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文檔簡介

檔案管理系統(tǒng):解決方案目錄1檔案管理的根底理念介紹1檔案與檔案行業(yè)1檔案的概念1與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)1檔案的來源2檔案的根本特點(diǎn)2檔案的根底性質(zhì)3檔案的根底術(shù)語3檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)4檔案的種類4全宗內(nèi)電子檔案的分類4全宗實體分類方案5全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)5檔案的管理過程6檔案收集61.檔案整理8檔案鑒定8檔案保管8檔案統(tǒng)計8檔案檢索8檔案利用9檔案編研92企業(yè)電子化檔案管理的需求分析10傳統(tǒng)檔案管理模式存在的主要問題10企業(yè)對電子檔案管理的需求103檔案管理系統(tǒng)解決方案的主要特點(diǎn)11多組織全宗管理——滿足集團(tuán)化管理需求11檔案規(guī)那么自定義——滿足個性化管理需求11檔案功能全面性——滿足專業(yè)化管理需求13組卷模式自由選——滿足不同時期的檔案管理模式134檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(根底應(yīng)用局部)14文件管理14檔案管理15文書檔案19會計檔案19基建檔案20房產(chǎn)檔案20科研檔案20設(shè)備檔案20出版物檔案20合同檔案20圖書資料21檔案查詢21簡單查詢21高級查詢22檔案借閱24鑒定銷毀25檔案報表255檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(初始化設(shè)置局部)27檔案根底設(shè)置27全宗設(shè)置27輔助字典管理28實體分類管理29檔案門類管理30門類設(shè)置30門類模板33列表設(shè)置33檔號格式34歸檔設(shè)置34報表設(shè)置34檔案權(quán)限管理41用戶級別41權(quán)限層次41權(quán)限設(shè)置426檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及運(yùn)行環(huán)境44系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)44效勞器硬件環(huán)境要求44效勞器軟件環(huán)境要求45客戶端環(huán)境要求45檔案管理的根底理念介紹檔案與檔案行業(yè)檔案的概念微觀概念:檔案是一個立檔單位為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。宏觀概念:檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)與檔案相關(guān)的單位關(guān)系圖如下:產(chǎn)品供給產(chǎn)品供給產(chǎn)品供給業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)直接的行政管理國家檔案局地方檔案局間接的行政管理綜合性檔案館立檔單位檔案室立檔單位其它部門檔案信息技術(shù)硬件類供給商檔案信息軟件類供給商專業(yè)性檔案館立檔單位上級單位〔圖〕檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)關(guān)系圖檔案局:檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)部門,屬行政單位。檔案館:集中存放社會上各單位的檔案的單位,負(fù)責(zé)檔案的收集和保管,屬事業(yè)單位。包括國家檔案館、地方檔案館、專業(yè)檔案館。立檔單位:產(chǎn)生檔案的單位,一般都有檔案集中保管的部門,大局部稱為檔案室,有的也稱為保密室或其它名稱。各單位之間存在關(guān)系:間接的行政管理:國家和各省、各省和個地區(qū)之間的行政關(guān)系。直接的行政管理:市與各區(qū)、行業(yè)上級部門和下級部門之間的行政關(guān)系。業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo):檔案局對立檔單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案移交:立檔單位的檔案向?qū)I(yè)檔案館和綜合性檔案館上報。其他輔助機(jī)構(gòu):檔案專業(yè)教育部門:檔案學(xué)院,檔案系;檔案業(yè)余大學(xué);檔案中專。檔案學(xué)會:國家學(xué)會;省、市、縣學(xué)會;專門行業(yè)學(xué)會。檔案科學(xué)技術(shù)研究所。檔案的來源來源的對象〔多樣性〕國家機(jī)構(gòu)社會組織個人〔家庭、家族〕來源的范圍〔廣泛性〕產(chǎn)生檔案社會活動領(lǐng)域是各行各業(yè)。如政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等。來源的種類官方檔案與半官方檔案公共檔案與私人檔案檔案的根本特點(diǎn)檔案的職能性檔案是由檔案形成者在其職能活動過程中產(chǎn)生的文件與材料轉(zhuǎn)化而來的。職能活動的需要是檔案形成和保存的根底。立檔單位的職能活動是多種多樣的,因而產(chǎn)生形成各種各樣內(nèi)容和載體的檔案。檔案的原始性檔案是當(dāng)時當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動過程中的歷史產(chǎn)物,不是事后編造的。檔案原件具有不可替代的辦文特征和時代特征。檔案的價值性檔案的根底性質(zhì)檔案是一種歷史活動的原始記錄,也是一種信息資源。檔案的根本性質(zhì)就是原始記錄性,它可以分解為兩方面的屬性:原始性和記錄性。檔案的根底術(shù)語立檔單位:構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人。全宗:一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體,是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。檔案整理工作的第一步就是區(qū)分全宗。聯(lián)合全宗:由兩個或兩個以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的文件整體。聚集全宗:假設(shè)干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個全宗對待的文件整體。全宗群:由假設(shè)干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體,是檔案館組織管理檔案的一種方式。全宗內(nèi)檔案分類:在一個全宗內(nèi),按照來源、時間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實體分成假設(shè)干層次和類別,構(gòu)成一個有機(jī)的體系。檔案實體:檔案實體是指檔案原始形態(tài),包括各種載體的檔案及實物。案卷:在一個全宗內(nèi),由互有聯(lián)系的假設(shè)干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的根本保管單位,簡稱卷。卷內(nèi)備考表:卷內(nèi)文件狀況的記錄,排列在卷內(nèi)文件之后。檔號:檔案實體編號的總稱。通常包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。編目:按照一定的規(guī)那么將著錄的條目組織成目錄的過程。目錄:按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻(xiàn)特征的條目,是檔案的一種檢索、報道工具。卷內(nèi)目錄:登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內(nèi)文件之前。案卷目錄:按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報道工具。著錄:在編制檔案目錄時,對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。標(biāo)引:對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析,把結(jié)果以標(biāo)準(zhǔn)化的檢索語言賦予檢索標(biāo)識的過程。分類標(biāo)引:對檔案給予分類號標(biāo)識的過程。主題標(biāo)引:對檔案給予主題詞標(biāo)識的過程。檢索:有選擇地查找已存儲的檔案或檔案信息的過程。檢索工具:查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。索引:指明檔案或目錄的內(nèi)容特征、形式特征,按一定順序排列并注明相應(yīng)出處,供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)檔案的種類通常,可以將檔案劃分為三大種類:文書檔案、科研檔案和業(yè)務(wù)檔案。文書檔案:傳統(tǒng)上,將諸如黨群管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理活動中形成的檔案稱為文書檔案。文書檔案按照國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),從2003年后,要求采用簡化方式來整理??蒲袡n案:包括產(chǎn)品、工藝等工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和農(nóng)作物、林業(yè)、畜牧、水產(chǎn)等農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的各種生產(chǎn)技術(shù)檔案、根本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案和包括氣象、天文、水文、地質(zhì)、測繪、地震、環(huán)境保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生等的各種專門性科技檔案稱為科技檔案。專門檔案:人事、會計、審計、企業(yè)、高校、城建、訴訟、藝術(shù)、病歷、商標(biāo)、地名、婚姻、音像、照片等檔案稱專門檔案。不同種類檔案的管理需要不同的目錄。全宗內(nèi)電子檔案的分類全宗內(nèi)分類的方法很多,按分類的構(gòu)成方式可以分成單式結(jié)構(gòu)分類法和復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。單式結(jié)構(gòu)分類法中最常用的分類方法主要有三種:年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。年度分類法:根據(jù)文件形成和處理的所屬年度,將全宗內(nèi)的檔案文件分成假設(shè)干類別的一種分類方法。因其簡便易行,又可以同其他分類方法分層聯(lián)用,因而是種常用的檔案文件分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法:指依據(jù)立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或文件處理階段形成和處理文件的承辦單位,將全宗內(nèi)文件劃分為假設(shè)干各類別的分類方法。問題分類法:根據(jù)文件內(nèi)容記述于反映的根本或主要問題,將全宗內(nèi)文件劃分為假設(shè)干各類別的分類方法。復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法:指將兩種或兩種以上的單式結(jié)構(gòu)分類法分層聯(lián)用所構(gòu)成的全宗內(nèi)文件的各種實用分類方法的統(tǒng)稱。常用的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法有:年度—組織機(jī)構(gòu)分類法年度—問題分類法組織機(jī)構(gòu)—年度分類法問題—年度分類法全宗實體分類方案檔案分類方案,又稱為“檔案分類大綱”,指在確定檔案全宗內(nèi)文件的具體分類方法之后,用文字或圖表等形式,標(biāo)列出各級類目名稱,并按一定順序排列而成的一種類目表,它是指導(dǎo)立檔單位進(jìn)行檔案文件分類的工具。檔案分類方案的內(nèi)容一般包括編制說明、分類類目表和使用說明三局部組成。編制說明:說明分類方案的編制目的、分類依據(jù)、分類規(guī)那么、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及假設(shè)干重要問題的說明,是使用方案的指南。分類類目表:由各級或各層次類目構(gòu)成的類目表。使用說明:包括對個別類目的含義的解釋說明、對分類中的有關(guān)考前須知的說明等具體內(nèi)容。全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)檔案的組織方式是人們在長期的檔案管理工作實踐中總結(jié)出的有效的信息組織方法,能和檔案的具體的庫房存放有機(jī)地結(jié)合,并讓檔案利用起來方便。檔案的組織方式和庫房以及庫房中檔案保管方式非常類似,形如檔案庫房、排架、柜、抽屜。計算機(jī)操作系統(tǒng)中的文件管理的目錄結(jié)構(gòu)也非常類似。本質(zhì)都是“物以類聚”的思想,也符合人們的思維習(xí)慣。檔案的組織方式也適用于圖書、資料等的管理。對于任一全宗,檔案組織結(jié)構(gòu)可以用實體關(guān)系圖描述如下:〔圖2〔圖2.2〕檔案的組織結(jié)構(gòu)圖1分類〔廣義〕文件目錄全宗分類〔廣義〕案卷目錄文件目錄檔案實體分類〔廣義〕工程目錄文件目錄案卷目錄通過前幾章節(jié)內(nèi)容我們可以知道,實際上,全宗內(nèi)檔案的分類是多層的,分類方法是多樣的,因而全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)圖可以細(xì)化為以下圖〔圖2.3〕。全宗全宗分類11〔廣義〕案卷目錄1文件目錄1檔案實體分類21〔廣義〕分類n1〔廣義〕案卷目錄2案卷目錄n文件目錄2文件目錄n分類11〔廣義〕文件目錄1分類21〔廣義〕分類n1〔廣義〕文件目錄2文件目錄n分類11〔廣義〕工程目錄1文件目錄1案卷目錄1分類21〔廣義〕分類n1〔廣義〕工程目錄2工程目錄n案卷目錄2案卷目錄n文件目錄2文件目錄n分類1〔廣義〕分類2〔廣義〕分類n〔廣義〕分類1〔廣義〕分類2〔廣義〕分類n〔廣義〕分類1〔廣義〕分類2〔廣義〕分類n〔廣義〕〔圖〕檔案的組織結(jié)構(gòu)圖2檔案的管理過程檔案管理過程包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。其大致工作流程如以下圖表示:收集收集整理保管檢索利用統(tǒng)計鑒定編研〔圖〕檔案管理工作流程檔案收集檔案收集工作,就是指依據(jù)黨和國家的規(guī)定,通過慣常的接收制度和專門的征集方式,把分散保存在各個機(jī)關(guān)、單位及個人手中和散失在其他地方的檔案,有組織、有秩序地分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案館,以實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動。檔案館檔案的來源主要有四種:現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤消機(jī)關(guān)檔案、征集歷史檔案和檔案館間交接的檔案。在此,我們只討論與立檔單位有關(guān)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的移交進(jìn)館工作。檔案移交及接收要求進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理,保持全宗的完整性。進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。各立檔單位應(yīng)按照鑒定檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)的劃分檔案的保管期限,并將其中具有永久或長期保存價值的檔案,在本單位保存假設(shè)干年后向有關(guān)檔案館移交。與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具,應(yīng)隨同檔案一起移交。不同的接收單位可能對接收的內(nèi)容有具體的規(guī)定,一般要移交的內(nèi)容有:檔案實物、移交清冊、全宗歷史情況、立檔單位歷史情況、立檔單位進(jìn)館歷史情況、全宗歷史考證、分類方案、保管期限表、案卷目錄〔一式兩份或三份〕,以及其他檔案目錄等。對于移交內(nèi)容在計算機(jī)輔助管理系統(tǒng)中應(yīng)移交出檔案目錄數(shù)據(jù)及電子原文,并對移交內(nèi)容進(jìn)行記錄,而接收端應(yīng)可以自動的接收目錄數(shù)據(jù)及電子原文。清點(diǎn)核對。即移交與接收雙方根據(jù)移交的清冊與目錄進(jìn)行核對。移交清冊:用于記錄移交與接收雙方信息及所移交案卷相關(guān)信息的清單。移交清冊內(nèi)容應(yīng)包括:移交單位、〔移交單位〕經(jīng)辦人、接收單位、〔接收單位〕經(jīng)辦人、移交年度,以外還有〔案卷〕移交明細(xì)表。移交明細(xì)表中內(nèi)容包括:案卷目錄號、案卷題名或組織機(jī)構(gòu)名稱、所屬年代、移交〔接收〕原因、移交〔接收〕日期、總案卷數(shù)量小計、永久案卷數(shù)據(jù)小計、長期案卷數(shù)據(jù)小計、備注等項。移交清冊的格式見附錄〔…〕。移交清冊明細(xì)表中的內(nèi)容應(yīng)直接查詢得到,而不用用戶輸入,但可以讓用戶進(jìn)行修改。全宗歷史情況:記錄某全宗的歷史情況和全宗歷次進(jìn)館的明細(xì)情況,兩者的關(guān)系是主從關(guān)系。歷次進(jìn)館明細(xì)情況的內(nèi)容包括:進(jìn)館時間、檔案所屬年代、總檔案數(shù)量小計、永久檔案數(shù)量小計、長期檔案數(shù)量小計、累計卷數(shù)、累計米數(shù)。全宗歷史情況的內(nèi)容包括:全宗名稱、全宗號、全宗名稱變化和起止時間〔用文本串記錄〕、檔案初次入館時間、檔案存放庫房號、對歷次進(jìn)館檔案質(zhì)量和完整情況說明。全宗歷史情況表的格式見附錄〔…〕。立檔單位歷史情況:記錄立檔單位的歷史情況,包括:單位名稱、建立年月、初建時名稱、領(lǐng)導(dǎo)成員姓名及黨政職務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、人員編制數(shù)、實有人員數(shù)。立檔單位歷史情況表的格式見附錄〔…〕。檔案整理檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱,是檔案管理的一項重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理,主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別、對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理,主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案,進(jìn)行根本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程。我們通常所說的檔案整理,主要指檔案的實體整理。檔案鑒定檔案的鑒定工作應(yīng)當(dāng)包括兩個方面的內(nèi)容,即鑒定檔案的保存價值和鑒定檔案的真?zhèn)?。目前,在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作就是鑒定檔案的保存價值,因此,當(dāng)前檔案界人士統(tǒng)稱的檔案鑒定工作指的主要就是鑒定檔案的保存價值的大小。那么,給檔案價值鑒定工作下個完整的、科學(xué)的定義就是:檔案保存價值的鑒定工作是指各級各類檔案館和檔案室按照一定的原那么、標(biāo)準(zhǔn)和方法來判定檔案的價值、確定檔案的保管期限,并據(jù)此剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項檔案業(yè)務(wù)工作。它是檔案管理工作中一個獨(dú)立的環(huán)節(jié),是檔案館和檔案室業(yè)務(wù)活動中不可缺少的重要組成局部。檔案保管維護(hù)檔案的完整與平安,既是整個檔案工作中必須始終遵循的根本要求,也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù),從一定意義上講,維護(hù)檔案的完整與平安,更是檔案保管工作的中心任務(wù),這是因為檔案保管工作這個環(huán)節(jié),是實現(xiàn)維護(hù)完整與平安的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實質(zhì)上講,檔案保管工作,也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之,檔案保管工作應(yīng)該做到四不:不散〔不使檔案分散〕、不亂〔不使檔案互相混亂〕、不丟〔檔案不喪失不泄密〕、不壞〔不使檔案遭到損壞〕。檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計工作,是用表冊、數(shù)字的形式,對檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行登記、整理、分析和研究,從而揭示其開展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律的一項檔案業(yè)務(wù)工作。檔案統(tǒng)計工作的根本任務(wù),就是要對檔案和檔案工作的開展情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計調(diào)查、整理和分析,提供統(tǒng)計資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。檔案檢索檔案檢索有廣義與狹義之分。狹義的檔案檢索是指利用各種檢索工具,從各種角度查找利用者所需檔案的過程。廣義的檔案檢索那么是指存貯檔案信息線索和利用檢索工具查檢所需檔案的全部過程。我們這里研究檔案檢索是從檢索的廣義概念出發(fā)的,即檔案檢索包括檔案存貯和檔案查檢兩個具體過程。檔案利用檔案開發(fā)利用工作,就是檔案工作者將本館〔室〕及其他單位所收藏的靜態(tài)的檔案信息,通過多種渠道與方式,開發(fā)和傳遞給利用者,從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享,滿足社會需要的一項檔案業(yè)務(wù)工作。檔案編研檔案編研工作,是以館〔室〕藏檔案文獻(xiàn)為主要物質(zhì)對象,以主動提供或報道檔案信息內(nèi)容,滿足社會利用為主要目的,在深入研究檔案內(nèi)容的根底上,按專題對檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工,使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專業(yè)工作。企業(yè)電子化檔案管理的需求分析傳統(tǒng)檔案管理模式存在的主要問題傳統(tǒng)手工維護(hù)的檔案管理模式,檔案資料長期僅僅以紙張、照片等形式保存檔案,會帶來許多不必要的風(fēng)險和麻煩,歸納起來主要表現(xiàn)在以下幾方面:紙張經(jīng)常翻閱會產(chǎn)生破損,保管不當(dāng)會出現(xiàn)字跡衰減、變質(zhì)、腐爛等問題。通常情況下紙張壽命的保管年限在10至15年,大多情況下不能到達(dá)檔案的保管要求。信息利用渠道不暢通,有時在需要某一檔案材料時,因不便或是因不知檔案索引條件而無法取到已有的重要信息,影響了信息利用的積極性,造成資源相對浪費(fèi)。檔案利用時常發(fā)生突出,檔案資源不能共享,而因信息的唯一性、不便共享性而阻礙了工作的順利進(jìn)行。紙質(zhì)檔案自產(chǎn)生后需經(jīng)常進(jìn)行手工歸集、整理、分類、裝訂、建檔等十分繁瑣的工作,并且原始檔案的管理、存放需要大量的人力、物力和空間。企業(yè)對電子檔案管理的需求歷史檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化,可以按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行電子化管理。組織單位本部及下屬機(jī)構(gòu)的員工能通過網(wǎng)絡(luò)查閱利用有關(guān)的檔案資料數(shù)據(jù),包括以往歷史檔案資料和科技期刊。能快速平安地保存海量的案數(shù)據(jù),可迅速查閱檔案,有完善的查詢權(quán)限管理機(jī)制和其他平安保障機(jī)制,為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上文件檔案資料的查詢和利用。在協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)或其它系統(tǒng)中業(yè)務(wù)過程產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)自動歸檔,形成數(shù)字資源中心,實現(xiàn)所有機(jī)構(gòu)部門檔案的自動歸檔,高效統(tǒng)一管理。檔案管理系統(tǒng)解決方案的主要特點(diǎn)多組織全宗管理——滿足集團(tuán)化管理需求集團(tuán)企業(yè)由于辦公場地分散,往往存在由各地分公司自主管理檔案資料的需求,但集團(tuán)檔案管理部門又需要實時了解下屬機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)情況。通過多全宗的維護(hù)、分級別分部門的權(quán)限分配,可以實現(xiàn)總部集中掌控、分部各自管理的集團(tuán)檔案管理需求。全宗檔案管理員接收更新全宗檔案管理員需要對各部門的不同門類、不同載體的檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理,實現(xiàn)檔案的綜合利用。包括定義符合檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面以及備考表,各種類別檔案的檔號格式,對組卷后需要重新整理的案卷,進(jìn)行案卷的分拆、合并、剔除、排序等調(diào)整,對已組卷檔案的案卷號、卷內(nèi)頁號、件號等序號進(jìn)行修改等。接收更新部門〔下屬單位〕檔案管理員部門檔案管理員負(fù)責(zé)整個部門檔案的管理工作,包括錄入、整理、調(diào)整和原文管理。但只能對本部門或允許范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理,不能對其他部門檔案進(jìn)行管理,除非經(jīng)過檔案系統(tǒng)管理員授權(quán),如會計部門檔案管理員只能對所有會計部門的檔案進(jìn)行管理,而不能對其他部門的檔案進(jìn)行管理。檔案規(guī)那么自定義——滿足個性化管理需求檔案實體分類自定義按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)內(nèi)置了文書檔案、會計檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等檔案的分類及標(biāo)準(zhǔn)登記信息。同時,檔案專業(yè)管理人員也可以結(jié)合自身管理需求或標(biāo)準(zhǔn),自定義檔案實體分類信息,實現(xiàn)既為企業(yè)實現(xiàn)電子化檔案管理提供參照依據(jù),又為個性化管理提供便利。檔號規(guī)那么自定義不同的檔案分類,可以自定義檔號生成規(guī)那么。如文書類檔案,可按歸檔年度、文件分類、保管期限組成檔號規(guī)那么;部門業(yè)務(wù)資料,可按歸檔部門、年度組成檔案規(guī)那么等等。檔案報表格式自定義可以靈活自定義各種檔案報表格式,包括案卷目錄報表、卷內(nèi)文件目錄報表、案卷封面、移交接收表、鑒定銷毀統(tǒng)計表等,報表類型可以覆蓋傳統(tǒng)檔案報表業(yè)務(wù)的管理需要。檔案功能全面性——滿足專業(yè)化管理需求按照國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn),提供全面的檔案管理功能,包括檔案移交接收、檔案組卷管理、拆卷管理、件號調(diào)整、查詢借閱、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計、輔助字典管理、主題詞標(biāo)引、報表制作等功能,可以滿足專業(yè)級檔案立檔單位的管理需求。組卷模式自由選——滿足不同時期的檔案管理模式企業(yè)檔案管理一般是在當(dāng)前的檔案部門標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下進(jìn)行的,因此,不同歷史時期的檔案組卷模式各不相同,電子檔案管理提供傳統(tǒng)組卷與簡化組卷并存的管理模式,可以實現(xiàn)在同一系統(tǒng)中管理不同時期的檔案業(yè)務(wù)需求。傳統(tǒng)組卷傳統(tǒng)組卷方式分為案卷級檔案和文件級檔案,檔號和案卷號按全宗號,組卷年度,實體分類和保管期限排序。如:檔號C01-1998-01-Y-001-001,分別代表全宗號-組卷年度-實體分類-保管期限-案卷號-卷內(nèi)文件順序號。去掉檔號的最后一段,即案卷號。簡化組卷按照國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),自2003后電子檔案管理實行簡化組卷模式,指檔號按全宗號,組卷年度,保管期限,件號組卷,而不考慮檔案的分類和案卷號。如:檔案C01-1998-Y-001。與傳統(tǒng)組卷模式相比,簡化組卷具有以下業(yè)務(wù)特點(diǎn):取消案卷、實行文件級整理,免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)〔問題〕三種,并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。裝訂以“件”為單位進(jìn)行。排列方法強(qiáng)調(diào)按照事由來排列,時間、重要程度等作為參考因素。取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄,只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。無需編頁號,目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。歸檔文件直接裝盒保管。無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面,只需填寫檔案盒背脊。檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(根底應(yīng)用局部)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)包括檔案查詢、流轉(zhuǎn)文件自動歸檔、借閱管理、組卷管理、全宗管理等功能。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個業(yè)務(wù)部門現(xiàn)有文件、檔案、資料管理的數(shù)字化,提高企業(yè)內(nèi)部檔案利用的壽命和周期。為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上文件檔案資料的查詢和利用。系統(tǒng)可分為文件管理、檔案管理、檔案檢索、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限管理等功能模塊。文件管理文件是檔案最主要的來源。辦公流程中,對于文件的管理,主要是文件的辦理流程很復(fù)雜,但這些處理是辦公自動化系統(tǒng)要更多考慮的問題,辦公自動化系統(tǒng)側(cè)重于文件動態(tài)流轉(zhuǎn)的管理,而檔案管理系統(tǒng)中的文件管理更多的側(cè)重于靜態(tài)文檔的管理,但也應(yīng)能較完整的記錄文件處理的狀態(tài)和結(jié)果。文件管理按功能可分為文件登記、文件歸檔和文件統(tǒng)計。其核心功能是文件歸檔。●收發(fā)文登記實施OA系統(tǒng)后,收發(fā)文登記將在工作流中完成,審批通過后的文件,可以定期批量移交到檔案管理系統(tǒng)中,無需再手工錄入文件信息。對于歷史文件信息,也可以通過文件增加功能進(jìn)行補(bǔ)充登記:●文件歸檔歸檔文件是指在其職能中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為企業(yè)管理檔案保存的各種紙質(zhì)文件。其中,辦理完畢是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成,而不管文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。文件的歸檔工作一般包括兩個階段,第一階段,在機(jī)關(guān)文件歸檔時,對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行資格審定,確定其是否屬于歸檔的范圍,同時剔除沒有保存價值的文件材料。歸檔的過程,是對文件的選擇過程。第二階段,對進(jìn)入歸檔范圍的文件材料,根據(jù)其在日后保存過程中可能產(chǎn)生的不同作用來確定檔案的生存期,提出應(yīng)保存的年限,即確定保管期限。文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后,由業(yè)務(wù)部門將其中有保存價值的文件整理,定期移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)集中管理的過程。點(diǎn)擊歸檔移交檔案點(diǎn)擊歸檔移交檔案對收文和發(fā)文中需要?dú)w檔的文件進(jìn)行歸檔處理,歸檔后在檔案管理中就不需要再錄入了。在文件歸檔時需要確定全宗號、歸檔年度、保管期限。在歸檔的同時生成檔號。歸檔文件全部為企業(yè)管理檔案。文件完成工作流程后及時歸檔,文件歸檔工作由檔案室進(jìn)行。檔案管理檔案管理模塊提供了各類檔案的新增、修改、刪除、查詢、調(diào)整、原文管理、目錄報表打印功能??梢詫σ韵骂惸康臋n案進(jìn)行管理:企管檔案〔文書檔案〕、合同檔案、會計檔案、基建檔案、出版物檔案、已故人員檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等,且分為簡化歸檔方式和組卷歸檔方式兩種管理模式,簡化歸檔管理模式有企管檔案、合同檔案、會計檔案、出版物檔案、已故人員檔案。組卷歸檔管理模式有基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案。每類檔案按照一級類目下的二級類目進(jìn)行操作。點(diǎn)擊一級類目展出二級類目,如左頁面分別列出了十一大類檔案的二級類目的樹表結(jié)構(gòu)。點(diǎn)擊“點(diǎn)擊“企管檔案”一級類目進(jìn)入“企管檔案”二級類目每一類檔案的錄入界面不盡相同,但各類檔案的操作步驟根本相同。1、以企管檔案為例說明簡化方式管理模式的幾類檔案的操作步驟:點(diǎn)擊“企管檔案”的二級類目“企管檔案”進(jìn)入企管檔案的管理功能模塊,再點(diǎn)擊二級類目“企管檔案”,在這里用戶可以對企管檔案的條目和原文進(jìn)行管理,包括增加、查詢、刪除、調(diào)整、報表等。如下圖:1.1增加〔修改〕條目:單擊頁面左上角的“增加”,進(jìn)入錄入頁面,用戶按照界面設(shè)定的錄入項進(jìn)行登記后,單擊“追加”或“確定”即可。單擊“追加”,系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)入下一條記錄的錄入界面,且會繼承一些頁面的設(shè)置;單擊“提交”,系統(tǒng)那么返回列表界面,新增條目將排在首位,如新增條目有錯誤,在列表界面中點(diǎn)擊此條目的題名,如以下圖:點(diǎn)擊此條目的題名進(jìn)入修改頁面點(diǎn)擊此條目的題名進(jìn)入修改頁面修改完后點(diǎn)擊“確定”按鈕返回列表界面,或點(diǎn)擊“重置”重新進(jìn)行修改。點(diǎn)擊“點(diǎn)擊“確定”返回列表界面1.2原文管理:在檔案條目列表界面中點(diǎn)擊相應(yīng)條目前的“”進(jìn)入原文管理界面進(jìn)行原文的新增、修改、刪除和閱讀,具休操作方法請參見第二章的“文件管理”的“發(fā)文”局部。點(diǎn)擊此按鈕進(jìn)入原文管理界面點(diǎn)擊此按鈕進(jìn)入原文管理界面1.3刪除條目:在檔案條目列表界面上選擇要刪除的相應(yīng)文件〔在相應(yīng)文件前的方框點(diǎn)擊鼠標(biāo)左件打“√”〕,再點(diǎn)擊頁面左上角的“刪除”功能按鈕,即可刪除該條目。可進(jìn)行批量刪除。點(diǎn)擊“點(diǎn)擊“刪除”按鈕可刪除這四份打“√”的文件組卷歸檔模式的二級類目為案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。企業(yè)管理檔案按組卷方式分為傳統(tǒng)組卷方式和文件歸檔方式。一、傳統(tǒng)組卷方式傳統(tǒng)組卷方式分為案卷級檔案和文件級檔案。傳統(tǒng)組卷方式分為數(shù)據(jù)錄入、組卷、導(dǎo)入案卷、案卷調(diào)整和打印報表。1、數(shù)據(jù)錄入首先將文件級檔案條目信息進(jìn)行錄入,同時進(jìn)行原文處理,完成文件級檔案的條目信息錄入后,假設(shè)用戶采用手工組卷方式,還需進(jìn)行案卷級檔案條目信息的錄入。2、組卷組卷指確定文件的案卷號和卷內(nèi)順序號的過程。組卷按組卷方式分為手工組卷、自動組卷和輔助組卷。手工組卷是檔案管理人員在錄入數(shù)據(jù)之前已經(jīng)完成了檔案的組卷工作,確定了檔案的案卷號和頁號,只需錄入文件目錄。自動組卷是檔案管理人員在錄入數(shù)據(jù)前未完成組卷工作,在錄入文件目錄后,由系統(tǒng)通過組卷規(guī)那么決定檔案的案卷號和頁號。輔助組卷是檔案管理人員在錄入文件目錄后在系統(tǒng)中選擇假設(shè)干條目,手工確定其案卷號。3、導(dǎo)入案卷導(dǎo)入案卷是在文件級檔案組卷完成后,將相對應(yīng)的案卷數(shù)據(jù)自動生成。4、打印報表打印報表是打印相關(guān)報表。5、案卷調(diào)整對于已組好卷的檔案,假設(shè)出現(xiàn)以下情況之一時,需要用到案卷調(diào)整功能:同一案卷內(nèi)文件順序的變化屬于某一案卷的文件要調(diào)到另一份案卷某一案卷的案卷號需要改變,其對應(yīng)的所有文件的案卷號和檔號需要修改以上情況并不是一定要用到案卷調(diào)整,假設(shè)涉及到的數(shù)據(jù)量小,也可直接對每條需要修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改,但案卷調(diào)整可以提供方便和快速的調(diào)整,特別是針對大量數(shù)據(jù)需要修改的情況。文件歸檔方式文件歸檔方式的特點(diǎn)如下:取消案卷、實行文件級整理,免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)〔問題〕三種,并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。裝訂以“件”為單位進(jìn)行。排列方法強(qiáng)調(diào)按照事由來排列,時間、重要程度等作為參考因素。取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄,只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。無需編頁號,目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。歸檔文件直接裝盒保管。無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面,只需填寫檔案盒背脊。文件歸檔方式只有文件級檔案,無案卷級檔案。文件歸檔方式分為數(shù)據(jù)錄入、組件、順序調(diào)整和打印報表。1、數(shù)據(jù)錄入:首先將檔案條目信息進(jìn)行錄入,同時進(jìn)行原文處理。2、組件:組件方式分為手工組件和自動組件。3、打印報表4、順序調(diào)整:對于已組好件的檔案,假設(shè)檔案的順序號需要改變,那么要進(jìn)行順序調(diào)整。文書檔案對文件、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。備注:如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了OA協(xié)同辦公系統(tǒng),那么現(xiàn)行的文書檔案一般會從OA系統(tǒng)的工作流或知識中心中,直接進(jìn)行歸檔。會計檔案會計檔案只有一層,就是案卷級檔案。會計檔案是由一本本的帳簿,報表或憑證組成的,因此,例如一本帳簿,對應(yīng)會計檔案中就是一條數(shù)據(jù),記錄這本帳簿的一些相關(guān)信息,如歸檔年度、起始時間,起始憑證號等。會計檔案分為數(shù)據(jù)錄入、組卷和打印報表。會計部門進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)錄入工作,需要移交檔案部門時,只需將會計檔案實體移交,同時打印移交清冊,檔案部門按照移交清冊核實檔案,編檔案號、存放位置。會計檔案的組卷方式為手工組卷方式?;n案基建檔案分為兩層,案卷級檔案和文件級檔案。一般一個工程所產(chǎn)生的檔案歸為一個案卷?;n案的管理同企業(yè)管理檔案傳統(tǒng)組卷方式。當(dāng)某個基建工程完成后,承當(dāng)基建工程的部門將相應(yīng)的基建檔案移交檔案室。對于企業(yè)所屬部門,直接在檔案系統(tǒng)中錄入,移交時只需要移交目錄,檔案部門不用再對移交數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。基建檔案通過底圖號進(jìn)行圖紙的管理,一條文件級條目信息最多只對應(yīng)一個底圖號。房產(chǎn)檔案房地產(chǎn)權(quán)檔案就是收集、整理、保存有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬狀況及其占用土地情況的資料檔案。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)的專業(yè)檔案,它不同于一般的檔案。它除了一般檔案的職能外,還是產(chǎn)權(quán)管理的有機(jī)組成局部,可以為產(chǎn)權(quán)管理提供產(chǎn)權(quán)來源和歷史演變的情況,以及房屋、土地變化情況的依據(jù)。房地產(chǎn)權(quán)檔案是開發(fā)單位在進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動中形成的具有保存價值的歷史記錄,它包含文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體文件材料。房地產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)主要是通過計算機(jī)存儲的原始文書、地籍圖等,提供各種查詢方式,迅速查找所需要的產(chǎn)權(quán)檔案的復(fù)印件;同時,對產(chǎn)權(quán)檔案存放位置進(jìn)行登記管理。科研檔案同基建檔案。設(shè)備檔案設(shè)備檔案管理類似企業(yè)管理檔案傳統(tǒng)組卷方式。在設(shè)備檔案中,設(shè)備號和歸檔號統(tǒng)一,每臺設(shè)備唯一對應(yīng)一個設(shè)備號。一臺設(shè)備相當(dāng)于一條案卷條目信息,該設(shè)備的所有文檔資料作為條目信息。出版物檔案出版物檔案只有文件級檔案,同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。合同檔案合同檔案只有文件級檔案,同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。圖書資料圖書資料只有文件級檔案,同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了辦公自動化管理軟件,圖書資料可以在該系統(tǒng)中完成圖書登記、借閱、歸還等功能,不必要在檔案系統(tǒng)中重復(fù)管理。備注:以上列出的檔案分類供參考,用戶可以根據(jù)單位不同情況,靈活定義檔案分類。檔案查詢檔案檢索是指根據(jù)檢索的要求,將需要檢索的檔案文件從實體管理體系中查找出來的過程。查詢條目:在系統(tǒng)的幾個功能模塊中都提供了“查詢”的操作,方法相同,且都提供了簡單查詢和高級查詢兩種方法。簡單查詢每個不同的檔案類別,都可以自定義不同的查詢條件,如:1〕文件檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢:按歸檔部門查詢;按文件編號查詢;按檔號查詢;按盒號查詢;按保管期限查詢;按用戶自定義其它字段查詢。2〕產(chǎn)權(quán)檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢:按房屋坐落查詢;按登記案號〔字號〕查詢;按工程號〔樓盤信息〕查詢;按權(quán)利人名稱或身份證號查詢;按產(chǎn)權(quán)證號查詢;按宗地號查詢;單擊“查詢”按鈕進(jìn)入簡單查詢界面,如以下圖:用戶按查詢項輸入要查詢的要素,單擊“確定”即可,如查詢條件不夠,可點(diǎn)擊“設(shè)置查詢項”,增加或重新設(shè)置查詢條件,如下圖:當(dāng)用戶需要增加某一個查詢項時,在可選查詢項列表欄中單擊選擇需要的查詢項,單擊按鈕,可將選中的查詢項移到已選項列表中。刪除某個查詢項時,可在已選查詢項列表中單擊選擇需要刪除的查詢項,單擊按鈕,將其撤回到可用查詢項列表中。設(shè)置完成后單擊“確定”保存設(shè)置,回到查詢界面繼續(xù)輸入相關(guān)要素進(jìn)行查詢。高級查詢高級查詢是指用戶將不同的查詢條件,進(jìn)行組合式的、公式化的查詢,如某一字段等于或大于什么值,包含、不等于等條件的設(shè)置,可以起到更小范圍、更精確的查詢效果。在查詢界面點(diǎn)擊“高級查詢”進(jìn)入高級查詢界面,如下圖:A、選擇查詢項:從下拉列表中選擇所需要設(shè)置的查詢項,如以下圖所示:B、選擇關(guān)系操作:從下拉列表中選擇關(guān)系操作,C、確定查詢值:根據(jù)查詢項的種類,確定查詢值,如下圖:根據(jù)查詢項類別的不同,有些查詢值可以直接填寫,有些需要從下拉框的列表中進(jìn)行選擇,一旦操作錯誤,系統(tǒng)會有相應(yīng)的提示信息。如以下圖所示:如有其他的查詢條件可以單擊“增加”,重復(fù)上述幾個步驟直至所有查詢條件均已設(shè)置完成為止。D、選擇邏輯操作:邏輯操作是指查詢條件之間的邏輯關(guān)系,用戶可以選擇“結(jié)束”、“并且”、“或者”。如以下圖所示:其中“結(jié)束”表示查詢條件到此為止,“并且”表示這一個查詢條件與下一個查詢條件必須同時成立,而“或者”那么表示這一個查詢條件與下一個查詢條件只要同時滿足其中一個即可。F、如果需要刪除某一個查詢條件的話,可以單擊這條記錄前面的“刪除”按鈕。G、設(shè)置完查詢條件后,單擊“查詢”即可查出符合條件的條目列表。檔案借閱檔案利用工作,就是檔案工作者將本檔案室所收藏的檔案信息,通過多種渠道與方式,開發(fā)和傳遞給利用者,從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享,滿足利用者需要的一項檔案業(yè)務(wù)工作。企業(yè)電子檔案的利用主要是對電子檔案的借閱進(jìn)行申請或授權(quán)的管理,當(dāng)員工沒有查閱檔案內(nèi)容或原文的權(quán)限時,可以在系統(tǒng)中提交借閱申請,由檔案管理員授權(quán)后,再進(jìn)行查閱。鑒定銷毀檔案的鑒定銷毀工作,是檔案館部門對檔案文件的價值作出判斷,并對保管期限已滿、失去保存價值的檔案予以銷毀。鑒定銷毀包括到期檔案鑒定和銷毀。到期檔案鑒定是指對保管期限到期的檔案進(jìn)行鑒定以確定該份檔案是銷毀還是繼續(xù)保存。假設(shè)是銷毀,需要打印銷毀清冊。檔案報表報表系統(tǒng)提供完整的報表處理功能:報表生成、設(shè)計維護(hù)、報表打印等,支持兩種報表格式:目錄報表與統(tǒng)計報表。檔案常見的報表包括:在輸出報表時需要臨時輸入打印的條件,在正式使用打印時,一個實體可能有多個報表,因此在打印時需要選擇打印那個報表,然后填寫打印條件,打印條件也是動態(tài)通過查詢項設(shè)置的,可以調(diào)整打印查詢項。 首先從每個實體管理列表頁面,點(diǎn)報表進(jìn)入報表頁面,如以下圖: 是輸入打印條件處輸入打印條件。最后點(diǎn)“確定”輸出報表,報表結(jié)果如下:檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(初始化設(shè)置局部)本局部的功能一般是提供給檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員或檔案管理員,在檔案系統(tǒng)啟用之前,對用戶權(quán)限、檔案分類、報表格式設(shè)計、檔案管理規(guī)那么等最根底化的數(shù)據(jù)及參數(shù)的設(shè)置功能。包括三大局部:根底設(shè)置、信息門類和權(quán)限管理,即對檔案門類、輔助字典、檔案錄入界面、歸檔、數(shù)據(jù)權(quán)限等進(jìn)行管理。目錄管理指對所有報表的管理,包括報表的定制,報表格式的更改等。信息門類管理指對業(yè)務(wù)表的管理,包括業(yè)務(wù)表結(jié)構(gòu)的修改,增加或刪除業(yè)務(wù)表。輔助字典管理指對選擇工程的管理,例如密級有公開、秘密、機(jī)密、絕密四種,假設(shè)有變動,可通過輔助字典管理進(jìn)行修改。實體分類管理是對檔案實體分類進(jìn)行管理。檔案根底設(shè)置根底設(shè)置是針對系統(tǒng)的一些初始檔案業(yè)務(wù)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置,包括全宗設(shè)置、輔助字典、實體分類。全宗設(shè)置全宗設(shè)置中,可以進(jìn)行全宗的添加、查詢、修改、刪除,全宗下部門的添加、修改、刪除等操作。增加全宗點(diǎn)擊“增加全宗”按鈕,進(jìn)入增加全宗頁面面,輸入相對應(yīng)的全宗號、全宗名稱、全宗描述,點(diǎn)擊“保存”按鈕,完成添加。查詢?nèi)邳c(diǎn)擊“查詢”按鈕,進(jìn)入查詢?nèi)陧撁?,輸入查詢條件,全宗名、全宗號進(jìn)行查詢。修改全宗點(diǎn)擊你要修改的全宗,修改完相應(yīng)信息后,點(diǎn)擊“更新”按鈕保存修改。刪除全宗點(diǎn)擊你要刪除的全宗,然后在出現(xiàn)的頁面上點(diǎn)擊“刪除”按鈕,刪除你所選的全宗。輔助字典管理輔助字典主要設(shè)置系統(tǒng)中常用到的一些選擇列表的選項。分為系統(tǒng)類別和用戶自定義類別,一般系統(tǒng)類別比擬常用。增加字典項點(diǎn)擊“增加字典項”按鈕,進(jìn)入增加頁面,填入相應(yīng)的編碼、中文名稱和順序,點(diǎn)擊保存,完成字典項的增加,其中字典項編碼必須以DIC_開頭。修改字典項點(diǎn)擊你要修改的字典項,在出現(xiàn)的頁面里對相應(yīng)的信息進(jìn)行修改,然后點(diǎn)擊“更新”按鈕,保存修改結(jié)果。刪除字典項點(diǎn)擊你要刪除的字典項,在出現(xiàn)的頁面里點(diǎn)擊“刪除”按鈕,完成字典項的刪除。增加字典值在對應(yīng)的字典項維護(hù)界面里,點(diǎn)擊“增加字典值”按鈕,進(jìn)入增加字典值界面,在該界面里,輸入相應(yīng)的編碼、中文名稱、順序,點(diǎn)擊“保存”按鈕,完成字典值的增加。修改字典值點(diǎn)擊你要修改的字典值,在出現(xiàn)的頁面里,修改相應(yīng)的信息,點(diǎn)擊“更新”按鈕完成字典值的的修改。刪除字典值點(diǎn)擊你要刪除的字典值,在出現(xiàn)的頁面里,點(diǎn)擊“刪除”按鈕,完成字典值的刪除。通過以上的操作,可以對輔助字典進(jìn)行更新和維護(hù)。實體分類管理實體分類主要是檔案的實體分類進(jìn)行維護(hù),一個全宗就有相對應(yīng)的一套實體分類。在全宗選擇中,選擇相應(yīng)的全宗,在實體分類選擇中會列出相對應(yīng)的實體分類。實體分類維護(hù),主要就是對該全宗下的實體分類進(jìn)行維護(hù),包括增加、修改、刪除分類等操作。增加分類在實體分類維護(hù)中,點(diǎn)擊“增加分類”按鈕,在出現(xiàn)的界面里,輸入實體編碼、中文名稱、范圍等信息,點(diǎn)擊“保存”按鈕完成實體分類的增加。修改分類點(diǎn)擊需要進(jìn)行修改的實體分類,在出現(xiàn)的界面中修改信息,然后點(diǎn)擊“更新”保存修改結(jié)果。刪除分類點(diǎn)擊需要刪除的實體分類,在出現(xiàn)的界面中點(diǎn)擊“刪除”完成實體分類的刪除。 通過以上操作,可以對實體分類進(jìn)行更新和維護(hù)。 檔案門類管理 信息門類主要對系統(tǒng)的文件、檔案、資料等門類進(jìn)行維護(hù),可以動態(tài)增加檔案類別,并且對這些類別進(jìn)行自定義錄入項,以及對錄入項的默認(rèn)值進(jìn)行設(shè)置,還可以對錄入界面進(jìn)行自定義,以及檔案記錄的列表顯示進(jìn)行設(shè)置,對檔案報表進(jìn)行設(shè)置和維護(hù),對檔號格式進(jìn)行設(shè)置和維護(hù),對由文件歸為檔案的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。 信息門類主要包括門類設(shè)置、門類模板、列表設(shè)置、目錄報表、檔號格式,歸檔設(shè)置六個功能模塊。下面依次介紹其功能。門類設(shè)置在門類設(shè)置中,可以動態(tài)建立業(yè)務(wù)表,并最這些業(yè)務(wù)表進(jìn)行自定義字段,類型,以及一些默認(rèn)值設(shè)置等等。點(diǎn)擊門類設(shè)置進(jìn)入界面。默認(rèn)情況下,有三種門類,文件管理、檔案管理和資料管理。增加門類點(diǎn)擊任一類型門類,在右邊選擇“增加中間門類”或者“增加底層門類”。中間門類是一個中間層,主要用來進(jìn)行分類,底層門類直接對應(yīng)實體表,建立一個底層門類,系統(tǒng)后臺對應(yīng)的建立了實體表。選擇了“增加底層門類后”,在出現(xiàn)的界面中輸入“門類名稱”,“門類順序”和對應(yīng)的模板。點(diǎn)擊保存,系統(tǒng)自動建立了檔案類別了。如果選擇了“增加中間門類”,在出現(xiàn)的界面中輸入相應(yīng)的名稱和順序,點(diǎn)擊保存,系統(tǒng)將增加中間門類,然后在所增加的中間門類下再增加底層門類,這樣就可以建立符合用戶要求的層次關(guān)系的檔案分類了。修改門類修改門類主要是修改門類的一些屬性、對改門類對應(yīng)的實體表進(jìn)行自定義字段,類別,設(shè)置默認(rèn)值等操作如上圖,可以修改對應(yīng)的門類和對應(yīng)的實體表的屬性。點(diǎn)擊“更新門類”或者“更新屬性”,對修改良行保存。點(diǎn)擊“實體結(jié)構(gòu)”可對實體表進(jìn)行自定義操作。進(jìn)入界面后,左邊列出了改實體表的字段,右邊是其對應(yīng)的屬性。這些字段和字段屬性是根據(jù)用戶在增加底層門類時所選的模板自動產(chǎn)生的。在由模板生成了實體表的根底上,再進(jìn)行自定義,這樣可以減少用戶的工作量。界面中,可以定義字段的數(shù)據(jù)類型,中文名稱,錄入類型以及默認(rèn)值等其中錄入類型有文本輸入、選擇名稱框、選擇編碼框、彈出選擇框四種類型。還可以設(shè)置該字段的其他一些屬性如,是否可為空,是否可以重復(fù),是否可見,是否值繼承,是否簡單查詢等。增加字段點(diǎn)擊“新增字段”按鈕,可以添加新字段。輸入相應(yīng)的信息,保存結(jié)果。門類模板每類別檔案的錄入界面用戶是可以自定義的,該功能在門類模板里實現(xiàn),進(jìn)入門類模板界面后。左邊列出了信息門類,在右邊選擇導(dǎo)出默認(rèn)模板,將默認(rèn)模板保存在本地硬盤,然后修改默認(rèn)模板,修改成符合用戶要求的錄入界面,再通過選擇“瀏覽”按鈕,選擇修改好的模板,點(diǎn)擊“導(dǎo)入”按鈕,將模板上傳到系統(tǒng)。完成錄入界面的自定義操作。列表設(shè)置在文件管理、檔案管理、資料管理等模塊中,用戶錄入數(shù)據(jù)后,這些記錄以列表的形式列出,其中用戶可以自定義所列出的字段。該功能在列表設(shè)置里完成。進(jìn)入列表界面左邊列出了信息門類,右邊是對應(yīng)的列表設(shè)置,選擇所要列出的列表頭,輸入排列順序,點(diǎn)擊“增加”保存結(jié)果,增加后,選擇“編輯”或者“顯示”,然后點(diǎn)擊“更新”保存結(jié)果,設(shè)置為“編輯”類型的,在列表界面中,點(diǎn)擊該字段,可以對該條記錄進(jìn)行修改操作,而“顯示”類型只能顯示該條記錄,不能進(jìn)行修改操作檔號格式檔案的的檔號可以在檔號格式里定義,進(jìn)入界面,左邊是檔案分類,右邊是其對應(yīng)的檔號格式,選擇組成檔號對應(yīng)的字段,輸入序號,選擇長度和連接符,點(diǎn)擊“增加”,保存結(jié)果,最后該種檔案的檔號就有檔號格式里所設(shè)置的字段,連接符,按照相應(yīng)的序號和所設(shè)置的長度組成。歸檔設(shè)置檔文件管理的文件,需要要進(jìn)行歸檔時,在規(guī)定設(shè)置里就要設(shè)置其所對應(yīng)的歸檔信息,比方對文件管理的收文進(jìn)行歸檔時,需要在歸檔設(shè)置里設(shè)置該類型的文件歸檔成何種檔案,并且需要建立其字段間的對應(yīng)關(guān)系。在目標(biāo)中文名中選擇要目標(biāo)表,再選擇相對應(yīng)的字段,點(diǎn)擊“增加”按鈕,完成建立段對應(yīng)關(guān)系的。報表設(shè)置報表格式主要有兩種,一種主要是直接從數(shù)據(jù)表中讀取行數(shù)據(jù),逐條輸出,這種報表稱之為目錄報表或數(shù)據(jù)表;另一種主要是通過各種方法對數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計并輸出結(jié)果,這種報表稱之為統(tǒng)計報表。目錄報表目錄報表的表數(shù)據(jù)源主要來自單數(shù)據(jù)表;但也可能來自多數(shù)據(jù)表,而這些數(shù)據(jù)表必定是關(guān)聯(lián)的,數(shù)據(jù)表數(shù)目一般情況下不會超過三個。目錄報表的各個區(qū)域及其說明:區(qū)域說明報表頭報表的頂部區(qū)域,主要顯示報表標(biāo)題。其中數(shù)據(jù)對應(yīng)于整張報表,每頁報表均有該區(qū)域且格式相同。該區(qū)域可能不存在。報表尾報表的底部區(qū)域,對應(yīng)于報表頭區(qū)域,兩者成對存在。其中數(shù)據(jù)對應(yīng)于整張報表,主要是顯示頁碼等信息。頁頭每頁的相對起始區(qū)域。其中數(shù)據(jù)對應(yīng)于當(dāng)前頁。該區(qū)域可能不存在。頁尾每頁的相對終止區(qū)域,對應(yīng)于頁頭區(qū)域,兩者成對存在。其中數(shù)據(jù)對應(yīng)于當(dāng)前頁。分組頭分組數(shù)據(jù)起始區(qū)域,一般情況下分組不超過三個。分組的依據(jù)主要是數(shù)據(jù)表字段〔分組字段〕,某分組中的分組字段可能有多個。該區(qū)域可能不存在。分組尾分組數(shù)據(jù)的對應(yīng)于分組頭區(qū)域,兩者成對存在。數(shù)據(jù)細(xì)節(jié)區(qū)行數(shù)據(jù)顯示區(qū)域。其他要求參照VB的報表設(shè)計器。數(shù)據(jù)源:目錄報表的數(shù)據(jù)源包括文本、字段、系統(tǒng)參數(shù)、圖片、特殊公式等。字段取至報表對應(yīng)的數(shù)據(jù)表;系統(tǒng)參數(shù)包括頁碼、日期等;特殊公式調(diào)用外部處理程序進(jìn)行公式的設(shè)置,打印時再由外部程序返回處理結(jié)果。報表格式設(shè)置:對報表的顯示及輸出格式進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的內(nèi)容及效果參考EXCEL中的格式設(shè)置。統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)表:統(tǒng)計報表應(yīng)可以對系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)表進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計報表的區(qū)域較簡單,可以將其視為單一的一個區(qū)域。外觀格式的設(shè)置與目錄報表相同。數(shù)據(jù)源及其說明:數(shù)據(jù)源說明文本文字信息。系統(tǒng)參數(shù)同目錄報表。全局參數(shù)對應(yīng)整張報表的參數(shù)項,其數(shù)據(jù)類型為字符型或數(shù)字型。用戶可以對全局參數(shù)進(jìn)行維護(hù):添加、刪除、設(shè)置、賦值。全局參數(shù)項對于整張報表是“可視”的,在SQL公式及特殊公式中可以直接引用。內(nèi)置公式參照EXCEL中的單元格計算功能,對一個單元格或多個單元進(jìn)行求和等運(yùn)算。SQL公式對單表進(jìn)行簡單的SQL查詢語句設(shè)置,語句必須是返回唯一值的統(tǒng)計運(yùn)算語句〔如SUM、COUNT等〕。SQL語句直接將合法的SQL語句作為數(shù)據(jù)源,主要用于SQL公式無法實現(xiàn)的復(fù)雜的SQL查詢。特殊公式統(tǒng)計工作僅僅通過SQL語句往往無法實現(xiàn),為此使用特殊公式調(diào)用外部程序來完成公式設(shè)置及公司計算等工作。報表生成系統(tǒng)運(yùn)行過程中,可能要求添加新的報表。為此要提供較智能的報表生成器給用戶,用于目錄報表及統(tǒng)計報表的生成。在目錄報表的生成器中可完成:標(biāo)題設(shè)置、源數(shù)據(jù)表的選擇,報表分組字段、數(shù)據(jù)字段的選擇,排序設(shè)置、報表參數(shù)設(shè)置等工作。統(tǒng)計報表的數(shù)據(jù)源難于在生成器中生成,所以統(tǒng)計報表的生成器只需完成產(chǎn)生新報表、設(shè)置標(biāo)題等工作即可。報表打印報表處理系統(tǒng)中應(yīng)提供報表效果預(yù)覽、報表預(yù)覽打印及報表打印等功能。效果預(yù)覽針對報表外觀格式,不必考慮動態(tài)數(shù)據(jù)源。報表預(yù)覽打印要首先生成報表并將報表進(jìn)行顯示,由用戶進(jìn)行瀏覽及確定打?。粓蟊泶蛴∧敲丛谏蓤蟊砗笾苯虞敵龅酱蛴≡O(shè)備。報表設(shè)置過程例如通過左邊的信息門類選擇一個實體分類,選擇一個實體分類后,右邊會顯示出屬于這個實體分類的報表的列表,同時也會有個“增加報表”的按鈕,通過這個按鈕可以為此實體增加新的報表。點(diǎn)“增加報表”按鈕進(jìn)去增加報表的界面。填寫后報表名稱,這個名稱會通過向?qū)懙侥J(rèn)模板表的頁頭區(qū),在設(shè)計報表時可以修改報表模板頁頭,順序號為所有此實體報表的排序,順序號必須為數(shù)字,描述可以進(jìn)一步說明這個報表的備注。填寫完成后,點(diǎn)“確定”按鈕,完成增加報表入口,增加成功后,返回到實體報表列表頁面: 列表中,剛剛定義的企業(yè)檔案目錄顯示在列表中,前面的1是定義的順序號,針對這個報表入口,后面為“企業(yè)檔案目錄”這個報表的操作,主要操作有修改,刪除,向?qū)?,?dǎo)出,設(shè)計,預(yù)覽,空白操作。 修改:可以對“企業(yè)檔案目錄”這個報表屬性進(jìn)行修改,同時可以上傳導(dǎo)入模板,在離線設(shè)計局部詳細(xì)介紹。 刪除:刪除“企業(yè)檔案目錄”報表入口,同時也刪除對應(yīng)報表模板和文件。 向?qū)В和ㄟ^向?qū)Э梢灾谱鞲镜膱蟊砟夸?,選擇報表字段和定義報表屬性。 導(dǎo)出:導(dǎo)出默認(rèn)的模板,用于離線的設(shè)計和調(diào)整。 設(shè)計:翻開設(shè)計窗口,進(jìn)行在線設(shè)計。 預(yù)覽:帶有數(shù)據(jù)顯示第一頁,查看報表的格式是否正確。 空白:顯示一頁空白頁。報表向?qū)?點(diǎn)“向?qū)А?,彈出向?qū)Т翱?,通過簡單的選擇和設(shè)置就完成根本模板的制作。 實體表有兩種,一種為主表,就是當(dāng)前選擇的實體對應(yīng)的表,主表使用黑體重點(diǎn)顯示,主表必須選擇,另外一個是與這個實體有關(guān)聯(lián)的表,例如案卷和文件,企管檔案就是一個,無關(guān)聯(lián)表。選擇“下一步”,進(jìn)入到向?qū)乱豁撁妫?選擇報表需要的字段,左邊為可選的字段,用鼠標(biāo)選擇一個或多個,選擇后向右的箭頭可以使用,點(diǎn)向右的箭頭,將選擇的字段放到已選擇字段框中,同樣可以將選擇的字段放回:調(diào)整到最適宜的字段后,選擇下一步,如果您想修改上一頁面設(shè)置,可以選擇上一步,點(diǎn)下一步進(jìn)入第3步設(shè)置: 第3步為設(shè)置分組,系統(tǒng)支持三級分組,在向?qū)е忻總€分組之允許選擇一個字段,在設(shè)計中可以添加更多字段,如果沒有分組那么不選擇,分組是按照順序來的,沒有第一分組,也就不會有第二和第三分組,選擇好了點(diǎn)“下一步”可以進(jìn)入第4步,參數(shù)設(shè)置: 是否參加行號,如果選擇,那么在生成的報表模板中會在最前面自動增加一列行號,選擇行號后,行號位數(shù),空白行行號,前綴文字和后綴文字才起作用。 行號:就是從1開始的按照順序排列的數(shù)字,但為了美觀,可以會這樣顯示,例如:“第013行”,這樣分析,需要行號需要三位,因此行號位數(shù)需要配置成為000,前綴文字應(yīng)該為第,后綴文字應(yīng)該為行,空白行行號,表示在打印空白行的時候是否也輸出行號。 頁面風(fēng)格:報表輸出可以有兩種風(fēng)格,有固定行數(shù)和固定高度,如果是固定行數(shù)那么填寫合法的數(shù)字,如果是固定高度那么寫H表示,高度取自模板中的定義細(xì)節(jié)區(qū)的高度。 分組重新計算頁號:針對于系統(tǒng)參數(shù)%p和%P,如果重新計算,遇到分組就重新從1開始計數(shù),否那么按沒有分組計算。 是否打印空白行:為了使打印的報表美觀,需要用空白行補(bǔ)充一頁中剩余的局部。 行號重計方法:有三種,分組重計,分頁重計和不重計,分組重新計算是遇到一個新的分組就重新從1開始計算,分頁重計就是每一頁都從1開始重新計算,不重計就是整個報表都不重新計算。 是否打印分組空白頁:有些分組中是沒有數(shù)據(jù)的,如果選擇打印是可以把這個分組只打印一個空白頁。 所有上面參數(shù)設(shè)置完成后,點(diǎn)“完成”那么生成一個默認(rèn)的模板。結(jié)果如以下圖:檔案權(quán)限管理用戶級別按客戶要求實現(xiàn)。企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)用戶為所有檔案工作人員,所有用戶可分為兩大類用戶,檔案管理員和一般用戶。具體劃分如下:●檔案管理員全宗檔案管理員全宗檔案管

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