建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范

修訂說(shuō)明《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328-201×經(jīng)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部201×年××月××日以第×××號(hào)公告批準(zhǔn)發(fā)布。本規(guī)范是在《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328-2014的基礎(chǔ)上修訂而成，上一版的主編單位是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部城建檔案工作辦公室和住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部科技發(fā)展促進(jìn)中心，參編單位是南京市城建檔案館、蕪湖市城建檔案館、江西省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳城建檔案辦公室、撫順市城建檔案館、中國(guó)建筑業(yè)協(xié)會(huì)建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督與檢測(cè)分會(huì)、南寧市城建檔案館、北京市城建檔案館、河北省城建檔案館、長(zhǎng)春市城建檔案館、武漢市城建檔案館、北京建科研軟件技術(shù)有限公司，主要起草人員是姜中橋、張志新、歐陽(yáng)志宏、周健民、黃飛、王恩江、羅敏、李向紅、易智華、吳松勤、鹿欣、許利峰、陳明琪、李新民、張海萍、夏開(kāi)元、王玉恒、白石。本次修訂的主要技術(shù)內(nèi)容有：1、計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件及手工書(shū)寫(xiě)材料的耐久性和耐用性要求，工程文件用紙的耐久性和耐用性要求；2、建設(shè)工程電子文件的歸檔格式和歸檔電子文件存儲(chǔ)媒體；3、建設(shè)工程文件的歸檔范圍（附錄A、附錄B）；4、建設(shè)工程文件的保管期限。本規(guī)范修訂過(guò)程中，編制組對(duì)各地建設(shè)工程文件歸檔整理工作進(jìn)行了深入的調(diào)查研究，總結(jié)了我國(guó)工程文件歸檔工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)參考了國(guó)外先進(jìn)技術(shù)法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并以多種方式廣泛征求了各有關(guān)單位的意見(jiàn)，對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)有關(guān)專(zhuān)家審查定稿。為便于廣大設(shè)計(jì)、施工、科研、學(xué)校等單位有關(guān)人員在使用本規(guī)范時(shí)能正確理解和執(zhí)行條文規(guī)定，《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》編制組按章、節(jié)、條順序編制了本規(guī)范的條文說(shuō)明，對(duì)條文規(guī)定的目的、依據(jù)以及執(zhí)行中需注意的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行了說(shuō)明。但是，本條文說(shuō)明不具備與標(biāo)準(zhǔn)正文同等的法律效力，僅供使用者作為理解和把握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的參考。

目次TOC\o"1-2"\h\z\u1總則 622術(shù)語(yǔ) 633基本規(guī)定 644歸檔文件及其質(zhì)量要求 654.1歸檔文件范圍 654.2歸檔文件質(zhì)量要求 655工程文件立卷 675.1立卷原則、流程和方法 675.3案卷編目 676工程文件歸檔 68

1總則1.0.3建設(shè)工程文件歸檔除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》GB/T10609.3、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》CJJ/T158、《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》CJJ/T187等規(guī)范的規(guī)定。

2術(shù)語(yǔ)2.0.15對(duì)一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

3基本規(guī)定3.0.3建設(shè)工程電子文件的歸檔，應(yīng)按本規(guī)范第4章、第5章、第6章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加快信息化建設(shè)進(jìn)度，做好建設(shè)工程電子文件的接收、保管和利用工作。

4歸檔文件及其質(zhì)量要求4.1歸檔文件范圍4.1.1此條款為確定歸檔范圍的基本原則。4.1.2對(duì)本規(guī)范附錄A建筑工程文件歸檔范圍表和本規(guī)范附錄B市政工程文件歸檔范圍表中所列城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍，各城市可根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減。隧道、涵洞等工程文件的歸檔范圍可參照本規(guī)范附錄B執(zhí)行。在確定歸檔范圍時(shí)，如果紙質(zhì)檔案的歸檔范圍有所縮減，那么，電子檔案的歸檔范圍應(yīng)保證不小于本規(guī)范附錄A和本規(guī)范附錄B的范圍。4.2歸檔文件質(zhì)量要求4.2.1歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)該為原件。建設(shè)單位須向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的立項(xiàng)文件、建設(shè)用地文件、開(kāi)工審批文件可以為復(fù)制件，但應(yīng)加蓋建設(shè)單位印章。4.2.2監(jiān)理文件按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB50319編制；建筑工程文件按現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程資料管理規(guī)范》JGJ/T185的要求編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工驗(yàn)收文件按照原建設(shè)部印發(fā)的《市政工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定》（建城[2002]221號(hào)）編制?？⒐D的編制應(yīng)按原國(guó)家建委1982年《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》（建發(fā)施字50號(hào)）執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制，應(yīng)按2003年現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》CJJ61中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2.4各種紙質(zhì)建設(shè)工程檔案、文件的字跡的耐久性和耐用性應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)紙張上書(shū)寫(xiě)、打印和復(fù)印字跡的耐久性和耐用性要求與測(cè)試方法》GB/T32004的規(guī)定。字跡材料耐久性是由字跡的色素成分、色素成分與紙張結(jié)合方式兩個(gè)因素決定的。凡字跡材料色素成分是炭黑，字跡的色素成分與紙張結(jié)合方式是結(jié)膜吸收的，屬于最耐久的字跡。最耐久的字跡材料有墨、墨汁、黑色油墨等。凡字跡的色素成分是顏料，字跡的色素成分與紙張的結(jié)合方式是結(jié)膜或吸收的，屬于比較耐久的字跡。比較耐久的字跡材料有藍(lán)黑墨水、印泥、彩色油墨、鐵鹽線條藍(lán)圖等。不耐久的字跡材料有兩種情況：一是字跡的色素成分為染料，無(wú)論色素成分與紙張的結(jié)合方式是哪種類(lèi)型，均屬于不耐久的字跡材料，如紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、重氮鹽線條藍(lán)圖等；二是字跡的色素成分與紙張的結(jié)合方式是粘附的，無(wú)論其色素成分是何種類(lèi)型，均屬于不耐久的字跡材料，如鉛筆。由于紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（檔案用圓珠筆除外）、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等書(shū)寫(xiě)材料形成的字跡耐久性和耐用性差，而藍(lán)黑墨水（鞣酸鐵墨水）具有酸性，對(duì)紙張具有一定的腐蝕性，故手工書(shū)寫(xiě)應(yīng)采用碳素墨水等耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，不應(yīng)使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水（鞣酸鐵墨水）、圓珠筆（檔案用圓珠筆除外）、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆、等書(shū)寫(xiě)材料。計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件，應(yīng)從字跡的色素成分、色素成分與紙張結(jié)合方式兩個(gè)方面入手，選擇字跡耐久性好、輸出過(guò)程和字跡對(duì)紙張沒(méi)有不良影響的打印、印刷設(shè)備和技術(shù)，不應(yīng)使用色帶式打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。4.2.7工程文件的紙張應(yīng)為耐久性和耐用性好的紙張，其耐久性和耐用性應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)檔案紙耐久性和耐用性要求》GB/T24422的規(guī)定。計(jì)算機(jī)出圖，宜采用80克及以上白紙作為出圖用紙，不應(yīng)采用有色紙張，并不得先輸出一份圖紙，再采用復(fù)印方式復(fù)印其余圖紙的出圖方式，確保圖紙質(zhì)量。4.2.12電子簽名是保證電子文件真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的重要手段。為確保電子簽名的法律效力，各單位應(yīng)采用獲得國(guó)家工業(yè)和信息化部、國(guó)家密碼管理局等部門(mén)許可的電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的電子簽章。為使各單位申辦的電子簽章在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域能夠通行通用，避免重復(fù)購(gòu)置，各單位可采用由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部科技與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展中心主辦的“全國(guó)建設(shè)行業(yè)電子認(rèn)證平臺(tái)”發(fā)放的電子簽章。4.2.14適用建設(shè)工程電子檔案離線歸檔用的媒體的選擇。由于存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展非?？欤y以對(duì)存儲(chǔ)媒體進(jìn)行嚴(yán)格要求，但對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子文檔，應(yīng)該保證存儲(chǔ)媒體的長(zhǎng)久性和媒體上記載內(nèi)容的不可更改性。按優(yōu)先順序，可采用移動(dòng)硬盤(pán)、閃存盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。4.2.15除了防范病毒傳播外，該條主要是保證電子文件數(shù)據(jù)能被接收方進(jìn)行接收和閱讀。

5工程文件立卷5.1立卷原則、流程和方法5.1.2建設(shè)工程項(xiàng)目中由多個(gè)單位工程組成時(shí)，公共部分的文件可以單獨(dú)組卷；當(dāng)單位工程檔案出現(xiàn)重復(fù)時(shí)，原件可歸入其中一個(gè)單位工程，其他單位工程不需要?dú)w檔，但應(yīng)說(shuō)明清楚。5.3案卷編目5.3.2卷內(nèi)目錄中，日期應(yīng)符合《數(shù)據(jù)元和交換格式·信息交換·日期和時(shí)間表示法》GB/T7408-2005規(guī)定，按下列方式編寫(xiě)：“年”用四位數(shù)字表示，“月”和“日”分別用兩位數(shù)字表示。5.3.3卷內(nèi)備考表的說(shuō)明，主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)說(shuō)明。5.3.4案卷封面編寫(xiě)過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1檔號(hào)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T50323編寫(xiě)；2案卷題名中“工程名稱(chēng)”一般包括工程項(xiàng)目名稱(chēng)、單位工程名稱(chēng)；3編制單位：工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計(jì)文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計(jì)單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位；4定期保管年限是10年或30年，由文件保管單位自行確定。5.3.5案卷題名編寫(xiě)過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1建設(shè)單位名稱(chēng)應(yīng)編寫(xiě)其對(duì)外公開(kāi)名稱(chēng)、全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。2工程名稱(chēng)部分應(yīng)編寫(xiě)其工程的正式名稱(chēng)，并根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況增加時(shí)間特征、工程地址特征、工程性質(zhì)等特征，進(jìn)行必要的補(bǔ)充說(shuō)明，以完善題名構(gòu)成。如“南京大學(xué)浦口校區(qū)22幢學(xué)生宿舍工程”中“浦口校區(qū)”是工程地址特征，以區(qū)別南京大學(xué)原主城校區(qū)。一些住宅小區(qū)、公用建筑、商業(yè)建筑等可以省略工程建設(shè)單位，直接以地名機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的名稱(chēng)作為工程項(xiàng)目名稱(chēng)。3案卷題名的擬寫(xiě)應(yīng)做到唯一性，不應(yīng)該出現(xiàn)案卷名稱(chēng)相同的現(xiàn)象。對(duì)于同類(lèi)文件或圖紙，需要立若干個(gè)案卷時(shí)，可以加入卷冊(cè)序號(hào)、圖號(hào)等以示區(qū)別。如：南京大學(xué)邵逸夫館隱蔽工程驗(yàn)收記錄之一南京大學(xué)邵逸夫館隱蔽工程驗(yàn)收記錄之二南京大學(xué)邵逸夫館建筑竣工圖（建竣1～建竣2