2023年建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料管理作業(yè)指導(dǎo)書

目錄

一、編制本作業(yè)指導(dǎo)書的意義..................................................................1

1、建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表................................................................2

2、監(jiān)理文件檔案資料管理...................................................................3

二、分類檔案管理總目錄......................................................................5

（-）監(jiān)理合同文件及監(jiān)理技術(shù)文件.........................................................5

（二）承包單位資質(zhì)及合同文件、施工指導(dǎo)文件..............................................19

（三）進度控制文件.......................................................................25

（四）質(zhì)量控制文件.......................................................................40

（五）投資控制文件.......................................................................58

（六）合同管理文件.......................................................................77

（七）協(xié)調(diào)文件...........................................................................90

（八）會議記錄文件.......................................................................93

（九）監(jiān)理報告...........................................................................93

（十）工程安全資料.......................................................................93

（H-一）工程驗收文件....................................................................101

（十二）監(jiān)理記錄及總結(jié)..................................................................102

三、工程文件的立卷........................................................................107

（一）基本原則...........................................................................107

（二）立卷的具體方法.....................................................................107

（三）卷內(nèi)文件的排列.....................................................................107

四、工程文件的歸檔要求....................................................................108

（-）紙質(zhì)文件歸檔的質(zhì)量要求............................................................108

（二）電子文件歸檔的質(zhì)量要求............................................................108

常用法律法規(guī)目錄..........................................................................110

一、編制本作業(yè)指導(dǎo)書的意義

監(jiān)理文件檔案資料管理，是工程建設(shè)工程管理的一項重要工作，是實施工程建設(shè)監(jiān)理，

進行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)性工作。在監(jiān)理項目部中必須有專門的人員負責(zé)監(jiān)理文件和檔案的收發(fā)、

管理、保存工作。在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相

關(guān)的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢查利用等一系列工作。編制本作業(yè)

指導(dǎo)書有以下意義：

/對監(jiān)理文件檔案資料進行科學(xué)管理，建設(shè)工程監(jiān)理工作的順利開展制造良好的前提條件。

/對監(jiān)理文件檔案進行科學(xué)管理，可提高監(jiān)理工作效率。

/對監(jiān)理文檔案進行科學(xué)管理，可以對實施工程檔案的歸檔提供可靠保證。

1、建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表

建設(shè)工程監(jiān)理文件流程表

接受者

類型時間提供者ABCl、FG

C2...

1監(jiān)理大綱招標(biāo)前B★

2監(jiān)理規(guī)劃簽定合同后B★

3監(jiān)理實施細則項目開工前B★ooo

4開工申請報告（含施工組織設(shè)開工前20天申Cl、C2...★★★oo

計）請

5開工令、開工許可證（返、復(fù)）開工前、施工BO★oo

「令中

6監(jiān)理文件不定時B★★oo

7施工進度計劃每月Cl、C2...o★

8施工圖、設(shè)計變更不定明F★o

9支付工程月報每月Cl、C2...o★

10支付結(jié)算報告每月B★o

11設(shè)計圖提供報表每月B★

12實施進度月報每月B★oo

13工程質(zhì)量月報每月B★o★

14設(shè)計變更月報每月B★★

15協(xié)調(diào)會議紀(jì)要不定時B★o0

16監(jiān)理現(xiàn)場記錄每月B★

17外資購買設(shè)備資料每月Cl、C2...★

18器材設(shè)備供應(yīng)計劃每月ChC2...o★o

19監(jiān)理簡報、通訊每月B★oo★

20人員動態(tài)月報每月Cl、C2...★

21竣工檔案單項工程完成Cl、C2...★

22其他不定時

說明：1、施工圖設(shè)計變更經(jīng)監(jiān)理審核后，作為監(jiān)理工程師圖紙發(fā)送有關(guān)單位；

2、符號：★一一主送。——抄送（報）；A一一項目法人，B一一監(jiān)理單位，C一一承建單位，F(xiàn)——設(shè)計

單位，G一一質(zhì)監(jiān)站。

2、監(jiān)理文件檔案資料管理

2.1監(jiān)理文件和檔案收文與登記

所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記，記錄文件名稱、文件摘要信息。文件的發(fā)放單位

（部門）、文件編號及收文日期，必要時應(yīng)注明接收文件的具體時間。最后由項目管理部負

責(zé)收文人員簽字。

2.2監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記

由項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師確定來文、記錄批示由哪個部門（監(jiān)理工程師）辦理，并確

定是否要傳閱及傳閱名單和范圍，并注明在文件處理表上（如表2-1）。隨同文件和記錄交

給處理部門（具體人員）或進行傳閱。批示的文件的處理部門（具體人員）應(yīng)對該文件按期

限做出具體的處理意見及辦理情況。傳閱的文件和記錄每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件處理單上

簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原

件交還資料管理人員。

文件處理表

來文單位來文日期

文件標(biāo)題

擬辦意見：

年—月—日

總監(jiān)理工程師批示：

年—月—日

辦理情況：

年一月—0

收/返日收/返日

姓名姓名

閱期期

者////

簽////

名////

////

2.3監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目部圖章。對蓋章工作應(yīng)進

行專項登記。

所有發(fā)文按監(jiān)理資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文表上登記。登記內(nèi)容包括:

文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、搞要內(nèi)容、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期

（強調(diào)時效性的文件應(yīng)注明發(fā)文的具體時間）。收件人收到文件后應(yīng)簽名。

發(fā)文應(yīng)留有底稿，并附一份文件傳閱紙，資料管理人員簽發(fā)人批示確定文件責(zé)任和相關(guān)

傳閱人員。文件傳閱過程中，每位傳閱人員閱后簽名并注明日期。發(fā)文的傳閱期限不應(yīng)超過

其處理期限。

2.4監(jiān)理文件檔案資料的存放

2.4.1分類存放的定義

監(jiān)理文件檔案經(jīng)收/發(fā)文登記和傳閱工作程序后，必須分類存放。既可滿足項目實施過

程查閱的需要，又方便項目竣工后文件和檔案的歸檔和移交。項目監(jiān)理部應(yīng)備有存放監(jiān)理資

料的專用資料柜和用于監(jiān)理資料分類歸檔存放的專用檔案盒或文件夾。在本項目部采用計算

機對監(jiān)理資料進行輔助管理。

2.4.2具體分類存放的辦法

項目監(jiān)理部應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模規(guī)劃資料柜和檔案盒內(nèi)容。

二、分類檔案管理總目錄

(-)監(jiān)理合同文件及監(jiān)理技術(shù)文件

1、工程前期資料

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

工1政府批復(fù)文件

程

2用地征地資料

前

3規(guī)劃施工許可

期

4施工圖審查文件

資

料5地下管線保護協(xié)議及相關(guān)資料

6

A—17

2、監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置

________________________________________卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

監(jiān)

1監(jiān)理單位資質(zhì)證書復(fù)印件加蓋公章

理

2監(jiān)理人員執(zhí)業(yè)證書復(fù)印件加蓋公章

機

3總監(jiān)理工程師任命通知書原件

構(gòu)

4

設(shè)監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置通知書原件

置5監(jiān)理人員變更通知書原件

6監(jiān)理制度原件

A—27

3、監(jiān)理合同文件

________________________________________卷內(nèi)目錄

頁

XXXX工程序

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名11期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

監(jiān)

1監(jiān)理合同原件

理

2監(jiān)理招標(biāo)文件原件

合

3監(jiān)理報價標(biāo)原件

同

4監(jiān)理方案標(biāo)原件

文

原件

件5監(jiān)理資信標(biāo)

6補充協(xié)議書原件

A—37中標(biāo)通知書復(fù)印件

（詳見附表）

附表：GD2002SZ001

編號:

總監(jiān)理工程師任命通知書

工程名稱：

致：--------------------------------（業(yè)主）

根據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理合同的要求，我單位委派

-出任該工程項目的總監(jiān)理工程師，除下列權(quán)力外，代表我單位

全權(quán)處理本工程項目的監(jiān)理工作，若你方對該總監(jiān)理工程師的人選有異議，請在接

到此任命書后------天內(nèi)與我單位聯(lián)系。

1）、-----------------------------------------------

2）、-----------------------------------------------

監(jiān)理單位（章）：一

被任命人簽章：----------------

法人代表：----------------

日期：年-月日

附件：口監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書

附注：1、本表根據(jù)《深圳市施工監(jiān)理規(guī)程》4.1制定；

2、本表一式四份，業(yè)主、監(jiān)理工程師、承包商、檔案館各一份。

附表：GD2002SZ002

編號:

監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置通知書

工程名稱:

致：--------------------------------（業(yè)主、承包商）

現(xiàn)將本監(jiān)理機構(gòu)的監(jiān)理工程師名單及其專業(yè)分工通知你方，若你方對本通知書

有異議，請于收到本通知書后——天內(nèi)告知本人。

總監(jiān)理工程師：一

日期：—年一-月一日

附件：口監(jiān)理機構(gòu)成員資格證明

姓名專業(yè)分工職位執(zhí)業(yè)/崗位證書號本人簽名

附注：1、本表根據(jù)《深圳市施工監(jiān)理規(guī)程》4.1制定；

2、本表一式四份，業(yè)主、監(jiān)理工程師、承包商、檔案館各一份。

附表：GD2002SZ003

編號:

監(jiān)理工程師變更通知書

工程名稱:

致：--------------------------------（業(yè)主、承包商）

因工作需要，現(xiàn)對本監(jiān)理機構(gòu)的監(jiān)理人員作如下變更，若你方對本通知書有異

議，請于收到本通知書后——天內(nèi)告知本人。

總監(jiān)理工程師：一

日期：—年一-月一日

附件：口變更人員資格證明

專業(yè)分工職位執(zhí)業(yè)/崗位證書號備注

變

更

前

姓名專業(yè)分工職位執(zhí)業(yè)/崗位證書號本人簽名

變

更

后

附注：1、本表根據(jù)《深圳市施工監(jiān)理規(guī)程》4.1制定；

2、本表一式四份，業(yè)主、監(jiān)理工程師、承包商、檔案館各一份。

4、監(jiān)理技術(shù)文件

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

次

號文件題名日期

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

監(jiān)

1監(jiān)理規(guī)劃原件加蓋公章

理

2監(jiān)理實施細則原件加蓋公章

技

3旁站監(jiān)理方案原件加蓋公章

術(shù)

文4

件5

6

A—47

建設(shè)監(jiān)理甲級（水建監(jiān)選.19970028）

水保監(jiān)測甲級（水俁.監(jiān)途。12）

工程咨詢甲級（工咨甲12420070008）

流水咨調(diào)施工圖設(shè)計文件審查（一類水利2005001）

XXXX工程（仿宋二號）

監(jiān)理規(guī)劃（楷體初號）

深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司（仿宋三號）

xxxx年x月（仿宋三號）

XXXX工程（仿宋-號）

監(jiān)理規(guī)劃（仿宋一號）

批準(zhǔn)：（仿宋二號）

審核：

編寫：

深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司（仿宋三號）

xxxx年x月

建設(shè)監(jiān)理甲級（水建質(zhì)資.19970028）

//0水保監(jiān)測甲級（水保膝漫。42）

工程咨詢甲級（工咨甲12420070008）

涿水咨詢施工圖設(shè)計文件審查（I類水利2005001）

XXXX工程（仿宋二號）

監(jiān)理實施細則（楷體初號）

深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司（仿宋三號）

xxxx年x月（仿宋三號）

XXXX工程（仿宋-號）

監(jiān)理實施細則（仿宋一號）

批準(zhǔn)：（仿宋二號）

審核：

編寫：

深圳市深水水務(wù)咨詢有限公司（仿宋三號）

xxxx年x月

5、監(jiān)理內(nèi)部文件

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程五

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

監(jiān)1技術(shù)性文件（規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等）

理2法律性文件（法律法規(guī)等）

內(nèi)管理性文件（內(nèi)部管理制度程序性文件公

部3司文件）、監(jiān)理人員考核文件、業(yè)主材料

文、監(jiān)理費申報文件

件4內(nèi)部會議紀(jì)要

5監(jiān)理設(shè)備儀器臺賬

A—56收發(fā)文登記

6、施工圖紙設(shè)計資料

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1設(shè)計文件簽收表

2施工圖簽發(fā)表

3施工圖紙

4圖紙會審記錄

5設(shè)計交底記錄

6初設(shè)報告

A—67地勘資料

8測量原始資料

（詳見附表）

附表：JL28設(shè)計文件簽收表

監(jiān)理［］設(shè)收號

合同名稱：合同編號：

監(jiān)理機構(gòu)：

致：（監(jiān)理機構(gòu)）

本批報送圖紙—件，文字報告和說明一件，見下表。

報送單位：（全稱及蓋章）

負責(zé)人：（簽名）

日期：年月日

序號設(shè)計文件名稱文圖號報送份數(shù)備注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

簽收人：（簽名）

日期：年月日

說明：一式份，由報送單位填寫，完成審簽收后監(jiān)理機構(gòu)、發(fā)包人、報送單位各1份。

附表：JL29施工設(shè)計圖紙核查意見單

（監(jiān)理［］圖核號）

合同名稱：合同編號：

監(jiān)理機構(gòu)：

施工圖紙名稱圖號

預(yù)核意見

監(jiān)理工程師：（簽名）

日期：年月日

核查意見

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

總監(jiān)理工程師：（簽名）

日期：年月日

注：1、本表一式份，由監(jiān)理機構(gòu)填寫，發(fā)包人、監(jiān)理機構(gòu)、圖紙設(shè)計單位各1份。

2、各圖號可以是單張?zhí)柣蜻B續(xù)號或區(qū)間號。

附表：JL30施工設(shè)計圖紙簽發(fā)表

監(jiān)理［］圖發(fā)號

合同名稱：合同編號：

監(jiān)理機構(gòu)：

致：（承包人）

本批簽發(fā)圖紙—件，文字報告和說明一件，見下表。

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

總監(jiān)理工程師：（簽名）

日期：年月日

序號施工設(shè)計圖紙名稱文圖號發(fā)送份數(shù)備注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

今已收到監(jiān)理簽發(fā)圖紙—件，文字報告和說明—件

承包人：（全稱及蓋章）

簽收人：（簽名）

日期：年月日

說明：本表一式份，監(jiān)理機構(gòu)、發(fā)包人、承包人、設(shè)計單位各1份

（二）承包單位資質(zhì)及合同文件、施工指導(dǎo)文件

1、建設(shè)工程施工合同

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1招標(biāo)投標(biāo)文件

施建

2建設(shè)工程施工合同

工設(shè)

3合同補充協(xié)議

合工

4

同程

5

6

B—17

2、承包單位資質(zhì)文件

卷內(nèi)目錄

頁

XXXX工程序

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1施工單位資質(zhì)證復(fù)印件加蓋公章

2現(xiàn)場組織機構(gòu)及人員報審表復(fù)印件加蓋公章

3施工單位安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件加蓋公章

4項目經(jīng)理證復(fù)印件加蓋公章

5項目經(jīng)理安全培訓(xùn)合格證復(fù)印件加蓋公章

6安全主任證復(fù)印件加蓋公章

B—27安全員培訓(xùn)合格證復(fù)印件加蓋公章

8特種作業(yè)人員證復(fù)印件加蓋公章

9工人平安卡統(tǒng)計表復(fù)印件加蓋公章

3、分包單位資質(zhì)證件

卷內(nèi)目錄

XXXX工程頁

序文件文件形備注：文件是原件/

文件題名日期次

監(jiān)理資料號編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1施工分包表

資

分

2分包單位建設(shè)局備案文件

質(zhì)

包

3分包單位項目經(jīng)理證

證

單

4

件

位項目經(jīng)理專職安全人員培訓(xùn)合格證

5特種作業(yè)人員操作證

6

B—37

（詳見附表）

附表：CB06現(xiàn)場組織機構(gòu)及主要人員報審表

（承包［］機人號）

合同名稱：合同編號：

承包人：

主要技術(shù)、管理各工種技術(shù)

序號機構(gòu)設(shè)置負責(zé)人聯(lián)系方式備注

人員（數(shù)量）工人（數(shù)量）

現(xiàn)提交第一次現(xiàn)場機構(gòu)及主要人員報審表，請審查。

附件：1.組織機構(gòu)圖。

2.部門職責(zé)及主要人員分工。

3.人員清單及其資格或崗位證書。

承包人：（全稱及蓋章）

項目經(jīng)理：（簽名）

日期：年月日

監(jiān)理機構(gòu)將另行簽發(fā)審核意見。

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

簽收人：（簽名）

日期：年月日

說明：本表一式一份，由承包人填寫，監(jiān)理機構(gòu)審核后，隨同審核意見承包人、監(jiān)理機構(gòu)、發(fā)包人

附表：CB05施工分包申報表

（承包［］分包號）

合同名稱：合同編號：

承包人：

致：（監(jiān)理機構(gòu)）

根據(jù)施工合同約定和工程需要，我方擬將本申請表中所列項目分包給所選分包人，經(jīng)考察所選

分包人具備按照合同要求完成所分包工程的資質(zhì)、經(jīng)驗、技術(shù)與管理水平、資源和財務(wù)能力，并具有

良好的業(yè)績和信譽，請審核。

分包人名稱

分包金額

分包工程編碼分包工程名稱單位數(shù)最單價占合同總金額的％

（萬元）

合計

附件：分包人簡況（包括分包人資質(zhì)、經(jīng)驗、能力、信譽、財務(wù)，主要人員經(jīng)歷等資料）

承包人：（全稱及蓋章）

負責(zé)人：（簽名）

日期：年月日

監(jiān)理機構(gòu)將另行簽發(fā)審核意見。

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

簽收人：（簽名）

日期：年月日

說明：本表一式一份，由承包人填寫，監(jiān)理機構(gòu)審核、發(fā)包人批準(zhǔn)后，隨同審批意見承包人、監(jiān)理機構(gòu)、

發(fā)包人各1份。

4、施工指導(dǎo)文件

卷內(nèi)目錄

頁

XXXX工程序

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

施

1施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案申報表

工

2分部工程施工方案

指

3季節(jié)性施工方案

導(dǎo)

4項目劃分文件、工程項目劃分報審表

文

件5專項施工方案

6設(shè)備試運行方案

B—47技術(shù)交底文件

（詳見附表）

附表：CB01施工技術(shù)方案申報表

（承包［］技案號）

合同名稱：合同編號：

承包人：

致：（監(jiān)理機構(gòu)）

我方已根據(jù)施工合同的約定完成了________________________工程____________—的編制，并經(jīng)

我方技術(shù)負責(zé)人審查批準(zhǔn)，現(xiàn)上報貴方，請審批。

附：□施工組織設(shè)計

□施工措施計劃

□安全措施計劃

□分部工程施工工法

□工程放樣計劃

□

承包人：（全稱及蓋章）

項目經(jīng)理：（簽名）

日期：年月日

監(jiān)理機構(gòu)將另行簽發(fā)審批意見。

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

簽收人：（簽名）

日期：年月日

說明：本表一式份，由承包人填寫，監(jiān)理機構(gòu)審核后，隨同審批意見承包人、監(jiān)理機構(gòu)、發(fā)包人、

設(shè)代機構(gòu)各1份。

附表：JL31工程項目劃分報審表

（監(jiān)理［］項分號）

合同名稱：合同編號：

致：（發(fā)包人）

根據(jù)工程設(shè)計圖紙和規(guī)定，經(jīng)與相關(guān)單位研究，建議該

工程項目劃分為個單位工程，個分部工程，個單元工程。

請審定。

附件：工程項目劃分及編碼一覽表

監(jiān)理機構(gòu)：（全稱及蓋章）

總監(jiān)理工程師：（簽名）

_____________________________________________日期：年月日

說明：本表一式___份，由監(jiān)理機構(gòu)填寫，監(jiān)理機構(gòu)、承包人各1份，發(fā)包人2份。

（三）進度控制文件

1、合同開工文件

卷內(nèi)目錄

序

XXXX工程頁

文件文件形備注：文件是原件/

號

文件題名日期次

監(jiān)理資料編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1合同項目開工申報表

2合同項目開工令

文同3

件開4

5

6

C—17

2、分部工程開工

卷內(nèi)目錄

XXXX工程頁

序文件文件形備注：文件是原件/

文件題名日期次

監(jiān)理資料號編號成單位復(fù)寫件/復(fù)印件

1分部工程開工申請表

2分部工程開工通知

3

4

5

6

7

3、進度計劃及進度調(diào)整