文件控制程序

物管從業(yè)二十年，本文極具參考價值，如若有用請打賞支持，謝謝！文件控制程序【物業(yè)管理經(jīng)驗分享】1.0目的

對質(zhì)量管理體系文件進行統(tǒng)一管理與有效的控制,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應文件的有效版本。

2.0范圍

適用于質(zhì)量管理體系《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)文件》的編制、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放及標識的管理。其他類別文件如通告、通知等不在此程序適用范圍內(nèi)。

3.0職責

3.1總經(jīng)理負責《質(zhì)量手冊》、《程序文件》及外來文件使用的批準。

3.2管理者代表負責組織編寫和審核《質(zhì)量手冊》和《程序文件》,批準《作業(yè)文件》。

3.3各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的《作業(yè)文件》。

3.4全面質(zhì)量::管理辦公室負責組織對質(zhì)量管理體系文件的發(fā)放控制。

3.5全面質(zhì)量管理辦公室負責質(zhì)量管理體系文件的存檔及外來文件的獲取、簽收、存檔。

3.6全面質(zhì)量管理辦公室負責收集有關物業(yè)管理外來文件及審核。

3.7工程維護部經(jīng)理負責對所收集的工資技術資料的審核、管理。

4.0工作內(nèi)容

4.1文件編號

4.1.1體系文件架構

第一層文件:質(zhì)量手冊第二層文件:程序文件第三層文件:作業(yè)文件

4.1.2質(zhì)量手冊用QM(即英文QuantityManual的簡稱)表示,編號為:

QM-××(發(fā)放編號)。

4.1.3程序文件用QP(即英文QuantityProgram的簡稱)表示,編號為:

序號標準要素號程序文件代號

4.1.4作業(yè)文件用WI(即英文WorkingInstruction的簡稱)表示,編號為:

作業(yè)文件序號標準要素號或程序文件編號作業(yè)文件代號

4.2編寫與審批

4.2.1質(zhì)量手冊,全面質(zhì)量管理辦公室負責組織相關人員編寫,管理者代表負責質(zhì)量手冊的審核,總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊的批準。

4.2.2程序文件,管理者代表負責程序文件的審核,總經(jīng)理負責程序文件的批準。

4.2.3作業(yè)文件,各部門負責審核,由管理者代表批準。4.3文件版次

文件的最初版本狀態(tài)用A表示,修改狀態(tài)用0。若文件進行改版,則版本狀態(tài)依據(jù)改版的次數(shù)依次變更為:B、C、D、E……;若文件進行修改,則修改狀態(tài)::依據(jù)修改的次數(shù)依次變更為:1、2、3、4……。文件的修改總量累計達到50%或經(jīng)過第10次修改時,應對文件實施改版,即版本序號變更為下一個英文字母,而修改狀態(tài)變更為0。

4.4文件受控

4.4.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋“受控文件”印章;

4.4.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊為非受控文件,不收回,不負責修改。

4.5文件發(fā)放與回收

4.5.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5.3由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補發(fā)文件時,應按下列規(guī)定辦理。

a.申請方填寫《文件補發(fā)審批單》經(jīng)所在部門負責人審核,經(jīng)管理者代表批準方可予以補發(fā)。

b.文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關規(guī)定。4.6文件保管與復印

4.6.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補發(fā)。

4.6.2使用人一旦離開公司,應將其文件交回公司。

4.6.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負責人為保管第一責任人,應按規(guī)定做好部門

內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復印文件時,必須經(jīng)部門負責人同意后方可復印,并將分發(fā)號填寫在《收發(fā)文件登記表》中。

4.7文件評審與修改

4.7.1文件每年在管理評審會上進行評審,必要時做出修改決定。

4.7.2文件需要更改時,應由部門負責人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。

4.7.3全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評審會決議及部門負責人的反映情況,組織人員對文件進行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準。

4.7.4修改方式

4.7.4.1大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關人員進行換版修改;

4.7.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);

4.7.4.3小改,即原文件個別內(nèi)容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.7.5小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫《文件更改通知單》。

4.8文件作廢處理

4.8.1對舊版質(zhì)量管理體系文件,由全面質(zhì)量管理辦公室在發(fā)放新文件時對舊版文件進行回收,加蓋作廢印章后::留一份存檔備查,其余填寫《文件銷毀申請表》,經(jīng)管理者代表批準后統(tǒng)一銷毀。

4.8.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上加蓋“作廢留用”章。

4.9外來文件

4.9.1全面質(zhì)量管理辦公室負責收集物業(yè)管理的有關法律法規(guī),進行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.9.2全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件交全面質(zhì)量管理辦公室主任對其適宜性、充分性進行審核,批準后執(zhí)行。全面質(zhì)量管理辦公室加蓋“受控文件”章,并登記在《外來政策法規(guī)文件清單》上。

4.9.2各物業(yè)公司管理處對需向業(yè)戶公開的外來文件,其范圍、程序按《提供給顧客文件控制程序》執(zhí)行。

5.0相關文件

5.1《提供給顧客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)

6.0記錄表格

6.1《收發(fā)文件登記表》(QR-4.2.3-01-01)

6.2《文件更改通知單》(QR-4.2.3-01-02)

6.3《外來政策法規(guī)文件清單》(QR-4.2.3-01-03)

6.4《質(zhì)量管理體