外部合同管理制度

外部合同管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范和加強我公司對外部合同的管理，確保我公司與供應商、客戶等各方簽訂的合同能夠妥當執(zhí)行，維護公司的合法權(quán)益，并有效防范合同風險。同時，本制度將對外部合同的簽訂、履行、更改、解除等各個環(huán)節(jié)進行明確和規(guī)范的管理，以提高合同管理的效率和可控性。2.適用范圍本外部合同管理制度適用于我公司全部與供應商、客戶等外部單位簽訂的合同，包含但不限于產(chǎn)品采購合同、銷售合同、服務合同等。3.合同簽訂流程3.1合同需求確定需要簽訂外部合同的各部門應事先提出書面的合同需求，包含合同目的、合同重要條款、合同期限等信息，并提交給公司法務部門。公司法務部門負責對合同需求進行審核，并供應相應的法律看法和建議。3.2合同起草在法務部門審核通過后，相關(guān)部門可以依據(jù)合同需求起草合同草案。合同草案應包含合同的要素，例如合同雙方信息、合同目的、合同條款等，并依據(jù)實際情況合理設置相應的保密和風險條款等。3.3合同審批合同起草完成后，相關(guān)部門應將合同草案提交給公司法務部門進行審批。公司法務部門負責對合同草案進行審查，包含但不限于合同合法性、合同條款合規(guī)性等。審批通過后，公司法務部門將簽署授權(quán)書，并將合同草案轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門負責人審批。相關(guān)部門負責人對合同草案進行審批，并在合同上簽字確認。3.4合同簽訂審批通過的合同草案由公司法務部門負責將合同正本和副本交付給我公司代表人或授權(quán)代表進行簽署。簽署人在簽署合同之前，應核實對方合同簽署人的身份，并確保簽署的合同內(nèi)容與審批通過的合同草案全都。簽署完成后，公司法務部門應保存合同正本，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和對方合同簽署人。4.合同履行和更改4.1合同履行合同的履行由相關(guān)部門負責，相關(guān)部門應依照合同商定的方式和期限履行各項義務，并確保合同的執(zhí)行實現(xiàn)預期效果。合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)問題或遇到困難，相關(guān)部門應及時向公司法務部門匯報和尋求解決方案。4.2合同更改如需對合同內(nèi)容進行修改或更改，相關(guān)部門應提出書面的更改申請，并提交給公司法務部門審批。公司法務部門審查更改申請，并供應法律看法和建議。更改申請經(jīng)公司法務部門和相關(guān)部門負責人審批通過后，公司法務部門負責與對方進行協(xié)商并修改合同內(nèi)容。修改后的合同經(jīng)雙方確認后進行簽署，并進行相應的合同副本更新和歸檔。5.合同解除和停止5.1合同解除如合同期限屆滿或合同目的實現(xiàn)，合同自動解除。合同雙方協(xié)商全都，可以書面形式解除合同。發(fā)生違約行為的一方，另一方可以書面形式解除合同。5.2合同停止合同雙方協(xié)商全都，可以書面形式停止合同。依據(jù)法律、法規(guī)、政策要求，或者發(fā)生不行抗力事件等情況，合同可能被迫停止。6.合同檔案管理6.1合同登記與歸檔公司法務部門負責對新簽訂的合同進行登記，并為每份合同調(diào)配唯一的合同編號。公司法務部門負責將簽訂的合同正本歸檔，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。6.2合同保管與查閱合同的保管責任由公司法務部門負責，確保合同檔案的安全和完整性。合同保管期限為合同停止之后的十年，過期的合同檔案應及時進行清理和銷毀。相關(guān)部門在需要查閱合同檔案時，應提前與公司法務部門聯(lián)系，并在法務部門的引導下進行查閱。7.合同風險管控7.1合同風險評估公司法務部門應定期對已簽訂的合同進行風險評估，包含但不限于合同條款是否合規(guī)、合同履行風險等。風險評估結(jié)果應及時提交給相關(guān)部門，并采取相應措施進行風險管控。7.2合同糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，相關(guān)部門應及時報告公司法務部門，并幫助公司法務部門進行糾紛處理。公司法務部門負責與相關(guān)部門一起協(xié)商并訂立解決方案，盡力保護公司的合法權(quán)益。8.法律責任對違反本外部合同管理制度的行為，將依照公司相關(guān)制度規(guī)定進行相應處理，包含但不限