經(jīng)理助理以及秘書的工作職能

1．熟悉了解公司組織框架結(jié)構(gòu)及管理運作程序，詳細掌握公司各文本文檔的建立結(jié)構(gòu)，熟知公司各項管理規(guī)定及營運流程。2．全面負責辦公區(qū)的各項衛(wèi)生清潔。3．熟悉掌握公司各類文案的管理程序。4．排版打印公司各個部門的各種文件（上行文、下行文等）。5．負責公司各項文案的起草、歸類、存檔。6．負責下發(fā)、張貼公司各項管理規(guī)章、公告、通知等文件。7．負責公司各項簽呈、狀況處理、獎懲提報等呈報文案的各部門會簽。8．熟悉公司的各項規(guī)章制度細則及行政歸檔程序，配合個部門負責人隨時調(diào)取各類存檔。9．先期負責公司人事檔案管理及公司各單位考勤的稽核、工資核算、考勤卡核對、人事資料保存。10．負責公司辦公用品的申購、發(fā)放的全面管理。11．整理并保存公司所有電腦文檔并備份文件，用密碼保護不得外泄于任何單位或個人。12．負責公司辦公室所有來電接聽。并且記錄。13.接待董事長、總經(jīng)理之來訪人員。14．參加公司各項重要會議，好會議記錄，整理歸檔保存。15．外出復印、投遞公司業(yè)務單位之材料、信函等相關(guān)文件。16．負責公司上級各檢查單位下發(fā)的通知等各項政府文件的管理、記錄、存檔。秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導處理政務以及日常事物，并為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。

一、商務溝通（一）接待工作1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工作做好準備。2.

熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。4.了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。5.

送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。(二)溝通與協(xié)作工作2.組織和協(xié)調(diào)大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動2.掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。4.安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。（二）商務旅行1.協(xié)助領(lǐng)導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品2.做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續(xù)等事務。3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。四辦公室的管理（一）辦公環(huán)境管理1.合理設(shè)置辦公室的布局2.布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。3.維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境4.應對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理（二）辦公資源管理1.采購、調(diào)配和利用各類辦公資源2做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作3參與政府采購管理和招標工作（三）辦公效率管理1.制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務。2.科學的為領(lǐng)導和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。五、信息與檔案管理（一）信息管理1.運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的搜集領(lǐng)導所需要的各種信息。2.掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。3.運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。4.熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作5.熟悉執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。6.掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。（二）檔案管理1.掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應立卷歸檔的文件材料2.熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案精細驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。3.了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學的鑒定。4.掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全5.掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具6.運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。六．日常辦公事務處理（一）文書處理1.熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作2.科學做好文書的清退和傳遞工作3.掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進而提高檔案的質(zhì)量4.掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作5.掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。6.掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書（二）其他事務1.運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。2.掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務。3.掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)4了解值班工作的內(nèi)容，加強值班工作的標準化管理。七．常用事務文書寫作（一）行政事務文書寫作掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。（二）公關(guān)禮儀文書寫作掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作掌握經(jīng)濟預測報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求八商務禮儀（一）個人禮儀掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求（二）日常交際禮儀掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。（三）涉外商務禮儀掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。來源:考試大-秘書資格考試秘書：（總經(jīng)理秘書）

工作概述：

負責文件的匯簽、收發(fā)管理；對公司級會議進行記錄，并整理成文；處理總經(jīng)理日常行政事務、會議、接待、活動、報銷單整理等工作；負責總經(jīng)理和各部門總監(jiān)的聯(lián)絡工作；整理總經(jīng)理的文件；完成部門經(jīng)理布置的各項工作。

工作職責：

1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務。

2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項。

3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。

4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴格按規(guī)定借閱。

5、負責文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。

6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。

7、嚴格執(zhí)行保密制度，做好各項保密工作。

8、總經(jīng)理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切。

9、有關(guān)文稿的撰寫及審批。

10、公司會議、報告的安排。

11、公司所有資料的存檔。

12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。

技能要求：

1、女性，26歲以下

2、文秘、檔案管理、中文等專業(yè)，大專以上學歷

3、形象、氣質(zhì)較好，工作認真細致，工作條理性、邏輯性較強。

4、有總經(jīng)理秘書工作經(jīng)驗，具有良好的服務意識具有良好口頭及文字表達能力。

5、熟練使用各種辦公軟件及辦公工具。

助理：（行政助理）

工作概述：

制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務的管理。

工作職責：

1、

擬制行政管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

2、有效合理的安排公司員工用車，以提高員工的工作效率。

3、負責員工午餐的安排及協(xié)調(diào)工作。

4、按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時完成公司人員的名片印制。

5、新進員工辦公桌位的安排。

6、負責辦公區(qū)域的管理。

7、員工日常行為規(guī)范的管理，并進行相應的獎罰。

8、配合行政部經(jīng)理做好年度行政預算工作。

9、負責公司通訊費用的審查與管理工作。

10、負責會議室與活動中心的管理工作。

11、負責為客戶和公司活動準備場地。

12、根據(jù)公司年度行政預算及庫存情況進行辦公用品、辦公設(shè)備的采購，超出預算的支出需經(jīng)部門經(jīng)理、財務部總監(jiān)批準后方可采購。

13、嚴格按照采購管理制度進行采購，要貨比三家（至少三家），進行詢價、比價、議價。

14、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。

技能要求：

1、大學?？茖W歷，文秘專業(yè)優(yōu)先考慮。

2、限女性。

3、計算機操作熟練。

4、1年以上行政或文秘相關(guān)工作經(jīng)驗。



5、有人力資源職業(yè)資格證書或財會知識的優(yōu)先考慮

助理：（銷售助理）

工作職責：

1．電話的接聽工作及上門客戶的接待工作。熟悉公司產(chǎn)品的基本情況，得體的回答問題或轉(zhuǎn)給相關(guān)人員（部門）。

2．客戶資料的管理工作，包括數(shù)據(jù)的收集整理分析，相應產(chǎn)品信息的email，直郵及信息反饋工作。

3．網(wǎng)站的更新及相應軟性文章的發(fā)表收集工作。

4．廣告的管理工作。包括印刷品的設(shè)計制作，小禮品，促銷活動的策劃和制作。

5．產(chǎn)品的網(wǎng)上直銷工作，包括電話銷售和訂單處理。

技能要求：

1、大專以上（管理/營銷相關(guān)專業(yè)優(yōu)先）

2、較強的溝通交往能力，演講演示能力

3、能熟練運用office等辦公軟件



4、有較強的文字處理能力和表達能力

5、有較強英文讀，寫，聽，說運用能力

6、有分析整理客戶資料的能力。

7、一年以上銷售或行業(yè)工作經(jīng)驗。

助理：（研發(fā)助理）

工作職責：

1．協(xié)助所負責部門的研發(fā)輔助工作事宜

2．協(xié)助研發(fā)流程的文檔簽署以及流程狀態(tài)的跟蹤

3．協(xié)助做適當?shù)牟块T管理統(tǒng)計工作

4．協(xié)助所負責部門的日常行政事宜

5．研發(fā)資料、文檔的內(nèi)部歸檔和外部發(fā)送

6．研發(fā)所需數(shù)據(jù)、資料的調(diào)研與整理

7．軟件說明書的編寫與修訂

技能要求：

1．電子、通信、自動化等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，?？埔陨蠈W歷

2．英語4級以上，計算機操作熟練

3．1年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，熟悉手機軟件、硬件研發(fā)者優(yōu)先

4．處事要細心、耐心，對工作有較高積極性，具團隊合作意識

5．身心健康，誠實正直來源:考試大-秘書資格考試前臺：

工作職責：

1、

負責公司前臺接待工作。

2、

負責公司電話接轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、文檔復印等工作。

3、

負責各類辦公文檔、商務文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打印。

4、

日常文書、資料整理及其他一般行政事務。

技能要求：

1、

對辦公室工作程序熟悉

2、

熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會借助互聯(lián)網(wǎng)查找資料；

3、

具有優(yōu)秀的中英文書寫能力、表達能力；

4、

具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強的保密意識；

5、

熟練使用各種辦公自動化設(shè)備；

6、

具有良好的適應能力，能在壓力下工作。

文員1：（分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員）

工作職責：

1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導的要求，完成有關(guān)報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復印及傳真等工作，及時送交領(lǐng)導或按要求傳送給客戶。

2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。

3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

4、根據(jù)要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產(chǎn)帳目（低值易耗品、固定資產(chǎn)）。做好辦公室設(shè)備管理及維修。

5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。

6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。

技能要求：

1、教育背景：文秘或管理類相關(guān)中專以上學歷。

2、經(jīng)驗：從事二年以上企業(yè)文員工作經(jīng)驗。

3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識；熟悉辦公軟件。

4、工作仔細認真、責任心強、為人正直、敢干堅持原則；

5、有較強的溝通協(xié)調(diào)能力。有良好的紀律性、團隊協(xié)助作以及服務創(chuàng)新精神。

6、年齡在20-25歲左右

文員2：（工程文員）

工作職責：

1、處理來函文件，登記、歸檔、統(tǒng)計資料、打印、復印函件資料。

2、編制每月辦公用品，做好領(lǐng)用發(fā)放工作。

3、辦理工作餐卡、藥費報銷及其它日用品的發(fā)放工作。

4、協(xié)助編制部門工資、獎金發(fā)放表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。

5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。

6、負責登記員工考勤表。

7、協(xié)助工程部對所有圖紙、技術(shù)資料、圖書進行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。

8、完成部門安排的其他工作任務。

技能要求：

1、高中以上文