項目檔案管理辦法

項目檔案管理辦法為貫徹《中華人民檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范項目部檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，特制定本辦法。（一）檔案管理工作的責任主體項目部檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產生公文以及公文原稿和有關材料部門負責，項目部綜合部負責指導和檢查檔案的日常管理工作。（二）檔案分類及檔案收集的內容1．檔案分類（1）文書檔案（2）科技檔案（3）設計資料檔案（4）竣工資料檔案（5）會議檔案（6）設備儀器檔案（7）勞動人事檔案（8）招投標及合同檔案（9）計劃統(tǒng)計報表（10）會計檔案2．收集內容（1）項目部各種重要會議和重大事件的通知、紀要、報告、講話、簡報、典型材料、總結等。（2）項目部形成的重要文件材料，包括命令、指示、重要通知、通報、請示、報告、批復、工作計劃、總結、重要調查材料、計劃文件、統(tǒng)計報表、會計憑證、會計賬簿、會計報告等會計核算專業(yè)資料，歸口收集、立卷歸檔。（3）項目部負責人參加上級機關召開的重要會議帶回的文件、資料。（4）接收各種文件、資料。（5）因機構變動或采購重要設備接收的各種文件、資料。（6）各種招投標資料、合同。（7）設計單位交付的設計文件。（8）施工、監(jiān)理單位報送的各類文件、資料。（9）施工單位、設備安裝單位編制的竣工文件。（10）其他應該收集歸檔的文件、資料。（三）檔案的整理各部門對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。對不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎，按照文件之間的歷史聯(lián)系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管利用。1．公文立卷歸檔公文辦結后，反應時將公文以及公文原稿和有關材料整理（立卷）、歸檔。立卷由公文主辦部門或公文形成部門負責。個人不得保存應歸檔的公文。重要會議形成的公文材料由主辦部門立卷歸檔。立卷、歸檔應做到：（1）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。（2）正確反映的主要業(yè)務工作情況，有利于保管、查找和利用。（3）立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔，并根據(jù)公文內容確定保管期限。（4）應歸檔的公文要收集齊全，分類準確，組卷合理；卷內公文排列系統(tǒng)，編號清楚；案卷標題簡明確切，言語通順；裝訂要整齊、結實，卷皮字跡要工整。（5）在電子檔案未推行前，按現(xiàn)行辦法立卷、歸檔。2．公文銷毀沒有歸檔和存查價值的公文，經項目部有關人員鑒別和主管領導人批準，在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文在收發(fā)文薄上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。（四）檔案鑒定工作檔案鑒定工作的主要方法是：根據(jù)檔案的保存價值，從范圍（政治、經濟、文化）、從時間（現(xiàn)實的、當代的和將來的）、從有用性（作參考、做憑證）等各方面全面地估計和預測，確定需要保存的檔案和保存時間，銷毀已失去價值的檔案，達到有區(qū)別有重點地保存檔案。（五）檔案保管工作有關部門要安排人員負責檔案的保管工作，強化檔案管理工作人員的教育和業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的素養(yǎng)和業(yè)務能力。按照檔案保護“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防光）要求，配備和添置必要的設備設施，確保檔案的安全防護和長期保存。（六）其它工程建設所有檔案資料原則上不得外