論文-文秘專業(yè)本科生如何提高公文寫作能力

文秘專業(yè)本科生的公文寫作能力,不僅是其寫作水平的體現(xiàn),而且是為了適應(yīng)社會需求所必備的一項技能,公文寫作能力可能直接影響他們進入社會時的工作質(zhì)量。雖然文秘專業(yè)學(xué)生在校開設(shè)過公文寫作相關(guān)課程,但其整體公文寫作能力仍舊令人擔(dān)憂。因此,本文將通過調(diào)查問卷、訪談等形式了解常熟理工學(xué)院文秘專業(yè)本科生公文寫作能力的現(xiàn)狀,通過分析、研究現(xiàn)狀,探究其能力欠缺的根源,最終從學(xué)校、教師、學(xué)生及企業(yè)四個方面找出提高其公文寫作能力的對策或建議。一、大學(xué)生公文寫作能力現(xiàn)狀分析應(yīng)用文寫作課程是文秘專業(yè)學(xué)生一門重要的必修課程,該課程旨在培養(yǎng)并提高學(xué)生的應(yīng)用文寫作能力,尤其是公文寫作能力。筆者將從文秘專業(yè)畢業(yè)生、在校生及相關(guān)企業(yè)的角度采用調(diào)查問卷、采訪等方式了解該專業(yè)大學(xué)生公文寫作能力現(xiàn)狀。(一)畢業(yè)生關(guān)于公文寫作能力的反饋意見筆者所在的高校每兩年都會對畢業(yè)生進行跟蹤調(diào)查,了解他們在社會上工作、生活的情況,并就其反饋的一些問題調(diào)整、完善教學(xué)工作。據(jù)相關(guān)負(fù)責(zé)的老師反映,文秘專業(yè)畢業(yè)生的總體就業(yè)質(zhì)量不及師范生,就業(yè)崗位多而雜,但無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位或中小型私人企業(yè),對于文秘專業(yè)畢業(yè)生的要求不僅要有較強的口頭表達能力,較高的公文寫作能力也不可缺失。就整體畢業(yè)生而言,其公文寫作能力的薄弱是其工作能力得不到提高的主要因素之一。為此,筆者做了一次調(diào)查問卷,共發(fā)放100份,有效問卷85份。調(diào)查對象主要是常熟理工學(xué)院2012屆、2011屆和2010屆的文秘專業(yè)畢業(yè)生,且他們都有在辦公室工作的相關(guān)經(jīng)驗。經(jīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析,筆者所在高校文秘專業(yè)畢業(yè)生就業(yè)的一些情況如下:畢業(yè)生大多從事過不止一份工作,且工作單位一般都是中小型企業(yè);大多數(shù)人表示在工作中不能做到游刃有余,能力仍有待提高;在公文寫作方面,所在單位對新版公文條例都予以一定的實施,且文種如公告、通知、報告、會議紀(jì)要等幾種公文使用頻率較高,但因他們剛進入企業(yè),一般都不能直接接觸到辦文,一是領(lǐng)導(dǎo)不放心,二是畢業(yè)生的寫作能力確實捉襟見肘,只有在熟悉了相關(guān)業(yè)務(wù)和得到領(lǐng)導(dǎo)的信賴后,才有可能授權(quán)其去寫公文。據(jù)此,筆者分析得出兩點:一是文秘專業(yè)畢業(yè)生在校時期沒有高度重視公文寫作能力的培養(yǎng),以致到社會上工作時,提筆忘字,離題千里。二是社會對文秘專業(yè)學(xué)生公文寫作能力有較高的要求,而畢業(yè)生卻無法達到。(二)在校生關(guān)于應(yīng)用文學(xué)習(xí)的采訪記錄對于文秘專業(yè)在校學(xué)生,筆者主要是采訪已經(jīng)開展過或正在開展這門課程的學(xué)生,了解其對新版公文條例的熟悉度、對該課程的重視度及對課程教學(xué)的一些建議等。其大多表示這門課程枯燥、無聊,有時跟不上老師的進度,對于文種的練習(xí)和公文的模擬撰寫,只是流于形式,并沒有達到實際的效果。采訪中,學(xué)生提到公文寫作的幾大難點:一是在公文改錯中,對于文種的判斷易混淆,如公告與通告,二者都是公開發(fā)布的公文,但在發(fā)布事項的重大性、發(fā)文機關(guān)及收文對象上有區(qū)別,但對于只學(xué)習(xí)過一篇該文種公文的學(xué)生而言是很難辨認(rèn)出來的;還有報告與請示,都是上行文,有諸多相似之處,而主要的不同是報告上級不一定要回復(fù),但請示則必須回復(fù),而且報告可一文多事,請示則不然。二是公文格式的要求嚴(yán)格,常見錯誤有稱謂語未頂格、標(biāo)題中濫用書名號、附件格式錯誤,以及四、六角括號混用及抄送單位錯誤等。三是在公文寫作中詞語表達嚴(yán)謹(jǐn),公文中的每一句話,每一個字都有實際意義,因此對語言要求較高,在擬寫公文中,學(xué)生語言易口語化,不夠嚴(yán)謹(jǐn)。四是公文與事務(wù)性文書的區(qū)別不太明朗,因事務(wù)性文書種類繁多且與公文有交叉之處,在公文寫作中二者也易混淆。據(jù)此,筆者總結(jié)得知:在高校公文寫作課程教學(xué)中,有些偏理論、輕實踐的不良傾向,這會在公文撰寫中產(chǎn)生很多問題。(三)相關(guān)企業(yè)對文秘專業(yè)學(xué)生滿意度的調(diào)查對于相關(guān)企業(yè)方面,我們主要是調(diào)查常熟的一些地方企業(yè),筆者發(fā)了30份調(diào)查問卷,有效問卷為27份。經(jīng)過數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析得知,大多數(shù)企業(yè)對于筆者所在高校的文秘專業(yè)畢業(yè)生還是基本滿意的,認(rèn)為其基礎(chǔ)知識扎實,在崗認(rèn)真負(fù)責(zé),但某些企業(yè)表示其在有些方面的能力有待進一步提高,如溝通能力、公文寫作能力及英語水平等。通過與相關(guān)企業(yè)辦公室人員的交流得知,文秘專業(yè)學(xué)生在公文寫作方面,不能滿足他們的要求,常常會犯一些低級錯誤,如文種選擇混淆、公文格式亂用或是語言表達口語化等,在新員工前期的培訓(xùn)中該專業(yè)學(xué)生沒有表現(xiàn)出對公文寫作應(yīng)有的興趣或重視程度。通過這三個不同的視角,筆者對于文秘專業(yè)本科生的公文寫作能力的現(xiàn)狀及社會對其的實際要求有基本的了解,至少可以得知,文秘專業(yè)畢業(yè)生的公文寫作能力并不能滿足企事業(yè)單位的要求。在企業(yè)競爭日趨激烈、信息時代高速發(fā)展的今天,公文寫作在政府機關(guān)、企事業(yè)單位實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、傳達企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用,因此,培養(yǎng)文秘專業(yè)本科生提高各類文書寫作能力,對于其進入社會工作具有重要意義。二、大學(xué)生公文寫作能力薄弱的根源根據(jù)上述文秘專業(yè)本科生公文寫作能力現(xiàn)狀的調(diào)查,我們可以發(fā)現(xiàn)其公文寫作能力與社會的要求存在一定的落差,造成這種落差的原因是多方面的,筆者認(rèn)為可從以下三個方面剖析。(一)學(xué)校課程建設(shè)與課堂教學(xué)為了適應(yīng)社會的需求,各大高校在七八十年代紛紛開設(shè)文秘相關(guān)專業(yè),經(jīng)過三十幾年發(fā)展,各大高校形成了各自的辦學(xué)規(guī)模和特色,但公文寫作課程整體上還沒有形成系統(tǒng)的理論指導(dǎo)教學(xué)。高校在制訂培養(yǎng)方案時沒有給予公文寫作足夠的重視,因文秘專業(yè)劃分在中文系,高校在課程設(shè)置中多為文學(xué)、語言類課程,而秘書相關(guān)的課程如公文寫作、秘書實務(wù)等,則設(shè)置相對偏少。在課程教學(xué)中,相關(guān)老師仍沿襲傳統(tǒng)課程的教學(xué)方法,重理論而輕實踐。但公文寫作不僅是一門學(xué)問,更是一種技能,尤其在新版公文條例頒布后,更體現(xiàn)出該技能的實用性和時代性。教師在教學(xué)中,如果沒有大量的實例操練,就很難提高學(xué)生的公文寫作能力。學(xué)校方面未加大該專業(yè)學(xué)生見習(xí)實習(xí)的力度,未能在學(xué)生課余時間積極引導(dǎo)其關(guān)注和提高對公文寫作的興趣等,導(dǎo)致該專業(yè)學(xué)生公文寫作能力較薄弱。(二)學(xué)生學(xué)習(xí)狀況與自身惰性每一位大學(xué)生都是經(jīng)歷了十年的寒窗苦讀,終于來到所描繪的“象牙塔”般的大學(xué),身邊沒有了老師的督促、家長的嘮叨,加之大學(xué)學(xué)習(xí)任務(wù)沒有初高中繁重,這樣他們很容易自我放松,不思進取,在學(xué)習(xí)公文中也懶得動手。少部分自制力不強的學(xué)生對學(xué)業(yè)不夠重視,未能達到學(xué)校的要求,有種“混文憑”的思想,導(dǎo)致其學(xué)習(xí)成績不夠理想。公文寫作是一門操作性很強的課程,需要學(xué)生在了解、熟悉各類文種及使用要求的基礎(chǔ)上,不斷地提筆擬寫公文,在一次次練習(xí)中,掌握規(guī)則,熟練應(yīng)用,錘煉語言,形成風(fēng)格。學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性明顯不足,也是其公文寫作能力薄弱的原因之一。(三)與公文復(fù)雜而嚴(yán)格的文體有關(guān)按照2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二條規(guī)定表示,行政公文是“行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具”。2012年7月1日國務(wù)院發(fā)布黨政公文條例,表明黨政公文條例一致,其中文書文種也有所變化,現(xiàn)共有十五種:決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要,每一種文種都有適合其使用的情況、固定的格式、特定的收文對象及產(chǎn)生、運行等嚴(yán)格的法定程序,這些都加大了文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)公文寫作的難度。此外,不同的單位或企業(yè)會有一套在遵照國家公文規(guī)定的基礎(chǔ)上,制定出的適合本機構(gòu)使用的文書使用規(guī)范等,這些無疑又一次增加了公文寫作的復(fù)雜度,使學(xué)生在學(xué)習(xí)公文方面提高緩慢。三、大學(xué)生公文寫作能力提高的對策針對上面三個原因,筆者將從學(xué)校、教師、學(xué)生和企業(yè)四個角度尋找提高文秘專業(yè)本科生公文寫作能力的途徑。(一)學(xué)校學(xué)院工作方面高校是學(xué)生學(xué)習(xí)和能力提高的一個重要平臺,學(xué)校學(xué)院的相關(guān)工作安排會直接影響學(xué)生能力的培養(yǎng),在提高文秘專業(yè)學(xué)生的公文寫作能力方面,學(xué)校學(xué)院可以從以下四個方面改善其公文寫作能力薄弱的現(xiàn)狀:1.合理設(shè)置課程,修改培養(yǎng)計劃。常熟理工學(xué)院文秘專業(yè)因隸屬人文學(xué)院,所以學(xué)校在課程設(shè)置上多為文學(xué)、語言類課程,如現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)、古代文學(xué)、古代漢語、現(xiàn)代漢語等,相對忽略文秘專業(yè)類的課程,如公文寫作、秘書實務(wù)、辦公自動化等,因此學(xué)校應(yīng)合理設(shè)置課程,根據(jù)目前社會對該專業(yè)學(xué)生的要求修改、優(yōu)化培養(yǎng)方案,提高對公文寫作課程的重視度,尤其注重實踐環(huán)節(jié),反復(fù)訓(xùn)練學(xué)生,提高其對新版公文條例的熟悉度,切實提高該專業(yè)學(xué)生的公文寫作能力。2.重視師資建設(shè),優(yōu)化考核環(huán)節(jié)。據(jù)筆者了解,目前高校從事公文寫作課程教學(xué)的教師大多是中文專業(yè),雖然這些教師的基礎(chǔ)寫作理論和基本功比較扎實,但他們往往缺乏公文寫作所需要的實踐經(jīng)驗,不能在教學(xué)中做到與實際情況相結(jié)合。因此,學(xué)校應(yīng)提高教師公文寫作的專業(yè)化水平,加強公文寫作課教師隊伍建設(shè),豐富該教師隊伍的人員結(jié)構(gòu),安排具有實踐經(jīng)驗的教師擔(dān)任此課程。在課程考核方面,要改革考試方式,不應(yīng)該再是單一的筆試考核,可以以成果為導(dǎo)向,積極鼓勵學(xué)生根據(jù)新版公文條例要求模擬撰寫公文,最終提高公文寫作能力。3.加大見習(xí)實習(xí)力度,拓展寫作實踐平臺。校方應(yīng)積極爭取與政府機關(guān)、企事業(yè)單位合作,形成學(xué)校與社會、校內(nèi)與校外相結(jié)合的教學(xué)模式,可以安排學(xué)生以秘書、職員的身份到黨政機關(guān)、企事業(yè)單位參與文秘工作,也可以安排他們到校內(nèi)黨政機關(guān)、二級學(xué)院辦公室等進行觀摩見習(xí),積累一些社會經(jīng)驗。其次,通過各種組織如學(xué)生會、學(xué)生社團等學(xué)生機構(gòu)開展根據(jù)新版公文條例要求的公文寫作比賽等活動,激發(fā)學(xué)生對公文寫作的興趣,在學(xué)生組織的各類校園文化活動中,有意識地培養(yǎng)其公文寫作能力,要求學(xué)生多看多寫多練,促使學(xué)生公文寫作水平的提高。4.積極聽取學(xué)生心聲,突出其主體地位。學(xué)校應(yīng)隨時關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)動態(tài)及其提出的相關(guān)建議,并盡可能滿足其需求,從而突出其主人翁意識。如在日常學(xué)習(xí)中,學(xué)?？梢远ㄆ陂_展學(xué)生座談會,深入地了解他們的需求與不滿,并及時做出反饋,提高其學(xué)習(xí)效率和積極性。校方可以邀請業(yè)界名人或公文寫作方面的專家到校開展相關(guān)的演講或座談,讓學(xué)生真正了解到當(dāng)下公文寫作的重要性,通過這些新鮮血液的注入吸引其對公文寫作的關(guān)注和學(xué)習(xí)。(二)專業(yè)教師的教學(xué)方面專業(yè)教師的教學(xué)水平與方法是提高學(xué)生公文寫作能力的關(guān)鍵,因次要提高文秘專業(yè)學(xué)生的公文寫作能力,教師的教學(xué)同樣值得關(guān)注。1.提高授課效率,增加知識含量。公文寫作是一門與現(xiàn)實生活息息相關(guān)的課程,教師在授課時,應(yīng)關(guān)注并結(jié)合時下熱點時政信息,激發(fā)學(xué)生對課堂的興趣,從而提高授課效率。教師在教學(xué)時不應(yīng)照本宣科,視野僅僅局限在課本上,而應(yīng)該把課本單調(diào)的理論知識結(jié)合生動的案例,使之鮮活化,易被學(xué)生吸收、接受,從而增加課堂的含金量。2.改革教學(xué)方法,增加實踐環(huán)節(jié)。在公文寫作理論教學(xué)中,可采用“案例分析、病文改錯、集體討論”的教學(xué)模式,通過錯誤的糾正使其對理論的知識加深印象。在文種寫作練習(xí)教學(xué)中,以實訓(xùn)為主,但為了防止其理論知識的遺忘,則要以理論知識為輔,采用案例研究、模擬寫作等教學(xué)方法,選擇優(yōu)秀范文,供學(xué)生學(xué)習(xí)、模仿,直至其能夠獨立撰寫公文。其次,以職業(yè)需求為導(dǎo)向,最大限度地激發(fā)學(xué)生對公文寫作的興趣,使其明白公文寫作能力在職場上的分量。(三)文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)方面公文寫作能力與學(xué)生的寫作能力是密不可分的,在學(xué)習(xí)公文寫作過程中,學(xué)生學(xué)習(xí)有關(guān)寫作的相關(guān)要素如語言能力、文章布局等也是很重要的。1.重視文章寫作,提高語言能力。公文寫作是一種特殊的寫作,要寫好公文,首先要重視文章的寫作,學(xué)生在校期間,應(yīng)多讀書,多動筆,養(yǎng)成愛寫作、勤寫作的好習(xí)慣。好文章都是在一次次的修改中產(chǎn)生的,對于公文也是。初稿寫出后,應(yīng)該反復(fù)修改、搓摩及推敲,關(guān)注文章的每一個細(xì)節(jié),一句話、一個詞、一個標(biāo)點都不要放過,這樣多次反復(fù)錘煉修改,不僅使公文的材料精細(xì),結(jié)構(gòu)縝密,語言精要,而且對提高其寫作能力具有顯著功效,同時也提高其語言表達水平,久而久之形成具有個人特色的語言風(fēng)格。由此作為基礎(chǔ),提高公文寫作能力將比較容易。2.學(xué)習(xí)公文條例,模擬撰寫公文。公文寫作能力是文秘專業(yè)本科生重點培養(yǎng)和提高的能力之一,具有較強的公文寫作能力對于今后的工作、生活具有重要的意義,學(xué)生不僅要在課堂上學(xué)習(xí)公文寫作的理論知識,如新版公文條例中的15種公文文種、文種的使用范圍、發(fā)文收文的流程及嚴(yán)格的文種格式等,而且要在課后主動研讀經(jīng)典范文,模擬公文寫作,此外,還應(yīng)積極參加校內(nèi)各種與本專業(yè)相關(guān)的活動或組織,多多接觸公文寫作及秘書相關(guān)事宜,不斷鍛煉,提高綜合能力。3.關(guān)注寫作流程,全面掌握公文。寫作雖然是一項抽象化思維的活動,但它有一些基本的流程。要想寫出好文章,首先應(yīng)積累資料并整理歸納,學(xué)生在生活中應(yīng)多留意身邊的事,關(guān)注社會新聞,不斷地積累有用素材,對之進行合理的整理和歸納,以供未來的寫作。其次要樂于思考,巧于借鑒,公文寫作是針對某一問題的解決方法,體現(xiàn)的是學(xué)生分析、研究和解決問題的過程,因此學(xué)生要樂于思考,巧妙借鑒素材,不可生搬硬套。再者重視提綱的撰寫,在公文創(chuàng)作階段,提綱是寫作綜合能力的體現(xiàn),它是搭建公文結(jié)構(gòu)的框架,是作者思路的體現(xiàn),好的提綱有利于公文的成功撰寫。關(guān)注寫作的基本流程后,還應(yīng)注意每種公文的特定格式與要求,了解公文的獨特性,這樣才可能寫出優(yōu)秀的公文。(四)社會企業(yè)方面企業(yè)對于高校人才的培養(yǎng)具有重要作用,其不僅是高校培養(yǎng)人才的標(biāo)準(zhǔn),而且為畢業(yè)生提供發(fā)揮和提高其才能的場所。1.加強與高校的聯(lián)系,為本科生提供實習(xí)機會。企業(yè)要獲得優(yōu)秀的專業(yè)秘書人才,必須參與培養(yǎng)人才的隊伍中。企業(yè)可與本地高校合作,為高校文秘專業(yè)的學(xué)生提供實習(xí)的機會