崗位分析與崗位說明書編寫培訓(xùn)-2

華恒智信版權(quán)所有崗位分析與崗位說明書編寫培訓(xùn)2021/10/10內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹2021/10/10崗位分析與崗位說明書的含義崗位分析：崗位信息的收集、分析

及綜合，以便確認(rèn)崗位

整體概況，對(duì)其作出正

確、詳盡的描述。崗位說明書：整理崗位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，包括：工作基本信息、崗位設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等）2021/10/10什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務(wù)的選擇、目標(biāo)消費(fèi)者、市場(chǎng)定位等)引導(dǎo)我們走向愿景？VISION愿景STRATEGY戰(zhàn)略我們公司存在的目的和長(zhǎng)期目標(biāo)是什么？怎樣的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)?怎樣的業(yè)務(wù)流程及管理流程能使我們實(shí)施戰(zhàn)略？CRITICALSUCCESSFACTORS

關(guān)鍵成功要素順利地實(shí)施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？崗位分析及崗位說明書能夠把組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略的職責(zé)落實(shí)到具體組織成員，確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。崗位分析與崗位說明書的意義：落實(shí)組織職責(zé)，支持實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)2021/10/10崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評(píng)估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺(tái)。只有把這項(xiàng)工作做扎實(shí)，其他各項(xiàng)工作才有依據(jù)。崗位分析員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績(jī)效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長(zhǎng)期激勵(lì)能力模型崗位繼任計(jì)劃崗位評(píng)估人員規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略2021/10/10內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹62021/10/10崗位崗位分析四條基本原則緊盯組織戰(zhàn)略及目標(biāo)設(shè)置崗位的目的是為了落實(shí)崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)，因此，崗位分析必須緊盯組織戰(zhàn)略及目標(biāo)。進(jìn)行崗位分析時(shí)，必須思考該崗位為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略貢獻(xiàn)了什么價(jià)值，需要達(dá)到什么目標(biāo)，而不是從事某些活動(dòng)?！皩?duì)崗不對(duì)人”，崗位服務(wù)于特定顧客組織設(shè)置崗位不是為了安排某個(gè)人，而是要從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，因事設(shè)崗。崗位設(shè)置應(yīng)滿足于特定的內(nèi)部顧客和外部顧客需求。著眼于該崗位全部職責(zé)進(jìn)行崗位分析，應(yīng)該從該崗位的全部職責(zé)出發(fā)，看有沒有漏掉的項(xiàng)目或重復(fù)性工作，而不是眼前正在做的工作。客觀條件與主觀條件相符該崗位要履行崗位職責(zé)，需要什么樣的客觀條件（對(duì)知識(shí)、技能、心理和特殊要求），需要什么樣主觀條件（對(duì)人、財(cái)、物的要求）。2021/10/10崗位分析流程崗位分析流程比較簡(jiǎn)單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時(shí)需要耐心和細(xì)心。8準(zhǔn)備工作收集資料分析資料1232021/10/10崗位分析-準(zhǔn)備工作9選擇被分析部門及崗位為了保證分析結(jié)果，應(yīng)選擇有代表性、典型性的部門及崗位。在進(jìn)行收集之前，應(yīng)與有關(guān)這一工作的員工介紹崗位分析意義、目的及過程，希望他們提供怎樣的配合。了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)流程、管理流程及組織設(shè)計(jì)，最終把實(shí)施戰(zhàn)略的責(zé)任分解落實(shí)到員工個(gè)人。因此，參與崗位分析的人員需要對(duì)它們有很好的理解。收集和分析相關(guān)的資料:從宏觀的工作視角，不應(yīng)該局限于具體崗位的信息收集，有些能夠收集到國家、行業(yè)背景資料對(duì)開展工作分析也是有價(jià)值的。

準(zhǔn)備工作建立崗位分析項(xiàng)目小組：建立崗位分析小組，分配進(jìn)行分析活動(dòng)的責(zé)任和權(quán)限，明確分析活動(dòng)的流程、方法及安排，以保證分析活動(dòng)的協(xié)調(diào)和順利完成。分析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)要保證他們進(jìn)行活動(dòng)的獨(dú)立性。9選擇信息來源:信息來源有：組織設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程說明書、管理流程等書面文件，崗位任職者、管理監(jiān)督者、內(nèi)外部客戶、崗位分析人員等的反饋，《相似工作分析匯編》、《職業(yè)名稱辭典》等參考資料。2021/10/10崗位分析-收集資料崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？上下級(jí)匯報(bào)情況？崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？為達(dá)到這一目的，該崗位的主要職責(zé)？（什么，怎樣，為什么？）什么是該崗位獨(dú)有的職責(zé)？（這個(gè)問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位）什么是該崗位最關(guān)鍵（必不可少）的職責(zé)和負(fù)責(zé)的核心領(lǐng)域？（這個(gè)問題能幫分析者搞清楚公司對(duì)該崗位的核心定位是什么）該崗位任職者需要負(fù)責(zé)并被考核的具體工作成果是什么？該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時(shí)）怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？有怎樣的決策權(quán)？該崗位工作的其它特點(diǎn)：如出差，非社交時(shí)間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)？（這個(gè)問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個(gè)人素質(zhì)）

收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責(zé)、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應(yīng)該能夠回答下列問題：

2021/10/10崗位分析-收集資料崗位A崗位B崗位C職責(zé)清單分發(fā)信件打字維修打印機(jī)…方法1：從組織、流程入手……方法2：從現(xiàn)崗位入手……職責(zé)清單分發(fā)信件打字維修打印機(jī)…2021/10/10崗位分析-收集資料-某公司參考樣板2021/10/10崗位分析-收集資料崗位A崗位B崗位C職責(zé)清單分發(fā)信件打字維修打印機(jī)…個(gè)別面談集體面談直接觀察員工日記/記錄調(diào)查問卷主要方法工作實(shí)踐從現(xiàn)有崗位入手，可以采用的方法2021/10/10崗位分析-收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料工作實(shí)踐法工作實(shí)踐是指崗位分析人員實(shí)際從事該項(xiàng)工作，在工作過程中掌握有關(guān)工作的第一手資料。采用這種方法可以了解工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會(huì)方面的要求。這種方法適用于短期內(nèi)可以掌握的工作，但是對(duì)那些需要進(jìn)行大量訓(xùn)練才能掌握或有危險(xiǎn)工作，不適宜采用此法。觀察法職務(wù)分析者通過對(duì)特定對(duì)象的觀察，把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容、原因、方法、程序、目的等信息記錄下來，最后把取得的職務(wù)信息歸納整理為適合的文字資料。這種方法取得的信息比較廣泛、客觀、正確，但要求觀察者有足夠的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)且使用結(jié)構(gòu)性問題清單。這種方法不適宜于循環(huán)周期長(zhǎng)的工作和主要為腦力的工作；得不到有關(guān)任職資格要求的信息2021/10/10崗位分析-收集資料如何從現(xiàn)崗位收集資料問卷法通過結(jié)構(gòu)化問卷來收集并整理信息的方法，具體包括：?jiǎn)柧碚{(diào)查表法、核對(duì)法。該類方法要求公司有較好的人力資源管理基礎(chǔ)。問卷調(diào)查表法即根據(jù)職務(wù)分析的目的、內(nèi)容等編寫結(jié)構(gòu)性問卷調(diào)查表，由崗位任職者填寫后回收整理，提取出崗位信息。核對(duì)法是根據(jù)事先擬定的工作清單對(duì)實(shí)際工作活動(dòng)的情況進(jìn)行核對(duì)，從而獲得有關(guān)工作信息的方法。訪談法通過崗位分析人員與任職人員面對(duì)面的談話來收集信息資料，包括單獨(dú)面談和團(tuán)體面談。此法較適于行政管理、專業(yè)技術(shù)等難以從外部直接觀察到的崗位。此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧。員工日記/記錄根據(jù)崗位任職者按時(shí)間順序記錄的工作內(nèi)容和過程，經(jīng)過歸納提煉，取得所需工作信息。2021/10/10標(biāo)題問卷調(diào)查表法和核對(duì)法的樣本2021/10/10標(biāo)題崗位分析-收集資料在這次崗位分析工作中，我們將綜合運(yùn)用調(diào)查問卷法和訪談法，具體做法如下：1）對(duì)于通用性崗位，我們主要采用訪談法，我們通過與任職者進(jìn)行個(gè)別訪談，挖掘更多的事實(shí)依據(jù)，以確認(rèn)崗位分析所需相關(guān)材料是否完整、客觀、準(zhǔn)確2）對(duì)于專業(yè)性比較強(qiáng)的崗位：我們一方面通過問卷調(diào)查崗位信息，另一方面，通過與任職者本人及其直接上級(jí)的訪談，確認(rèn)崗位的具體信息。172021/10/10標(biāo)題崗位分析-收集資料面談準(zhǔn)備獲得應(yīng)答面談開頭澄清結(jié)束面談反饋工作面談步驟面談準(zhǔn)備獲得應(yīng)答面談開頭澄清結(jié)束面談工作面談步驟2021/10/10崗位分析-收集資料工作分析面談是一種事實(shí)挖掘的面談，切記其目的是獲得事實(shí)而非觀點(diǎn)或偏見要引導(dǎo)整個(gè)面談過程 把對(duì)方帶回主題讓對(duì)方有時(shí)間思考

面談開頭面談準(zhǔn)備獲得應(yīng)答

時(shí)間約定地點(diǎn)安排-不受干擾之處明確規(guī)定面談目標(biāo)事先準(zhǔn)備有關(guān)資料讓面談?wù)咦龊脺?zhǔn)備采用較友好的方式營造一個(gè)較為寬松的環(huán)境去除偏見保持目光接觸解釋面談的目的告訴對(duì)方你要記一些筆記獲得對(duì)該工作的總體認(rèn)知2021/10/10標(biāo)題使用提問和傾聽技巧及時(shí)澄清任何不清楚的方面核查一下是否已獲得了所有的信息詢問對(duì)方是否還有話說總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動(dòng)感謝對(duì)方所投入的時(shí)間和努力趁你還比較記得細(xì)節(jié)時(shí)寫出崗位說明書如果有什么還不夠清楚再去詢問向該崗位任職人員或其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋討論和修改結(jié)束面談澄清反饋崗位分析-收集資料使用提問和傾聽技巧及時(shí)澄清任何不清楚的方面核查一下是否已獲得了所有的信息詢問對(duì)方是否還有話說總結(jié)關(guān)鍵信息并告知下一步行動(dòng)感謝對(duì)方所投入的時(shí)間和努力趁你還比較記得細(xì)節(jié)時(shí)寫出崗位說明書如果有什么還不夠清楚再去詢問向該崗位任職人員或其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋討論和修改2021/10/10崗位分析-收集資料在訪談時(shí)可以采取以下提問方法

根據(jù)要求方式的不同可以分為：提問式：提出問題要求回答陳述式：直接要求被訪人就某一方面問題進(jìn)行陳述根據(jù)提問問題的性質(zhì)可以分為：開放式：對(duì)回答內(nèi)容完全不限制，給被訪者自由發(fā)揮的空間封閉式：回答通常是“是”或“否”，或者其他給定的選項(xiàng)根據(jù)提問內(nèi)容和時(shí)機(jī)可以分為：探究式：對(duì)同一個(gè)問題進(jìn)行追問，以獲得全面、透徹的了解連接式：對(duì)一個(gè)問題上下游的、或有關(guān)聯(lián)的其他問題進(jìn)行追問澄清式：對(duì)有疑問的問題進(jìn)行復(fù)述以確認(rèn)自己準(zhǔn)確地理解了被訪者想表達(dá)的意思總結(jié)式：在被訪人基本完成陳述后，總結(jié)其陳述內(nèi)容，予以確認(rèn)并追問是否有遺漏問題舉例：在什么樣的情況下你需要去獲得上級(jí)的批準(zhǔn)？請(qǐng)告訴我……你的日常工作主要包括哪些內(nèi)容？你是否負(fù)有人員管理職責(zé)？在組織用戶活動(dòng)中具體包括那幾個(gè)環(huán)節(jié)？在完成了用戶小站現(xiàn)場(chǎng)安裝后，還需要做什么后續(xù)工作嗎？你的意思是你只有權(quán)審批300元以下的費(fèi)用報(bào)銷單，是嗎？你剛才介紹了這個(gè)崗位的主要工作包括……，還有其他需要補(bǔ)充的嗎？2021/10/10標(biāo)題崗位分析-收集資料問題舉例：我覺得你不喜歡督導(dǎo)你的員工，是吧？你的日常工作是哪些，你每周要接觸多少客戶，下多少個(gè)訂單，有沒有權(quán)限審批費(fèi)用？倉保員常常沒什么事干你是每周，每月還是每?jī)稍屡c客戶見面嗎？在訪談時(shí)應(yīng)注意避免以下提問方式： 誘導(dǎo)性問題連珠炮式問題偏見式陳述多選式問題2021/10/10標(biāo)題崗位分析-分析資料分析資料:對(duì)獲得的資料進(jìn)行匯總、整理、分類、總結(jié)，并進(jìn)行必要的判斷，從而得出對(duì)崗位的全面、準(zhǔn)確和有條理性的認(rèn)識(shí)。分析資料崗位名稱分析工作職責(zé)分析工作環(huán)境分析任職資格分析崗位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作關(guān)系物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會(huì)環(huán)境知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、體能2021/10/10標(biāo)題內(nèi)容提要一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用二、崗位分析流程和方法三、崗位說明書編寫流程和方法

四、本項(xiàng)目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹2021/10/10崗位描述的書面結(jié)果是崗位說明書確定崗位說明書的格式崗位描述是在崗位分析的基礎(chǔ)上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達(dá)出來，形成崗位說明書的過程。從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡(jiǎn)潔、從簡(jiǎn)潔再到精確的過程。崗位描述的流程如下：逐項(xiàng)進(jìn)行職責(zé)描述小組討論反饋和確認(rèn)2021/10/10崗位描述-崗位說明書的格式例：根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競(jìng)爭(zhēng)力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實(shí)施人力資源管理的日常工作，為公司各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡(jiǎn)用于記錄對(duì)該崗位主要崗位職責(zé)的逐項(xiàng)描述用于記錄該崗位對(duì)內(nèi)和對(duì)外聯(lián)系的主要機(jī)構(gòu)和部門，以及該崗位的直接上下級(jí)2021/10/10崗位描述-崗位說明書的格式（續(xù)）用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應(yīng)該著重考慮以下因素：從事該工作所必備的最低要求勝任該工作的新員工的資歷從事該崗位所有員工的通用標(biāo)準(zhǔn)起草以及每次修訂都需要簽署責(zé)任人姓名和時(shí)間，最終需要由人力資源部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)2021/10/10崗位描述–崗位設(shè)置目的崗位設(shè)置目的：用簡(jiǎn)練而準(zhǔn)確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用該崗位實(shí)現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？如果該崗位不存在，則對(duì)公司或部門造成哪些影響？格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果工作依據(jù)：根據(jù)…工作內(nèi)容：動(dòng)詞+工作對(duì)象工作成果：描述崗位工作達(dá)到的目的注意：崗位設(shè)置目的陳述不包括如何完成結(jié)果的過程2021/10/10崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果崗位長(zhǎng)期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作按照崗位職責(zé)的重要性順序填寫,重要的職責(zé)填寫在前面職責(zé)描述字?jǐn)?shù)要求：每條職責(zé)描述不超過50字2021/10/10崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)職責(zé)條目確定

除非是特別重要的職責(zé)，每項(xiàng)職責(zé)占用的時(shí)間一般大于所有職責(zé)的5%。未被逐條詳細(xì)描述的“其它”職責(zé)所占用的時(shí)間一般不超過該崗位完成所有職責(zé)工作時(shí)間的10%。

緊密相關(guān)的（如：用于完成一項(xiàng)任務(wù)的幾個(gè)步驟）或類似的職責(zé)可以歸為一條職責(zé)來描述，除此之外，盡量避免把幾個(gè)職責(zé)合并在一個(gè)小標(biāo)題下做概要描述。2021/10/10崗位描述-職責(zé)描述的注意事項(xiàng)職責(zé)描述句式規(guī)范

一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動(dòng)詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動(dòng)詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如：

每季度起草報(bào)告向……

傾聽客戶的買賣指令……

比較部門實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的差別……

用動(dòng)詞描述崗位的具體職責(zé)時(shí)，對(duì)每一項(xiàng)職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項(xiàng)。2021/10/10職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容1）動(dòng)詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：

崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)2021/10/10崗位描述–反饋和確認(rèn)崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應(yīng)經(jīng)過崗位分析項(xiàng)目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關(guān)人員進(jìn)一步了解情況。小組討論的意義在于：小組各成員對(duì)同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達(dá)更加準(zhǔn)確。2021/10/10崗位描述：編寫崗位說明書

經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級(jí)，征求反饋意見并進(jìn)行必要的修改。崗位說明書最終由人力資源部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并進(jìn)行編號(hào)，成為正式的崗位說明書檔案。2021/10/10崗位描述–職責(zé)描述的注意事項(xiàng)總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出描述了工作的成果而非過程每一說明描述了單獨(dú)的、不同的最終結(jié)果不是廣義的，含糊的說明每一個(gè)說明都是沒有時(shí)限的，如果崗位沒有改變，職責(zé)不會(huì)改變2021/10/10職責(zé)說明－動(dòng)詞舉例決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn)

指導(dǎo)

授權(quán)

建立

制訂規(guī)劃

決定

準(zhǔn)備 預(yù)備

發(fā)展執(zhí)行管理達(dá)成

增進(jìn)

評(píng)估

建立

贏得評(píng)定

吸引

限制

確保

維護(hù)評(píng)估 衡量

監(jiān)控

取得 認(rèn)同

審核

找出設(shè)定

執(zhí)行

指明

改善

標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)與支援分析

辨明

界定

建議 提議

促使建議

預(yù)測(cè)

協(xié)調(diào)

解釋

支援特定性或基層工作檢查 檢驗(yàn)

執(zhí)行 履行

對(duì)照

提出

分配處理

收集 匯集

生產(chǎn) 制造

分發(fā)

進(jìn)行提供

獲得

提交

操作 執(zhí)行

供應(yīng)一般性管理

聯(lián)系

協(xié)助

控制

監(jiān)督 協(xié)調(diào)2021/10/10