建立與管理檔案制度

建立與管理檔案制度一、前言為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，有效保護和利用企業(yè)檔案資源，提高工作效率，特訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工，包含正式員工、臨時員工、勞務(wù)派遣員工等。三、檔案管理目標確保檔案的真實、完整、準確，有效保管企業(yè)的歷史記錄和緊要信息；供應(yīng)便捷和高效的檔案檢索和利用服務(wù)；保護企業(yè)檔案的安全性和機密性；全面貫徹信息化管理，推動檔案數(shù)字化建設(shè)。四、檔案分類和歸檔檔案應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和檔案管理規(guī)范進行分類，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)依照文件編號、文件名稱、發(fā)文單位、收文單位等信息進行分類歸檔，并在檔案柜上蓋章標注歸檔位置。電子檔案應(yīng)依照相關(guān)系統(tǒng)規(guī)定進行分類歸檔，確保每個檔案文件都能被正確存放到相應(yīng)的文件夾中。檔案歸檔后，應(yīng)填寫歸檔登記表或在系統(tǒng)中進行登記，包含檔案名稱、編號、歸檔日期、責(zé)任人等信息。五、檔案借閱和利用借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批。借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得私自外借、隨便更改檔案內(nèi)容。借閱期限依據(jù)實際情況確定，如須延期，需提前辦理延期手續(xù)。利用檔案時，應(yīng)保證檔案的安全和完整，不得損壞、遺失檔案。利用檔案后，應(yīng)及時歸還，并填寫借閱歸還表，經(jīng)所在部門負責(zé)人確認。六、檔案保管和銷毀負責(zé)檔案保管的部門應(yīng)配備專業(yè)人員，確保檔案的安全、完整，并訂立相應(yīng)的保管措施和計劃。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲等設(shè)施完備的檔案室內(nèi)，且應(yīng)定期檢查和消毒。電子檔案應(yīng)存放在安全可靠的服務(wù)器或云存儲設(shè)備中，且應(yīng)定期備份和檢查，確保數(shù)據(jù)不丟失。檔案保管期限依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度確定，到期后應(yīng)按規(guī)定進行銷毀或轉(zhuǎn)移。檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過審批，并委托專業(yè)機構(gòu)進行處理，銷毀過程應(yīng)記錄并保管相關(guān)證明料子。七、檔案安全和保密檔案保管部門應(yīng)加強檔案的安全管理，確保檔案不被非法取得、竄改或損壞。檔案室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，定期檢查設(shè)備工作情況，并保管監(jiān)控錄像至少六個月。嚴禁擅自將檔案帶離工作場合，特殊情況須提前申請并獲得批準。涉及商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，使用時須經(jīng)過相關(guān)部門或人員的授權(quán)。員工離職時，應(yīng)進行檔案移交手續(xù)，確保檔案的完整性和安全性。八、檔案管理評估和培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期進行檔案管理評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取改進措施。新員工入職時，應(yīng)進行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，使其熟識檔案管理規(guī)定和操作流程。對在崗員工進行定期檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包含檔案分類歸檔、檔案借閱利用、檔案保管和銷毀、檔案安全與保密等方面內(nèi)容。九、檔案管理責(zé)任和懲罰各部門應(yīng)配備專人負責(zé)檔案管理工作，并明確其檔案管理的職責(zé)和權(quán)限。檔案管理人員應(yīng)嚴格履行職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范和高效。對于違反檔案管理制度的行為，將依據(jù)違紀程度進行相應(yīng)的紀律處分。嚴重違反檔案管理制度的行為將依照相關(guān)法律法規(guī)進行處理，追究相應(yīng)的法律責(zé)任。十、附則本制度自頒布之日起執(zhí)行。對本制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責(zé)人全部。本制度解決不了的問題，可依據(jù)實際情況由企業(yè)管理負責(zé)人設(shè)定相關(guān)規(guī)定。以上是本