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OA辦公自動(dòng)化
a
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OfficeAutomationSystem,OA)是
指:基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互連的分布式軟件系統(tǒng),通過(guò)有效的資
源共享和信息交流、發(fā)布,達(dá)到提高工作效率,降低勞動(dòng)強(qiáng)
度,減少重復(fù)勞動(dòng)的目的。它強(qiáng)調(diào)人與人之間、各部門(mén)之間、
企業(yè)之間的協(xié)同工作,以及相互之間進(jìn)行有效的交流、溝通。
國(guó)1.1OA的背景
國(guó)1.2OA的歷史
國(guó)1.3中國(guó)需要什么樣的OA?
回1.4辦公自動(dòng)化-企業(yè)信息化的核心
1.1OA的背景
辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生背景
辦公自動(dòng)化是70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量
急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下,發(fā)展起
來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技
術(shù),使人們借助各種設(shè)備解決對(duì)一部分辦公業(yè)務(wù)的處理,達(dá)
到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量,方便管理和決策的目的。
0A的知識(shí)領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工
程學(xué)等學(xué)科,并且0A體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透
性,所以0A的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。
辦公自動(dòng)化的處理范圍
0A的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率。因此我們?nèi)?/p>
常工作的所有內(nèi)容都可以歸入0A處理的范疇,如文字處理、
文件譽(yù)寫(xiě)、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管理、會(huì)議管
理、資料管理、檔案管理、客戶(hù)管理、訂貨銷(xiāo)售,庫(kù)存管理,
生產(chǎn)計(jì)劃,器材需求,技術(shù)管理,質(zhì)量管理,成本、財(cái)務(wù)計(jì)
算、勞資、人事管理等等,這些都是辦公軟件的處理范圍。
由于0A承載過(guò)多,以至于我們無(wú)法定義和處理這么豐
富的內(nèi)涵的名詞,又由于它如此耳熟,更換一個(gè)名詞的成本
太高,我們現(xiàn)在還不得不和這個(gè)有著豐富內(nèi)涵的變色龍一樣
的名詞打交道,并且通過(guò)上下文來(lái)揣摩它的確切含義。一般
情況下,如果有兩個(gè)人在討論辦公自動(dòng)化的問(wèn)題,我們對(duì)雙
方達(dá)成對(duì)該名詞的一致意見(jiàn)的可能性表示悲觀。實(shí)際上完全
可能的是,大家都在使用同一名詞,但誰(shuí)也聽(tīng)不清誰(shuí)在說(shuō)什
么。
1.2OA的歷史
31.2.1第一代辦公自動(dòng)化:個(gè)體工作自動(dòng)化
31.2.2第二代辦公自動(dòng)化:實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化
Q1.2.3第三代辦公自動(dòng)化:以知識(shí)管理為核心(-)
S1.2.4第三代辦公自動(dòng)化:以知識(shí)管理為核心(二)
1.2.1第一代辦公自動(dòng)化:個(gè)體工作自動(dòng)化
1972年,靠磁芯存儲(chǔ)技術(shù)起家的美籍華人科學(xué)家王安博士
開(kāi)創(chuàng)了王安公司,并推出了2200文字處理系統(tǒng)(Word
ProcessingSystem,WPS),從此WPS一詞正式出現(xiàn)。WPS
把王安公司推向了事業(yè)的頂峰,使辦公自動(dòng)化發(fā)展到一個(gè)嶄
新的階段。之后,由于微處理器速度和性能的不斷提高,使
個(gè)人電腦走向輝煌,為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了更加有利的硬件環(huán)
境。
1995年8月微軟推出了Windows95,1998年又升級(jí)為功
能更加強(qiáng)大的Windows98以及后來(lái)的Windows2000o在這
些爭(zhēng)奇斗艷的操作平臺(tái)上,Lotus公司首先推出了著名的表
格處理軟件Lotus1—2—3;Lotus合并到IBM后,先后開(kāi)
發(fā)了Lotusl—2—3Office、OfficeProo操作系統(tǒng)的更新?lián)Q
代和辦公套件的不斷升級(jí),為辦公自動(dòng)化提供了越來(lái)越多的
功能,包括文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)、簡(jiǎn)報(bào)和幻燈片制
作等功能,為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了非常有利的軟件環(huán)境。
第一代辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)是:
a)要有一臺(tái)中檔以上的個(gè)人(或商用)電腦并安裝一
個(gè)高版本的操作系統(tǒng)(如Windows98或OS/2WarpServer)
和一組跨平臺(tái)的辦公套件(如MSOffice97或Lotus
OfficePro)。
b)它是面向辦公室管理層和事務(wù)處理人員的管理信
息系統(tǒng)(MIS),它基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù),以結(jié)構(gòu)化數(shù)
據(jù)為主要處理和存儲(chǔ)對(duì)象,只限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)
計(jì)。
這一時(shí)期的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即為第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng),
它是以個(gè)人電腦和辦公套件為主要特征,應(yīng)用基于文件系統(tǒng)
和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理對(duì)象,強(qiáng)
調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電
子化,完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍,實(shí)
現(xiàn)個(gè)體工作的自動(dòng)化。
1.2.2第二代辦公自動(dòng)化:工作流程自動(dòng)化
從信息技術(shù)的發(fā)展來(lái)看,基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的第一代辦公
自動(dòng)化系統(tǒng)存在著以下不足:
a)PC的負(fù)擔(dān)過(guò)重,且價(jià)格偏高;
b)由于缺乏公共的基礎(chǔ)通信平臺(tái),不僅通用性差、可
再用性低,而且沒(méi)有通信和協(xié)同工作的能力,不能建立統(tǒng)一
的集成辦公平臺(tái);
c)系統(tǒng)自適應(yīng)能力差,只能按開(kāi)發(fā)時(shí)確定的思路、流
程和功能處理信息;
d)信息管理只限于企業(yè)內(nèi)部,沒(méi)有或缺少外部信息來(lái)
源。
隨著局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和因特網(wǎng)的高速發(fā)展,辦公自動(dòng)化
的內(nèi)涵也發(fā)生了變化。1999年底全球聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)增至1.5
億臺(tái)。全世界越來(lái)越多的個(gè)人電腦聯(lián)到了Internet上瀏覽
世界各個(gè)地方的信息資源。在這種大環(huán)境下,人們開(kāi)始考
慮把個(gè)人電腦聯(lián)到因特網(wǎng)上,來(lái)解決第一代辦公自動(dòng)化所
存在的諸多不足,并擴(kuò)展辦公自動(dòng)化的功能。
個(gè)人電腦聯(lián)了網(wǎng),很多軟件資源可以通過(guò)ISP的服務(wù)器
從網(wǎng)上免費(fèi)或廉價(jià)下載,瘦客戶(hù)機(jī)、胖服務(wù)器的研究大大
減輕了個(gè)人電腦的負(fù)擔(dān)。使用基于對(duì)象一關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)
(ORDB)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)(DataWarehouse),增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的
通用性和可再用性。
基礎(chǔ)通信平臺(tái)的使用,大大提高了通信和協(xié)同工作的能
力。1995年,IBM公司CEO郭士納(Gerstner)提出“以
網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算"(Network—CentricComputing)模
式,極大地影響了辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì),出現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)
為中心,以信息(或工作流)為主要處理內(nèi)容的第二代辦
公自動(dòng)化系統(tǒng)。
第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有以下特點(diǎn):
a)以網(wǎng)絡(luò)為中心,以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流(或工作
流)為主要存儲(chǔ)和處理對(duì)象;
b)有利于在企業(yè)內(nèi)部建立通信基礎(chǔ)平臺(tái),不僅提高了
辦公的效率,減少了扯皮和內(nèi)耗,還增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性。
這一時(shí)期的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更多地承擔(dān)了一個(gè)信息通道
的責(zé)任,建立和完善各個(gè)職能部門(mén)之間的溝通和信息共享
機(jī)制,建立協(xié)同工作的環(huán)境。在辦公自動(dòng)化覆蓋到的辦公
機(jī)構(gòu)內(nèi),所有員工都可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),根據(jù)自己
的權(quán)限,了解自己需要完成的工作,包括上級(jí)交辦的事情、
需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事情、自己需
要的信息以及與別人共享的信息,也就是說(shuō),通過(guò)辦公自
動(dòng)化系統(tǒng),員工能夠?qū)ψ约核獙?shí)施的任務(wù)和目標(biāo)“知其
然”。
與第一代相比,第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前進(jìn)了一大步,但
缺少的是對(duì)知識(shí)的管理,這與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不相適應(yīng)。
1.2.3第三代辦公自動(dòng)化:以知識(shí)管理為核心(一)
從20世紀(jì)80年代中期至今的短短10多年時(shí)間內(nèi),國(guó)內(nèi)
辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段,實(shí)現(xiàn)了兩
個(gè)革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以
個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔
寫(xiě)作電子化,完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電
子比特方式的飛躍。從20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始,隨著以
LotusNotes為代表的工作流群件技術(shù)的面世,以及網(wǎng)絡(luò)通
訊技術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性
演進(jìn),第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)
為主要特征,實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳
統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。
隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨,知識(shí)已成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)
和社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源,最大限度地掌握和
利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的核心。對(duì)知
識(shí)前所未有的重視使以工作流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面
臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)與機(jī)構(gòu)不僅要求
員工對(duì)他所要實(shí)施任務(wù)目標(biāo)能夠“知其然”,更要求員工
一特別是管理者一能夠“知其所以然”。在上述背景下,
辦公自動(dòng)化領(lǐng)域不可避免地孕育著一場(chǎng)新的革命:從以工
作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升到以知識(shí)管理
為核心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。以公文流轉(zhuǎn)為例,第二
代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處
理,第三代辦公自動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)
環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識(shí),包括在線的專(zhuān)家、
文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息,確保每一個(gè)使用者
都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)<覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)
習(xí),使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變,
從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中,大大提高了企業(yè)
與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。
Lotus第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理念
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的辦公已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文件處理和行政
事務(wù)了,其目的在于達(dá)到整個(gè)企業(yè)的最終目標(biāo),這就需要
依靠先進(jìn)的管理思想和方法。在辦公管理中,工作人員之
間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制,這些基本要求在以
知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都將得到更好的滿(mǎn)
足。
所謂知識(shí)管理,實(shí)際上是一種系統(tǒng),是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知
道什么,如何定位擁有專(zhuān)門(mén)知識(shí)的人,如何傳遞這些知識(shí),
以及如何有效利用知識(shí)的系統(tǒng)。通過(guò)利用先進(jìn)的協(xié)作技術(shù),
能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間,將正確的知識(shí)傳給正確的人,幫助企
業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的演變
同步,即由以數(shù)據(jù)為主要處理內(nèi)容的第一代辦公自動(dòng)化發(fā)
展到以信息為主要處理內(nèi)容的第二代辦公自動(dòng)化,再發(fā)展
到以知識(shí)為主要處理內(nèi)容的第三代辦公自動(dòng)化。在辦公自
動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展中,使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人員范圍逐步
擴(kuò)大,由企業(yè)行政人員擴(kuò)展到企業(yè)的管理層,再擴(kuò)展到企
業(yè)的全體員工。另外,在運(yùn)作機(jī)制上,也是從辦公室的結(jié)
構(gòu)化數(shù)據(jù)處理到企業(yè)內(nèi)部和外部信息的處理,再到有用知
識(shí)的處理。從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件,到構(gòu)建Web應(yīng)用等
各種方式中獲取、存儲(chǔ)、提煉和再用知識(shí)。
在部署實(shí)施基于知識(shí)管理的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)過(guò)程
中,企業(yè)與機(jī)構(gòu)需要:
a)把知識(shí)管理融入BPR(業(yè)務(wù)流程重組)
將知識(shí)創(chuàng)造與發(fā)布同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相結(jié)合,不僅可以節(jié)
省大量開(kāi)支,更重要的是能夠產(chǎn)生巨大的價(jià)值,通過(guò)知識(shí)管
理實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程中無(wú)序的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化管理,實(shí)現(xiàn)知識(shí)
共享和再利用,從而提高業(yè)務(wù)水平和效率。
b)改造企業(yè)文化
知識(shí)管理的成功首先取決于鼓勵(lì)信息共享的企業(yè)文化。改
造傳統(tǒng)的企業(yè)文化、建立有利于知識(shí)共享的新型企業(yè)文化,
是企業(yè)能夠在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不斷發(fā)展的關(guān)鍵因素。
c)通過(guò)知識(shí)管理提高企業(yè)的核心能力一建立學(xué)習(xí)型企業(yè)
所謂學(xué)習(xí)型企業(yè),是指通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)改進(jìn)企業(yè)自身、提
高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè),善于不斷地學(xué)習(xí)是它的本質(zhì)特征。這
里所說(shuō)的學(xué)習(xí)并不僅僅是單純的看書(shū)、辦學(xué)習(xí)班,而是包括
了企業(yè)在系統(tǒng)研究項(xiàng)目和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)支持過(guò)程中
學(xué)習(xí),它強(qiáng)調(diào)全員學(xué)習(xí)、全程學(xué)習(xí)和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。全員學(xué)習(xí),
從決策層、管理層到具體操作層都要全身心地投入學(xué)習(xí);全
程學(xué)習(xí),任何企業(yè)的運(yùn)作都包括準(zhǔn)備、計(jì)劃、推行3個(gè)階段,
把學(xué)習(xí)融入企業(yè)運(yùn)作的所有階段;團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí),不僅重視個(gè)人
學(xué)習(xí)和個(gè)人智力的開(kāi)發(fā),更重視團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)和群體智力的開(kāi)
發(fā)。
Lotus第三代OA的架構(gòu)
自Lotus公司11年前首創(chuàng)“群件”概念并推出世界
上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)群件概念的軟件產(chǎn)品LotusNotes至今,群件
技術(shù)獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展。隨著Internet技術(shù)的迅速發(fā)展,
Lotus進(jìn)一步將Internet/Intranet/Extranet(因特網(wǎng)、內(nèi)
聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng))的技術(shù)和應(yīng)用與群件技術(shù)進(jìn)行成功的集成,
從而形成了新一代的以知識(shí)管理為核心的信息技術(shù)。
在底層是企業(yè)的基本信息支撐環(huán)境,它包括MRPII、MIS
系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種層次生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的信息化支撐,
以及對(duì)企業(yè)外部Internet的信息獲取。通過(guò)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)優(yōu)
秀的Internet信息獲取工具,可以有效地利用外部的有用
信息為企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程服務(wù),幫助企業(yè)更好地把握
來(lái)自市場(chǎng)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。第二層是企業(yè)多維知識(shí)倉(cāng)庫(kù),存在
于底層企業(yè)信息支撐環(huán)境中的企業(yè)信息資源是龐雜而海量
的,需要在數(shù)據(jù)挖掘與模式提取的工具支持下,發(fā)掘其中有
價(jià)值的模式與知識(shí),進(jìn)行緊密而科學(xué)的組織,這是支持知識(shí)
管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的有利依據(jù)。知識(shí)管理的目的就在于更好地支
持各個(gè)層次企業(yè)員工的工作流過(guò)程,包括:
(1)員工與企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)之間的個(gè)人知識(shí)挖掘與融合過(guò)
程,用于完成員工不斷根據(jù)個(gè)人需求在知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中的映射與
知識(shí)提取,以及員工個(gè)人知識(shí)不斷融合進(jìn)入企業(yè)整個(gè)知識(shí)倉(cāng)
庫(kù)的過(guò)程;
(2)員工之間的知識(shí)流轉(zhuǎn)與共享過(guò)程,提供了不同知識(shí)
映射集合之間共享與交叉的可能,同時(shí)也提供了無(wú)法進(jìn)入企
業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中的非結(jié)構(gòu)化個(gè)人頭腦知識(shí)的交流與互動(dòng)的機(jī)
會(huì),從而可能引發(fā)新的知識(shí)的產(chǎn)生;
(3)個(gè)人知識(shí)支持的工作過(guò)程與信息回饋過(guò)程,是在個(gè)
人知識(shí)平臺(tái)支持下指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)員工的工作過(guò)程,以及工作結(jié)果
的信息回饋過(guò)程。充分利用這一過(guò)程,可以及時(shí)地收集知識(shí)
利用的反饋信息,為閉環(huán)知識(shí)管理系統(tǒng)的完善與控制提供了
必要基礎(chǔ)。
基于企業(yè)多維知識(shí)倉(cāng)庫(kù)還可以通過(guò)進(jìn)一步的知識(shí)支持
與決策分析過(guò)程建立面向決策的企業(yè)決策支持系統(tǒng)。通過(guò)建
立決策模型與先進(jìn)系統(tǒng)理論的應(yīng)用,支持企業(yè)決策者高層次
的管理決策過(guò)程,從根本上決定與引導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展演變過(guò)
程。
在上述分析中,我們看到知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部的縱向提取過(guò)
程、員工與知識(shí)系統(tǒng)的發(fā)散性融合作用、企業(yè)員工工作環(huán)境
中員工知識(shí)的相互交叉作用、相增相長(zhǎng),以及員工知識(shí)在企
業(yè)信息管理中的循環(huán)更新過(guò)程,這正是知識(shí)管理系統(tǒng)的邏輯
實(shí)現(xiàn)模型。
上面的Lotus解決方案框架(LotusSolutions
Framework)描述了九種不同的基于LotusDomino/Notes和
上Net技術(shù)的應(yīng)用解決方案類(lèi)型:
(1)工作組通信:在工作組的成員間提高信息交換的效
率,如電子郵件、在線日歷等。
(2)企業(yè)級(jí)通信:跨越企業(yè)內(nèi)部門(mén)間的界限,提供全企
業(yè)的復(fù)雜的信息傳遞系統(tǒng)。
(3)企業(yè)間通信:企業(yè)間郵件、EDI、電子化文檔交換(例
如基于Web發(fā)布文檔)o
(4)工作組協(xié)作:利用在線討論組和共享資源,發(fā)揮工
作組中每個(gè)人的技能達(dá)到共同探索和集體決策。
(5)企業(yè)級(jí)知識(shí)管理:跨越企業(yè)內(nèi)部門(mén)間的界限,更好
地利用企業(yè)內(nèi)的各類(lèi)智力資源,避免企業(yè)內(nèi)各種寶貴的經(jīng)驗(yàn)
和專(zhuān)長(zhǎng)埋沒(méi)于個(gè)人或某個(gè)部門(mén)內(nèi)部。將這些智力資源與企業(yè)
的工作環(huán)境相集成,形成可以指導(dǎo)員工的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)培
訓(xùn)的“知識(shí)”。
(6)電子社區(qū)開(kāi)發(fā):跨越企業(yè)間的界限,在某些方面具
有共同利益的實(shí)體形成虛擬的電子化共同空間,利用該空間
為各個(gè)參與者服務(wù),例如在線交換創(chuàng)意和分布式的學(xué)習(xí)工
具。
(7)工作組級(jí)流程創(chuàng)新:將工作組內(nèi)部的信息流和知識(shí)
流應(yīng)用于工作流程中,以創(chuàng)造新的或改進(jìn)現(xiàn)有的工作方式和
流程(例如銷(xiāo)售自動(dòng)化)。
(8)企業(yè)級(jí)流程創(chuàng)新:打破部門(mén)間的界限,在企業(yè)內(nèi)重
新協(xié)調(diào)工作流程,以實(shí)現(xiàn)減少停頓時(shí)間、避免冗余和相互抵
觸的目標(biāo)和激勵(lì)機(jī)制。例如很多企業(yè)在改造“從概念到市場(chǎng)”
的產(chǎn)品制造流程,使其更加有效和迅速。
(9)價(jià)值鏈創(chuàng)新:將企業(yè)級(jí)的流程創(chuàng)新擴(kuò)展到企業(yè)之間,
從企業(yè)所處的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值鏈入手,改造企業(yè)間的工作流
程,為所有的企業(yè)帶來(lái)收益。
1.3中國(guó)需要什么樣的OA?
中國(guó)的辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管
理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,政府對(duì)企業(yè)的管理出了依靠
法律、法規(guī)之外,還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行
許多決策的時(shí)候,也經(jīng)常需要向主管的政府部門(mén)請(qǐng)示匯報(bào)。
另外,當(dāng)時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來(lái)我往難以分
辨,并且存在著比較嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系,即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官
員行政級(jí)別掛鉤,因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。
此時(shí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn):以公文處理、檔案管
理為核心的辦公管理系統(tǒng)。辦公就是辦文,其主要的功能包
括:
收文管理、發(fā)文管理、會(huì)議管理、檔案管理等內(nèi)容。管
理的中心內(nèi)容是依據(jù)國(guó)家的公文管理辦法和檔案管理法規(guī)
以及各部委或者行業(yè)的檔案管理規(guī)定的需要存檔的文件以
及企業(yè)內(nèi)部的其他文件等。
各地政府機(jī)關(guān)和企業(yè)主管部門(mén)一般根據(jù)國(guó)務(wù)院下發(fā)
的關(guān)于公文管理的行政法規(guī)制作出相應(yīng)的執(zhí)行措施,基本保
持系統(tǒng)內(nèi)的一致性,規(guī)范了辦公中的公文處理和檔案管理流
程。同時(shí)也起到了的內(nèi)部信息溝通、上行下達(dá)以及和上級(jí)主
管部門(mén)的溝通作用。因?yàn)椴捎秒娔X和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理,提高了
工作效率,減少了紙張浪費(fèi)。
盡管如此,由于大部分企業(yè)的組織架構(gòu)都有明顯的層
級(jí)結(jié)構(gòu),傳統(tǒng)的辦文程序,從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、
下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié),存在流程復(fù)雜,流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng),
導(dǎo)致辦公效率低,決策緩慢等問(wèn)題。
由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動(dòng),因此解決之
道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不僅將辦文內(nèi)容電子
化,而且實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過(guò)程電子化,從根本上改變了傳統(tǒng)的
工作模式。辦文者可隨時(shí)了解文件到達(dá)哪里,辦理的情況怎
樣,對(duì)逾期沒(méi)有辦理的文件,可以自動(dòng)催辦,文件辦理完畢,
可以自動(dòng)歸檔,歸檔后的文件可供借閱和調(diào)閱等,消除手工
工作過(guò)程中的存在流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng),文件去向不明以及不便于跟
蹤等問(wèn)題。
在此種情況下,辦公自動(dòng)化作的所有工作不過(guò)是將手
工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上,并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)
特點(diǎn),卻沒(méi)有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自
動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在有限。如果我們仔細(xì)觀察市面上
的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品,所提供的附加功能的深度和廣度也是非
常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的基
本現(xiàn)實(shí)和困境,這也是我們的客戶(hù)對(duì)辦公自動(dòng)化不滿(mǎn)意的焦
點(diǎn)所在。
面對(duì)這樣困境,我們會(huì)問(wèn):客戶(hù)究竟需要什么樣的辦公
自動(dòng)化系統(tǒng)?辦公自動(dòng)化會(huì)發(fā)展到哪里去呢?
當(dāng)我們的目光移開(kāi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),我們就會(huì)發(fā)現(xiàn),在
企業(yè)除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外,還有財(cái)務(wù)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷(xiāo)
售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè),他們
之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)。就前端來(lái)說(shuō),我們經(jīng)常需要進(jìn)
行退出一個(gè)系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個(gè)系統(tǒng),并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常
不一致,我可以比較肯定地說(shuō),目前中國(guó)具有信息系統(tǒng)的企
業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個(gè)供應(yīng)商提供的
多個(gè)系統(tǒng),但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件,集成
了其中的一部分,全部集成的企業(yè)鳳毛麟角。
對(duì)于后臺(tái)數(shù)據(jù)的完全集成,由于集成的工作量和供應(yīng)商
數(shù)量成非線性增長(zhǎng),在一定時(shí)期內(nèi),我們幾乎不抱信心。于
是希望能夠由前臺(tái)(界面)集成這些信息,如果能夠從辦公
自動(dòng)化系統(tǒng)可以獲得所需的全部信息,就太好不過(guò)了。辦公
自動(dòng)化在這里變成了一個(gè)黏合劑,把所有的系統(tǒng)集成在一起
(與其說(shuō)是集成,不如說(shuō)是拼湊)。讓我們有了整體的感覺(jué),
雖然還有遺憾,總算進(jìn)了一步。
集成,這是第一點(diǎn)需求。
從目前用戶(hù)的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成
本考慮,Web界面最容易接受。另外從集成方面來(lái)講,必須
采用人人支持的Web標(biāo)準(zhǔn)如HTML,JavaScript,ActiveX,
HOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一個(gè)界面下容納,否則的
化,技術(shù)難度就會(huì)導(dǎo)致集成不可能實(shí)現(xiàn)。
完全基于Web,這是第二點(diǎn)需求。
對(duì)于流程,熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人就會(huì)想起收發(fā)文的
流程。那是非常完善的、符合層級(jí)結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。
對(duì)于如何優(yōu)化該流程,如果我們局限于原有的思維模式和知
識(shí)領(lǐng)域,我們無(wú)法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想
對(duì)目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。
流程優(yōu)化,這是第三點(diǎn)需求。
進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者,要求辦
公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有知識(shí)內(nèi)涵,或者說(shuō)是基于知識(shí)。提供
知識(shí)管理所需的最基本的IT工具,知識(shí)存儲(chǔ)庫(kù)和知識(shí)交流
場(chǎng)所,更高級(jí)的意義上提供,基于知識(shí)的崗位要求和評(píng)估體
系。
管理知識(shí)的,這是第四點(diǎn)需求。
總之我們要求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系
統(tǒng)緊密集成的,完全采用Web技術(shù)的,流程優(yōu)化以及具有知
識(shí)管理功能的辦公管理系統(tǒng)。
1.4辦公自動(dòng)化企業(yè)信息化的核心
當(dāng)今,辦公自動(dòng)化軟件已進(jìn)入到第三代了,即以知識(shí)管理
為核心的辦公自動(dòng)化,其目的是把企業(yè)長(zhǎng)期保存下來(lái)的信息
資源,連同專(zhuān)家、知識(shí)員工積累的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新思想進(jìn)行
有效地整理、挖掘、共享和利用,使企業(yè)了解自己擁有哪些
獨(dú)特的知識(shí),以及如何利用這些知識(shí)來(lái)進(jìn)一步發(fā)展、壯大。
實(shí)際上,應(yīng)用好第三代辦公自動(dòng)化軟件,將大大地提高企業(yè)
內(nèi)部信息化水平,促使企業(yè)內(nèi)部信息資源重新整合、配置,
以適應(yīng)于電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái),使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)大潮中始
終立于不敗之地。
然而,縱觀國(guó)內(nèi)大部分企業(yè),真正能把0A軟件用好的
還是為數(shù)不多的,這里面涉及到方方面面,綜合因素較多。
0A發(fā)展的瓶頸:
(1)OA(OfficeAutomation)概念普及宣傳力度不夠:目
前在報(bào)刊雜志、電視廣播、廣告、市場(chǎng)策劃等方面對(duì)0A的
宣傳很有限,0A涉及知識(shí)面較廣,如群件平臺(tái)、工作流管理、
協(xié)同辦公、安全權(quán)限、知識(shí)管理等等,讓企業(yè)員工一下子接
受這些概念,需要一個(gè)過(guò)程,對(duì)于非IT企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō),
要使他理解這些概念,并非易事。
(2)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)實(shí)施0A系統(tǒng)重要性認(rèn)識(shí)不夠:許多
企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為電子商務(wù)主要是與生產(chǎn)有關(guān)的原料的購(gòu)
進(jìn)、產(chǎn)品的賣(mài)出以及市場(chǎng)的開(kāi)拓,只注意到了網(wǎng)絡(luò)信息對(duì)降
低原料、推廣成本的作用,卻沒(méi)有意識(shí)到當(dāng)市場(chǎng)這一外在環(huán)
境透明后,企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的源泉就是內(nèi)部管理的成本降低。
(3)企業(yè)實(shí)施0A外部軟硬件環(huán)境不夠:0A重點(diǎn)在于協(xié)同辦
公、工作流,因而要求在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)行。然而在IT行
業(yè)飛速發(fā)展的今天,有些企業(yè)電腦尚未聯(lián)網(wǎng)。單機(jī)工作,無(wú)
法運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、共享信息,更談不上運(yùn)行0A;有的企業(yè)即
使組建了局域網(wǎng),但也僅是擺設(shè)而已,缺乏網(wǎng)絡(luò)操作經(jīng)驗(yàn)、
缺乏網(wǎng)絡(luò)管理人才。
(4)企業(yè)員工素質(zhì)參差不齊,電腦操作技能差、電腦知識(shí)
不夠:企業(yè)0A建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程,需要多人的參與與協(xié)作,
人人要懂電腦,要會(huì)操作,否則系統(tǒng)信息流如何流轉(zhuǎn)?
(5)缺乏對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、規(guī)范化的評(píng)估體系:一
個(gè)企業(yè)在實(shí)施0A系統(tǒng)時(shí),其企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、信息
管理規(guī)范化方面需要達(dá)到一定程度,方能使0A系統(tǒng)順利實(shí)
施,許多企業(yè)不規(guī)范內(nèi)部管理,忽略了對(duì)管理的改革,基于
網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理模式還沒(méi)有建設(shè)起
來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)一拍板,就一窩蜂上,而不管0A實(shí)施效果。
(6)缺乏對(duì)0A的統(tǒng)一定義:0A是干什么的?國(guó)內(nèi)沒(méi)有一個(gè)
權(quán)威的定義,許多傳統(tǒng)企業(yè)的決策者在習(xí)慣思維、傳統(tǒng)模式
的框框下還沒(méi)跳出來(lái),對(duì)于0A能給企業(yè)帶來(lái)什么、企業(yè)需
要0A做什么,沒(méi)有做深層次的思考。
(7)缺乏0A軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn):目前國(guó)內(nèi)開(kāi)發(fā)0A軟件的公司
相當(dāng)多,大家各顯神通、百花齊放,有的是專(zhuān)業(yè)公司開(kāi)發(fā),
有的是企業(yè)內(nèi)部組織開(kāi)發(fā),各自為戰(zhàn),尚未形成統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)
標(biāo)準(zhǔn),因而0A軟件的通用性、適用性較差。
(8)缺乏0A軟件產(chǎn)品化:由于各企業(yè)對(duì)0A認(rèn)識(shí)不同、需
求不同、標(biāo)準(zhǔn)不同,一些開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)的0A軟件只是專(zhuān)為
某些客戶(hù)訂制的,或是僅適應(yīng)一小范圍的企業(yè),不具備產(chǎn)品
化的特征,因而0A軟件的產(chǎn)品化道路是曲折的。
對(duì)發(fā)展0A產(chǎn)業(yè)的幾點(diǎn)看法:
(1)加大力度推廣0A:宣傳0A理念,傳播0A知識(shí),讓0A
得到全社會(huì)的認(rèn)識(shí)和支持,使企業(yè)具備實(shí)施0A系統(tǒng)的環(huán)境
和條件。
(2)盡快規(guī)劃、定義0A:國(guó)家相關(guān)單位如能出臺(tái)有關(guān)0A
標(biāo)準(zhǔn)性定義文檔、有關(guān)0A產(chǎn)業(yè)政策,將對(duì)0A產(chǎn)業(yè)的發(fā)展起
到推波助瀾的作用。
(3)加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)的實(shí)施培訓(xùn)工作:實(shí)施企業(yè)0A是一個(gè)龐大
的系統(tǒng)工程,要求企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范化,制定嚴(yán)格的實(shí)施計(jì)
劃,堅(jiān)決執(zhí)行;上至總經(jīng)理,下至普通員工,均應(yīng)積極參加
培訓(xùn),積極參與0A系統(tǒng)的實(shí)施建設(shè)。建立一個(gè)強(qiáng)有力的客
戶(hù)支持中心,專(zhuān)職為客戶(hù)進(jìn)行0A系統(tǒng)培訓(xùn)及系統(tǒng)實(shí)施,為
客戶(hù)排憂解難,并不斷反饋客戶(hù)運(yùn)行0A系統(tǒng)的信息。
(4)加強(qiáng)0A開(kāi)發(fā)商之間的合作與交流:強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合,有利于
開(kāi)發(fā)水平的提高、開(kāi)發(fā)周期的縮短,避免低水平的重復(fù),提
高產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)能力。群雄時(shí)代合則強(qiáng)。
企業(yè)0A系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)的功能
我們認(rèn)為一個(gè)企業(yè)的0A系統(tǒng)的成熟度是衡量一個(gè)企業(yè)
是否成功地實(shí)行了辦公自動(dòng)化、建立起企業(yè)內(nèi)部信息管理系
統(tǒng)、為迎接新世紀(jì)電子商務(wù)做好了準(zhǔn)備的標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)的0A
系統(tǒng)應(yīng)是:
(1)企業(yè)通訊平臺(tái):建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng),
使企業(yè)內(nèi)部通訊與信息交流快捷流暢,并且與Internet郵
件互通。
(2)信息發(fā)布平臺(tái):為企業(yè)的信息發(fā)布交流提供一個(gè)有效
的場(chǎng)所,如電子公告牌、電子論壇、電子刊物,使企業(yè)的規(guī)
章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)能及時(shí)傳播,使企
業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)。
(3)協(xié)同工作平臺(tái):將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為
基于項(xiàng)目或任務(wù)的〃扁平式管理〃模式,使普通員工與管理層
之間的距離在物理空間上縮小的同時(shí),心理距離也將會(huì)逐漸
縮小,提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作能力,將人從繁瑣的事務(wù)、森嚴(yán)
的等級(jí)、刻板的環(huán)境中解放出來(lái),最大限度地釋放人的創(chuàng)造
力。
(4)公文流轉(zhuǎn)平臺(tái):變革了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式,
企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表
傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽
發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式,真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
(5)日常辦公平臺(tái):變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式,
擴(kuò)大了辦公區(qū)域,可在家中、不同城市甚至世界各個(gè)角落通
過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接隨時(shí)辦公。員工隨時(shí)從今日或待辦工作中看到需
要他處理的工作,系統(tǒng)將按工作的輕重緩急提醒員工,進(jìn)行
催辦。
(6)信息集成平臺(tái):現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP
系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),對(duì)企
業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用,但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜
態(tài)的,0A系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能,能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中,使企業(yè)員工能有效獲取處理信
息,提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。
(7)知識(shí)管理平臺(tái):系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專(zhuān)
家技能,改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高生產(chǎn)效
率和員工的技能素質(zhì)。
a
知識(shí)管理(KnowledgeManagement,KM)是指一個(gè)
組織整體上對(duì)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、共享、創(chuàng)新的管理
過(guò)程」目的是提高組織中知識(shí)工作者的生產(chǎn)力,提高組織的
應(yīng)變能力和反應(yīng)速度,創(chuàng)新商業(yè)模式,增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
國(guó)2.1OA與知識(shí)管理
目.2知識(shí)管理的概念
也_知識(shí)管理的發(fā)展歷史和目的
及.4知識(shí)管理的基礎(chǔ)內(nèi)容
發(fā).5知識(shí)管理的價(jià)值
&在企業(yè)中實(shí)施知識(shí)管理的原則和步驟
2.1OA與KM
首先,0A是KM的基礎(chǔ),是KM的入門(mén)。其次,KM是
0A量變到質(zhì)變的過(guò)程。它們處于企業(yè)信息化過(guò)程中完全不同
的階段和層面。
企業(yè)實(shí)施0A的目的在于將企業(yè)中的手工管理工作電子
化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化,是知識(shí)管理的初級(jí)階段,0A實(shí)現(xiàn)的是
傳統(tǒng)處理方式的變革。
而KM則是一種方法論,企業(yè)實(shí)施KM的目標(biāo)是管理方法、
管理制度上的提高,為0A系統(tǒng)提供了方法論和戰(zhàn)略方向。
企業(yè)實(shí)施0A系統(tǒng),如同一個(gè)嬰兒開(kāi)始呀呀學(xué)語(yǔ),是一
種突破,但也只是一個(gè)開(kāi)始。而當(dāng)企業(yè)隨著自身的成長(zhǎng),將
會(huì)有更進(jìn)一步,更深一層的需求。那就是從一個(gè)呀哎呀學(xué)語(yǔ)
的孩童成長(zhǎng)為一位舌戰(zhàn)群儒的成人。正由于這樣一種渴望破
繭化蝶的本能,KM誕生了。
2.2知識(shí)管理的概念
知識(shí)管理是指一個(gè)組織整體上對(duì)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、學(xué)習(xí)、
共享、創(chuàng)新的管理過(guò)程。目的是提高組織中知識(shí)工作者的生
產(chǎn)力,提高組織的應(yīng)變能力和反應(yīng)速度,創(chuàng)新商業(yè)模式,增
強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
對(duì)于企業(yè)而言,知識(shí)管理是一種全新的經(jīng)營(yíng)管理模式,其
出發(fā)點(diǎn)是將知識(shí)視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源,把最大限度地
掌握和利用知識(shí)作為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。知識(shí)管理代表
了理解和探索知識(shí)在管理和工作中的作用的新發(fā)展,這種理
解和探索方式更加有機(jī)、更加全面。
其實(shí),知識(shí)管理并不是懸在空中或獨(dú)立于其他管理范疇之
外的管理內(nèi)容,而是與具體的智能管理相結(jié)合的基礎(chǔ)管理。
多類(lèi)型的知識(shí)管理結(jié)合起來(lái),形成企業(yè)完整的知識(shí)管理體
系。
簡(jiǎn)潔地說(shuō):知識(shí)管理是充分地利用集體智慧來(lái)增強(qiáng)應(yīng)變和
創(chuàng)新能力。
注意點(diǎn):是這個(gè)定義中沒(méi)有說(shuō)到技術(shù),雖然知識(shí)管理經(jīng)常
需要IT技術(shù)幫助,但是知識(shí)管理本身不是一門(mén)技術(shù)。
2.3知識(shí)管理的發(fā)展歷史和目的
知識(shí)管理的發(fā)展:
20世紀(jì)70年代至80年代
開(kāi)始出現(xiàn)一些超文本/群件應(yīng)用系統(tǒng),依賴(lài)人工智能和專(zhuān)
家系統(tǒng)的知識(shí)管理系統(tǒng)(KnowledgeManagementSystem,
KMS),以及諸如“知識(shí)獲取”,“知識(shí)工程”,“以知識(shí)為基
礎(chǔ)的系統(tǒng)"和“基于計(jì)算機(jī)的存在論”等觀點(diǎn)
20世紀(jì)80年代中期
盡管古典經(jīng)濟(jì)學(xué)理論忽視了知識(shí)作為資產(chǎn)的價(jià)值,而且
多數(shù)組織缺乏管理知識(shí)的戰(zhàn)略和方法,知識(shí)(以及以它為基
礎(chǔ)體現(xiàn)的專(zhuān)業(yè)能力)作為競(jìng)爭(zhēng)性資產(chǎn)的重要性已經(jīng)明確化
1989年
1,一個(gè)美國(guó)企業(yè)社團(tuán)啟動(dòng)了“管理知識(shí)資產(chǎn)”的項(xiàng)目
2,有關(guān)知識(shí)管理的論文開(kāi)始在〈斯隆管理評(píng)論〉,〈組織科
學(xué),,〈哈佛商業(yè)評(píng)論〉以及其它刊物上出現(xiàn)
3,過(guò)于組織學(xué)習(xí)和知識(shí)管理的第一批專(zhuān)著也開(kāi)始出版,如彼
得.圣吉的v第五項(xiàng)修煉,和Sakaiya的v知識(shí)價(jià)值的革命,
4,國(guó)際知識(shí)管理網(wǎng)絡(luò)(IKMN)在歐洲創(chuàng)辦
1990年
許多管理咨詢(xún)公司開(kāi)始實(shí)施企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)管理項(xiàng)目,而且
一些著名的美國(guó),歐洲和日本企業(yè)建立了重點(diǎn)知識(shí)管理項(xiàng)目
1994年
IKMN又吸收了位于美國(guó)的"知識(shí)管理論壇”和其他與知識(shí)
管理相關(guān)的團(tuán)體和出版物,公布了對(duì)歐洲企業(yè)開(kāi)展的知識(shí)管
理調(diào)查的結(jié)果
知識(shí)管理的目的:
知識(shí)管理能夠整合企業(yè)的知識(shí)資源,將個(gè)人知識(shí)和信息提
升為組織知識(shí)。按照企業(yè)的實(shí)際需求,對(duì)企業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)
和有序化處理,并且根據(jù)知識(shí)之間的相互關(guān)系進(jìn)行組織、存
取,便于知識(shí)積累和共享,解決知識(shí)“找不到”的問(wèn)題。以
企業(yè)知識(shí)庫(kù)為基礎(chǔ),新員工能很快地熟悉前人的工作環(huán)境,
學(xué)習(xí)其他員工的經(jīng)驗(yàn),進(jìn)而減少因員工流失帶來(lái)的知識(shí)流
失,增加企業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,方便企業(yè)的后繼者輕松獲取前人積
累的知識(shí)。
知識(shí)管理在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源有序化的基礎(chǔ)上,通過(guò)建立相
應(yīng)的客戶(hù)、市場(chǎng)及突發(fā)事件的專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò),能夠提高對(duì)外反應(yīng)
速度,這種快速反應(yīng)表現(xiàn)在企業(yè)部門(mén)內(nèi)部,部門(mén)之間以及企
業(yè)與客戶(hù)和供應(yīng)商之間。
知識(shí)管理有助于企業(yè)從現(xiàn)有數(shù)據(jù)中挖掘有用知識(shí)、增強(qiáng)企
業(yè)商務(wù)智能。信息化的推進(jìn)讓企業(yè)積累了大量的數(shù)據(jù),固此
建立充分利用這些數(shù)據(jù)的意識(shí),并從零亂的數(shù)據(jù)中挖掘有用
的知識(shí),就意味著企業(yè)開(kāi)始向知識(shí)管理邁進(jìn)。數(shù)據(jù)挖掘通過(guò)
數(shù)據(jù)總結(jié)、數(shù)據(jù)分類(lèi)、數(shù)據(jù)聚類(lèi)和關(guān)聯(lián)規(guī)則來(lái)發(fā)現(xiàn)知識(shí)。
知識(shí)管理有助于發(fā)現(xiàn)和培育新的想法和思維。在以技術(shù)和
服務(wù)快速變化為特征的商業(yè)中,創(chuàng)新永遠(yuǎn)是保持長(zhǎng)久競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)
勢(shì)的主要源泉。對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō),一個(gè)很重要的問(wèn)題就是
如何使員工一起跨越時(shí)間和地理的界限,獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,交流思
想,共同創(chuàng)造新的思維。企業(yè)通過(guò)知識(shí)管理把員工聚集到“真
正的”知識(shí)共享流程中,充分利用人們頭腦中的創(chuàng)造性思維,
產(chǎn)生新技術(shù)和新服務(wù)的創(chuàng)新思維。
2.4知識(shí)管理的基礎(chǔ)內(nèi)容
132.4.1顯性知識(shí)與隱性知識(shí)
02.4.2知識(shí)流程
02.4.3文檔管理
2.4.1顯性知識(shí)與隱性知識(shí)
顯性知識(shí)與隱性知識(shí)是知識(shí)分類(lèi)的兩個(gè)重要概念,特別是
隱性知識(shí)的運(yùn)用和轉(zhuǎn)化,如何將個(gè)人擁有的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為
組織知識(shí),是知識(shí)管理與創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。
所謂顯性知識(shí)(ExplicitKnowledge)是指可以通過(guò)語(yǔ)言
方式傳播的知識(shí)。典型的顯性知識(shí)主要是指以專(zhuān)利、科學(xué)發(fā)
明和特殊技術(shù)等形式存在的知識(shí),存在書(shū)本、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、
CD-ROM等介質(zhì)中。顯性知識(shí)是可以表達(dá)的、有物質(zhì)載體
的、可確知的。在OECD(經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織)中的知識(shí)
的四類(lèi)劃分中,關(guān)于知道是什么(Know-what)和知道為什
么(Know-why)的知識(shí)基本屬于顯性知識(shí)。
所謂隱性知識(shí),也稱(chēng)為“隱含經(jīng)驗(yàn)類(lèi)”(Tacit
Knowledge),往往是個(gè)人或組織經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累而擁有的知
識(shí),通常不易用語(yǔ)言表達(dá),也難以傳播。隱性知識(shí)所對(duì)應(yīng)的
是OECD分類(lèi)中知道怎樣做(Know-how)和知道是誰(shuí)
(Know-who)的知識(shí),其特點(diǎn)是不易被其他人所理解和掌
握。
顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的劃分突破了過(guò)去人們對(duì)知識(shí)的
認(rèn)識(shí),對(duì)未經(jīng)系統(tǒng)化處理的經(jīng)驗(yàn)類(lèi)知識(shí)給予承認(rèn)。如果說(shuō)顯
性知識(shí)是“冰山的尖端”,隱性知識(shí)則是隱藏在水面以下的大
部分,它們雖然比顯性知識(shí)難以發(fā)覺(jué),卻是社會(huì)財(cái)富的最主
要源泉。知識(shí)管理中的一個(gè)重要觀點(diǎn)就是隱性知識(shí)比顯性知
識(shí)更完善、更能創(chuàng)造價(jià)值,隱性知識(shí)的挖掘和利用能力是個(gè)
人和組織獲得成功的關(guān)鍵。
在東西方認(rèn)識(shí)論的歷史上,西方一般強(qiáng)調(diào)顯性知識(shí),東
方更重視隱性知識(shí)。在近幾年的知識(shí)管理發(fā)展中也可以看
出,亞洲等知識(shí)管理最佳實(shí)踐的公司增長(zhǎng)速度明顯高于歐
美,對(duì)于人以及隱性知識(shí)的重視是其中一個(gè)重要原因。但是,
我們認(rèn)為顯性知識(shí)與隱性知識(shí)是相互作用、相互補(bǔ)充的。我
們把人類(lèi)知識(shí)通過(guò)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的相互作用不斷創(chuàng)
造增長(zhǎng)的過(guò)程稱(chēng)為知識(shí)的轉(zhuǎn)化。
2.4.2知識(shí)流程
知識(shí)流程是指組織的核心資源——知識(shí)在組織內(nèi)部各個(gè)
知識(shí)駐點(diǎn)之間為創(chuàng)造價(jià)值而形成的一系列積累、共享、交流
的過(guò)程。知識(shí)流程不同于信息流程,知識(shí)流程中顯性的一部
分是通過(guò)信息流程的方式表現(xiàn)出來(lái)的。知識(shí)流程中隱性的一
部分更多的表現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu)、組織制度、溝通方式等。
對(duì)于以項(xiàng)目為主的組織來(lái)說(shuō),項(xiàng)目運(yùn)作的流程是構(gòu)成該
知識(shí)流程的主流程,根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)作的不同階段,又可分支出
關(guān)于組織、人員、數(shù)據(jù)、關(guān)系等支流程。項(xiàng)目運(yùn)作前期的客
戶(hù)關(guān)系管理的知識(shí);開(kāi)發(fā)階段需要搜集大量的資料和數(shù)據(jù)、
發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提交項(xiàng)目建議書(shū)等;正式立項(xiàng)后,則進(jìn)入以商業(yè)
方案為目標(biāo)的項(xiàng)目運(yùn)作階段:項(xiàng)目組的正式成立、項(xiàng)目成員
的分工、項(xiàng)目的階段成果,直至提交最終項(xiàng)目成果。
在該過(guò)程中,組織的文化、環(huán)境、制度、結(jié)構(gòu)等直接作
用于項(xiàng)目運(yùn)作中。組織中的數(shù)據(jù)、資料等從開(kāi)發(fā)客戶(hù)到項(xiàng)目
完成被大量地調(diào)用。這些形成相對(duì)獨(dú)立的知識(shí)流程,同時(shí)又
是組織整體主知識(shí)流程的分支流程,與主知識(shí)流程共同構(gòu)成
組織的網(wǎng)狀知識(shí)流程。
知識(shí)流程的設(shè)計(jì)和重組包括以下幾個(gè)方面:
(1)組織知識(shí)的基礎(chǔ)編碼與標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制
將組織流程納入知識(shí)流程,首先要實(shí)現(xiàn)組織知識(shí)的規(guī)范
化和標(biāo)準(zhǔn)化,完成基礎(chǔ)編碼?;A(chǔ)編碼要依據(jù)組織及知識(shí)的
特點(diǎn),制定實(shí)用的編碼規(guī)則,形成系統(tǒng)的編碼體系?;A(chǔ)編
碼要具有唯一性、相對(duì)穩(wěn)定性、完整性和可擴(kuò)展性。
建立基礎(chǔ)編碼和標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制有利于計(jì)算機(jī)處理和員工
共享,保持組織信息的一致性,為知識(shí)流程的設(shè)計(jì)與重組提
供良好的基礎(chǔ)。
(2)外部知識(shí)內(nèi)化的機(jī)制
由于社會(huì)分工的專(zhuān)業(yè)化程度加深,使得任何一家企業(yè)都
不可能將企業(yè)所需的專(zhuān)家知識(shí)、市場(chǎng)信息等知識(shí)全部收集起
來(lái)。除了自身的知識(shí)的積累,外部知識(shí)的內(nèi)化也是組織獲取
知識(shí)的一個(gè)重要渠道。
外部知識(shí)可以分為個(gè)人的知識(shí)和組織的知識(shí)兩種。關(guān)于
個(gè)人的知識(shí)主要是在特定領(lǐng)域立有某項(xiàng)專(zhuān)長(zhǎng)、豐富經(jīng)驗(yàn)的
人,包括專(zhuān)家、顧問(wèn)等;組織的知識(shí)包括客戶(hù)、供應(yīng)商、競(jìng)
爭(zhēng)對(duì)手等。
建立外部知識(shí)內(nèi)化機(jī)制就是要制定長(zhǎng)期、中期甚至短期
規(guī)劃,按照計(jì)劃定期請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)講解最新的業(yè)務(wù)技術(shù)、管理技
術(shù)和經(jīng)營(yíng)思想,隨時(shí)關(guān)注客戶(hù)、供應(yīng)商及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的發(fā)展和
成長(zhǎng),在交流與關(guān)注中增進(jìn)學(xué)習(xí),并且將外部專(zhuān)家所傳授的
知識(shí)以及與客戶(hù)等交流中學(xué)到的知識(shí)整理成規(guī)范文檔,定期
更新,使之成為企業(yè)內(nèi)部可共享的知識(shí)。
(3)用知識(shí)流程統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程和管理流程
知識(shí)流程的設(shè)計(jì)和重組,最終要統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程和管理流
程。組織知識(shí)在標(biāo)準(zhǔn)化、流程化過(guò)程中,不斷發(fā)育、成長(zhǎng),
是個(gè)螺旋上升的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中,知識(shí)的作用和價(jià)值被
提升,知識(shí)成為企業(yè)運(yùn)作的核心。扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的組織結(jié)
構(gòu)應(yīng)運(yùn)而生,知識(shí)流程突顯為組織的核心流程。
從知識(shí)的角度出發(fā),用知識(shí)流程統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程和管理流
程,可以避免因?yàn)榱鞒滩贿m導(dǎo)致的工作脫節(jié)、分立,交流與
共享受阻,不能協(xié)作相通。以知識(shí)流動(dòng)貫穿組織流程、以知
識(shí)駐點(diǎn)凝聚知識(shí)和擁有知識(shí)的人,使組織流程在知識(shí)的流動(dòng)
中更加有序、高效。
(4)授權(quán)管理
在知識(shí)流程中,如何控制好流程的出入口和知識(shí)的流
向,讓員工得到自己需要并且有權(quán)得到的知識(shí),為企業(yè)發(fā)揮
最大的作用,這就需要充分利用授權(quán)管理。
授權(quán)一般是指授以他人行動(dòng)或決策的權(quán)利。授權(quán)管理則
是對(duì)授權(quán)進(jìn)行管理的機(jī)制。在知識(shí)流程中,授權(quán)管理可以理
解為授以員工對(duì)知識(shí)的查閱、創(chuàng)建、修改、刪除等權(quán)利。授
權(quán)管理必須從知識(shí)使用的角度出發(fā),在知識(shí)角色中考慮每個(gè)
員工的權(quán)限。這在一定程度上打破了傳統(tǒng)部門(mén)的界限,使得
適當(dāng)?shù)闹R(shí)能夠在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候更迅速地傳給適當(dāng)?shù)娜恕A己?/p>
的授權(quán)管理有利于企業(yè)知識(shí)的流動(dòng)和員工知識(shí)的共享與交
流。
2.4.3文檔管理
文檔管理是對(duì)基本數(shù)據(jù)和知識(shí)信息進(jìn)行控制的機(jī)制。
文檔管理包括以下幾個(gè)部分:
(1)目錄管理
目錄管理是實(shí)際上是對(duì)基本數(shù)據(jù)和知識(shí)的分類(lèi)、授權(quán)服
務(wù)進(jìn)行控制的機(jī)制。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),目錄是一個(gè)有架構(gòu)的組織系
統(tǒng),無(wú)論采用的是最常使用的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)還是其他架構(gòu)。目錄
管理是一種存儲(chǔ)資料的結(jié)構(gòu),給定一個(gè)人的名稱(chēng)或者某種資
源,目錄管理就可以提供用來(lái)訪問(wèn)那個(gè)人或者資源的信息。
(2)知識(shí)的分類(lèi)和模塊化機(jī)制
接下來(lái)要完成對(duì)組織知識(shí)的梳理。組織需要將知識(shí)的基
本分類(lèi)與自身知識(shí)特點(diǎn)結(jié)合起來(lái),不斷細(xì)化不同類(lèi)別的知
識(shí)。
在知識(shí)分類(lèi)與細(xì)化的過(guò)程中,將不同的知識(shí)依據(jù)一定的
任務(wù)和目標(biāo)聚集起來(lái),形成若干個(gè)知識(shí)聚集點(diǎn),即知識(shí)駐點(diǎn)。
知識(shí)駐點(diǎn)真正以知識(shí)為衡量標(biāo)準(zhǔn),不受任何職能部門(mén)的干
擾。對(duì)于能夠解決某一相對(duì)獨(dú)立問(wèn)題的一個(gè)或者幾個(gè)知識(shí)駐
點(diǎn),按照邏輯整合起來(lái),就能形成通常所說(shuō)的模塊。
(3)內(nèi)部文檔的積累與更新機(jī)制
文檔的積累合和更新是任何一家企業(yè)必做的工作,但大
多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有將其機(jī)制化和規(guī)范化,經(jīng)常造成積累的知識(shí)
未得到很好的利用。
文檔的積累需要有專(zhuān)門(mén)的知識(shí)管理人員將企業(yè)的技術(shù)
訣竅、最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略形成文字材料,予以分類(lèi)存
檔,以供組織成員共享。
文檔定期更新,要求知識(shí)管理人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)必須
重新審視已經(jīng)存檔的文件之間是否有過(guò)時(shí)的、失效的、繁雜
的內(nèi)容或者互相沖突的內(nèi)容。這樣就能確保存檔文件的有效
性、精煉性和一致性。
(4)知識(shí)地圖和知識(shí)搜索機(jī)制
當(dāng)組織知識(shí)積累到一定程度,并且簡(jiǎn)單的瀏覽與查找已
經(jīng)不能很快得到滿(mǎn)意的結(jié)果的時(shí)候,知識(shí)地圖和知識(shí)搜索的
需求就提上日程。
這里知識(shí)地圖是指組織知識(shí)的分布圖,是指出知識(shí)位置
的向?qū)?,告訴人們到哪里去找他們所需的專(zhuān)門(mén)知識(shí)。知識(shí)地
圖的特點(diǎn)是指出擁有知識(shí)的人,以及記錄知識(shí)的文件和數(shù)據(jù)
庫(kù)。若一個(gè)組織擁有很好的知識(shí)地圖,員工就可以很方便地
找到知識(shí)源。知識(shí)地圖只是指出知識(shí)的位置,并不包含知識(shí)。
建立組織的知識(shí)地圖,首先要找出組織中的重要知識(shí)、
核心知識(shí),然后將其公布,并顯示所在的位置。創(chuàng)建知識(shí)地
圖所需的信息一般在組織中已經(jīng)具備,只是以分散的、未成
文的形式存在。員工頭腦里往往存在自身領(lǐng)域知識(shí)源和專(zhuān)家
網(wǎng)絡(luò),他們知道哪里去找自己需要的知識(shí)和專(zhuān)家。組織知識(shí)
地圖的創(chuàng)建就是要把這些分散的〃小地圖〃整合起來(lái),按照組
織知識(shí)邏輯,形成組織的知識(shí)地圖系統(tǒng)。
2.5知識(shí)管理的價(jià)值
中國(guó)經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)期以來(lái)在不斷地轉(zhuǎn)型,這個(gè)過(guò)程在加入WTO
后顯得更為重要,在這種轉(zhuǎn)換中,成長(zhǎng)型企業(yè)愈來(lái)愈需要與
之匹配的信息技術(shù)平臺(tái)來(lái)支撐大量的信息。
知識(shí)管理的價(jià)值在哪里?
企業(yè)作為一種社會(huì)組織形式,其經(jīng)營(yíng)的根本目的是為了創(chuàng)
造價(jià)值,而企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱歸根結(jié)底地反映在企業(yè)創(chuàng)造價(jià)
值能力的強(qiáng)弱之上。過(guò)去,企業(yè)的價(jià)值基本上取決于企業(yè)的
賬面價(jià)值,但是“知識(shí)管理”的到來(lái)徹底改變了人們對(duì)企業(yè)
價(jià)值的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)。越來(lái)越多的企業(yè)市值遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其賬面價(jià)值
的事實(shí)表明:在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)的真正價(jià)值已不再只是資
產(chǎn)負(fù)債表上的股東權(quán)益凈值,而應(yīng)該再加上企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的
提升。而“知識(shí)管理”在企業(yè)價(jià)值提升的過(guò)程中無(wú)疑扮演著
一個(gè)最為關(guān)鍵的角色。
我們究竟需要一個(gè)怎么樣的知識(shí)管理系統(tǒng)呢?
企業(yè)需要一個(gè)什么樣的信息系統(tǒng),利用什么技術(shù)來(lái)解決企
業(yè)中什么樣的問(wèn)題?這是我們?cè)谕菩幸粋€(gè)應(yīng)用系統(tǒng)首先會(huì)
考慮的問(wèn)題。首先,知識(shí)管理著眼的企業(yè)管理是要建立一個(gè)
協(xié)作環(huán)境,即信息化的工作環(huán)境;其次、企業(yè)中的大量決策
信息,是由這個(gè)環(huán)節(jié)所整理提供的,其信息來(lái)源的廣泛性和科
學(xué)性直接導(dǎo)致決策的合理程度;第三,在企業(yè)中每個(gè)項(xiàng)目的推
動(dòng)過(guò)程中,各個(gè)環(huán)節(jié)的里程碑均是通過(guò)該系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)監(jiān)督確
認(rèn),其過(guò)程監(jiān)督的及時(shí)性和合理性對(duì)于項(xiàng)目或事務(wù)的評(píng)估至
關(guān)重要;第四,該系統(tǒng)a
平臺(tái)要求是安全的。
基于上述的思路,我
們對(duì)于企業(yè)的知識(shí)管理
進(jìn)行了一個(gè)全新的定
義:企業(yè)在實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的時(shí)候,首先要建立一個(gè)環(huán)境,這
個(gè)環(huán)境應(yīng)當(dāng)使成員溝通的時(shí)候變得非常容易O其次,這個(gè)環(huán)境
中應(yīng)該將原有的“人盯人”的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊ぷ髁?/p>
的管理方式,從而解決最棘手的工作效率問(wèn)題。第三,應(yīng)當(dāng)利
用系統(tǒng)積累的大量信息資源,在此基礎(chǔ)上作進(jìn)一步的管理,
使之變成企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn),并成功建立企業(yè)知識(shí)文化體系O第
四,系統(tǒng)中的不同成員組織應(yīng)具有不同等級(jí)的權(quán)限。
由此,我們不難對(duì)企業(yè)所需要的KM系統(tǒng)做出這樣的界
定:它以互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)為基礎(chǔ),幫助企業(yè)對(duì)組織中的知
識(shí)資源進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理,變傳統(tǒng)的面向“職能”
管理方式向面向“流程”的管理方式轉(zhuǎn)變,讓系統(tǒng)環(huán)境里的
所有人都能快速而方便地訪問(wèn)到或?qū)W習(xí)到所需要的信息和
知識(shí),為企業(yè)在成長(zhǎng)過(guò)程中積累大量的知識(shí)財(cái)富,并且為其
他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供有效的數(shù)據(jù)源。
2.6在企業(yè)中實(shí)施知識(shí)管理的原則和步驟
知識(shí)的流傳自古有之,從很早時(shí)期的師傅帶徒弟,到工
業(yè)社會(huì)的合作化生產(chǎn),以至到目前的數(shù)字化經(jīng)濟(jì)。尤其是近
年,企業(yè)都在強(qiáng)調(diào)“以人為本“,無(wú)不重視人的重要性。因?yàn)?/p>
在這些過(guò)程中,人作為一個(gè)知識(shí)的載體而存在。有價(jià)值的經(jīng)
驗(yàn)、方案和技巧,都保留在員工的大腦中,為企業(yè)發(fā)揮著作
用。當(dāng)員工離開(kāi)企業(yè)時(shí),同時(shí)存放在員工大腦中的知識(shí)也離
開(kāi)了企業(yè)。企業(yè)不得不重新培養(yǎng)新人,將它培養(yǎng)成一個(gè)有知
識(shí)的員工,但并不長(zhǎng)久又會(huì)面臨同樣的問(wèn)題。這就是為什么
企業(yè),尤其是IT等高科技企業(yè),員工的流失率以至是企業(yè)
心中永遠(yuǎn)的痛。
企業(yè)認(rèn)識(shí)到:企業(yè)不僅僅是一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體,同時(shí)也是一
個(gè)知識(shí)實(shí)體。應(yīng)該將企業(yè)作為公司的知識(shí)載體而不是員工的
大腦。將這些知識(shí)如何有效和高效地利用起來(lái),達(dá)到企業(yè)知
識(shí)創(chuàng)新的目的。就是我們認(rèn)為的知識(shí)管理的目標(biāo)。
那么知識(shí)管理要遵循的原則是什么呢?
積累是知識(shí)管理的基礎(chǔ):共享是知識(shí)管理的價(jià)值體現(xiàn);
創(chuàng)新是知識(shí)管理的最終追求。
第一步,通過(guò)知識(shí)管理將公司內(nèi)部的信息積累,保存起
來(lái)。這是企業(yè)內(nèi)開(kāi)展后續(xù)知識(shí)管理戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。比如一個(gè)企
業(yè)的檔案管理體系,將公司內(nèi)有價(jià)值的文檔歸檔。比如企業(yè)
的信息系統(tǒng),將企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存下來(lái)。這些都為未來(lái)的
企業(yè)進(jìn)行決策和判斷提供了事實(shí)基礎(chǔ)。
《麥肯錫方法》中提到麥肯錫公司解決問(wèn)題的程序的第
一步就是:以事實(shí)為基礎(chǔ)。事實(shí)是友善的。做為知識(shí)創(chuàng)新的
土壤,有了寶貴的知識(shí)積累,知識(shí)創(chuàng)新才能成為可能。比如,
美國(guó)福特公司積累了大量的發(fā)動(dòng)機(jī)實(shí)驗(yàn)的數(shù)據(jù)、撞車(chē)數(shù)據(jù)。
利用這些數(shù)據(jù),可以迅速進(jìn)行計(jì)算機(jī)的模擬測(cè)試。比如通過(guò)
模擬測(cè)試,發(fā)現(xiàn)有一種噪音實(shí)際是從地板上產(chǎn)生的,而不是
其他。這樣發(fā)現(xiàn)了噪音源就是一個(gè)重要的突破。為設(shè)計(jì)新的
低噪音的汽車(chē)提供了寶貴的依據(jù)。相反,對(duì)準(zhǔn)備進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)
域的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)優(yōu)勢(shì)是無(wú)法模仿的。
第二步,使將積累的知識(shí)在企業(yè)進(jìn)行共享。如果只是知
識(shí)積累,而沒(méi)有提供共享和交流的手段,沒(méi)有形成知識(shí)在企
業(yè)內(nèi)部的自由流淌。那知識(shí)積累的價(jià)值沒(méi)有體現(xiàn)。從現(xiàn)今的
經(jīng)濟(jì)來(lái)看,經(jīng)濟(jì)模式從封閉型、地區(qū)性向開(kāi)放性、全球性轉(zhuǎn)
變。固步自封的想法是可笑和危險(xiǎn)的。將企業(yè)內(nèi)寶貴積累的
知識(shí)在企業(yè)內(nèi)共享和交流。讓知識(shí)共享成為一個(gè)企業(yè)的文
化。那么一個(gè)項(xiàng)目的失敗教訓(xùn),會(huì)為企業(yè)所有的項(xiàng)目借鑒。
一個(gè)項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn),也會(huì)從單一項(xiàng)目的個(gè)體行為,拓展成
為一個(gè)企業(yè)的整體行為。將提高企業(yè)利用知識(shí)的整體價(jià)值。
第三步,是知識(shí)的創(chuàng)新。它是企業(yè)知識(shí)管理的終極標(biāo)靶。
知識(shí)是創(chuàng)新的源泉,有了知識(shí)的累積后,并有了知識(shí)在企業(yè)
內(nèi)部共享的文化,共享成為企業(yè)員工的一種標(biāo)準(zhǔn)行為,才能
在企業(yè)內(nèi)部形成腦力激蕩,才能產(chǎn)生具有高知識(shí)含量的產(chǎn)
品。我們可以看到很多著名的公司在創(chuàng)新方面表現(xiàn)出的非凡
活力與成就,比如摩托羅拉公司最初是生產(chǎn)汽車(chē)收音機(jī)和無(wú)
線電話的。夏普最初是出售自動(dòng)鉛筆的商店等等。
企業(yè)在了解了知識(shí)管理的原則后,那如何引入知識(shí)管理
呢?
第一步:確定公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和核心競(jìng)爭(zhēng)力在哪里。由
于知識(shí)管理不能脫離公司的目標(biāo)獨(dú)立存在。它必須與公司的
總體戰(zhàn)略目標(biāo)相一致,才能有生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。神州數(shù)碼
的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)是“做一個(gè)長(zhǎng)久的、有規(guī)模的、高科技的百年企
業(yè)?!备鶕?jù)這個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定出神州數(shù)碼的知識(shí)管理戰(zhàn)略規(guī)
劃書(shū),即“長(zhǎng)久的”——知識(shí)必須有積累;“有規(guī)模的”一
一知識(shí)必須能在大范圍內(nèi)共享;“高科技的”——管理的知
識(shí)必須能提煉成高附價(jià)值的。
第二步:確定公司只是管理的重點(diǎn)領(lǐng)域是哪些。首先明
確公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力是哪里?公司哪些業(yè)務(wù)是未來(lái)的發(fā)展重
點(diǎn)?分析公司潛在收益最大的環(huán)節(jié)等等。確定組織內(nèi)部知識(shí)
管理涉及的部門(mén)或流程名單。可以采用“得分卡”方式對(duì)各個(gè)
需要改進(jìn)的環(huán)節(jié)或流程進(jìn)行一個(gè)實(shí)施知識(shí)管理的綜合衡量,
定義出實(shí)施的先后次序。力爭(zhēng)找到投入最小,見(jiàn)效最快的環(huán)
節(jié)??梢栽谄髽I(yè)內(nèi)部起到示范的作用。
第三步:對(duì)引入知識(shí)管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或流程進(jìn)行分析。
分析該項(xiàng)目業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或流程想要做到什么。而做到這些必須
具有什么能力。比如我們經(jīng)常說(shuō)某事必須要某人來(lái)做,才能
順利完成。這里的某人所具有的能力和技能,就是在這個(gè)環(huán)
節(jié)進(jìn)行知識(shí)管理的內(nèi)容。將這些管理起來(lái),就能達(dá)到該項(xiàng)目
業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或流程想要做到什么的目標(biāo)。并分析該環(huán)節(jié)現(xiàn)有的
知識(shí),包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí),存放在哪里?制定出它的
知識(shí)樹(shù)狀圖。
第四步:根據(jù)上述分析,制定相應(yīng)的知識(shí)管理方案。該
項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或流程的知識(shí)需求是哪些?得到這些知識(shí)的障
礙在哪里?制定出破除障礙,得到需求的目標(biāo)以及選擇相應(yīng)
得罪成熟的工具。制定出知識(shí)管理實(shí)施的計(jì)劃書(shū)。
第五步:對(duì)引入知識(shí)管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或流程進(jìn)行實(shí)施前
和實(shí)施后的評(píng)估。了解是否知識(shí)管理策略對(duì)該業(yè)務(wù)有了明顯
的和可衡量的效果。同時(shí)也是對(duì)前期分析和知識(shí)管理實(shí)施的
一個(gè)檢測(cè)。并根據(jù)評(píng)估的結(jié)果來(lái)調(diào)整公司的知識(shí)管理計(jì)劃。
對(duì)各項(xiàng)需要知識(shí)管理的環(huán)節(jié)或流程進(jìn)行逐次的實(shí)施,全
部實(shí)施后,再對(duì)第一個(gè)實(shí)施的環(huán)節(jié)進(jìn)行再分析,再實(shí)施,形
成企業(yè)知識(shí)管理的一個(gè)良性閉環(huán)系統(tǒng)。通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施
上述知識(shí)步驟后,將在企業(yè)建立起知識(shí)管理系統(tǒng)。它包括:
企業(yè)的知識(shí)中心:注意這里不是簡(jiǎn)單的信息中心的概
念。包括企業(yè)知識(shí)的評(píng)估和收集系統(tǒng),成為企業(yè)對(duì)知識(shí)貢獻(xiàn)
的評(píng)價(jià)體系。
企業(yè)知識(shí)檢索系統(tǒng):能為員工提供更加智能化的知識(shí)檢
索,而不是簡(jiǎn)單的一種搜索結(jié)果的堆積。
企業(yè)的專(zhuān)家名錄:通過(guò)知識(shí)管理將提煉出企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)
務(wù)的專(zhuān)家和專(zhuān)長(zhǎng)。為企業(yè)解決問(wèn)題提供最佳人選和組合。
a
電i以知識(shí)管理為核心的OA軟件系統(tǒng)
用.2OA軟件設(shè)計(jì)目標(biāo)
司3.3OA系統(tǒng)應(yīng)用場(chǎng)景概述
9.4OA功能模塊應(yīng)用簡(jiǎn)介
3.1以知識(shí)管理為核心的OA軟件系統(tǒng)
企業(yè)作為一種社會(huì)組織形式,其經(jīng)營(yíng)的根本目的是為了創(chuàng)
造價(jià)值,而企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱歸根結(jié)底地反映在企業(yè)創(chuàng)造價(jià)
值能力地強(qiáng)弱之上。過(guò)去,企業(yè)的價(jià)值基本上取決于企業(yè)的
賬面價(jià)值,但是“知識(shí)管理”的到來(lái)徹底改變了人們對(duì)企業(yè)
價(jià)值的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)。越來(lái)越多的企業(yè)市值遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其賬面價(jià)值
的事實(shí)表明:在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)的真正價(jià)值已不再只是資
產(chǎn)負(fù)債表上的股東權(quán)益凈值,而應(yīng)該再加上企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的
提升。而“知識(shí)管理”在企業(yè)價(jià)值提升的過(guò)程中無(wú)疑扮演著
一個(gè)最為關(guān)鍵的角色。
知識(shí)管理平臺(tái)在企業(yè)中的應(yīng)用不是一個(gè)封閉的過(guò)程,而
是一個(gè)不斷循環(huán),螺旋上升的a
過(guò)程。
知識(shí)收集階段:首先,通過(guò)
工作流進(jìn)行設(shè)計(jì),為信息系統(tǒng)
建立一個(gè)協(xié)作環(huán)境,從而實(shí)現(xiàn)
由傳統(tǒng)的傳遞服務(wù)和信息孤
島向企業(yè)信息知識(shí)鏈的轉(zhuǎn)變,
同時(shí)為知識(shí)庫(kù)積累知識(shí);其次,運(yùn)用知識(shí)管理平臺(tái)中最為重
要的OA系統(tǒng),把平時(shí)辦公中所產(chǎn)生的知識(shí)用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格
式收集起來(lái);然后,通過(guò)文件管理系統(tǒng)將所有的文檔統(tǒng)一歸
入系統(tǒng)平臺(tái);同時(shí),借助數(shù)據(jù)連接功能來(lái)連接系統(tǒng)中其他應(yīng)
用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)溝通信息平臺(tái)中的所有知識(shí),從而完成KM系統(tǒng)
中數(shù)據(jù)管理的統(tǒng)一。
知識(shí)整理階段:面對(duì)知識(shí)收集階段所產(chǎn)生大量的需要存儲(chǔ)
或需再應(yīng)用的文檔。如何優(yōu)化系統(tǒng)的空間及文檔取用的方便
快捷以成為知識(shí)整理階段一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過(guò)運(yùn)用文件管理
系統(tǒng)全面幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔存儲(chǔ)的管理。文件管理系統(tǒng)一
方面將KM系統(tǒng)中各種類(lèi)型的文檔進(jìn)行分類(lèi)歸檔;同時(shí),在
文檔的使用時(shí)運(yùn)用映射、離線轉(zhuǎn)移等方式,有效釋放服務(wù)器
空間,從而保證KM系統(tǒng)在使用的同時(shí)得到了不斷優(yōu)化。
知識(shí)發(fā)布階段:是否能夠把知識(shí)有效地展示給用戶(hù),用戶(hù)
是否能夠方便地進(jìn)行知識(shí)的推拉式攫取,是進(jìn)行知識(shí)管理的
要點(diǎn)之一。在這個(gè)階段,通過(guò)OA提供的信息發(fā)布、搜索服
務(wù)和推式地知識(shí)發(fā)布等功能全面實(shí)現(xiàn)信息的共享;同時(shí),運(yùn)
用一個(gè)基于瀏覽器的企業(yè)門(mén)戶(hù),提供給用戶(hù)統(tǒng)一的“知識(shí)管
理入口”,從而保證通過(guò)“入口”的每一位用戶(hù)都可以發(fā)現(xiàn)、
共享和傳遞知識(shí)。另外,企業(yè)門(mén)戶(hù)也為相同群組人員提供了
個(gè)性化的電子社區(qū)。
知識(shí)再利用階段:企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè),不僅僅是對(duì)于硬
件和軟件的投入,人的因素是至關(guān)重要的。
以知識(shí)管理為核心的0A軟件系統(tǒng)的定位:
3提供知識(shí)化網(wǎng)絡(luò)辦公建設(shè)工具
S建立一個(gè)電子化的工作環(huán)境
S建立一個(gè)可以控制的電子化工作流
S建立一個(gè)企業(yè)知識(shí)收集平臺(tái)
S建立基于ASP模式的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)
3.2OA軟件設(shè)計(jì)目標(biāo)
(1)操作簡(jiǎn)明易用
辦公自動(dòng)化軟件因其應(yīng)用的特殊性和使用人員的特殊
性,故在軟件設(shè)計(jì)上應(yīng)做到操作盡量簡(jiǎn)單易用,可充分
利用目前流行的郵件驅(qū)動(dòng)和事件驅(qū)動(dòng)模式以及手機(jī)短
信方式來(lái)引導(dǎo)用戶(hù)使用軟件系統(tǒng),這樣即使用戶(hù)尚未全
面掌握整個(gè)系統(tǒng)的功能及操作方式也可非常好地在系
統(tǒng)中處理他目前的業(yè)務(wù)及工作.
(2)系統(tǒng)開(kāi)放性強(qiáng)且可方便地設(shè)置多個(gè)應(yīng)用模式
由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特殊性,在軟件設(shè)計(jì)上要力求模
式開(kāi)放,應(yīng)用模式可以由用戶(hù)自行規(guī)劃和調(diào)整,同樣一
種應(yīng)用可以由用戶(hù)來(lái)決定其應(yīng)用模式,并允許存在多重
應(yīng)用模式,在產(chǎn)品規(guī)劃上要力求多元化,便于用戶(hù)迅速
實(shí)施并使用,但又要保持?jǐn)?shù)據(jù)的高度完整性和集成性,
故在產(chǎn)品系統(tǒng)設(shè)計(jì)上應(yīng)將類(lèi)似的工作概念獨(dú)立化,具
體表現(xiàn)在涉及同種操作上在任何一個(gè)模塊中都使用同
一種表現(xiàn)模式,這樣就大大降低了在使用上的復(fù)雜性
和差異性。
(3)系統(tǒng)具有良好可擴(kuò)展性
系統(tǒng)應(yīng)該具備良好的擴(kuò)展性,用戶(hù)可以在軟件基礎(chǔ)上做
部分二次開(kāi)發(fā),并可非常容易地掛接第三方應(yīng)用程序。
同時(shí)與信息門(mén)戶(hù)軟件應(yīng)有良好的延展性,方便用戶(hù)進(jìn)行
內(nèi)外信息的發(fā)布與共享。
(4)系統(tǒng)應(yīng)與其它應(yīng)用軟件有良好集成性
系統(tǒng)應(yīng)和其他應(yīng)用軟件有良好的集成性,可將財(cái)務(wù)或
物流軟件的單據(jù)審批工作流有機(jī)地集成在一起.并可
以對(duì)ERP的報(bào)表結(jié)果或數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合查詢(xún)及管理
(5)系統(tǒng)應(yīng)具極高安全性
(6)系統(tǒng)應(yīng)可運(yùn)行在目前流行的所有操作系統(tǒng)上
(7)系統(tǒng)管理一體化、集中化
提供一個(gè)整合的管理界面,系統(tǒng)將可在同一界面中管
理并部署全部模塊,類(lèi)似win2000中的“計(jì)算機(jī)管理”。
(8)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)更多新技術(shù)的應(yīng)用
在軟件中將逐步實(shí)現(xiàn)和無(wú)線及移動(dòng)設(shè)備的信息交流,
以及與知識(shí)化信息門(mén)戶(hù)軟件的集成,并開(kāi)始支持J2EE
和WebServices的發(fā)展架構(gòu),全面支持基于Internet
的移動(dòng)辦公模式。
3.3OA系統(tǒng)應(yīng)用場(chǎng)景概述
綠色原野集團(tuán)公司是一家上市股份公司,綠色原野集團(tuán)
公司主營(yíng)業(yè)務(wù)是摩托車(chē)、塑膠生產(chǎn)和銷(xiāo)售,同時(shí)兼營(yíng)服裝銷(xiāo)
售和醫(yī)藥、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、路橋建設(shè)。下屬擁有:集團(tuán)本部、
綠色原野摩托車(chē)制造公司、綠色原野銷(xiāo)售公司、綠色原野工
程公司、綠色原野財(cái)務(wù)公司、綠色原野醫(yī)藥公司、綠色原野
塑膠公司。
目前在集團(tuán)本部使用了一套以知識(shí)管理為核心的0A系
統(tǒng),集團(tuán)本部包括5個(gè)中心:總經(jīng)理辦公室、行政支援中心、
技術(shù)保障中心、業(yè)務(wù)發(fā)展中心和客戶(hù)發(fā)展中心,每個(gè)中心下
面還包括3-4個(gè)部門(mén),在0A系統(tǒng)中注冊(cè)的用戶(hù)有35個(gè)員工。
0A系統(tǒng)中分屬角色分別有:集團(tuán)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)辦主任、中
心總監(jiān)、部門(mén)經(jīng)理、秘書(shū)以及普通員工。
集團(tuán)本部組織架構(gòu):
a
3.4OA功能模塊應(yīng)用簡(jiǎn)介
本節(jié)以綠色原野集團(tuán)所使用的0A系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)論述0A
系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),0A一般主要由三大平臺(tái)組成:流程應(yīng)用平
臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)和企業(yè)內(nèi)部其他應(yīng)用平臺(tái)。其中網(wǎng)絡(luò)辦公
模塊屬于流程應(yīng)用平臺(tái);系統(tǒng)主頁(yè)、公共信息屬于信息發(fā)布
平臺(tái);輔助辦公、行政辦公屬于企業(yè)內(nèi)部其他應(yīng)用平臺(tái)。
33.4.1系統(tǒng)設(shè)置部分
及.4.2流程應(yīng)用部分(一)
及.4.3流程應(yīng)用部分(二)
53.4.4網(wǎng)絡(luò)辦公
B3.4.5系統(tǒng)主頁(yè)
B3.4.6個(gè)人辦公
B3.4.7公共信息
B3.4.8輔助辦公
B3.4.9行政辦公
0A系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖:
a
3.4.1系統(tǒng)設(shè)置部分
1、系統(tǒng)設(shè)置(點(diǎn)擊下載)光盤(pán)瀏覽
為增加系統(tǒng)安全性及可行性本產(chǎn)品在NOTES客戶(hù)端提供
了一個(gè)功能強(qiáng)大完善的系統(tǒng)設(shè)置模塊,系統(tǒng)管理員只需通過(guò)
對(duì)此模塊的設(shè)置即可輕松、快捷、有效地為企事業(yè)單位、政
府或集團(tuán)建立起一個(gè)切實(shí)可行的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。設(shè)置模塊不
僅提供了常用的設(shè)置功能,還涵蓋了創(chuàng)建0A平臺(tái)所必須的
網(wǎng)絡(luò)配置功能,包括郵件服務(wù)器的配置、應(yīng)用配置、手機(jī)短
信設(shè)置等等,真正實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)配置的一體化,方便系統(tǒng)管理
員日后維護(hù)和查詢(xún)。而且,系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情
況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置,其中包括:個(gè)人界面自定義、工
具模塊、軟件模塊自定義等。
2、系統(tǒng)通訊錄(點(diǎn)擊下載)光盤(pán)瀏覽
在此模塊中,您可以根據(jù)本單位的組織構(gòu)架對(duì)整個(gè)系統(tǒng)
進(jìn)行劃分與設(shè)定。您可以在系統(tǒng)設(shè)置模塊中的通訊錄里進(jìn)行
部門(mén)設(shè)置、角色設(shè)置、人員設(shè)置以及群組設(shè)置。不但支持非
Domino用戶(hù)在系統(tǒng)中注冊(cè),還支持對(duì)非Domino的用戶(hù)
(LDAP用戶(hù))的注冊(cè),使得原有的LDAP用戶(hù)身份不作較
大調(diào)整,就能夠平滑遷入到本系統(tǒng)中;支持多種事件驅(qū)動(dòng)方
式的選擇使用或復(fù)合使用。
3、流程定義(點(diǎn)擊下載)光盤(pán)瀏覽
系統(tǒng)安裝完成后,不僅提供一些常用的應(yīng)用流程,還提
供了一套允許用戶(hù)定制的應(yīng)用層,通過(guò)對(duì)該應(yīng)用層的任意定
制功能,無(wú)須修改任何程序便可滿(mǎn)足不同行業(yè)應(yīng)用的實(shí)際需
求,結(jié)合系統(tǒng)自身強(qiáng)大的流程定義模塊,便能形成各式復(fù)雜、
多變的業(yè)務(wù)流程。用戶(hù)今后的流程或?qū)徟鷪?bào)表發(fā)生變化后,
也無(wú)須依賴(lài)上海研發(fā)中心的維護(hù)和支持,完全可自行解決,
從而避免了所謂的“釣魚(yú)工程”的出現(xiàn),減少了系統(tǒng)后期運(yùn)
行和開(kāi)支。
除此之外,流程管理員還可以在系統(tǒng)中進(jìn)行諸多高級(jí)操
作,如:流程的重新路由、流程的重新分派、解除死鎖等功
能。公司普通員工也可隨時(shí)對(duì)其有權(quán)限的文檔進(jìn)行流轉(zhuǎn)和狀
態(tài)查看。
4、數(shù)據(jù)維護(hù)(點(diǎn)擊下載)光盤(pán)瀏覽
本系統(tǒng)提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)庫(kù)。在此用戶(hù)可
以對(duì)一些常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置,包括主題詞、常用意見(jiàn)、自
動(dòng)編號(hào)、公文格式、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
3.4.2流程應(yīng)用部分(一)
(1)流程定義
系統(tǒng)安裝完成后,不僅提供一些常用的應(yīng)用流程,還提
供了一套允許用戶(hù)定制的應(yīng)用層,通過(guò)對(duì)該應(yīng)用層的任意定
制功能,無(wú)須修改任何程序便可滿(mǎn)足不同行業(yè)應(yīng)用的實(shí)際需
求,結(jié)合系統(tǒng)自身強(qiáng)大的流程定義模塊,便能形成各式復(fù)雜、
多變的業(yè)務(wù)流程。用戶(hù)今后的流程或?qū)徟鷪?bào)表發(fā)生變化后,
也無(wú)須依賴(lài)軟件廠商的維護(hù)和支持,完全可自行解決,從
而避免了所謂的“釣魚(yú)工程”的出現(xiàn),減少了系統(tǒng)后期運(yùn)行
和開(kāi)支。
除此之外,流程管理員還可以在系統(tǒng)中進(jìn)行諸多高級(jí)操
作,如:流程的重新路由、流程的重新分派、解除死鎖等功
能。公司普通員工也可隨時(shí)對(duì)其有權(quán)限的文檔進(jìn)行流轉(zhuǎn)和狀
態(tài)查看。
(2)收文管理
執(zhí)行對(duì)上級(jí)來(lái)文進(jìn)行收文登記、轉(zhuǎn)相關(guān)人員批閱流轉(zhuǎn)、
辦理,流轉(zhuǎn)結(jié)束后可以歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
綠色原野集團(tuán)本部的收文管理流程:
a
?流程說(shuō)明
①該流程啟動(dòng)后,一律通知(郵件通知)總經(jīng)理辦公室主
任。
②總經(jīng)辦主任、總裁、中心總監(jiān)具有“傳閱”權(quán)利。
③總裁、中心總監(jiān)具有“可結(jié)束流程的權(quán)利”
3.4.3流程應(yīng)用部分(二)
(1)發(fā)文管理
執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)文登記等流
程,流程結(jié)束后由歸檔員歸檔。對(duì)登記完成后的發(fā)文文件,
可以將文件以郵件的形式直接發(fā)往接收單位的收文庫(kù)中。
綠色原野集團(tuán)本部的發(fā)文管理流程:
a
流程說(shuō)明
①該流程啟動(dòng)后,一律通知(郵件通知)總經(jīng)理辦公室主
任。
②總經(jīng)辦秘書(shū)、各個(gè)中心秘書(shū)有權(quán)使用該流程。
③“中心總監(jiān)/總經(jīng)辦主任審批”“各部門(mén)會(huì)簽”“總裁審批”
三步啟動(dòng)了“修改留痕
(2)企業(yè)工作流
完全可自定義的企業(yè)工作流,可以根據(jù)用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的要
求自定義出各種復(fù)雜流程,滿(mǎn)足包括步驟嵌套、并列、分支、
循環(huán)等流轉(zhuǎn)模式。系統(tǒng)提供給用戶(hù)企業(yè)常用的各種工作流程
模塊,包括:采購(gòu)流程、資金申請(qǐng)流程、請(qǐng)假審批流程等。
一方面,用戶(hù)可以選擇系統(tǒng)已提供的流程應(yīng)用;另一方面,
用戶(hù)也可以根據(jù)企業(yè)的需要自定義流程應(yīng)用。同時(shí),該模塊
還為用戶(hù)提供了多種表單樣式,用戶(hù)可以直接選擇或在此基
礎(chǔ)上將表單賦予個(gè)性設(shè)計(jì),或者增加新的表單。
綠色原野集團(tuán)本部的請(qǐng)假申請(qǐng)流程:
3.4.4網(wǎng)絡(luò)辦公
網(wǎng)絡(luò)辦公是以流程核心為基礎(chǔ)、以B/S為結(jié)構(gòu)、基于
Internet架構(gòu)的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。它針對(duì)企業(yè)的職能部門(mén),完
成相對(duì)應(yīng)的工作。其中包括收文管理、發(fā)文管理、會(huì)議管理、
企業(yè)工作流、檔案管理、信息反饋、合同管理和工作計(jì)劃。
同時(shí),用戶(hù)還可以根據(jù)實(shí)際的
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