

會議質(zhì)量掌握

會議質(zhì)量的凹凸主要取決于下列因素：會議的召開是否必要;召集會議的單位是否具備必要的行政權(quán)力;會議預(yù)備是否充分;與會人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息溝通;會議期間能否排解各種相關(guān)的干擾;主持人、與會者的學(xué)識、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、心理狀態(tài)等條件;環(huán)境衛(wèi)生條件;技術(shù)設(shè)備條件;議程是否合理科學(xué);對會議決議的執(zhí)行是否實(shí)施有效的監(jiān)督等。

要做好會議的質(zhì)量掌握，應(yīng)當(dāng)留意下列幾個方面的問題。

1.留意會議的人員構(gòu)成

與會者應(yīng)組成合理的學(xué)問和智能結(jié)構(gòu)。據(jù)說有這樣一件事：一家大公司決策層開會爭論一些事情，第一個議題是關(guān)于購買一項(xiàng)新技術(shù)的事，由于大部分人對這項(xiàng)技術(shù)根本不懂，聽了職能部門的匯報后，只有一個人提出價格高了些，別人都不發(fā)言，這個議題只好不了了之。其次個議題是爭論公司遷址問題，大家發(fā)言特別踴躍，氣氛特別熱鬧，爭論效果很好，提出了不少樂觀的建議。兩個議題爭論的不同結(jié)果說明：會議成員的群體結(jié)構(gòu)對會議質(zhì)量影響很大。選擇與會人員應(yīng)多考慮那些具備相應(yīng)專長、有力量發(fā)表見解的人。

2.嚴(yán)格掌握參與會議的人數(shù)

會議效率與參與會議人員的數(shù)量成反比，即在實(shí)現(xiàn)相同的會議效果的前提下，參與會議的人越少，會議效率就越高，所以開會往往不是規(guī)模越大越好。人員增多，不僅表現(xiàn)為會議效率降低，而且必定帶來溝通的困難和協(xié)調(diào)的問題。所以會議人數(shù)應(yīng)盡量掌握在能有效溝通信息，并形成有效決議的限度內(nèi)。

3.不開可開可不開的會

要樹立效率觀念，就應(yīng)當(dāng)在處理每個會的時候先來3個自問：一問能不能取消?可開可不開的會應(yīng)當(dāng)堅決不開。二問能不能與其他會合并起來開?合并將意味著時間的節(jié)約和效率的提高。三問能不能以更有效的途徑、更簡便的方法達(dá)到同樣的目的?遇事?lián)駜?yōu)是生活和工作中的一般常識。

4.做好充分的會前預(yù)備

要做到讓大家有備而來，留意使每一位與會者在會前明確會議的目的、議題和要求，把握有關(guān)的文件材料，并做好發(fā)言的預(yù)備，不開“空手會”、無預(yù)備之會或預(yù)備不足之會。倉促行事是最簡單出問題的。

會議成本掌握

掌握會議成本的基本方法是：每個機(jī)構(gòu)依據(jù)詳細(xì)狀況提出比較合乎實(shí)際的會議成本計算公式，并計算出會議成本，在送審會議方案時，將這一成本同時上報，全部款額作為會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，上級在審批預(yù)算時，可將這一款額中的有形成本與無形成本一并計算且分別“撥付”。超過預(yù)算的有形支出與無形支出都必需仔細(xì)查究，并全部從該單位一年中的實(shí)撥經(jīng)費(fèi)中扣除。超支時一律由這些單位從其他正常開支總額中酌扣，或者直接向上級機(jī)構(gòu)繳納“會議超支費(fèi)”。這種方法曾在我國的一些機(jī)關(guān)單位中試行，其結(jié)果令人感到滿足。它強(qiáng)化了人們的會議成本觀念、時間