合同管理制度

第第頁(yè)合同管理制度目的1.1加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中合同管理各環(huán)節(jié)的控制，規(guī)范合同訂立行為，規(guī)范公司合同的擬定、審核工作，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司權(quán)益。適用范圍2.1適用于所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合同（合約、協(xié)議）訂立部門(mén)；2.2公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同，不適用于本制度。職責(zé)3.1總經(jīng)理：簽署合同或授權(quán)委托他人簽署合同。3.2合同訂立部門(mén)：經(jīng)辦合同簽訂時(shí)的對(duì)方資質(zhì)調(diào)查、合同擬定、簽訂、履行、結(jié)算、歸檔等項(xiàng)工作，解決履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.3總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)合同文本的審核、法律糾紛的處理以及重大合同檔案的管理，以及與法律顧問(wèn)的工作接洽；3.4財(cái)務(wù)部：參與合同文本的審核，并按照合同約定收付款項(xiàng)?？刂瞥绦?.1對(duì)方資質(zhì)調(diào)查4.1.1合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)合同對(duì)方資質(zhì)的調(diào)查，主要包括以下兩個(gè)方面：4.1.1.1審查被調(diào)查對(duì)象的身份證照等資質(zhì)材料的真?zhèn)危?.1.1.2獲取調(diào)查對(duì)象的財(cái)務(wù)信息，持續(xù)關(guān)注其資信變化情況。4.1.2合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核合同對(duì)方資質(zhì)情況，根據(jù)合同對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、行業(yè)地位等材料審核合同相對(duì)方的履約能力。4.1.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)經(jīng)理參與重大合同對(duì)方資質(zhì)的審核，根據(jù)合同對(duì)方資質(zhì)、資信等資料分析其履約能力。4.1.4訂立合同前，合同訂立部門(mén)應(yīng)對(duì)合同對(duì)方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估其生產(chǎn)能力，技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，分析其合同履約能力。4.1.5合同訂立部門(mén)還應(yīng)通過(guò)合同對(duì)方的主要供應(yīng)商、客戶、開(kāi)戶行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商行政管理等單位或政府機(jī)關(guān)，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。4.2合同談判4.2.1合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn)，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。4.2.2對(duì)于影響重大、涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，由合同訂立部門(mén)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判。4.3合同的訂立4.3.1公司正式訂立的合同協(xié)議，必須采用書(shū)面形式，包括合同書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、公共信件等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時(shí)簽訂書(shū)面形式合同的，應(yīng)當(dāng)在事后辦理補(bǔ)簽手續(xù)；4.3.2合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)擬定合同，在合同文本中明確約定：標(biāo)的物、標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸方式、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、合同糾紛的解決方式等條款。4.3.3由對(duì)方起草合同協(xié)議的，公司訂立合同部門(mén)會(huì)同總經(jīng)辦應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同條款內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴求。4.3.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容是否符合法律規(guī)定、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)、提出異議方式、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、保密以及合同爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容約定是否全面，并負(fù)責(zé)與法律顧問(wèn)聯(lián)系、審查合同內(nèi)容。4.3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人根據(jù)市場(chǎng)情況、成本核算審核合同標(biāo)的是否合理。4.4合同的審批4.4.1有關(guān)上市服務(wù)及中介機(jī)構(gòu)的合同：由副總經(jīng)理擬定，總經(jīng)理審批。4.4.1.1工程項(xiàng)目合同、協(xié)議：見(jiàn)《工程項(xiàng)目管理制度》。4.4.1.2研發(fā)項(xiàng)目委托、合作協(xié)議：由總工程師擬定、總經(jīng)理審批。4.4.1.3采購(gòu)合同：見(jiàn)《采購(gòu)管理制度》中的規(guī)定。4.4.1.4銷售合同：見(jiàn)《銷售業(yè)務(wù)管理制度》中的規(guī)定。4.4.1.5宣傳、廣告類、第三方服務(wù)外包等合同：由采購(gòu)部擬定，總經(jīng)理審批。4.4.1.6網(wǎng)站招聘服務(wù)協(xié)議、現(xiàn)場(chǎng)招聘協(xié)議：由部門(mén)負(fù)責(zé)人擬定，總經(jīng)理審批。4.4.1.7物流運(yùn)輸合同：由采購(gòu)部擬定，總經(jīng)理審批。4.4.2經(jīng)審核通過(guò)的合同，由訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人呈報(bào)總經(jīng)理簽署，然后到總經(jīng)辦蓋章（除落款處的公章外，還須在合同協(xié)議各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章）和編號(hào)，統(tǒng)一登記管理。未經(jīng)審核或手續(xù)不全的合同協(xié)議，總經(jīng)辦不得蓋章。4.4.3對(duì)于重要合同協(xié)議，原則上應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂，對(duì)于確需公司先行簽字并蓋章然后寄送對(duì)方簽字并蓋章的，應(yīng)取得總經(jīng)理同意。4.5合同的歸檔管理4.5.1公司檔案室對(duì)所有合同實(shí)施歸口管理。4.5.2銷售合同原件由銷售總監(jiān)助理編號(hào)保管，登記電子版資料，每年度定期向公司檔案室歸檔。4.5.3采購(gòu)合同原件由采購(gòu)部指定專人編號(hào)保管，登記電子版資料，每年度定期向公司檔案室歸檔。4.5.4所有涉及財(cái)產(chǎn)和債權(quán)債務(wù)增減，或有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同均向財(cái)務(wù)部提供副本。4.6合同的履行4.6.1合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)按照合同的約定履行合同,包括支付款項(xiàng)、收貨、發(fā)貨、運(yùn)輸、提供便利條件等事項(xiàng)。4.6.2合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟蹤本部門(mén)及合同對(duì)方履行合同的全過(guò)程。4.6.3合同履行過(guò)程中若出現(xiàn)異常情況，合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人須及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級(jí)匯報(bào)。4.6.4如需簽訂擬定補(bǔ)充協(xié)議、終止協(xié)議以及解除合同的協(xié)議，合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人須及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級(jí)匯報(bào)，并將擬定的補(bǔ)充協(xié)議、終止協(xié)議以及解除合同的協(xié)議按照本制度4.3規(guī)定的審核流程進(jìn)行審批。4.6.5合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)保管合同履行過(guò)程中的全部資料，并按照《檔案管理制度》歸檔。4.6.6公司對(duì)外銷售產(chǎn)品擬定的銷售格式合同，簽約人員不得隨意更改合同的條款和內(nèi)容。4.6.7已經(jīng)訂立的合同，如果發(fā)現(xiàn)有顯失公平，條款有誤或?qū)Ψ接性p欺行為等情形，已經(jīng)或可能導(dǎo)致公司利益受損，合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人必須及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告，并采取合法有效措施制止危害行為的發(fā)生或擴(kuò)大，必要時(shí)可以在總經(jīng)辦的協(xié)助下通過(guò)法律途徑對(duì)原合同予以變更或解除。4.6.8在合同執(zhí)行中如對(duì)方發(fā)生違約情形，應(yīng)按合同條款的有關(guān)規(guī)定收取違約金，給公司造成損失的，應(yīng)要求對(duì)方賠償損失，并可申請(qǐng)人民法院采取財(cái)產(chǎn)保全措施；如果由公司自身原因造成的違約情形，合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)向分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級(jí)報(bào)告，并與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商處理。4.7合同糾紛的處理4.7.1合同履行過(guò)程中如果發(fā)生糾紛，訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人必須及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級(jí)報(bào)告，并在規(guī)定的訴訟時(shí)效內(nèi)與對(duì)方協(xié)商談判。經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽字并加蓋單位印章后生效；如不能協(xié)商解決，合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知向總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)法律顧問(wèn)采取相應(yīng)的法律手段。4.7.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人收到合同訂立部門(mén)提出的解決糾紛的申請(qǐng)后，按以下規(guī)定執(zhí)行：4.7.2.1根據(jù)證據(jù)材料出具處理意見(jiàn)及建議；4.7.2.2提請(qǐng)總經(jīng)理授權(quán)（總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人或委托法律顧問(wèn)）追究合同對(duì)方的違約責(zé)任；4.7.2.3在授權(quán)范圍內(nèi)處理糾紛，并保守知悉的秘密；4.7.2.4整理證據(jù)材料，提交法律顧問(wèn)審查，然后向法院或仲裁機(jī)關(guān)提起訴訟；4.7.2.5法院裁決書(shū)或仲裁機(jī)關(guān)的仲裁書(shū)下達(dá)后，及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)，并通知合同訂立部門(mén)負(fù)責(zé)人；4.7.2.6按照《檔案管理制度》將案卷材料歸檔。4.7.3財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)糾紛處理的成本核算。4.8資料歸檔4.8.1合同管理業(yè)務(wù)資料（合