ECEL電子表格使用技巧大全

01s如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符?

例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級(jí)規(guī)定在

本來的職稱證書的號(hào)碼所有再加兩位，即要在每個(gè)人的證書號(hào)碼前再

添上兩位數(shù)13,如果一種一種改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以

用下面的措施，省時(shí)又省力：

1）假設(shè)證書號(hào)在A歹ij,在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為

B列；

2）在B2單元格寫入：="13"&A2后回車；

3）看到成果為13xxxxxxxxxxxxx了嗎？鼠標(biāo)放到B2位置，單

元格的下方不是有一種小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)直到結(jié)束。

當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就所有都改好了。若是在原證書號(hào)背面加13則

在B2單元格中寫入：=A2&“13”后回車。

02、如何設(shè)立文獻(xiàn)下拉窗口的最下面的近來運(yùn)營(yíng)的文獻(xiàn)名個(gè)數(shù)？

打開“工具”，選“選項(xiàng)”，再選“常規(guī)”，在“近來使用的文

獻(xiàn)清單”下面的文獻(xiàn)個(gè)數(shù)輸入框中變化文獻(xiàn)數(shù)目即可。若不在菜單中

顯示近來使用的文獻(xiàn)名，則將“近來使用的文獻(xiàn)清單”前的復(fù)選框去

掉即可。

03、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變

成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？

這是由于EXCEL自動(dòng)辨認(rèn)為日期格式所導(dǎo)致，你只要點(diǎn)擊主菜

單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單

元格的格式設(shè)成文本格式就行了。

04、在EXCEL中如何使它象WORD同樣的自動(dòng)定期保存文獻(xiàn)？

點(diǎn)擊“工具”菜單“自動(dòng)保存”項(xiàng)，設(shè)立自動(dòng)保存文獻(xiàn)夾時(shí)間隔

時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動(dòng)保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行

“工具”菜單下“加載宏…”選上“自動(dòng)保存”，“擬定”。然后進(jìn)

行設(shè)立即可。

05、用Excel做多頁的表格時(shí)，如何像Word的表格那樣做一

種標(biāo)題，即每頁的第一行（或幾行）是同樣的。但是不是用頁眉來完

畢？

在EXCEL的文獻(xiàn)菜單一頁面設(shè)立-工作表-打印標(biāo)題；可進(jìn)行

頂端或左端標(biāo)題設(shè)立，通過按下折疊對(duì)話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范疇

即可。這樣Excel就會(huì)自動(dòng)在各頁上加上你劃定日勺部分作為表頭。

06、在Excel中如何設(shè)立加權(quán)平均？

加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和記錄工作中常常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜

的計(jì)算，核心是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總

數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡(jiǎn)樸時(shí)將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平

均后得到日勺那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)立公式解決（其實(shí)就是一種

除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，

它的成果就是這些量值的加權(quán)平均值。

07、如果在一種Excel文獻(xiàn)中具有多種工作表，如何將多種工作

表一次設(shè)立成同樣的頁眉和頁腳？如何才干一次打印多種工作表？

把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若你沒有特別設(shè)立的話，Excel自

動(dòng)設(shè)立的名稱是“sheet】、sheet2、sheets……”），然后點(diǎn)右鍵,

在彈出的菜單中選擇“選擇所有工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操

作都是針對(duì)所有工作表了，不管是設(shè)立頁眉和頁腳還是打印你工作

表°

08、EXCEL中有序號(hào)一欄，由于對(duì)表格進(jìn)行調(diào)節(jié)，序號(hào)全亂了,

可要是手動(dòng)一種一種改序號(hào)實(shí)在太慢太麻煩，用什么措施可以迅速解

決？

如果序號(hào)是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容日勺調(diào)節(jié)而發(fā)生變化的話，那么

在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號(hào)這一字段與其他字段分開，如在

“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一

空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)節(jié)表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時(shí)就不會(huì)

影響序號(hào)了。

09、用Excel做成的工資表，只有第一種人有工資條的條頭（如

編號(hào)、姓名、崗位工資.……），想輸出成工資條的形式。怎么做？

這個(gè)問題應(yīng)當(dāng)這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)立中

選中工作表選項(xiàng)，設(shè)立打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后

在每一種人之間插入行分頁符，再把頁長(zhǎng)設(shè)立成工資條的高度即可。

使用自定義方式重裝了一遍中文office,Excel的打印紙選項(xiàng)中只有

A4一種，怎么辦？隨便安裝一種打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序就可以了。

10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號(hào),

無論如何設(shè)立選項(xiàng)都無濟(jì)于事，該怎么辦？

這是一種比較特殊的問題，我曾為此花了十幾種小時(shí)的時(shí)間，但

說白了很簡(jiǎn)樸。在Windows呦空制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)立”圖標(biāo),

在彈出的“區(qū)域設(shè)立屬性”對(duì)話面板上在“區(qū)域設(shè)立”里選擇“中

文（中國(guó)）”，在“區(qū)域設(shè)立屬性”對(duì)話面板上在“數(shù)字”屬性里把

小數(shù)點(diǎn)改為（未改前是“，”），按“擬定”按鈕結(jié)束。這樣

再打開Excel就一切都正常了。

11、如何迅速選用特定區(qū)域？

使用F5鍵可以迅速選用特定區(qū)域。例如，要選用A2:A1000,

最簡(jiǎn)便的措施是按F5鍵，浮現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入

需選用日勺區(qū)域A2:AlOOOo

12、如何迅速返回選中區(qū)域？

按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。

13、如何迅速定位到單元格？

措施一：按F5鍵，浮現(xiàn)“定位”對(duì)話框，在引用欄中輸入欲跳

到時(shí)單元格地址，單市“擬定”按鈕即可。

措施二：?jiǎn)螕艟庉嫏谧髠?cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。

14、aCtrl+的特殊功用

一般來說，當(dāng)解決一種工作表中有諸多數(shù)據(jù)時(shí)表格時(shí)，通過選定

表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl+*

選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所波及到日勺有

數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。

15、如何迅速選用工作表中所有涉及公式的單元格？

有時(shí)，需要對(duì)工作表中所有涉及公式的單元格加以保護(hù)，或填入

與其他單元格不同的顏色，以提示顧客注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)

輸入數(shù)據(jù)。如下措施可以協(xié)助迅速選用所有涉及公式的單元格：選

擇“編輯”“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話

框中選擇“公式”項(xiàng)，按“擬定”按鈕即可。

16、如何在不同單元格中迅速輸入同一數(shù)內(nèi)容?

選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按Ctrl+Ener鍵，即可實(shí)目前

選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相似時(shí)值。

17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？

如果你懂得所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格

式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。

具體措施是：在編輯欄中輸入一種等號(hào)其后接函數(shù)名，然后按

Ctr+A鍵，Excel則自動(dòng)進(jìn)入“函數(shù)指南——環(huán)節(jié)2之2”。當(dāng)使

用易于記憶的名字且具有很長(zhǎng)一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述措施顯得特別

有用。

18、如何把選定的一種或多種單元格拖放至新的位置？

按住Shift鍵可以迅速修改單元格內(nèi)容的順序。

具體措施是：選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元

格邊沿，直至浮現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)

行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變?yōu)橐环N水平

“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦?biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕

完畢操作后，選定的一種或多種單元格就被拖放至新的位置。

19s如何讓屏幕上的工作空間變大?

可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在

“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。

20、如何使用快顯菜單？

快顯菜單中涉及了某些操作中最常用時(shí)命令，運(yùn)用它們可以大大

提高操作效率。一方面選定一種區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快

顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

21、如何使用快顯菜單？

快顯菜單中涉及了某些操作中最常用的命令，運(yùn)用它們可以大大

提高操作效率。一方面選定一種區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快

顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。

22、如何避免Excel自動(dòng)打開太多文獻(xiàn)？

當(dāng)Excel啟動(dòng)時(shí)，它會(huì)自動(dòng)打開Xlstcirt目錄下的所有文獻(xiàn)。當(dāng)

該目錄下的文獻(xiàn)過多時(shí)，Excel加載太多文獻(xiàn)不僅費(fèi)時(shí)并且尚有也許

出錯(cuò)。解決措施是將不該位于Xlstci什目錄下的文獻(xiàn)移走。此外，還

要避免EXcel打開替補(bǔ)啟動(dòng)目錄下的文獻(xiàn)：選擇“工具”“選

項(xiàng)”“一般”，將“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。

23、如何去掉網(wǎng)格線？

1）除去編輯窗口中的表格線

單擊“工具”菜單中日勺“選項(xiàng)”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格

線”，使之失效；

2）除去打印時(shí)的未定義表格線

有時(shí)會(huì)浮現(xiàn)這樣的狀況：你在編輯時(shí)未定義的表格線（在編輯窗

中看到時(shí)也是淡灰色表格線），一般狀況下在打印時(shí)是不會(huì)打印出來

時(shí)，可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是某些所謂的“電

腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要

在單擊“文獻(xiàn)”、“頁面設(shè)立”、“工作表”菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)

格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。

24、如何迅速格式化報(bào)表？

為了制作出美觀時(shí)報(bào)表，需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷措施，

即自動(dòng)套用Excel預(yù)設(shè)時(shí)表格樣式。措施是:選定操作區(qū)域，選用“格

式”菜單中日勺“自動(dòng)套用格式”命令，在格式列表框中選用一款你

滿意的格式樣式，按“擬定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下

面有涉及“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”

選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不浮現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會(huì)用該

項(xiàng)。

25、如何迅速地復(fù)制單元格的格式?

要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”

按鈕。選擇具有所需源格式的單元格，單擊工具條上日勺“格式刷”按

鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格

式拷貝過去。

26、如何為表格添加斜線？

一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表自身并沒有提供該功能。

其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn)：?jiǎn)螕簟袄L圖”按鈕，選用“直

線”，鼠標(biāo)變成十字型.將其移至要添加斜線時(shí)開始位置，按住鼠

標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終結(jié)位置，釋放鼠標(biāo),斜線就畫出來了。此外，使用“文

字框”按鈕可以以便地在斜線上下方添加文字，但文字周邊有邊框，

要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快顯菜單，選擇“對(duì)象格式”“圖

案”，選擇“無邊框”項(xiàng)即可。

27、如何迅速地將數(shù)字作為文本輸入？

在輸入數(shù)字前加一種單引號(hào)可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本

輸入。

28、如何定義自己的函數(shù)？

顧客在Excel中可以自定義函數(shù)。切換至VisualBasic模塊，

或插入一頁新的模塊表（Module）,在浮現(xiàn)日勺空白程序窗口中鍵入

自定義函數(shù)VBA程序，按Enter確認(rèn)后完畢編寫工作，Excel將自

動(dòng)檢查其對(duì)陽性。此后，在同一工作薄內(nèi)，你就可以與使用Exed內(nèi)

部函數(shù)同樣在工作表中使用自定義函數(shù)，如：

FunctionZm(a)

Ifa<60Thenim='不及格”

ElseZm="及格"

EndIf

EndFunction

29、如何在一種與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作

表公式中調(diào)用自定義函數(shù)？

可在涉及自定義函數(shù)日勺工作薄打開日勺前提下，采用鏈接的措施

(也就是在調(diào)用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名)O假設(shè)上例中的自

定義函數(shù)Zm所在工作薄為MYUDF.XLS,現(xiàn)要在另一不同工作簿中

時(shí)工作表公式中調(diào)用Zm函數(shù)，應(yīng)一方面保證MYUDF.XLS被打開，

然后使用下述鏈接的措施：=MYUDF.XLS!ZM(b2)

30、如何迅速輸入數(shù)據(jù)序列？

如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號(hào)、日期序列等某些特殊時(shí)

數(shù)據(jù)系列，千萬別逐條輸入，為什么不讓Excel自動(dòng)填充呢？在第一

種單元格內(nèi)輸入起始數(shù)據(jù)，在下一種單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù)，選

定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充時(shí)

方向拖動(dòng)填充柄，拖過日勺單元格中會(huì)自動(dòng)按Excel內(nèi)部規(guī)定時(shí)序列

進(jìn)行填充。如果能將自己常常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù)（如辦公室

人員名單），定義成序列，以備后來自動(dòng)填充，豈不一勞永逸！選擇

“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再選擇“自定義序列”標(biāo)簽，在輸

入框中輸入新序列，注旨在新序列各項(xiàng)2間要輸入半角符號(hào)的逗號(hào)加

以分隔（例如：張三，李四，王二……），單擊“增長(zhǎng)”按鈕將輸

入時(shí)序列保存起來。

31、使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄

上例中，簡(jiǎn)介了使用鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)單元格填充柄自動(dòng)填充數(shù)據(jù)序

列的措施。其實(shí)，使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄則更具靈活性。在

某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動(dòng)填

充柄，將會(huì)浮現(xiàn)涉及下列各項(xiàng)的菜單：復(fù)制單元格、以序列方式填充、

以格式填充、以值填充；以天數(shù)填充、以工作日該充、以月該充、

以年填充；序列……此時(shí)，你可以根據(jù)需要選擇一種填充方式。

32、如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng)，想把它定義成自動(dòng)填充

序列以備后用，與否需要按照上面簡(jiǎn)介的自定義序列的措施重新輸入

這些序列項(xiàng)？

不需要。有快捷措施：選定涉及序列項(xiàng)的單元格區(qū)域，選擇“工

具”“選項(xiàng)”“自定義序列”，單擊“引入”按鈕將選定區(qū)域日勺序列

項(xiàng)添加至“自定義序列”對(duì)話框，按“擬定”按鈕返回工作表，下次

就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了。

33、上例中，如果你已擁育的序列項(xiàng)中具有許多反復(fù)項(xiàng)，應(yīng)如何

解決使其沒有反復(fù)項(xiàng)，以便使用“引入”的措施迅速創(chuàng)立所需的自定

義序列？

選定單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級(jí)篩選”，選定

“不選反復(fù)的記錄”選項(xiàng)，按“擬定”按鈕即可。

34、如何對(duì)工作簿進(jìn)行安全保護(hù)？

如果你不想別人打開或修改你的工作簿，那么想法加個(gè)密碼吧。

打動(dòng)工作薄，選擇“文獻(xiàn)”菜單中的“另存為”命令，選用“選項(xiàng)”，

根據(jù)顧客時(shí)需要分別輸入“打開文獻(xiàn)口令”或“修改文獻(xiàn)D令”，

按“擬定”退出。

工作簿（表）被保護(hù)之后，還可對(duì)工作表中某些單元格區(qū)域的重

要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，起到雙重保護(hù)的功能，此時(shí)你可以這樣做：一方面,

選定需保護(hù)日勺單元格區(qū)域，選用“格式”菜單中的“單元格”命令,

選用“保護(hù)”，從對(duì)話框中選用“鎖定”，單由“擬定”按鈕退出。

然后選用“工具”菜單中日勺“保護(hù)”命令，選用“保護(hù)工作表”，

根據(jù)提示兩次輸入口令后退出。

注意：不要忘掉你設(shè)立有“口令”。

35、如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來?

對(duì)那些加了保護(hù)的單元格，還可以設(shè)立顏色和底紋，以便讓顧客

一目了然，從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改，從而可增長(zhǎng)

數(shù)據(jù)輸入時(shí)日勺直觀感覺。但卻帶來了問題，即在黑白打印時(shí)如果連

顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣。解決措施是：選擇

“文獻(xiàn)”“頁面設(shè)立”“工作表”，在“打印”欄內(nèi)選擇“單元格

單色打印”選項(xiàng)。之后，打印出來的表格就面目如初了。

36、工作表保護(hù)的口令忘掉了怎么辦？

如果你想使用一種保護(hù)了的工作表，但口令又忘掉了，有措施

嗎？有。選定工作表，選擇“編輯”“復(fù)制”、“粘貼”，將其拷貝

到一種新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表

保護(hù)。固然，提示你最佳不用這種措施盜用別人的工作表。

37、的功用

Excel一般使用相對(duì)地址來引用單元格的位置，當(dāng)把一種具有單

元格地址的公式拷貝到一種新的位置，公式中的單元格地址會(huì)隨著變

化。你可以在列號(hào)或行號(hào)前添加符號(hào)來凍結(jié)單元格地址，使之

在拷貝時(shí)保持固定不變。

38、如何用中文名稱替代單元格地址？

如果你不想使用單元格地址，可以將其定義成一種名字。

定義名字的措施有兩種：一種是選定單元格區(qū)域后在“名字框”

直接輸入名字，另一種是選定想要命名日勺單元格區(qū)域，再選擇“插

人”“名字”“定義”，在“目前工作簿中名字”對(duì)話框內(nèi)鍵人名

字即可。使用名字日勺公式比使用單元格地址引用的公式更易于記憶和

閱讀，例如公式“=SUM(實(shí)發(fā)工資)”顯然比用單元格地址簡(jiǎn)樸

直觀，并且不易出錯(cuò)。

39、如何在公式中迅速輸入不持續(xù)的單元格地址？

在SUM函數(shù)中輸入比較長(zhǎng)的單元格區(qū)域字符串很麻煩，特別是

當(dāng)區(qū)域?yàn)樵S多不持續(xù)單元格區(qū)域構(gòu)成時(shí)。這時(shí)可按住Ctrl鍵，進(jìn)行不

持續(xù)區(qū)域的選取。區(qū)域選定后選擇“插入”“名字”“定義”，將

此區(qū)域命名，如Group］，然后在公式中使用這個(gè)區(qū)域名，如“=SUM

(Groupl)”。

40、如何定義局部名字？

在默認(rèn)狀況下，工作薄中的所有名字都是全局時(shí)。其實(shí)，可以定

義局部名字，使之只對(duì)某個(gè)工作表有效，措施是將名字命名為“工作

表名！名字”的形式即可。

41、如何命名常數(shù)？

有時(shí)，為常數(shù)指定一種名字可以節(jié)省在整個(gè)工作簿中修改替代此

常數(shù)的時(shí)間。例如，在某個(gè)工作表中常常需用利率4.9%來計(jì)算利息,

可以選擇“插入”“名字”“定義”，在“目前工作薄的名字”

框內(nèi)輸入“利率”，在“引用位置”框中輸入“=”，按“擬定”

按鈕。

42、工作表名稱中能具有空格嗎？

能。例如，你可以將某工作表命名為“ZhuMeng”。有一點(diǎn)結(jié)

注意的是，當(dāng)你在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，不能使用

類似“=ZhuMeng!A2”的公式，否則Excel將提示錯(cuò)誤信息

“找不到文獻(xiàn)Meng”。解決的措施是，將調(diào)用公式改為“='Zhu

Mg'!A2”就行了。固然，輸入公式時(shí)，你最佳養(yǎng)成這樣的習(xí)慣，即

在輸入“=”號(hào)后來，用鼠標(biāo)單由ZhuMeng工作表，再輸入余下

肚)內(nèi)容。

43、給工作表命名應(yīng)注意的問題

有時(shí)為了直觀，往往要給工作表重命名(Excel默認(rèn)時(shí)荼表名是

sheet】、sheet2.....),在重命名時(shí)應(yīng)注意最佳不要用已存在的函

數(shù)名來作荼表名，否則在下述狀況下將產(chǎn)征收豈義。我們懂得，在工

作薄中復(fù)制工作表的措施是，按住Ctrl健并沿著標(biāo)簽行拖動(dòng)選中的工

作表達(dá)到新的位置，復(fù)制成的工作表以“源工作表的名字+(2)”

形式命名。例如，源表為ZM,則其“克隆”表為ZM(2)o在公式

中Excel會(huì)把ZM(2)作為函數(shù)來處理，從而出錯(cuò)。因而應(yīng)給ZM

(2)工作表重起個(gè)名字。

44、如何拆分或取消拆分窗口？

當(dāng)我們給一種工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí)，在向下滾動(dòng)過程中，特別是當(dāng)

標(biāo)題行消失后，有時(shí)會(huì)記錯(cuò)各列標(biāo)題日勺相對(duì)位置。這時(shí)可以將窗口拆

分為幾部分，然后將標(biāo)題部分保存在屏幕上不動(dòng)，只滾動(dòng)數(shù)據(jù)部分。

其措施是在主菜單上單擊“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口時(shí)除

了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外，有捷徑：將鼠標(biāo)指針置

于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點(diǎn)上，雙擊鼠標(biāo)即可取消已拆

分的窗口。

45、如何給工作簿擴(kuò)容？

選用“工具”“選項(xiàng)”命令，選擇“常規(guī)”項(xiàng)，在“新工作薄內(nèi)

的工作表數(shù)”對(duì)話欄用上下箭頭變化打開新工作表數(shù)。一種工作薄最

多可以有255張工作表，系統(tǒng)默認(rèn)值為6o

46、如何減少反復(fù)勞動(dòng)？

我們?cè)趯?shí)際應(yīng)用Excel時(shí)，常常遇到有些操作反復(fù)應(yīng)用（如定義

上下標(biāo)等）。為了減少反復(fù)勞動(dòng)，我們可以把某些常用到時(shí)操作定義

成宏。其措施是：選用“工具”菜單中的“宏”命令，執(zhí)行“記錄新

宏”，記錄好后按“停止”按鈕即可。也可以用VBA編程定義宏。

47、如何迅速地批量修改數(shù)據(jù)?

如果有一份Excel工作簿，里面有所有職工工資表。目前想將

所有職工日勺補(bǔ)貼增長(zhǎng)5。（元），固然你可以用公式進(jìn)行計(jì)算，但除

此之外尚有更簡(jiǎn)樸的批量修改的措施，即使用“選擇性粘貼”功能:

一方面在某個(gè)空白單元格中輸入50,選定此單元格，選擇“編

輯”“復(fù)制”。選用想修改的單元格區(qū)域，例如從E2至ijE150o然后

選擇“編輯”“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對(duì)話框“運(yùn)算”欄

中選中“加”運(yùn)算，按“擬定”健即可。最后，要?jiǎng)h除開始時(shí)在某個(gè)

空白單元格中輸入的50o

48、如何迅速刪除特定的數(shù)據(jù)？

如果有一份Excel工作薄，其中有大量的產(chǎn)品單價(jià)、數(shù)量和金額。

如果想將所有數(shù)量為。時(shí)行刪除，一方面選定區(qū)域（涉及標(biāo)題行），

然后選擇“數(shù)據(jù)”“篩選”“自動(dòng)篩選”。在“數(shù)量”列下拉列表

中選擇“0”，那么將列出所有數(shù)量為。的行。此時(shí)在所有行都被選

中的狀況下，選擇“編輯”“刪除行”，然后按“擬定”即可刪除

所有數(shù)量為。的行。最后，取消自動(dòng)篩選。

49、如何迅速刪除工作表中時(shí)空行？

如下幾種措施可以迅速刪除空行：

措施一：如果行的順序無關(guān)緊要，則可以根據(jù)某一列排序，然后

可以以便地刪掉空行。

措施二：如果行的順序不可變化，你可以先選擇“插入”“列”，

插入新日勺一列入在A列中順序填入整數(shù)。然后根據(jù)其他任何一列將

表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，刪去所有空行。最后

以A列重新排序，再刪去A歹九恢復(fù)工作表各行本來的順序。

措施三：使用上例“如何迅速刪除特定的數(shù)據(jù)”日勺措施，只但是

在所有列時(shí)下拉列表中都選擇“空白”。

50、如何使用數(shù)組公式？

Excel中數(shù)組公式非常有用，它可建立產(chǎn)生多值或?qū)σ唤M值而不

是單個(gè)值進(jìn)行操作的公式。要輸入數(shù)組公式，一方面必須選擇用來寄

存成果的單元格區(qū)域，在編輯欄輸入公式,然后按ctrl+Shift+Enter

組合鍵鎖定數(shù)組公式，Excel將在公式兩邊自動(dòng)加上括號(hào)“{}”。不

要自己鍵入花括號(hào)，否則，Excel覺得輸入的是一種正文標(biāo)簽。要

編輯或清除數(shù)組公式.需選擇數(shù)組區(qū)域并且激活編輯欄，公式兩邊的

括號(hào)將消失，然后編輯或清除公式，最后按Ctrl+shift+Enter鍵。

51、如何不使顯示或打印出來的表格中包具有0值？

一般狀況下，我們不但愿顯示或打印出來的表格中包具有。值，

而是將其內(nèi)容置為空。例如，圖1合計(jì)列中如果使用“=b2+c2+d2”

公式，將有也許浮現(xiàn)。值的狀況，如何讓。值不顯示？措施一；使

用加上If函數(shù)判斷值與否為。的公式，即：=if(b2+c2+d2=0,

，b2+c2+d2)措施二:選擇“工具”“選項(xiàng)”“視窗”，

在“窗口選項(xiàng)”中去掉“零值”選項(xiàng)。措施三：使用自定義格式。選

中E2:E5區(qū)域，選擇“格式”“單元格”“數(shù)字”，從“分類”列

表框中選擇“自定義”，在“格式”框中輸入“G/通用格式；G/通

用格式；；”，按“擬定”按鈕即可。

52、在Excel中用Average函數(shù)計(jì)算單元格的平均值的，值為

0的單元格也涉及在內(nèi)。有無措施在計(jì)算平均值時(shí)排除值為0的單元

格？

措施一：如果單元格中時(shí)值為。，可用上例“0值不顯示的措施”

將其內(nèi)容置為空，此時(shí)空單元格解決成文本，這樣就可以直接用

Average函數(shù)計(jì)算了。

措施二：巧用Countif函數(shù)例如，下面的公式可計(jì)算出b2:Bl。

區(qū)域中非0單元格的平均值：

=sum(b2:biO)/countif(b2:blo,"0")

53、如何在Excel中實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)改正”功能？

Word顧客都懂得，運(yùn)用Word的“自動(dòng)改正”功能可以實(shí)現(xiàn)數(shù)

據(jù)的迅速輸入.但在Excel中卻沒有類似“自動(dòng)改正”功能的菜單命

令。其實(shí)，使用VloopuP函數(shù)可以巧妙地解決這一問題。

excel表格的35招必學(xué)秘技

下面簡(jiǎn)介35招必學(xué)目錄：

1、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

2、建立“常用文檔”新菜單

3、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

4、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄

5、用“視面管理器”保存多種打印頁面

6、讓數(shù)據(jù)按需排序

7、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

8、讓中、英文輸入法智能化地浮現(xiàn)

9、讓“自動(dòng)改正”輸入統(tǒng)一的文本

10、在Excel中自定義函數(shù)

11、表頭下面襯張圖片

12、用連字符來合并文本

13、迅速打印學(xué)生成績(jī)條

14、Excel幫你選函數(shù)

15、同步查看不同工作表中多種單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

16、為單元格迅速畫邊框

17、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度

18、成組填充多張表格的固定單元格

19、變化文本的大小寫

20、提取字符串中日勺特定字符

21、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞

22、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)

23、創(chuàng)立文本直方圖

24、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)

25、有關(guān)歐元的轉(zhuǎn)換

26、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎

27、Excel工作表大綱的建立

28、插入“圖示”

29、熟悉Excel的“從文本到語音”

30、Excel中“照相”功能日勺妙用

31、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)日勺鏈接和引用

32、“馴服”Excel的剪貼板窗口

33、運(yùn)用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處

34、巧用Excel的“智能鼠標(biāo)”

35、Excel“監(jiān)視”窗口日勺應(yīng)用

一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)

我們常常要將公司的名稱輸入到表格中，為了保持名稱時(shí)一致

性，運(yùn)用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一種分類下拉列表填充項(xiàng)。

1.在Sheet2中，將公司名稱按類別（如“工業(yè)公司”、“商業(yè)公

司”、“個(gè)體公司”等）分別輸入不同列中，建立一種公司名稱數(shù)據(jù)

庫(kù)。

2.選中A歹ij（“工業(yè)公司”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入

“工業(yè)公司”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)公司”、“個(gè)

體公司”……

3.切換至"Sheet1中，選中需要輸入“公司類別”的列（如C列），

執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)

立”標(biāo)簽中，單擊“容許”右側(cè)時(shí)下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在

下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)公司”，“商業(yè)公司”，“個(gè)體

公司”……序歹I（各元素之間用英文逗號(hào)隔開），擬定退出。

再選中需要輸入公司名稱的列（如D歹U）,再打開“數(shù)據(jù)有效性”

對(duì)話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式：

=INDIRECT（C1）,擬定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)

的“公司類別”填入單元格中。然后選中該單元格相應(yīng)日勺D列單元

格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的公司名稱列表中選擇

需要的公司名稱填入該單元格中。

提示：在后來打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“公司類別”歹人可

以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。

二、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一種“常用文檔”菜單，將常用時(shí)工作簿文檔添

加到其中，以便隨時(shí)調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定

義”對(duì)話框（圖1）。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”

項(xiàng)，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

圖1

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一種

名稱（如“常用文檔”

2.再在“類別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命

令”下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）

中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一種

工作簿文檔列表名稱。

反復(fù)上面的操作，多添加幾種文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊

鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分派超鏈接-＞打開”選項(xiàng)，打開“分

派超鏈接”對(duì)話框。通過按“查找范疇”右側(cè)時(shí)下拉按鈕，定位到相

應(yīng)時(shí)工作簿（如“工資?xls”等）文獻(xiàn)夾，并選中該工作簿文檔。

反復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它相應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起

來。

4.后來需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要

展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了“常用文檔”菜單中，

但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上

的“插入超鏈接”按鈕的功能。

三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓不小于等于元的工資總額以“紅色”顯

示，不小于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元

的工資總額以“棕色”顯示，其他以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)

立。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格

式一條件格式”命令，打開“條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右

側(cè)時(shí)下拉按鈕，選中“不小于或等于"選項(xiàng)，在背面的方框中輸入數(shù)

值。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對(duì)話框，將“字體”

的“顏色”設(shè)立為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)立好其他條件（不小于

等于1500,字體設(shè)立為“藍(lán)色”；不不小于1000,字體設(shè)立為“棕

色”）。

3.設(shè)立完畢后（圖2）,按下“擬定”按鈕。

圖2

看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的規(guī)定以不同顏色顯

示出來了。

四、制作“專業(yè)符號(hào)”工具欄

在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入某些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了以

便輸入，我們可以制作一種屬于自己的“專業(yè)符號(hào)”工具欄。

1.執(zhí)行"工具f宏f錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對(duì)話

框，輸入宏名如“fuhciol”并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中，

然后“擬定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對(duì)引用”

按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制

宏”工具欄上的“停止”按鈕，完畢宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其他特殊符號(hào)時(shí)輸入“宏”。

2.打開“自定義”對(duì)話框（參見圖1）,在“工具欄”標(biāo)簽中，單

擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對(duì)話框，輸入名稱——“專業(yè)

符號(hào)”，擬定后，即在工作區(qū)中浮現(xiàn)一種工具條。

切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命

令”下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號(hào)”欄上（有多少個(gè)特殊

符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕）。

3.選中其中一種“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對(duì)它

們進(jìn)行命名。

4.右擊某個(gè)命名后日勺按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定

宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhciol等），

擬定退出°

反復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對(duì)話框，后來可以像使用一般工具欄同樣，使

用“專業(yè)符號(hào)”工具欄（圖3）,向單元格中迅速輸入專業(yè)符號(hào)了。

專業(yè)符號(hào)

圖3

五、用“視面管理器”保存多種打印頁面

有的工作表，常常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”

吧。

1.打開需要打印日勺工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印日勺行（或歹小標(biāo)上

拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后浮現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”

選項(xiàng)，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖―視面管理器”命令，打開“視面管理器”對(duì)話

框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對(duì)話框，輸入一種名稱（如

上報(bào)表”）后，單擊“擬定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并反復(fù)上述操作，“添加”好其

他的打印視面。

4.后來需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”（如圖4）,選

中需要打印日勺表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定

好的界面顯示出來，簡(jiǎn)樸設(shè)立、排版一下，按下工具欄上的“打印”

按鈕，一切就OK了。

圖4

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既時(shí)有

關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦？可采用自定義

序列來排序。

1.執(zhí)行“格式一選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“自定

義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列

（如“機(jī)關(guān)，車隊(duì)，一車間,二車間，三車間”等），單擊“添加”和“擬

定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一種單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命

令，打開“排序”對(duì)話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)

話框（如圖5）,按其中時(shí)下拉按鈕，選中剛剛自定義時(shí)序列，按兩次

“擬定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按規(guī)定進(jìn)行了排序。

圖5

七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只得將它隱藏起

來了。

1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命

令，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選

中“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入

“；；；”（三個(gè)英文狀態(tài)下時(shí)分號(hào)）。

2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“擬

定”按鈕退出。

3.執(zhí)行“工具―保護(hù)-保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”

對(duì)話框，設(shè)立好密碼后，“擬定”返回。

通過這樣的設(shè)立后來，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是

使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的

“V”號(hào)，這樣可以避免別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地浮現(xiàn)

在編輯表格時(shí)，有時(shí)單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入

中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不以便，何不設(shè)立一下，讓輸入法智能化

地調(diào)節(jié)呢？

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，

打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模

式”右側(cè)時(shí)下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“擬定”退出。

后來當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一種單元格時(shí)，中

文輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其他

單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。

九、讓“自動(dòng)改正”輸入統(tǒng)一的文本

你是不是常常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)》而煩惱呢？

那就往下看吧。

1.執(zhí)行“工具f自動(dòng)改正”命令，打開“自動(dòng)改正”對(duì)話框。

2.在“替代”下面的方框中輸入“pew”（也可以是其他字符，

“pew”用小寫），在“替代為”下面的方框中輸入“《電腦報(bào)》”，

再單擊“添加”和“擬定”按鈕。

3.后來如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pew”字符此時(shí)

可以不考慮“pew”的大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以

自定義一種函數(shù)，來完畢某些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一

種計(jì)算梯形面積的函數(shù)：

1.執(zhí)行“工具一宏一VisualBasic編輯器”菜單命令（或按

“Alt+Fll”快捷鍵）,打開VisualBasic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一種新的模塊

——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入如下代碼:

FunctionV(azb,h)

V=h*(a+b)/2

EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完畢。

后來可以像使用內(nèi)置函數(shù)同樣使用自定義函數(shù)。

提示：用上面措施自定義的函數(shù)一般只能在相應(yīng)的工作簿中使

用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在

表頭下面呢？

1.執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話

框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整

個(gè)工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同步，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)

中拖拉，同步選中這些單元格(區(qū)域

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)日勺下拉按鈕，在隨后

浮現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。

通過這樣的設(shè)立后來，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選

中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋

了）。

提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印時(shí)。

十二、用連字符來合并文本

如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要運(yùn)用函數(shù)，一種

小小時(shí)連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一

列中）。

1.在D列背面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入

公式：=Bl&Cl&Dlo

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下

面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列相應(yīng)的單元格中。

3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯一

選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)

值”選項(xiàng)，按下“擬定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F

列中。

4.將B、C、D、E列刪除,完畢合并工作。

提示：完畢第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果

刪除B、C、D歹上公式會(huì)浮現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式

轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

十三、迅速打印學(xué)生成績(jī)條

常有朋友問“如何打印成績(jī)條”這樣的問題，有不少人采用錄制

宏或VBA的措施來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種

考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便措施。

此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet】工作表的Al至G64單元格區(qū)

域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：

=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(OMODROW(),3(=1,

sheetl!A$2,INDEX(sheetl!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+l),

COLUMN())))o

2.再次選中Al單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至

G1單元格中;然后，再同步選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”

將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。

至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)樸修飾一下。

3.調(diào)節(jié)好行高和列寬后，同步選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位

學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)時(shí)下拉按鈕,

在隨后浮現(xiàn)日勺邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添

加邊框（如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。

4.同步選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格

式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，

為所有的成績(jī)條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)解決數(shù)據(jù)時(shí)，常常不懂得使用什么函數(shù)比較合適。Excel

的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范疇，挑選出合適日勺函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對(duì)話框（圖6）,在

“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入規(guī)定（如“計(jì)數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)

到"按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”有關(guān)日勺函數(shù)挑選出來，并顯示在

“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看有關(guān)日勺協(xié)助文獻(xiàn)，即可迅

速擬定所需要的函數(shù)。

插入函數(shù)

圖6

十五、同步查看不同工作表中多種單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表（Sheet】）時(shí)，需要查看其他工作表中

（Sheet2sSheet3……）某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以運(yùn)用Excel的“監(jiān)

視窗口”功能來實(shí)現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖-工具欄—監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”（圖

7）,單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框（圖

8）,用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。反復(fù)前

述操作，添加其他“監(jiān)視點(diǎn)”。

黯福窗口▼X

⑥添加監(jiān)視...

工作簿工作表名稱單元格值公式

查詢.xlsSheet2B205211=SUM(B2:B19)

查詢.xlsSheet3C2025.5=AVERAGE(C2:C19)

圖7

添加監(jiān)視點(diǎn)[Tl?

選擇您想監(jiān)視其值的單元格：

|=Sheet3!$C$2051

添加?]取消]

圖8

后來，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看

所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和有關(guān)信息。

十六、為單元格迅速畫邊框

在Excel此前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻

煩，Excel對(duì)此功能進(jìn)行了全新日勺拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)時(shí)下拉按鈕，在隨后彈出時(shí)

下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖-工具欄一邊

框”命令，展開“邊框”工具欄（圖9）。

繪圖邊框網(wǎng)格I

圖9

單擊工具欄最左側(cè)時(shí)下拉按鈕，選中一種邊框樣式（參見圖9）,

然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)日勺單元格區(qū)域

迅速畫上邊框。

提示:①如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”

按鈕，然后在錯(cuò)誤時(shí)邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤時(shí)邊框。②

如果需要畫出不同顏色日勺邊框，可以先按工具欄右側(cè)口勺“線條顏色”

按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③

這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度

你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一種兩位數(shù)，

或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel就能自

動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能,對(duì)Excel

來說，也并不難。

例如我們將光標(biāo)定位到一種登記“年份”的單元格中，為了輸入

的統(tǒng)一和計(jì)算時(shí)以便，我們但愿“年份”都用一種四位數(shù)來表達(dá)。因

此，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單日勺“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)立”卡

片“有效性條件”的“容許”下拉菜單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在

“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于"，且“長(zhǎng)度”為“4”。同步，我

們?cè)賮淼健俺鲥e(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警

告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸

入文本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。

很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入時(shí)不是一種四位數(shù)時(shí)，

Excel就會(huì)彈出如圖10所示日勺警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)因素，并直

到你輸入了對(duì)的“樣式”日勺數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其實(shí)，在

Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，尚有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選,

例如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有

愛好，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)原則，讓你的Excel展示出

與眾不同的光彩呢。

?謂穌啦?年伶.

I：值區(qū)?d取滿1

圖10

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們懂得每次打開Excel,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此

就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的解決能力，更適合在多張

互相關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，固然一方面就需要同步輸

入。因此，在諸多狀況下，都會(huì)需要同步在多張表格時(shí)相似單元格中

輸入同樣的內(nèi)容。

那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢？一方面我們單擊第一種工作表

的標(biāo)簽名“Sheet1"，然后按住Shi什鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽

名“Sheet3"（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵

進(jìn)行點(diǎn)選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱浮現(xiàn)了“工作

組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在需要一次輸入

多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所

有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。

但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。例如，我們需要將多張表格

中相似位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一變化格式該怎么辦呢？一方面，我們得變化第

一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在

其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組

工作表”的對(duì)話框（圖11）,在這里我們選擇“格式”一項(xiàng)，點(diǎn)“擬

定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都變化了。

圖11

十九、變化文本的大小寫

在Excel中，為表格解決和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公

式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要覺得Excel中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)

字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel均有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。

例如變化文本的大小寫。

在Excel中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換時(shí)函數(shù)。它

們分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本所有轉(zhuǎn)換為大

寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本所有轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER（源

數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“合適”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字

母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦腁1單元格中輸入小寫時(shí)

“excel”，然后在目日勺單元格中輸入tt=UPPER（Al）H,回車后得

到的成果將會(huì)是“EXCEL"。同樣，如果我們?cè)贏3單元格中輸入

“mr.weiwei”，然后我們?cè)谀康膯卧裰休斎搿岸ROPER（A3）”

那么我們得到的成果就將是“Mr.Weiwei”了（圖12）。

&MicrosoftExcel-Bookl

置］文件9媼輯⑥視圖W）插入建）格式電）工具豆）數(shù)據(jù)⑥

窗口世）幫助也）