匯報材料的寫法及格式

匯報材料的寫法及格式匯報材料是向上級反映情況、請求幫助的一種方式。它可以是口頭匯報的腳本,也可以是書面材料。匯報材料的質量不僅影響領導的決策,也會影響上級對下級的幫助。要提高匯報材料的質量,需要注意"清、重、實"三點要求。一、清晰思路匯報材料無論是供書面交流還是口頭交流,上級在看或聽時都存在一個思維過程。如果材料不符合思維習慣,就會讓人感到東一榔頭、西一棒子、摸不著頭腦。因此,匯報必須理清思路。理清思路首先要確定匯報的順序?！吨芤住氛f:"言有序。"在匯報材料中,這體現(xiàn)為謀篇布局、安排層次段落、開頭結尾、過渡呼應等。匯報順序既有常規(guī)順序,也有非常規(guī)順序。常規(guī)順序如時空立體展開、由外到里、由上到下等;非常規(guī)順序需要了解讀者思維習慣,并考慮是否能取得更好的匯報效果,如先介紹結果再介紹過程。二、突出重點匯報材料應突出重點,突出問題的癥結和解決的關鍵。這需要對問題進行深入分析,提煉出最核心的內容。同時,要根據(jù)上級的關注點,選擇最能引起重視的內容進行重點匯報。三、實事求是匯報材料必須實事求是,如實反映情況,不能夸大其詞或隱瞞事實。同時,要根據(jù)實際情況提出切實可行的建議和措施,切忌空談理論?？傊?寫好匯報材料需要思路清晰、重點突出、實事求是。只有做到這三點,才能確保匯報材料達到預期效果,為上級決策提供有價值的參考。其次,要注意材料內容之間的邏輯關系.邏輯關系包括:因果關系、并列關系、遞進關系、條件關系等等.如果匯報材料能夠把材料之間的邏輯關系表述清楚,那就能夠幫助閱讀匯報材料者掃清閱讀的思路障礙,準確把握匯報材料所要傳達的有關信息.如何理清思路？最常用的辦法是反復推敲,列出提綱.列提綱要由大到小,一級標題下要有二級標題,二級標題下面要有三級標題……提綱列得越詳細,匯報起來思路就會越清晰.列出不同級別的提綱,一定要注意它們相互之間的邏輯關系.如果上下級別的提綱是推論關系的,還要考慮它們是否具有推出的必然性.在同級標題之間,還要注意它們是否具有不相容的關系,如果出現(xiàn)了全同、交*、包含或被包含的關系,就表明提綱之間存在著邏輯混亂,必須修改,不然就會把思路搞亂.如果前后內容存在一定跨度,在內容轉換的時候,一定要使用過渡句,使內容銜接自然,反之,則容易使聽匯報的人覺得突兀,跟不上匯報者的思路.二、重“重”就是重點突出.一般來說,匯報材料的內容通常包括:工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個方面,但面面俱到往往事倍功半.匯報材料要突出重點,就要做到有“點”有“面”.“點”就是重點,應當展開講、深入講；“面”是非重點,在匯報材料里,只是起輔助性說明性的作用,應該適當濃縮.寫匯報材料應當根據(jù)什么標準來確定匯報重點呢？一般情況下,以下兩條可以作為確定重點的依據(jù).第一,凡是符合上級領導聽匯報意圖的,就是匯報材料的重點.任何工作均有輕重緩急,上級領導聽取下級的匯報,總有一定的目的性,對匯報內容、匯報時間、匯報形式、匯報范圍等,都會有明確要求.撰寫者必須深刻領悟上級意圖,仔細揣摩這些要求,必要時還可通過其他信息渠道,更廣泛更深入地了解上級領導近來重點關注的是什么、重點抓的工作是什么.這就可以有的放矢,做到上級不關注的不匯報,上級已經了解的不匯報.第二,凡是能夠突出自我特色的,就是匯報材料的重點.如果匯報材料沒有特色,喪失自我或少了自我,匯報也就沒有個性,自然也就失去了本來的意義.要突出特色就要做到常規(guī)性的內容不講,與別人相同的內容不講.只有從本單位的實際出發(fā),選取有特色的工作,挖掘有特色的效果,才能達到“人無我有,人有我強”的效果.“特色”不僅指工作成績、成功經驗,也包括在工作中發(fā)現(xiàn)或出現(xiàn)的新矛盾,以及對問題的新思考.這種新思考,可以通過對特定問題所選取的匯報角度或站位的高度來體現(xiàn).匯報材料如何做到重點突出？一要圍繞重點展開敘述或論證.匯報材料要有思想、有見解,才能夠給人以啟發(fā),使人聽了豁然開朗產生興趣.匯報材料的思想性,體現(xiàn)在材料、事例和闡述的道理之中.分析問題要有理有據(jù),要有深度,不要做膚淺的表面文章.匯報材料涉及的事例,可以量化的一定要量化,能用數(shù)字說明的問題,一定要把有關數(shù)據(jù)寫清楚.數(shù)字雖然枯燥,但能增強材料的說服力,在說明問題上,具有用文字敘述所不可替代的作用.對一些較為抽象的數(shù)字,有時還必須采用折算的方法,讓數(shù)字變得具體可感.比如,有人在介紹黃河時說:“黃河每年帶起的泥沙16億噸.”“16億噸泥沙”到底是一個多大的數(shù)字,許多人心中不一定有概念.為了讓聽者理解這個數(shù)字,如果改成:“黃河每年帶起的泥沙16億噸.若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護堤,那這條防護堤便可以環(huán)繞地球27圈.”這樣一折算,抽象的數(shù)量“16億噸泥沙”,剎那間就變得那樣的具體可感了,匯報的亮點也就能為之一閃.二要把握重點抓住要害和實質.抓住本質,就要少講過程性的東西,多講實質性的東西.要杜絕簡單的材料堆砌,防止表面化,要把深層次的東西寫出來.比如某人在匯報某單位思想狀況時說:“……有人玩名,有人玩命,有人玩狗,其實最終都是在玩自己.”這種說法一針見血地點出了問題的要害和本質,能使人為之一振.三要詳略得當.匯報材料的線索要單一,情節(jié)要簡單.如果串起材料的線索太多、談及內容的情節(jié)太復雜,聽匯報的人不但不容易理出頭緒,反而會越聽越糊涂.因此,要把多余的線索和過細的情節(jié)統(tǒng)統(tǒng)刪去.領導聽匯報最關心的是工作重點以及處理的結果,匯報要遵循“事不過三”原則,每談重點,關鍵事項最好只談一件,通常不要超過三件——這是許多人的經驗之談.認知心理學的實驗結果也表明,主要論點多于三到五個時,人們便不容易領會.這倒不是說講完三個論點就坐下完事,而是把復雜的想法歸納成三到五個方面以抓住事物本質.在語言運用上,敘述要簡明,切忌冗長啰嗦,千萬不要從文件、報紙上大段地抄錄引用,這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中.用詞要做到樸實無華通俗易懂,不要使用生僻的語詞,要多用大眾語匯,盡量口語化.這樣匯報起來顯得自然、流暢.在句式上,要多用短句.用短句既便于說,又便于聽,而且干脆有力,節(jié)奏感強.三、實“實”就是實事求是.寫匯報材料要做到實事求是,需要注意兩點:第一,要準確可靠.匯報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西,但必須講真話、講實話、講心里話.匯報的情況要準確無誤,不允許有任何虛構,也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木,不能把道聽途說的東西作為事實寫入匯報材料.對匯報材料所涉及的重要數(shù)據(jù),一定要反復核實,科學論證,不可想當然隨意虛報.在評價事件或人物的時候,要恰如其分；匯報經驗要避免脫離群眾、脫離現(xiàn)實、脫離整體觀念.準確可靠,要求所舉的事例,除要符合客觀實際以外,還必須要具有廣泛代表性,能反映事物的本質.如果是沒有廣泛代表性,不能反映事物本質的東西,即使它在事件的發(fā)展過程中是真實存在過的,也不能拿來作為例證,因為這樣的事例只是事物發(fā)展中的非主流、小插曲而已,絕非事物的真實面目,用這樣的事例作論據(jù),不會有說服力,會犯論據(jù)不足的邏輯錯誤.第二,要喜憂皆報.領導聽匯報,既是了解情況,也是研究問題.無論“喜”或“憂”,領導都會認真對待.說不定你的“憂”,有時候正是領導所關注的熱點問題、焦點問題.因此在匯報情況的時候,要做到喜憂皆報,不能報喜不報憂.怎樣做到喜憂皆報呢？一是報喜要報夠,勿攬功.報喜只有報夠了,才能讓上級全面了解過去決策的真實效果.報喜報得很深透,對領導研究工作會有啟發(fā),有利于上級今后工作的再決策.如果報喜不夠,既不利于領導認識過去決策的實際情況,也不利于上級了解下級,在一定情況下也會影響上級對典型經驗的推廣和利用.必須注意的是,在報喜的時候,界限一定要拿捏適當,不要夸大吹牛,不要把一切成績都攫為己有.要分清所取得的成績,哪些是上級的,哪些是本單位的.屬于本單位的,又要分清哪些成績是屬于哪些領導、哪些部門的.只有把功勞分清了,才有利于幫助上級總結制定工作方針政策的經驗,提高工作效率；有利于本單位內部的團結,增強內部的凝聚力,提高單位領導的號召力.二是報憂要報透,勿推卸.報憂要報透,就是要把工作不足或缺陷完全地實事求是地向上級說清楚.丑媳婦總要見公婆.對工作中所出現(xiàn)的失誤和不足,要按照要求進行匯報,即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報.在匯報這些失誤和不足的時候,不要輕描淡寫,不要避重就輕,更不能遮丑