工作分析基本方法與工具

第三章 工作分析的基本方法與工具傳統(tǒng)工作分析方法

工作導(dǎo)向型分析技術(shù)人員導(dǎo)向型分析技術(shù)工作分析方法的選擇1第一節(jié)

傳統(tǒng)工作分析方法2一、觀察法指有經(jīng)驗(yàn)的工作分析調(diào)查人員親自到工作地點(diǎn)觀察，并以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄某一時期工作的內(nèi)容、形式和方法，在此基礎(chǔ)上作進(jìn)一步的分析、歸納，以達(dá)到工作分析目的的一種方法。（一）觀察法的含義指有經(jīng)驗(yàn)的工作分析調(diào)查人員親自到工作地點(diǎn)觀察，并以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄某一時期工作的內(nèi)容、形式和方法，在此基礎(chǔ)上作進(jìn)一步的分析、歸納，以達(dá)到工作分析目的的一種方法。3（二）觀察法的優(yōu)缺點(diǎn)通過直接觀察獲取信息，有助于分析人員全優(yōu)

點(diǎn)

面深入了解工作要求，特別是那些工作內(nèi)容主要由身體活動來完成的工作。對于觀察記錄的內(nèi)容、方法，需要對觀察者培訓(xùn)缺

點(diǎn)

局限于短期、重復(fù)循環(huán)的工作；工作員工較難接受。4檢查現(xiàn)有文件，形成工作的總體概念；準(zhǔn)備觀察任務(wù)清單。（三）觀察法的程序1.準(zhǔn)備

取得部門主觀協(xié)助；

適時、詳細(xì)記錄。2.觀察選擇主管或有經(jīng)驗(yàn)的員工，了解工作整體情況以及各項(xiàng)任務(wù)之間的銜接與配合。3.面談將工作描述反饋給主管和工作者，并根據(jù)他們的反饋意見進(jìn)行修改、補(bǔ)充，形成完整精確的工作描述。5.核實(shí)工作描述檢查任務(wù)或問題清單，并隨時獲取補(bǔ)充資料，確保信息的完整；合并信息，作綜合性的工作描述。4.合并工作信息51、注意的問題觀察的工作要有代表性盡量必要打擾或引起被觀察者的注意可通過適當(dāng)?shù)臏贤ǎ鋫淝榫w2、要準(zhǔn)備觀察提綱6（四）運(yùn)用觀察法應(yīng)注意的事項(xiàng)二、工作日志法7（一）概念指任職者按時間順序，詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程，然后經(jīng)過歸納、分析，達(dá)到工作分析目的的一種方法。指任職者按時間順序，詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程，然后經(jīng)過歸納、分析，達(dá)到工作分析目的的一種方法。（二）工作日志法的優(yōu)缺點(diǎn)信息可靠性強(qiáng)，費(fèi)用低，適用于獲取有關(guān)工作職優(yōu)

點(diǎn)

責(zé)、內(nèi)容，工作關(guān)系、勞動強(qiáng)度等方面的信息；信息量大，且具有自我診斷功能。缺

點(diǎn)使用范圍小，不適用于工作循環(huán)周期長，工作狀態(tài)不穩(wěn)定的職位，信息整理工作量大，較繁瑣;作為有關(guān)額外的工作，難以堅持;有關(guān)難免有表功心態(tài)，夸大工作內(nèi)容。8（三）工作日志法的應(yīng)用通常與面談法結(jié)合應(yīng)用適合于管理、隨意性大、內(nèi)容復(fù)雜的職位分析要求按規(guī)定詳細(xì)記錄連續(xù)10天以上9工作日志例表10事務(wù)事務(wù)來源事務(wù)內(nèi)容及結(jié)果處理時間是否完成序號工作名稱工作內(nèi)容計劃上級例外是否日期：

年月日 星期：部門姓名三、主管人員分析法（一）概念是由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄于分析所管轄人員的工作任務(wù)、責(zé)任與要求等因素。是由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄于分析所管轄人員的工作任務(wù)、責(zé)任與要求等因素。11（二）主管人員分析法的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)

點(diǎn)

主管人員對工作內(nèi)容、職責(zé)與工作技能等非常熟悉缺

點(diǎn)

難以克服偏見與偏差通?？梢詫⒅鞴苋藛T分析法與工作日志法結(jié)合起來使用12四、訪（面）談法是指工作分析者就某一個職務(wù)或職位面對面地詢問任職者、主管、專家等人對工作的意見和看法，并在此基礎(chǔ)上形成工作分析結(jié)果的一種方法。（一）概念是指工作分析者就某一個職務(wù)或職位面對面地詢問任職者、主管、專家等人對工作的意見和看法，并在此基礎(chǔ)上形成工作分析結(jié)果的一種方法。13（二）訪談法的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)

點(diǎn)可以對工作的相關(guān)內(nèi)容有深層次和詳細(xì)的了解；應(yīng)用面廣，可簡單迅速收集各方面的信息；增強(qiáng)對有關(guān)信息具體而準(zhǔn)確的理解；有助于理解單方面觀察不易發(fā)現(xiàn)的情況和問題；通過與任職者溝通，可以緩解其工作上的壓力。缺

點(diǎn)訪談技巧性強(qiáng)，需專門的培訓(xùn)；費(fèi)時間、成本高；信息容易被扭曲；有關(guān)會夸大或弱化工作職責(zé)。14三、訪談法的類型個別有關(guān)訪談群體訪談法主管人員訪談法15四、訪談法的運(yùn)用1、訪談準(zhǔn)則與主管人員密切合作；盡快與訪談對象建立融洽關(guān)系，消除其壓力；以工作為主題，避免談?wù)摼唧w的“人”；語言表達(dá)通俗易懂，清楚準(zhǔn)確，避免用專業(yè)術(shù)語；對沒有規(guī)律性的工作方式、內(nèi)容，要一一例舉；與訪談對象、主管審核訪談資料。16工作目標(biāo)；工作范圍、性質(zhì)；工作內(nèi)容；工作責(zé)任；3、要準(zhǔn)備訪談提綱及典型問題172、訪談內(nèi)容五、問卷調(diào)查法18（一）概念指采用調(diào)查問卷來獲取工作分析的信息，并通過對問卷加以歸納分析，實(shí)現(xiàn)工作分析目的的一種常用方法。指采用調(diào)查問卷來獲取工作分析的信息，并通過對問卷加以歸納分析，實(shí)現(xiàn)工作分析目的的一種常用方法。（二）問卷調(diào)查法的優(yōu)缺點(diǎn)費(fèi)用低、速度快、節(jié)省時間；優(yōu)

點(diǎn)

調(diào)查范圍和適用面廣；信息容易數(shù)量化，便于計算機(jī)數(shù)據(jù)處理；缺

點(diǎn)調(diào)查問卷的設(shè)計、編制難度較大，費(fèi)時、費(fèi)力；由于缺少交流、溝通，單方面填寫問卷可能導(dǎo)致誤解；調(diào)查質(zhì)量取決于被調(diào)查者的配合的態(tài)度。19（三）調(diào)查問卷的類型通用型與專用的調(diào)查問卷；標(biāo)準(zhǔn)的與非標(biāo)準(zhǔn)化的問卷；結(jié)構(gòu)化與開放式的問卷；20(四)如何設(shè)計與使用調(diào)查問卷1、如何設(shè)計調(diào)查問卷要注意的問題①要明確獲得何種信息，并化為可操作的問題；②每個問題的目的要明確，語言要簡潔易懂，可加注說明。212、如何使用調(diào)查問卷要根據(jù)不同的目的使用不同類型調(diào)查問卷；問題排列要按照一定邏輯順序；要采用不同形式引起回答者的興趣；要注意的問題：①要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)；②小規(guī)模企業(yè)可采用開放式問卷結(jié)合定性分析；③要及時回收問卷，鑒定信息，進(jìn)行必要的處理。22六、關(guān)鍵事件法（一）關(guān)鍵事件法的內(nèi)涵關(guān)鍵事件是使工作成功或失敗的行為特征或事件；指通過關(guān)鍵事件確定關(guān)鍵的工作任務(wù)以獲得工作上的成功；關(guān)鍵事件法是要求分析人員、管理人員、本崗位員工，將工作過程中的“關(guān)鍵事件”詳細(xì)加以記錄，在大量收集信息后，對崗位特征和要求進(jìn)行分析研究的方法。23（二）關(guān)鍵事件法記錄的內(nèi)容導(dǎo)致該事件發(fā)生的原因和背景員工的行為哪些是特別有效或多余的關(guān)鍵行為的后果員工能否支配或控制以上后果24優(yōu)點(diǎn)焦點(diǎn)集中于可觀測、測量的關(guān)鍵職位行為上；可以確定行為任何可能的利益或作用；對員工績效評估、培訓(xùn)需求識別的作用明顯。缺點(diǎn)費(fèi)時、費(fèi)力；對中等績效的員工難以涉及，遺漏了平均績效水平；不能提供完整的工作描述。25（三）關(guān)鍵事件法的優(yōu)缺點(diǎn)調(diào)查和記錄的周期不能太短；關(guān)鍵事件的數(shù)量不能太少，要能說明問題；正反兩方面都要兼顧。（四）記錄關(guān)鍵事時應(yīng)注意的問題26讓任職者鑒別“工作范圍”；工作分析人員要求任職者描述能反映三種不同績效（優(yōu)秀、一般、不及格）的典型事件或情況概要；工作分析人員分析這些事件中人的行為以及該行為后果，以考察這些行為是否達(dá)成了工作目標(biāo)。由工作分析人員寫出工作說明書。27（五）擴(kuò)展的關(guān)鍵事件法第二節(jié)

工作導(dǎo)向型分析技術(shù)28一、職能（功能性）工作分析法－FJ

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）（一）職能工作分析法的含義它是以員工所需發(fā)揮的功能與應(yīng)盡的職責(zé)為核心，列出加以收集與分析的信息類別，規(guī)定職務(wù)分析的內(nèi)容；所有工作都涉及到工作執(zhí)行者與數(shù)據(jù)、人、事的關(guān)系，通過反映他們之間關(guān)系的工作行為，可以反映工作的特

征、工作的目的和人員的職能。29（二）FJ

A系統(tǒng)的分析要素①FJ

A的職能等級；②職業(yè)域；③句法分析技術(shù)④人員指導(dǎo)尺度⑤人員特性30作中對信息（數(shù)據(jù)）、人、事進(jìn)行處理的特征，確定其行為難度，難度越大說明其職能等級越高。號碼描述號碼描述號碼描述0綜合0顧問0裝配1協(xié)調(diào)1談判1精確操作2分析2指導(dǎo)2操作控制3計劃3監(jiān)督3駕駛操作4編輯4牽制4熟練操作5抄寫5勸導(dǎo)5照看6比較6發(fā)出口頭信號6裝卸工作7服務(wù)7處理8接受指導(dǎo)幫助FJ

A的核心是分析工作的職能，通過分析工作執(zhí)行者在工31優(yōu)

點(diǎn)對工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)徹底的描述，對培訓(xùn)的效益評估極其有用。缺

點(diǎn)

相當(dāng)費(fèi)力氣、費(fèi)時間32（三）FJ

A分析法的優(yōu)缺點(diǎn)二、管理職位描述問卷法－MPDQ（Ma

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e)（一）含義與PAQ相似，MP

DQ是為分析管理者的工作而專門設(shè)計的高度結(jié)構(gòu)化的問卷。它包括與管理責(zé)任、約束、要求和其他多方面職位特征相關(guān)的208個問題。分為13中類型。33MPDQ的13種問題類型產(chǎn)品、市場、財務(wù)與戰(zhàn)略計劃與組織中其他部門及人員的協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)控制

產(chǎn)品和服務(wù)責(zé)任公眾與客戶關(guān)系高層次的咨詢與指導(dǎo)行動的自主性

財務(wù)審批權(quán)

員工服務(wù)

監(jiān)督

復(fù)雜性和壓力

重要財務(wù)責(zé)任

廣義的人事責(zé)任34（二）MPDQ的使用、分發(fā)給管理人員，由管理人員自己填寫；、采用6分制標(biāo)準(zhǔn)對每個問題進(jìn)行評分；、基本步驟如下：評分歸類比較評價反饋形

成工作說明書35（三）MPDQ的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)適用于不同組織內(nèi)管理職位的分析；為管理工作所需要的培訓(xùn)和評估管理工作提供了基礎(chǔ)；為薪酬制定提供了有力的依據(jù)；確立了員工升遷與績效評估的基礎(chǔ)。缺點(diǎn)缺乏靈活性；

耗時、效率低；易夸大工作責(zé)任，脫離實(shí)際。36三、任務(wù)清單分析系統(tǒng)－TI

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）（一）任務(wù)清單分析系統(tǒng)的含義是一種典型的工作傾向性工作分析系統(tǒng)。TIA由“美國空軍(US

AF)人力資源研究室”Ra

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l及其助手開發(fā)成功的，它的研究始于20世紀(jì)50年代，大約從10萬名以上雇員那里收集過試驗(yàn)性數(shù)據(jù)，前后經(jīng)歷了20年時間才趨于成熟完善。37在高度結(jié)構(gòu)化的調(diào)查問卷包括背景信息和任務(wù)清單兩部分。任職者填寫并評價各工作項(xiàng)，評價維度有：相對時間花費(fèi)、執(zhí)行頻率、重要程度、困難程度等。任務(wù)清單的產(chǎn)生：部門目標(biāo)—職能—工作—任務(wù)觀察或工作日志38（一）任務(wù)清單分析系統(tǒng)的含義（二）任務(wù)清單分析系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)信息可靠性較高，適合用于確定相關(guān)的工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作關(guān)系和勞動強(qiáng)度等方面的信息。所需費(fèi)用較少。難度較小，容易為任職者接受。缺點(diǎn)對“任務(wù)”的定義難以把握；使用范圍較小，只適用于工作循環(huán)周期較短，工作內(nèi)容比較穩(wěn)定，變化較小的工作；整理信息的工作量大，歸納工作比較繁瑣；任職者在填寫時，容易受到當(dāng)時工作的影響，通常會遺漏其它時間進(jìn)行而且比較重要的工作任務(wù)。39第三節(jié)

人員導(dǎo)向型分析技術(shù)40一、工作要素分析法－J

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od)（一）工作要素分析法的含義1、從對工作成功產(chǎn)生顯著作用的行為特征的角度，或者結(jié)合工作相關(guān)的個人特征來定義工作要素（任職者特征）；工作要素一般由管理者、任職者、工作分析專家、個性專家采用一定的程序來確定。2、針對不同的工作，確定工作要素特征。41工作要素構(gòu)成知

識

如：專業(yè)知識掌握程度、外語水平、知識面等技能如:計算機(jī)運(yùn)用、駕駛技術(shù)、機(jī)器操作技術(shù)等能

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如：口頭表達(dá)、判斷能力、管理能力等工作習(xí)慣對工作的熱愛程度、承載超負(fù)荷工作的意愿、工作時間規(guī)律性等個性特點(diǎn)如：自信、主動性、獨(dú)立性、外向、內(nèi)向等42提出工作要素；評估工作要素；對評估結(jié)果進(jìn)行解釋和描述。（二）工作要素法的基本程序43（三）工作要素法的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)J

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M開放性程度高，可以根據(jù)特定工作比較準(zhǔn)確提取個性化的工作要素；操作方法和數(shù)值的標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化過程具有一定的客觀性；J

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M對于人員招聘過程中的人員甄選以及確定培訓(xùn)需求具有重要的應(yīng)用價值。缺點(diǎn)初步確定工作要素時，過于依賴分析人員來總結(jié)要素；評分過程比較復(fù)雜，需要強(qiáng)有力的指導(dǎo)與控制；在工作要素評價時，沒有一定的客觀標(biāo)準(zhǔn)。44二、能力分析量表451、強(qiáng)調(diào)與工作相關(guān)的個人特征是能力；2、工作中所需的技能是以個體能力為基礎(chǔ)的，并可根據(jù)能力預(yù)測；3、提出了37種能力，并歸結(jié)為四類：①智能③心理動能②體能④感知能力4、對不同任務(wù)的能力要求進(jìn)行量化，劃分等級；5、通過兩種分析方法確定能力；①量表②流程圖（判斷樹）6、此種方法針對性強(qiáng)，具體；但缺乏推廣性。46三、工作（職位）分析問卷法－PAQ（Pos

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e)（一）含義PAQ是一種包括194個問項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化工作分析問卷。這些問項(xiàng)代表了能夠從各種不同的工作中概括出來的各種工作行為、工作條件及工作本身的特點(diǎn)。其中187項(xiàng)用來分析完成工作過程中員工活動特征（工作元素），另外7項(xiàng)涉及薪酬問題。所有的問題被分為6塊。47內(nèi)容舉例工作元素項(xiàng)目類型信息輸入員工從哪里和怎樣獲得完成工作所須的信息？使用哪些書面材料或其他視覺信息3

5思考過程在工作中如何推理、決策、規(guī)劃、信息如何處理？解決問題時的推理難度和水平1

4體力活動工作需要進(jìn)行那些體力活動，需使用那些工具和儀器設(shè)備？鍵盤式儀器、設(shè)備使用，裝配和分解4

9人際關(guān)系工作中與哪些有關(guān)人員有什么樣的關(guān)系？指導(dǎo)他人，與公眾、客戶接觸3

6工作環(huán)境工作中的自然環(huán)境和社會環(huán)境怎樣？高溫、強(qiáng)輻射以及人際間的沖突1

9其他特征與工作相關(guān)的其他活動、條件或特征是什么？工作時間安排報酬要求及職務(wù)要求4

148用于PAQ問卷中的員工活動類型（二）職位分析問卷的使用1、計分方法依據(jù)6個標(biāo)準(zhǔn)來對每個工作要素進(jìn)行衡量，給出主觀評分信息使用程度；工作所需時間；對各個部門及部門內(nèi)各單元的適用性；對工作的重要程度；發(fā)生的可能性；特殊評分（特定項(xiàng)目評價）。492、核查職位并確定得分用6個評估因素及每項(xiàng)因素的細(xì)分要求來衡量和核查要