公司年會預(yù)算

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企業(yè)年會：年會活動策劃的費用規(guī)劃

明陽天下會議

年會活動策劃有許多不同的類型,有的是答謝客戶的,有的是員工總結(jié)大會,所以在方案之前需要明確職責(zé)任務(wù),不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達到肯定的目的和目標(biāo).因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的方案.制訂完善的會議方案確定必需要做的事項以滿意會議的需要并達到會議預(yù)期目標(biāo).

年會策劃活動的預(yù)算規(guī)劃:制定可行預(yù)算規(guī)劃然后根據(jù)規(guī)劃去支配工作;確定各項工作的時間支配.通常而言,年會策劃活動的預(yù)算包括以下幾個方面:

1、交通費用

(1)、會議期間交通費用--主要是會務(wù)地交通費用,包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通.

(2)、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、大路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用.

2、會議室/廳費用

(1)、會議場地租金--通常而言,場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施.

(2)、會場布置費用--假如不是特別要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中.

(3)、會議設(shè)施租賃費用--此部分費用主要是租賃一些特別設(shè)備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展現(xiàn)系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等,租賃時通常需要支付肯定的使用保證金,租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護費用.

(4)、其他支持費用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、消遣保健、媒介、公共關(guān)系等.

3、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡潔,也可以很簡單,這取決于會議議程需要及會議目的.

(1)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐,可以實行人數(shù)預(yù)算--自助餐形式,按桌預(yù)算--圍桌式形式.假如主辦方盼望酒水消費自行選購而非由餐館供應(yīng),餐館可能會收取肯定數(shù)量的服務(wù)費用.

(2)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的,預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用,假如主辦方需要非程序服務(wù),可能需要而外的預(yù)算.通常狀況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主.

(3)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會簡單,宴會只要

設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模,預(yù)算很簡單計算.但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持,其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn).

(4)、酒水及服務(wù)費

通常,假如在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,假如可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務(wù)費.在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費.

(5)、其他--點心、水果及調(diào)制色酒

4、視聽設(shè)備

除非在室外進行,否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽視.假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行,視聽設(shè)備的預(yù)算就比較簡單,包括:

設(shè)備本身的租賃費用,通常按天計算

設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及掌握技術(shù)人員支持費用,可讓會展服務(wù)商代理

音源--主要是背景音樂及消遣音樂選擇,主辦者可自帶,也可托付代理

5、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算--預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參加人數(shù)正相關(guān).在相宜地點假如有固定的演出,那預(yù)算就很簡潔,與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)--專場或包場除外.

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性支配產(chǎn)生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等.雜費的預(yù)算很難方案,通?？梢栽跁?/p>