淺談物業(yè)管理企業(yè)信息化建設(shè)

淺談物業(yè)管理企業(yè)信息化建設(shè)摘要：隨著信息化的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，隨著業(yè)主日益增長的高水平、高效率物業(yè)服務(wù)的需求，物業(yè)管理企業(yè)如何轉(zhuǎn)變觀念，改變粗放的經(jīng)營模式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)和手段，更加規(guī)范、及時、有效地管理物業(yè)企業(yè)，為業(yè)主提供滿意、貼心的服務(wù)是目前物業(yè)企業(yè)管理的首要任務(wù)。關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)；信息化建設(shè)；信息化技術(shù)；計算機技術(shù)；互聯(lián)網(wǎng)中圖分類號：TP393文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2011)27-6586-02隨著國內(nèi)物業(yè)服務(wù)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，市場中涌現(xiàn)越來越多的物業(yè)管理企業(yè)，然而受行業(yè)發(fā)展時間短的影響，物業(yè)管理企業(yè)的信息化發(fā)展較其他行業(yè)相對較晚，水平較低，這與服務(wù)對象對其高質(zhì)量的管理水平要求形成鮮明反差，因此提高物業(yè)管理服務(wù)水平與質(zhì)量是當(dāng)前擺在物業(yè)管理企業(yè)面前的一道必修課題。1信息化在物業(yè)管理企業(yè)的作用在信息化、互聯(lián)網(wǎng)大發(fā)展的今天，各行各業(yè)企業(yè)的生存與發(fā)展都離不開信息化建設(shè)。隨著市場物業(yè)管理企業(yè)的不斷增加，物業(yè)服務(wù)的競爭必將愈演愈烈，物業(yè)管理企業(yè)只有適應(yīng)新的發(fā)展形式，加快企業(yè)信息化建設(shè)，將各項先進(jìn)的信息代技術(shù)，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等應(yīng)用到物業(yè)管理中去，對物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組與優(yōu)化，對物業(yè)管理服務(wù)過程進(jìn)行有效地監(jiān)控，實現(xiàn)物業(yè)企業(yè)內(nèi)外部信息的共享和有效利用；提高物業(yè)企業(yè)的服務(wù)水平、降低物業(yè)管理成本、增加經(jīng)濟(jì)效益和增強物業(yè)企業(yè)市場競爭能力，以突破物業(yè)服務(wù)企業(yè)發(fā)展的管理“瓶頸”。第一，提升了企業(yè)競爭力。在物業(yè)管理行業(yè)，信息技術(shù)的使用已經(jīng)能夠使企業(yè)改變內(nèi)部的競爭基礎(chǔ)，主要體現(xiàn)在企業(yè)用信息技術(shù)降低成本結(jié)構(gòu)，獲得了成本優(yōu)勢；又提高了企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務(wù)，獲得了服務(wù)差別優(yōu)勢。第二，提高了企業(yè)服務(wù)水平。隨著新《物權(quán)法》的頒布實施，業(yè)主對物業(yè)服務(wù)的要求越來越高，物業(yè)企業(yè)面臨從未有過的全新挑戰(zhàn)。物業(yè)管理企業(yè)做的主要的事情就是為客戶提供全方位的服務(wù)。今天，物業(yè)管理企業(yè)為客戶的服務(wù)已不是單純的物業(yè)服務(wù)范疇，它還包括為客戶提供完美服務(wù)。因此為了適應(yīng)市場的發(fā)展，物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部深化改革都在緊張進(jìn)行，信息化系統(tǒng)可以驅(qū)動并加速物業(yè)企業(yè)內(nèi)部改革進(jìn)程，提供系統(tǒng)平臺幫助物業(yè)企業(yè)打造一站式服務(wù)平臺，大幅度提高業(yè)主對物業(yè)服務(wù)的滿意度，加快物業(yè)企業(yè)從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)向主動式服務(wù)。第三，基于管理層面，幫助企業(yè)做到集中管控，及時有重視。物業(yè)管理企業(yè)作為一個人力密集型企業(yè)，高層管理人員易將精力放在節(jié)約人力成本，減少支出上，認(rèn)為企業(yè)信息化對企業(yè)發(fā)展不能起到很大的推動作用。只有高層管理人員認(rèn)識到信息化的重要性，給予人力、物力和財力的支持，才能成功的將信息化運用到企業(yè)的各個層面中，發(fā)揮其作用，推動企業(yè)的發(fā)展。第四，也是最為具體的一步，基于各個部門，制定企業(yè)信息化管理流程。比如先實現(xiàn)財務(wù)收費的計算機化。在物業(yè)企業(yè)日常的財務(wù)收費工作上，計算費用、手工開票收費、收費統(tǒng)計、欠費催交等工作量較大，而且容易出錯。而通過計算機管理，則可以實現(xiàn)計算費用簡單快捷、直接打單收費、日常須用的收費統(tǒng)計報表自動生成、欠費資料一目了然，可以減輕財務(wù)人員較大的工作負(fù)荷。再實現(xiàn)財務(wù)收費的真正信息化。隨著物業(yè)企業(yè)管理的規(guī)模越來越大，物業(yè)企業(yè)的財務(wù)收費逐步要求能保證清晰、準(zhǔn)確、及時、可控，用手工操作和簡單的計算機管理已經(jīng)達(dá)不到管理需求了，主要表現(xiàn)在既要解決計算費用、打單收費、收費統(tǒng)計、欠費催交等煩重的工作問題，又要解決物業(yè)企業(yè)在業(yè)績考評、總部監(jiān)控等環(huán)節(jié)上管理需求，在銀行托收、欠款統(tǒng)計、催交、應(yīng)收實收的對比分析、收費率的綜合統(tǒng)計分析等方面均要求全面信息化。最終實現(xiàn)物業(yè)管理各方面工作的基本信息化。物業(yè)企業(yè)隨著財務(wù)收費實現(xiàn)信息化管理后，勢必要求在各項專業(yè)管理工作上達(dá)到信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)。3信息化建設(shè)中應(yīng)注意的問題第一，物業(yè)企業(yè)要先弄清楚企業(yè)信息化的定位及目標(biāo)，要與企業(yè)現(xiàn)階段及未來發(fā)展方向相結(jié)合，把握好要點及主要思路，明確未來企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，對關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求的詳細(xì)分析找出適合企業(yè)自身實際情況的IT解決方案，整合IT解決方案進(jìn)行關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程整合，打造適合企業(yè)的管控模式，不能盲目脫離企業(yè)實際情況，最終導(dǎo)致信息化效果不理想等問題的出現(xiàn)。第二，物業(yè)企業(yè)要認(rèn)清并走出傳統(tǒng)ERP管理系統(tǒng)的誤區(qū)，隨著科技的不斷進(jìn)步，物業(yè)企業(yè)所管轄的項目從樓宇數(shù)控到節(jié)能設(shè)備等智能化程度越來越高，物業(yè)企業(yè)所需要的信息化解決方案不在局限于以往大型企業(yè)中所用到的ERP管理系統(tǒng)，而應(yīng)根據(jù)集團(tuán)型物業(yè)企業(yè)下屬不同項目業(yè)態(tài)的特點有機地整合起ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、樓宇數(shù)控系統(tǒng)、PDA無線系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站及數(shù)字化社區(qū)。從而真正達(dá)到物業(yè)企業(yè)對人、財、物的真正有效管控。第三，物業(yè)企業(yè)內(nèi)部各部門與各崗位的協(xié)作關(guān)系，管理層要對信息化項目足夠重視給予支持并幫助推進(jìn)；對系統(tǒng)功能優(yōu)先級的把控；對各部門工作配合程度的敦促與檢查。業(yè)務(wù)部門要完善管理制度的配套建設(shè)；優(yōu)化本部門的需求理解；完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的梳理與準(zhǔn)備。IT部門要學(xué)習(xí)其它企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗及教訓(xùn)；建立相關(guān)的技術(shù)團(tuán)隊來為信息化系統(tǒng)后期的運轉(zhuǎn)保駕護(hù)航；重視對軟件系統(tǒng)的學(xué)習(xí)及相關(guān)培訓(xùn)。4先進(jìn)的信息化技術(shù)與手段的應(yīng)用4.1“一卡通”技術(shù)的應(yīng)用一卡通系統(tǒng)可以使用非接觸式射頻卡技術(shù)，此卡操作與使用方便，快捷，而且清潔、衛(wèi)生。一卡通系統(tǒng)可以應(yīng)用在身份識別與門禁管理、考勤管理、停車場管理、收費管理及電子巡更管理、信息查詢等方面。1）身份識別與門禁管理：對樓宇或是小區(qū)內(nèi)需要控制的各類出入口，比如樓宇或小區(qū)大門、每棟樓單元大門、停車場出入口等，通過刷卡來實現(xiàn)持卡人身份的合法性判定，以實現(xiàn)準(zhǔn)入或禁入功能。2）考勤管理：對企業(yè)工作人員上、下班考勤和出入，方便管理人員統(tǒng)計，考核各部門出勤率，有效地管理、掌握人員出入和出勤情況。產(chǎn)生的電子考勤可以與工資系統(tǒng)對接，完成員工月度工資的自動生產(chǎn)。3）收費管理：對物業(yè)企業(yè)提供的有償服務(wù)、消費服務(wù)（比如停車費、物業(yè)企業(yè)在小區(qū)開設(shè)超市、娛樂場所等）和定期定量或定期計量收費（物業(yè)費、水電費等），均可以通過在樓宇或小區(qū)指定位置設(shè)置的刷卡終端設(shè)備通過業(yè)主自助方式實現(xiàn)各項費用的收繳。此種方式打破了時間限制，同時免去了物業(yè)服務(wù)企業(yè)的服務(wù)人員，節(jié)約了人力資源，也極大的方便了業(yè)主的自由、方便、快捷的交納各項費用。業(yè)主所持“一卡通”卡充值有兩個渠道：1）可以通過銀行賬戶與電子錢包一機互通。通過銀行安裝在便民位置的設(shè)備終端可以設(shè)置自助圈存、自動圈存、定值圈存等方式實現(xiàn)持卡人銀行卡與企業(yè)卡實時自助、自動轉(zhuǎn)賬功能。2）業(yè)主到指定“一卡通”服務(wù)中心進(jìn)行現(xiàn)金充值。4）電子巡更管理：通過在指定崗位、指定巡邏點安裝刷卡設(shè)備實現(xiàn)保安、巡邏人員的簽到管理，增強保安防范措施和監(jiān)督管理機制。4.2互聯(lián)網(wǎng)和短信通信技術(shù)的應(yīng)用1）互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)尋常百姓家庭，因此物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)開通企業(yè)服務(wù)網(wǎng)站或是在線服務(wù)信息服務(wù)（QQ、MSN、電子郵箱等），充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源和技術(shù)宣傳企業(yè)服務(wù)理念、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)措施；征詢業(yè)主對物業(yè)服務(wù)的意見和建議；在線解答業(yè)主疑問；在線接受業(yè)主物業(yè)服務(wù)申請等。信息服務(wù)平臺的功能主要體現(xiàn)在：業(yè)主通過呼叫中心、把需要服務(wù)內(nèi)容的信息傳遞給相關(guān)專業(yè)服務(wù)隊伍及部門；居民通過網(wǎng)絡(luò)平臺查詢服務(wù)信息、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費標(biāo)準(zhǔn)；通過網(wǎng)絡(luò)平臺填寫各類需要的服務(wù)表單等等事項；小區(qū)管理處通過客戶服務(wù)中心把關(guān)于事件的情況反饋給平臺，以便客戶服務(wù)中心進(jìn)行回訪和服務(wù)信息的集中管理；政府相關(guān)部門可以通過信息中心向各小區(qū)及相關(guān)物業(yè)管理公司傳輸文件，便于對小區(qū)、行業(yè)進(jìn)行規(guī)范管理。2）短信功能的應(yīng)用。為了更一部為業(yè)主提供貼心、便捷的服務(wù)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)還可以同通信公司聯(lián)合開通手機短信通知業(yè)務(wù)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)向通信公司租賃一條寬帶、安裝一臺短信服務(wù)器即可實現(xiàn)短信群發(fā)功能。以此實現(xiàn)及時向業(yè)主發(fā)布節(jié)日問候、管理信息、業(yè)主交費信息、服務(wù)信息等。4.3物業(yè)管理軟件及其它專業(yè)性軟件的應(yīng)用1）物業(yè)管理專用軟件。目前市場上成熟的物業(yè)管理軟件比較多，物業(yè)公司使用一套物業(yè)管理系統(tǒng)來規(guī)范管理公司的各種事務(wù),如物業(yè)資料管理、收費管理、服務(wù)管理、人事管理、安保管理、倉庫管理、設(shè)備管理、商務(wù)管理、停車管理、文件管理、保潔綠化管理和系統(tǒng)維護(hù)等,由人和計算機等組成的能進(jìn)行信息收集、傳輸、加工、保存和使用的系統(tǒng),物業(yè)管理軟件的使用是物業(yè)管理步入現(xiàn)代化的標(biāo)志。2）其它專業(yè)性軟件。在公司內(nèi)部，可以使用OA辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，使企業(yè)具有規(guī)范、合理的管理方法與模式，從而真正達(dá)到管理上對人、財、物三者的真正有效管控。一個物業(yè)管理企業(yè)只有充分認(rèn)識信息化建設(shè)的重要性，并且切實應(yīng)用信息化的管理理念、信息化的