會計信息系統(tǒng)：第9章 采購管理

第9章采購管理9.1采購管理系統(tǒng)概述9.2采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理采購管理-系統(tǒng)概述采購系統(tǒng)初始設(shè)置包括設(shè)置采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理所需要的采購參數(shù)、基礎(chǔ)信息及采購期初數(shù)據(jù)采購業(yè)務(wù)處理采購業(yè)務(wù)處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算等采購業(yè)務(wù)全過程的管理。可以處理普通采購業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)類型。企業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，對采購業(yè)務(wù)流程進行可選配置。采購賬簿及采購分析提供各種采購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統(tǒng)計表及采購賬簿供用戶查詢。同時提供采購成本分析、供應(yīng)商價格對比分析、采購類型結(jié)構(gòu)分析、采購資金比重分析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析。采購管理-系統(tǒng)概述采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系采購訂單、到貨單采購入庫單直運采購發(fā)票采購成本直運銷售訂單、銷售訂單、發(fā)票直運采購發(fā)票付款信息采購發(fā)票應(yīng)付款管理系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購請購采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。對應(yīng)單據(jù)：請購單請購是采購業(yè)務(wù)的起點，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。請購環(huán)節(jié)可省略。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購訂貨訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需求。對應(yīng)單據(jù)：采購訂單在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購到貨采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數(shù)量、價格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。對應(yīng)單據(jù)：到貨單在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理是可選的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購入庫是指將供應(yīng)商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。對應(yīng)單據(jù)：采購入庫單。當采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，采購入庫單在庫存管理系統(tǒng)中填制。當采購管理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，采購入庫單在采購管理系統(tǒng)中填制。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單或采購到貨單生成。在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購開票采購開票是在系統(tǒng)中填制由供應(yīng)商開出的采購發(fā)票，采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。對應(yīng)單據(jù)：采購發(fā)票采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍字發(fā)票和紅字發(fā)票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂單”、“采購入庫單”或其他的“采購發(fā)票”拷貝生成。在采購業(yè)務(wù)流程中，采購發(fā)票環(huán)節(jié)是必須的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購結(jié)算采購結(jié)算也稱采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確定采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單與采購發(fā)票對應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對照表。對應(yīng)單據(jù)：采購發(fā)票和采購入庫單采購結(jié)算分為自動結(jié)算和手工結(jié)算兩種方式。在采購業(yè)務(wù)流程中，采購結(jié)算環(huán)節(jié)是必須的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理采購主要環(huán)節(jié)-采購付款采購付款是對采購貨物進行付款的環(huán)節(jié)。采購付款在應(yīng)付系統(tǒng)中完成。對應(yīng)單據(jù)：付款單在采購業(yè)務(wù)流程中，采購付款環(huán)節(jié)是必須的。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購業(yè)務(wù)普通采購業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程管理。三張主要單據(jù)：采購入庫單、采購發(fā)票、付款單業(yè)務(wù)類型：按貨物和發(fā)票到達的先后，將普通采購業(yè)務(wù)劃分為單貨同行貨到票未到（暫估入庫）票到貨未到（在途存貨）三種類型采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購（單貨同行）憑證憑證憑證發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單采購入庫單錄入（庫存管理）采購入庫單記賬（存貨核算）采購入庫單審核（庫存管理）借：原材料貸：在途物資借：在途物資應(yīng)交稅費貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款采購發(fā)票錄入（采購管理）錄入付款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購（單貨同行）單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入結(jié)算(與入庫單)借:材料采購(在途物資）進項稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作操作操作操作操作操作采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-暫估入庫（貨到票未到）暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入賬，形成暫估憑證。三種不同的處理方法：月初回沖單到回沖單到補差采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-暫估入庫（月初回沖）本月月底，填寫暫估單價，記存貨明細賬，生成暫估憑證。進入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，同時登錄相應(yīng)的存貨明細賬，沖回存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張“藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-暫估入庫（單到回沖）當月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬下月發(fā)票到:

暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料貸：在途物資填制暫估入庫單（采購管理）藍字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購發(fā)票（采購管理）采購結(jié)算（采購管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅)

貸：在途物資(紅)借：原材料貸：在途物資采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-暫估入庫（單到回沖）時間單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證上月采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（暫估成本）存貨系統(tǒng)記賬、暫估制單下月采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入結(jié)算(與暫估入庫單)借:材料采購進項稅貸:應(yīng)付賬款（實際成本）應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）結(jié)算單存貨系統(tǒng)暫估處理紅字回沖單存貨系統(tǒng)自動生成制單借:原材料（紅字）貸:材料采購（紅字）（暫估成本）藍字回沖單存貨系統(tǒng)借:原材料（藍字）貸:材料采購（藍字）（實際成本）付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（付款單）借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-暫估入庫（單到補差）下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理中錄入并進行采購結(jié)算；再到存貨核算中進行“暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一張調(diào)整單，用戶確定后，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理普通采購-在途存貨（票到貨未到）如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結(jié)算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結(jié)算。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-現(xiàn)付業(yè)務(wù)當采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具發(fā)票。現(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）填制采購發(fā)票（采購管理）現(xiàn)付處理（采購管理）借：物資采購貸：銀行存款采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-現(xiàn)付業(yè)務(wù)單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票采購系統(tǒng)錄入、結(jié)算(與入庫單)、現(xiàn)付借:材料采購(在途物資）進項稅貸:銀行存款·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（現(xiàn)結(jié)）操作操作操作操作采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-采購運費處理單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購發(fā)票運費發(fā)票采購系統(tǒng)錄入審核（采購發(fā)票）錄入審核（運費發(fā)票）采購結(jié)算（采購發(fā)票、運費發(fā)票與入庫單）借:材料采購(在途物資）進項稅貸:應(yīng)付賬款·應(yīng)付系統(tǒng)審核（采購、運費發(fā)票）合并制單采購入庫單庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料貸:材料采購（在途物資）存貨系統(tǒng)記賬制單付款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入、審核、制單借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款操作操作操作操作采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-直運采購直運采購業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷業(yè)務(wù)，由供應(yīng)商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒有實務(wù)的入庫處理，財務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直運銷售發(fā)票和直運采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直運業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購銷。直運采購業(yè)務(wù)類型有兩種：普通直運業(yè)務(wù)和必有訂單直運業(yè)務(wù)。采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-采購?fù)素洏I(yè)務(wù)貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單只要把貨退還給供應(yīng)商即可，軟件中不用做任何處理。已錄入“采購入庫單”，未錄入“采購發(fā)票”如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”但未結(jié)算如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發(fā)票”；如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”。已錄入“采購入庫單”，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結(jié)算，再刪除或修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票已付款，則必須錄入退貨單。

采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-采購?fù)素洏I(yè)務(wù)入庫單已記賬無論是否錄入“采購發(fā)票”，“采購發(fā)票”是否結(jié)算，結(jié)算后的“采購發(fā)票”是否付款，都需要錄入退貨單。憑證憑證憑證紅字發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單退貨單錄入（庫存管理）退貨單記賬（存貨核算）退貨單審核（庫存管理）借：原材料(紅)

貸：物資采購(紅)借：物資采購(紅)

應(yīng)交稅金(紅)

貸：應(yīng)付賬款(紅)借：銀行存款(紅)

貸：應(yīng)付賬款(紅)紅字發(fā)票錄入（采購管理）錄入收款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-采購?fù)素洏I(yè)務(wù)單據(jù)系統(tǒng)操作生成憑證采購入庫單（紅字）庫存系統(tǒng)錄入審核借:原材料（紅）貸:材料采購（紅）存貨系統(tǒng)記賬制單采購發(fā)票（紅字）采購系統(tǒng)錄入結(jié)算(與入庫單)借:材料采購（紅）進項稅（紅）貸:應(yīng)付賬款（紅）·應(yīng)付系統(tǒng)審核制單（發(fā)票）收款單應(yīng)付系統(tǒng)錄入審核制單（收款單）借:應(yīng)付賬款（紅）貸:銀行存款（紅）操作操作采購管理-日常業(yè)務(wù)處理其他采購業(yè)務(wù)-受托代銷業(yè)務(wù)受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的