最齊全的行政部工作流程

行政部工作流程匯總目錄TOC\o"1-1"\h\z發(fā)送流程圖1會議室、洽談室工作流程2接聽工作流程6發(fā)送信件工作流程1件收取流程圖2來賓接待工作流程4名片制作流程圖6生日禮品發(fā)放流程7信函收取工作流程2衛(wèi)生、保潔管理流程8辦公家具維修調(diào)整流程9辦公區(qū)調(diào)整流程〔辦公區(qū)及公位〕10維修流程11電力設(shè)施維護(hù)維修流程12員工午餐管理流程13平安保衛(wèi)工作流程14購置流程15臨時培訓(xùn)、開發(fā)環(huán)境搭建流程16綠化、飲水管理工作流程17外埠員工、客戶住宿申辦流程18辦公家具申購流程19攜物物出門審查流程20用電設(shè)施維護(hù)流程21發(fā)送流程圖開始開始急件！機密！CEO！急件！機密！CEO！《發(fā)送工作規(guī)定》《發(fā)送工作規(guī)定》確認(rèn)、分類確認(rèn)、分類確認(rèn)后先發(fā)送確認(rèn)后先發(fā)送市內(nèi)長途長途登記長途登記按來件順序發(fā)送登記按來件順序發(fā)送登記發(fā)送發(fā)送簽字、確認(rèn)簽字、確認(rèn)原件是否保存原件是否保存YN保存/歸還當(dāng)事人歸還當(dāng)事人/銷毀保存/歸還當(dāng)事人歸還當(dāng)事人/銷毀費用匯總、分?jǐn)?、上報費用匯總、分?jǐn)?、上報結(jié)束結(jié)束件收取流程圖開始開始《收件工作規(guī)定》《收件工作規(guī)定》可根據(jù)內(nèi)容判斷收到，判斷是否有收件人名?？筛鶕?jù)內(nèi)容判斷收到，判斷是否有收件人名。NYYN蓋章、登記蓋章、登記送各部門判別送各部門判別Y急件分部門放置于文件分類架中機密件分部門放置于文件分類架中CEO立刻！每15分鐘一次N登記、編號說明情況送相關(guān)部門接口人或當(dāng)事人登記、編號說明情況送相關(guān)部門接口人或當(dāng)事人存檔簽收存檔簽收費用統(tǒng)計、分?jǐn)?、匯總上報費用統(tǒng)計、分?jǐn)?、匯總上報結(jié)束結(jié)束分部門放置于暫放加分部門放置于暫放加發(fā)送信件工作流程部門確認(rèn)每月25號匯總負(fù)責(zé)分?jǐn)偙砻吭路謹(jǐn)偙砹魴n查看報費用核對員費用統(tǒng)計補充封裝材料檢查無誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認(rèn)需求分類辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫本市件外埠件國際件EMS市內(nèi)速遞掛號函平信包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y部門確認(rèn)每月25號匯總負(fù)責(zé)分?jǐn)偙砻吭路謹(jǐn)偙砹魴n查看報費用核對員費用統(tǒng)計補充封裝材料檢查無誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認(rèn)需求分類辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫本市件外埠件國際件EMS市內(nèi)速遞掛號函平信包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y《信件收發(fā)管理規(guī)定》《信件收發(fā)管理規(guī)定》NN發(fā)送結(jié)束發(fā)送結(jié)束信函收取工作流程收取信件發(fā)生收取信件發(fā)生EMS市內(nèi)速遞EMS市內(nèi)速遞掛號函包裹單匯款單分檢收發(fā)信件管理規(guī)定分檢收發(fā)信件管理規(guī)定收件地址收件人收件地址收件人核對Y辦理退信手續(xù)有誤N辦理退信手續(xù)有誤檢驗無誤檢驗無誤分類登記分類登記投送投送收件登記本接收人簽字收件登記本接收人簽字收取結(jié)束收取結(jié)束接聽工作流程NYNY無人接聽記錄《前臺接聽程序標(biāo)準(zhǔn)》被訪問人暫離座位位前臺接聽區(qū)分需求是否正當(dāng)結(jié)束來電發(fā)生員工語音信箱代為轉(zhuǎn)達(dá)聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復(fù)待命轉(zhuǎn)接完成二次轉(zhuǎn)接迅速轉(zhuǎn)接無人接聽記錄《前臺接聽程序標(biāo)準(zhǔn)》被訪問人暫離座位位前臺接聽區(qū)分需求是否正當(dāng)結(jié)束來電發(fā)生員工語音信箱代為轉(zhuǎn)達(dá)聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復(fù)待命轉(zhuǎn)接完成二次轉(zhuǎn)接迅速轉(zhuǎn)接來賓接待工作流程來訪需求來訪需求來賓接待程序標(biāo)準(zhǔn)問明需求是否正當(dāng)，作出反響來賓接待程序標(biāo)準(zhǔn)問明需求是否正當(dāng)，作出反響保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔NY聯(lián)系被訪問者禮貌請其離去聯(lián)系被訪問者禮貌請其離去需在休息區(qū)會見參觀拍照需求需在休息區(qū)會見參觀拍照需求N請示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)放行Y請示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)放行需要進(jìn)入辦公區(qū)需要進(jìn)入辦公區(qū)來賓登記本請來賓在休息區(qū)等候來賓登記本請來賓在休息區(qū)等候辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡會見完畢目送客人離去會見完畢目送客人離去保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行訪問結(jié)束訪問結(jié)束訪問結(jié)束訪問結(jié)束有關(guān)部門員工全程跟隨有關(guān)部門員工全程跟隨會議室、洽談室工作流程開始開始通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預(yù)定通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預(yù)定NＹ會務(wù)登記：部門、時間、人數(shù)、所需效勞會務(wù)登記：部門、時間、人數(shù)、所需效勞在會務(wù)情況一覽板上標(biāo)出“在會務(wù)情況一覽板上標(biāo)出“已預(yù)定”“布置會場，效勞準(zhǔn)備使用使用時間未延長時間延長在會務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“在會務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“使用”通知會務(wù)人員提前30分鐘通知會務(wù)人員提前30分鐘通知會務(wù)人員通知衛(wèi)生人員清掃通知衛(wèi)生人員清掃更改會務(wù)登記表會務(wù)人員通知下一個單位更改會務(wù)登記表會務(wù)人員通知下一個單位在會務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“在會務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“空閑”重新安排會議預(yù)定重新安排會議預(yù)定結(jié)束結(jié)束名片制作流程圖員工將人名及相關(guān)信息交至部門秘書員工將人名及相關(guān)信息交至部門秘書秘書檢查是否正確正確有誤秘書檢查是否正確正確有誤退回更改退回更改NY秘書將人名及相關(guān)信息交至行政管理員秘書將人名及相關(guān)信息交至行政管理員管理員檢查是否有誤退回更改管理員檢查是否有誤退回更改YN至印刷廠N至印刷廠底樣分部門存檔詢問及確定時間底樣分部門存檔詢問及確定時間電告有關(guān)部門電告有關(guān)部門查收名片檢查是否有誤查收名片檢查是否有誤印方有誤供稿有誤退回重印通知部門更改送達(dá)部門簽收N退回重印通知部門更改送達(dá)部門簽收電告有關(guān)部門電告有關(guān)部門送達(dá)員工手中〔科貿(mào)及希格瑪〕登記員工生日結(jié)束簽字登記記錄意見領(lǐng)導(dǎo)簽字撰寫生日卡生日禮品發(fā)放流程送達(dá)員工手中〔科貿(mào)及希格瑪〕登記員工生日結(jié)束簽字登記記錄意見領(lǐng)導(dǎo)簽字撰寫生日卡協(xié)助購置或補充更改協(xié)助購置或補充更改衛(wèi)生、保潔管理流程開始開始檢查記錄檢查記錄每日檢查有記錄每日檢查有記錄不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問題不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場糾正當(dāng)時解決現(xiàn)場糾正當(dāng)時解決每月工作情況同保潔公司負(fù)責(zé)人交換意見每月工作情況同保潔公司負(fù)責(zé)人交換意見經(jīng)常出現(xiàn)問題，屢次協(xié)商不能解決經(jīng)常出現(xiàn)問題，屢次協(xié)商不能解決使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求更換保潔公司更換保潔員更換保潔公司更換保潔員結(jié)束結(jié)束辦公家具維修調(diào)整流程開始開始現(xiàn)場檢查并對問題進(jìn)行判斷現(xiàn)場檢查并對問題進(jìn)行判斷問題較大需專業(yè)修理問題較大需專業(yè)修理維修、調(diào)整到位回應(yīng)解決方案及承諾時間部門確認(rèn)方案和費用認(rèn)可聯(lián)系廠家或維修人員不滿意部門驗收結(jié)果不認(rèn)可維修、調(diào)整到位回應(yīng)解決方案及承諾時間部門確認(rèn)方案和費用認(rèn)可聯(lián)系廠家或維修人員不滿意部門驗收結(jié)果不認(rèn)可滿意滿意費用分?jǐn)傊潦褂貌块T費用分?jǐn)傊潦褂貌块T追蹤結(jié)果征求用戶意見接到維修、調(diào)整申請小修立即解決追蹤結(jié)果征求用戶意見接到維修、調(diào)整申請小修立即解決結(jié)束結(jié)束辦公區(qū)調(diào)整流程〔辦公區(qū)及公位〕開始開始部門提出需求，填寫需求報告部門提出需求，填寫需求報告事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時無法解決物業(yè)支持部提出方案暫時無法解決物業(yè)支持部提出方案可以解決可以解決無意見有意見無意見有意見部門驗收所發(fā)生費用分?jǐn)傊敛块T一周內(nèi)詢查征求意見調(diào)整修改使用部門確認(rèn)方案部門驗收所發(fā)生費用分?jǐn)傊敛块T一周內(nèi)詢查征求意見調(diào)整修改使用部門確認(rèn)方案結(jié)束結(jié)束維修流程開始開始《通訊系統(tǒng)維護(hù)管理方法》《通訊系統(tǒng)維護(hù)管理方法》通訊維護(hù)通訊維護(hù)員工報修定期檢查巡視，每天一次員工報修定期檢查巡視，每天一次當(dāng)日給予答復(fù)，小修當(dāng)日解決發(fā)現(xiàn)問題及時修理當(dāng)日給予答復(fù)，小修當(dāng)日解決發(fā)現(xiàn)問題及時修理未批準(zhǔn)提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告未批準(zhǔn)提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告維修費用，公共局部攤?cè)胨趨^(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)維修費用，公共局部攤?cè)胨趨^(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)作分?jǐn)偙聿块T簽字確認(rèn)實施作分?jǐn)偙聿块T簽字確認(rèn)實施轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理設(shè)備報廢轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理設(shè)備報廢結(jié)果通知部門結(jié)果通知部門詢查維修后效果詢查維修后效果結(jié)束結(jié)束驗收部門需求24小時內(nèi)予以答復(fù)大修當(dāng)日提出解決方案急修24小時解決小修當(dāng)日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修開始電力設(shè)施維護(hù)維修流程驗收部門需求24小時內(nèi)予以答復(fù)大修當(dāng)日提出解決方案急修24小時解決小修當(dāng)日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修開始參照〈電力設(shè)施設(shè)備維修方法〉參照〈電力設(shè)施設(shè)備維修方法〉不合格不合格合格合格通知有關(guān)人員通知有關(guān)人員驗收、使用驗收、使用小修當(dāng)月分?jǐn)偂⒉块T專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分?jǐn)傂⌒蕻?dāng)月分?jǐn)?、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分?jǐn)傎M用分?jǐn)傊潦褂貌块T費用分?jǐn)傊潦褂貌块T檢查結(jié)果，跟蹤使用情況檢查結(jié)果，跟蹤使用情況結(jié)束結(jié)束員工午餐管理流程YYYYNN希格瑪辦公區(qū)希格瑪辦公區(qū)填寫領(lǐng)用申請并領(lǐng)用領(lǐng)用餐卷領(lǐng)用餐卡結(jié)束費用根據(jù)登記分?jǐn)傊潦褂貌块T每月底將下月費用打入卡內(nèi)每月初對食堂費用審核結(jié)算每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領(lǐng)取餐卷報道時到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開始填寫領(lǐng)用申請并領(lǐng)用領(lǐng)用餐卷領(lǐng)用餐卡結(jié)束費用根據(jù)登記分?jǐn)傊潦褂貌块T每月底將下月費用打入卡內(nèi)每月初對食堂費用審核結(jié)算每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領(lǐng)取餐卷報道時到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開始早7：30開門，準(zhǔn)備好打卡機切斷電源，保存消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關(guān)閉；財務(wù)室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外平安保衛(wèi)工作流程早7：30開門，準(zhǔn)備好打卡機切斷電源，保存消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關(guān)閉；財務(wù)室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外結(jié)束符合要求客戶進(jìn)入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作下班前準(zhǔn)備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪础幢０矄T崗位職責(zé)〉開始保安員結(jié)束符合要求客戶進(jìn)入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作下班前準(zhǔn)備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪础幢０矄T崗位職責(zé)〉開始保安員向來賓介紹簽字要求向來賓介紹簽字要求NNYY資產(chǎn)購置流程參照《參照《IT類個人固定資產(chǎn)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)》填寫《固定資產(chǎn)收貨單》資產(chǎn)卡片上簽字確認(rèn)。申請部門辦理領(lǐng)用手續(xù)時間：3個工作日負(fù)責(zé)人：林鵬業(yè)務(wù)支持部按申請采購調(diào)整《部門剩余額度》YYY參照《部門剩余額度》填寫采購申請單結(jié)束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設(shè)備配置配置是否符合規(guī)定開始結(jié)束填寫《固定資產(chǎn)收貨單》資產(chǎn)卡片上簽字確認(rèn)。申請部門辦理領(lǐng)用手續(xù)時間：3個工作日負(fù)責(zé)人：林鵬業(yè)務(wù)支持部按申請采購調(diào)整《部門剩余額度》YYY參照《部門剩余額度》填寫采購申請單結(jié)束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設(shè)備配置配置是否符合規(guī)定開始結(jié)束完成時間費用標(biāo)準(zhǔn)配套設(shè)施不符合要求結(jié)束追蹤使用效果，記錄反響意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認(rèn)后執(zhí)行。不帶裝修一周完成簡易裝修兩周完成整體裝修30-40天完成〔電力增容及外部因素具體商議〕支付部門驗收數(shù)量、品質(zhì)時間、費用接口人面積家具設(shè)備電力網(wǎng)絡(luò)交通落實需求物業(yè)部接收申請核對需求部門報汽化辦總經(jīng)理批準(zhǔn)經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準(zhǔn)申請部門提交需求報告開始臨時培訓(xùn)、開發(fā)環(huán)境搭建流程完成時間費用標(biāo)準(zhǔn)配套設(shè)施不符合要求結(jié)束追蹤使用效果，記錄反響意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認(rèn)后執(zhí)行。不帶裝修一周完成簡易裝修兩周完成整體裝修30-40天完成〔電力增容及外部因素具體商議〕支付部門驗收數(shù)量、品質(zhì)時間、費用接口人面積家具設(shè)備電力網(wǎng)絡(luò)交通落實需求物業(yè)部接收申請核對需求部門報汽化辦總經(jīng)理批準(zhǔn)經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準(zhǔn)申請部門提交需求報告開始參加《辦公區(qū)裝修申請\執(zhí)行\(zhòng)管理方法》參加《辦公區(qū)裝修申請\執(zhí)行\(zhòng)管理方法》結(jié)束對合理要求，進(jìn)行調(diào)整補充每周征求員工意見參照《綠化管理方法》《飲水管理方法》廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，到達(dá)用水標(biāo)準(zhǔn)飲水?dāng)嗨淮魏蟾鼡Q供給商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供給商綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問題綠化、飲水管理工作流程結(jié)束對合理要求，進(jìn)行調(diào)整補充每周征求員工意見參照《綠化管理方法》《飲水管理方法》廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，到達(dá)用水標(biāo)準(zhǔn)飲水?dāng)嗨淮魏蟾鼡Q供給商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供給商綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問題開始開始綠化每天檢查一次綠化每天檢查一次飲水每小時巡查一次結(jié)束公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批、通知協(xié)議單位符合條件，2小時內(nèi)反響《住宿管理方法》核查費用標(biāo)準(zhǔn)填寫住宿申請表部門提出申請開始外埠員工、客戶住宿申辦流程結(jié)束公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批、通知協(xié)議單位符合條件，2小時內(nèi)反響《住宿管理方法》核查費用標(biāo)準(zhǔn)填寫住宿申請表部門提出申請開始確認(rèn)住宿飯店時間、天數(shù)確認(rèn)住宿飯店時間、天數(shù)是否符合條件是否符合條件不符合條件不符合條件員工入住員工入住費用自理公司支付費用的客戶