綜合項目實施檔案資料收集歸檔基本要求

第一部分檔案資料搜集、管理整理基礎要求土地整改信息檔案管理是指對項目運行和積累文件資料進行搜集、整理、歸檔、保管、移交、利用等一系列工作。信息檔案是項目管理工作關鍵組成部分?！锻恋亻_發(fā)整理項目管理暫行措施》要求：“項目申報單位應做好項目結果相關檔案管理工作，從項目申報到驗收經(jīng)過相關文件和資料，要搜集整理，立卷歸檔，妥善保管。”土地整改項目信息檔案是土地整改項目驗收及后評價必不可少材料。同時，國土資源信息化建設不停推進，土地整改也需要建立完善信息系統(tǒng)，實現(xiàn)土地整改計劃和項目管理數(shù)字化、信息化，而項目管理數(shù)字化、信息化需要以大量項目信息檔案資料為基礎。項目資料搜集、整理和歸檔關鍵性和關鍵意義1、關鍵性項目資料關鍵性表現(xiàn)在一下多個方面：（1）項目資料是項目全過程真實寫照，也是未來接收各級部門檢驗、審計和處理經(jīng)濟糾紛關鍵憑證；（2）項目資料是工程質量控制關鍵依據(jù)，對工程質量審查及工程質量事故追查起查考作用；（3）項目資料對工程建設審計及懲治腐敗起查考作用；（4）對其它工程起借鑒參考作用。2、關鍵意義全方面反應項目管理過程，立即了解工程建設情況，為工程建設管理提供必需工程決議信息，有利于加強對工程監(jiān)督，有利于提升以后項目標工程管理水平。二、目前檔案資料管理關鍵存在問題1、部分文件原件不齊全部分行政部門、設計、監(jiān)理、施工單位下發(fā)關鍵文件是復印件，難以滿足工程資料檔案管理質量標準要求。2、部分檔案資料填寫存在誤差有原始資料不能做到和工程同時進行，造成檔案資料和事實產(chǎn)生誤差，造成了多種建材質保書和合格證不全，不能全方面反應工程建設和質量；有原始資料不按分類要求成冊，成冊缺乏目錄或目錄不正確。3、原始簽證資料格式不規(guī)范部分監(jiān)理和施工單位原始資料未統(tǒng)一內容和格式，而是在施工過程中，不停增添內容和更換種類，資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，不便統(tǒng)一裝訂組卷。有資料員在資料編制過程中，首先因為對工程進度不了解，資料內容不能和實際施工進度情況相符；其次，不熟悉施工工藝操作過程，在資料表格編制過程中，出現(xiàn)該有項目內容沒有填，不該有項目內容卻填了。原始資料文字字跡潦草，使用不規(guī)范漢字，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人簽字，給后期完工資料編制工作帶來極大困難。4、完工資料移交不立即不能按要求立即移交工程完工資料，造成統(tǒng)一管理時間延誤，甚至造成完工資料丟失。5、檔案管理混亂，無專員負責關鍵表現(xiàn)在檔案搜集存檔時檔案資料雜亂混雜，不能分門別類歸檔；無專員管理，或管理人員無相關管理知識，只是對資料進行簡單羅列和存放。三、項目檔案歸檔項目檔案是指從項現(xiàn)在期工作、實施管理、完工驗收到交付使用及后期管護各階段所形成，含有保留價值文字、圖表、聲像等不一樣形式歷史統(tǒng)計，所以必需建立項目檔案管理制度。項目建設過程中，項目負擔單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等應在各自得職責范圍內負責項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作，屬于項目負擔單位歸檔范圍檔案資料，相關單位應按時、保質、保量移交項目負擔單位，項目負擔單位應對移交檔案資料單位技術責任人推行審核簽字手續(xù)。項目資料能夠按文書類、技術類、財務類和其它類進行分類；也能夠按立項階段、實施準備階段、施工階段、驗收準備階段、驗收階段和后續(xù)利用管護階段等分類。項目檔案資料登記應按性質和時序分別進行。項目檔案歸檔時間，可分階段在單位工程或單項工程完工后進行搜集、整理，項目完工驗收后，30天內應完成檔案歸檔工作。四、項目檔案歸檔標準1、檔案資料應“便于檢索”。2、檔案資料應分門別類歸檔。3、卷內文件材料排列有序以保持文件之間有機聯(lián)絡。4、案卷標題簡明扼要能充足說明卷內文件關鍵內容。5、卷內頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內容填寫清楚、正確、完整；卷內文件無金屬物，破損文件必需立即修復。6、案卷裝訂牢靠、美觀；檔案分類、組卷科學便于保留和利用。五、項目檔案歸檔文件《土地開發(fā)整理項目驗收規(guī)程》（GB/T1013-）附錄中要求了土地整改項目技術檔案基礎內容。關鍵包含：①反應工作過程關鍵文件。其中又包含反應任務起源關鍵文件，如相關上級部門同意計劃、項目設計、項目實施方案、等相關文件、項目實施部門上報申請書和上級批復、項目同意部門和項目實施部門之間簽署協(xié)議、項目同意部門下達項目任務書及其它關鍵文件。反應布署關鍵文件，如土地整改實施過程中關鍵會議紀要、關鍵問題書面匯報、相關領導檢驗指導工作談話統(tǒng)計等。反應驗收情況關鍵文件，如計劃、項目設計等結果、完工驗收和評審驗收會議統(tǒng)計、總結紀要和材料和驗收部門意見書和完工驗收結論等。②各個工作步驟關鍵信息技術結果。包含土地整改計劃結果；土地整改項目計劃、設計結果；各個工作步驟輔助性信息技術結果等。依據(jù)《土地開發(fā)整理項目驗收規(guī)程》（GB/T1013-）附錄C、《河北省土地整改項目管理暫行措施》對和項目建設相關關鍵活動、記載項目建設關鍵過程文件和含有保留價值多種載體均屬于歸檔范圍。關鍵包含：1、前期工作文件項目踏勘、立項報卷、審批、招投標等項目準備階段形成文件。2、監(jiān)理文件監(jiān)理單位在工程施工監(jiān)理過程中形成文件。3、施工文件施工單位在工程施工中形成文件。4、檢驗、完工驗收文件在項目檢驗、完工驗收活動中形成文件。5、后期管護文件在項目完工驗收交付使用后后期管護活動中形成文件。備查資料表序號分類內容1項目立項審批資料項目提議書及申報文件，可研匯報及入庫同意文件、報部立案文件，計劃設計及投資預算，項目計劃和預算同意文件，資金撥付文件，項目核查相關文件。2招投標資料招標公告，招標文件，投標文件，評標匯報，招標標底編制文件，中標通知書。3實施管理資料項目實施方案，領導機構文件，管理制度，會議紀要，項目建設大事記，設計變更資料、完工匯報。4協(xié)議協(xié)議資料設計、監(jiān)理、施工、勘測協(xié)議，賠償協(xié)議，管護協(xié)議，其它協(xié)議。相關單位資質材料。5監(jiān)理資料監(jiān)理計劃、細則、月報、日志，質量、進度、投資控制資料，監(jiān)理工作總結匯報。6施工管理資料施工組織設計，施工月報、日志，質量事故統(tǒng)計，單元工程質量評定資料，施工質量檢測資料，工程計量原始統(tǒng)計，完工圖紙，施工管理工作總結匯報。7權屬管理資料權屬調整公告、方案、協(xié)議，權屬管理工作總結匯報。8財務檔案完工決算資料9驗收資料歷次驗收結果資料。10影像資料照片，錄像。11其

她審計資料，工程管護資料，設計工作總結匯報。六、歸檔質量要求1、歸檔項目文件應為原件。2、歸檔文件材料內容、形式及其深度必需符合國家及省相關項目設計及預算、制圖、招投標、施工、監(jiān)理等方面技術規(guī)范、標準和規(guī)程。3、歸案文件內容必需真實、完整、正確、清楚、系統(tǒng)。4、歸檔文件應文字清楚、圖樣清楚、圖表整齊，簽字蓋章手續(xù)完備。5、歸檔文件應采取能夠長久保留，耐久性強不易褪色書寫材料書寫、繪制，圖紙為計算機出圖。6、按施工圖施工沒有變動，利用施工圖改繪完工圖，必需在施工圖上加蓋并簽署完工圖章。7、歸檔聲像資料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。七、資料組卷及編碼要求檔案文件組卷應遵照下述要求：（一)組卷方法卷盒內同一類型連續(xù)文件排列嚴格按文件時間自然形成規(guī)律排列。卷內文件排列標準：①文字材料按事項、專業(yè)次序排列。同一事項請示和批復、同一文件印本和定稿、主體和附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后次序排列。②圖紙按專業(yè)排列，現(xiàn)實狀況圖、計劃圖和完工圖在前，施工設計圖在后，設計圖中同專業(yè)圖紙按圖號次序排列。③現(xiàn)有文字材料又有圖紙案卷，文字材料排前，圖紙排后。（二)編制卷內文件頁號應符合下列要求：①卷內文件均按有書寫內容頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，后面在左下角。折疊后圖紙一律在下角。③成套圖紙或印刷成冊文件材料，自成一卷，原目錄可替換卷內目錄，無須重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（三)卷內目錄編制應符合下列要求：①卷內目錄式樣應寫明序號、文件編號、文件題名、日期、頁次。②序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。③文件編號：填寫工程文件原有文號或圖號。④文件題名：填寫文件標題全稱。⑤日期：填寫文件形成日期。⑥頁次：卷內文件次序頁碼。⑦卷內目錄排列在卷內文件首面之前。八、項目檔案資料目錄土地開發(fā)整理項目檔案資料目錄編號檔案內容負擔

單位監(jiān)管

單位建設

單位監(jiān)理

單位施工

單位備注項目立項設計階段1項目呈報書√√√2項目設計書（設計文本和預算）及電子文檔√√√3項目單體工程圖及電子文檔√√√4項目計劃圖（百分比尺1:-5000）；√√√5標注項目區(qū)土地利用總體計劃圖或土地整改計劃圖及電子文檔√√√6勘測定界圖和勘測定界技術匯報及電子文檔√√√7標注項目區(qū)標準分幅土地利用現(xiàn)實狀況圖及電子文檔√√8相關農(nóng)村集體經(jīng)濟組織意見√√9省國土資源廳、省財政廳下發(fā)建設任務和投資預算通知√√10省中心下發(fā)項目建設任務和投資預算函√√√項目實施階段一、前期準備階段資料1項目實施方案√√√附審查意見2組織實施資料2.1項目實施領導機構及辦事機構設置文件√2.2領導機構及辦事機構制度√2.3領導機構及辦事機構會議統(tǒng)計√2.4實施宣傳、征求意見相關資料√3項目公告資料√二、項目招投標資料1招投標領導小組文件√√2招標公告√√√3招標文件√√4中標單位投標文件√5評標文件√√6中標通知書√√√7其它√三、項目協(xié)議資料1項目測量協(xié)議√如由市統(tǒng)一簽署協(xié)議，則市中心需全部存檔，不然只存施工協(xié)議和協(xié)議√2項目設計協(xié)議√√3招投標代理協(xié)議√√4施工協(xié)議和協(xié)議√√5監(jiān)理協(xié)議√√6工程結算審計協(xié)議√√7工程移交及管護協(xié)議√√8其它協(xié)議及協(xié)議√√四、監(jiān)理資料（6類）1監(jiān)理工作總結√√√√單獨裝訂2項目工程質量評定匯報√√√√3綜合性文件結果資料3.1監(jiān)理工作指導文件3.1.1項目監(jiān)理計劃√√√√3.1.2監(jiān)理實施細則√√√√3.2監(jiān)理工作統(tǒng)計文件3.2.1第一次工地會議紀要√√3.2.2監(jiān)理例會會議紀要√√3.2.3專題工地會議紀要√√3.2.4專題匯報√√3.2.5監(jiān)理工程師通知單及其回復單√√3.2.6監(jiān)理工作聯(lián)絡單√√3.2.7監(jiān)理月報√√√3.3監(jiān)理協(xié)議√√備查資料3.4施工承包協(xié)議和協(xié)議變更補充協(xié)議文件√√3.5施工招投標文件√3.6√3.7計劃設計及其批復文件√√3.8施工設計及其說明文件（如有）√3.9設計交底和圖紙會審會議紀要√3.10其它監(jiān)理工作指令文件及來往函件√3.11項目現(xiàn)場監(jiān)理機構設置及人員配置文件√3.12項目監(jiān)理日志√√3.13監(jiān)理人員監(jiān)理日志√√3.14監(jiān)理巡視統(tǒng)計√√3.15旁站監(jiān)理統(tǒng)計√√3.16收發(fā)文登記√4質量控制文件結果資料4.1工程材料／構配件／設備報審表√√√4.2工程施工測量、放線報驗申請表√√√4.3不合格項目通知√√√4.4質量事故匯報和處理意見√√√4.5工程材料、構配件、設備進場報審表及附件√備查資料4.6工程施工測量、放線報審表附件√4.7見證取樣送檢試驗報審文件√4.8工程項目質量驗收劃分報審文件√4.9分項工程質量報驗申請表、工程驗收統(tǒng)計（含評定表）√√4.10分部、單位工程質量報驗申請表、工程驗收統(tǒng)計（含評定表）√√4.11協(xié)議段工程完工報驗單、協(xié)議段工程完工驗收申請匯報、質量評定表、完工驗收統(tǒng)計、質量控制資料檢驗統(tǒng)計√√4.12隱蔽工程質量報驗申請及驗收統(tǒng)計√√4.13其它相關工程質量控制文件√編號檔案內容負擔

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單位建設

單位監(jiān)理

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單位備注5進度控制文件結果資料

5.1施工組織設計（施工方案）報審表√√√5.2施工進度計劃報審表√√√5.3工程開工/復工審批表及項目開工令√√√5.4工程暫停令√√√5.5工程總進度調整計劃和階段性進度計劃報審文件√√√5.6工程延期匯報及審批√√√5.7現(xiàn)場組織機構及關鍵人員報審文件√備查資料5.8施工組織設計、施工方案、施工總進度計劃√5.9關鍵、復雜專題工程施工方案報審文件√5.10其它相關工程進度控制文件√6投資控制文件6.1工程完工結算審核意見書√√√結果資料6.2費用索賠匯報及審批√備查資料6.3工程款支付申請及工程款支付證書（含工程款支付申請表附件）√√6.4工程完工結算報批文件及附件√6.5工程量申報及審批文件√√6.6工程變更文件（含工程變更申請、批復及費用報審和簽認）√√6.7設計變更申請及批復√√6.8其它相關工程造價控制資料√五、施工資料（7類）1施工技術準備文件（監(jiān)理簽認）結果資料1.1施工組織設計報審表（附施工組織設計）√√√1.2設計交底相關統(tǒng)計及會議紀要√√√1.3施工方案（方法）報審表（附施工方案）√√√1.4協(xié)議段、單位、分部工程開工令（附協(xié)議段、單位、分部工程開工報審表）√√√1.5施工測量、放線報審表√√√2工程變更文件（含工程變更申請、批復及費用報審和簽認）√√√3設計變更申請及批復（含圖、工程量、預算及單價分析表）√√備查資料4施工材料質量證實文件及復試試驗匯報結果資料4.1鋼材、水泥、紅磚（空心磚）、其它材料、構件出廠質量證實文件、現(xiàn)場見證取樣送檢委托單、試驗匯報√√4.2砂、石現(xiàn)場見證取樣送檢委托單、試驗匯報√√4.3砂漿實、混凝土驗室配合比委托單、試驗室配合比通知單√√4.4砂漿、混凝土試塊強度試壓試驗匯報√√4.5路基壓實度等相關試驗匯報（如有）√√4.6檢測單位資質證實（復印件蓋章）√√5工程質量驗收文件5.1分項工程質量報驗申請表、工程驗收統(tǒng)計（含評定表）√√結果資料5.2分部、單位工程質量報驗申請表、工程驗收統(tǒng)計（含評定表）√√5.3協(xié)議段工程報驗申請表、工程驗收統(tǒng)計（含評定表）√√5.4質量控制資料核查統(tǒng)計√√5.5隱蔽工程質量報驗申請及驗收統(tǒng)計√√5.6輸水工程通水試驗統(tǒng)計、水源工程防滲試驗統(tǒng)計、設備安裝試運行統(tǒng)計√√

編號檔案內容負擔

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單位備注6施工統(tǒng)計6.1質量缺點和事故處理文件（如有