新編秘書實(shí)務(wù) 第5版課件 第8章　參謀與信息調(diào)研工作

第八章參謀與信息調(diào)研工作

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實(shí)踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標(biāo)第一節(jié)秘書的參謀工作第二節(jié)信息工作第三節(jié)調(diào)研工作主要內(nèi)容第八章參謀與信息調(diào)研工作

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標(biāo)1.知識目標(biāo)掌握秘書參謀的工作方法2.能力目標(biāo)能夠選擇適當(dāng)?shù)耐緩将@得信息選擇合適的調(diào)查方式熟悉調(diào)查報告的格式學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標(biāo)勤奮好學(xué)，提升能力開拓創(chuàng)新，勇于擔(dān)責(zé)顧全大局，多謀善斷深入基層，善于調(diào)研（二）學(xué)習(xí)重點(diǎn)參謀的方法與技巧（三）學(xué)習(xí)難點(diǎn)參謀工作的技巧學(xué)習(xí)提示總經(jīng)理秘書孫婷被提拔為辦公室副主任12月24日，雖然已經(jīng)立冬，但陽光隔著落地玻璃墻照射進(jìn)來，辦公室內(nèi)的綠色植物顯得生機(jī)勃勃，呈現(xiàn)出春日的氣息?？偨?jīng)理孫婷正在專心致志地起草總經(jīng)理在年度總結(jié)與表彰上的發(fā)言稿。這時，電話鈴響了，總經(jīng)理讓她到自己的辦公室來一趟。孫婷馬上拿起本子和筆快步向總經(jīng)理的辦公室走去。一進(jìn)門，她看到總經(jīng)理手里拿著她昨天交的報告，心里不免突突直跳起來。原來，總經(jīng)理在幾個月前的一次吃飯時，不經(jīng)意間透露出公司有擴(kuò)大規(guī)模，考慮成立一個分部的設(shè)想，孫婷就暗暗記在了心頭，并列用工作之余的時間開始行動起來。昨天，她拿給總經(jīng)理一疊厚厚的材料，一份計(jì)劃書，包括分部設(shè)立的城市設(shè)想，市場調(diào)查數(shù)據(jù)，公司發(fā)展歷史及趨勢分析，甚至到部門設(shè)置，人員構(gòu)成，資金預(yù)算等等需要的細(xì)節(jié)和數(shù)據(jù)都一目了然?？偨?jīng)理指著材料問：“這是你一個人弄的？”孫婷回答說：“總體構(gòu)思是我根據(jù)您的設(shè)想，結(jié)合自己所學(xué)，用半年時間總結(jié)出來的。其中有關(guān)公司的一些具體數(shù)據(jù)，我請相關(guān)部門的人員指導(dǎo)得出的?！币氚咐偨?jīng)理面呈喜色，說：“小孫，你肯動腦筋，工作積極主動，值得表揚(yáng)。你擔(dān)任我的秘書有兩年半的時間了，你在接待、溝通協(xié)調(diào)、會議管理、文書處理及綜合事務(wù)等方面處理得都不錯，我想把你放到辦公室副主任的崗位上鍛練一下，你看如何？”孫婷說：“王總，謝謝您對我的賞識與抬舉，這兩年多來，雖然我跟著您學(xué)到了很多，但我知道自己仍有許多不足之處，這么重要的崗位我怕自己擔(dān)不起來，辜負(fù)了您對我的信任?！笨偨?jīng)理哈哈大笑：“小孫，你完全可以的，我已經(jīng)和人事部鄧經(jīng)理溝通過了。這段時間，你把工作向新秘書交接一下，春節(jié)后，直接到辦公室上班就可以了?！眴栴}：分析案例，你認(rèn)為孫婷在哪些方面值得你學(xué)習(xí)?第一節(jié)秘書的參謀工作一、秘書參謀工作概述（一）秘書參謀作用1．對領(lǐng)導(dǎo)思想具有充實(shí)完善的作用2．對領(lǐng)導(dǎo)決策具有輔助取舍的作用3．對領(lǐng)導(dǎo)工作具有提醒的作用第八章參謀與信息調(diào)研工作

（二）秘書參謀在具體工作中的體現(xiàn)1．起草與審核文稿中的參謀。2．調(diào)查研究和信息工作中的參謀。3．會務(wù)工作中的參謀4．公務(wù)活動中的參謀5．查辦、督辦、催辦中的參謀6．協(xié)調(diào)工作中的參謀7．領(lǐng)導(dǎo)思想方面的參謀8．領(lǐng)導(dǎo)日常生活中的參謀第八章參謀與信息調(diào)研工作

二、秘書參謀工作的要領(lǐng)微型案例第八章參謀與信息調(diào)研工作

二、秘書參謀工作的要領(lǐng)1．深入調(diào)查研究2．善于分析形勢3．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)4．學(xué)會謀略比較5．掌握參謀時機(jī)第八章參謀與信息調(diào)研工作

小知識實(shí)用范例從觸龍說趙太后，談下屬的參謀藝術(shù)1．察言觀色，避其鋒芒2．關(guān)心問候，緩和氣氛3．大話家常，拉近距離4．投其所好，請君入甕5．曉之以理，循循善誘第二節(jié)信息工作第八章參謀與信息調(diào)研工作

可比信息社會反饋信息本單位信息

指揮性信息政策法規(guī)信息未來信息相關(guān)信息信息的主要內(nèi)容一、信息概述（一）信息的主要內(nèi)容（二）信息的形式1．文字形態(tài)信息。

2．聲像形態(tài)信息。

3．記憶形態(tài)信息。第八章參謀與信息調(diào)研工作

二、信息工作的基本程序第八章參謀與信息調(diào)研工作

一、調(diào)查的方法（一）普查。普查是普遍調(diào)查的簡稱，是指一個國家或一個地區(qū)為詳細(xì)地了解某項(xiàng)重要的國情、國力而專門組織的一次性、大規(guī)模的全面調(diào)查。（二）重點(diǎn)調(diào)查。重點(diǎn)調(diào)查是一種非全面調(diào)查，它是在調(diào)查對象中，選擇一部分重點(diǎn)單位作為樣本進(jìn)行調(diào)查。（三）典型調(diào)查。典型調(diào)查是從眾多的調(diào)查研究對象中，有意識地選擇若干個具有代表性的典型單位進(jìn)行深入、周密、系統(tǒng)地調(diào)查研究。（四）抽樣調(diào)查。抽樣調(diào)查是從全部調(diào)查研究對象中，抽選一部分單位進(jìn)行調(diào)查，并據(jù)以對全部調(diào)查研究對象做出估計(jì)和推斷的一種調(diào)查方法。第三節(jié)調(diào)研工作第八章參謀與信息調(diào)研工作

二、調(diào)查的形式1．發(fā)表調(diào)查2．問卷調(diào)查3．訪問調(diào)查4．電話調(diào)查5．新聞媒介調(diào)查6．留置調(diào)查7．日記調(diào)查8．文案調(diào)查第八章參謀與信息調(diào)研工作

問卷，就是根據(jù)研究課題的需要而編制成的一套問題表格，由調(diào)查對象自填回答的一種收集資料的工具，同時又可以作為測量個人行為和態(tài)度傾向的測量手段。課堂討論：有一位投資者，準(zhǔn)備投資200萬，在你家附近的一個商鋪開設(shè)一個兒童服裝商店。委托你設(shè)計(jì)問卷調(diào)查可行性，你將設(shè)計(jì)哪些問題？向哪些人進(jìn)行調(diào)查？三、調(diào)查問卷的設(shè)計(jì)（一）問卷的結(jié)構(gòu)1．前言前言是對調(diào)查的目的、意義及有關(guān)事項(xiàng)的說明，（1）作用：一要引起被調(diào)查者的興趣和重視，使他們愿意回答問卷。通過對調(diào)查的目的和意義的描述，使被調(diào)查者認(rèn)識到他們的配合，將會是多么重要；二是打消公眾的顧慮，爭取他們的支持與合作。通過保證調(diào)查資料的控制范圍，消除他們的戒備心理。（2）前言的具體內(nèi)容：包括調(diào)查的目的、意義、編號、調(diào)查者的自我介紹，問卷的填寫說明、回復(fù)問卷的時間和方法等。為了給被調(diào)查者以良好的“第一印象”，前言的語氣要謙虛、誠懇，文字要簡潔、準(zhǔn)確、有可讀性。微型案例一份“XXX屆畢業(yè)生就業(yè)狀況調(diào)查表”中的前言親愛的學(xué)兄/學(xué)姐：您好，我們是在校大學(xué)生，為了解各專業(yè)大學(xué)?？飘厴I(yè)生的就業(yè)狀況，以分析社會對各專業(yè)畢業(yè)生的需求趨向，給以后各屆畢業(yè)生提供就業(yè)參考指導(dǎo)，我們利用業(yè)余時間組織了這次調(diào)查。這里要說明的是，本次調(diào)查純屬于學(xué)術(shù)研究活動，無任何商業(yè)企圖，我們即不代表學(xué)院，也不代表某個企業(yè)單位，調(diào)查資料僅供我們自己研究所用，不會轉(zhuǎn)交透漏給任何組織機(jī)構(gòu)，故您不用擔(dān)心由此可能引起的任何麻煩。希望您能在百忙中抽出一點(diǎn)時間，回答下述問題。2．調(diào)查問卷的主體內(nèi)容問卷設(shè)計(jì)是否合理，調(diào)查目的能否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵就在于這部分內(nèi)容的設(shè)計(jì)水平和質(zhì)量。3．附錄

(1)作業(yè)證明記錄

(2)一些圖表的說明

(3)結(jié)束語（二）問卷設(shè)計(jì)的方法1．自由記述式2．填答式3．二元選擇式4．多元選擇式5．排序式6．里克特量表7．語義差異量表8．?dāng)?shù)值分配量表微型案例

微型案例

例句5：（排序式）你認(rèn)為秘書人員最應(yīng)該具備哪些能力？請按重要性程度排序，在（）內(nèi)標(biāo)上1，2，3等序號。（）敏銳的觀察能力（）良好的表達(dá)能力（）出眾的記憶能力（）自如的社交能力（）出色的溝通能力（）深刻的思考能力（）全局的綜合能力（）快速的分析能力（）靈活的應(yīng)變能力微型案例

.微型案例

微型案例

（三）問卷設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)1．問卷的結(jié)構(gòu)要合理2．問卷語句設(shè)計(jì)合理3．問題應(yīng)能得到被調(diào)查者的關(guān)心與合作4．問題措辭要簡單、通俗5．措辭要準(zhǔn)確、單一6．避免誘導(dǎo)性提問7．提問要有藝術(shù)性，避免引起反感8．問題設(shè)計(jì)排列要科學(xué)9．問卷不宜過長10．有利于數(shù)據(jù)處理1．問卷的結(jié)構(gòu)要合理問卷的前言和附錄部分要盡可能短些，以突出正文部分。一般來說，問卷的開頭都要向受訪者簡要介紹問卷的背景。這段文字口吻要親切，態(tài)度要誠懇。問卷的正式內(nèi)容開頭幾個問題，通常是被調(diào)查者的基本資料，如姓名、年齡、職業(yè)、通訊地址等；若調(diào)查對象是經(jīng)銷商，則基本資料應(yīng)包括企業(yè)名稱、注冊資金、年銷售額等。但開頭都應(yīng)簡潔明快，很快進(jìn)入正題。2．問卷語句設(shè)計(jì)(1)必須圍繞調(diào)查主題設(shè)計(jì)，脫離了主題就失去調(diào)查意義；(2)語句中所運(yùn)用的概念要明確，特別要具體，要盡量避免使用抽象的概念或一詞多義的概念；(3)必須杜絕造成調(diào)查者與被調(diào)查對象之間產(chǎn)生歧義的概念，以免造成同一概念不同的理解。3．問題應(yīng)能得到被調(diào)查者的關(guān)心與合作例：如果向中國小學(xué)生調(diào)查美國總統(tǒng)的執(zhí)政能力問題，是毫無意義的。

4．問題措辭要簡單、通俗某VCD光盤生產(chǎn)廠家就市場潛力派員訪問調(diào)查。詢問：請問您是否使用過VCD2.0版本技術(shù)？□使用過□沒有使用過□不知道[分析提示]因?yàn)椴恢朗裁词?.0版本技術(shù)，有些被調(diào)查者可能已使用過卻選擇了沒有使用過，所得的結(jié)果顯然有誤差。5．措辭要準(zhǔn)確、單一措辭準(zhǔn)確是指不要使用含混不清的字詞，如“一般”、“可能”、“差不多”等詞的含義，常常是模糊的?！澳ǔＯ矚g選購什么樣的鞋？”（上班還是休閑？）要盡量避免雙主題問題。客戶對某產(chǎn)品的價格和服務(wù)質(zhì)量感興趣，詢問消費(fèi)者“您對它的價格和服務(wù)質(zhì)量滿意還是不滿意？”6．避免誘導(dǎo)性提問（1）“××牌號的旅游鞋質(zhì)優(yōu)價廉，您是否準(zhǔn)備選購？”（2）“這個月大部分都看過電影《蜘蛛俠3》了。您看過這部電影嗎？”蜘蛛語錄：你是什么樣的人，取決于你選擇做什么樣的人！7．提問要有藝術(shù)性，避免引起反感A、您至今未買電腦的原因是什么？（1）買不起（2）沒有用（3）不懂（4）軟件少B、您至今未買電腦的原因是什么？（1）價格高

（2）用途較少（3）性能不了（4）其他。8．問題設(shè)計(jì)排列要科學(xué)問題的排列要有合理的邏輯順序，一般先要提出概括性的問題，然后，由近及遠(yuǎn)，逐步啟發(fā)；由簡到繁，逐步深入，防止一下子提出復(fù)雜的問題，使被調(diào)查者感到厭煩。9．問卷不宜過長一般控制在20分鐘左右回答完畢為宜。時間過長會引起被調(diào)查者的反感。10．有利于數(shù)據(jù)處理調(diào)查問卷應(yīng)按計(jì)算機(jī)的處理要求來設(shè)計(jì)，最好能直接被計(jì)算機(jī)讀入，以節(jié)約時間和提高統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。四、調(diào)查報告的格式1．導(dǎo)語即對調(diào)查目的、意義、性質(zhì)做簡要交代。2．調(diào)查結(jié)果及分析研究結(jié)論這一部分是調(diào)查報告的主體，具體反映調(diào)查的結(jié)果及分析研究的結(jié)論。3．對策建議就是根據(jù)調(diào)查結(jié)果及分析研究的結(jié)論，提出可行的咨詢決策建議。第八章參謀與信息調(diào)研工作

本章小結(jié)第八章參謀與信息調(diào)研工作

案例：調(diào)研與調(diào)研報告內(nèi)容略，請見教材第265-266頁。問題：為什么營銷經(jīng)理們的調(diào)研報告得到了重賞？案例分析第八章參謀與信息調(diào)研工作

調(diào)研與調(diào)研報告參考答案：根據(jù)上述案例，公司派出的前三個調(diào)查隊(duì)伍：推銷員、廠長與財務(wù)部門都沒有做深入的調(diào)查，就形成了調(diào)研報告，報告不但沒有深度，而且對公司的正確決策沒有起到輔助作用。而第四個調(diào)查隊(duì)伍營銷經(jīng)理隊(duì)則進(jìn)行了全面深入的調(diào)查，形成了高水平的調(diào)研報告，對公司的決策起到了很好的輔助作用，給公司帶來了可觀的利潤。因此調(diào)研報告是建立在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上的，如果沒有全面深入的市場調(diào)查與研究，不可能做出高質(zhì)量的調(diào)研報告。1．實(shí)訓(xùn)目標(biāo)通過訓(xùn)練讓學(xué)生掌握調(diào)查的方法，對參謀有更深刻的認(rèn)識。2．實(shí)訓(xùn)內(nèi)容以“秘書的參謀工作”為主題，進(jìn)行社會調(diào)查。3．實(shí)訓(xùn)要求（1）通過調(diào)查問卷方式，調(diào)查社會上的秘書工作者，了解她們在工作中的參謀方法、技巧及注意事項(xiàng)等。（2）通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查的方