安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理辦法

安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，使之進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，結(jié)合安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)工作實(shí)際，制定本辦法。第二條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案是指省聯(lián)社及各農(nóng)村商業(yè)銀行在各項(xiàng)工作中形成的具有查考價(jià)值的文書、音像、實(shí)物及其他特殊介質(zhì)等不同載體的歷史記錄。包括文秘會(huì)議類檔案（收發(fā)文件、會(huì)議文件材料）；紀(jì)檢監(jiān)察類檔案（紀(jì)檢監(jiān)察活動(dòng)記錄、案件查處卷宗、來信來訪處理材料）；審計(jì)稽核（或風(fēng)險(xiǎn)管理）類檔案；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)類檔案（信貸檔案、會(huì)計(jì)檔案、銀行卡檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）；科技類檔案（計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及機(jī)房建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等）；人事教育類檔案（員工招聘辭退材料、工資審核材料、勞動(dòng)保險(xiǎn)材料、教育培訓(xùn)、考察考核材料）；黨務(wù)及群團(tuán)事物類檔案；行政事務(wù)類檔案（招投標(biāo)及大宗采購材料、基建檔案、車輛檔案、工商稅務(wù)及房產(chǎn)登記材料）。本辦法所稱文件是指各農(nóng)村商業(yè)銀行在經(jīng)營過程中產(chǎn)生和執(zhí)行的公文、合同文本、資信證明、會(huì)計(jì)簿冊(cè)、聲像資料、電子數(shù)據(jù)、重要會(huì)議記錄等。第三條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。省聯(lián)社辦公室是安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理工作的主管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng)村商業(yè)銀行檔案管理工作；省聯(lián)社財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng)村商業(yè)銀行會(huì)計(jì)檔案歸檔工作；省聯(lián)社人力資源部負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng)村商業(yè)銀行員工人事檔案材料歸檔工作。省聯(lián)社對(duì)本機(jī)關(guān)職能部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組在工作中形成的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。各農(nóng)村商業(yè)銀行對(duì)本單位在工作中形成的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。第二章檔案管理體制和任務(wù)第四條省聯(lián)社和各農(nóng)村商業(yè)銀行分別設(shè)立綜合檔案室，具體負(fù)責(zé)檔案接收和集中管理日常工作。綜合檔案室由辦公室或綜合管理部門負(fù)責(zé)管理。綜合檔案室應(yīng)配有至少一名兼職檔案管理員；有條件的，可配一名專職檔案管理員。省聯(lián)社各部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組，各農(nóng)村商業(yè)銀行應(yīng)明確一名兼職檔案管理員。第五條省聯(lián)社各部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組對(duì)使用和形成的檔案，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)保管，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔和移交。除在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用以外，不得以任何理由留置和分散保存，以確保檔案完整、準(zhǔn)確和有效利用。第六條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案工作的基本任務(wù)：無特殊保存價(jià)值的信封；5.為工作參考從各方面收集的各種材料。（三）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料同級(jí)或非隸屬單位送來僅作參閱、不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料。（四）下屬單位的文件材料1.下級(jí)機(jī)關(guān)抄送備案的一般性文件材料；2.下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本聯(lián)社的通知、規(guī)定、辦法等抄報(bào)文件。第九條省聯(lián)社機(jī)關(guān)各部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組，各農(nóng)村商業(yè)銀行在每年第一季度，按照本辦法的規(guī)定，對(duì)上年度屬于歸檔范圍的各類檔案及時(shí)收集、整理、立卷、歸檔；綜合檔案室對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，合格的予以接收集中保管；不合格的，責(zé)成有關(guān)部門、單位重新整理和歸檔。審計(jì)中心、督導(dǎo)組將上年檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元月份移交省聯(lián)社綜合檔案室集中保管。信貸、財(cái)務(wù)、稽核、監(jiān)保部門的業(yè)務(wù)檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元月份移交綜合檔案室集中保管。省聯(lián)社管理的干部和機(jī)關(guān)員工的人事檔案，可由人力資源部按員工人事檔案管理要求自行管理。省聯(lián)社根據(jù)需要，可以將各農(nóng)村商業(yè)銀行保管的重要檔案調(diào)至省聯(lián)社綜合檔案室保管。第四章檔案的保管和利用第十條檔案的保管：（一）檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行審查，根據(jù)案卷目錄查點(diǎn)清楚，及時(shí)記錄入庫。（二）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和架柜。庫房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施和器具。庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔，調(diào)整溫濕度，嚴(yán)禁煙火和電磁輻射等。同時(shí)應(yīng)繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。（三）檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備復(fù)印機(jī)、掃描儀、照(攝)相機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)和計(jì)算機(jī)等設(shè)備。（四）非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。（五）消防設(shè)備經(jīng)常保持齊備，定期檢查維護(hù)。第十一條檔案管理部門應(yīng)定期會(huì)同相關(guān)部室對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案提出銷毀的建議，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須在歸檔總目錄上予以注銷，并要執(zhí)行兩人簽字和兩人監(jiān)銷制度。第十二條需永久保存的檔案，按規(guī)定在本單位保存20年，經(jīng)過整理、鑒定后，連同“案卷目錄”（一式三份）向上級(jí)檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。第十三條實(shí)行檔案管理信息化。庫存檔案目錄實(shí)行信息化檢索；省聯(lián)社檔案內(nèi)容逐步實(shí)行全息化檢索。第十四條檔案的利用：（一）檔案的借閱1.檔案借閱人員應(yīng)填寫《借閱檔案登記簿》。2.借閱人員不得在檔案文件上劃杠、圈、點(diǎn)等，嚴(yán)禁涂改和撕頁，應(yīng)保持檔案原貌和整潔。3.所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或無關(guān)人員閱讀。4.借閱一般在檔案閱覽室進(jìn)行，確需借出的，必須事先經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.調(diào)閱帶有密級(jí)文件檔案應(yīng)在檔案室閱文。如需要摘錄或借出，需經(jīng)辦公室主任簽字后方可辦理借閱手續(xù)。6.借閱黨委或省聯(lián)社辦公會(huì)議記錄，須經(jīng)黨委書記（主任）或經(jīng)其指派的省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并只限在檔案室閱文。7.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核查無誤后，在《借閱檔案登記簿》上注銷并簽字；如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案中有缺頁、缺卷現(xiàn)象，應(yīng)立即要求借閱人彌補(bǔ)；如有遺失，應(yīng)由借閱人所在部門寫出書面報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。（二）檔案的復(fù)制1.普通檔案應(yīng)在檔案室復(fù)制。2.涉密檔案一般不得復(fù)制。特殊情況需復(fù)制的，機(jī)密級(jí)（含）以下檔案，需經(jīng)本單位主管負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制絕密