文件格式規(guī)范

文件格式規(guī)范制作單位：體育學(xué)院青年志愿團(tuán)制作時(shí)間：2012年5月26日目錄一、前言…………………3二、工作方案格式………4三、工作總結(jié)格式………6四、會議記錄格式………7五、通知格式……………9六、申請書格式…………10七、活動(dòng)籌劃格式………11八、活動(dòng)總結(jié)格式………16前言為了使體育學(xué)院第十屆學(xué)生會的各項(xiàng)工作盡快開展，各部門的工作能力能夠更高效的運(yùn)作，現(xiàn)應(yīng)我院第十屆學(xué)生會主席何斌要求，對體育學(xué)院第十屆學(xué)生會干部進(jìn)行培訓(xùn)。首先，我們決定對文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。團(tuán)委各種文件材料統(tǒng)一化：整體要求如下：①材料排版格式：主標(biāo)題置于頁面中央，宋體二號加粗；一級標(biāo)題宋體小三加粗；二級標(biāo)題宋體四號加粗，內(nèi)容另起一行；正文宋體小四，行間距為1—1.5倍行距〔根據(jù)版面調(diào)節(jié)〕。②材料頁面設(shè)置：紙張：A4；頁碼居中或右側(cè)。請青年志愿者認(rèn)真學(xué)習(xí)以下每一項(xiàng)文件的格式標(biāo)準(zhǔn)，并按照標(biāo)準(zhǔn)上交各部門本年度材料。工作方案格式 工作方案是一個(gè)部門在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作方案要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能模糊。〔一〕工作方案的格式1、方案的名稱，也就是標(biāo)題。標(biāo)題格式統(tǒng)一采用小二，宋體，段后間距一行。內(nèi)容包括訂立方案部門的名稱和方案期限兩個(gè)要素，如“學(xué)生會××部門××年度工作方案”或者“工作方案——學(xué)生會××部門××年度”；正文統(tǒng)一采用小四，宋體，行間距為1—1.5倍行距。2、方案的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的時(shí)間、內(nèi)容，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。3、最后寫訂立方案的日期?！捕彻ぷ鞣桨傅膬?nèi)容一般地講，包括：1、工作背景，也就是情況分析〔制定方案的根據(jù)〕。制定方案前，要分析研究本部門工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么根底上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個(gè)方案的。2、工作目的，指的是工作任務(wù)和要求〔做什么〕。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)到達(dá)的工作指標(biāo)。3、工作的方法、步驟和措施〔怎樣做〕。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成?！踩持朴喓霉ぷ鞣桨疙毥?jīng)過的步驟1、上級的有關(guān)指示方法。領(lǐng)會精神，武裝思想。2、部門的具體情況，這是制訂方案的根據(jù)和根底。3、級的指示精神和本部門的現(xiàn)實(shí)情況，確定工作方針、工作任務(wù)、工作要求，再據(jù)此確定工作的具體方法和措施，確定工作的具體步驟。環(huán)環(huán)緊扣，付諸實(shí)現(xiàn)。4、根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的偏差、缺點(diǎn)、障礙、困難，確定預(yù)算克服的方法和措施，以免發(fā)生問題時(shí)，工作陷于被動(dòng)。5、根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量，明確分工。6、在實(shí)踐中進(jìn)一步修訂、補(bǔ)充和完善方案。方案一經(jīng)制定出來，并經(jīng)正式通過或批準(zhǔn)以后，就要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，往往需要繼續(xù)加以補(bǔ)充、修訂，使其更加完善，切合實(shí)際?！菜摹撑e例2009年元旦文藝晚會方案——學(xué)生會辦公室一、目的：為了……………二、時(shí)間：**月**日晚上*點(diǎn)三、地點(diǎn)：***四、晚會形式：…………學(xué)生會辦公室****年**月**日(大寫)二、工作總結(jié)格式總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點(diǎn)和缺乏，有什么經(jīng)驗(yàn)、提高。〔一〕根本情況1、總結(jié)的名稱，也就是標(biāo)題。標(biāo)題格式統(tǒng)一采用小二，宋體，段后間距一行。內(nèi)容包括訂立方案部門的名稱和方案期限兩個(gè)要素，如“學(xué)生會××部門××年度工作總結(jié)”或者“工作總結(jié)——學(xué)生會××部門××年度”；正文統(tǒng)一采用小四，宋體，行間距為1—1.5倍行距。2、總結(jié)必須有情況的概述和表達(dá)，有的比擬簡單，有的比擬詳細(xì)。這局部內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和根底等進(jìn)行分析。3、成績和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點(diǎn)。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。4、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。5、今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改良措施等。〔二〕寫好總結(jié)需要注意的問題1、一定要實(shí)事求是，成績不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的根底。2、條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。3、要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精?？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊?，該略的要略。三、會議記錄格式為使會議的決議能在今后得到很好的貫徹和執(zhí)行，并作為以后檢查執(zhí)行情況等的根據(jù)，或者便于傳達(dá)一次會議的精神，有必要把會議的具體內(nèi)容記錄下來。這些記錄的材料，就叫“會議記錄”。記錄要真實(shí)準(zhǔn)確，符合原意。會議記錄包括兩個(gè)局部：〔一〕會議的組織情況1、開會的時(shí)間、地點(diǎn)2、出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫明姓名。3、列席人數(shù)，也可寫出姓名或只寫列席人員范圍。4、缺席人數(shù)，也可一一寫出姓名，注明缺席原因。5、主持人。6、記錄人。7、會議的主題。〔二〕會議內(nèi)容，是會議記錄的主要局部。記錄方法有兩種:1、摘要記錄。只記會上報(bào)告了什么事情，討論了什么問題，通過了什么決議。2、記錄。要把每一個(gè)人的發(fā)言都記下來。會議結(jié)束，記錄完了，另起一行寫“散會”兩字。最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡稱、代號、符號，待會議間歇或會后整理時(shí)再補(bǔ)上全稱或原稱。必要時(shí)，可以學(xué)習(xí)速記法?！踩撑e例：會議記錄學(xué)生會時(shí)間：╳╳年╳╳月╳日晚╳╳點(diǎn)地點(diǎn)：教學(xué)樓╳╳室與會人員：╳╳、╳╳╳、╳╳╳〔或“團(tuán)委各委員”〕主持人：╳╳╳記錄人：╳╳╳主題：關(guān)于╳╳╳╳的會議〔或“學(xué)生會╳╳委員例會”〕主要內(nèi)容：一、………………1、……2、……二、……值班人簽名：四、通知格式通知是上級要求下級或個(gè)人參加某一會議或者做某件事情時(shí)使用的一種文體。通知的內(nèi)容要寫得明白、具體?！惨弧硟?nèi)容：在第一行正中寫“通知”二字，也可視情況寫成“關(guān)于××的通知”、“緊急通知”等。寫被通知單位或個(gè)人的名稱。寫通知內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條開列。結(jié)尾可寫“特此通知”等字樣。最后寫上發(fā)通知者的名稱和發(fā)通知的日期。用公文形式發(fā)出的通知要加蓋公章。為整頓校內(nèi)宣傳欄管理，團(tuán)委經(jīng)討論決定凡團(tuán)委通知一律加蓋公章，無公章的通知不算有效通知?！捕掣袷剑簶?biāo)題統(tǒng)一采用宋體，二號，加粗，段后間距1行。正文統(tǒng)一采用四號，宋體，行間距為1—1.5倍行距。〔三〕舉例：通知××年××月××日上午××在教學(xué)樓××召開學(xué)生會第一次全體會議，請學(xué)生會各部門、各學(xué)生組織負(fù)責(zé)人、各分團(tuán)委、學(xué)生分會準(zhǔn)時(shí)參加。特此通知校學(xué)生會〔蓋章〕××年××月××日五、申請書格式申請書是個(gè)人或部門向上級表達(dá)愿望、提出請求時(shí)的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精練。申請書一般是一事一書?！惨弧成暾垉?nèi)容：1、在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“費(fèi)用申請書”、“課室借用申請書”等。2、寫接受申請書的部門或有關(guān)負(fù)責(zé)老師的名稱。如“團(tuán)委”、“學(xué)生會”、“教務(wù)處”等。3、寫申請書的具體內(nèi)容：a)情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。b)較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段進(jìn)一步的談?wù)J識。1、結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。2、最后寫申請人姓名和寫申請書的日期。〔二〕舉例：申請尊敬的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)：為便于……〔事由〕，現(xiàn)定于……〔時(shí)間〕……召開……〔活動(dòng)名稱〕，特申請……〔物品或費(fèi)用〕，懇請批準(zhǔn)。***〔部門〕**年**月**日〔具體時(shí)間〕六、籌劃書格式××活動(dòng)籌劃書一、活動(dòng)背景：根據(jù)籌劃書的特點(diǎn)在以下工程中選取以下內(nèi)容重點(diǎn)闡述；具體工程有：根本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動(dòng)開展原因、社會影響。其次應(yīng)說明問題的環(huán)境特征。二、活動(dòng)目的、意義和目標(biāo)：活動(dòng)的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點(diǎn)表述清楚；在陳述目的要點(diǎn)時(shí)，該活動(dòng)的核心構(gòu)成或籌劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義〔經(jīng)濟(jì)效益、社會利益、媒體效應(yīng)等〕都應(yīng)該明確寫出。活動(dòng)目標(biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時(shí)效性。三、活動(dòng)對象：四、活動(dòng)開展：1、活動(dòng)具體時(shí)間2、活動(dòng)地點(diǎn)3、舉辦單位〔主辦、協(xié)辦〕4、活動(dòng)流程〔這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、合同協(xié)議、媒體支持、主持、領(lǐng)導(dǎo)講話、司儀、會場效勞、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩序維持、衣著、請根據(jù)實(shí)情自行調(diào)節(jié)。〕5、方案分工〔人員的組織配置、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時(shí)間地點(diǎn)應(yīng)在這局部加以說明〕五、經(jīng)費(fèi)預(yù)算：活動(dòng)的各項(xiàng)費(fèi)用在根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體、周密的計(jì)算后，用清晰明了的表格形式列出。六、活動(dòng)中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)：一般必須考慮平安問題和內(nèi)外環(huán)境的變化，不可防止的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時(shí)是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在籌劃中加以說明。備注：活動(dòng)籌劃標(biāo)題置于頁面中央，也可以寫出活動(dòng)正標(biāo)題后將此作為副標(biāo)題寫在下面，宋體二號加粗；大標(biāo)題宋體小三加粗；小標(biāo)題宋體小四，內(nèi)容另起一行；正文宋體小四，行間距為1—1.5倍行距。舉例：體育學(xué)院青年志愿團(tuán)單位：體育學(xué)院青年志愿團(tuán)時(shí)間：二〇XX年X月X日湖南科技大學(xué)體育學(xué)院2011年“文明就餐”活動(dòng)籌劃書活動(dòng)背景：隨著生活水平的提高，大學(xué)生浪費(fèi)糧食的現(xiàn)象日益嚴(yán)重。并且在各食堂，我們也往往看到同學(xué)插隊(duì)打飯和不回收餐盤。這就給下批就餐的同學(xué)們和食堂工作人員帶來極大的不便。為了珍惜糧食和營造一個(gè)良好的就餐環(huán)境，我院青年志愿團(tuán)特開展此次活動(dòng)。活動(dòng)名稱：文明就餐活動(dòng)時(shí)間：2011年11月2日12:10—13:30活動(dòng)地點(diǎn)：新公寓食堂和第四食堂活動(dòng)參與者：體育學(xué)院青年志愿團(tuán)委員及其它科大在校學(xué)生活動(dòng)目的：培養(yǎng)當(dāng)代大學(xué)生的文明素養(yǎng)，明確就餐責(zé)任，并養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣；減輕食堂工作人員的負(fù)擔(dān)；進(jìn)一步改變我校食堂面貌，展現(xiàn)我校文明就餐風(fēng)貌?；顒?dòng)內(nèi)容：倡導(dǎo)文明就餐，自覺排隊(duì)，珍惜糧食，回收餐盤；“文明就餐”簽名。活動(dòng)流程：〔一〕活動(dòng)前期1、召開志愿團(tuán)會議，統(tǒng)計(jì)參加此次活動(dòng)的志愿者，并合理分組分工安排任務(wù)；2、做好相關(guān)的宣傳工作，如：制作宣傳海報(bào)和“文明就餐”簽名海報(bào)等；通過海報(bào)，展板等形式宣傳此次活動(dòng)的相關(guān)情況，并號召同學(xué)們改善自己的一些不文明行為。3、與校青年志愿團(tuán)溝通，希望其能配合督察工作。〔二〕活動(dòng)中期1、體育學(xué)院志愿者統(tǒng)一著裝和佩戴志愿者小紅帽，按事先安排進(jìn)行志愿效勞工作；活動(dòng)期間，所有志愿者必須時(shí)刻注意自己的形象，文明用語。2、志愿者積極勸導(dǎo)大學(xué)生文明就餐和請就餐者在“文明就餐”展板上簽名，擴(kuò)大宣傳力度。3、校志愿團(tuán)督察。〔三〕活動(dòng)后期1、體育學(xué)院志愿團(tuán)根據(jù)此次活動(dòng)的完成情況，及時(shí)總結(jié)，對活動(dòng)中所遇問題認(rèn)真分析，妥善處理，并做好相關(guān)資料的整理工作。2、請?bào)w育學(xué)院報(bào)道團(tuán)進(jìn)行新聞報(bào)道。九、活動(dòng)實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的問題和解決方案1、對于那些不愿自覺回收餐盤的大學(xué)生，應(yīng)該禮貌勸導(dǎo)；2、活動(dòng)期間，所有志愿者不得擅自離開，必須得到批準(zhǔn)方能離去。十、負(fù)責(zé)區(qū)域劃分安排表〔暫定〕地點(diǎn)人數(shù)具體任務(wù)備注新公寓食堂食堂內(nèi)10催促大學(xué)生文明就餐食堂門口3負(fù)責(zé)現(xiàn)場簽名第四食堂食堂內(nèi)10催促大學(xué)生文明就餐食堂門口3負(fù)責(zé)現(xiàn)場簽名經(jīng)費(fèi)預(yù)算：物品數(shù)量單價(jià)〔元〕總價(jià)(元)備注白紙4