檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

XX市數(shù)字檔案館系統(tǒng)是一個(gè)綜合的、可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，其功能涵蓋

了檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、組織、發(fā)布、利用以

及系統(tǒng)管理全過(guò)程，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，我們確定如下總體設(shè)計(jì)原則：

原則描述

采用組件式開(kāi)發(fā)、身份認(rèn)證、全文檢索等多項(xiàng)核心技術(shù)及先進(jìn)的體系結(jié)

先進(jìn)性構(gòu)，選擇先進(jìn)的軟件和硬件技術(shù)構(gòu)造系統(tǒng)的支撐平臺(tái)和運(yùn)行環(huán)境，建設(shè)具有

國(guó)內(nèi)領(lǐng)先水平的支撐平臺(tái)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)，保證系統(tǒng)具有充分的先進(jìn)性。

考慮到將來(lái)發(fā)展需要及擴(kuò)充性能要求，在設(shè)備選擇及聯(lián)網(wǎng)方案上，要堅(jiān)

持開(kāi)放性原則，保證該系統(tǒng)對(duì)各種硬件設(shè)備的互連互通；在應(yīng)用平臺(tái)和系統(tǒng)

開(kāi)放性

設(shè)計(jì)時(shí)，支持跨平臺(tái)和開(kāi)放數(shù)據(jù)接口，保證每個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求外，充

分考慮到各系統(tǒng)互連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、交換等應(yīng)用集成服務(wù)。

充分考慮各類使用人員的能力和素質(zhì)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、部門(mén)業(yè)務(wù)需求等諸多

因素對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生的綜合影響，遵循檔案管理人員的操作習(xí)慣：注重突出各項(xiàng)

實(shí)用性

系統(tǒng)功能的實(shí)用性；提供方便的聯(lián)機(jī)幫助；系統(tǒng)管理簡(jiǎn)單，盡量一鍵操作，

系統(tǒng)默認(rèn)多數(shù)選項(xiàng)，使管理更加簡(jiǎn)潔方便；人機(jī)界面友好，可操作性強(qiáng)。

項(xiàng)目建設(shè)不僅要著眼于現(xiàn)在，而且要放眼未來(lái)。采用多層體系結(jié)構(gòu)，實(shí)

現(xiàn)用戶操作界面、業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)的分離，便于系統(tǒng)擴(kuò)展；做好總體規(guī)劃，

可擴(kuò)展性保證系統(tǒng)平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái)和應(yīng)用軟件不僅能夠滿足現(xiàn)在的要求，而且可以方

便地?cái)U(kuò)展將來(lái)的業(yè)務(wù)需求，并具有向未來(lái)技術(shù)平滑過(guò)渡的能力；在系統(tǒng)設(shè)計(jì)

時(shí)，應(yīng)保證應(yīng)用系統(tǒng)具有良好的一次開(kāi)發(fā)功能，滿足用戶對(duì)系統(tǒng)自擴(kuò)充需求。

原則描述

系統(tǒng)平臺(tái)采用高可用技術(shù)，保證系統(tǒng)能長(zhǎng)期穩(wěn)定的不間斷運(yùn)行，采用流

行、成熟、穩(wěn)定、先進(jìn)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議和中間件等系統(tǒng)軟件

可靠性平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)或應(yīng)用系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能及時(shí)、快速地恢復(fù)，

保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性；在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，充分考慮到可能出現(xiàn)的各種情況，

采取相應(yīng)的技術(shù)措施，盡可能減少系統(tǒng)故障，系統(tǒng)對(duì)主要環(huán)節(jié)具有監(jiān)控功能.

采用高內(nèi)聚、低耦合原則進(jìn)行模塊劃分。模塊間提供相應(yīng)的接口，當(dāng)應(yīng)

用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)或功能要求發(fā)生變化時(shí)，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的對(duì)相應(yīng)模塊的修改或

者增加功能模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)功能擴(kuò)展。整個(gè)系統(tǒng)組織采用模塊化的設(shè)計(jì)原則，不

靈活性同軟件、硬件平臺(tái)之間具有良好的兼容特性。

采用開(kāi)放的系統(tǒng)體系設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)，兼容不同軟件、硬件平臺(tái)系統(tǒng)。應(yīng)用軟

件采用各種編程接口和圖形接口，可充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，系統(tǒng)能夠滿足

對(duì)未來(lái)情況變化的需求。

本項(xiàng)目應(yīng)采用身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密解密、防火墻、

安全性入侵檢測(cè)和隱患掃描等安全技術(shù)，建立包括物理、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、管理

等環(huán)節(jié)的多層次、全方位的安全保障體系，確保系統(tǒng)的安全性。

系統(tǒng)的部署、使用及管理以簡(jiǎn)便、易于操作、方便實(shí)用為準(zhǔn)則，采用基

可管理性

于Web方式管理系統(tǒng)，降低系統(tǒng)管理、維護(hù)成本，提高系統(tǒng)的可管理性。

1.1.2應(yīng)用系統(tǒng)說(shuō)明

門(mén)口廂M.電子目錄中心

現(xiàn)行文件利用中心（信息資源利用平臺(tái)）

（信息資源利用平臺(tái)）

應(yīng)用系統(tǒng)名稱應(yīng)用說(shuō)明

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)著錄、上報(bào)數(shù)據(jù)接收、歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)字化成

果接收等多種方式收集檔案信息資源，對(duì)不同來(lái)源的檔案資源進(jìn)行

采集和整理，充實(shí)和擴(kuò)大檔案核心資源數(shù)據(jù)庫(kù)。建立起包括文書(shū)、

檔案資源采集系統(tǒng)

科技、照片、聲像等傳統(tǒng)檔案和人物、婚姻等專題檔案以及政府公

開(kāi)信息、現(xiàn)行文件、各類資料在內(nèi)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)。

并對(duì)采集數(shù)據(jù)進(jìn)行初步規(guī)范化處理。

實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案文件、電子檔案文件、資料及現(xiàn)行文件等的標(biāo)

準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案館館藏?cái)?shù)據(jù)的質(zhì)量和管理工作效率，

檔案資源管理系統(tǒng)

保證檔案的安全和電子文件的真實(shí)、完整和有效。通過(guò)檔案整理、

保管、鑒定等實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館藏?cái)?shù)據(jù)的利用管理，為檔案管理人員和社會(huì)公眾

檔案資源利用系統(tǒng)

提供多樣化的檢索功能和利用功能，利用范圍包括電子檔案信息和

應(yīng)用系統(tǒng)名稱應(yīng)用說(shuō)明

實(shí)體檔案資源。系統(tǒng)通過(guò)借閱管理以及檢索管理為利用者提供方

便、快捷的信息資源利用服務(wù)。

采用集中存儲(chǔ)、分布管理、共享發(fā)布模式，將XX市所有立檔

單位檔案室搬上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案是數(shù)據(jù)的“大集中”，是“數(shù)字檔案

虛擬檔案室館”的功能延伸，其功能涵蓋檔案室的實(shí)體檔案輔助管理、電子檔

案管理、監(jiān)管管理、檔案在線年檢、在線移交、保管、利用、鑒定、

統(tǒng)計(jì)所有業(yè)務(wù)管理。

1.1.3檔案資源采集系統(tǒng)

1.1.3.1功能模塊劃分

1.1.3.2基本功能概述

功能名稱功能描述主要子功能

功能名稱功能描述主要子功能

實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文件信息及各類資料信息的錄?數(shù)據(jù)著錄

入、修改、刪除、數(shù)字化采集等功能；提供雙機(jī)錄入自動(dòng)校?數(shù)字化采集

?雙機(jī)校對(duì)

檔案著錄對(duì)。支持電子文件（包括掃描影像文件、超大型文件）非標(biāo)

?格式轉(zhuǎn)換

準(zhǔn)格式向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換，包括文本轉(zhuǎn)換PDF,音頻轉(zhuǎn)換AVI,

?網(wǎng)格錄入

視頻轉(zhuǎn)換WV等功能。

用于接收來(lái)自黨政信息網(wǎng)“虛擬檔案室”的全宗單位或?數(shù)據(jù)接收

者其他途徑上報(bào)的各類檔案數(shù)據(jù)。還包括檔案館原館藏歷史?數(shù)據(jù)導(dǎo)入

檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。可接收數(shù)據(jù)類型包括檔案數(shù)據(jù)目錄以及數(shù)

?OCR識(shí)別

據(jù)文件。上報(bào)的數(shù)據(jù)格式參照浙江省、寧波市、XX相關(guān)交換?格式轉(zhuǎn)換

標(biāo)準(zhǔn)，采用目錄及原文標(biāo)準(zhǔn)交換格式，并支持檔

XMLDBF?數(shù)據(jù)檢查

案目錄交換。

?驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印

其中原文數(shù)據(jù)格式支持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、?目錄關(guān)聯(lián)

檔案接收

CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等掃描圖像文件

格式（對(duì)TIFF、JPEG、PDF等格式進(jìn)行漢字識(shí)別和壓縮保存），

支持MP3、AVLWAVE等音頻文件格式，MPEG、ASF、RM、

RMVB等視頻文件格式。系統(tǒng)支持同類型格式間向標(biāo)準(zhǔn)格式

轉(zhuǎn)換，并能進(jìn)行數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)檢查、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印等。

系統(tǒng)預(yù)設(shè)同XX市檔案局二期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交

換接口，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)辦結(jié)公文的歸檔接收。

檔案征集是指檔案館向社會(huì)征收、購(gòu)置或接收公共贈(zèng)送?檔案征購(gòu)

?檔案饋贈(zèng)

的檔案資料或向社會(huì)提供個(gè)人、家庭等重要資料的檔案的寄

檔案征集?檔案寄存

存等管理功能。系統(tǒng)提供上述檔案征集方式的登記、分類、

?數(shù)據(jù)管理

檔案管理、移交、統(tǒng)計(jì)等功能。

?統(tǒng)計(jì)分析

功能名稱功能描述主要子功能

是指對(duì)已經(jīng)制作完成的標(biāo)準(zhǔn)或非標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案目錄及?在線掃描

已經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工的電子文件的接收和處理。對(duì)通過(guò)數(shù)字化?圖像處理

?格式轉(zhuǎn)換

采集或接收的圖片或文本文件能夠轉(zhuǎn)換為PDF文件，并集成

?OCR識(shí)別

數(shù)字水印，可對(duì)JPEG、PDF等格式文件進(jìn)行水印添加。系統(tǒng)

?批量處理

支持OCR（集成［北京］清華文通OCRSDK開(kāi)發(fā)包）自動(dòng)識(shí)別

?數(shù)字水印

文件采集TIFF、JPEG等掃描格式文件以及PDF圖像文件，并能生成

雙層PDF。針對(duì)JPEG、TIFF等圖像文件系統(tǒng)提供圖像再處理

工具以及文本掃描的在線數(shù)字化掃描加工工具。

系統(tǒng)同時(shí)提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入恢復(fù)功能，并可在數(shù)據(jù)接收過(guò)程

中依據(jù)檔案著錄規(guī)則對(duì)導(dǎo)入數(shù)據(jù)進(jìn)行完整性、唯一性校驗(yàn)，

確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。還提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)目錄的批量處理。

包括年檢數(shù)據(jù)的進(jìn)館接收以及其他檔案進(jìn)館及日常管理?年檢數(shù)據(jù)接收

管理信息?檔案管理登記

信息的登記、統(tǒng)計(jì)、等功能。對(duì)于日常管理功能中部分可累

錄入

加統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)累計(jì)功能。

1.1.3.3詳細(xì)功能描述

1.1.3.3.1檔案著錄

檔案著錄主要實(shí)現(xiàn)對(duì)各門(mén)類檔案數(shù)據(jù)的著錄功能，包括檔案目錄著錄以及實(shí)

體檔案的數(shù)字化加工及文件掛接等。

1.1.3.3.1.1數(shù)據(jù)著錄

系統(tǒng)提供檔案目錄普通界面著錄、網(wǎng)格錄入等手工著錄模式。

普通界面著錄允許檔案管理員通過(guò)系統(tǒng)維護(hù)管理功能進(jìn)行各個(gè)類別檔案著

錄界面自定義，包括設(shè)定著錄字段的位置、長(zhǎng)度、默認(rèn)值、字體大小、標(biāo)簽顏色

等內(nèi)容。檔案著錄界面提供保存、新增、復(fù)制、上一條、下一條、首條、末條、

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、文件掛接及數(shù)字化掃描等功能。

數(shù)據(jù)著錄完畢點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)可自動(dòng)根據(jù)檔案著錄規(guī)則對(duì)著錄元數(shù)據(jù)進(jìn)行判

斷，如果不符合要求，系統(tǒng)將立即給出提示并定位錯(cuò)誤位置，提示用戶修改。對(duì)

于符合規(guī)則的檔案數(shù)據(jù)條目將直接保存入庫(kù)。

網(wǎng)格錄入方式是類似Excel方式的檔案目錄數(shù)據(jù)快速著錄模式，系統(tǒng)提供著

錄字段選擇、單行復(fù)制、多行復(fù)制、自動(dòng)攜帶復(fù)制、多行攜帶復(fù)制、自動(dòng)保存等

功能。網(wǎng)格著錄界面提供排序、檢索、批量修改、批量替換等著錄輔助管理功能。

1.13.3.1.2數(shù)字化采集

系統(tǒng)提供數(shù)字文件上傳和數(shù)字化采集控件兩種數(shù)字化采集方式。用戶第一次

使用數(shù)字化掃描加工控件需要進(jìn)行安裝。該數(shù)字化控件提供在線數(shù)字化加工功

能，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文件及圖像文件的數(shù)字化掃描及圖像處理。

控件自動(dòng)調(diào)用客戶端掃描設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序，用戶可以從本地服務(wù)器進(jìn)行文件或

圖片掃描或者從本地服務(wù)器選擇需掛接文件，完成文本或圖像處理、文件編排、

文件類型選擇、文件重名命名及格式轉(zhuǎn)化等操作后，數(shù)字化成果直接同檔案目錄

進(jìn)行上傳掛接?？丶峁笀D、抖動(dòng)、勾邊、糾偏、去污點(diǎn)、任意角度旋轉(zhuǎn)、圖

片截取、圖像自動(dòng)壓縮、格式轉(zhuǎn)換、圖像拼接等圖像格式處理操作。控件支持將

多份TIFF掃描文件拼接成為一份PDF文件進(jìn)行掛接。

系統(tǒng)通過(guò)數(shù)字化文件上傳可掛接經(jīng)音視頻采集、音視頻轉(zhuǎn)換、DVD光盤(pán)處

理等數(shù)字化加工產(chǎn)生的各種數(shù)字化成果。

系統(tǒng)支持多種多媒體方式的數(shù)字化加工，具備強(qiáng)大的兼容性和可擴(kuò)展性。系

統(tǒng)支持將WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或圖像文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)PDF文件,

音頻等轉(zhuǎn)換為AVI格式，視頻轉(zhuǎn)換為WMV等。

1.1.3.3.1.3雙機(jī)校對(duì)

雙機(jī)校對(duì)是提高檔案著錄準(zhǔn)確性的一個(gè)重要檢驗(yàn)步驟。雙機(jī)校對(duì)在系統(tǒng)后臺(tái)

自行完成。雙機(jī)校對(duì)提供對(duì)已著錄檔案目錄（至少兩個(gè)用戶對(duì)相同檔案目錄分別

進(jìn)行著錄）元數(shù)據(jù)的匹配驗(yàn)證。對(duì)驗(yàn)證通過(guò)的檔案目錄系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)管理模

塊，未通過(guò)驗(yàn)證的數(shù)據(jù)條目系統(tǒng)自動(dòng)拋出并進(jìn)行特殊顏色標(biāo)注，需相關(guān)著錄人員

檢查后進(jìn)行修改并保存，供系統(tǒng)第二次進(jìn)行匹配驗(yàn)證，以此類推。

雙機(jī)校對(duì)的校對(duì)過(guò)程可由系統(tǒng)自行設(shè)定校對(duì)時(shí)間及用戶點(diǎn)擊校對(duì)按鈕完成

兩種方式。雙機(jī)校對(duì)規(guī)則需用戶通過(guò)校對(duì)參數(shù)模塊進(jìn)行設(shè)置。

1.1.3.3.1.4格式轉(zhuǎn)換

在檔案管理中，文本、圖像、音頻及視頻等需要轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的管理格式。格

式轉(zhuǎn)換提供上述四類電子文件向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)通過(guò)文件后綴名判斷電子

文件類型，自動(dòng)完成各類文件向?qū)?yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換過(guò)程可由用戶進(jìn)

行單份文件轉(zhuǎn)換，批量轉(zhuǎn)換以后系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)轉(zhuǎn)換。

掃描型文本文件及圖像可以轉(zhuǎn)換成PDF標(biāo)準(zhǔn)格式，可轉(zhuǎn)換的格式包括TIFF、

WORD、JPEG等；音頻向AVI格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MP3、WAVE等；

視頻向WMV格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MPEG等。

1.1.3.3.1.5回收站

當(dāng)用戶從系統(tǒng)中刪除一些檔案目錄數(shù)據(jù)或文件數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)并沒(méi)有將這些數(shù)

據(jù)直接清除，而是將這些信息放入回收站。當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)誤刪除一些數(shù)據(jù)時(shí)，可以

在回收站中找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“還原”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)還原到原來(lái)的

數(shù)據(jù)存放地?；厥照靖鶕?jù)刪除數(shù)據(jù)的性質(zhì)分為檔案目錄信息回收站和文件信息回

收站，分別存放從系統(tǒng)中刪除的檔案目錄信息和文件信息。

1.1.3.3.2檔案接收

1.1.3.3.2.1數(shù)據(jù)接收

數(shù)據(jù)接收是接收來(lái)自部署在黨政信息網(wǎng)上的“虛擬檔案室”系統(tǒng)或者其他途

徑提交上來(lái)的各類檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)接收首先要進(jìn)行接收數(shù)據(jù)登記，登記信息包括

報(bào)送單位信息、報(bào)送目錄及文件數(shù)量、報(bào)送時(shí)間及報(bào)送人等信息。

系統(tǒng)將報(bào)送上來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收后，數(shù)據(jù)將進(jìn)入臨時(shí)接收庫(kù)，以便檔案管理

員進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，審核通過(guò)數(shù)據(jù)將進(jìn)入檔案資源正式庫(kù)。對(duì)于不符合要求的報(bào)送

數(shù)據(jù)，檔案管理員將進(jìn)行數(shù)據(jù)退回操作，并填寫(xiě)退回意見(jiàn)等。

數(shù)據(jù)可接收的電子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格

式，TIFF、JPEG、DJVU等掃描圖像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音頻文件格式,

MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等視頻文件格式。

1.1.3.3.2.2數(shù)據(jù)導(dǎo)入

系統(tǒng)提供對(duì)館藏歷史檔案的導(dǎo)入，數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)電子目錄數(shù)

據(jù)及原始文件數(shù)據(jù)進(jìn)行“三性”驗(yàn)證。系統(tǒng)支持XML、XLS、DBF等多種格式的檔

案目錄及文件導(dǎo)入。

1.1.3.3.2.3OCR識(shí)別

OCR識(shí)別是針對(duì)掃描型文本的文字識(shí)別，識(shí)別結(jié)果將有助于掃描電子文件的

利用。OCR識(shí)別同系統(tǒng)進(jìn)行集成，在后臺(tái)進(jìn)行識(shí)別處理。系統(tǒng)提供單份掃描文件

OCR識(shí)別、批量掃描文件OCR識(shí)別以及后臺(tái)自動(dòng)對(duì)符合要求的文件進(jìn)行OCR識(shí)別。

系統(tǒng)集成［北京］清華文通OCR漢字識(shí)別產(chǎn)品（SDK開(kāi)發(fā)包），可識(shí)別文件格

式包括JPEG、TIFF、PDF、PNG等。

1.1.3.3.2.4格式轉(zhuǎn)換

在檔案管理中，文本、圖像、音頻及視頻等需要轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的管理格式。格

式轉(zhuǎn)換提供上述四類電子文件向標(biāo)準(zhǔn)格式的轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)通過(guò)文件后綴名判斷電子

文件類型，自動(dòng)完成各類文件向?qū)?yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換過(guò)程可由用戶進(jìn)

行單份文件轉(zhuǎn)換，批量轉(zhuǎn)換以后系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)轉(zhuǎn)換。

掃描型文本文件及圖像可以轉(zhuǎn)換成PDF標(biāo)準(zhǔn)格式，可轉(zhuǎn)換的格式包括TIFF、

WORD、JPEG等；音頻向AVI格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MP3、WAVE等；

視頻向WMV格式的轉(zhuǎn)換，可轉(zhuǎn)換格式包括MPEG等。

1.1.3.3.2.5數(shù)據(jù)檢查

提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收以及收據(jù)導(dǎo)入是的數(shù)據(jù)完整性、規(guī)范性的檢查工作。數(shù)據(jù)

檢查標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家及浙江省相關(guān)檔案目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)檢查主要包括檔案目錄元數(shù)據(jù)字段類型檢查、元數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度檢查、元

數(shù)據(jù)置空檢查、元數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查、檔號(hào)格式檢查等。對(duì)需要進(jìn)行檢驗(yàn)的元數(shù)據(jù)字

段可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)檔案庫(kù)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)定義以及檔號(hào)自定義進(jìn)行設(shè)置，可設(shè)置字段

長(zhǎng)度、類型、檔號(hào)規(guī)則等。

數(shù)據(jù)手工檢查還包括對(duì)全文數(shù)據(jù)能夠核對(duì)圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛接是

否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗(yàn)。

1.1.3.3.2.6驗(yàn)收?qǐng)?bào)告打印

打印驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是對(duì)從虛擬檔案室或其他途徑接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)的檢

驗(yàn)成果報(bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告模板可由用戶通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。

1.1.3.3.2.7目錄關(guān)聯(lián)

目錄關(guān)聯(lián)提供文書(shū)檔案、科技檔案等存在案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄劃分的檔

案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)提供目錄關(guān)聯(lián)按鈕，選擇目錄關(guān)聯(lián)查看狀態(tài)后，通過(guò)點(diǎn)擊案卷

目錄，系統(tǒng)可自動(dòng)顯示該目錄對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)文件目錄。

目錄關(guān)聯(lián)規(guī)則可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。

1.1.3.3.3檔案征集

檔案征集是指檔案館向社會(huì)征收、購(gòu)置或接收公共贈(zèng)送的檔案資料或向社會(huì)

提供個(gè)人、家庭等重要資料的檔案的寄存燈管理功能。

1.1.3.3.3.1檔案征購(gòu)

用于管理市檔案館從社會(huì)上征集或者購(gòu)買(mǎi)來(lái)的檔案資料信息，包括實(shí)體檔

案、電子影音等。檔案征購(gòu)提供對(duì)征購(gòu)檔案數(shù)據(jù)的登記、著錄、數(shù)字化處理、分

類、移交等功能。針對(duì)檔案征購(gòu)類別庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行管理。

1.1.3.33.2檔案饋贈(zèng)

用于管理社會(huì)向市檔案館贈(zèng)送的實(shí)體檔案、電子影音文件等。其管理模式雷

同檔案征購(gòu)。

1.1.3.33.3檔案寄存

檔案寄存用于管理社會(huì)人士借助檔案館專業(yè)管理能力對(duì)私人擁有檔案的信息

管理。檔案寄存將在檔案資源管理系統(tǒng)代保管業(yè)務(wù)管理部分進(jìn)行詳細(xì)功能說(shuō)明，

在本系統(tǒng)中，檔案寄存類送檔案征購(gòu)。

1.1.3.33.4數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理針對(duì)檔案征購(gòu)、饋贈(zèng)、寄存等的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，主要功能

包括增加、修改、刪除、批量修改、批量替換、復(fù)合檢索、文件管理、目錄關(guān)聯(lián)、

報(bào)表打印等。

1.1.33.3.5統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)分析提供檔案征集模塊相關(guān)數(shù)量、時(shí)間等的統(tǒng)計(jì)功能，并可打印數(shù)量統(tǒng)

計(jì)報(bào)表。

1.1.3.3.4文件采集

1.13.3.4.1在線掃描

在線掃描是通過(guò)數(shù)字化加工控件進(jìn)行文本實(shí)體或圖像實(shí)體的掃描加工。掃描

空間可自動(dòng)調(diào)用客戶端掃描設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序，用戶可以從本地服務(wù)器進(jìn)行文件或圖

片掃描或者從本地服務(wù)器選擇需掛接文件，完成文本或圖像處理、文件編排、文

件類型選擇、文件重名命名及格式轉(zhuǎn)化等操作后，數(shù)字化成果直接同檔案目錄進(jìn)

行上傳掛接。

1.1.3.3.4.2圖像處理

系統(tǒng)數(shù)字化加工控件對(duì)掃描文件提供圖像再處理功能，包括摳圖、抖動(dòng)、勾

邊、糾偏、去污點(diǎn)、任意角度旋轉(zhuǎn)、圖片截取、圖像自動(dòng)壓縮、格式轉(zhuǎn)換、圖像

拼接等圖像格式處理操作。

1.1.3.3.4.3格式轉(zhuǎn)換

格式轉(zhuǎn)換提供文本向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換、音頻向標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換和視頻向標(biāo)準(zhǔn)格市

轉(zhuǎn)換功能。具體請(qǐng)參考4.1.3.3.1.4章節(jié)內(nèi)容。

1.1.3.3.4.4OCR識(shí)別

OCR識(shí)別提供掃描型圖像文件的文字識(shí)別功能，OCR識(shí)別結(jié)果將提供檔案利

用之用。具體請(qǐng)參考4.1.3.3.2.3章節(jié)內(nèi)容。

1.1.3.3.4.5批量處理

包括對(duì)檔案目錄相關(guān)元數(shù)據(jù)的批量處理以及電子文件的批量處理功能。檔案

目錄元數(shù)據(jù)的批量處理主要包括批量修改、批量替換、批量刪除、批量轉(zhuǎn)移等。

電子文件的批量處理包括批量格式轉(zhuǎn)換、批量OCR識(shí)別等。

批量操作可由管理員通過(guò)手工選取操作數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行批量操作，也可由系統(tǒng)

對(duì)符合條件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

1.1.3.3.4.6數(shù)字水印

數(shù)字水印是體現(xiàn)檔案圖片或文本電子文件所屬單位的重要方式，用戶可將本

單位的標(biāo)志或者名稱以數(shù)字水印的形式顯示在電子文件上。

系統(tǒng)提供文字和圖片兩種數(shù)字水印添加方式。用戶可以自定義水印的內(nèi)容

（文字或者圖片）、大小、位置等信息，定義過(guò)程通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行管理。支持

數(shù)字水印添加的電子格式包括PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及圖片格式，系統(tǒng)同

時(shí)支持視頻數(shù)字水印添加。

1.1.3.3.5管理信息錄入

管理信息錄入管理人工錄入檔案接收、檔案管理和利用登記等業(yè)務(wù)管理過(guò)程

中產(chǎn)生的輔助信息。

1.1.3.3.5.1檔案接收信息管理

檔案接收信息包括檔案交接登記、進(jìn)館資料登記等。針對(duì)接收過(guò)程中產(chǎn)生的

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄保存，是檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的重要組成部分。系統(tǒng)提供檔案

目錄管理類似功能進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。

1.1.3.3.5.2檔案館信息管理

檔案管理信息包括檔案數(shù)量變動(dòng)情況、資料數(shù)量變動(dòng)情況、庫(kù)存檔案情況、

館藏資料情況和館藏特種載體情況等。系統(tǒng)提供檔案目錄管理類似功能進(jìn)行數(shù)據(jù)

維護(hù)。

1.1.3.3.5.3檔案利用信息管理

利用登記信息主要指調(diào)閱登記產(chǎn)生的信息。包括來(lái)自虛擬檔案室系統(tǒng)的利用

登記信息報(bào)送和檔案借閱管理系統(tǒng)的借閱信息自動(dòng)導(dǎo)入。系統(tǒng)提供導(dǎo)入導(dǎo)出、數(shù)

量統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)管理等功能

對(duì)于在信息管理過(guò)程中的累計(jì)信息，系統(tǒng)能夠自動(dòng)在原有數(shù)據(jù)記錄的基礎(chǔ)上累加生成

新的數(shù)據(jù)記錄。

1.1.4檔案資源管理系統(tǒng)

1.1.4.1功能模塊劃分

1.1.4.2基本功能概述

功能名稱功能描述主要子功能

檔案接收包括實(shí)體檔案進(jìn)館接收管理以及電子文件的進(jìn)?檔案檢驗(yàn)

館接收管理。對(duì)于實(shí)體檔案和電子文件（包括現(xiàn)行文件）的?檔案登記

接收都需要對(duì)文件進(jìn)行完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行檢驗(yàn)，?質(zhì)量鑒定

然后進(jìn)行全宗登記、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、質(zhì)量鑒定登記等工作，并形

?智能標(biāo)引

成全宗卷。

?驗(yàn)證歸檔

檔案接收

系統(tǒng)對(duì)于接收的電子單干文件系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行智能標(biāo)引，?統(tǒng)計(jì)與分析

包括主題詞、分類號(hào)的標(biāo)引，接收的圖片文件系統(tǒng)可自動(dòng)生

成縮略圖。管理員可按照管理規(guī)定對(duì)接收檔案進(jìn)行人工預(yù)處

理操作。通過(guò)最終檢驗(yàn)的文件將進(jìn)行智能歸檔或在管理員控

制下進(jìn)行人工歸檔操作。

系統(tǒng)提供對(duì)已經(jīng)接收入庫(kù)的檔案資源或者資料信息進(jìn)行?智能標(biāo)引

調(diào)整的功能，包括智能標(biāo)引（針對(duì)分類號(hào)以及主題詞）、重復(fù)?自動(dòng)摘要

文件檢測(cè)、文件自動(dòng)摘要、信息跟蹤、件號(hào)調(diào)整、案卷號(hào)調(diào)?重復(fù)檢測(cè)

整、卷內(nèi)順序號(hào)調(diào)整、組卷拆卷、信息補(bǔ)遺以及其他的輔助?編號(hào)管理

管理功能。

?批量管理

在整理編目過(guò)程中，系統(tǒng)提供針對(duì)仍然存在錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的?件/卷號(hào)調(diào)整

校對(duì)或處理功能，主要包括批量處理、OCR識(shí)別（集成［北京］

整理編目

清華文通OCRSDK開(kāi)發(fā)包）、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字化加工等操作。

為方便管理員進(jìn)行信息管理，系統(tǒng)提供統(tǒng)一編號(hào)管理機(jī)制，

對(duì)有規(guī)則的檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、頁(yè)數(shù)等字段內(nèi)容系統(tǒng)自動(dòng)根

據(jù)檔案目錄上下文關(guān)系判別并生成相關(guān)數(shù)據(jù)元信息。

對(duì)完成整理編目的檔案，系統(tǒng)自動(dòng)與檔案資源利用系統(tǒng)

進(jìn)行銜接，向利用系統(tǒng)提供利用數(shù)據(jù)，供數(shù)據(jù)庫(kù)檢索、全文

檢索等檢索利用之用。

功能名稱功能描述主要子功能

檔案鑒定提供期限鑒定、開(kāi)放鑒定、價(jià)值鑒定、銷毀鑒?期限鑒定

定等功能。具體實(shí)現(xiàn)包括鑒定數(shù)據(jù)檢索及選取、鑒定任務(wù)管?開(kāi)放鑒定

?劃控鑒定

理、鑒定意見(jiàn)反饋、意見(jiàn)匯總、領(lǐng)導(dǎo)審核、最終結(jié)論等，并

?鑒定清冊(cè)

能夠自動(dòng)生成鑒定清冊(cè)表、情況統(tǒng)計(jì)表等，并能夠自動(dòng)將鑒

?消息提示

定人、領(lǐng)導(dǎo)等意見(jiàn)記錄進(jìn)入鑒定清單及日志數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)可

?鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理

通過(guò)全文檢索、目錄掃描及校對(duì)等協(xié)助管理員選定鑒定數(shù)據(jù)

檔案鑒定

范圍。對(duì)期限鑒定、開(kāi)放鑒定等將直接影響檔案數(shù)據(jù)相關(guān)字

段，對(duì)銷毀鑒定其銷毀的電子目錄將進(jìn)入檔案銷毀庫(kù)進(jìn)行保

存，系統(tǒng)在制定時(shí)間段后自動(dòng)清空銷毀庫(kù)符合要求范圍數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)提供保管期限表、銷毀條件管理表的編制管理

功能，并可由系統(tǒng)依據(jù)保管期限表及銷毀條件管理表自動(dòng)進(jìn)

行鑒定提醒。系統(tǒng)提供對(duì)鑒定信息的查詢功能。

檔案編研工作是指檔案部門(mén)根據(jù)社會(huì)利用的需要，對(duì)檔?專題制作

案內(nèi)容進(jìn)行研究和編纂的工作。系統(tǒng)提供對(duì)重要文件、專題、?專題管理

?專題發(fā)布

組織沿革、人事任免、全宗指南等編研材料進(jìn)行集中式管理。

?目錄關(guān)聯(lián)

專題管理是檔案編研工作的重要內(nèi)容，包括專題的制作、

?全宗指南

修改、查詢利用、光盤(pán)發(fā)布等功能。系統(tǒng)通過(guò)專題庫(kù)及參數(shù)?組織沿革

設(shè)置，打破檔案類別及全宗限制，組成人物專題、圖片專題?大事記

等各種綜合性專題。專題管理提供類似整理編目的專題目錄?編研模板管理

檔案編研

及專題文件管理功能，包括專題數(shù)據(jù)增加、編輯、刪除、復(fù)

制、粘貼、目錄關(guān)聯(lián)、檢索、合編、審核、光盤(pán)發(fā)布等功能。

專題數(shù)據(jù)選取來(lái)自系統(tǒng)電子檔案信息的選摘以及部分?jǐn)?shù)

據(jù)的手工著錄。系統(tǒng)以專題數(shù)據(jù)庫(kù)形式實(shí)現(xiàn)對(duì)專題的單獨(dú)存

儲(chǔ)，同其他檔案數(shù)據(jù)區(qū)分。

系統(tǒng)還提供重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗

指南等編研模板，用戶運(yùn)用此模板完成檔案信息的編研工作。

功能名稱功能描述主要子功能

檔案保管包括庫(kù)房管理、溫濕度管理、病檔監(jiān)管等功能。?庫(kù)房信息管理

庫(kù)房管理實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的虛擬圖形化，實(shí)現(xiàn)樓宇、樓層、庫(kù)房、?虛擬圖形庫(kù)房

?文件定位跟蹤

庫(kù)柜等的虛擬圖形化顯示以及庫(kù)房信息維護(hù)功能，可以隨時(shí)

?庫(kù)房滿置度統(tǒng)

通過(guò)平面圖，查看庫(kù)架滿置度。提供檔案的追蹤管理功能，

計(jì)

并與檔案借閱管理功能是現(xiàn)無(wú)縫銜接，在檔案調(diào)卷管理功能?出庫(kù)登記管理

中，管理員可通過(guò)檔案目錄直接定位檔案存放位置。系統(tǒng)對(duì)?入庫(kù)登記管理

實(shí)體檔案出入庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括入庫(kù)登記和出庫(kù)登記管?實(shí)體檔案維護(hù)

管理登記

理功能，系統(tǒng)提供手工著錄登記功能以及二維條形碼掃描登

?溫濕度管理

記采集數(shù)據(jù)交換接口，出入庫(kù)管理與檔案圖形化管理模塊通

?存放位置索引

過(guò)數(shù)據(jù)操作進(jìn)行集成。?病檔監(jiān)管

檔案保管?集成數(shù)據(jù)接口

系統(tǒng)同時(shí)提供溫濕度管理功能、允許用戶通過(guò)庫(kù)房管理

庫(kù)房管理

模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)溫濕度的手工登記并提供溫濕度數(shù)據(jù)采集接口同

溫濕度采集設(shè)備進(jìn)行無(wú)縫集成。溫濕度可以分庫(kù)房進(jìn)行月統(tǒng)

計(jì)、年統(tǒng)計(jì)等，并以圖表形式展示并可打印輸出。

存放位置索引設(shè)置一個(gè)存放位置索引表，批量地設(shè)置存

放位置，極大地提高檔案管理人員的庫(kù)房管理工作效率。病

檔監(jiān)管提供檔案館管理員了解庫(kù)房檔案情況，及時(shí)對(duì)病檔統(tǒng)

計(jì)，可以生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出。了解庫(kù)房檔

案情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)病檔登記、病檔搶救情況追蹤等功能，可以

生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表并打印輸出，并可根據(jù)預(yù)設(shè)病檔監(jiān)

管時(shí)間設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行提醒。

功能名稱功能描述主要子功能

是指對(duì)館藏實(shí)體檔案的輔助管理和電子檔案信息、資料?實(shí)物檔案管理

信息及多媒體資源信息的統(tǒng)一管理。主要提供對(duì)系統(tǒng)檔案及?電子檔案管理

?多媒體資源管

資料目錄和文件的收集、登記、分類、編排、信息補(bǔ)遺、利

理

用統(tǒng)計(jì)等功能。針對(duì)圖像及聲像檔案資源還提供來(lái)源、時(shí)間、

資源信息?資料管理

管理內(nèi)容等輔助信息的關(guān)聯(lián)功能。?數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新

針對(duì)因借閱利用、檔案鑒定等檔案信息業(yè)務(wù)管理引起的

元數(shù)據(jù)及狀態(tài)更，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行更新，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理“保

證數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

提供對(duì)全宗歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，包括對(duì)全宗信息、全?全宗單位管理

宗目錄信息、文件信息、歷史過(guò)程信息等的數(shù)據(jù)錄入、導(dǎo)入?全宗歷史記錄

?數(shù)據(jù)維護(hù)

導(dǎo)出、文件上傳掛接、元數(shù)據(jù)維護(hù)等處理操作，系統(tǒng)提供單

?全宗同機(jī)

條處理和批量處理兩種處理模式，包括對(duì)接收數(shù)據(jù)進(jìn)行類型、

?件/卷號(hào)調(diào)整

長(zhǎng)度等完整性有效性校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)安全性。

?批量處理

全宗管理包括全宗信息管理和變更管理，包括全宗號(hào)、

全宗數(shù)據(jù)

全宗名稱、全宗檔案數(shù)量、全宗形成時(shí)間、全宗沿革、全宗

管理

內(nèi)容介紹等信息管理以及全宗單位增加、刪除、修改、查詢

等的操作，同時(shí)全宗同庫(kù)房進(jìn)行數(shù)據(jù)銜接，自動(dòng)進(jìn)行全宗檔

案位置定位。全宗數(shù)據(jù)管理主要是針對(duì)本全宗內(nèi)部的電子檔

案目錄的組編、管理、查詢、修改等管理功能，以及案卷的

排列編號(hào)、存放位置索引、收進(jìn)移出以及鑒定等進(jìn)行管理管

理，系統(tǒng)提供相關(guān)編號(hào)的自動(dòng)處理功能。

功能名稱功能描述主要子功能

代保管業(yè)務(wù)管理是針對(duì)社會(huì)公眾借助檔案館檔案管理功?信息著錄

能對(duì)自身需重點(diǎn)管理資料的管理模塊，包括私有檔案管理、?合同管理

?代保檔案管理

合同管理等。其功能主要包括代保管信息著錄、分類、整理、

?授權(quán)信息管理

保存、更新、檢索、利用登記、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、定位追蹤、利用

?超期提示

統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印等功能。針對(duì)合同管理中的到期合同文本，

代保管業(yè)務(wù)?報(bào)表打印

管理系統(tǒng)自動(dòng)提示通知管理員進(jìn)行到期處理。

現(xiàn)實(shí)中，代保管檔案、合同等實(shí)際擁有人可通過(guò)委托代

理人進(jìn)行管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)授權(quán)代理人的個(gè)人信息管理和授

權(quán)信息管理。代保管檔案須代理人持有效證明文件才可進(jìn)行

調(diào)閱或取出，確保代保管資料的安全性。

各單位檔案管理系統(tǒng)按照既定的現(xiàn)行文件接收規(guī)則將符?先行文件接收

合規(guī)則的檔案數(shù)據(jù)提交到現(xiàn)行文件管理中心?，F(xiàn)行文件管理?現(xiàn)行文件審核

?文件分類管理

中心按照條目開(kāi)放級(jí)別面向公眾開(kāi)放，供公眾查詢利用。

現(xiàn)行文件?數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

現(xiàn)行文件管理中心提供對(duì)現(xiàn)行文件的上報(bào)接收、文件審

管理?報(bào)表打印

核、分類管理、歷史數(shù)據(jù)維護(hù)、目錄打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及有?有效性鑒定

效性鑒定等功能。同時(shí)現(xiàn)行文件管理中心提供與XX市檔案局

二期現(xiàn)行文件服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換接口。

統(tǒng)計(jì)分析是替代檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)快速自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和數(shù)?統(tǒng)計(jì)與分析

據(jù)分析的重要功能，主要包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息分析和統(tǒng)計(jì)報(bào)

表打印等功能。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供庫(kù)存檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、歸檔情況

統(tǒng)計(jì)、鑒定情況統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)等功能，統(tǒng)計(jì)結(jié)果以統(tǒng)

統(tǒng)計(jì)分析計(jì)表或者以直方圖、餅狀圖、折線圖等三維或二維統(tǒng)計(jì)圖顯

示。并可自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)年報(bào)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)允許管理員自定義統(tǒng)

計(jì)，可按照元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行組合統(tǒng)計(jì)對(duì)比。信息分析是在數(shù)據(jù)

統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、抽取、匯編等深層

次業(yè)務(wù)利用。系統(tǒng)提供統(tǒng)計(jì)報(bào)表的模板設(shè)計(jì)及打印功能。

1.1.4.3詳細(xì)功能描述

1.1.4.3.1檔案接收

1.1.4.3.1.1檔案檢驗(yàn)

提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)的數(shù)據(jù)完整性、規(guī)范性的檢查工作。數(shù)據(jù)

檢查標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家及浙江省相關(guān)檔案目錄著錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案檢驗(yàn)包括實(shí)體檔案接收

中的檔案檢驗(yàn)和電子檔案數(shù)據(jù)的校驗(yàn)檢查。

實(shí)體檔案接收進(jìn)館進(jìn)行實(shí)體完整性校驗(yàn)，對(duì)不符合要求的實(shí)體檔案，檔案管

理人員進(jìn)行手工干預(yù)并將干預(yù)結(jié)果登記錄入庫(kù)。

電子檔案目錄自動(dòng)檢查主要包括檔案目錄元數(shù)據(jù)字段類型檢查、元數(shù)據(jù)字段

長(zhǎng)度檢查、元數(shù)據(jù)置空檢查、元數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查、檔號(hào)格式檢查等。對(duì)需要進(jìn)行檢

驗(yàn)的元數(shù)據(jù)字段可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)檔案庫(kù)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)定義以及檔號(hào)自定義進(jìn)行設(shè)

置，可設(shè)置字段長(zhǎng)度、類型、檔號(hào)規(guī)則等。

電子檔案手工檢查還包括對(duì)全文數(shù)據(jù)能夠核對(duì)圖像的質(zhì)量、圖像與目錄的掛

接是否準(zhǔn)確、條目數(shù)據(jù)是否符合著錄格式等的檢驗(yàn)。

1.1.4.3.1.2檔案登記

系統(tǒng)提供對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)館和電子檔案進(jìn)館的輔助信息登記管理功能，包括進(jìn)

館檔案全宗信息的登記、數(shù)量信息登記等。

1.1.4.3.1.3質(zhì)量鑒定

實(shí)體檔案接收進(jìn)館進(jìn)行實(shí)體完整性及規(guī)范性的檢查，對(duì)不符合要求的實(shí)體檔

案，檔案管理人員進(jìn)行手工干預(yù)并將干預(yù)結(jié)果登記錄入庫(kù)。系統(tǒng)提供信息的增加、

修改、刪除等操作。

1.1.4.3.1.4智能標(biāo)引

在電子檔案目錄進(jìn)館過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)目錄元數(shù)據(jù)字段進(jìn)行解析判斷，對(duì)

符合主題詞或分類號(hào)標(biāo)引的字段，系統(tǒng)將調(diào)用主題詞庫(kù)和分類號(hào)庫(kù)信息對(duì)符合要

求的字段進(jìn)行內(nèi)容解析，提取符合要求的主題詞或分類號(hào)，保存到檔案目錄的主

題詞或分類號(hào)字段中。

系統(tǒng)的智能標(biāo)引結(jié)合檔案目錄內(nèi)容填充情況進(jìn)行判斷，對(duì)主題詞或分類號(hào)已

經(jīng)存在的字段，系統(tǒng)不會(huì)將調(diào)用職能標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行覆蓋。

系統(tǒng)向檔案管理員提供智能標(biāo)引的開(kāi)關(guān)參數(shù)。

1.1.4.3.1.5驗(yàn)證歸檔

對(duì)通過(guò)質(zhì)量驗(yàn)證的電子檔案目錄及文件進(jìn)行正式歸檔處理。歸檔操作可進(jìn)行

人工干預(yù)，也可通過(guò)系統(tǒng)智能判斷，將符合要求的接收檔案進(jìn)行歸檔。

對(duì)驗(yàn)證未通過(guò)的電子目錄先進(jìn)入預(yù)歸檔管理庫(kù)，經(jīng)檔案管理員處理過(guò)后再進(jìn)

行歸檔操作。

1.1.4.3.1.6統(tǒng)計(jì)與分析

統(tǒng)計(jì)分析提供對(duì)檔案已經(jīng)接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能，包括接收全宗數(shù)量統(tǒng)

計(jì)、接收檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、接收檔案分類統(tǒng)計(jì)等，并可打印數(shù)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表。在統(tǒng)計(jì)

基礎(chǔ)上形成全宗卷。

1.1.4.3.2整理編目

1.1.4.3,2.1智能標(biāo)引

在電子檔案整理編目過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)主題詞及分類號(hào)不完整的檔案目錄

元數(shù)據(jù)字段進(jìn)行解析判斷，對(duì)符合主題詞或分類號(hào)標(biāo)引的字段，系統(tǒng)將調(diào)用主題

詞庫(kù)和分類號(hào)庫(kù)信息對(duì)符合要求的字段進(jìn)行內(nèi)容解析，提取符合要求的主題詞或

分類號(hào)，保存到檔案目錄的主題詞或分類號(hào)字段中。

1.1.4.3.2.2自動(dòng)摘要

自動(dòng)摘要是系統(tǒng)根據(jù)管理員提前預(yù)設(shè)的摘要關(guān)鍵詞及摘要語(yǔ)句長(zhǎng)度對(duì)檔案

電子文件或經(jīng)過(guò)OCR識(shí)別的文件的內(nèi)容進(jìn)行解析，提取摘要內(nèi)容。

自動(dòng)摘要功能通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，自動(dòng)摘要關(guān)鍵字及長(zhǎng)度設(shè)置通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)

進(jìn)行設(shè)置。摘要成果保存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。

1.1.4.3.2.3重復(fù)檢測(cè)

系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)著錄或者檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入時(shí)，可能存在重復(fù)檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)

自動(dòng)提供對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)的檢測(cè)，系統(tǒng)根據(jù)檔案管理員設(shè)置的唯一值檢測(cè)條件進(jìn)行重

復(fù)檢測(cè)，一般情況下重復(fù)檢測(cè)條件為檔號(hào)。對(duì)于經(jīng)過(guò)檢測(cè)重復(fù)的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將會(huì)

拋出并提示用戶進(jìn)行處理。

重復(fù)檢測(cè)條件可由用戶自行設(shè)置，系統(tǒng)默認(rèn)檔號(hào)為重復(fù)檢測(cè)條件。

1.1.4.3.2.4批量管理

包括對(duì)檔案目錄相關(guān)元數(shù)據(jù)的批量處理以及電子文件的批量處理功能。檔案

目錄元數(shù)據(jù)的批量處理主要包括批量修改、批量替換、批量刪除、批量轉(zhuǎn)移等。

電子文件的批量處理包括批量格式轉(zhuǎn)換、批量OCR識(shí)別等。

批量操作可由管理員通過(guò)手工選取操作數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行批量操作，也可由系統(tǒng)

對(duì)符合條件數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

1.1.4.3.2.5件/卷號(hào)調(diào)整

檔案管理員通過(guò)系統(tǒng)提供的檔號(hào)、件號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)等有規(guī)律數(shù)據(jù)的自動(dòng)調(diào)

整，實(shí)現(xiàn)檔號(hào)、卷內(nèi)序號(hào)、卷內(nèi)件數(shù)和頁(yè)數(shù)等信息點(diǎn)自動(dòng)形成。針對(duì)件/卷號(hào)的

調(diào)整系統(tǒng)提供檔案管理員的手工干預(yù)。

1.1.4.3.3檔案鑒定

檔案鑒定工作，是檔案室按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，甄別各判定檔案文

件的價(jià)值，確定檔案保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案并予以銷毀，使保存的

檔案達(dá)到精煉的工作。

1.1.4.33.1期限鑒定

期限鑒定是對(duì)到期檔案的鑒定，通過(guò)此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的保管期

限，簽署鑒定意見(jiàn)，并且系統(tǒng)將保管期限的鑒定記錄加入鑒定清冊(cè)中。

在進(jìn)行鑒定之前，首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)?，即由檔案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整

理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入到期的年度，就會(huì)將整理編目

當(dāng)前窗體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過(guò)多，也可

以通過(guò)組合查詢進(jìn)行過(guò)濾。

1.1.4.33.2開(kāi)放鑒定

開(kāi)放鑒定是對(duì)開(kāi)放檔案文件的鑒定，通過(guò)此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的開(kāi)放

級(jí)別，簽署鑒定意見(jiàn)，并且系統(tǒng)將開(kāi)放狀態(tài)的修改記錄加入鑒定清冊(cè)中。

在進(jìn)行鑒定之前，首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)?，即由檔案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整

理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入條件，就會(huì)將整理編目當(dāng)前窗

體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過(guò)多，也可以通過(guò)

組合查詢進(jìn)行過(guò)濾。

1.1.43.3.3密級(jí)鑒定

密級(jí)鑒定是對(duì)檔案文件的密級(jí)鑒定，通過(guò)此系統(tǒng)您可以修改相關(guān)記錄的密

級(jí)，簽署鑒定意見(jiàn)，并且系統(tǒng)將密級(jí)的修改記錄加入鑒定清冊(cè)中。

在進(jìn)行鑒定之前,首先進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選或?qū)?，即由檔案鑒定人員導(dǎo)入當(dāng)前整

理編目界面編目表中顯示的數(shù)據(jù)。按要求選擇輸入條件，就會(huì)將整理編目當(dāng)前窗

體中符合條件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前窗體中。如果當(dāng)前表中的信息過(guò)多，也可以通過(guò)

組合查詢進(jìn)行過(guò)濾。

1.1.4.3.3.4銷毀鑒定

銷毀鑒定即對(duì)鑒定為銷毀的檔案進(jìn)行銷毀登記的工作，被銷毀的檔案在編目

管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤耙唁N毀”。

系統(tǒng)可以銷毀當(dāng)前記錄，由用戶填入銷毀原因、原保管期限、銷毀日期、小

組意見(jiàn)、負(fù)責(zé)人簽章、監(jiān)毀人簽章等信息，也可以批量銷毀。

1.1.4.33.5鑒定清冊(cè)

鑒定清冊(cè)即對(duì)各種鑒定行為的檔案進(jìn)行鑒定登記的工作，被鑒定的檔案在編

目管理界面中的相應(yīng)編目表的記錄信息其檔案實(shí)體狀態(tài)將自動(dòng)變?yōu)椤耙谚b定”及

“鑒定結(jié)果”。

系統(tǒng)可以鑒定當(dāng)前記錄，由用戶填入鑒定原因、鑒定方式、鑒定日期、小組

意見(jiàn)、負(fù)責(zé)人簽章、鑒定人簽章等信息，也可以批量鑒定。

實(shí)現(xiàn)打印文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等鑒定清冊(cè)目錄。

1.1.4.3.3.6消息提不

檔案的各種鑒定都是有章可循的，比如保管期限鑒定、銷毀鑒定等，系統(tǒng)可

對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)系統(tǒng)檢測(cè)到需要進(jìn)行鑒定的數(shù)據(jù)是將會(huì)定期給

管理員發(fā)送提示信息。信息包括需要鑒定的檔案的類別、數(shù)量等。

提示信息的時(shí)間間隔可由檔案管理員通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)置。

1.1.4.3.3.7鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理

鑒定標(biāo)準(zhǔn)管理包括檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和保管期限表兩部分。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案鑒定標(biāo)

準(zhǔn)的錄入、查詢、更新等功能。保管期限表提供用于系統(tǒng)自動(dòng)提醒的保管期限的

編制、查詢等，系統(tǒng)可調(diào)用保管期限表信息對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)。

1.1.4.3.4檔案編研

1.1.4.3.4.1專題制作

專題制作是檔案編研工作的重要內(nèi)容，。系統(tǒng)通過(guò)專題庫(kù)及參數(shù)設(shè)置，打破

檔案類別及全宗限制，組成人物專題、圖片專題等各種綜合性專題。

系統(tǒng)提供專題數(shù)據(jù)篩選功能及部分專題數(shù)據(jù)的手工著錄。

1.1.4.3.4.2專題管理

包括專題的修改、查詢利用、光盤(pán)發(fā)布等功能。專題管理提供類似整理編目

的專題目錄及專題文件管理功能，包括專題數(shù)據(jù)增加、編輯、刪除、復(fù)制、粘貼、

目錄關(guān)聯(lián)、檢索、專題合編、審核、光盤(pán)發(fā)布等功能。

1.1.4.3.43專題發(fā)布

系統(tǒng)提供良種發(fā)布方式，一種是專題光盤(pán)發(fā)布，另一種是專題利用發(fā)布。專

題光盤(pán)發(fā)布是檔案管理員根據(jù)業(yè)務(wù)需求選取需要進(jìn)行發(fā)布的專題檔案目錄及文

件，填寫(xiě)發(fā)布編制表，將相關(guān)專題數(shù)據(jù)打包下載并刻錄成光盤(pán)文件，光盤(pán)數(shù)據(jù)打

包過(guò)程由系統(tǒng)按照編制要求自動(dòng)完成。專題利用發(fā)布是檔案員根據(jù)專題的價(jià)值對(duì)

社會(huì)公眾進(jìn)行開(kāi)放利用的發(fā)布管理，系統(tǒng)提供與檔案利用系統(tǒng)的接口，管理員選

擇需要發(fā)布的專題數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊專題利用發(fā)布后，數(shù)據(jù)將提供專題查閱利用。

1.1.4.3.4.4目錄關(guān)聯(lián)

目錄關(guān)聯(lián)提供專題檔案名稱與相關(guān)專題檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)提供專題關(guān)聯(lián)

按鈕，選擇專題關(guān)聯(lián)查看狀態(tài)后，通過(guò)點(diǎn)擊專題名稱目錄，系統(tǒng)可自動(dòng)顯示該目

錄對(duì)應(yīng)的專題數(shù)據(jù)文件。

專題關(guān)聯(lián)規(guī)則可通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行自定義。

1.1.4.3.4.5全宗指南

系統(tǒng)提供全宗指南的編制，包括全宗指南名稱增加、修改、刪除，文件掛接

等操作。

1.1.4.3.4.6組織沿革

系統(tǒng)提供組織沿革的編制，包括組織沿革名稱增加、修改、刪除，文件掛接

等操作。

1.1.4.3.4.7大事記

系統(tǒng)提供大事記的編制，包括大事記名稱增加、修改、刪除，文件掛接等操

作。

1.1.4.3.4.8編研模板管理

系統(tǒng)提供重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗指南等編研模板，用戶

可以運(yùn)用此模板完成檔案信息的編研工作。

1.1.4.3.5檔案保管（庫(kù)房管理）

1.1.4.3.5.1庫(kù)房信息管理

提供庫(kù)房信息維護(hù)功能，將所有的檔案所在庫(kù)房物理位置（庫(kù)房、排、歹U、

層、正反面）信息全部記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)中并且可以隨時(shí)修改、更新當(dāng)前庫(kù)房檔案的

位置信息。

1.1.4.3.5.2虛擬圖形庫(kù)房

實(shí)現(xiàn)多樓宇、多樓層庫(kù)房的圖形化管理，包括庫(kù)房、庫(kù)柜、檔案位置等，直

觀的顯示庫(kù)房的狀態(tài)、當(dāng)前溫濕度、庫(kù)架滿置度等信息。

庫(kù)圖圖形化管理由系統(tǒng)后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置和管理。

1.1.4.3.53文件定位跟蹤

系統(tǒng)提供對(duì)檔案庫(kù)房位置的定位功能，檔案管理員選擇或填寫(xiě)需定位檔案的

檔號(hào)或者存放位置，系統(tǒng)將直接定位到對(duì)應(yīng)實(shí)體檔案所在的位置。

系統(tǒng)自動(dòng)定位功能由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的庫(kù)架位置進(jìn)行檢測(cè)。

1.1.4.3.5.4庫(kù)房滿置度統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)提供對(duì)庫(kù)房滿置度的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，并能以直方圖形式進(jìn)行顯示。庫(kù)房

滿置度與虛擬圖形庫(kù)房相結(jié)合，提供庫(kù)架滿置度統(tǒng)計(jì)。

1.1.4.3.5.5出庫(kù)登記管理

實(shí)體檔案因借閱利用或者遷移出庫(kù)的時(shí)候需要對(duì)出庫(kù)文件進(jìn)行登記管理。系

統(tǒng)提供著錄、編輯、刪除、報(bào)表打印等功能。

1.1.4.3.5.6入庫(kù)登記管理

實(shí)體檔案因借閱利用完畢歸還或者遷移入庫(kù)的時(shí)候需要對(duì)出庫(kù)文件進(jìn)行登

記管理。系統(tǒng)提供著錄、編輯、刪除、報(bào)表打印等功能。

1.1.4.3.5.7實(shí)體檔案維護(hù)管理登記

實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的技術(shù)處理等維護(hù)管理信息登記，如消毒、輻照等，以

及實(shí)體檔案搶救、照片翻拍等的登記、審批、外出處理的在途管理、統(tǒng)計(jì)等功能。

1.1.4.3.5.8溫濕度管理

每天在指定的時(shí)間對(duì)保管檔案的庫(kù)房進(jìn)行溫度和濕度的登記，并可以進(jìn)行統(tǒng)

計(jì)工作，生成月統(tǒng)計(jì)表、年統(tǒng)計(jì)表。它的目的是及時(shí)控制庫(kù)房的溫濕度，使保管

條件有利于延長(zhǎng)檔案的壽命。

（1）參數(shù)設(shè)置：在進(jìn)行溫溫度登記之前，需要設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)溫濕度和登記時(shí)間，用

戶可以將一天的登記時(shí)間設(shè)為二次或多次。

（2）日登記：