檔案管理培訓

檔案管理

大慶吉昌龍—孟凡松前言QIANYAN檔案管理--檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動檔案管理—專人專項負責檔案管理—目錄管理目錄1.歸檔文件的收集

2.歸檔文件的價值鑒定

3.歸檔文件的整理及裝訂4.歸檔文件的分類5.歸檔文件的排列8.歸檔文件裝盒6.歸檔文件的編號7.歸檔文件的編目9、歸檔文件的存放收集1.1.1歸檔文件的收集

歸檔文件的收集是指按照國家有關(guān)規(guī)定，對國家機關(guān)、社會組織以及個人從事公務(wù)活動所形成的各種文字、圖表、聲像、實物等文件材料進行收集的過程。一、收集概述

二、收集文件

收集文件總的原則是齊全完整。所謂齊全完整是指要把單位、部門，所應(yīng)該歸檔的全部文字材料、圖表、聲像、實物等各種門類、各種載體的材料收集起來，個人在公務(wù)活動中形成的文件材料也在收集的范圍，特別要注意對單位會議記錄的收集。1.1.2歸檔文件的收集即平時將某次會議或處理某件事、解決某個問題所形成的文字材料收集起來；常規(guī)會議、專題會議、臨時會議、戰(zhàn)略會議

即年終要把本單位收發(fā)文本上作了登記的全部文件材料收集起來；

1.1.3收集方法上要注意兩點

第一點是注意平時收集第二點是注意年終收集，

2.1.1歸檔文件的價值鑒定

歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)------經(jīng)驗歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

文件材料歸檔范圍是：反映公司主要職能活動和基本歷史面的對公司工作、企業(yè)建設(shè)具有利用價值的文件材料；單位工作活動中形成的在維護企業(yè)、集體和員工權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、兄弟單位的文件材料；下級部門報送的重要文件材料；對工作具有查考價值的文件材料。

2.1.2文件材料不歸檔范圍是不需辦理的一般性、電話記錄，內(nèi)部互相抄送的文件材料，負責人兼任外單位職務(wù)形成的與公司無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

對進入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其價值不同確定保管期限。檔案保管期限的劃分，按照2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。2.1.3永久保管的文書檔案主要包括：(一)制定的法規(guī)政策性文件材料(二)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；(五)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。

2.1.4定期保管的文書檔案主要包括：

（一）活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）一般性事務(wù)管理文件材料；（五）關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；（六）上級制發(fā)的屬于主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；(七）上級和同級制發(fā)的非本主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級、下級關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本的復函、批復等

文件材料；（九）下級報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文

件材料。形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

確定歸檔文件的整理

及裝訂《規(guī)則》已明確規(guī)定：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件?！兑?guī)則》規(guī)定，不只是單份文件，正本與定稿、原件與復制件、來文與復文等可作為一件，裝訂前首先必須對它們進行排序。一般來說順序如下：

1、正本在前，定稿在后2、正文在前，附件在后3、原件在前，復制件在后4、轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后5、復文在前，來文在后6、中文本在前，外文本在后

歸檔文件裝訂歸檔文件整理3.1.1確定歸檔文件的整理及裝訂

分類歸檔文件的

《規(guī)則》中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機體系的過程。

一是對于內(nèi)設(shè)機構(gòu)職能較多，形成文件數(shù)量大，分工明確的單位，按保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分類法;二是對于內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡單的基層單位或小機關(guān)，形成文件數(shù)量不是很多的單位，按保管期限—年度分類法。

4.1.1歸檔文件分類4.1.2什么是保管期限—年度—機構(gòu)（問題）分類法？就是先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下面按年度分類，再在年度下面按機構(gòu)（問題）分類。永久：2015年辦公室、人事、財務(wù)…..2016年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..2017年辦公室、業(yè)務(wù)一處、業(yè)務(wù)二處……..4.1.3什么是保管期限—年度分類法？保管期限—年度分類法就是先將歸檔文件按保管期限分類，再在保管期限下面按年度分類。

永久：2005、2006、2007………30年：2005、2006、2007………10年：2005、2006、2007………排列歸檔文件的

歸檔文件的排列應(yīng)在同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度進行排列。紀要、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。

1.同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件形成時間的先后順序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。2.不同事由間歸檔文件排列可根據(jù)文件的重要程度排列，分不清的，可以按時間的先后順序排列。原文在前，譯文本在后3.不同文本的排列5.1.1歸檔文件排列編號歸檔文件的

6.1.1什么是歸檔文件的編號？

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。全宗號年度室編件號機構(gòu)或問題保管期限館編件號22201716辦公室永久歸檔章格式1、全宗號2、保管期限3、年度4、室編件號5、機構(gòu)（問題）6、館編件號歸檔章格式包括6項內(nèi)容

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。因為是必備項，有全宗號的單位，必須填寫，沒有全宗代號的單位此欄空置，

保管期限：填寫歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“30年”、“10年”。也可填寫簡稱“永”“30”“10”。

年度：填寫文件形成年度，應(yīng)采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字標注。如：一九九八年表示為“1998”，不能簡化為“98”。

室編件號：按文件排列順序從“1”開始逐件標注。室編件號應(yīng)在同一年度、同一組織機構(gòu)的同一保管期限內(nèi)，從“1”開始逐件流水編號。機構(gòu)（問題）：《規(guī)則》將機構(gòu)（問題）項作為選擇項，是因為對于文件數(shù)量少或內(nèi)部機構(gòu)簡單的機關(guān)，只選擇年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無須再分機構(gòu)

館編件號：暫不填寫，如需檔案移交進館時按進館要求填寫。

編目歸檔文件的

編目是指編制歸檔文件目錄，即應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的原貌。

編目應(yīng)以“件”為單位進行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復文進行編目，通過檢索復文來實現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。7.1.1歸檔文件的編目7.1.2歸檔文件目錄的項目填寫

歸檔文件目錄包括1、件號2、責任者3、文號4、題名5、日期6、頁數(shù)7、備注7.1.3歸檔文件目錄裝訂歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。也就是說將歸檔文件目錄區(qū)分不同保管期限分別裝訂，原則上每年形成三本目錄（永、30、10），每本目錄中的不同機構(gòu)(問題)，用歸檔文件目錄封面區(qū)分，并且在歸檔文件目錄右肩上標注機構(gòu)（問題）。裝盒歸檔文件

裝盒是歸檔文件整理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，它包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊等工作內(nèi)容。

不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機構(gòu)(問題)的情況下，不同機構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。8.1.1歸檔文件裝盒

1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，無上述情況，暫不填寫。2、整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，誰整理就填誰，以明確責任。3、檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。歸檔文件在機關(guān)檔案部門保存階段內(nèi)如有變動情況，檔案工作人員應(yīng)隨時在備考表中注明，以使后續(xù)管理以及檔案移交進館等工作得以正常進行。備考表填寫：備考表置于檔案盒內(nèi)文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。8.1.2歸檔文件裝盒

檔案放哪兒容易分類易于保密保護性好檢索簡便9.1.1抽屜式直立檔案319.1.2開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般329.1.3穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存339.1.3檔案盒容易保存有順序性34標準統(tǒng)一便于存取長期保存保護性好9.1.4檔案盒35靈活取用存量較小容易脫落9.1.5金屬文件夾36隔水防污拿取方便保密性低暫時保存9.1.6透明資料袋37拿取方便臨時存取保密性差9.1.7多層資料盒9.1.8歸檔文件整理流程示意圖收集——齊全完整——平時及時收集鑒定——確定歸檔范圍、剔除不歸檔文件———2006年以后劃定保管期限（永久、30年、10年）；06年以前仍為永久、長期、短期裝訂——確定歸檔文件整理單位，并按規(guī)定方法裝訂分類——保管期限—年度—機構(gòu)（問題）或保管期限—年度排列——按保管期限及文件形成時間。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列、不同事由、不同文字

間的歸檔文件排列編號——首頁上端居中空白處蓋歸檔章—填寫歸檔章各項編目——按要求填寫歸檔文件目錄—