綜合部辦公用品管理新規(guī)制度

辦公用具管理制度第一章總則第一條目標(biāo)：為深入規(guī)范企業(yè)辦公用具申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序和行為，提升辦公用具使用效率和工作效率，做到管理有序、責(zé)任明確、節(jié)儉節(jié)省、避免浪費(fèi)，特制訂本制度。第二條適用范圍：企業(yè)總部及各分企業(yè)。第二章具體要求第三條辦公用具管理責(zé)任部門：辦公用具管理統(tǒng)一歸口為人事行政管理中心-綜合部。第四條辦公用具分類辦公用具按使用性質(zhì)分為易耗低值品和耐用辦公品。1.易耗低值品：關(guān)鍵指簽字筆、水筆、鉛筆、圓珠筆、固體膠、膠帶、剪刀、A4紙、筆記本、印泥、文件夾、復(fù)寫紙、大頭針、回形針、線插板、釘書機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)等輕易損耗日常辦公用具。2.耐用高值品：關(guān)鍵指電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、文件柜、辦公桌椅等相對價(jià)值較高且耐用辦公用具。第五條辦公用具采購1.辦公用具、文印用具等行政用具購置由各部門在年初部門計(jì)劃中顯示，并列入預(yù)算，一次購置金額達(dá)3萬元以上，或年消耗量達(dá)5萬元以上，經(jīng)主管上級、分管副總、總經(jīng)理審批后由企業(yè)組織統(tǒng)一招標(biāo)。2.不在招標(biāo)范圍內(nèi)辦公用具由行政辦統(tǒng)一采購。行政辦要做好供給商建檔工作，編制出常見辦公用具價(jià)格表，把握好辦公用具價(jià)格行情，做好供給商比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用具采購成本。3.行政辦于每個月底編制出當(dāng)月各部門辦公用具使用情況、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表和下月企業(yè)辦公用具使用計(jì)劃，報(bào)分管副總、總經(jīng)理審核。4.每個月1日，負(fù)責(zé)辦公用具管理倉庫保管員（以下簡稱倉管員）依據(jù)審批過當(dāng)月辦公用具使用計(jì)劃，結(jié)合辦公用具庫存情況，提出書面采購提議（含庫存情況）。5.采購人員依據(jù)倉管員書面采購提議，填寫采購申請單（附件1）。采購固定資產(chǎn)辦公用具時，要有財(cái)務(wù)部審批意見。購置200元以下辦公用具由部門主管審批，200至500元要經(jīng)分管副總經(jīng)審批，500元以上要經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審批；購置很用或?qū)俎k公用具時，由申購部門填寫采購申請單，由部門責(zé)任人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批同意后，交由采購人員給予采購。6.審批后，對一次采購數(shù)量多、金額較大需要簽署協(xié)議，根據(jù)協(xié)議約定結(jié)算方法進(jìn)行結(jié)算。金額數(shù)額較小零星采購，采購人員可憑審批后采購申請單到財(cái)務(wù)部借支現(xiàn)金，進(jìn)行采購。7.常見辦公用具最少要保持五天安全使用庫存。8.人事行政管理中心要加強(qiáng)對辦公用具采購、倉庫保管監(jiān)督和管理，如發(fā)覺采購人員和倉管員有違規(guī)行為，視情況輕重給警告、書面檢驗(yàn)、停職、開除等處分。第六條辦公用具入庫1.采購人員在采購后半日內(nèi)，憑借采購申請單、對方出具物資清單、發(fā)票等到倉管員處辦理辦公用具入庫手續(xù)，未經(jīng)入庫不得領(lǐng)用。2.倉管員辦理入庫時須查對采購申請單、發(fā)票和實(shí)物是否一致后，方可辦理入庫手續(xù)，填制辦公用具入庫單。采購經(jīng)辦人、倉管員、行政人事主管在入庫單上簽字。3.倉管員憑入庫單登記存貨數(shù)據(jù)和相關(guān)賬目。第七條辦公用具保管、申請、領(lǐng)用、使用及管理1.備用辦公用具由倉管員統(tǒng)一進(jìn)行封閉保留，并實(shí)施每個月盤存制。行政辦于每個月末后兩天進(jìn)行辦公用具盤存，盤存內(nèi)容包含庫存情況和檢驗(yàn)已發(fā)放耐用高值品使用、保管情況，并讓對應(yīng)保管人簽字確定，以確保耐用高值品使用效率。2.辦公用具領(lǐng)用全部需要填寫《辦公用具領(lǐng)用申請單》（附件2），易耗低值品由部門責(zé)任人、行政人事主管審查同意，耐用高值品申請由部門責(zé)任人、行政人事主管、分管副總、總經(jīng)理審批。3.各部門憑借審批過《辦公用具領(lǐng)用申請單》到倉管員處領(lǐng)取所需辦公用具。領(lǐng)取人要在《辦公用具發(fā)放表》上簽署本人姓名和領(lǐng)取日期。包含耐用高值品，必需是使用人前來領(lǐng)取并簽字，以明確具體保管責(zé)任。4.已領(lǐng)取使用辦公用具由實(shí)際使用人和部門責(zé)任人負(fù)擔(dān)責(zé)任。對因個人本身過失、非正常使用而對辦公用具造成重大異常損耗，由責(zé)任人負(fù)擔(dān)所造成損失部分賠償。（責(zé)任認(rèn)定分3等，含完全責(zé)任、通常責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對應(yīng)80%，50%，20%損失賠償百分比。損失由財(cái)務(wù)部計(jì)算計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代，市面購置價(jià)值降低，也能夠直接按重置成本計(jì)算，兩種賠償計(jì)算方法能夠由賠償人選擇。）第八條辦公用具報(bào)廢企業(yè)對耐用高值品報(bào)廢實(shí)施審批管理。各部門如有耐用高值品損壞，不能使用，應(yīng)該依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。1.對部分簡單問題可自行維修處理。但對于保修服務(wù)品，且在保修期內(nèi)，不得私自自行處理。 2.可維修品出現(xiàn)問題應(yīng)該提交《辦公用具報(bào)修單》（附件3）至行政辦，由行政辦聯(lián)絡(luò)專業(yè)維修人員統(tǒng)一處理。3.對維修不成耐用高值品實(shí)施報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)該是在對可能維修，提交過維修申請，經(jīng)過專業(yè)人員維修但無法修好情況下，或是對無條件維修，經(jīng)過行政辦故障認(rèn)定，方可由該管理品保管人填寫《辦公用具報(bào)廢申請單》（附件4），經(jīng)所屬部門責(zé)任人、行政辦、財(cái)務(wù)部簽字確定后，報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購置價(jià)值單件超出1000元，須報(bào)請分管副總同意；原購置價(jià)值單件超出3000元，須報(bào)請總經(jīng)理同意。4.耐用高值品在經(jīng)過報(bào)廢審批后，由行政辦進(jìn)行回收處理，以求盡可能開源節(jié)流。5.耐用高值品完成報(bào)廢程序后，應(yīng)該從《耐用高值品記錄表》內(nèi)核銷，核銷時須附上《辦公用具報(bào)廢申請單》。第九條辭職清退情況處理對于辭職、離職或不在企業(yè)工作職員，須在辦理完辦公用具清退手續(xù)后方可辦理工資領(lǐng)取事項(xiàng)。第三章附則 第十條本制度由人事行政管理中心制訂，并負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。附件1：辦公用具采購申請單部門：申請人：申請日期：年月日序號物品名稱規(guī)格型號申請項(xiàng)目數(shù)量單價(jià)金額1234累計(jì)金額（大寫）：申請理由：部門責(zé)任人：人事行政管理中心：分管副總：總經(jīng)理：附件2辦公用具領(lǐng)用申請單領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用日期辦公用具名稱數(shù)量用途使用人備注部門責(zé)任人：行政人事管理中心：分管副總理：總經(jīng)理：附件3：辦公用具報(bào)修單報(bào)修時間：編號：設(shè)備名稱報(bào)修部門使用人設(shè)備編號故障現(xiàn)象處理結(jié)果或建議報(bào)修部門意見責(zé)任人簽字：年月