項(xiàng)目計(jì)劃與控制：第二講 項(xiàng)目范圍管理

項(xiàng)目計(jì)劃與控制第二講項(xiàng)目范圍管理本部分要掌握的內(nèi)容了解項(xiàng)目范圍的概念,項(xiàng)目范圍管理的四個(gè)過(guò)程熟悉項(xiàng)目范圍編制的主要方法和項(xiàng)目范圍編制的成果掌握工作分解結(jié)構(gòu)本章結(jié)構(gòu)安排1.項(xiàng)目范圍管理的基本概念2.項(xiàng)目范圍管理過(guò)程3.工作分解結(jié)構(gòu)方法1.項(xiàng)目范圍管理基本概念在確定了項(xiàng)目需求,價(jià)值和項(xiàng)目邏輯框架的各項(xiàng)要素,并取得項(xiàng)目章程的授權(quán)后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該圍繞項(xiàng)目的目標(biāo)和可交付成果開始計(jì)劃項(xiàng)目中哪些工作該做,哪些工作不該做,以及做到什么程度.無(wú)數(shù)案例證明,如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不能確定項(xiàng)目所要開展的工作,也不知道項(xiàng)目的工作邊界在哪里,項(xiàng)目很難取得成功.案例分析失敗案例：一個(gè)軟件開發(fā)的項(xiàng)目，整個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了兩年多之后項(xiàng)目何時(shí)結(jié)實(shí)還是處于不明確的狀態(tài)，因?yàn)橛脩舨粩嘤行碌男枨蟪鰜?lái)，項(xiàng)目組也就要根據(jù)用戶的新需求不斷去開發(fā)新的功能。這個(gè)項(xiàng)目實(shí)際是一個(gè)無(wú)底洞，沒(méi)完沒(méi)了地往下做，項(xiàng)目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。課題組成員換了好幾茬，關(guān)鍵是客戶方的具體負(fù)責(zé)人也不斷變換。成功案例：同樣是一個(gè)軟件開發(fā)的項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目也比上面的項(xiàng)目要小一些，這時(shí)候公司已經(jīng)開始實(shí)施CMM對(duì)軟件開發(fā)活動(dòng)進(jìn)行管理，有相對(duì)完善的軟件開發(fā)管理過(guò)程。項(xiàng)目在一開始就先明確用戶需求，而且需求基本上都是量化的、可檢驗(yàn)的。而且項(xiàng)目組在公司CMM的變更管理過(guò)程的框架指導(dǎo)下制定了項(xiàng)目的范圍變更控制管理過(guò)程，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，用戶的需求變更都是按照事先制定好的過(guò)程執(zhí)行。項(xiàng)目范圍界定不清的原因

首先，是企業(yè)一級(jí)的責(zé)任——沒(méi)有完善的項(xiàng)目管理體系來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目的成敗往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種情況項(xiàng)目成功的可能性非常小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終;

第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任——對(duì)項(xiàng)目沒(méi)能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過(guò)程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目組的變更過(guò)程的制定沒(méi)能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果;第三，是對(duì)范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時(shí)候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶滿意度”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。1.1項(xiàng)目的范圍項(xiàng)目范圍是我們描述項(xiàng)目工作邊界的方法.項(xiàng)目的范圍包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要開展的各項(xiàng)具體工作.項(xiàng)目的范圍要求能夠確保該項(xiàng)目所覆蓋的單項(xiàng)工作和整體工作的全部要求,從而使項(xiàng)目工作成功完成.項(xiàng)目的范圍是一個(gè)界限,這個(gè)界限規(guī)定哪些工作是項(xiàng)目?jī)?nèi)必須完成的,哪些工作是不包含在項(xiàng)目工作范圍內(nèi)的.這個(gè)界限可以通過(guò)確定項(xiàng)目的目標(biāo)和可交付成果來(lái)定義.項(xiàng)目的范圍包括兩個(gè)方面的含義:(1)項(xiàng)目產(chǎn)品范圍.(2)項(xiàng)目工作范圍.產(chǎn)品范圍指的是顧客對(duì)最終產(chǎn)品(包含服務(wù))所要求的全部功能和特性的總和;項(xiàng)目工作范圍指的是為了完成顧客所要求的最終產(chǎn)品所要進(jìn)行的全部工作的總和.二者并不完全一致.1.2項(xiàng)目的范圍管理項(xiàng)目范圍管理是指保證項(xiàng)目范圍所規(guī)定的工作得以順利實(shí)施所需要的所有管理過(guò)程和活動(dòng).項(xiàng)目范圍管理一般由項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制,項(xiàng)目范圍定義,項(xiàng)目范圍確認(rèn),項(xiàng)目范圍變更控制四個(gè)部分組成.如圖所示.1.3項(xiàng)目范圍管理的意義項(xiàng)目范圍管理作為項(xiàng)目管理的十大知識(shí)領(lǐng)域之一,在項(xiàng)目管理中具有重要作用.(1)可以提高項(xiàng)目成本、進(jìn)度和資源估算的準(zhǔn)確性.(2)為項(xiàng)目目標(biāo)的測(cè)量和控制提供基準(zhǔn).(3)有助于清楚地分派職責(zé).2.項(xiàng)目范圍管理過(guò)程2.1項(xiàng)目范圍計(jì)劃2.2項(xiàng)目范圍定義2.3項(xiàng)目范圍確認(rèn)2.4項(xiàng)目范圍變更控制2.1項(xiàng)目范圍計(jì)劃項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃是說(shuō)明對(duì)項(xiàng)目范圍的管理方式以及對(duì)項(xiàng)目范圍變更管理方式的一個(gè)計(jì)劃書.在項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃中確定應(yīng)該采用什么樣的方法和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定義,管理和控制項(xiàng)目的范圍.項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃的主要任務(wù)是描述項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)如何定義項(xiàng)目的范圍,如何制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書,如何制定工作分解結(jié)構(gòu),如何核實(shí)項(xiàng)目的范圍以及如何控制項(xiàng)目的范圍.一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容:1)采用什么樣的方法,格式來(lái)制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書;2)如何定義項(xiàng)目的可交付成果.交付標(biāo)準(zhǔn)是什么;3)如何制定WBS以及描述其作用;4)如何定義項(xiàng)目范圍變更,采用什么樣的流程和方式來(lái)控制這些變更.2.2項(xiàng)目范圍的定義任何項(xiàng)目都是一次性的獨(dú)特的工作,“該怎樣做?”“做到什么程度?”這些都是定義項(xiàng)目范圍的過(guò)程中不可回避的問(wèn)題.項(xiàng)目范圍定義過(guò)程也可理解為工作分解過(guò)程.即將項(xiàng)目的主要可交付成果所必需的工作細(xì)分為更加易于管理的部分.通常采用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)模版進(jìn)行分解,WBS確定了該項(xiàng)目的整個(gè)范圍.(1)項(xiàng)目范圍與質(zhì)量,時(shí)間和成本的關(guān)系任何一個(gè)項(xiàng)目都有三個(gè)約束條件,即質(zhì)量,時(shí)間和成本.在整個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程中,這三個(gè)條件都是相互影響,相互制約的.在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段,這三個(gè)條件的相互作用對(duì)項(xiàng)目范圍的影響尤其顯著.如下圖所示.時(shí)間、質(zhì)量、成本這個(gè)簡(jiǎn)單的三角形，無(wú)論是從理解上還是具體執(zhí)行上似乎都不是一件什么難事，但事實(shí)上這個(gè)三角形還不是那么容易組成的。經(jīng)常是項(xiàng)目被要求的時(shí)間、成本、質(zhì)量相繼被提出來(lái)了，值得注意的是，不是在同一時(shí)間提出來(lái)的，是分為產(chǎn)品開發(fā)前、開發(fā)中、開發(fā)后提出來(lái)的。你是否注意到這個(gè)三角形的三條邊經(jīng)常不在同一時(shí)空？(2)項(xiàng)目范圍定義的要點(diǎn)項(xiàng)目范圍的定義是一個(gè)不斷深化的過(guò)程.既要做到不能讓需求”泛濫”導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的蔓延,同時(shí)也要滿足業(yè)務(wù)的需要把所有必須要做的工作都定義到項(xiàng)目的范圍管理過(guò)程中.項(xiàng)目范圍的定義應(yīng)該是做到可量化,可驗(yàn)證的程度.項(xiàng)目范圍定義的主要任務(wù)就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和相關(guān)的項(xiàng)目利益相關(guān)者共同完成項(xiàng)目的范圍說(shuō)明書.(3)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書項(xiàng)目范圍說(shuō)明書是項(xiàng)目文檔中最重要的文件之一,它進(jìn)一步明確了項(xiàng)目所應(yīng)該產(chǎn)生的成果和項(xiàng)目可交付成果的特征,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確和規(guī)定項(xiàng)目利益相關(guān)者之間希望達(dá)成共識(shí)的項(xiàng)目范圍,為未來(lái)的項(xiàng)目決策提供一個(gè)管理基線.項(xiàng)目范圍說(shuō)明書的內(nèi)容1)項(xiàng)目目標(biāo)2)產(chǎn)品特征和客戶的接受標(biāo)準(zhǔn)3)項(xiàng)目可交付成果清單4)項(xiàng)目的限制條件5)項(xiàng)目的假設(shè)條件6)項(xiàng)目的需求識(shí)別7)項(xiàng)目的組織團(tuán)隊(duì)8)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別9)項(xiàng)目的里程碑計(jì)劃10)項(xiàng)目的成本計(jì)劃(4)工作分解工作分解是這一階段最重要的工作,主要是利用工作分解結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目的范圍內(nèi)所要開展的工作進(jìn)行分解.工作分解結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目所包含的全部工作的一張清單,也是進(jìn)行進(jìn)度計(jì)劃,資源分配,費(fèi)用預(yù)算的基礎(chǔ).2.3項(xiàng)目范圍確認(rèn)也稱為范圍核實(shí).是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目階段性范圍或者項(xiàng)目的整體性范圍進(jìn)行確認(rèn),以確保所有項(xiàng)目范圍內(nèi)的工作都包含在項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)之中.同時(shí),與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的工作都被排除在項(xiàng)目范圍之外.項(xiàng)目范圍確認(rèn)是項(xiàng)目直接利益相關(guān)者最終認(rèn)可和接受項(xiàng)目范圍的過(guò)程.(1)項(xiàng)目范圍確認(rèn)的內(nèi)容審核項(xiàng)目范圍界定工作的結(jié)果,確保所需的項(xiàng)目工作和活動(dòng)都包括在項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)中,而一切無(wú)關(guān)的工作和活動(dòng)都排除在項(xiàng)目范圍之外,以保證項(xiàng)目范圍的準(zhǔn)確.對(duì)項(xiàng)目結(jié)束或者項(xiàng)目各個(gè)階段所完成的可交付成果進(jìn)行檢查,以審核其是否按計(jì)劃完成.(2)項(xiàng)目范圍確認(rèn)的步驟對(duì)項(xiàng)目范圍確認(rèn)的工作應(yīng)當(dāng)由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),客戶和關(guān)鍵的項(xiàng)目利益相關(guān)者來(lái)進(jìn)行.一般步驟如下:確定需要進(jìn)行范圍核實(shí)的時(shí)間;識(shí)別范圍核實(shí)需要哪些投入;確定范圍正式被接受的標(biāo)準(zhǔn)和要素;確定范圍核實(shí)會(huì)議的組織步驟;組織范圍核實(shí)會(huì)議.2.4項(xiàng)目范圍變更控制項(xiàng)目執(zhí)行中,往往由于各種原因引起項(xiàng)目范圍的變化.而項(xiàng)目范圍的變化又會(huì)影響到項(xiàng)目的進(jìn)度,成本,質(zhì)量等目標(biāo)的完成.項(xiàng)目范圍變更控制就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目發(fā)生范圍變更時(shí)采取措施和管理,是項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理過(guò)程.(1)項(xiàng)目范圍變更管理的定義項(xiàng)目范圍變更管理是對(duì)項(xiàng)目范圍的變更進(jìn)行管理的過(guò)程.目的包括:影響造成項(xiàng)目變更的因素,并盡量使這些因素向有利方向發(fā)展;判斷項(xiàng)目范圍的變更是否已經(jīng)發(fā)生;一旦變更發(fā)生,如何采取實(shí)際處理措施.(2)項(xiàng)目范圍變更的控制項(xiàng)目范圍變更管理的原則之一就是在項(xiàng)目的任何階段對(duì)項(xiàng)目范圍的變更進(jìn)行計(jì)劃與控制.項(xiàng)目范圍變更控制的主要依據(jù)就是項(xiàng)目范圍說(shuō)明書,工作分解結(jié)構(gòu),項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃,變更請(qǐng)求和提供項(xiàng)目執(zhí)行狀況的績(jī)效報(bào)告.(3)項(xiàng)目范圍變更控制系統(tǒng)在復(fù)雜多變的環(huán)境下,項(xiàng)目會(huì)面臨各種各樣的機(jī)會(huì)和威脅,在這些機(jī)會(huì)和威脅中包含有大量的變更因素.變更管理最重要的任務(wù)就是建立一個(gè)評(píng)估流程,同時(shí),還應(yīng)該建立一個(gè)緩沖區(qū)域來(lái)控制對(duì)項(xiàng)目范圍變更的請(qǐng)求.這就要求引入項(xiàng)目范圍變更控制系統(tǒng),嚴(yán)格界定和評(píng)估變更請(qǐng)求,并嚴(yán)格控制變更的實(shí)施.項(xiàng)目范圍變更控制系統(tǒng)規(guī)定了項(xiàng)目范圍變更的基本控制程序,控制方法和控制責(zé)任,包括范圍文件系統(tǒng),項(xiàng)目執(zhí)行跟蹤系統(tǒng),偏差系統(tǒng),項(xiàng)目范圍變更申請(qǐng)和審批系統(tǒng)等.項(xiàng)目范圍變更系統(tǒng)的主要任務(wù)除了對(duì)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施管理外,同時(shí)也是項(xiàng)目的信息溝通系統(tǒng),所以項(xiàng)目范圍變更控制系統(tǒng)的建立應(yīng)該體現(xiàn)不斷提高的原則,并充分體現(xiàn)項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)管理變更的需求.(4)項(xiàng)目范圍變更的管理流程提出范圍變更

誰(shuí)提出變更請(qǐng)求,哪些應(yīng)提交到變更系統(tǒng),哪些不需要提交到變更系統(tǒng)變更評(píng)估

應(yīng)盡量保證對(duì)變更請(qǐng)求影響的評(píng)估是可量化的變更實(shí)施

變更實(shí)施期間應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的控制和管理,記錄變更所帶來(lái)的影響,并總結(jié)吸取教訓(xùn).課堂實(shí)驗(yàn)：編制項(xiàng)目范圍說(shuō)明書基本步驟：每小組指定項(xiàng)目經(jīng)理1人，其他人為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員；由項(xiàng)目經(jīng)理?yè)?dān)任討論的召集人，召集大家對(duì)項(xiàng)目范圍展開討論。項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)一名團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)大家意見(jiàn)起草項(xiàng)目范圍說(shuō)明書；在全體團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)可項(xiàng)目范圍說(shuō)明書后，將其作為成果上交?；静襟E：1資料收集（各種文件以及主要干系人訪談，本項(xiàng)目相關(guān)信息由項(xiàng)目章程給出）；產(chǎn)品分析（從系統(tǒng)角度進(jìn)行分析，確定主要組成部分）；確定項(xiàng)目工作范圍和主要可交付成果；確定產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可參考有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)）；確定項(xiàng)目例外工作（明確排除不包括本項(xiàng)目但項(xiàng)目干系人可能以為是項(xiàng)目一部分的工作）；識(shí)別項(xiàng)目主要制約因素和假設(shè)條件（不僅要識(shí)別制約因素還要