《時間管理》-授課完整版

時間管理主講：王修愛1、正確理解“時間管理”2、了解現(xiàn)狀3、時間管理理念的沿革4、建立正確的時間管理觀念1、方案管理2、時間“四象限”法3、時間記錄法4、時間ABC分類法5、二八原那么6、時間的統(tǒng)籌方法7、考慮不確定性1、日常時間管理工具的運用2、時間管理的技巧課程目錄

第一局部：時間管理理念

第二局部：時間管理方法論第三局部：時間管理工具與技巧時間銀行請問，如果每天都有86400元進入你的銀行戶頭，而你必須當天用光，你會如何運用這筆錢？

天下真有這樣的好事嗎？是的，你真的有這樣一個戶頭，那就是“時間”。每天每一個人都會有新的86400秒進帳。那么面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？時間管理建立正確的時間管理觀念主要內(nèi)容：

1、正確理解“時間管理”

2、了解現(xiàn)狀

3、時間管理理念的沿革

4、建立正確的時間管理觀念第一局部時間管理第一局部正確理解“時間管理”時間對盼望的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒。朝菌——朝生暮死；寒蟬——春生復(fù)死；海龜——生存500年；松柏樹、黃楊樹——活數(shù)千年時間是什么時間管理第一局部

牛頓把時間最終定義為數(shù)學上的量。但是，這位偉大的英國科學家認為，時間是一個被神秘氣息所覆蓋著的客體，因為時間獨立于任何物體，在一切之上，是絕對的。時間與圣人是如此接近，以至于上帝被比為一座鐘。愛因斯坦認為，時間一點也不像是大自然里的一條“自由自在的狗”，而是一個實實在在的尺度。即使在今天，我們?nèi)匀徊荒芟穸x任何一個實際的事物那樣給時間下一個定義。時間管理第一局部

我們今天要研究的時間，是人們通常意義上定義的具體的時間區(qū)間。一生10年10天1天1個小時時間管理第一局部解決有限的時間與有效的事的問題時間管理第一局部有限的時間有效的事平均80歲壽命我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭?？一寸光陰一寸?-20、60-80——忽略不計，余401年為1寸工程每天耗時40年耗時結(jié)余睡眠8小時13.3年26.7一日三餐2.5小時4.2年22.5交通1.5小時2.5年201小時1.7年18.3看電視、上網(wǎng)3小時5年13.3看報、聊天3小時5年8.3刷牙、洗臉、洗澡

1小時1.7年6.63.3時間管理第一局部休假、白日夢、鬧情緒、身體不適2小時3.3年

“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理那么你的時間維度的自我管理如何呢？什么是時間管理時間管理就是管理時間？時間管理第一局部時間管理第一局部你的時間管理現(xiàn)狀下面用最簡單的方法測試你是否能掌握時間，你只需答復(fù)“Yes”O(jiān)r“No”.1你通常工作很長時間嗎？2你通常把工作帶回家嗎？3你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？測測你的時間安排是否合理

總結(jié)你的時間掌控12——16“yes”救命！你在時間管理上需改進8——12“yes”

4——8

“yes”0——4“yes”留神！你需要重新審視你的時間行動指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅持并保存你的方法時間管理第一局部只有一天在工作---幽默小笑話一員工向老板請一天假,老板推心置腹地說：“你想請一天假，你在向公司要求什么?一年里有365天,52個星期。你已經(jīng)每星期休息2天，共104天，還剩下261天工作；你每天有16小時不在工作，去掉174天，還剩下87天；每天你至少30分鐘時間上網(wǎng)，加起來每年23天，剩下64天；每天午飯時間你掉1小時，又用掉46天，還有18天；通常你每年請2天病假，這樣你的工作時間只有16天；每年有5個節(jié)假日公司休息不上班，你只干11天。每年公司還慷慨地給你10天假期，算下來你就工作1天，而你他媽的還要請這一天假。。。時間管理第一局部時間管理第一局部時間管理理念的沿革時間管理第一局部傳統(tǒng)的時間管理理論：第一代理論：著重利用便條和備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。第二代理論：強調(diào)行事歷與日程表，反映到時間管理以注意到規(guī)劃未來的重要。第三代理論：依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標，再逐日設(shè)定實現(xiàn)目標的方案，將有限的時間，精力加以分配，爭取最高的效率。第四代時間管理理論：重要的事先做，兼顧重要性與急迫性講求多方面平衡改變思想而非改變行為時間管理理念的沿革時間管理的方法有一個演變的過程。1、最早的時間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點。2、第二代的時間管理方法更注重方案性，人們利用安排表、效率手冊以至于商務(wù)通等電子手段來安排工作事項。

時間管理第一局部3、在時間管理的第三個階段，人們設(shè)立近期、中期和長期的工作目標，根據(jù)不同的目標來分配各自的工作重點，安排工作時間?，F(xiàn)在已經(jīng)進入了時間管理理論的時代。前幾代的時間管理注重完成工作的時間和工作量，

4、而時間管理理論那么更注重個人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。時間管理第一局部時間管理第一局部正確的時間管理觀念時間管理理論的一個最為根本的理念是管理自己，時間管理理論是個人管理理論的一局部，即如何更有效地安排自己的工作方案，掌握重點，合理有效地利用工作時間。簡而言之，時間管理的目標是掌握工作的重點，其本質(zhì)是管理個人，是自我的一種管理。方法是通過良好的方案和授權(quán)來完成這些工作。

時間管理第一局部正確的時間管理觀念：時間管理第一局部小節(jié)回映第二局部時間管理方法論主要內(nèi)容：1、方案管理2、時間“四象限”法3、時間記錄法4、時間ABC分類法5、二八原那么6、時間的統(tǒng)籌方法7、考慮不確定性時間管理第二局部方法論計劃管理時間管理第二局部方法論方案管理關(guān)于方案，時間管理的重點是：待辦單、日方案、周方案、月方案。

時間管理第二局部方法論待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點。防止遺忘、未完事項留待明日。

待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項、行動方案中的工作、昨日未完成的事項等。

待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單〔一上班就做〕只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間最關(guān)鍵的一項，每天堅持。時間管理第二局部方法論每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作劃；每月月末作出下月工作方案；每周周末五作出下周工作方案貴在堅持！時間管理第二局部方法論時間“四象限”法時間管理第二局部方法論

時間管理矩陣圖重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV危機急迫的問題有期限壓力的任務(wù)突發(fā)事件不速之客某些某些信件與報告某些會議必要而不重要的問題迎會的活動防患未然改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系開掘新時機規(guī)劃、目標管理休閑煩瑣的工作某些信件某些浪費時間之事有趣的活動時間管理第二局部方法論IIIIIIIV結(jié)果：壓力筋疲力盡危機處理忙于收拾殘局偏重于第一類事務(wù)D時間管理第二局部方法論IIIIIIIV偏重于第三類事務(wù)結(jié)果：短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與方案缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂D時間管理第二局部方法論IIIIIIIV偏重于第四類事務(wù)結(jié)果：全無責任感工作不保依賴他人D時間管理第二局部方法論III偏重于第二類事務(wù)結(jié)果：有遠見、有理想平衡紀律自制少有危機D時間管理第二局部方法論

高效能組織重要不重要緊急不緊急IIIIIIIV20%-30%50%-60%15-20%>1%時間管理第二局部方法論Diarize〔定出做的時間〕變?yōu)镈oitlatter〔呆會做〕

解決方法Doitnow！〔馬上就做〕Don`tdoit。〔別去做了〕重要

緊迫Delegate授權(quán)別人去做時間管理第二局部方法論總結(jié)：時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有時機去很好地方案和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。時間管理第二局部方法論時間記錄法時間管理第二局部方法論

美國管理學者P·F·Drucker認為：有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。時間管理第二局部方法論時間ABC分類法時間管理第二局部方法論將自己工作按輕重緩急分為：A〔緊急、重要〕、B〔次要〕、C〔一般〕三類；

安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；

在工作中記載實際耗用時間；

每日方案時間安排與耗用時間比照，分析時間運用效率；重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。時間管理第二局部方法論二八原那么時間管理第二局部方法論重要的事先做—“二八原那么”%%A：Activities活動

R:Results結(jié)果「80/20定律」告訴我們，常常是百分之二十的關(guān)鍵努力產(chǎn)生百分之八十的績效。換言之，有百分之八十的工作時間與付出是浪費的。

時間管理第二局部方法論時間管理第二局部方法論大石頭小沙子水子理論杯時間管理第二局部方法論大石頭小沙子水第一步第二步第三步時間的統(tǒng)籌方法時間管理第二局部方法論時間的統(tǒng)籌方法記得初中課本上曾學過華羅庚先生的一篇《統(tǒng)籌方法》統(tǒng)籌方法，是一種安排工作進程的數(shù)學方法。它的實用范圍極廣泛，在企業(yè)管理和根本建設(shè)中，以及關(guān)系復(fù)雜的科研工程的組織與管理中，都可以應(yīng)用。怎樣應(yīng)用呢？主要是把工序安排好。比方，想泡壺茶喝。當時的情況是：開水沒有〔燒水需15分鐘〕；水壺要洗〔1分鐘〕，茶壺〔1分鐘〕茶杯〔2分鐘〕要洗；火生了，茶葉也有了〔1分鐘〕。怎么辦？時間管理第二局部方法論幾種答案：方法甲：洗好水壺，灌上涼水，放在火上；在等待水開的時間里，洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉；等水開了，泡茶喝。方法乙：先做好一些準備工作，洗水壺，洗茶壺茶杯，拿茶葉；一切就緒，灌水燒水；坐待水開了泡茶喝。方法丙：洗凈水壺，灌上涼水，放在火上，坐待水開；水開了之后，急急忙忙找茶葉，洗茶壺茶杯，泡茶喝。時間管理第二局部方法論洗開水壺〔1分鐘〕燒開水〔15分鐘〕洗茶壺〔1分鐘〕洗茶杯〔2分鐘〕拿茶葉〔1分鐘〕泡茶示意圖：時間管理第二局部方法論圖示分析：水壺不洗，不能燒開水，因而洗水壺是燒開水的前提。沒開水、沒茶葉、不洗茶壺茶杯，就不能泡茶，因而這些又是泡茶的前提。它們的相互關(guān)系，可以用下面的箭頭圖來表示：箭桿上的數(shù)字表示，這一行動所需要的時間，例如15表示從把水放在爐上到水開的時間是15分鐘。從這個圖上可以一眼看出，方法甲總共要16分鐘〔而方法乙、丙需要20分鐘〕。如果要縮短工時、提高工作效率，應(yīng)當主要抓燒開水這個環(huán)節(jié)，而不是抓拿茶葉等環(huán)節(jié)。同時，洗茶壺茶杯、拿茶葉總共不過4分鐘，大可利用「等水開」的時間來做。時間管理第二局部方法論考慮不確定性時間管理第二局部方法論在時間管理的過程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因為方案沒有變化快，需為意外事件留時間。

有三個預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件方案都留有多余的預(yù)備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應(yīng)變方案。迫使自己在規(guī)定時間內(nèi)完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然后把它們分解成假設(shè)干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。時間管理第二局部方法論在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最珍貴的財富。沒有時間，方案再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此珍貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。時間管理第二局部方法論小節(jié)回映時間管理第二局部方法論時間管理第三局部工具與技巧第三局部工具與技巧主要內(nèi)容：1、日常時間管理工具的運用2、時間管理的技巧日常時間管理工具的運用時間管理第三局部工具與技巧時間管理工具：傳統(tǒng)的筆；紙質(zhì)筆記本；隨手pad；pda；；電腦；收納盒；Listpro；日程表；電子郵箱按日常使用的重要性排序：傳統(tǒng)的筆，紙質(zhì)筆記本，隨手pad，收納盒>Listpro,pda,日程表>，電腦，電子郵箱

時間管理第三局部工具與技巧這樣排序的原因：

1、時間管理的目的是為你節(jié)約時間。管理時間的工具應(yīng)該是你會熟練運用，且本身操作不復(fù)雜。工具太復(fù)雜讓你浪費時間，得不償失。2、日常使用的便利程度。例如：你是經(jīng)常在電腦旁，自然電腦是最容易取得的工具。但對于經(jīng)常在外工作的人們，電腦就是很不方便的。3、每個工具的特性。例如：pda〔掌上電腦〕他可以靈活實現(xiàn)多種的任務(wù)視圖，但輸入不便。紙質(zhì)筆記本那么剛好相反。熟悉不同工具的特性會讓你時間管理更上一層樓。4、我比較注重收集。事情多了，靠記憶實在不行。后續(xù)的事情都會很快處理好。時間管理第三局部工具與技巧第一梯隊〔傳統(tǒng)的筆，紙質(zhì)筆記本，隨手pad=便條紙簿[]，收納盒〕：

特點：高效、便捷、易用、廉價

時間管理第三局部工具與技巧高效：雖說現(xiàn)在是E時代了，但論輸入的效率還是傳統(tǒng)的筆占有絕對優(yōu)勢。當你要記錄事情時，腦隨筆動就可以了。如果換成pda，先翻開notes.輸入還要區(qū)分作圖還是字符輸入。過程有些羅嗦和緩慢。

便捷：當我要記錄靈感的時候，pda過多的操作會打斷思維。筆和紙就順手拈來，快速完成。電子產(chǎn)品還會因為沒電，或其他原因停止工作。筆和紙并不存在這樣的難題。

易用：寫字，大局部人已經(jīng)熟練掌握。但電子產(chǎn)品的熟練掌握，這個還不容易做到。電子產(chǎn)品使用過程還會出現(xiàn)各種問題，一般用戶會犯困。這些問題會讓時間管理的效率降低。

廉價：這個和第二梯隊一看便知了。時間管理第三局部工具與技巧第二梯隊〔pda,Listpro,日程表〕：ListPro是Shopping必備的采購清單特點：輕便、靈活、昂貴時間管理第三局部工具與技巧輕便：pda小巧，方便攜帶。比起帶個電腦方便多了。日程安排，收發(fā)電郵，上網(wǎng)，打份小文件等需求還是能勝任的。你還要求它能干電腦做的事情。這就太難為pda了。靈活：pda可以用不同的視圖查看任務(wù)和約會，隨時修改里面的信息。任務(wù)的排序、警告、完成情況都可以輕松掌握。這些是用紙質(zhì)筆記本不能辦到的事情?，F(xiàn)在的pda是wifi,gprs一個都不能少。隨時可以在線，讓你的信息溝通更快。所以，pda成為任務(wù)管理中心是理所當然的。昂貴：pda不僅在硬件上要花錢，軟件你也要付出版權(quán)費。這樣的花費是群眾挺難接受的。在中國軟件版權(quán)費你就可以不用考慮了。時間管理第三局部工具與技巧第三梯隊〔，電腦，電子郵箱〕：

這三個工具在時間管理上只起到輔佐的作用。

：這里指的是傳統(tǒng)。它只能起到溝通的作用。你還想它幫你更多就考慮一部pda吧。

電腦：功能強大——我們一般都用它打字。將它作為你時間管理的備份中心絕對是個好選擇。聚集你的思想，表述你的看法它可以輕松辦到。另外一個出色的功能就是：同步你的pda。我對同步這個功能是投不信任票。尤其是Activesync同步outlook。當同步出錯時你就知道有多狼狽了。尤其你的pda在用第三方pim軟件。時間管理第三局部工具與技巧建議：最好讓電腦和pda各司其職。如需交換資料盡量使用導(dǎo)出和導(dǎo)入的功能。在交換資料前盡量做好備份的工作。

電子郵箱：接受外來信息。多一種信息渠道而已。

使用管理工具的原那么：有效率地使用時間。但凡違背這個原那么的管理工具都應(yīng)該放棄。大家應(yīng)該根據(jù)自身的條件才能選擇出適當?shù)墓ぞ?。如果不知道怎樣選擇，就從最廉價紙和筆開始吧。等到不能滿足再上PDA或更昂貴的產(chǎn)品。這樣才符合經(jīng)濟原那么哦。GTD是一種時間管理理念。但GTD不是時間管理的全部。你理解了，再結(jié)合實際情況才能真正做到心中無事天地寬。時間管理第三局部工具與技巧時間管理的技巧時間管理第三局部工具與技巧1、制定時間管理方案2、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感3、學會授權(quán)4、高效的會議技巧時間管理第三局部工具與技巧5、養(yǎng)成整潔的條理的習慣6、專心致志，有始有終7、簡化工作流程8、一次做好，次次做好時間管理第三局部工具與技巧9、克服拖延、現(xiàn)在就做10、當日事當日畢11、善用零散的時間12、用節(jié)省時間的工具時間管理第三局部工具與技巧13、高效的閱讀法14、高質(zhì)高效的睡眠15、處理拖延的秘訣16、提升你的坦誠布公程度時間管理第三局部工具與技巧17、應(yīng)對不速之客、等待時間、突發(fā)事件和干擾等浪費時間的因素18、管理你的時間19、養(yǎng)成清潔和整理的習慣20、時限是時間管理的重要方法時間管理第三局部工具與技巧拖延商數(shù)測驗請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案1、為了防止對棘手的難題采取行動，你于是尋找理由和借口。2、為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。3、你采取折衷的方法以防止或延緩不愉快的事是困難的工作。4、你遭遇太多足以阻礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。5、當被迫從事一項不愉快的決策時，你防止直截了當?shù)拇饛?fù)。6、你對重要的行動方案的追蹤工作不予理會。7、試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。8、你將重要的工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。9、你過分疲勞〔或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制時〕，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。10、在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，你喜歡去除桌上的每一個物件。選擇答案：A、極表同意；B、略表同意；C、略表不同意；D、極表不同意時間管理第三局部工具與技巧評分標準：每一個“極表同意”給予4分；每一個“略表同意”給予3分：每一個“略表不同意”給予2分；每一個“極表不同意”給予1分。請按以上評分標準計算你的測驗成績：結(jié)論:總分≤20分，表示你不是拖延者，你也許偶而有拖延的習慣；21分≤總分≤30分，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡郑?0分，表示你或許已患上了嚴重的拖延毛病。時間管理第三局部工具與技巧小節(jié)回映時間管理第三局部工具與技巧時間管理案例時間管理案例案例一：何經(jīng)理的一天時間管理案例

背景：本科畢業(yè)，在一家民營企業(yè)任人事經(jīng)理。

他8：28分打卡，到辦公室剛好8：30，然后打一杯水，抽一支煙，正好工程部譚經(jīng)理來找他說有一個工程師想離職，為了了解情況，兩人又抽了一支煙。談了半個小時沒有結(jié)果，何經(jīng)理說你找老板談?wù)?，按他的條件我沒有權(quán)利給他加工資。一看9：30了。然后開始簽各部門交來的考勤單、獎罰單、請假單等，翻開招聘網(wǎng)，順便看看網(wǎng)易新聞，就已經(jīng)是10：30。上廁所時碰到幾個新員工來應(yīng)聘，在門口，文員效勞又不好，多問了幾句，說了文員幾句，心情又不好，回到座位上，看看昨天寫的報告還沒有完，生產(chǎn)部反映天氣熱，行政主管不在崗，親自安排廚房燒涼茶，回來已經(jīng)就差半小時吃飯了，看到做不成什么，就與下屬聊天