工作流程設(shè)計

工作整理術(shù)整理是一種工作流程設(shè)計目錄\h第一章資料整理術(shù)\h集中數(shù)據(jù)、分散瀏覽場所\h整理術(shù)01打印的紙質(zhì)資料要毫不留情地廢棄\h整理術(shù)02用電子郵件共享、保管會議資料\h整理術(shù)03文件按“項目名+文件名+制作日期”的格式來命名\h整理術(shù)04用掃描儀將紙質(zhì)文件變?yōu)殡娮游募h整理術(shù)05掃描書籍，制作電子書架\h整理術(shù)06用SugarSync實現(xiàn)“無障礙辦公”\h整理術(shù)07隨身攜帶紙質(zhì)資料，實現(xiàn)終極“無障礙辦公”\h整理術(shù)08充實參考資料，隨時實現(xiàn)工作效率最大化\h整理術(shù)09只要是文件就全部放入MagicBriefcase\h整理術(shù)10在目的地或便利店打印必要的資料\h整理術(shù)11不關(guān)電腦電源，設(shè)為待機狀態(tài)\h整理術(shù)12用在線編輯軟件與他人共享文件\h整理術(shù)13用Eye-Fi自動上傳圖片\h整理術(shù)14重要的網(wǎng)頁可以截圖\h整理術(shù)15分類使用SD卡，傳遞數(shù)據(jù)更高效\h整理術(shù)16紙質(zhì)資料裝入透明文件夾，按時間順序排列\(zhòng)h整理術(shù)17用100日元的筆記本整理信息\h整理術(shù)18集中數(shù)據(jù)、分散瀏覽場所\h第二章環(huán)境整理術(shù)\h統(tǒng)一環(huán)境、簡化環(huán)境\h整理術(shù)19將小物品裝入透明文件袋\h整理術(shù)20準(zhǔn)備好出差用品，自如應(yīng)付緊急出差\h整理術(shù)21充電全靠USB解決\h整理術(shù)22實現(xiàn)一物多用\h整理術(shù)23為筆記本電腦準(zhǔn)備三個電源適配器\h整理術(shù)24家里和辦公室使用同樣的鍵盤和鼠標(biāo)\h整理術(shù)25用Firefox的附加組件實現(xiàn)網(wǎng)頁瀏覽器的個性化\h整理術(shù)26用Xmarks瞬間復(fù)制電腦運行環(huán)境\h整理術(shù)27將辦公桌的右半邊變成激發(fā)創(chuàng)造力的空間\h整理術(shù)28通過固定紙巾盒與筆筒的位置來保持桌面井然有序\h整理術(shù)29分隔抽屜，充分利用空間\h整理術(shù)30將輸入法語言欄放在電腦桌面頂端的中部\h整理術(shù)31一機雙屏，擴展工作領(lǐng)域\h整理術(shù)32將辦公桌面和電腦桌面都清理干凈后再回家\h整理術(shù)33統(tǒng)一、簡化工作環(huán)境\h第三章信息整理術(shù)\h管理時間軸與空間軸\h整理術(shù)34扔掉書本，提高信息吸收能力\h整理術(shù)35寫書評博客，制作數(shù)據(jù)庫\h整理術(shù)36加原創(chuàng)注釋，將書籍變成信息數(shù)據(jù)庫\h整理術(shù)37制作雜志文章數(shù)據(jù)庫\h整理術(shù)38看報紙只記數(shù)字和關(guān)鍵詞\h整理術(shù)39用Technorati和“Hatena書簽”搜集連上司都不知道的信息\h整理術(shù)40用RSS閱讀器自動收集信息\h整理術(shù)41縮印插圖，制作專屬于自己的詞典\h整理術(shù)42將圖書目錄貼到筆記本上，制作圖書數(shù)據(jù)庫\h整理術(shù)43用手機郵件和Evernote記電子筆記\h整理術(shù)44在微博上寫生活日志\h整理術(shù)45增加GPS定位功能，收集整理信息\h整理術(shù)46充分使用標(biāo)簽來整理信息\h整理術(shù)47用1.5倍的放映速度看電視\h整理術(shù)48用會議記錄ExtremeMeetings，提高會議效率\h整理術(shù)49群發(fā)郵件，使項目信息冗余化\h整理術(shù)50按金字塔原理寫郵件\h整理術(shù)51管理時間軸與空間軸\h第四章生活整理術(shù)\h將生活常規(guī)化，再制造一些驚喜\h整理術(shù)52靈活網(wǎng)購，簡化生活\h整理術(shù)53購買同種商品，免去挑選煩惱\h整理術(shù)54一次大量囤積，將擔(dān)憂扼殺在搖籃里\h整理術(shù)55利用便利店代收快遞服務(wù)，毫無顧慮地購物\h整理術(shù)56在公司收取書籍快遞，提高自己的聲譽\h整理術(shù)57拒絕第二次聚會的技巧\h整理術(shù)58按穿著順序整理衣服，消除早晨的煩惱\h整理術(shù)59建立飲食模式，進(jìn)行營養(yǎng)管理\h整理術(shù)60打掃衛(wèi)生，重振精神，提高專注力\h整理術(shù)61創(chuàng)造家和公司以外的第三場所\h整理術(shù)62將生活常規(guī)化，再制造一些驚喜\h第五章思維整理術(shù)\h分割信息與整合信息\h整理術(shù)63將“不懂”的信息直接裝入大腦，在無意識中進(jìn)行整理\h整理術(shù)64睡前輸入，睡時工作\h整理術(shù)65輸出信息時，盡量集中精力做一件事\h整理術(shù)66提高創(chuàng)造力的ToDo列表制作方法\h整理術(shù)67統(tǒng)籌管理ToDo列表和郵件\h整理術(shù)68在散步中整理思維\h整理術(shù)69用香精、干花等治愈系物品轉(zhuǎn)換思維模式\h整理術(shù)70換一支筆，換一種思維\h整理術(shù)71用圖解整理思維的技巧\h整理術(shù)72用空格強行拓寬思路\h整理術(shù)73用思維導(dǎo)圖將信息網(wǎng)絡(luò)化\h整理術(shù)74用近義詞拓寬思路\h整理術(shù)75給組群命名，提高一個層面來整理信息\h整理術(shù)76分割信息與整合信息\h第六章人際關(guān)系整理術(shù)\h鏈接人際關(guān)系與鏈接的快捷方式\h整理術(shù)77扔掉沉睡一年的名片\h整理術(shù)78交換得來的名片要立刻寫上交換日期\h整理術(shù)79收到的名片要立刻掃描，以方便閱覽\h整理術(shù)80將名片讀取軟件當(dāng)名片檢索系統(tǒng)用\h整理術(shù)81給見過面的人發(fā)送個性化的電子期刊\h整理術(shù)82在突然想起時郵寄手寫信件\h整理術(shù)83為結(jié)識知名人士舉辦演講會\h整理術(shù)84用Spysee掌握他人的人際關(guān)系\h整理術(shù)85制作富有個性的個人名片\h整理術(shù)86宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情\h整理術(shù)87給活動定主題，借此制造新聞\h整理術(shù)88當(dāng)中間人，向別人介紹朋友\h整理術(shù)89鏈接人際關(guān)系與鏈接的快捷方式\h整理術(shù)89+1用POKEN交換電子名片第一章

資料整理術(shù)

集中數(shù)據(jù)、分散瀏覽場所整理術(shù)01打印的紙質(zhì)資料要毫不留情地廢棄即使電腦普及程度如此之高，辦公室內(nèi)的紙質(zhì)資料仍然堆積如山。無論現(xiàn)代科技怎樣發(fā)達(dá)，辦公環(huán)境依舊得不到改善。急需的資料，縱使“尋它千百度”，也遲遲不愿現(xiàn)身，相信大家都有過如此尷尬的經(jīng)歷，其實我也曾經(jīng)像大家一樣窘迫。但我最終找到了扭轉(zhuǎn)戰(zhàn)局的制勝法寶，可以將這些久攻不下的資料整理問題迅速殲滅，一網(wǎng)打盡。我的這些制勝法寶就是接下來要和大家分享的一系列資料整理術(shù)。只要充分利用這些制勝法寶，就一定能瞬間秒殺那些困擾大家多年的麻煩事。解決問題需要遵循幾個步驟，現(xiàn)在讓我們來逐一了解。首先就是“打印的紙質(zhì)資料要毫不留情地廢棄”。既然是打印的紙質(zhì)資料，電腦中就必然保留著原始的電子文件。同時保留電子版和紙質(zhì)版，毫無疑問是莫大的浪費，所以開會打印的資料在會議結(jié)束后就應(yīng)該迅速處理掉。我聽說，某企業(yè)在董事會結(jié)束后便將所有會上分發(fā)的資料統(tǒng)統(tǒng)廢棄。該公司的理由是，打印的紙質(zhì)資料其作用僅限于幫助董事們在董事會上作出經(jīng)營決策，既然決策完畢，會議結(jié)束，一切塵埃落定，那這些資料就沒有存在的意義了。對此我深表贊同，過期的資料根本沒有必要再耗費精力去保存。但習(xí)慣是一種非常可怕的東西，人們總是會慣性地將分發(fā)的資料保存下來。這種行為并非基于理性的行為，而是單純地基于一種習(xí)慣：“因為我以前都是這么做的”。要改變這種習(xí)慣，就要改變自己的思維方式，將“既然電腦中已保存有電子文件，再保存紙質(zhì)資料就是一種浪費”這種認(rèn)識實實在在地刻進(jìn)自己的腦子。因此，在資料架汗牛充棟之前，大家要毫不猶豫地將打印的紙質(zhì)資料扔掉。不過也有例外，有些打印的紙質(zhì)資料確實是需要保存的，這需要我們參考電子文件判斷紙質(zhì)資料的去留。與電腦畫面相比，紙質(zhì)資料閱讀起來的確有不可比擬的優(yōu)勢。閱讀紙質(zhì)資料既不需要打開電腦，視野也更開闊。商品數(shù)據(jù)及價格表之類的資料，有時需要多次確認(rèn)，有時需要立即參考，這時若是備有紙質(zhì)資料就手到擒來了，非常便利。但這種情況只是例外，我們原則上還是應(yīng)當(dāng)毫不動搖地堅持“及時廢棄打印的紙質(zhì)資料”，這樣才能改善辦公環(huán)境。整理術(shù)02用電子郵件共享、保管會議資料盡管如此，手頭只有紙質(zhì)資料時，如果你也不假思索地扔掉，一點都不保存，以后還要用的時候，可能就會很麻煩。解決辦法很簡單，只要你拜托一下同事“我想共享會議資料，能不能把電子版的用郵件發(fā)給我？”，就可以了?，F(xiàn)代人已經(jīng)越來越習(xí)慣用電子郵件共享信息和資料了，所以你完全可以拜托別人不要提供紙質(zhì)資料，而是把電子版發(fā)給你。這樣做一點都不失禮，而且收到的電子文件不僅便于保存，還能立刻轉(zhuǎn)發(fā)給其他人共享，簡直是一石二鳥，非常便利。以前可能有人擔(dān)心自己的文件被篡改或盜用，因此不太愿意提供電子文件，現(xiàn)在只要用PDF格式發(fā)送就沒有這種后顧之憂了。如果你擔(dān)心機密事項會泄露出去，再給文件加個密碼就萬無一失了。而且，如果我們大家都用電子郵件互發(fā)資料，發(fā)送記錄就能作為郵件自動保存起來，我們就很清楚郵件是何時發(fā)給誰，或何時由誰發(fā)來的。這些留檔的郵件都是非常重要的證據(jù)，能證明自己與別人的交流過程。此外，用電子郵件附件的方式互發(fā)資料，還可以將電子郵箱直接變成文件資料數(shù)據(jù)庫。這種數(shù)據(jù)庫非常便利?！裼秒娮余]箱管理文件的優(yōu)點①可以按時間順序?qū)︵]件進(jìn)行嚴(yán)格管理一般來說，我們每保存一次文件，其最后修改日期都會被更新，以后就看不出修改記錄了。但如果是電子郵件的話，郵件的收件日期是不可更改的，因此所有文件都能嚴(yán)格地按照時間順序排列。②可以用發(fā)件人進(jìn)行搜索我們可以在郵箱中用發(fā)件人來搜索文件。即使文件名相同，我們?nèi)匀豢梢酝ㄟ^不同的發(fā)件人進(jìn)行區(qū)分。事實上，我們收到的很多資料，文件名都大同小異，即使以前下載過，許多時候也需要我們再次搜索郵件進(jìn)行確認(rèn)。③參考郵件內(nèi)容可以回憶起當(dāng)時的狀況查看郵件內(nèi)容，我們就可以獲得一些與文件相關(guān)的信息，諸如“已修改……”“已添加……”等，這樣我們就能清楚地把握這個文件的狀態(tài)了。這也是一種非常強大的優(yōu)勢，如果將文件保存到電腦中，脫離了當(dāng)時交流的語境后，再了解這些文件的相關(guān)信息就相當(dāng)勞神費力了。整理術(shù)03文件按“項目名+文件名+制作日期”的格式來命名如果關(guān)鍵詞不對，很難找到想要的文件。這種情況也是常有的。要避免這種情況的發(fā)生，有必要了解一些更細(xì)致瑣碎的管理方法。首先是文件的命名，最好是按“項目名+文件名+制作日期”的格式來命名。這樣，我們不僅可以用項目名、文件名和制作日期來搜索文件，還能在文件夾內(nèi)進(jìn)行管理，按文件名重新排列文件后，所有文件就會按更新日期排列了。還可以統(tǒng)一日期的格式。我一般習(xí)慣用斜線（/）來區(qū)分年月日，如“2009/3/4（周三）”。如此一來，我們就能按文件更新日期更好地進(jìn)行搜索了。以前我表達(dá)日期有時用“3/4（周三）”，有時又用“3月4日（周三）”，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。到了需要查找的時候，就得輸入兩種不同的關(guān)鍵詞，這樣搜索一個文件就需要花費兩倍的時間。如果你也想避免這種重復(fù)勞動，建議最好統(tǒng)一日期的格式。如果對方發(fā)郵件時用“3月4日（周三）”表示日期，你可以在回信時將日期改為“3/4（周三）”，這樣就能嚴(yán)格遵守統(tǒng)一的日期表達(dá)規(guī)則了。尤其在開會前確認(rèn)會議內(nèi)容時，你會發(fā)現(xiàn)這種方法特別管用。輸入會議日期“3/4（周三）”進(jìn)行搜索，立刻就能找到這封郵件。對于很久以前的會議預(yù)約，大家都很容易在開會的前一秒忽然失憶：“這次會議要談什么來著”，這時候就需要很快找出相關(guān)郵件進(jìn)行參考，立刻回憶起相關(guān)信息。這在實際工作中是很重要的。除此之外還有一個辦法，雖然不太容易完美地施行，但非常有用。這個辦法就是將對方的姓名用全名表示。世界上有很多鈴木先生，但要找到姓和名完全一致的人則比較難。在郵件的正文中寫上對方的全名，要搜索時就更容易搜到。只是很少有人能完美地施行這種辦法。如果你和對方關(guān)系比較親密，用全名稱呼對方就會顯得特別見外，可能會讓人不舒服。所以這個辦法與其分毫不差地施行下去，不如在平時多加留意，可以的話還是盡量使用比較好。無論如何，寫郵件時應(yīng)該多為以后搜索方便著想，一旦養(yǎng)成了這樣的好習(xí)慣，以后需要搜索郵件時就事半功倍了。因此，大家一定要確立一個適合自己的郵件編寫規(guī)則。整理術(shù)04用掃描儀將紙質(zhì)文件變?yōu)殡娮游募懊娼榻B過一種整理術(shù)，即“扔掉”打印的紙質(zhì)資料。其實除了打印資料，非電子文件的紙質(zhì)資料和手寫記錄，我也堅決地扔掉，毫不手軟。正因如此，我的辦公桌抽屜幾乎全部清空了。之所以能這么灑脫，原因其實很簡單。因為我把所有資料都用掃描儀掃描成電子版，存進(jìn)了電腦。以后只要有需要，就能隨時從電腦的文件夾中找到它們。最近市面上的掃描儀尺寸越來越精巧，即使放在辦公桌上也不會占用多大空間。我現(xiàn)在使用的掃描儀是富士通的ScanSnapS1500。只要按下一個按鈕，就會自動送紙，將文件掃描為PDF文檔，還能自動存放到指定的文件夾中。我在公司和家里的辦公桌上都放了一臺這種掃描儀。具有自動送紙功能的掃描儀。平時收起來放在辦公桌上，不會占據(jù)過多的空間。ScanSnap自帶文字識別功能，可以識別資料上的文字，并以附帶文本的PDF文檔格式保存下來。這樣，以后就可以用資料內(nèi)的關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，還可以很快建構(gòu)一個資料數(shù)據(jù)庫，這比從資料夾中費力尋找紙質(zhì)資料更有效率。這款掃描儀能自動識別文字，生成文本文件，這比紙質(zhì)資料更方便查找和使用。掃描儀的自動送紙功能十分重要。如果使用平板掃描儀，就不得不靠人力把資料一張一張地放上去掃描。而ScanSnap這類掃描儀則能夠自動送紙掃描多張資料，ScanSnapS1500最多能自動掃描50張資料。有了這種工具，我們就能輕松地掃描文件了。神田敏晶先生在博客中寫道，他非常希望掃描儀能再附帶碎紙機功能。對于這點，我深表贊同。資料掃描完畢后立刻自動處理掉，這簡直就是“為了扔掉資料而存在的掃描儀”。接下來才是最重要的問題。養(yǎng)成這種習(xí)慣后，我們再也無須為這些資料是否應(yīng)該掃描而抓耳撓腮，總之有了資料就掃描，掃描完畢就扔掉。掃描又不費什么時間，我們也可以將這一做法變成規(guī)矩固定下來。手上的紙質(zhì)資料是否還要使用，不到需要的時候很難判斷。有些我們認(rèn)為不再需要的資料，某時某日可能忽然派上用場。但在資料去留這一問題上，一般都是靠當(dāng)時的判斷來決定的，因此這是個難度系數(shù)極高的技術(shù)活。盡管如此，一旦我們定下規(guī)矩，凡是資料都無一例外地掃描存檔，就可以省下因猶豫不決、搖擺不定而白白浪費掉的時間。并且，最重要的是我們再也不需要犧牲腦細(xì)胞來作判斷了。無須判斷也就意味著誰都能夠輕松勝任。我想現(xiàn)在應(yīng)該有不少人已經(jīng)擁有或者很快將擁有部下可供調(diào)遣了，這種事情你就可以放心地交給他們?nèi)プ??！斑@個，按老規(guī)矩處理?！敝灰愫唵蔚囊痪湓?，資料就會迅速變成電子文件存入電腦了。整理術(shù)05掃描書籍，制作電子書架只要充分挖掘掃描儀的潛能，就能實現(xiàn)書籍的電子化存儲。購買了前面提到的掃描儀后，你需要再買一個裁紙機。用裁紙機切掉書脊，將書本分成一頁一頁的，再像掃描資料一樣掃描就可以了。掃描儀的自動送紙功能一口氣就能掃描完一整本書。我自己也嘗試了一下，確實很方便。一直以來我都是用書架來存放書籍的，真正?？吹臅皇橇攘葦?shù)本。其實很多書籍與那些“也許總有一天會派上用場”的資料沒有任何區(qū)別，明明不怎么常看卻擺放了那么多書在架子上，無疑是對空間的浪費。但大家總覺得也許有一天能用得上，所以扔書的時候總會有些猶豫不決。掃描使我們無須糾結(jié)于取舍去留就保存所有書籍，的確非常便利。裁紙機的缺點是會占用很多空間，但考慮到扔掉書籍后能省下不少空間，它也算是節(jié)省空間的好工具了。在日本亞馬遜網(wǎng)站的ScanSnap頁面上，我們能在推薦商品一欄看到各種臺式裁紙機，可見很多人都喜歡用掃描儀制作電子書。有效管理電子書的應(yīng)用軟件AdobeDigitalEditions，可以從網(wǎng)上免費下載。通過這種方法，我把那些因書架空間不足而不得不忍痛割舍的書籍都保存進(jìn)了電腦，家里的書架也成功減負(fù)不少。自制電子書更強大的功能是搜索。由于掃描儀可以識別文字，電子書全都附帶文本文件，因此可以進(jìn)行全文搜索。打開PDF文檔，輸入關(guān)鍵詞，就能完整地搜索到相關(guān)的內(nèi)容。如果你以后想引用一些內(nèi)容到計劃書中，或是細(xì)細(xì)品味書中非常中意的段落，搜索起來都非常方便。由于附帶文本文件，我們也可以復(fù)制書里的文本內(nèi)容。這樣一來，引用原文時就再也不用一邊看書，一邊打字了。這種方法能節(jié)省很多時間，也有助于我們制作讀書筆記。這種PDF文件，我們還可以用Adobe免費提供的軟件AdobeDigitalEditions進(jìn)行管理。這個軟件里的文件排列很有書架風(fēng)格，還能提示你最近看了哪些書，將圖書管理變得輕松簡單。如果有些書一定要用紙質(zhì)書籍的形式保存下來，那么建議你再買一本進(jìn)行掃描。同時保存電子版和紙質(zhì)書籍也不失為一種好辦法。這樣，一種新的整理方法便橫空出世了，這是僅靠保存紙質(zhì)書籍無法做到的。作為一個生活黑客，相信這時你一定會有一種無可比擬的成就感。整理術(shù)06用SugarSync實現(xiàn)“無障礙辦公”接下來進(jìn)一步深入資料整理術(shù)的核心技巧。之前講了通過將資料電子化，我們可以輕松管理資料，不用再為選擇資料的保管場所而苦惱。其實我們還可以將這些電子文件存放到網(wǎng)絡(luò)的“另一端”，將文件整理技巧推向一個新的高度，掀起文件管理的革命。具體操作是將平常保存在某臺電腦上的數(shù)據(jù)設(shè)定為自動存入服務(wù)器。如此一來，我們就可以在任何地方進(jìn)入服務(wù)器讀取數(shù)據(jù)了。通過這個辦法，辦公環(huán)境就不再受空間的限制，就能實現(xiàn)終極“無障礙辦公”了。完成這一操作需要使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)軟件SugarSync。只要將軟件安裝到電腦上，然后指定上傳文件夾，最新的數(shù)據(jù)就能自動備份到服務(wù)器中。由于數(shù)據(jù)備份是自動進(jìn)行，無須人工上傳，因此可以省下不少腦細(xì)胞。無須刻意操作，這一點非常重要。即使電腦發(fā)生故障，文件丟失，我們也可以恢復(fù)最新的數(shù)據(jù)。此外，我們還能實現(xiàn)多臺電腦之間的文件夾同步。建議大家讓“我的文檔”和“桌面”同步，這樣當(dāng)我們把在某臺電腦上做到一半的工作轉(zhuǎn)移到另一臺電腦上時，只要連接網(wǎng)絡(luò)，就能實現(xiàn)文件同步。無須刻意更新文件，就能在不同電腦間進(jìn)行連續(xù)操作。我自己就同時在用4臺電腦，實現(xiàn)主要文件夾的同步后，再也不用為數(shù)據(jù)更新而煩心了。SugarSync幫你實現(xiàn)“無障礙辦公”，可以不費吹灰之力實現(xiàn)文件在多臺電腦及iPhone之間的同步。只要指定文件夾，服務(wù)器上的備份數(shù)據(jù)就會自動更新，而且實現(xiàn)多臺電腦之間的文件夾同步。而且如果你用iPhone，就可以免費安裝iPhone專用的應(yīng)用程序，進(jìn)入服務(wù)器讀取數(shù)據(jù)。iPhone也支持Excel、PowerPoint文檔，當(dāng)你想“確認(rèn)保存在家中電腦上的資料”時，用手中的iPhone就能立刻做到。當(dāng)你用iPhone給大家演示文檔時，相信大家都會大吃一驚。iPhone就有這種魔法般的強大功能，使你可以打開存在自家電腦文件夾里的演示文件。輕松將數(shù)據(jù)從家里的電腦調(diào)到手中的iPhone上，絕對會讓你有種穿越時空的感覺。打開iPhone的SugarSync，屏幕上將顯示所有同步的電腦。選擇你想查找的文件所在的電腦，就能在手機上打開家中電腦里的文件夾了。打開文件夾后，絕對會讓你有操作家里的電腦的感覺。但實際上你進(jìn)入的不是家里的電腦，而是備份在SugarSync中的最新數(shù)據(jù)。整理術(shù)07隨身攜帶紙質(zhì)資料，實現(xiàn)終極“無障礙辦公”SugarSync的功能真的非常強大！不僅在我制作企劃書這類商業(yè)資料時，在撰寫本書時也給我提供了不少幫助。無論我在哪臺電腦上寫作，只要將文件放入同步文件夾，就能在所有電腦中打開最新數(shù)據(jù)。不僅可以避免“現(xiàn)在手頭沒有最新資料！”的尷尬，本書的寫作也空前地順暢。一不小心打開舊文件進(jìn)行操作，或是無意之中還原成了舊數(shù)據(jù)，這類“返祖現(xiàn)象”今后再也不會重演了。至此，我們離終極“無障礙辦公”就只有一步之遙了。這最后的關(guān)鍵一步是將前面介紹的保存掃描文件的文件夾與其他電腦同步。極其簡單，僅此而已。如此設(shè)定之后，掃描的文件也能跟其他文件一樣，在所有電腦上實現(xiàn)自動同步與數(shù)據(jù)更新。這樣一來，不僅是電子文件，連紙質(zhì)資料我們也可以隨身攜帶，最終實現(xiàn)終極“無障礙辦公”。以前資料都保存在辦公室的物理空間內(nèi)，不去公司，工作就無法開展。而現(xiàn)在通過SugarSync和資料掃描系統(tǒng)，只要是有網(wǎng)絡(luò)連接的地方，就都可以開展工作。這樣，上班就不用非去公司辦公室不可了。家里、咖啡館、圖書館，無論在哪里我們都能順利辦公，我們也就不必再忍受公交車擁堵之苦，也無須窩在環(huán)境差強人意的辦公室里工作。游牧式工作模式臨近現(xiàn)場的地方、接受刺激的場所、可以放松的空間，你可以隨意選擇辦公地點。這種“無障礙辦公”也許是提高工作效率的關(guān)鍵。將這個辦法用于工作小組，就能根據(jù)當(dāng)天的心情決定去哪里工作，成為“移動型工作小組”，實現(xiàn)游牧式工作模式。整理術(shù)08充實參考資料，隨時實現(xiàn)工作效率最大化SugarSync的文件夾同步功能實在非常強大，讓我們可以輕松管理多臺電腦的共享數(shù)據(jù)。企劃書之類需要經(jīng)常更新的文件肯定要用它來管理，而需要經(jīng)常查看的“參考資料”（ReferenceFile）一類文件也可以用SugarSync的同步文件夾進(jìn)行管理。這里說的參考資料包括使用頻繁的信息、圖片資料、企劃書模板等。比如，公司的商品數(shù)據(jù)、市場數(shù)據(jù)、公司簡介文件、公司標(biāo)志、Word或PowerPoint模板等都可以歸類為參考資料。如果我們對這類文件進(jìn)行統(tǒng)一歸類管理，需要時能立刻讀取參考，工作起來就能事半功倍。除此之外，當(dāng)上司或客戶要求你馬上做出企劃書時，立刻從參考資料中找出企劃書模板，填入調(diào)查到的信息，就能很快完成工作。這是參考過去經(jīng)驗完成工作的一個好例子，參考資料從這個意義上說也是工作智慧與經(jīng)驗的結(jié)晶。公司標(biāo)志、圖像資料可以按項目分類整理，以后需要時就可以準(zhǔn)確而快速地提取了。雖然有些跑題，但如果你去商學(xué)院學(xué)習(xí)商業(yè)知識，你就會發(fā)現(xiàn)這類參考資料特別多。有加入了戰(zhàn)略性框架的PowerPoint，還有設(shè)定了資金計算公式的Excel表。學(xué)校就是參考資料的寶庫。通過看書或去商學(xué)院學(xué)習(xí)，我們可以獲取各種各樣方便實用的參考資料。有了這些資料，就能大大縮短工作時間。但環(huán)顧四周，我們發(fā)現(xiàn)仍然有許多人不會利用過去的“財富”。很多人不會用過去的文件制作參考資料，更不會經(jīng)常利用它們來提高工作效率，實在是莫大的浪費。更何況現(xiàn)在我們有了SugarSync這種同步文件夾，將參考資料整理匯總，設(shè)定為多臺電腦共享，就可以隨時隨地實現(xiàn)最高效的辦公了。參考資料是前人智慧與經(jīng)驗的結(jié)晶，整理參考資料其實就是盤點前人的智慧與經(jīng)驗。盤點后我們能發(fā)現(xiàn)不足之處，也能通過文件夾清楚地看到“需要補充經(jīng)營戰(zhàn)略的參考資料”或“希望增加市場營銷的參考資料”的需求，這些資料會為你的職業(yè)計劃提供幫助。因此，參考資料是可隨身攜帶的技能，對職業(yè)生涯的設(shè)計而言也是不可或缺的人力財富。我的文件夾中保存著下列文件。①研討會、演講會資料這個文件夾里是研討會和演講會的資料。為了讓聽眾們不打瞌睡，我在發(fā)言時總會穿插一些體驗型研習(xí)會（workshop）的內(nèi)容。發(fā)言后我會將發(fā)言時用到的所有體驗型研習(xí)會的話題整理到這個文件夾中，這樣即使我被要求立刻做演講，也能手到擒來，應(yīng)付自如。隨著新項目的增多，參考資料也不斷增加。例如在做藝人印象調(diào)查時，收到的印象調(diào)查表、統(tǒng)計表，以及調(diào)查結(jié)果報告。這個文件就不再是單個的資料，而是非常寶貴的經(jīng)驗結(jié)晶了，可以活用在許多其他領(lǐng)域。②市場營銷、經(jīng)營企劃資料這里不僅有4P、3C這類基本框架，還有企劃書的開篇資料等，各種方便實用的資料都匯集于此。此外還有我自己制作的資料和掃描的一些雜志插圖。③公司標(biāo)志、產(chǎn)品照片、個人簡介這里保管了制作企劃書需要的資料。更新數(shù)據(jù)時，如果注意對參考資料進(jìn)行同步管理，就可以避免不能及時更新的后顧之憂了。由于雜志采訪等以作者身份進(jìn)行的活動日益增多，我將自己的最新個人簡介和照片都放在這里管理。④安裝文件這里放的是安裝電腦系統(tǒng)時使用的文件，包括ID、密碼，以及基本應(yīng)用程序的安裝文件。只要有了這些文件，無論哪臺電腦都能按照個人喜好進(jìn)行設(shè)定。整理術(shù)09只要是文件就全部放入MagicBriefcase在習(xí)慣使用SugarSync后，我又找到了一個新的靠直覺來整理的方法，就是無須判斷，“只要是文件就全部放入MagicBriefcase”。MagicBriefcase是由SugarSync自動生成的文件夾，有了這個神奇的文件夾，電腦只要安裝了SugarSync，所有內(nèi)容都能實現(xiàn)同步。以我為例，我在制作某個文件時，一般習(xí)慣把文件放在桌面進(jìn)行操作。但不知不覺中你就會發(fā)現(xiàn)自己的桌面放滿了文件，想找個文件都要花不少時間。而當(dāng)你想好好整理一下桌面的文件時，你又很可能在無意間把有用的文件給刪除了，因此不得不費腦子去記憶哪些文件是重要的，哪些不能刪，這就給自己添了很多麻煩。把有用的文件放進(jìn)MagicBriefcase，電腦桌面就能保持干凈整潔了。由于這一操作無須判斷，所以桌面整理也能順利進(jìn)行。有時即便桌面上文件太多，也不得不騰出地方來給新文件。這時只要你一咬牙，把所有文件都放進(jìn)MagicBriefcase文件夾，瞬間就能將桌面收拾干凈。這個辦法非常好用，“無須思考，只管往里放”，省去了判斷的過程，操作起來輕松又便捷。只要工作完畢，就放心大膽地將文件往里扔。久而久之，桌面的多余文件就會消失不見，桌面就整潔如新了。這種空白狀態(tài)是工作的最理想狀態(tài)。沒有與工作毫無關(guān)系的信息在眼前飛來飛去，就能集中精力投入現(xiàn)在的工作，實際的辦公桌桌面也一樣。如果電腦桌面一直保持整潔，我們就能全身心投入目前的工作了。但只要是個文件就往里放，有人會擔(dān)心MagicBriefcase里會不會太混亂了。當(dāng)然這些文件我們也應(yīng)該適時整理，不過這個工作等有時間再做也不晚。最重要的是，將文件放入這個同步文件夾，我們就能放心地隨時隨地讀取文件了。整理術(shù)10在目的地或便利店打印必要的資料想去咖啡館或圖書館工作，實現(xiàn)“無障礙辦公”，還有最后一個問題，就是打印資料。如果為了打印資料不得不回辦公室，那么好不容易快要實現(xiàn)的“無障礙辦公”就前功盡棄了。以前我都隨身攜帶小型打印機外出辦公，但無論機器有多小，還是比較重。所以不得不裝進(jìn)拉桿箱拉著走。而在人流擁擠的東京，拉著行李箱移動特別痛苦，因此自帶打印機出行也不可取。有一次我提到這個問題時，一位雜志記者給了我一個好建議：“在7-11便利店打印出來不就行了？”實際嘗試后發(fā)現(xiàn)這個辦法非常好用。好像7-11便利店很早就開始提供打印服務(wù)了，但沒想到仍然有很多人不知道。打印步驟非常簡單，進(jìn)入7-11便利店網(wǎng)絡(luò)打印機的網(wǎng)站，上傳要打印的資料，然后拿著打印預(yù)約號到便利店，輸入多功能打印機即可。在外面打印資料的好處在于不僅可以打印彩色的資料，而且紙張大小齊全，連在家里無法打印的B4或A3這類資料都可以打印。此外，數(shù)據(jù)從上傳之日起可以保存7天，這7天內(nèi)你可以隨時去便利店打印資料，而且次數(shù)不限。便利店的打印機可以支持Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPEG、TIFF等多種數(shù)據(jù)格式。不過，為了確保字體和版面能原封不動地打印出來，我一般習(xí)慣先將文件轉(zhuǎn)換成PDF格式，再去打印。只要到7-11便利店網(wǎng)絡(luò)打印機的網(wǎng)站免費注冊賬戶，上傳數(shù)據(jù)，再確認(rèn)附近的便利店位置就可以了。還有一點需要注意的。往往越是著急打印東西的時候，就越容易遇到一些人在打印大量資料或打印很耗時的照片，這就是所謂的“墨菲法則”。有時候你可能不得不等10分鐘以上，才能輪到你。所以到外面打印東西最好將等待時間計算在內(nèi)，留出充裕的時間，提前一點到便利店去。整理術(shù)11不關(guān)電腦電源，設(shè)為待機狀態(tài)我向來都不關(guān)電腦電源，電腦一般都處于待機狀態(tài)。這是為了節(jié)約開機時間，同時也因為使用SugarSync共享文件，需要事先設(shè)定同步和共享。一旦關(guān)掉電源，電腦開啟后就得花一些時間來進(jìn)行SugarSync的文件同步操作。而我這個辦法能將這些時間都節(jié)省下來，可以隨時進(jìn)入工作狀態(tài)。我不僅不關(guān)臺式電腦的電源，筆記本電腦也時刻保持待機狀態(tài)，辦公時隨身攜帶。這么做的確比較耗電，但電池電量的流失總比著急的時候干耗上一兩分鐘等待電腦開機要強得多。這個辦法確實有點浪費電費，并且適當(dāng)?shù)仃P(guān)閉電源對電腦而言也是一種保養(yǎng)。但資料架隨時都可以打開來查找紙質(zhì)文件，而電腦開機卻還得等待那么多時間。相比之下，結(jié)果變成“還是紙質(zhì)資料用起來方便”，這樣一來資料整理就又倒退到用紙質(zhì)資料侵占空間的時代了。因此，將電腦保持在待機狀態(tài)就能獲得“用電腦管理更方便”的效果，其結(jié)果是既縮短了時間，又節(jié)約了空間。這會讓人對操作上的瓶頸尤其敏感。電腦的開機需要花時間，相信誰都認(rèn)為很正常，也都接受這一事實，但這其實是電腦使用上的一大瓶頸。如果手機需要幾十秒才能開機，相信現(xiàn)在也不會如此普及。大家肯定會覺得“真麻煩”，然后漸漸遠(yuǎn)離手機，尋找其他方便的工具。要將某個程序變得更實用，就有必要一點一滴地去除操作時的“麻煩”環(huán)節(jié)。對于要用電腦進(jìn)行操作的方案而言，通過縮短這麻煩的幾十秒開機時間，能使電腦操作更為方便，大家也就更愿意用電腦來做更多事情了。舉個身邊的例子，看看別人是怎么下工夫減少“麻煩”的。這個例子就是各個應(yīng)用程序的用戶界面的設(shè)計。許多應(yīng)用程序都在界面設(shè)計上下足了工夫，為的是不讓用戶覺得用起來麻煩。它們大都重視一點，即“無須思考，靠直覺就能理解”。這樣看來，整理術(shù)的目的就是為了“直觀地把握，無須深思熟慮”或“不麻煩”，因此是一種非常具有創(chuàng)造性的思考方式。整理術(shù)12用在線編輯軟件與他人共享文件我在在線編輯軟件上共享的文件包括：①大綱、會議記錄會議大綱和會議記錄一般會指定專人制作，但如果有需要修改或增加的地方，文件共享后會議參與者就都能立刻進(jìn)行編輯。②出席者名單由于會議、研討會、學(xué)習(xí)會等的出席者名單經(jīng)常變化，用在線編輯軟件保存后，就可以隨時確認(rèn)最新信息了。使用在線編輯軟件之前，每當(dāng)需要確認(rèn)最新名單，大家都不得不重新發(fā)送郵件。郵件一多就不容易分清到底哪個才是最新的名單。所以需要不定期更新的文件最好用在線編輯軟件來管理，這樣才會事半功倍。③需要共享的參考資料對于需要大家共享的數(shù)據(jù)資料，我也習(xí)慣用在線編輯軟件來管理。當(dāng)發(fā)生產(chǎn)品價格變動之類的微小改變時，每次都發(fā)郵件共享比較麻煩。如果用在線編輯軟件來管理這類最新信息，就能保證大家都隨時瀏覽到最新數(shù)據(jù)。整理術(shù)13用Eye-Fi自動上傳圖片通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)圖片共享也存在瓶頸問題，即圖片的上傳操作。隨著SD卡容量越來越大，大家都習(xí)慣將照片留在存儲卡里，不再傳到電腦上。這使得大量的照片孤單地長眠于SD卡中，無人問津，實在是太可惜了。而造成這種現(xiàn)象的原因，就是上傳照片太花時間了。為了解決這一問題，SD卡型工具Eye-Fi應(yīng)運而生。它能通過無線網(wǎng)絡(luò)，幫我們自動地將照片上傳到網(wǎng)絡(luò)相冊和電腦文件夾中。設(shè)定也很簡單，只要連接電腦和卡，設(shè)定無線網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的上傳地址后，用Eye-Fi代替SD卡插入照相機即可。只要在無線網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)打開數(shù)碼相機的電源，圖片就開始自動傳送。以前費事的照片管理瞬間變得簡單又方便?！白詣踊边@個功能非常強大，由于完全無須人工操作，因此將照片傳到電腦上和與他人共享都能很順利地進(jìn)行。只要在無線網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)打開數(shù)碼相機的電源，照片就會開始自動傳送。如此省事，讓人不禁為之感動。以前必須取出SD卡，連到電腦上，再從SD卡里把照片拷貝出來。現(xiàn)在這些繁雜的程序全都可以免掉，圖片管理瞬間就變得簡單又方便了。這種“又省事，又有效”的整理方法，你還不來試試看？但有些數(shù)碼相機不能支持Eye-Fi，購買時請一定要先確認(rèn)。只要將Eye-Fi卡插入SD卡卡槽即可，操作很簡單。整理術(shù)14重要的網(wǎng)頁可以截圖既然提到了圖片的話題，就再向大家介紹一個與圖片相關(guān)的整理方法。說到網(wǎng)頁，我們總以為隨時都能瀏覽，卻總會發(fā)現(xiàn)有些網(wǎng)頁某天忽然就上不了了。我們好不容易找到了感興趣的網(wǎng)站，滿心歡喜地收藏起來，結(jié)果卻遭遇網(wǎng)站服務(wù)器刪除數(shù)據(jù)，網(wǎng)頁再也打不開了。向大家推薦一個應(yīng)對之策，即重要的網(wǎng)頁要截圖保存。有一種工具叫CaptureIt，只要在InternetExplorer和Firefox里安裝這個工具，輕輕點擊就可將網(wǎng)頁截圖保存下來，截下的圖會以JPEG格式自動保存到“我的圖片”中的CaptIt文件夾。截圖的種類很多，不僅可以將顯示畫面全部截取下來，還能只截取畫面的一部分。保存的文件名會自動加入截取時間，所有文件的截取日期都一目了然。不過，自然生成的文件名全是數(shù)字，不方便搜索，建議大家保存文件后馬上根據(jù)具體內(nèi)容來修改文件名，但最好保留日期，方便日后搜索。這個程序安裝完畢后會出現(xiàn)在瀏覽器的工具欄內(nèi)，操作時只須點擊圖標(biāo)即可輕松截圖，非常方便實用。保存到CaptIt文件夾中的截圖文件會自動在文件名內(nèi)加入截取時間，所以文件的截取時間都一目了然。例如，090405105040.jpg是指2009年4月5日10點50分40秒截取的圖像。不過只有截取時間沒有文件內(nèi)容，不易查找。所以建議大家根據(jù)截圖內(nèi)容修改文件名，方便日后查找。如果你不喜歡截圖，建議你直接將網(wǎng)頁以HTML格式保存下來。但這種方法也有缺陷，根據(jù)網(wǎng)頁編排的不同，有些網(wǎng)頁保存后版面會變形，有些網(wǎng)頁可能無法顯示圖片。如果你想完整保留網(wǎng)頁頁面，建議你還是用截圖方式最保險。整理術(shù)15分類使用SD卡，傳遞數(shù)據(jù)更高效除了通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與他人共享文件，其實人們還喜歡通過物理媒介來傳遞數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)拷貝到CD光盤里給別人就是方法之一。但拷貝光盤不僅費時間，傳遞完資料后該如何處理也是個不得不考慮的問題。我每每看見被人丟棄的光盤，就會不由得擔(dān)心“里面的數(shù)據(jù)沒機密內(nèi)容吧？”考慮到光盤拷貝文件的時間和廢棄處理的問題，我認(rèn)為最近不斷降價的U盤其實是個很好的替代品。比起光盤，U盤復(fù)制文件的速度具有絕對優(yōu)勢，而且刪除數(shù)據(jù)后可以重復(fù)使用，無須擔(dān)心用完后如何處理。況且現(xiàn)在大家用電腦演示文件時，都已經(jīng)習(xí)慣用U盤傳送數(shù)據(jù)了，所以恐怕大家都認(rèn)為U盤是最好的數(shù)據(jù)傳送工具。但追求精益求精才是生活黑客的生存之道。我們可以在這么便利的方法上再加個一，就升級到了一個新方法，即使用多張SD卡。SD卡和U盤一樣越來越便宜，2GB的SD卡在亞馬遜上只要數(shù)百日元就能買到。不僅如此，SD卡體積小，相當(dāng)輕巧，出門帶上好幾個也不占地方。我自己出門時就習(xí)慣帶上幾個SD卡來傳遞數(shù)據(jù)。這樣一來，我們就可以根據(jù)數(shù)據(jù)的不同種類來分類使用SD卡了。只要專門用一張卡來傳遞數(shù)據(jù)，就可以避免因疏忽大意而使一些機密隱私文件被別人看見。我們也可以直接把SD卡給別人。反正一張卡也就幾百日元，即使有去無回，也不會造成多大的損失。我們可以準(zhǔn)備16GB的SD卡，內(nèi)存大一些，和2GB的卡，小一點，方便給別人，再帶上SD卡讀卡器就萬無一失了。我們還可以趁機將數(shù)碼相機之類的電子產(chǎn)品都統(tǒng)一成可以支持SD卡的類型。如此一來，數(shù)碼相機的SD卡滿了，我們就能立刻拿出備用的替換。美中不足的是有些電腦沒有SD卡槽，如果手上也沒有現(xiàn)成的SD讀卡器，需要傳遞數(shù)據(jù)的時候就比較麻煩。為了以防萬一，最好隨身攜帶SD讀卡器。這樣，就算對方?jīng)]有讀卡器，我們也能通過USB接口來傳遞數(shù)據(jù)?？傊?，只要丟棄U盤、選擇SD卡，就能更輕松便捷地傳遞數(shù)據(jù)了。整理術(shù)16紙質(zhì)資料裝入透明文件夾，按時間順序排列雖然之前我向大家強烈推薦用電子文件來管理資料，但紙質(zhì)資料也有許多無可比擬的優(yōu)點，其中之一就是可視性強。有些文件太大，無法用有限的電腦屏幕閱覽，紙質(zhì)資料卻能一覽無遺。此外，想看紙質(zhì)資料的時候可以立刻拿出來閱覽，電子文件則還要等待電腦開機。考慮到可視性和時間效率的問題，我認(rèn)為對于正在進(jìn)行的項目，還是應(yīng)該暫時保存紙質(zhì)資料，以方便辦公。關(guān)于紙質(zhì)資料的整理方法，我在《整理的藝術(shù)2》和《整理的藝術(shù)3》中有過詳細(xì)介紹。這里再向大家介紹兩種實用的整理方法，第一種是“紙質(zhì)資料裝入透明文件夾，按時間順序排列”。操作方法很簡單，就是將某個項目的全部相關(guān)資料都統(tǒng)一放進(jìn)一個透明文件夾中，在文件夾右上角注明日期和項目名稱，然后將最近使用過的文件夾都排在前面就可以了。之后需要大家養(yǎng)成將這段時間常用的文件夾放到前面的習(xí)慣，以方便取出。如此一來，長期未用的資料自然就被擠到了最后面，野口教授給這種方法取名為“排擠式文件管理法”。配合項目的不同，使用不同顏色的透明文件夾，就會更加清楚明了。以前我就是用這種方法來管理紙質(zhì)資料的，隨著資料增多，透明文件夾也越來越多。但最近開始用前面所講的方法，將不再使用的紙質(zhì)資料都掃描保存，然后毫不留情地扔掉，所以現(xiàn)在用“排擠式文件管理法”管理的紙質(zhì)資料就僅限于正在進(jìn)行的項目了。紙質(zhì)資料瘦身后，不用特別嚴(yán)格地執(zhí)行排擠式文件管理法，查找資料也不會很費勁了。進(jìn)行中的項目資料全部放入透明文件夾中管理。掃描保存電子版，放心扔掉許多紙質(zhì)資料后，僅辦公桌的抽屜和文件盒就足夠應(yīng)付現(xiàn)有的紙質(zhì)資料了。整理術(shù)17用100日元的筆記本整理信息還有一種紙質(zhì)資料整理術(shù)是“用100日元的筆記本整理信息”。無須同時使用好幾本筆記本，只要用一本將所有筆記都記錄在內(nèi)就可以了。所有筆記要按時間順序排列，這樣就能按時間順序來管理筆記內(nèi)容了。要貫徹按時間順序管理資料的原則，首先就要在筆記本封皮上記下最初使用的日期，這樣就能清楚筆記本的內(nèi)容大概是何時記錄的。然后在記筆記的時候，一定要記得在右上角寫下當(dāng)天的日期。只要有日期，就能對照日程表搜索筆記了，非常方便。一看筆記本封面的日期，就知道筆記是什么時候記的，一目了然。此外，我們還可以在筆記本上粘貼一張大綱或飛快記下筆記的報事貼。這類單獨的資料很容易丟失，貼在筆記本上就萬無一失了，而且還能按時間順序進(jìn)行管理。會議大綱貼到筆記本上妥善保管，就不用擔(dān)心會弄丟了。請務(wù)必記下日期，這樣，對照日程表就能準(zhǔn)確找到筆記。采用這種時間順序管理方法，最重要的是如何盡快翻到最新一頁。有的人著急的時候如果老是找不到最新一頁，就會習(xí)慣記在最后一頁，這樣就有可能打破時間順序。而且，為了找最新一頁而手忙腳亂地來回翻查筆記本，害得別人等你，這樣也不太好。為了避免這種尷尬，我會在記完筆記后將那一頁的頁腳剪掉，這樣就能保證需要時立刻翻到最新一頁了。剪掉筆記本的頁腳后，就能迅速翻到最新一頁，可謂是小點子生出大效果。用這種方法管理筆記，即使10年前的筆記我也能準(zhǔn)確地查到。如果你將日程表也保存下來，還能對照日程表上記的“見面日期”回憶當(dāng)時跟某人見面的細(xì)節(jié)。整理術(shù)18集中數(shù)據(jù)、分散瀏覽場所如上所述，我向大家介紹了資料集中管理的重要性。資料一旦分散，我們就容易弄不清楚哪份資料放在何處，如此管理肯定會浪費很多精力和時間。野口教授的《“超級”整理法》中有一個很重要的理念——“一個口袋原則”，即在一個資料集中的地方尋找，就必然能找到資料。但另一方面，這種集中也會變成工作的集中，工作場所也會被局限在一個地方。我做新業(yè)務(wù)咨詢師的時候常常跟多家企業(yè)保持聯(lián)系，有時候還不得不在三四家公司間穿梭。由于無法將資料集中在一個空間內(nèi)，我不得不帶上有滾軸的箱子，把當(dāng)時需要的資料都塞到里面，拉著四處奔走。我在《點子整理術(shù)》中介紹過，在帶著資料來回奔走的痛苦和資料集中管理的安心感之間衡量一番后，最終我選擇了安心感。隨著時代的進(jìn)步，我終于找到了一種劃時代的解決方案，就是將資料以電子文件的形式集中管理，將瀏覽查找數(shù)據(jù)的場所分散到各個角落。這種解決方案就是狡兔三窟，保證能在不同地方瀏覽集中起來的數(shù)據(jù)。這樣一來，既保留了資料都放在一個口袋里的安心感，也能在任何地方瀏覽數(shù)據(jù)，方便又輕松。這種集中管理的理念不僅限于資料，圖片數(shù)據(jù)、名片數(shù)據(jù)等的管理都可以如法炮制。繼續(xù)探索其他管理方法，說不定還能找到更高超的生存術(shù)（LifeHack）呢。第二章

環(huán)境整理術(shù)

統(tǒng)一環(huán)境、簡化環(huán)境整理術(shù)19將小物品裝入透明文件袋人類很容易受環(huán)境影響，因此整理身邊環(huán)境對提高工作效率而言至關(guān)重要。整理環(huán)境最重要的一個理念，是“減少雜亂感”。進(jìn)入一個物品堆積如山、擺放雜亂的房間，相信誰也無法專心工作。因此要減輕雜亂感，讓人可以集中精力，這樣才能提高工作效率。這個過程中可以馬上投入使用的是透明文件袋。透明文件袋在100日元店就能買到，物品雖小，功能卻相當(dāng)強大。最近我經(jīng)常隨身攜帶各種可移動的工具四處辦公，皮包里塞滿了各種小物品。手機這類可移動工具都配有各自的適配器，其他附屬品也不少，需要隨身攜帶的東西就越來越多了。將數(shù)據(jù)線分類放進(jìn)不同的透明文件袋，只要簡單操作，就能有效整理了。如此一來，某件急用物品如果不能及時取出，就會影響工作效率，還有被人貼上“毫無工作能力”標(biāo)簽的危險。所以不僅為了提高效率，也為了使公文包內(nèi)井然有序，我都希望大家能花些心思來整理整理小物品，這就要求大家能夠玩轉(zhuǎn)透明文件袋。我通常會把手機充電器、U盤、USB數(shù)據(jù)線這類物品放進(jìn)一個文件袋隨身攜帶。根據(jù)工作類型不同，我還準(zhǔn)備了其他文件袋，比如做報告、演講時用的文件袋里就裝有激光筆、秒表、培訓(xùn)課程所需的貼紙等。此外，日子不同，我還會使用不同的電腦?，F(xiàn)在一共有3臺，一臺Mac系統(tǒng)的，兩臺Windows系統(tǒng)的，于是我也為每臺電腦配備了各自的文件袋。每臺電腦的電源適配器都各不相同，每次出門時就要帶上相應(yīng)的電源適配器。有時還需要更多其他配件，這些都放進(jìn)相應(yīng)的文件袋，方便出行時使用。重視生活品質(zhì)的生活黑客還要記得帶上可以放松神經(jīng)的熏香棒、消除疲勞的按摩啫喱、眼藥水等，這些都可以統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)一個文件袋，陪你四處奔走。并且，這些物品與其他文具混裝在同一個袋子里容易受污染，從這個意義上說，放進(jìn)一個專門的文件袋也比較妥當(dāng)。除了隨身攜帶物品外出，透明文件袋在整理工具時也能助你一臂之力。如果將一些不大派得上用場的電器的電源適配器和主機分開保管，以后可能會分不清哪個主機應(yīng)該配哪個電源適配器。不想當(dāng)事后諸葛亮，最好將電器及其配件放入同一個袋子里保管，這樣也能防塵防污。按不同電腦分類的數(shù)據(jù)線、電源適配器。電腦不同，文件袋內(nèi)的物品也有所不同。MacBookAir袋子里除裝有電源適配器外，還有連接顯示器的配套數(shù)據(jù)線和USB集線器，VAIOP袋子里則配備了藍(lán)牙鼠標(biāo)。不再使用的電器的主機和電源適配器等要一起存放，既能防污，又能保證電源適配器隨時歸隊。透明文件袋整理術(shù)的靈感其實源自于女士們的化妝袋。女士們的化妝品大多是各種零碎的小物品，不加整理便很難隨身攜帶。并且，這些小物品如果裝入不透明化妝包，急需使用時就很難鎖定目標(biāo)，會手忙腳亂，滿頭大汗。因此，整理袋必須是透明的，能一眼看清里面的物品。整理術(shù)20準(zhǔn)備好出差用品，自如應(yīng)付緊急出差有些文件袋塞滿物品后會呈立體形狀，能使空間得到有效利用。公文包主要是用來放置紙質(zhì)資料的，如果你企圖將立體的東西壘放進(jìn)公文包，可能下一秒這些東西就會很不給力地塌掉，變得亂七八糟。但如果先將這些物品裝入文件袋，就很容易放進(jìn)公文包中，只要略施小計，就能在不換公文包的前提下裝進(jìn)更多的必需品。利用立體空間的思路在出差時特別適用。出差時隨身攜帶的，更多的不是紙質(zhì)資料而是性質(zhì)完全不同的立體物品。我為自己準(zhǔn)備了專門的袋子來裝這些用具，這樣即使需要緊急出差也能應(yīng)付自如。我有兩個袋子，一個用來裝牙刷、剃須刀、香水等洗漱用具，另一個用來裝換洗的衣服。這些都是私人用品，所以我都用黑袋子來裝。這是用來裝換洗內(nèi)衣的袋子（無印良品的旅行套裝袋，有兩個內(nèi)袋）。固定放一些襯衣和內(nèi)衣在里面，出門前只要記得帶上這個袋子，就能隨身攜帶一套內(nèi)衣應(yīng)付緊急出差。這是用來裝洗漱用具的盒子（無印良品的錢布雷綢可掛洗漱用品袋）。牙刷、剃須刀、香水、除臭劑、棉簽等物品都放在這個袋子里，我一般將這個袋子和裝換洗衣物的袋子放在一起，出差時隨身攜帶。事先準(zhǔn)備好這種袋子，忘帶的東西就會減少，出差也就萬無一失了。要避免由于緊張著急而忘帶東西，就必須準(zhǔn)備好裝東西的袋子，只要看到袋子，就能想到哪些東西是需要帶的，這么做比費力記住要帶的東西更為方便和保險?？傊?，沒必要浪費腦細(xì)胞去記要帶的東西，只要記住裝東西的袋子就可以了。整理術(shù)21充電全靠USB解決就算我們把東西都用小袋子裝好，行李本身也并未減少，其中充電器最為麻煩。需要帶的電器多了以后，相應(yīng)的充電器會越來越多。如果你為了以防萬一，全都隨身攜帶，那可就有罪受了。手機、數(shù)碼相機、iPod、PSP、NintendoDS、錄音筆，將它們的充電器全都帶上的話，不僅文件包沒有那么多空間，即使都塞進(jìn)去了，背著這么沉的包也不方便。告訴大家一個訣竅：充電全靠USB解決。電腦的USB端口也能供電，很多機器都能通過USB端口來充電。手機、PSP和NintendoDS都配有USB數(shù)據(jù)線，買錄音筆時也盡量選擇可以用USB充電的。比起大大小小的充電器，USB數(shù)據(jù)線非常嬌小，能節(jié)省不少空間。只要能用USB數(shù)據(jù)線充電，我們坐在公司辦公桌前的時候，就能用電腦給電器充電。插線板的數(shù)量畢竟有限，USB端口卻相對較多。只要插上USB集線器，就能增加更多端口，同時給多個電器充電。如果有USB電源適配器，除了用電腦USB端口充電之外，還能連接普通插線板，直接充電。這樣，只要帶一個電源適配器即可搞定所有電器的充電問題，非常方便，強烈推薦。USB-AC電源適配器有小的，也有插頭式的，不同電器對功率要求不同，功率大的需要選購相應(yīng)的適配器。從左到右分別為手機、iPod、NintendoDS的充電器。只要帶一個USB-AC電源適配器，各種電器的充電就都應(yīng)付自如了。整理術(shù)22實現(xiàn)一物多用箱包的內(nèi)部空間不僅可以通過減少充電器來整理，還能通過整合使用工具來整理，比如可以用iPhone實現(xiàn)手機與iPod的融合。我在拙著iPhoneHACKS！中介紹過iPhone的各種強大功能：數(shù)碼相機、網(wǎng)絡(luò)瀏覽器、電子郵件、通訊錄管理、日程管理、GPS地圖功能、錄音機等。它強大的功能讓很多人覺得有了iPhone后，即使不帶電腦出門也不會有后顧之憂了。加上iPhone還能統(tǒng)一管理日程和通訊錄，估計紙質(zhì)的記事本很快也可以退出歷史舞臺了。而且即使沒有iPhone，其他手機也有許多功能可以取代不少工具，節(jié)省空間。這類將多種功能合而為一，用一種工具發(fā)揮多種用途的方法稱之為“一物多用”。傳媒界有種說法叫“一源多用”（one-source,multi-use），即將一種資源、同一項內(nèi)容，用于多種媒介（如印刷品、網(wǎng)絡(luò)、手機等）。這種方法不僅對信息資源適用，對各種工具也同樣適用。因此我們不要局限于iPhone，要調(diào)動大腦實現(xiàn)各種工具的一物多用。舉一個附帶噪音隔離功能的耳機的例子。我有時在上班途中用它來學(xué)習(xí)，也用它來聽音樂放松自己。有時周圍噪音太大無法集中精神時，我就用它來隔離噪音。如果一個耳機有三個用途，就算放在包里多占點空間，也絕對值得隨身攜帶。報事貼用途也很多，是多功能工具的代表之一?？磿鴷r遇到有意思的地方，可以貼個報事貼當(dāng)書簽或讀書筆記，也可以用它來管理個人事務(wù)，還可以把它當(dāng)作點子記錄工具，靈光一閃就隨時記錄。像這種多功能工具一定要隨身攜帶，以備不時之需。反之，只要報事貼能搞定的事情，就絕對不帶多余的工具。充分利用一種工具完成多項任務(wù)才是工具整理術(shù)的精髓所在。非常希望大家能廣泛運用這種一物多用的理念。雖然有些大，帶著不方便，但就其使用范圍而言，隨身攜帶后你絕不會后悔。報事貼也是一種用途很多的工具，我外出辦公時一般會帶上兩種不同大小的報事貼。整理術(shù)23為筆記本電腦準(zhǔn)備三個電源適配器隨身攜帶筆記本電腦外出辦公，最讓人頭痛的問題就是充電。一旦電量耗盡，再強大的筆記本電腦也只是沒用的繡花枕頭。因此，外出辦公時要見縫插針地給筆記本電腦充電。但這種見縫插針的充電方式實際上很難操作。你得從公文包里掏出電源適配器，找個插座接上電源才能充電，總會浪費一些時間。要是不巧碰到必須馬上出發(fā)的緊急事件，你就得手忙腳亂地收拾電源適配器，又費時間又麻煩，最終你可能干脆直接抓上電腦就趕出去了。而到了外面，一旦電池耗盡又無法充電，你就只能束手無策，望洋興嘆了。要避免這種尷尬，向大家推薦一種整理術(shù)：為筆記本電腦準(zhǔn)備三個電源適配器，一個放在公文包里隨身攜帶，一個放在家中，一個放在辦公室里。放在家里和辦公室里的電源適配器我都事先連上電源，需要充電時只要插入電腦即可。如此一來，我們就省下了從公文包里拿出電源適配器的時間，這短暫的時間也可以抓緊充電。而且就算要馬上外出，也無須擔(dān)心會忘帶電源適配器，我們早在公文包里準(zhǔn)備好了。這一招不僅適用于筆記本電腦，對手機和數(shù)碼相機也同樣適用?？傊瑢τ谀切╇娔芎谋M就無法工作的工具，我們只要增加充電器，增加能充電的地方即可。事先在需要充電的地方準(zhǔn)備三個電源適配器，如此一來，既不會忘帶電源適配器，也可以見縫插針地給電腦充電。整理術(shù)24家里和辦公室使用同樣的鍵盤和鼠標(biāo)正如工匠講究工具，具有專業(yè)精神的職場達(dá)人也應(yīng)該重視自己使用的工具。職場達(dá)人絕不會毫無章法地濫用各種工具，而是精挑細(xì)選出最好的一款使用。尤其像我們這種經(jīng)常在辦公室工作的人，電腦是接觸時間最久的工具，因此我們挑剔電腦也是很正常的。盡管如此，公司配備的電腦一般都由公司統(tǒng)一指定派發(fā)，估計很少有人能得到稱心如意的機型。家里的電腦和公司的不同，使用習(xí)慣也不同，難免會對工作表現(xiàn)產(chǎn)生不良影響。這一點非常不好，這可不是專業(yè)人士該有的表現(xiàn)。這里向大家介紹一個絕招來解決使用習(xí)慣不同帶來的麻煩，即統(tǒng)一鍵盤和鼠標(biāo)。鍵盤種類不同，文字的排列和打字的觸感都不盡相同，使用不同的鍵盤會在無形中給人增添精神壓力。鼠標(biāo)也一樣，用電腦必然會用到鼠標(biāo)，一旦形狀和重量有所改變，使用習(xí)慣也大不相同。職場達(dá)人對這兩種工具的變化都非常敏感。至少我們可以統(tǒng)一鍵盤和鼠標(biāo)，讓公司和家里的電腦都符合自己的使用習(xí)慣，變成非常順手的工具。為了統(tǒng)一筆記本電腦和臺式電腦的鍵盤觸感，我將鍵盤統(tǒng)一成懸浮式鍵盤。品牌和型號我都用ELECOM的“TK-UP04FP”，通過統(tǒng)一功能鍵和Del鍵等按鍵的位置，實現(xiàn)盲打，提高工作效率。按鍵除了懸浮式，還有齒輪驅(qū)動式。齒輪驅(qū)動式鍵盤據(jù)說也很方便，即使只按中了按鍵的一個角或一邊，整個按鍵也會垂直向下，保證每次敲擊都有效。（不過齒輪驅(qū)動式鍵盤與懸浮式鍵盤相比，敲擊更費力。兩種鍵盤各有千秋，大家可以根據(jù)個人喜好自行選擇。）這是我經(jīng)過無數(shù)次試驗與失敗后發(fā)現(xiàn)的最佳組合，尤其在用寬屏電腦時，推薦大家使用軌跡球。至于鼠標(biāo)，我用的是軌跡球。雖然還沒用順手的時候操作起來比較費力，一旦習(xí)慣了，肯定會好用得讓你上癮，愛不釋手。尤其在使用大屏幕的顯示器時，如果使用普通鼠標(biāo)，就要多次拿起鼠標(biāo)才能把鼠標(biāo)指針從屏幕的一端移到另一端。如果用軌跡球，只要旋轉(zhuǎn)球體部分就能做到。普通鼠標(biāo)用久了，手腕會覺得很累，軌跡球則能克服這一難題。我的愛將是LOGICOOL的TrackManWheel。統(tǒng)一鍵盤和鼠標(biāo)不僅限于臺式電腦，使用筆記本電腦時我也會用電腦支架將其適當(dāng)擺高，鍵盤和鼠標(biāo)都使用外置的。因為筆記本電腦鍵盤的按鍵范圍狹窄，會影響工作效率，而用了電腦支架之后，就可以將輸入方式與臺式機統(tǒng)一了。統(tǒng)一輸入方式之后，工作效率就會大大提高。作為商業(yè)達(dá)人，對鍵盤、鼠標(biāo)這類常用的輔助工具有一點點的挑剔，平時盡量用同樣的東西，未嘗不是好事。整理術(shù)25用Firefox的附加組件實現(xiàn)網(wǎng)頁瀏覽器的個性化說到對工具的講究，就不得不說到網(wǎng)頁瀏覽器的選擇?，F(xiàn)在的瀏覽器已經(jīng)不僅僅是收集信息那么簡單，而是集郵件、日程表管理、在線編輯等文字處理功能為一體的多功能工具。創(chuàng)建自己專屬的瀏覽器，就可以大幅度提高生產(chǎn)效率。首先要向大家推薦的是Firefox瀏覽器。Firefox通過添加各種附加組件來實現(xiàn)附加程序的導(dǎo)入，可以改善各個細(xì)小的環(huán)節(jié)。只要添加不同種類的附加組件，我們就可以創(chuàng)建出只屬于自己的瀏覽器。值得推薦的附加組件有BetterGmail和BetterGReader等。BetterGmail可以個性化你的Gmail。比如，一般Gmail的附件是用曲別針的圖標(biāo)表示的，使用BetterGmail后，Gmail可以根據(jù)附件種類的不同，顯示出Word、Excel、PDF等不同的圖標(biāo)。如此一來，郵件主題列表中每封郵件的附件格式就都一覽無遺了。另外，如果你不需要側(cè)邊欄內(nèi)的聊天、對話框等板塊，還可以選擇不顯示。BetterGReader可以使RSS的訂閱過程更加簡便，使我們能直接在閱讀器預(yù)覽信息。這個預(yù)覽功能尤為便利，以前預(yù)覽內(nèi)容只能在新的窗口顯示，現(xiàn)在可以在閱讀器的窗口顯示，實在是省了不少麻煩。此外，還有一個非常強大的附加組件——Xmarks。它具有巨大的吸引力，會讓你愛不釋手，我將在下一節(jié)詳細(xì)介紹。添加多個附加組件之后，F(xiàn)irefox就變得個性化了。除了本文介紹的組件之外，Evernote的WebClipper也十分好用，可以將網(wǎng)頁中的信息摘抄保存起來。整理術(shù)26用Xmarks瞬間復(fù)制電腦運行環(huán)境前面向大家介紹了統(tǒng)一鍵盤和鼠標(biāo)的方法，這一節(jié)我們要講Xmarks（原名Foxmarks）。這個附加組件可以幫我們在不同電腦之間統(tǒng)一瀏覽器的運行環(huán)境，只要安裝了這個組件，瀏覽器的操作效率就會有驚人的提高。就拿瀏覽器的書簽（收藏夾）來說吧。一般情況下，臺式電腦和筆記本電腦、家里的電腦和公司的電腦，書簽內(nèi)容各不相同。有些書簽可能公司的電腦里有，家里的電腦里沒有，反之亦有可能。如果不能將每個電腦的設(shè)置牢記于心，就會平添許多煩惱。另一方面，一旦某臺電腦有了絲毫改動，想保持書簽統(tǒng)一，我們就不得不大費一番周折。用Xmarks可以統(tǒng)一公司和家里的電腦、筆記本電腦的瀏覽器運行環(huán)境。剛買的新電腦也可以安裝Xmarks來快速完成設(shè)置。頻繁使用的網(wǎng)頁保存在書簽工具欄內(nèi)，只要單擊鼠標(biāo)，便可打開需要的網(wǎng)頁。在這種情況下，Xmarks華麗登場了。只要添加這個組件，所有瀏覽器的書簽便會自動同步。統(tǒng)一了臺式電腦和筆記本電腦的書簽，工作就會更加得心應(yīng)手。不僅僅是書簽，瀏覽器記憶的密碼信息也可以實現(xiàn)同步，這樣就避免了“因為常用的電腦上密碼都是自動保存的，換臺電腦就不記得密碼了，也沒法登陸賬號”的情況。本來Xmarks只是Firefox專有的服務(wù)功能，但從2009年3月起也適用于InternetExplorer(IE)和Safari（蘋果瀏覽器）了，這樣我們就能更大限度地統(tǒng)一瀏覽器的運行環(huán)境了。雖然現(xiàn)在（2009年5月10日）密碼的同步還僅限于Firefox，但我相信不久以后，所有功能應(yīng)該都能適用于IE和Safari。如此統(tǒng)一書簽之后，接下來要做的就是對書簽的構(gòu)成精益求精了。通過改變書簽的編排方式，我們可以極大地減輕工作壓力。以書簽工具欄為例。雖然經(jīng)常使用的網(wǎng)頁都已經(jīng)添加在工具欄內(nèi)，我還是額外增加了子文件夾，基本上將日常生活會用到的網(wǎng)頁都添加了進(jìn)去。這樣，我們即使不輸入網(wǎng)址，也能打開網(wǎng)頁，工作起來便更加游刃有余。還有一點獨特之處要推薦給大家的，就是將書簽放到側(cè)邊欄顯示。相比于普通網(wǎng)頁的瀏覽方式，放到側(cè)邊欄里顯示會更加清新整潔，便于瀏覽。只要設(shè)定“在側(cè)欄中載入此書簽”，就可以在側(cè)邊欄內(nèi)顯示網(wǎng)頁了。這樣就可以一邊檢查事務(wù)情況，一邊閱覽其他網(wǎng)頁。整理術(shù)27將辦公桌的右半邊變成激發(fā)創(chuàng)造力的空間如前面所講到的，從鍵盤、鼠標(biāo)等硬件到Firefox等瀏覽器都實現(xiàn)統(tǒng)一后，操作環(huán)境就會變得越來越簡約實用，這種簡約是創(chuàng)造生存術(shù)的源泉。首先應(yīng)該整理的地方當(dāng)屬辦公桌，這里有很多可以下工夫的地方。我要介紹的絕招是：按區(qū)域劃分功能，就是將桌子分為左右兩個區(qū)域，考慮各自的使用方法。這里我想試試一種新方法，這種方法就是被當(dāng)作自我啟發(fā)技巧的NLP（神經(jīng)語言編程）。NLP中關(guān)于視線方向和思考活動之間的關(guān)系，有如下說明：●向左的視線人們在回憶過去的事情時傾向于向左看。反之，當(dāng)需要回憶過去的時候，向左看更容易回憶起來?！裣蛴业囊暰€在構(gòu)想未來的藍(lán)圖時，人們更傾向于向右看。也就是說，我們在考慮將來的計劃時，向右看比較好。將這個理論運用到空間安排上，首先應(yīng)該將電話放在左邊。這樣，左手拿著話筒，右手記筆記會比較方便（對右利手的人而言），還有一個優(yōu)點是便于回憶起過去的對話。此外，我們還可以在電話前放上記筆記用的紙張、報事貼等工具。右邊的空間則適合用于擬定未來和企劃等工作，我們可以在那里放上計劃書、必要的資料、參考書籍等。為了更順利地完成企劃，我將菲利普·科特勒和凱文·凱勒合著的《營銷管理（第12版）》、《宣傳：PR實務(wù)手冊》（日本能率協(xié)會管理中心編）等書、手冊和可供參考的雜志放在右邊。整理術(shù)28通過固定紙巾盒與筆筒的位置來保持桌面井然有序很多人能根據(jù)各區(qū)域的不同功能對桌面進(jìn)行整理，卻很難保持桌面的整潔狀態(tài)。這里給大家介紹一種新的整理術(shù)——用膠帶固定筆筒和紙巾盒的位置。與電話、鍵盤等比起來，筆筒是很輕的東西，在使用中經(jīng)常被拿來拿去。但筆筒內(nèi)放著重要的工作用具，如果每次使用時都要先找筆筒，工作效率就會大大降低。這種情況下，如果用膠帶將筆筒固定在桌面上，就可以頭也不抬，伸手便得。我們不僅可以放筆在筆筒里面，還能把訂書釘、剪刀、圓規(guī)等常用工具都放進(jìn)去。如果放在抽屜，用的時候不管怎樣都要費點工夫，放入筆筒則可以隨用隨取。紙巾盒也是輕巧的東西，所以通常會在桌面上“神游”。而紙巾盒體積大，很占空間，往往會成為擾亂桌面秩序的罪魁禍?zhǔn)?。如果不將其好好固定在一個地方，不管做什么工作都會受到阻礙。因此，紙巾盒也要像筆筒一樣用膠帶固定好。如果桌面上沒有空間，還可以將抽紙的盒子貼在桌子旁邊或下面空余的地方。如此一來，紙巾盒就不會成為工作的障礙，也方便我們在緊要關(guān)頭準(zhǔn)確找到紙巾的位置，桌上的空間也能得到充分使用。這種做法還有一個優(yōu)點，即不會再被別人“順”走紙巾盒。很多人可能很隨意地借走了紙巾盒，雖然他們并無惡意，但盒子總是有去無回。用膠帶固定住紙巾盒，就可以有效地避免紙巾盒再次“罹難”。紙巾盒和筆筒一定要固定住。這些東西一旦游離，就會侵蝕掉工作空間，最重要的是將其固定能讓人靜下心來專心工作。將這些容易游離的工具固定之后，我們就能在很長時間內(nèi)保持秩序井然，從而使工作的進(jìn)度穩(wěn)定下來。不同于“流動”，這種以“不動”來提高效率的方法才是改善桌面環(huán)境的訣竅。整理術(shù)29分隔抽屜，充分利用空間下面進(jìn)一步介紹辦公桌的整理術(shù)。大家在使用辦公桌的過程中，總能發(fā)現(xiàn)還有很多可以利用的空間，這一般就是辦公桌的第二層抽屜。這個抽屜，用來存放文件覺得太深，豎著放文件夾又嫌太淺，高不成低不就，難以利用。因此，這個抽屜常常難以整理，結(jié)果被亂七八糟地塞進(jìn)一些小東西了事。但這樣既浪費了空間，又難以整理零碎物件，會使工作效率越來越低。這里可以使用的絕招是：零碎物件整理箱。不但可以將容易散亂的小東西整理在箱子內(nèi)，還可以分隔區(qū)域，按類存放，要用的時候就很容易找到需要的東西了。換句話說，就是要將抽屜空間分隔使用。正面的抽屜比較寬，整個使用可能會造成文件雜亂不堪，因此可以在中間用磁鐵間壁金屬板分隔。有些辦公桌的第二層抽屜剛好可以放下A4大小的透明文件夾，這種情況下可以將文件盒放進(jìn)去。這樣看文件名稱比較方便，找起文件來也方便。辦公桌的第一層抽屜也可以活用分隔板。要防止拉抽屜時的沖擊力使工具、零碎物件散亂開來，就可以用分隔板牢牢固定這些物件。也可以使用磁鐵間壁金屬板。這種分隔板呈“L”字形，側(cè)面帶有磁鐵，可以簡單地分隔抽屜，不僅可以用于第二層抽屜，也可以在正面的寬抽屜中使用，一般的抽屜都應(yīng)該剛好可以分出兩個A4大小的空間。如果第二個抽屜足夠深，能橫著放下透明文件夾，就可以用來存放文件。這種情況下，再與文件整理盒配合使用，就會更方便。辦公桌的抽屜當(dāng)然是在座位的側(cè)面，所以如果直接放入文件，就不容易看見側(cè)面的文件名稱，尋找文件時就會耽誤時間，這時我們就要請文件整理盒出山，來助我們一臂之力。在抽屜內(nèi)豎著放上文件盒，再將透明文件夾放入其內(nèi)。這樣就能輕松地看到文件名稱，查找文件的效率也能得到明顯提高。整理術(shù)30將輸入法語言欄放在電腦桌面頂端的中部不僅辦公桌的桌面需要整理，電腦桌面也是整理的對象之一。下面介紹一個容易被忽略，但又非常有用的絕招——將輸入法語言欄放在桌面頂端的中部。相比于其他應(yīng)用程序，輸入法語言欄總是顯示在桌面上，常常成為工作的阻礙。雖然可以放到下面的任務(wù)欄內(nèi)，但這樣會占用任務(wù)欄的空間，特別對于顯示器較小的筆記本電腦來說，反而更不方便。這個問題的標(biāo)準(zhǔn)答案之一，就是放到桌面頂端的中部。放在這里，既不會阻礙操作，也可以不用低頭就及時確認(rèn)當(dāng)前輸入法的狀態(tài)。將輸入法語言欄放到桌面頂端中部后，就可以隨時了解輸入法的狀態(tài)。另外，這個地方通常是網(wǎng)頁的標(biāo)簽處，因此不會對工作產(chǎn)生影響。整理術(shù)31一機雙屏，擴展工作領(lǐng)域?qū)嶋H的桌子不容易擴大寬度，但電腦桌面就可以實現(xiàn)擴展，這就是一機雙屏，即在電腦上再連接一臺顯示器，這樣一瞬間就可以讓作業(yè)領(lǐng)域增加至兩倍。這個辦法在使用Excel等橫幅很長的文件時特別有用。如預(yù)算表等按時間橫向排列的表格，雙屏顯示可以一次性顯示出好幾個年份的內(nèi)容。根據(jù)工作內(nèi)容不同，還可以將兩個顯示器分開使用。比如制作企劃書時，左邊是PowerPoint的幻燈片，右邊是用于搜索信息的瀏覽器，這樣就可以一邊在右邊查找資料，一邊在左邊制作PPT，使工作變得流暢便捷。假如只有一個顯示器，光切換窗口就會浪費很多時間。用雙屏顯示時，用軌跡球代替普通鼠標(biāo)，操作起來就不容易疲勞。用電腦支架調(diào)整顯示器高度。使用雙屏顯示時，普通鼠標(biāo)無法將光標(biāo)從一端移向另一端，因此推薦大家使用軌跡球鼠標(biāo)。只要不停轉(zhuǎn)動滾球便可實現(xiàn)操作，非常方便。另外，如果直接在筆記本電腦上連接第二個顯示器，兩邊的顯示器可能不一樣高。這種情況下我們可以用電腦支架來統(tǒng)一顯示器高度，以使我們能正常地瀏覽左右顯示器。整理術(shù)32將辦公桌面和電腦桌面都清理干凈后再回家我建議大家把所有東西都?xì)w零后再回家，這樣可以讓你回家后不再考慮工作，切斷這個惡性循環(huán)?；丶液鬂M腦子仍是工作的事情，就跟精神不集中時還拖拖拉拉地工作一樣，最終將一無所獲。將工作上的壓力帶回家，從心理健康的角度講也不好。因此，下班后要很好地轉(zhuǎn)換心情，把桌上的文件全部收好之后輕輕松松地回家。這個原則同樣適用于電腦。有些人在電腦桌面上放很多文件，其實這和桌子上放滿東西有著同樣的影響，就是讓你難以把工作的事情從頭腦中拋開。如果文件都直接扔在電腦桌面上，就必須記住每個文件都放在哪里。甚至，這個文件是最新的還是修改前的，是不是只有桌面上才有，不能刪除的，這類信息你都不能忘記。雖然這些都是瑣碎小事，但小事積少成多，最終就會占用大腦的記憶領(lǐng)域，從而導(dǎo)致工作效率降低。要防止效率降低，就應(yīng)該在回家前把桌面上殘留的所有文件都移動到其他地方。最好移到我的文檔（MyDocuments）等存放資料的文件夾里。我在資料整理術(shù)中介紹過SugarSync，有在用的人可以直接將文件扔進(jìn)MagicBriefcase里。這里不用將文件勉強分類，只管往里放就可以了。此外，規(guī)范地給文件取名也可以防止文件丟失。整理術(shù)33統(tǒng)一、簡化工作環(huán)境至此為止，我向大家介紹了統(tǒng)一環(huán)境的方法及其目的——讓環(huán)境更簡潔。要統(tǒng)一環(huán)境，就必須制定一定的規(guī)則。如果沒有規(guī)則，就不能在另外的地方重現(xiàn)相同的環(huán)境。而統(tǒng)一環(huán)境的意愿會促使人們找出規(guī)則，開始重新審視到目前為止無意間創(chuàng)造出來的工作環(huán)境?；仡^想想，崗位變動、工作調(diào)動等物理性工作環(huán)境的移動也是一個促使大家整理工作環(huán)境的契機。因為在那種時候，人們會盤點自己曾經(jīng)的工作環(huán)境，并盡量在新的場所重現(xiàn)以前的環(huán)境。當(dāng)然，除了帶有強制性的人事變動外，我們還可以利用大掃除等機會來整理環(huán)境。所以希望大家在讀完本書后，能嘗試著去清點一下自己所處環(huán)境的規(guī)則。意識到這些規(guī)則之后，我們還應(yīng)該開始考慮：這些在無意之間創(chuàng)造出來的規(guī)則是否正確？還有沒有更好的規(guī)則？也就是說，我們有必要開始琢磨這些已有的規(guī)則。這個推敲琢磨現(xiàn)有規(guī)則的過程必將成為創(chuàng)造生存術(shù)的過程。下一些微不足道的工夫，抓住靈機一動的點子，就可以提高自己的工作效率，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，從而孕育出嶄新的自我。對個人來說，通過意志改變自己是一件很難的事情，但通過改變環(huán)境、改變規(guī)則來變革自己則會輕松不少。如果大家想改變一下自己，不妨從尋找環(huán)境的規(guī)則出發(fā)，在這一點上多下工夫，試著讓自己變得更干練講究吧。第三章

信息整理術(shù)

管理時間軸與空間軸整理術(shù)34扔掉書本，提高信息吸收能力人體有新陳代謝的功能，舊的細(xì)胞自行毀滅后會排出體外，同時新的細(xì)胞生成，使人體保持鮮活的狀態(tài)。這種功能一旦出現(xiàn)故障就會產(chǎn)生癌細(xì)胞。信息也一樣，假如你不果斷地及時扔掉舊信息，反而加以保管，那就等于擁有了大量的“癌細(xì)胞”信息。毫不猶豫地扔掉舊信息，不斷吸收新信息非常重要。正如資料整理術(shù)中我們非常重視“扔掉資料”一樣，這里我們將著重介紹如何扔掉不用的信息。在這個信息大爆炸的時代，整理信息就意味著果斷地扔掉垃圾信息。其一就是扔掉書本。一般人按照普通速度閱讀書籍，書架上的書肯定會越堆越多。而書架的大小是有限的，因此放書的地方就會越來越少。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)書架已被塞得滿滿的，自然會萌生一種想法：“看來不能再這么沒有節(jié)制地買書啦”，然后對書籍就越來越無欲無求。書架的剩余空間減少，就意味著新信息的存放空間減少。增加書架的剩余空間，給新信息騰出地方。本來大家這般年紀(jì)，應(yīng)該像饑餓的人撲向面包似地啃讀書本，吸收知識?，F(xiàn)在卻受書架大小的限制，不得不收起對知識的渴求心。這實在非?？上?，就如同正值生長發(fā)育期的人卻沒能攝入足夠的營養(yǎng)一樣。這種情況下我們就需要用信息整理術(shù)，果